NAVODILA ZA VODJE - HRM
Izobraževanje d.o.o. NAVODILA ZA VODJE NAČIN OCENJEVANJA DELO S KOMENTARJI 1. Vnašanje komentarjev pri ocenjevanju z najvišjimi/najnižjimi ocenami Kadar se boste pri ocenjevanju odločali za najnižjo in najvišjo oceno, ste dolžni navesti tudi datum dogodka in natančen opis, torej kdaj se je zgodil, kaj se je zgodilo in kakšna je bila posledica, rezultat, korist ali škoda. Najvišje ocene ne smete dodeliti za delo ki spadajo v okvir že predpisanih nalog, torej tistih, ki jih je oseba tako ali tako dolžna kvalitetno opraviti! Dodeli se lahko samo za posebne dosežke, oziroma dodatno pomoč ali sodelovanje, ki presega običajne delovne zadolžitve in hkrati predstavlja dodano vrednost poslovanju! Nekaj praktičnih primerov ustreznih /neustreznih komentarjev imate v priloženi tabeli. Pogojna ocena je zato, ker manjka natančen opis za reševanje kakšne težave gre Neprimerna zato, ker je navedena posplošitev in ne konkreten dogodek. Ocena »7« se spremeni v oceno »5« Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 2/19 Navedenih je nekaj primerov, ki prikazujejo kaj so primerni, pogojni in neprimerni komentarji zraven najvišjih /najnižjih ocen. Komentar, pri katerem ni mogoče razpoznati dodatne vrednosti, ker zraven ni dovolj natančnega opisa, je vodja dolžan zavrniti. V kolikor zraven najvišje /najnižje ocene ne boste navedli ustreznega komentarja, bo vaša ocena spremenjena v višjo /nižjo vrednost. Tako bo ocena »7« spremenjena v »5« povsod tam, kjer je sedaj oznaka ocene »Neprimerna«, za enako razliko pa se vam bo znižal tudi procent vaše uspešnosti! Za podelitev najvišje ali najnižje ocene morajo biti torej izpolnjeni trije pogoji: 1. 2. 3. Da gre za KONKRETEN DOGODEK, opredeljen z DATUMOM in NATANČNIM OPISOM dogodka, ter navedbo morebitnih IMEN. Da pomoč oziroma OPRAVLJENO delo, NI bilo v OPISU DELOVNIH NALOG tega POSAMEZNIKA. (Za delo, ki spada v opis delovnih nalog, lahko posameznik prejme največ oceno 5.) Da je imel dogodek razpoznavno Pozitiven / Negativen UČINEK NA POSLOVANJE. Glede na presojo administratorja, pa bo ocena spremenjena tudi povsod tam, kjer je oznaka »Pogojna«, v kolikor bo seveda administrator presodil, da najvišja ocena ni upravičena glede na pomanjkljiv opis. Kaj pomeni ustreznost ocene »POGOJNA«: Da ni bilo podanega ustreznega komentarja, oziroma je bil komentar tako pomanjkljiv, da je moral nadrejeni po nepotrebnem preverjati njegovo ustreznost, kar pomeni, da je oznaka »POGOJNA« pravzaprav enaka NEUSTREZNI OCENI. Od vsakega uporabnika se pričakuje, da bo upošteval navodila in v kolikor bo uporabil najvišjo / najnižjo oceno, zraven podal tudi komentar z vsemi potrebnimi podatki. 2. Razčiščevanje dvoumnosti v komentarjih Vaša naloga je čimprejšnje razčiščevanje vsakega dvoumnega komentarja, ki ste ga prejeli, ne glede od koga prihaja, saj so taki komentarji lahko tudi posledica pomanjkljivih meril, neustreznih navodil ali nedorečenega odnosa. Ko boste s sodelavcem, ki vam je komentar namenil, natančno razjasnili njegovo vsebino, se dogovorite še, kako bo vsak od vaju ravnal v prihodnje. