‫כיצד פועלים בסוף שנה‬
‫בתוכנת חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫תוכן עניינים‬
‫הקדמה‬
‫‪3‬‬
‫ממשיכים בשגרת העבודה‬
‫‪4‬‬
‫עסקים המפיקים מסמכי שיווק‬
‫‪5‬‬
‫ספרור מסמכים‬
‫חשבונית מס לשנת ‪2241‬‬
‫עסקים המנהלים מלאי‬
‫דוח יתרות מלאי‬
‫עדכון יתרות מלאי‬
‫ספירת מלאי‬
‫דוח לחישוב ערך מלאי‬
‫‪3‬‬
‫‪6‬‬
‫‪8‬‬
‫‪8‬‬
‫‪9‬‬
‫‪9‬‬
‫‪49‬‬
‫התאמות בנקים וניתוח יתרות‬
‫‪33‬‬
‫התאמות בנק‬
‫דוח איתור המחאות בקופה‬
‫דוח ניתוח כרטיסים‬
‫‪25‬‬
‫‪21‬‬
‫‪23‬‬
‫העברת הכנסות והוצאות‬
‫הגדרות כלליות‬
‫בדיקת אינדקס חשבונות‬
‫העברת הכנסות והוצאות‬
‫כדאי לדעת‬
‫חשבוניות רכש‬
‫גיבויים‬
‫‪32‬‬
‫‪22‬‬
‫‪28‬‬
‫‪29‬‬
‫‪54‬‬
‫‪52‬‬
‫‪33‬‬
‫עמוד ‪2‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫דצמבר ‪2241‬‬
‫לקוחות נכבדים‪,‬‬
‫חשבשבת ‪ ERP‬היא תוכנה רב‪-‬שנתית‪ .‬כלומר‪ ,‬ניתן להמשיך לעבוד על נתוני החברה לאורך מספר‬
‫שנים‪.‬‬
‫ביום האחרון של השנה ובתחילת ‪ 2243‬תוכלו להמשיך לעבוד כמו בכל יום אחר בשנה‪ ,‬פרט‬
‫לפעולות שיש לבצע על פי החוק‪ ,‬כמו ספירת קופה וספירת מלאי‪ .‬אין צורך להפעיל תוכנית להעברת‬
‫אינדקסים או להעברת יתרות משנת ‪ 2241‬לשנת ‪.2243‬‬
‫כרטיסים מאזניים (לקוחות ספקים‪ ,‬קופות‪ ,‬חו"ז וכו' )‪ :‬אין צורך לבצע העברת יתרות לכרטיסים‬
‫אלה‪ ,‬כיוון שיתרות הכרטיסים מצטברות וכוללות את ההיסטוריה‪ .‬ניתן‪ ,‬כמובן‪ ,‬להגביל את הדוח‬
‫לתקופה כלשהי‪ ,‬ובכלל זה לשנה מסוימת‪.‬‬
‫ומה לגבי כרטיסים תוצאתיים (הכנסות והוצאות)? כידוע‪ ,‬בסוף כל שנת מס מאפסים את יתרות‬
‫הכרטיסים התוצאתיים מול כרטיס רווח‪/‬הפסד (עודפים)‪ .‬פעולה זו נעשית בחשבשבת באמצעות‬
‫סעיף העברת הכנסות (הסבר מפורט ניתן למצוא בעמודים ‪ .)22-52‬אין צורך לבצע פעולה זו ב‪54 -‬‬
‫לדצמבר‪ .‬מומלץ לבצע את הפעולה במהלך ‪ ,2243‬במועד הנוח לכם‪ ,‬לאחר שתסיימו לרשום את רוב‬
‫מסמכי שנת ‪ .2241‬אם לאחר הפעלת סעיף העברת הכנסות יתווספו פעולות‪ ,‬תוכלו לחזור על‬
‫תוכנית ההעברה‪ ,‬ולהשלים את החסר באופן אוטומטי על ידי התוכנה‪.‬‬
‫בעסקים המפיקים מסמכי שיווק‪ ,‬ניתן (אך לא הכרחי) לשנות בתחילת השנה את ספרורי המסמכים‪:‬‬
‫הזמנות‪ ,‬תעודות משלוח‪ ,‬חשבוניות‪ ,‬קבלות ועוד‪.‬‬
‫בעסקים המנהלים מלאי יש לבצע בסוף השנה ספירת מלאי ולעדכן את יתרות המלאי במחשב‬
‫בתפריט 'עדכון ספירת מלאי'‪.‬‬
‫יש לבצע ספירה בפועל של התקבולים בקופות השונות‪.‬‬
‫אם עבדתם עד כה לצורך תרגול בלבד‪ ,‬אנא פנו כבר עכשיו אל סניפי השירות‪ ,‬לקבלת הוראות‬
‫להכנת הנתונים לעבודה בפועל בשנת ‪.2243‬‬
‫אנו מזכירים לכם את חשיבות ביצוע גיבויים !!‪ .‬מומלץ לבצע לעיתים תכופות גיבוי מלא של נתוני‬
‫החברה‪ .‬מידע בנושא ניתן למצוא בעמוד ‪ 55‬בחוברת זו‪.‬‬
‫כמידי סופשנה‪ ,‬עומד לשירותכם צוות מיומן‪ ,‬מקצועי וסבלני עד לשעות מאוחרות‪.‬‬
‫אנא העבירו קריאה לתמיכה פעם אחת בלבד ופרטו את שאלתכם בקצרה‪ ,‬כדי לקבל קדימות‬
‫במענה‪.‬‬
‫בידקו נא בתיבת הדוא"ל אם קיבלתם מענה יעיל במייל‪.‬‬
‫לעיתים תכופות המענה במייל זריז ומאפשר לכם לשוב לעבודה ללא עיכובים‪.‬‬
‫כפתור 'עזרה' בדף הבית שלנו נראה כך‪:‬‬
‫צוות חשבשבת וההנהלה מאחלים לכולכם‬
‫שנת מס פוריה ומוצלחת!‬
‫עמוד ‪5‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫ממשיכים בשגרת העבודה‬
‫כאמור‪ ,‬חשבשבת היא תוכנה רב שנתית‪ .‬בחשבשבת ‪ ERP‬ניתן להמשיך לעבוד כרגיל בסוף השנה‬
‫הנוכחית ובתחילת השנה החדשה‪ .‬במרבית העסקים‪ ,‬בחודשים הראשונים של השנה נרשמות‬
‫תנועות שונות השייכות לשנת המס הקודמת‪ ,‬לדוגמה‪ :‬חשבוניות ספק‪ ,‬משכורות ועוד‪.‬‬
‫כיצד אפשר למנוע טעויות בהקלדת תאריכים במסמכי רכש?‬
‫בסעיף הגדרות חברה קיימת אפשרות להגדיר הגבלת התאריכים‪ .‬מומלץ להגביל את התאריכים‬
‫באופן הבא‪:‬‬
‫עד‪52/29/2243 :‬‬
‫מ‪24/42/2241 -‬‬
‫תאריך אסמכתא‪:‬‬
‫עד‪52/29/2243 :‬‬
‫מ‪24/42/2241 -‬‬
‫תאריך ערך‪:‬‬
‫עד‪52/29/2243 :‬‬
‫מ‪24/42/2241 -‬‬
‫תאריך נוסף‪:‬‬
‫מדוע הגבלת תאריך האסמכתא היא מ‪ 24/42/41 -‬עד – ‪?52/29/43‬‬
‫בשיטה זו מונעים טעויות הקלדה של תאריך ‪ 54.42.43‬במקום ‪.54.42.41‬‬
‫כיצד מקלידים פקודות יומן באופן ידני לשנת ‪ 3244‬בשנת המס ‪?3245‬‬
‫מהדורת חשבשבת ‪ ERP‬כוללת פתרון נוח לעסקים המקלידים פקודות יומן באופן ידני‪.‬‬
‫להלן הסבר שלב אחר שלב כיצד פועלים‪:‬‬
‫‪ .4‬נכנסים למנה בה מעוניינים להקליד תנועות עם תאריכים המתייחסים לשנת ‪.2241‬‬
‫‪ .2‬בוחרים בלשונית ברירות מחדל‪ .‬מסמנים בצד שמאל של המסך את הסעיף הגבלת תאריכים‬
‫למנה‪ .‬כעת קובעים את טווח התאריכים הרלוונטי למנה הספציפית‪ .‬לדוגמה‪ :‬אם המנה‬
‫מתייחסת לחשבוניות ספק מחודש דצמבר ‪ 2241‬מגבילים את תאריכי האסמכתא‪:‬‬
‫‪ .4.42.41-54.42.41‬בנוסף מומלץ למחוק את הסימון מהסעיף ברירת מחדל לתאריכים –‬
‫תאריך מערכת‪ ,‬ולרשום את התאריך הרצוי‪.‬‬
‫‪ .5‬עסקים שעובדים עם הגדרת משתמשים יכולים לסמן גם את הסעיף לכידת מנה למשתמש‪,‬‬
‫כדי שהמנה המכילה פקודות לשנת ‪ 2241‬תחסם למשתמשים אחרים‪.‬‬
‫עמוד ‪1‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫עסקים המפיקים מסמכי שיווק‬
‫תוכנת חשבשבת ‪ ERP‬היא תוכנה רב שנתית ומכאן שפקודות היומן והמסמכים ממשיכים להירשם‬
‫ברצף בכל שנת מס חדשה‪ .‬בתחילת כל שנת מס ניתן לקבוע ספרור מסמכים חדש לכל המסמכים‬
‫בעלי ספרור קשיח‪ .‬התוכנה מאפשרת לשנות ספרור מסמכים בהתקיים שני התנאים הבאים יחד‪:‬‬
‫‪ .1‬תאריך המערכת הוא של שנת המס החדשה‪.‬‬
‫‪ .2‬טרם הופקו בשנת המס החדשה מסמכים מהסוג עבורו מעוניינים לשנות את הספרור‬
‫(חשבונית‪ ,‬ת‪.‬משלוח‪ ,‬הזמנה וכו')‪.‬‬
‫כלומר‪ ,‬בכל שנת מס חדשה ניתן להחליט‪ ,‬האם להמשיך את ספרור המסמכים משנה קודמת או‬
‫להתחיל ספרור מסמכים חדש‪ .‬אם בשנת המס החדשה מסמך מסוים לא היה בשימוש‪ ,‬ניתן לשנות‬
‫את ספרור המסמך במהלך שנת המס‪.‬‬
‫ספרור מסמכים‬
‫בתפריט הגדרות בוחרים בסעיף הגדרות חברה‪ .‬בחלון הגדרות חברה בוחרים בכפתור הגדרות‬
‫מלאי‪ .‬במסך זה בוחרים בלשונית ספרור מסמכים‪ .‬חשבשבת מציגה את המסך הבא‪:‬‬
‫בחלון זה קובעים את ספרור המסמכים‪ .‬לקביעת ספרור מסמכים חדש‪ ,‬מציבים את הסמן בטור‬
‫ספרור בסוג המסמך הרצוי‪.‬‬
‫לאחר שמפיקים מסמכים בשנת המס החדשה לא ניתן לחזור ולהפיק מסמכים המתייחסים לסדרת‬
‫המספרים (האסמכתאות) הקודמת‪.‬‬
‫עמוד ‪3‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫הפקת חשבונית מס לשנת ‪ 3244‬בשנת ‪3245‬‬
‫לקוחות המעונינים להפיק חשבונית מס לשנת ‪ ,2241‬לאחר שכבר הופקו חשבוניות לשנת המס‬
‫‪ ,2243‬יכולים להפיק חשבונית מס ריכוז‪ .‬כיוון שחשבונית מס ריכוז מופקת בדר"כ רק בסוף החודש‬
‫הספרור של החשבונית יהיה ברצף עם החשבוניות שהופקו בשנת ‪.2241‬‬
‫הספרור של חשבונית מס ריכוז שונה מהספרור החשבוניות "הרגילות"‪.‬‬
‫חשבונית מס ריכוז היא חשבונית המופקת כנגד מסמכי הבסיס הבאים‪ :‬ת‪.‬משלוח‪ ,‬הזמנות‪ ,‬הצעת‬
‫מחיר‪ ,‬חן עסקה‪ .‬באמצעות מסמך זה ניתן להפיק בהקשת כפתור אחת חשבונית לקבוצת לקוחות‬
‫(לכל לקוח חשבונית משלו)‪ .‬להפקת המסמך בוחרים בסעיף מסמכים בתפריט מכירות ושם במסמך‪:‬‬
‫חשבונית מס ריכוז‪ .‬חשבשבת תציג את המסך הבא‪:‬‬
‫במסך זה יש לעדכן את הסעיפים הבאים‪:‬‬
‫‪.1‬‬
‫מה לרכז? בסעיף זה קובעים את סוג מסמך הבסיס עבורו מפיקים חשבונית‪ .‬סוגי המסמכים‬
‫הם‪ :‬תעודת משלוח‪ ,‬הזמנה‪ ,‬הצעת מחיר וחן עסקה‪ .‬הדוגמה הנוכחית מתייחסת לריכוז תעודות‬
‫משלוח‪.‬‬
‫‪.2‬‬
‫תאריך‪ :‬תאריך האסמכתא של המסמך‪ .‬כאשר מעונינים להפיק את המסמך בשנת ‪ 2241‬יש‬
‫לרשום‪.54.42.41 :‬‬
‫‪.1‬‬
‫לקוחות‪ :‬מגבילים ללקוח או קבוצת הלקוחות עבורם מעונינים להפיק חשבונית‪ .‬בדוגמה הנ"ל‬
‫יופקו חשבוניות לכל קבוצת הכרטיסים שקוד המיון שלהם הוא‪.522 :‬‬
‫‪.2‬‬
‫מסמכי בסיס‪ :‬על מנת להפיק חשבונית הסוגרת רק תנועות משנת ‪ 2241‬יש להגביל תאריך‬
‫מסמך בסיס עד‪.54/42/41 -‬‬
‫להפקת חשבונית מס ריכוז יש לבחור את שיטת ההפקה‪:‬‬
‫כל השורות‬
‫המסמך יכלול את כל השורות הפתוחות של מסמך הבסיס שנבחר‪.‬‬
‫לדוגמה‪ ,‬אם פריט מסוים מופיע בכמה תעודות משלוח הוא לא ירוכז‬
‫לשורה אחת‪ .‬שיטת ההדפסה בדומה לחשבונית רגילה‪.‬‬
‫עמוד ‪6‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫שורה לפריט באותו מחיר‬
‫בדומה לסעיף הקודם אך כאשר פריט מסוים מופיע בכמה מסמכים‬
‫באותו מחיר התוכנה תרכז אותו לשורה אחת‪.‬‬
‫שורה למסמך בסיס‬
‫בשיטה זו החשבונית תציג כל מסמך בסיס בשורה אחת‪ .‬השורה תכלול‬
‫את מספר האסמכתא של מסמך הבסיס‪ ,‬תאריך ההפקה והסכום הכולל‬
‫לחיוב‪ .‬בשיטה זו לא יופיעו הפריטים שנכללו במסמכי הבסיס‪.‬‬
‫מסמך למסמך בסיס‬
‫בשיטה זו כנגד כל מסמך בסיס תופק חשבונית נפרדת‪.‬‬
‫לאחר שבוחרים בלשונית הרצויה בוחרים בכפתור הפקה‪.‬‬
‫אם מעונינים להפיק טיוטה טרם ההפקה בפועל‪ ,‬יש לבחור בכפתור פעולות נוספות‪ .‬בתפריט פעולות‬
‫נוספות ניתן להפיק את הטיוטות הבאות‪:‬‬
‫‪ ‬טיוטה מהירה שזהה לטיוטה שהייתה במהדורות הקודמות‪.‬‬
‫‪ ‬טיוטה נאמנה שזהה לחלוטין לחשבונית הסופית‪.‬‬
‫במהדורות קודמות‪ ,‬הדפסת טיוטה מתבצעת ע"י בחירה בכפתור המדפסת בחלון זה‪.‬‬
‫העתק משוחזר לחשבונית מס ריכוז ניתן להפיק בדרכים הבאות‪:‬‬
‫‪ .4‬במסמך חשבונית מס ריכוז בוחרים בכפתור דפדוף‪ .‬מדפדפים למסמך הרצוי ולהדפסה בוחרים‬
‫בכפתור המדפסת‪.‬‬
‫‪ .2‬נכנסים לאחד המסמכים מתפריט מכירות‪ .‬בוחרים בתיבת סוג מסמך במסמך‪ :‬חשבונית ריכוז‪.‬‬
‫בוחרים בכפתור קובץ קבוע ומגבילים למספר החשבונית הרצויה‪ .‬לאחר שהמסמך מוצג על‬
‫המסך בוחרים בכפתור פעולות נוספות בסעיף הדפסות ומדפיסים העתק משוחזר‪.‬‬
‫עמוד ‪2‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫עסקים המנהלים מלאי‬
‫עסקים המנהלים מלאי צריכים בסוף שנה לבצע ספירת מלאי ולעדכן את יתרת המלאי במחשב‪ .‬להלן‬
‫סדר הפעולות שיש לבצע‪:‬‬
‫דוח יתרות מלאי‬
‫בתפריט דוחות בוחרים דוחות מלאי > יתרות פריטים‪ .‬חשבשבת מציגה את החלון הבא‪:‬‬
‫בחלון חתך קובעים את חתך הפריטים עבורם יופק הדוח‪ .‬ניתן להגביל את נתוני הדוח לפי מספר‬
‫מחסן ומספר סוכן‪ .‬להצגת יתרות הפריטים נכון לתאריך ‪ 54.42.41‬יש להגביל את תאריך הרישום‬
‫באופן הבא‪ :‬מ‪ 24.24.82 -‬עד‪.54.42.41 -‬‬
‫ברירת המחדל להפקת דוח זה היא הדפסה למסך‪ .‬להדפסת הדוח למדפסת או לקובץ יש לבחור‬
‫בלשונית מאפייני הדפסה‪.‬‬
‫ברירת מחדל היא להפיק את הדוח לפריטים פעילים בלבד‪ .‬אם ברצונכם להפיק את הדוח לכל‬
‫הפריטים יש לבחור בסעיף פעיל‪/‬לא פעיל את האפשרות‪ :‬עם פריטים לא פעילים‪.‬‬
‫בדרך כלל אין לסמן מסמכים בלשונית בחירת מסמכים‪ .‬ברירת המחדל של דוח זה מתייחסת לכל‬
‫המסמכים המבצעים כניסות ויציאות מהמלאי‪ .‬סעיף בחירת מסמכים מיועד למקרים בהם רוצים‬
‫לבדוק יתרת מסמכים המתבססת על סוגי מסמכים מסוימים‪ ,‬לדוגמה‪ :‬יתרת פריטים שיצאו בתעודות‬
‫משלוח במהלך חודש אוקטובר ‪ .2241‬לכן‪ ,‬אין להשתמש באפשרות הגבלת מסמכים כאשר עוסקים‬
‫בספירת מלאי (שכן‪ ,‬אז מעוניינים שהדוח יציג את היתרה הכוללת של המלאי)‪.‬‬
‫להצגת נתוני הדוח בוחרים בכפתור הפקה‪.‬‬
‫עמוד ‪8‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫עדכון יתרות מלאי‬
‫דוח יתרות מלאי מציג את יתרת הפריטים כפי שהיא מופיעה במחשב‪ .‬כאשר ספירת המלאי בפועל‬
‫שונה מהמוצג בדוח יתרות יש לבדוק את הסיבה לכך‪.‬‬
‫כאשר המלאי בפועל גדול מהיתרה בדוח יתרות מומלץ לבדוק האם כל מסמכי הרכש (תעודות‬
‫משלוח רכש‪ ,‬החזרות רכש‪ ,‬חשבוניות רכש וזיכוי רכש) הוזנו כהלכה‪.‬‬
‫אם לא נמצאו טעויות בקליטת מסמכי רכש (כאמור לעיל)‪ ,‬ואם ההפרש בין הספירה בפועל לבין‬
‫היתרה בדוח יתרות הוא קטן‪ ,‬או אם המלאי בפועל קטן מיתרת הפריט‪ ,‬ניתן להשתמש במסמך עדכון‬
‫בעקבות ספירה‪.‬‬
‫המלצה‪ :‬יש להשתמש באופציה של עדכון יתרות מלאי רק כאשר הכמות המעודכנת קטנה מאוד‬
‫יחסית למחזור המלאי‪ .‬אם הכמות גדולה‪ ,‬הדבר עלול לשבש את מחירי הפריטים בחישוב ערך‬
‫המלאי‪ .‬כאשר הפער גדול יש לתקן את יתרת המלאי באמצעות מסמכי רכש ויציאה מהמלאי‪.‬‬
‫אם המלאי בפועל גדול בצורה משמעותית מיתרת הפריט ולא אותרו מסמכי רכש חסרים‪ ,‬מומלץ‬
‫להשתמש במסמך יתרת פתיחה‪ .‬בשדה מחיר יש לרשום את המחיר לפי דוח חישוב ערך מלאי‪.‬‬
‫להלן הסבר אודות השימוש במסמך עדכון אחרי ספירה‪:‬‬
‫עדכון אחרי ספירה‬
‫בתפריט מסמכים > מלאי > עדכון אחרי ספירה‪.‬‬
‫שיטת העבודה‪:‬‬
‫תחילה קובעים את מפתח החשבון עבורו מתבצעת הספירה‪ .‬אם הספירה מתבצעת למחסן‬
‫‪.1‬‬
‫בוחרים בכפתור 'ללא'‪ .‬הסמן עובר ללשונית חתך התנועות לספירה‪.‬‬
‫‪.2‬‬
‫בלשונית חתך התנועות לספירה‪ .‬ניתן להגביל הן את חתך הפריטים והן את חתך התנועות‬
‫(לדוגמה‪ ,‬כאשר סופרים מחסן מסוים)‪ .‬חשוב להקפיד לרשום בסעיף תאריך תנועות עד את‬
‫התאריך שבו התבצעה ספירת המלאי‪.‬‬
‫‪.3‬‬
‫חשבשבת תחשב את יתרות הפריטים בחתך זה על פי הנתונים בקובצי המחשב‪ ,‬ותציג את‬
‫רשימת הפריטים‪ ,‬והיתרה של כל פריט‪ ,‬בלשונית תנועות הספירה‪ .‬בלשונית זו רושמים את‬
‫הכמויות שנספרו בפועל‪.‬‬
‫‪.4‬‬
‫אם מעוניינים לצפות בנתונים של פריט מסוים‪ ,‬או להפיק כרטסת של הפריט‪ ,‬עוברים ללשונית‬
‫נתוני הפריט‪.‬‬
‫‪.5‬‬
‫לאחר שמסיימים את רישום הכמויות שנספרו‪ ,‬בוחרים בכפתור הפקה כדי לעדכן את קובצי‬
‫המחשב‪ .‬חשבשבת תרשום תנועות כניסה או יציאה שיתאימו את הכמות שרשומה במחשב‬
‫לכמות שנספרה בפועל‪ .‬הערכים שיוצגו בתנועות אלו נקבעים בלשונית נתונים לתנועת העדכון‪.‬‬
‫להלן הסבר מפורט אודות מסך חתך התנועות לספירה‪:‬‬
‫עמוד ‪9‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫חתך התנועות לספירה‬
‫כאמור‪ ,‬בלשונית זו קובעים את קבוצת הפריטים עבורם מבצעים עדכון ספירת המלאי‪.‬‬
‫חתך הפריטים‬
‫ברירת המחדל היא שהספירה כוללת את כל הפריטים‪ .‬אם הספירה מוגבלת‬
‫לקבוצה מסוימת של פריטים‪ ,‬יש לקבוע את חתך הפריטים‪.‬‬
‫חתך התנועות‬
‫בסעיף זה ניתן להגביל את הספירה לפי נתונים בתנועות המלאי‪ .‬כאשר‬
‫סופרים מחסן מסוים‪ ,‬לדוגמה מחסן ‪ ,3‬יש להגביל את חתך התנועות באופן‬
‫הבא‪ :‬מחסן‪ :‬מ‪ 5 -‬עד‪ .5 :‬אם ספירת המלאי כוללת פריטים מיוחדים‬
‫כדוגמת אצווה יש להגביל את ספירת המלאי למחסן ספציפי‪.‬‬
‫בשדה תנועות עד תאריך ברירת המחדל היא התאריך הנוכחי‪ .‬אם‬
‫מעדכנים נתונים של ספירה שנערכה לפני מספר ימים‪ ,‬יש לעדכן את תאריך‬
‫הספירה בשדה זה‪.‬‬
‫לפי מה לחשב את ‪ %‬כאשר היתרה בספירה אינה מתאימה ליתרה במלאי‪ ,‬התוכנה מחשבת את‬
‫‪ %‬הסטייה‪ .‬בסעיף הנוכחי קובעים האם חישוב הסטייה יתייחס ליתרת‬
‫הסטייה?‬
‫המלאי או לאחד הסכומים הנוספים ברשומת הפריט‪ .‬לדוגמה‪ ,‬אם רוצים ש‪-‬‬
‫‪ %‬הסטייה יציין סטייה מהכמויות שנמכרו‪ ,‬יש לעדכן את הכמויות באחד‬
‫משדות סכום נוסף (באמצעות הדוחות המעדכנים)‪.‬‬
‫‪ %‬סטייה ‪/‬‬
‫סטייה חריגה‬
‫כל עוד הסטייה קטנה‪ ,‬ניתן להניח שהיא נגרמה מטעויות קטנות‪ ,‬שהדרך‬
‫הנכונה לתקן אותן היא רישום אוטומטי של תנועות עדכון בעקבות ספירה‬
‫(כך שלאחר עדכון התנועות‪ ,‬היתרה בקבצי המחשב תתאים ליתרה‬
‫בספירה)‪ .‬אולם אם הסטייה איננה קטנה‪ ,‬מומלץ לראות בה סטייה חריגה‪,‬‬
‫שיש לתקן אותה באופן ידני‪ ,‬כלומר‪ ,‬יש לבדוק מה גרם לסטייה (לדוגמה‪:‬‬
‫גניבה) ולרשום את פעולת התיקון המתאימה‪.‬‬
‫הצגת פריטים‬
‫ללא תנועות‬
‫פריטים ללא תנועות הם פריטים שהיתרה שלהם היא אפס‪ ,‬משום שלא היו‬
‫להם כלל תנועות‪ .‬מסמנים סעיף זה אם מעוניינים שהספירה תכלול גם‬
‫עמוד ‪42‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫פריטים אלו‪.‬‬
‫הצגת פריטים‬
‫ביתרת אפס‬
‫פריטים ביתרת אפס הם פריטים בעלי תנועות‪ ,‬שבחתך תנועות הספירה‪,‬‬
‫היתרה שלהם היא אפס‪.‬‬
‫בסיום בוחרים בכפתור איסוף הפריטים לדוח‪ .‬חשבשבת תעבור על כל תנועות המלאי ולאחר זמן‬
‫קצר תציג את רשימת הפריטים ואת היתרה מכל פריט בלשונית תנועות הספירה‪.‬‬
‫הכפתור איסוף הפריטים לדוח אינו פעיל עד לקביעת מספר המחסן עבורו מתבצעת ספירת המלאי‪.‬‬
‫אם רוצים לבצע ספירה אחת לכל המחסנים יש לרשום בסעיף מחסן‬
‫עד‪.999999999 -‬‬
‫מ‪-‬‬
‫אם מעוניינים לערוך ספירה למחסן ספציפי או לקבוצת מחסנים קובעים חתך מחסנים בהתאם‪.‬‬
‫פריטים מיוחדים מסוג‪ :‬אצווה‪ ,‬איתור ופג תוקף‬
‫אם בעת בחירה בכפתור איסוף הפריטים לדוח מופיעה ההודעה‪' :‬ספירה לפריטים מיוחדים‬
‫מוגבלת למחסן יחיד‪ .‬צפה בפריטים בתפריט פעולות נוספות'‪ ,‬הרי שחתך הספירה מכיל פריטים‬
‫מיוחדים (אצווה‪ ,‬איתור‪ ,‬או פג‪-‬תוקף) ולא הוגבל מספר מחסן מסוים‪ .‬כאמור‪ ,‬ספירת מלאי עבור‬
‫פריטים מיוחדים יש לבצע למחסן יחיד‪.‬‬
‫במקרה זה ניתן לפעול באחת הדרכים הבאות‪:‬‬
‫‪ ‬מגבילים את חתך הפריטים כך שלא יכללו פריטים מיוחדים‪.‬‬
‫‪ ‬מגבילים את חתך התנועות כך שיגבלו למחסן מסוים‪.‬‬
‫אם אינכם יודעים לזהות את הפריטים המיוחדים‪ ,‬יש לפעול לאחר הצגת ההודעה באופן הבא‪:‬‬
‫עוברים ללשונית תנועות הספירה בוחרים בכפתור פעולות נוספות > רשימת פריטים מיוחדים‬
‫בחתך‪.‬‬
‫פריט מיוחד מסוג‪ :‬מספר טבוע‬
‫המסמך‪ ,‬עדכון בעקבות ספירה‪ ,‬אינו חל על פריטים בעלי מספר טבוע‪ .‬אם חתך הפריטים כולל‬
‫פריטים טבועים התוכנה מדלגת עליהם‪ .‬כאשר פריט הוא בעל מספר טבוע‪ ,‬הכמות מכל מספר טבוע‬
‫היא יחידה אחת‪ .‬כדי לספור פריטים טבועים‪ ,‬יש להפיק דוח של רשימת המספרים הטבועים במלאי‪,‬‬
‫ולבדוק האם כל הפריטים הטבועים קיימים‪ .‬אם חסרים מספרים טבועים‪ ,‬יש להפיק תעודת יציאה‬
‫מהמלאי‪.‬‬
‫עמוד ‪44‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫תנועות הספירה‬
‫לשונית זו היא מסך העבודה הראשי‪ .‬היא מציגה את היתרות של הפריטים (לפי החתך שנקבע‬
‫בלשונית חתך התנועות לספירה)‪ .‬בלשונית זו רושמים את היתרות שנספרו‪.‬‬
‫אסמכתא‬
‫עדכון בעקבות ספירת מלאי הוא מסמך שנרשם בתנועות המלאי‪ ,‬וכמו‬
‫המסמכים האחרים יש לו סדרת ספרור (הספרור נקבע במסך הגדרות חברה)‪.‬‬
‫אולם בניגוד למסמכים אחרים‪ ,‬ניתן לשמור רק מסמך ספירה אחד בקובץ זמני‪.‬‬
‫אם קיים מסמך בקובץ זמני‪ ,‬חשבשבת פותחת מסמך זה‪ .‬אם לא קיים מסמך‬
‫ספירה בקובץ זמני התוכנה פותחת מסמך חדש‪ .‬בסעיף הנוכחי התוכנה מציגה‬
‫את מספר המסמך‪.‬‬
‫מספר‬
‫מספר סידורי של השורה במסמך‪.‬‬
‫פריט‪ /‬שם פריט‬
‫מפתח הפריט ושם הפריט‪.‬‬
‫אצווה‪ /‬תוקף‪/‬‬
‫איתור‬
‫כאשר ניהול המלאי של פריט מסוים הוא לפי אצווה‪ ,‬או לפי איתור‪ ,‬או לפי‬
‫תאריך פג תוקף (וכאשר בלשונית חתך הספירה הנ"ל נקבע מספר מחסן‬
‫ספציפי)‪ ,‬התוכנה מפרטת את היתרה לכל אצווה‪ ,‬או לכל איתור או לכל תאריך‪.‬‬
‫בסעיפים אלו יוצגו בהתאמה מספר האצווה‪ ,‬תאריך פג תוקף או האיתור של‬
‫הפריט‪.‬‬
‫יתרה בספרים‬
‫היתרה לפי הנתונים בקובצי המחשב‪ .‬אם היתרה היא בלתי סבירה‪ ,‬כדאי לבדוק‬
‫את חתך התנועות כפי שנקבע בלשונית חתך התנועות לספירה‪ .‬ניתן לעדכן‬
‫את החתך (הסבר ניתן למצוא בהמשך)‪.‬‬
‫יתרה בספירה‬
‫היתרה כפי שנספרה בפועל‪ .‬ברירת המחדל היא שהיתרה בספירה מתאימה‬
‫ליתרה בספרים‪ .‬לכן‪ ,‬יש לרשום את תוצאות הספירה רק כאשר יש אי התאמה‪.‬‬
‫הפרש‬
‫ההפרש בין היתרה בספרים לבין היתרה בספירה‪.‬‬
‫עמוד ‪42‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫אחוז סטייה‬
‫ההפרש יחסית ליתרה במלאי או יחסית לנתונים באחד משדות סכום נוסף‪.‬‬
‫חריג‬
‫התוכנה מסמנת את השורות בהן הסטייה היא חריגה‪ ,‬על פי מה שנקבע‬
‫בלשונית תנועות הספירה‪ .‬ניתן לתקן את הרישום בטור זה ע"י שינוי ‪ %‬הסטייה‬
‫החריגה‪ ,‬בלשונית חתך התנועות לספירה‪ .‬אם שדה זה אינו מופיע במסך‬
‫מומלץ להוסיפו באמצעות כפתור עיצוב הגליון הדינמי‪.‬‬
‫לעדכן‬
‫התוכנה תרשום תנועות עדכון בעקבות ספירה עבור השורות המסומנות בטור‬
‫זה‪ .‬ברירת המחדל היא‪ :‬התוכנה תרשום תנועות עבור כל השורות שיש בהן‬
‫סטייה‪ ,‬למעט אלו שבהן הסטייה חריגה‪ .‬ניתן לתקן את הרישום בטור זה‪,‬‬
‫כלומר ניתן לקבוע באופן ידני עבור אילו שורות התוכנה תרשום תנועות עדכון‬
‫בעקבות ספירה‪.‬‬
‫לאחר שמסיימים לעדכן את השורות ניתן לבחור בכפתור הפקה‪ .‬חשבשבת תרשום תנועות עדכון‬
‫בעקבות ספירה עבור כל שורה שסומנה בטור לעדכן‪ .‬התנועות יהיו כניסות למלאי או יציאות‬
‫מהמלאי‪ ,‬כך שלאחר תנועות אלו היתרה בספרים תתאים ליתרה בספירה‪ .‬כל עוד לא בוחרים‬
‫בכפתור הפקה‪ ,‬המסמך נשאר במאגר זמני‪.‬‬
‫לפני שבוחרים בכפתור הפקה‪ ,‬כדאי לעיין בלשונית נתונים לתנועת העדכון‪ .‬בלשונית זו קובעים את‬
‫הערכים שיופיעו בתנועות הכניסה למלאי והיציאה מהמלאי שלעיל (הסבר להלן)‪.‬‬
‫המלצה‪ :‬אם היתרה בספירה גבוהה מהיתרה בספרים‪ ,‬ואם ההפרש הוא גדול‪ ,‬מומלץ לא לתקן את‬
‫ההפרש באמצעות תנועות עדכון בעקבות ספירה‪ .‬הסיבה‪ :‬תנועות עדכון בעקבות ספירה אינן‬
‫מסמך רכש מספק‪ ,‬ולכן בעת הפקת דוח חישוב ערך מלאי עלול להיות מחסור בתנועות רכש‬
‫מספקים‪ .‬מומלץ לבדוק מה מקור העודף ולרשום תנועות כניסה מספק או תנועות יתרת פתיחה עם‬
‫המחיר המתאים‪ .‬יש לזכור כי ערך המלאי הוא חלק מההכנסות של העסק‪ ,‬ולכן‪ ,‬הגדלת הכמות‬
‫במלאי גוררת הגדלת הכנסות (ובעקבות זאת הגדלת הרווח בדוח רווח והפסד)‪.‬‬
‫עדכון חתך התנועות‬
‫כאמור‪ ,‬אם הכמויות בטור יתרה בספרים אינן סבירות‪ ,‬מומלץ לעבור ללשונית חתך התנועות‬
‫לספירה ולבדוק האם חתך התנועות נרשם כהלכה‪ .‬אם מתגלה טעות יש לבחור בכפתור שינוי חתך‬
‫(הכפתור פעיל רק לאחר שנאספו התנועות לספירה)‪.‬‬
‫בחלון זה ניתן לתקן את חתך התנועות‪ .‬לאחר מכן בוחרים בכפתור הפעלה‪ .‬חשבשבת תעבור פעם‬
‫נוספת על תנועות המלאי ותעדכן את הכמויות בטור יתרה ספרים ואת ‪ %‬הסטייה‪ .‬התוכנה לא תשנה‬
‫את הכמויות שנרשמו בטור יתרה בספירה‪.‬‬
‫עמוד ‪45‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫נתונים לתנועות העדכון‬
‫בלשונית הנוכחית קובעים את הערכים שיירשמו בתנועות הכניסה והיציאה מהמלאי‪ ,‬כך שהיתרה‬
‫בספרים תתאים ליתרה בספירה‪.‬‬
‫בשדות מחסן‪ ,‬סוכן‪ ,‬סניף ו‪-‬פרטים מומלץ לרשום ערכים בהתאם לחתך התנועות לספירה‪ .‬לדוגמה‪:‬‬
‫אם ספירת המלאי היא במחסן ‪ ,2‬אזי יש לרשום ‪ 2‬בשדה מחסן‪.‬‬
‫בשדה מחיר קובעים את המחיר בתנועות המלאי‪ .‬מבחינה חשבונאית המחיר הנכון הוא מחיר ערך‬
‫מלאי (ולכן‪ ,‬זו ברירת המחדל)‪ .‬מחיר ערך מלאי הוא המחיר ליחידה כפי שנקבע בעת הפקת דוח‬
‫ערך מלאי האחרון (זאת בתנאי שהופק דוח לחישוב ערך מלאי ועודכן מחיר ברשומת הפריט)‪ .‬ניתן‬
‫לבחור במחיר אחר‪ .‬אם בוחרים בסעיף מחירונים‪ ,‬חשבשבת מציגה חלון בו בוחרים את המחירון‬
‫המתאים‪.‬‬
‫הנתונים הנרשמים בלשונית זו חלים על כל תנועות עדכון בעקבות ספירה‪ .‬אם מעוניינים לשנות את‬
‫הנתונים של תנועה מסוימת‪ ,‬יש להציב את הסמן על השורה של הפריט הנדון (בלשונית תנועות‬
‫הספירה) ולעבור ללשונית נתוני הפריט (הסבר להלן)‪.‬‬
‫עמוד ‪41‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫נתוני הפריט‬
‫לשונית זו מיועדת לשתי מטרות‪:‬‬
‫צפייה בנתונים נוספים של פריט מסוים‪.‬‬
‫‪.1‬‬
‫תיקון נתונים בתנועת העדכון של פריט מסוים‪.‬‬
‫‪.2‬‬
‫כדי לדפדף בין הפריטים משתמשים בכפתורי החצים (בצידו הימני העליון של המסך)‪ .‬דרך נוספת‪:‬‬
‫בלשונית תנועות הספירה‪ ,‬מציבים את הסמן בשורת הפריט ועוברים ללשונית נתוני הפריט‪.‬‬
‫השדות האפורים (שדות לקריאה בלבד) מציגים מידע נוסף אודות הפריט‪ :‬שם‪ ,‬יחידת מידה‪ ,‬נפח‪,‬‬
‫משקל‪ ,‬יתרה במלאי וכד'‪.‬‬
‫השדה מחיר מציג את המחיר שנקבע בלשונית נתונים לתנועות העדכון (כפי שהוסבר בסעיף‬
‫הקודם)‪ .‬בסעיף סה"כ בשורה מציגה התוכנה את סכום התנועה בשקלים (מחיר ‪ X‬כמות ‪ X‬שער)‪.‬‬
‫בחלון זה ניתן לתקן את המחיר‪ ,‬המטבע‪ ,‬השער וסה"כ בשורה‪.‬‬
‫סדר העבודה הנכון הוא‪:‬‬
‫תחילה מעדכנים את הנתונים בלשונית נתונים לתנועות העדכון‪ ,‬ורק לאחר מכן מתקנים את הדרוש‬
‫תיקון בלשונית נתוני הפריט‪ .‬אם מעדכנים מחיר בלשונית נתוני פריט ולאחר מכן עוברים ללשונית‬
‫נתונים לתנועות העדכון ומעדכנים מחיר‪ ,‬אזי המחיר שישמר הוא זה שנרשם בנתונים לתנועת העדכון‬
‫(משום שהנתונים הנשמרים בלשונית נתונים לתנועות העדכון חלים על כל השורות במסמך)‪.‬‬
‫ניתן להפיק כרטסת תנועות מלאי של הפריט באופן הבא‪ :‬מציבים את הסמן על מפתח הפריט ומתוך‬
‫תפריט הקליק הימני בוחרים בסעיף כרטסת פריט‪.‬‬
‫עמוד ‪43‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫פעולות נוספות‬
‫להלן רשימת הפעולות הנוספות שניתן להפעיל בלשונית תנועות הספירה‪:‬‬
‫חיפוש פריט‬
‫מסמך עדכון בעקבות ספירה יכול להכיל כמות גדולה מאוד של פריטים (בהתאם לחתך הפריטים‬
‫שנקבע)‪ .‬אם מעוניינים לאתר פריט מסוים ניתן להשתמש בסעיף זה‪ .‬התוכנה מציגה חלון בו יש‬
‫לרשום את מפתח הפריט‪ .‬ניתן להפעיל חיפוש מחלון זה באמצעות קליק ימני או מקש ‪.F2‬‬
‫סיכום כמויות באיתורים שונים‬
‫אם פריט מסוים נמצא בכמה איתורים (מבלי שמנהלים מלאי לפי איתור)‪ ,‬ניתן להשתמש בסעיף זה‬
‫לרישום הכמות בכל איתור‪ .‬הכמות בספירה היא הכמות הכוללת‪.‬‬
‫לאחר שמקליקים על פתור סיום חשבשבת מעדכנת את הכמות במסמך הספירה‪.‬‬
‫עמוד ‪46‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫רשימת פריטים מיוחדים בחתך‬
‫כאמור‪ ,‬עבור פריטים מיוחדים מסוג אצווה‪ ,‬איתור ופג תוקף יש לבצע עדכון ספירת מלאי למחסן‬
‫מסוים‪ .‬אם בעת הגבלת חתך הספירה הופיעה ההודעה הבאה‪' :‬ספירה לפריטים מיוחדים מוגבלת‬
‫למחסן יחיד‪ .‬צפה בפריטים בתפריט פעולות נוספות'‪ ,‬ניתן לבחור בסעיף זה על מנת להציג את‬
‫רשימת הפריטים המיוחדים בחתך הפריטים שנבחרו‪.‬‬
‫איפוס יתרות הפריטים בספירה‬
‫באמצעות סעיף זה מאפסים את כמויות כל הפריטים שבחתך‪ ,‬כך שבשדה יתרה בספירה ירשם ‪.2‬‬
‫לדוגמה‪ ,‬רוצים לאפס את כל הכמויות במחסן מסוים‪ .‬לפני ביצוע האיפוס מומלץ לרשום ‪422%‬‬
‫בסעיף סטייה חריגה בלשונית חתך התנועות לספירה‪ .‬התוכנה תרשום תנועות הפרש שלאחריהן‬
‫היתרה של כל הפריטים במחסן הנדון יהיו אפס‪.‬‬
‫עדכון יתרת אריזות‬
‫ישנם עסקים שמנהלים את המלאי בשתי יחידות מידה‪ .‬לדוגמה‪ ,‬יצרנים של פרופילי אלומיניום נוהגים‬
‫לנהל את המלאי הן לפי מטר אורך והן לפי משקל (המשקל למטר אורך אינו קבוע)‪ .‬חשבשבת‬
‫מאפשרת לעסקים אלה לרשום במסמכים שתי כמויות – כמות אחת בשדה כמות‪ ,‬וכמות נוספת‬
‫בשדה אריזות‪ .‬בעת ספירת המלאי עסקים אלה יכולים לספור את המלאי בשתי יחידות המידה‪.‬‬
‫בוחרים בסעיף הנוכחי כדי לרשום את הספירה לפי שדה אריזות‪.‬‬
‫עדכון שורות חריגות‬
‫כאשר בוחרים בסעיף זה התוכנה מסמנת את טור עדכון בכל השורות שבהן הסטייה היא חריגה‬
‫(בניגוד לברירת המחדל של התוכנה)‪.‬‬
‫ביטול עדכון שורות חריגות‬
‫ביטול הפעולה שהוצגה בסעיף הקודם‪.‬‬
‫פרטי ההדפסה‬
‫באמצעות סעיף זה קובעים מה יודפס (כאשר בוחרים בכפתור הפקה) ובכמה עותקים‪ .‬האפשרויות‬
‫הן‪:‬‬
‫הדפסת כל השורות – המסמך יפרט את כל השורות שנספרו‪.‬‬
‫הדפסת השורות שיעודכנו בלבד – המסמך יפרט רק את השורות בהן נמצאה סטייה (ואשר סומנו‬
‫בטור עדכון)‪.‬‬
‫ביטול עדכון בעקבות ספירת מלאי‬
‫באמצעות סעיף זה ניתן לבטל את תנועות העדכון שנרשמו בספירת מלאי קודמת‪ .‬חשבשבת מציגה‬
‫את החלון הבא‪:‬‬
‫עמוד ‪42‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫בחלון זה רושמים את מספר האסמכתא ואת תאריך הספירה שמעוניינים למחוק‪ ,‬ובוחרים בכפתור‬
‫הפקה‪ .‬לאחר המחיקה לא ניתן לשחזר את תנועות הספירה שנמחקו‪.‬‬
‫הערה‪ :‬אם הספירה שנמחקה אינה הספירה האחרונה‪ ,‬אזי תנועות העדכון של הספירות שלאחריה‬
‫עלולות להיות לא נכונות‪ .‬הסיבה‪ :‬כאשר מוחקים ספירה‪ ,‬מוחקים תנועות כניסה ויציאה מהמלאי‪ ,‬וע"י‬
‫כך משנים את היתרה שהייתה בעת הספירה הבאה‪ .‬מומלץ אם כן לבצע ספירה חדשה‪.‬‬
‫יצוא תנועות הספירה ‪ /‬יבוא תנועות הספירה‬
‫סעיפים אלו מיועדים לעסקים העושים שימוש במסופונים‪ .‬באמצעות סעיפים אלו מייצאים את תנועות‬
‫הספירה למסופון וקולטים את תנועות הספירה מהמסופון‪.‬‬
‫ביטול יצוא תנועות‬
‫פעולה זו מבצעת מחיקה של יצוא תנועות הספירה שהתבצע למסופון וטרם נקלט במסופון‪.‬‬
‫הפקת העתק משוחזר למסמך עדכון אחרי ספירה (החל ממהדורה ‪)2010b‬‬
‫ניתן לדפדף בהעתק למסמך עדכון אחרי ספירה באופן הבא‪:‬‬
‫‪ ‬נכנסים לאחד מהמסמכים בתוכנה‪ ,‬לדוגמה‪ :‬חשבונית מס‪.‬‬
‫‪ ‬בוחרים בכפתור קובץ קבוע‪.‬‬
‫‪ ‬בסעיף סוג מסמך בוחרים‪ :‬עדכון אחרי ספירה‪.‬‬
‫‪ ‬הכמות המוצגת במסמך היא ההפרש בספירה‪.‬‬
‫המסמך מודפס עם פורמט הדפסה ייחודי למסמך זה שהוגדר מראש‪.‬‬
‫ביכולתכם לתכנן פורמט הדפסה אחר באמצעות מחולל המסמכים‪ .‬למחולל נוספו השדות הבאים‪:‬‬
‫שדה מקובץ תנועות > כמות שנספרה‪.‬‬
‫הוסף שדה נוסחה > שדות מוגדרים מראש > כמות בספרים‪.‬‬
‫ניתן לתכנן ולהציג את הפורמט בתנאי שנבנה על בסיס פורמט כללי‪ ,‬ת‪.‬משלוח‪ ,‬הזמנה‪/‬הצעת מחיר‪.‬‬
‫עמוד ‪48‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫דוח לחישוב ערך מלאי‬
‫דוח ערך מלאי מפרט את השווי של מלאי החברה‪ .‬ערך המלאי עובר למאזן ולדוח רווח והפסד‪ ,‬ולכן‪,‬‬
‫יש להקפיד במיוחד על דיוק הנתונים בדוח‪ .‬טעות בחישוב ערך המלאי עלולה לגרום לטעות בחישוב‬
‫ההכנסות והרווחים של החברה‪.‬‬
‫דוח ערך מלאי מחשב את עלות המלאי לפי שתי השיטות המקובלות מבחינה חשבונאית‪:‬‬
‫‪FIFO‬‬
‫ממוצע נע‬
‫שיטת החישוב נקבעת ע"י רואה החשבון של החברה‪.‬‬
‫שיטת ‪ ,FIFO‬מניחה שבכל מכירה העסק מוכר את המלאי הישן ביותר‪ .‬לפי שיטה זו‪ ,‬במלאי נמצאים‬
‫הפריטים החדשים ביותר‪ ,‬ולכן עלות המלאי מורכבת מהקניות האחרונות‪.‬‬
‫שיטת ממוצע נע‪ ,‬מניחה שבכל מכירה העסק שולף את הפריטים הנמכרים באקראי‪ .‬לפי שיטה זו‬
‫כאשר העסק מקבל מלאי חדש‪ ,‬מלאי זה "מעורבב" עם המלאי הקיים‪ ,‬ולכן בכל עת ערך המלאי הוא‬
‫הממוצע המשוקלל של ערך המלאי הקודם וערך המלאי בקנייה האחרונה‪.‬‬
‫בשתי השיטות מחירי העלות נקבעים לפי מסמכי הרכש בלבד‪ .‬מסמכי המכירה אינם משפיעים על‬
‫מחירי העלות (אלא על הכמות בלבד)‪ .‬מסמכי הרכש העיקריים הם‪ :‬חשבונית רכש‪ ,‬ייבוא‪ ,‬דוח ייצור‬
‫ותנועות מלאי של יתרת פתיחה‪.‬‬
‫הערה‪ :‬בתקופת אינפלציה ערך המלאי בחישוב לפי שיטת ממוצע נע הוא בדרך כלל נמוך יותר (ולכן‬
‫גם הרווחים נמוכים יותר) מערך המלאי לפי שיטת ‪.FIFO‬‬
‫להפקת הדוח בוחרים בתפריט דוחות בסעיף דוחות מלאי‪ .‬בחלון זה בוחרים בדוח חישוב ערך‬
‫מלאי‪ .‬חשבשבת מציגה את החלון הבא‪:‬‬
‫להלן הסברים אודות הסעיפים השונים בחלון זה‪:‬‬
‫מיון‪ ,‬חתך‪ ,‬מפתח‬
‫בסעיפים אלו קובעים מהו חתך הפריטים עבורו יופק הדוח‪ .‬ניתן להגביל קוד‬
‫מיון‪ ,‬חתך ומפתח פריט‪.‬‬
‫פעיל ‪ /‬לא פעיל‬
‫בסעיף זה קובעים האם חישוב ערך המלאי יתבצע לכלל הפריטים‪ ,‬לפריטים‬
‫פעילים בלבד או לפריטים לא פעילים בלבד‪.‬‬
‫עמוד ‪49‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫תאריך לחישוב ערך‬
‫מלאי‬
‫המועד לגביו מפיקים את הדוח‪ .‬תאריך זה יכול להיות מוקדם יותר‬
‫מהתאריך הנוכחי‪ .‬לדוגמה‪ ,‬חישוב ערך מלאי לסוף השנה הקודמת‪.‬‬
‫הגבלה למחסנים‬
‫כאשר מגבילים את החישוב למחסן מסוים (או לקבוצת מחסנים)‪ ,‬מסמכי‬
‫הרכש כוללים גם תנועות כניסה של העברה בין מחסנים (כאשר החישוב‬
‫אינו מוגבל במחסנים התוכנה מתעלמת מתנועות העברה בין מחסנים)‪.‬‬
‫שיטת החישוב‬
‫בסעיף זה קובעים האם חישוב ערך המלאי יתבצע בשיטת ‪ FIFO‬או בשיטת‬
‫ממוצע נע‪.‬‬
‫מחיר שיודפס‬
‫סעיף זה רלוונטי רק להפקת דוח בשיטת ממוצע נע‪.‬‬
‫בשיטת הממוצע הנע בכל תנועה של רכש למלאי מחיר ממוצע מחושב‬
‫באופן הבא‪:‬‬
‫ערך מלאי קודם ‪( +‬כמות ‪ X‬מחיר בתנועה)‬
‫יתרת פריט‬
‫בסעיף הנוכחי בוחרים איזה מחיר יודפס בטור מחיר ליחידה‪:‬‬
‫מחיר בתנועת המלאי ‪ -‬המחיר כפי שהופיע במסמך‪.‬‬
‫מחיר ממוצע נע ‪ -‬המחיר שהתוכנה מחשבת‪.‬‬
‫מה להדפיס‬
‫תנועות‪+‬סיכומים‬
‫לכל פריט יוצגו כל המסמכים שנלקחו לחישוב תוך‬
‫פירוט נתונים אודות תנועת המלאי של המסמך‬
‫כדוגמת‪ :‬מחיר תאריך‪ ,‬אסמכתא‪ ,‬מחיר ליחידה‬
‫וכמובן ערך המלאי בכל שורה‪.‬‬
‫סיכומים בלבד‬
‫לכל פריט תוצג שורה אחת הכוללת‪ :‬כמות‪ ,‬מחיר‬
‫וערך מלאי‪.‬‬
‫סיכום כללי‬
‫הדוח יכלול סיכום כללי של ערך המלאי לכל הפריטים‬
‫עבורם הופק הדוח‪.‬‬
‫עדכון קובץ הפריטים‬
‫מסמנים סעיף זה אם מעוניינים שחשבשבת תעדכן את מחיר ערך המלאי‬
‫שחושב בדוח זה ברשומת הפריט‪ .‬המחיר ישמש כמחיר הפריט במסמך‬
‫העברה בין מחסנים‪ ,‬עדכון אחרי ספירה ולחישוב מחירי עץ הייצור באמצעות‬
‫תמחיר ייצור‪.‬‬
‫גלישת תוכן טור‬
‫מעבר לשורה אחת‬
‫כברירת מחדל‪ ,‬מודפסת לכל פריט שורה אחת‪ .‬אם קיימים נתונים החורגים‬
‫מרוחב השדה שהוגדר בדוח מסמנים סעיף זה על מנת שיודפסו בשורה‬
‫נוספת‪.‬‬
‫כאמור‪ ,‬שתי שיטות החישוב מחשבות את מחיר העלות של הפריטים‪ ,‬והן מתאימות לדרישות‬
‫החשבונאיות‪ .‬ניתן כמובן לחשב את ערך המלאי בדרכים נוספות‪ ,‬לצרכים ניהוליים‪ .‬לדוגמה‪ ,‬ניתן‬
‫לחשב את ערך המלאי לפי אחד ממחירוני הפריט‪ .‬דוח כזה מפיקים באמצעות מחולל הדוחות‪ .‬יש‬
‫לבנות את הדוח במחולל יתרה ולכלול את הטורים הבאים‪ :‬קוד מיון‪ ,‬מפתח פריט‪ ,‬שם פריט‪ ,‬יתרה‬
‫לתאריך‪ ,‬מחיר המחירון‪ ,‬מכפלה של היתרה במחיר המחירון‪.‬‬
‫עמוד ‪22‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫כיצד חשבשבת ‪ ERP‬מתייחסת למסמכי ייבוא בדוח לחישוב ערך מלאי?‬
‫כאשר מתבצעת כניסה למלאי מיבוא‪ ,‬דוח ערך מלאי מבחין בין פריטים ששוחררו ממחסן ערובה לבין‬
‫פריטים שטרם שוחררו‪.‬‬
‫מחסני ערובה הם מחסנים בהם נשמרים פריטים המיובאים מחו"ל‪ .‬כל עוד הפריטים במחסן ערובה‬
‫לא משלמים עליהם מכס‪ .‬לכן‪ ,‬עלות הפריטים ששוחררו ממחסן הערובה גבוהה מעלות הפריטים‬
‫הנמצאים במחסן ערובה‪ .‬כידוע‪ ,‬דוח ערך מלאי מחשב את עלות הפריטים לפי הכניסות למלאי‪ .‬כאשר‬
‫הפריטים נמצאים במחסן ערובה ישנם שני סוגים של כניסות למלאי – כניסות למחסן ערובה‪ ,‬וכניסות‬
‫למחסן הרגיל (בעת השחרור ממחסן ערובה)‪ .‬אם "מערבבים" את הכניסות האלה יחד‪ ,‬חישוב ערך‬
‫מלאי עלול להיות שגוי‪ .‬לכן‪ ,‬כדי שהחישוב יהיה מדויק‪ ,‬התוכנה עורכת חישוב ערך מלאי נפרד‬
‫לפריטים ששוחררו ממחסן ערובה‪ ,‬וחישוב ערך נפרד לפריטים שעדיין נמצאים במחסן ערובה‪ ,‬כאילו‬
‫מדובר בשני פריטים שונים‪.‬‬
‫להלן דוגמה לדוח לחישוב ערך מלאי הכולל את ההבחנה הנידונה‪:‬‬
‫החלק העליון של הדוח מציג את תנועות המלאי של הפריט ששוחרר ממחסן ערובה‪ .‬מחיר העלות של‬
‫פריטים אלה כולל את עלויות השחרור (שהועמסו על הפריט)‪ .‬בחלק התחתון הכותרת היא הפריט‬
‫הנ"ל במחסן ערובה בצירוף מפתח הפריט‪ .‬בחלק זה מוצגים הכניסות למחסן ערובה והשחרורים‬
‫ממחסן הערובה‪ .‬המחיר בתנועות אלה הוא המחיר ללא עלות המכס‪ .‬בשני הדוחות המחיר הוא‬
‫בשקלים (מחירי מט"ח מתורגמים לשקלים‪ ,‬משום שדוח ערך מלאי אמור להיות במטבע אחד)‪.‬‬
‫עמוד ‪24‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫שגיאות בעת הפקת דוח לחישוב ערך מלאי‬
‫בעת הפקת חישוב ערך מלאי‪ ,‬חשבשבת עלולה להודיע על השגיאות הבאות‪:‬‬
‫אין מספיק קניות לחישוב‬
‫שגיאה זו מוצגת כאשר מפיקים חישוב ערך מלאי בשיטת ‪ FIFO‬ויתרת המלאי קטנה מהסכום של כל‬
‫הקניות שנמצאות בקובץ (כולל יתרת פתיחה)‪ .‬סיבה אפשרית‪ :‬המלאי נובע מחשבונית זיכוי‪ .‬במקרה‬
‫זה יש לתקן באמצעות רישום שתי תנועות מלאי – תנועת יציאה כללית שמבטלת את חשבונית הזיכוי‬
‫ותנועת יתרת פתיחה‪.‬‬
‫בתאריך ‪ dd/mm/yy‬הערך מלאי שלילי‪ .‬לא ניתן לחשב ערך מלאי‬
‫שגיאה זו מוצגת כאשר מפיקים חישוב ערך מלאי בשיטת הממוצע הנע‪ ,‬ובאחד הימים יתרת המלאי‬
‫היא שלילית‪ .‬כאשר היתרה שלילית אין משמעות לחישוב בשיטת הממוצע הנע‪ .‬יש לתקן את רישומי‬
‫המלאי באמצעות תנועות מלאי או ע"י הפקת המסמכים הרלוונטיים‪.‬‬
‫אין כניסות רכש בתחילת החישוב‬
‫שגיאה זו מוצגת כאשר מפיקים חישוב ערך מלאי בשיטת הממוצע הנע‪ ,‬ולפריט לא נרשמו כלל‬
‫כניסות למלאי‪ .‬אם קובץ הפריטים כולל פריטים בגינם לא מנהלים מלאי‪ ,‬כדוגמת פריט שירות‪ ,‬יש‬
‫להוציא אותם מחתך הפריטים בדוח ערך מלאי‪.‬‬
‫עמוד ‪22‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫התאמות בנקים וניתוח יתרות‬
‫בתוכנת חשבשבת ‪ ERP‬התאמות הבנקים וניתוח היתרות של כרטיסי החשבון מתבצעים ברצף‪.‬‬
‫לדוגמה‪ ,‬שקים שהיו פתוחים בקופת השקים נכון לתאריך ‪ 54/42/41‬יסגרו במהלך שנת ‪.2243‬‬
‫התוכנה מאפשרת להפיק דוח שמפרט מה היה הרכב השקים הפתוחים בקופה נכון לתאריך‬
‫‪.54/42/41‬‬
‫תוכנת חשבשבת חלונות כוללת ‪ 2‬דוחות‪:‬‬
‫‪ .4‬דוח התאמות בנק‪.‬‬
‫‪ .3‬דוח ניתוח כרטיסים‪.‬‬
‫הפקת הדוחות מתבצעת מתוך תפריט דוחות – דוחות הנה"ח‪:‬‬
‫להפקת דוח התאמות המפרט את התנועות שהיו פתוחות נכון לתאריך מסוים מסמנים בחלון הנ"ל‬
‫את הסעיף‪ :‬הגבלת הדוח להתאמות שנסגרו עד תאריך אסמכתא‪.dd/mm/yy :‬‬
‫בסעיף זה מציינים את התאריך עבורו מעוניינים לדעת את הרכב התנועות הפתוחות‪ ,‬בדוגמה הנ"ל‪:‬‬
‫‪ .54.42.41‬חשבשבת תציג דוח המפרט את התנועות הפתוחות נכון לתאריך זה‪ ,‬גם אם התנועות‬
‫נסגרו במהלך שנת הכספים ‪.2243‬‬
‫על מנת שנתוני הדוח יוצגו בצורה תקינה חובה לפעול בהתאם לכללים החשבונאיים המקובלים בעת‬
‫ביצוע התאמת בנק‪ .‬כלומר‪ ,‬ניתן לבצע בהתאמה אחת סגירה של תנועות משנת ‪ 2241‬מול תנועות‬
‫משנת ‪( 2243‬לדוגמה‪ :‬הפקדה שהתבצעה ב‪ 52.42.41 -‬ובאה לידי ביטוי בבנק רק ב‪ ,)4.4.43 -‬אך‬
‫לא ניתן באותה התאמה לכלול גם תנועות סגירה משנת ‪ 2243‬בלבד‪.‬‬
‫עמוד ‪25‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫איתור המחאות בקופה – שקים משנת ‪ 3244‬טרם הופקדו‬
‫בסוף שנת מס יש לפרט את השקים בקופה נכון לתאריך ‪ .54.42.2241‬את הדוח הבא ניתן להפיק‬
‫כל זמן שהשקים טרם הופקדו לבנק‪.‬‬
‫להפקת דוח המפרט את השקים בקופה יש לבחור בתפריט דוחות > דוחות קופה > איתור המחאות‬
‫בקופה‪ .‬בחלון הבא לא מגבילים חתך ועוברים ללשונית השנייה חתך השדות‪:‬‬
‫בחלון זה יש להגביל תאריך קבלה עד – ‪( 34.43.44‬סוף שנת הכספים)‪.‬‬
‫ברירת המחדל היא מיון השקים לפי תאריך המחאה והדפסה למסך‪ .‬אם ברצונם לשנות נתונים אלו‬
‫יש לבחור בלשונית מאפייני הדפסה‪.‬‬
‫להצגת הנתונים יש לבחור בכפתור הפקה‪.‬‬
‫הערה‪ :‬אם ברצונכם להציג דוח נפרד לשקים שתאריך פירעונם הוא שנת ‪ 2241‬ודוח אחר לשקים‬
‫שתאריך פירעונם בשנת ‪ 2243‬תוכלו לעשות זאת באמצעות הגבלת השדה תאריך המחאה (במסך‬
‫חתך שדות הראשון)‪.‬‬
‫עמוד ‪21‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫דוח ניתוח כרטיסים – להצגת המחאות בקופה נכון לתאריך ‪34.43.44‬‬
‫יעיל לעסקים שהפקידו שקים דחויים משנת ‪ 3244‬בשנת ‪3245‬‬
‫כאמור‪ ,‬היות וחשבשבת תוכנה רב שנתית ניתן להמשיך לעבוד כרגיל‪ .‬עסקים שהספיקו להפקיד‬
‫שקים דחויים משנת ‪ 2241‬בשנת ‪ 2243‬אינם יכולים להפיק דוח המחאות בקופה‪.‬‬
‫שק שהופקד נרשמת בגינו התאמה באופן אוטומטי‪ .‬על מנת לאתר את מצב הקופה נכון לתאריך‬
‫‪ 54.42.2241‬יש לפעול באופן הבא‪:‬‬
‫בתפריט דוחות הנה"ח > דוחות התאמות וניתוח כרטיסים > דוח ניתוח כרטיסים‬
‫בחלון דוח זה יש לבצע את ההגבלות הבאות‪:‬‬
‫מפתח חשבון‪ :‬בסעיף זה רושמים את מפתח החשבון של כרטיס קופת שקים בו משתמשים‬
‫במערכת הקופה‪.‬‬
‫יש לסמן את הסעיף הגבלת הדוח להתאמות שנסגרו עד לתאריך ולציין בתאריך ‪.54.42.2241‬‬
‫סימון סעיף זה גורר הצגת תנועות שהיו פתוחות נכון לתאריך ‪ 54.42.41‬על אף שבשלב זה יתכן‬
‫והתנועות כבר נסגרו‪.‬‬
‫ברירת המחדל של דוח זה היא הצגת נתונים בשקלים‪ .‬בכרטיסים המנוהלים במט"ח יש לסמן את‬
‫הסעיף סכום במט"ח ולבחור את המטבע הרצוי‪.‬‬
‫כעת עוברים ללשונית מאפייני הדפסה‪.‬‬
‫עמוד ‪23‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫בחלון זה קובעים להיכן יודפס הדוח‪ ,‬כמו כן ניתן לקבוע באמצעות חלון זה‪:‬‬
‫מיון התנועות הפתוחות לפי‪ :‬ברירת המחדל היא הצגת התנועות הפתוחות לפי תאריך‪ .‬דוח זה‬
‫מציג את רשימת השקים הפתוחים לפירעון עתידי‪ ,‬כדאי להפיק את הדוח ממוין על פי תאריך ערך‪.‬‬
‫הצגת שדה אסמכתא‪ :‬בסעיף זה קובעים האם תוצג אסמכתא ‪ 2‬או אסמכתא ‪ 5‬בדוח‪ .‬היות ומספר‬
‫הקבלה נרשם בחשבשבת באסמכתא ‪ 2‬מומלץ להציג שדה זה בדוח‪.‬‬
‫להצגת נתוני הדוח יש לבחור בכפתור הפקה‪.‬‬
‫עמוד ‪26‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫העברת הכנסות והוצאות‬
‫תוכנת חשבשבת ‪ ERP‬מסוגלת לנהל בקלות מסדי נתונים (חברות) המכילים מיליוני תנועות‪ .‬לפיכך‪,‬‬
‫המלצתנו היא לנהל את החברות באופן רב שנתי‪ .‬כלומר‪ ,‬אין צורך לפתוח חברה מדי שנה כי אם‬
‫להמשיך לעבוד ברצף על נתוני החברה‪ .‬יחד עם זאת‪ ,‬יש לאפס בתחילת שנת המס החדשה את‬
‫יתרת הכרטיסים התוצאתיים (הכנסות והוצאות)‪ .‬לשם כך נועדה התוכנית העברת הכנסות‪ .‬קודם‬
‫הפעלת סעיף זה יש לקבוע מספר הגדרות בסיסיות בהגדרות החברה‪.‬‬
‫יש להפעיל את סעיף העברת הכנסות רק לאחר שנרשמו כל המסמכים ופקודות היומן הרלוונטיים‬
‫לכרטיסי ההכנסות וההוצאות בשנת ‪.2241‬‬
‫להלן סדר הפעולות שיש לבצע‪:‬‬
‫הגדרות כלליות‬
‫בתפריט הגדרות בוחרים בסעיף הגדרות חברה‪ .‬בחלון הגדרות חברה בוחרים בלשונית‪ :‬הגדרות‬
‫כלליות – המשך‪:‬‬
‫החלק השמאלי של חלון זה מתייחס לנושא העברת הכנסות‪ .‬להלן הסברים אודות השדות בחלון זה‪:‬‬
‫סגירת שנה לפי‬
‫בסעיף זה בוחרים האם סגירת השנה תתבצע לפי תאריך האסמכתא (שכיח‬
‫יותר) או לפי התאריך הנוסף בפקודת היומן (שיטה זו מתאימה בעיקר‬
‫לחברות ציבוריות)‪.‬‬
‫להתריע על‬
‫העברות שנה שיש‬
‫לבצע‬
‫מסמנים סעיף זה כאשר מעוניינים שהתוכנה תציג התרעה באם לא תתבצע‬
‫העברת שנה בתאריך ההעברה שמופיע בסעיף 'תאריך העברה הבא'‪.‬‬
‫הצגת הודעת‬
‫התרעה‬
‫סעיף זה מופיע רק כאשר מסמנים את הסעיף הקודם‪ .‬הסעיף קובע את מספר‬
‫הימים לאחר תאריך ההעברה הבא שבו תוצג הודעה על העברת שנה שיש‬
‫לבצע‪.‬‬
‫חשבון עודפים‬
‫חשבון העודפים הוא הכרטיס אליו מועברות יתרות הכרטיסים התוצאתיים‪.‬‬
‫בחשבון זה יש לבחור חשבון ראשי‪ :‬עודפים‪.‬‬
‫עמוד ‪22‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫חשבון עודפים‬
‫‪IFRS‬‬
‫סעיף זה מיועד לחברות המיישמות את תקן ‪( IFRS‬תקן דיווח חדש המוסיף‬
‫לדוח רווח והפסד רווחים או הפסדים משערוך נכסים להשקעה) ומעוניינות‬
‫להעביר את יתרת הכרטיסים התוצאתיים של ‪ IFRS‬להון ועודפים‪ .‬גם בחשבון‬
‫זה יש לבחור חשבון ראשי‪ :‬עודפים‪.‬‬
‫תדירות העברת‬
‫שנה‬
‫בסעיף זה קובעים כל כמה זמן מבצעים סגירת שנה‪ :‬שנתי – עבור פעם‬
‫בשנה‪ ,‬רבעוני – עבור פעם ברבעון‪ ,‬וחודשי – מדי חודש‪.‬‬
‫תאריך ההעברה‬
‫הבאה‬
‫התאריך הבא בו יש לבצע העברת שנה‪ .‬תאריך זה מתעדכן באופן אוטומטי‬
‫בעת ביצוע העברת השנה על פי התדירות שנקבעה בסעיף הקודם‪ .‬יחד עם‬
‫זאת‪ ,‬ניתן לעדכן ידנית את תאריך ההעברה הבאה‪.‬‬
‫בדיקת אינדקס חשבונות‬
‫תוכנית העברת הכנסות מאפסת את יתרת הכרטיסים התוצאתיים‪ .‬כרטיס תוצאתי הוא כרטיס‬
‫שהחשבון הראשי שלו הוא אחד מהחשבונות הראשיים הבאים‪:‬‬
‫‪ ‬הוצאות‬
‫‪ ‬הכנסות חייבות במע"מ‬
‫‪ ‬הכנסות פטורות ממע"מ‬
‫‪ ‬מימון ‪ /‬ריבית‬
‫‪ ‬הכנסות חייבות במע"מ ופטורות ממקדמות‬
‫‪ ‬הכנסות פטורות ממע"מ ופטורות ממקדמות‬
‫‪ ‬הכנסות פטורות שאינן מדווחות למע"מ‬
‫‪ ‬עסקאות חייבות שדווחו‬
‫‪ ‬עסקאות פטורות שדווחו‬
‫‪ ‬הכנסות חשבונית עצמית‬
‫‪ ‬הפרשי שער ‪ /‬תרגום‬
‫‪ ‬עמלות בנק‬
‫לפני שמפעילים את תוכנית העברת הכנסות מומלץ להפיק אינדקס חשבונות ולוודא שהגדרת‬
‫החשבונות הראשיים תקינה‪.‬‬
‫בתפריט דוחות – דוחות הנה"ח בוחרים בדוח‪ :‬אינדקס חשבונות‪.‬‬
‫בטור חשבון ראשי מוודאים שלכל‬
‫כרטיס חשבון משויך החשבון הראשי‬
‫המתאים (בהתאם לרשימה הנ"ל)‪.‬‬
‫חובה לוודא שאין כרטיסים אחרים‬
‫שבטעות הוגדר להם חשבון ראשי‬
‫מקבוצת החשבונות הראשיים‪.‬‬
‫עמוד ‪28‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫העברת הכנסות והוצאות‬
‫לפני שמפעילים את סעיף העברת יתרות הכנסות והוצאות חובה לבצע בדיקת נתונים ולוודא שנתוני‬
‫החברה תקינים‪ .‬אם הבדיקה לא הסתיימה בהצלחה‪ ,‬יש לפנות לסניף השירות ולטפל בשגיאות‬
‫שפורטו‪.‬‬
‫בתפריט הנהלת חשבונות בוחרים בסעיף העברת הכנסות‪ .‬חשבשבת מציגה את המסך הבא‪:‬‬
‫להלן הסבר אודות השדות בחלון זה‪:‬‬
‫סגירת שנה לפי‪:‬‬
‫בסעיף זה מציגה התוכנה את התאריך לפיו מתבצעת העברת השנה‪.‬‬
‫הגדרה זו נקבעה כאמור בהגדרות הכלליות (הסבר ניתן בעמוד ‪.)22‬‬
‫יתרת כרטיסי הכנסות‬
‫והוצאות לתאריך‬
‫בשדה זה יופיע התאריך שהוגדר בהגדרות החברה‪ .‬ניתן לבחור תאריך‬
‫שונה‪.‬‬
‫חשבון יתרת מאזן‬
‫מפתח חשבון של כרטיס עודפים כפי שהוגדר בהגדרות חברה‪ .‬ניתן‬
‫לרשום חשבון אחר בתנאי שהחשבון הראשי של הכרטיס הוא עודפים‪.‬‬
‫חשבון יתרת מאזן‬
‫‪IFRS‬‬
‫ניתן להעביר יתרות כרטיסים תוצאתיים של ‪ IFRS‬להון ועודפים‪ .‬מפתח‬
‫החשבון המופיע בסעיף זה הוא בהתאם להגדרה בהגדרות החברה‪.‬‬
‫פרטים לתנועות‬
‫בסעיף זה מופיעים שלושה תאריכים‪ ,‬שלוש אסמכתאות ופרטים לפקודת‬
‫היומן‪ .‬ברירת המחדל של התאריכים היא על פי המוגדר בהגדרות‬
‫הכלליות של החברה‪.‬‬
‫לפני שמפעילים את התוכנית חובה להפיק דוח בדיקה לפני הפקה (במהדורות קודמות יש ללחוץ על‬
‫כפתור המדפסת המופיע בחלק הימני העליון של המסך)‪.‬‬
‫עמוד ‪29‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫להצגת נתוני הכרטיסים שעבורם תועבר יתרה לחשבון העודפים בוחרים בכפתור הפעלה‪ .‬עסקים‬
‫המעבירים גם יתרות עבור כרטיסי ‪ IFRS‬יסמנו את הסעיף להציג טורים ‪.IFRS‬‬
‫דוח יתרות כרטיסי הכנסות והוצאות לתאריך‪:‬‬
‫דוח זה מציג את רשימת הכרטיסים התוצאתיים ומפרט את יתרתם השקלית ויתרת המט"ח‪ .‬רק‬
‫לאחר בדיקת נתוני הדוח ניתן להפעיל את תוכנית העברת הכנסות‪ .‬אישור נתוני הדוח יתבצע ע"י‬
‫רואה החשבון של החברה‪.‬‬
‫יש לוודא שכל הכרטיסים הרלוונטיים מופיעים ושהיתרות תקינות‪.‬‬
‫להעברת יתרת כרטיסי ההכנסות וההוצאות בוחרים בחלון העברת יתרות הכנסות והוצאות בכפתור‬
‫הפעלה‪ .‬בסיום הפעולה התוכנה חוזרת למסך הראשי‪.‬‬
‫לא ניתן להפעיל אפשרות זו אם קיימות מנות במאגר זמני המכילות תנועות הרלוונטיות לשנת המס‬
‫הנוכחית‪ .‬במקרה זה תוצג ההודעה הבאה‪' :‬יש מנות במאגר זמני בתאריך נמוך מתאריך ההעברה‪,‬‬
‫יש לקלטן לפני פעולה זו'‪ .‬בחירה בכפתור אישור מציגה חלון ובו פירוט התנועות במאגר זמני‪ .‬בחלון‬
‫זה מידע גם אודות מספר התנועה והמנה בה נמצאות התנועות‪ .‬ניתן להדפיס רשימה זו ע"י בחירה‬
‫בכפתור המדפסת‪ .‬רק לאחר קליטת כל התנועות לקובץ הקבוע ניתן לבצע העברת הכנסות והוצאות‪.‬‬
‫עמוד ‪52‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫כדאי לדעת!‬
‫‪.1‬‬
‫תנועות העברת הכנסות נרשמות למנה ‪ .9998‬התנועות במנה זו נרשמות לקובץ הקבוע‪ .‬פקודות‬
‫היומן נרשמות כתנועות חד‪-‬צדיות‪ .‬בכרטיסים המנוהלים במספר מטבעות‪ ,‬רושמת התוכנה‬
‫פקודת יומן נפרדת לכל מטבע‪.‬‬
‫‪.2‬‬
‫העברת הכנסות מתבצעת כאמור לכרטיסים תוצאתיים בלבד‪ .‬חשבשבת קובעת האם כרטיס‬
‫חשבון הוא תוצאתי בהתאם להגדרת החשבון הראשי של כרטיס החשבון‪.‬‬
‫‪.3‬‬
‫בחירה בכפתור זה מציגה את רשימת סגירות השנה שבוצעו עד כה‪.‬‬
‫במקרים בהם נרשמו תנועות לתאריכים עבורם התבצעה סגירת שנה מציגה חשבשבת בסעיף‬
‫פרטים את ההודעה‪' :‬נוספו תיקונים לאחר התאריך'‪ .‬במצב זה יש לבצע שוב סגירת שנה לאותו‬
‫תאריך‪.‬‬
‫‪.4‬‬
‫ביטול העברה לתאריך אחרון‪ .‬כפתור זה משמש לביטול העברת השנה האחרונה שבוצעה‪.‬‬
‫ביטול העברה נרשם באמצעות פקודת סטורנו בהיפוך סימן‪ .‬מומלץ לא לבצע ביטול העברה‬
‫אחרונה ! במקרים בהם נרשמו תנועות יומן נוספות (לאחר שבוצעה העברת הכנסות והוצאות)‬
‫יש לבצע שוב סגירת שנה לאותו תאריך‪ .‬חשבשבת תרשום תנועות העברת שנה נוספות עבור‬
‫הסכום הנוספים‪ .‬ביטול העברה אחרונה מבצעים רק כאשר סגירת השנה נרשמה לתאריך שגוי‪.‬‬
‫‪.5‬‬
‫התייחסות לתנועות סגירת שנה אפשר למצוא בדוחות הנה"ח ובמחוללים‪ .‬בדוחות התווספו‬
‫האפשרויות הבאות‪:‬‬
‫כולל תנועות העברת הכנסות‬
‫כאשר בוחרים באפשרות זו יתרת הפתיחה של‬
‫הכרטיסים התוצאתיים היא ‪.2‬‬
‫לא כולל תנועות העברת הכנסות‬
‫התוכנה תתעלם מהעברת הכנסות‪ .‬מיועד‬
‫למקרים בהם מעונינים להפיק דוחות רציפים‪.‬‬
‫לדוגמה‪ :‬דוח מכירות המציג בכל טור את יתרת‬
‫המכירות לכל שנה‪.‬‬
‫כולל תנועות העברת הכנסות עד‬
‫לתאריך‬
‫מיועד למקרים בהם מעונינים להתייחס להעברת‬
‫הכנסות עד לתאריך מסוים‪ .‬לדוגמה התבצעה‬
‫סגירת הכנסות לשנת ‪ ,2241‬אך מעונינים להציג‬
‫דוח רווח והפסד לשנת ‪.2241‬‬
‫עמוד ‪54‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫כיצד מטפלים בחשבוניות רכש שהתקבלו לאחר העברת הכנסות‬
‫ומתייחסות לשנת הכספים הקודמת?‬
‫חשבוניות רכש שהתקבלו לאחר העברת ההכנסות רושמים בתוכנה באופן רגיל באמצעות פקודות‬
‫יומן או באמצעות מסמכי רכש‪.‬‬
‫חשבשבת מנהלת מעקב פנימי אחר סגירות השנה שהתבצעו‪ .‬כאשר התוכנה מזהה שנרשמו תנועות‬
‫בתאריך הקודם לתאריך העברת הכנסות היא מציגה הודעה מתאימה‪ .‬מעקב זה בא לידי ביטוי הן‬
‫בקליטת פקודות יומן והן בכניסה לחברה‪.‬‬
‫קליטת מנה‬
‫בעת קליטת המנה לקובץ הקבוע‪ ,‬התוכנה בודקת האם נרשמו במנה תנועות לכרטיסים תוצאתיים‬
‫בתאריכים הקודמים לתאריך העברת שנה‪ .‬במקרים אלה התוכנה מציגה את החלון הבא‪:‬‬
‫אם אכן נרשמו פקודות יומן עם תאריכי אסמכתא שקודמים למועד סגירת השנה‪ ,‬יש לקלוט את המנה‬
‫ולבצע פעם נוספת העברת הכנסות לתאריך ‪.34.43.44‬‬
‫כניסה לחברה‬
‫בעת בחירת חברה מספריית החברות התוכנה בודקת האם נרשמו פקודות יומן לתאריכים הקודמים‬
‫לתאריך סגירת השנה‪ .‬ההודעה הבאה תוצג אם קולטים חשבוניות רכש מהשנה הקודמת באמצעות‬
‫מסך חשבונית רכש (כיוון שהחשבונית תרשם בפקודת יומן ‪ 9999‬ולכן לא תוצג התראה בעת קליטת‬
‫פקודת היומן)‪:‬‬
‫במקרה זה יש לשוב ולבצע העברת הכנסות לתאריך בו בוצעה העברה האחרונה‪.‬‬
‫לא ניתן לבצע העברה לתאריך חדש עד לתיקון ההעברה הקודמת‪ .‬במקרים אלה במסך העברת‬
‫הכנסות יירשם תאריך ההעברה עבורו נרשמו תנועות התיקון כברירת מחדל‪.‬‬
‫עמוד ‪52‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫גיבויים בתוכנת חשבשבת ‪ERP‬‬
‫אחד הסיכונים הגדולים בעבודת מחשב הוא איבוד כל הנתונים עקב קלקול בדיסק הקשיח במחשב‪.‬‬
‫על כן‪ ,‬חובה לערוך גיבויים מדי יום‪ .‬הגיבוי נעשה דרך התפריט בתוכנת חשבשבת‪ .‬תוכנת חשבשבת‬
‫מפעילה את תוכנת הגיבוי של כלי הניהול של ‪ .SQL‬חשבשבת יוצרת קובץ גיבוי בדיסק הקשיח לכל‬
‫יום שבו מופעל הגיבוי‪ .‬מומלץ שאיש המחשוב של העסק יבדוק את תאריכי הגיבוי וימחק קבצים‬
‫ישנים (לאחר שווידא שהם הועתקו לאמצעי גיבוי חיצוניים) על מנת לפנות מקום בדיסק הקשיח‪.‬‬
‫שלב א‪ :‬בדיקת נתונים‬
‫בשלב ראשון יש להפעיל את תוכנית‪ :‬בדיקת נתונים לפני גיבוי‪ .‬תוכנית זו סורקת את קובצי הנתונים‬
‫ומודיעה על תקלות‪ .‬אם מנהלים מספר חברות‪ ,‬יש לבצע את הבדיקה לכל חברה בנפרד‪.‬‬
‫לביצוע הבדיקה בוחרים בתפריט כללי בסעיף בדיקת נתונים‪.‬‬
‫מומלץ לבצע בדיקה לכל הסעיפים הנדרשים‪ ,‬כפי שמציגה ברירת המחדל במסך זה‪.‬‬
‫בדיקת תקינות מספר עוסק מורשה בחשבונות‪ :‬סעיף זה נועד לדוח מע"מ ‪ PCN874‬וכן למשתמשי‬
‫מערכת מבזק ומערכת ‪ .4222‬התוכנית סורקת את כרטיסי החשבון ובודקת שמספר העוסק מורשה‬
‫שנרשם בכרטיס החשבון תקין על פי הגדרות רשות המיסים‪.‬‬
‫בדיקת תקינות מספר עוסק מורשה בתנועות‪ :‬בהמשך לסעיף הקודם התוכנה סורקת גם את‬
‫תנועות היומן ובודקת האם מספרי העוסק מורשה שנרשמו בתנועות תקינים‪.‬‬
‫להמשך בוחרים בכפתור הפעלה‪.‬‬
‫בסיום הבדיקה‪ ,‬אם הכל כשורה‪ ,‬מוצגת הודעה‪ :‬הבדיקה הסתיימה והנתונים נמצאו תקינים‪ .‬כאשר‬
‫במקום הודעה זו מוצג חלון רשומות לא תקינות יש ליצור קשר עם סניף השירות‪.‬‬
‫לקוחות המבצעים התאמות בנק וניתוחי כרטיסים צריכים לסמן את הסעיפים‪:‬‬
‫‪ ‬בדיקת התאמות בנקים‬
‫‪ ‬בדיקת ניתוחי כרטיסים‬
‫עמוד ‪55‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫שלב ב‪ :‬גיבוי לבסיס הנתונים‬
‫לביצוע הגיבויים בוחרים בתפריט כללי בסעיף גיבוי לבסיס הנתונים‪.‬‬
‫להלן הסבר אודות הסעיפים השונים במסך זה‪:‬‬
‫גיבוי חברות‬
‫באמצעות סעיף זה ניתן לבחור האם לגבות רק את החברה הנוכחית או‬
‫כמה חברות‪.‬‬
‫לגיבוי כל החברות בוחרים בסעיף גיבוי מספר חברות ולאחר מכן‬
‫בוחרים בכפתור סימון כל החברות‪.‬‬
‫גיבוי ספריית חברות‬
‫סעיף זה מסומן כברירת מחדל לגיבוי‪ ,‬כיוון שספריית החברות מכילה‬
‫הגדרות כלליות על החברות‪ .‬חובה לבצע גיבוי זה‪ .‬ללא גיבוי ספריית‬
‫חברות קשה מאוד לשחזר באופן מלא ומהיר את הנתונים במקרה של‬
‫תקלה‪.‬‬
‫גיבוי פורמטי הדפסה‬
‫סעיף זה מיועד לעסקים המפיקים מסמכים ודוחות שעוצבו באמצעות‬
‫מחולל המסמכים‪.‬‬
‫גיבוי דוחות מחולל‬
‫באמצעות סעיף זה מגבים את כל הדוחות שנבנו במחולל ובאשף הדוחות‬
‫בתוכנה‪.‬‬
‫גיבוי נתוני שבא‬
‫סעיף זה מיועד ללקוחות המקבלים תשלומים באמצעות ש‪.‬ב‪.‬א‬
‫גיבוי חשבוניות‬
‫בחתימה דיגיטלית‬
‫על פי הוראות ניהול ספרים‪ ,‬יש לשמור העתקים של חשבוניות מקור‬
‫שנשלחו באמצעות דוא"ל ע"ג המחשב במשך ‪ 2‬שנים‪ .‬עסקים המפיקים‬
‫חשבוניות דיגיטליות נדרשים לסמן סעיף זה‪.‬‬
‫בנוסף‪ ,‬מומלץ לגבות את מחיצת ‪ InvPdf‬שתחת המחיצה המשותפת‬
‫‪ .Rep‬במחיצה זו נשמרים העתקי המסמכים של החשבוניות הדיגיטליות‬
‫שהופקו בחשבשבת‪.‬‬
‫עמוד ‪51‬‬
‫מתוך ‪53‬‬
‫כיצד פועלים בסוף שנה?‬
‫חשבשבת ‪ERP‬‬
‫מומלץ לגבות את כל החברות‪ ,‬את ספריית החברות‪ ,‬את פורמטי ההדפסה ואת הדוחות שנבנו‬
‫במחוללי הדוחות‪ .‬עסקים העושים שימוש בשירותי ש‪.‬ב‪.‬א יסמנו סעיף זה גם כן‪.‬‬
‫בצד שמאל של המסך קובעים את סיומת שמות קבצי הגיבוי והמחיצה שבה ישמרו הגיבויים‪.‬‬
‫סיומת קובץ מאפיינת‬
‫לגיבוי‬
‫סיומת הקובץ היא תאריך היום שבו מתבצע הגיבוי‪ .‬לדוגמה‪_414241 :‬‬
‫עבור ‪ .41/42/41‬מומלץ לא לשנות את סיומת הקובץ‪ ,‬שכן בשיטה זו‬
‫נשמר קובץ גיבוי חדש לכל יום‪ .‬וניתן לאתר בקלות את תאריכי הגיבוי‬
‫והקבצים הרלוונטיים לכל יום‪ .‬עסקים המעדיפים לשנות את סיומת‬
‫הקובץ יוכלו לעשות זאת במסך זה תוך התייעצות עם איש המחשבים של‬
‫העסק‪.‬‬
‫מחיצת יעד לגיבוי על‬
‫שרת ‪SQL‬‬
‫מחיצת הגיבוי במסד הנתונים ‪ MS SQL‬צריכה להימצא בכונן הפיזי של‬
‫שרת ה‪ .SQL -‬ניתן לקבוע מחיצה לגיבוי באמצעות הכפתור המופיע‬
‫משמאל למחיצת היעד‪ .‬בסעיף זה מוצגת המחיצה שנקבעה בעת הגיבוי‬
‫האחרון‪.‬‬
‫ברירת המחדל של התוכנה היא גיבוי לחברה נוכחית‪ .‬לכן‪ ,‬מומלץ בסיום קביעת ההגדרות הנ"ל‬
‫לבחור בכפתור שמירה‪ .‬בפעם הבאה שמפעילים את תוכנית הגיבוי ניתן יהיה לשלוף את הגדרות‬
‫הגיבוי באמצעות בחירה בכפתור שליפה‪ .‬עסקים שמגבים את כל החברות או קבוצת חברות‬
‫מתבקשים לשוב ולשמור את הגדרת החברות לגיבוי בעת הוספת חברות חדשות‪.‬‬
‫לביצוע הגיבוי בוחרים בכפתור הפעלה‪.‬‬
‫בסיום פעולת הגיבוי חובה להעתיק את קבצי הגיבוי החדשים מהמחיצה בה נשמרו לאמצעי חיצוני‪:‬‬
‫תקליטור‪ ,‬קלטת גיבוי‪ ,‬דיסק חיצוני או כל דרך אחרת המומלצת ע"י טכנאי המחשבים המשרת את‬
‫העסק שלכם‪ .‬יש להקפיד להוציא סט אחד של גיבוי מהעסק למקרה של שריפה‪ ,‬או גניבה‪ ,‬חלילה‪.‬‬
‫כל עוד קיים גיבוי תקין ומלא על אמצעי חיצוני זמין‪ ,‬גם בתקלות חמורות של אובדן מוחלט של‬
‫המחשבים‪ ,‬ניתן לחזור לעבודה שוטפת במהירות ובקלות‪.‬‬
‫אנו מאחלים לכם הצלחה רבה בהפעלת הגיבויים ומקווים שלא תזדקקו להם במהלך השנה‬
‫ניתן להגדיר תוכנית הפעלת גיבויים אוטומטית באמצעות סעיף משימות להפעלה מאוחרת בתפריט‬
‫הגדרות‪.‬‬
‫חשבשבת לא תטפל בנתוני חברה שלא ביצעה גיבויים כנדרש‬
‫עמוד ‪53‬‬
‫מתוך ‪53‬‬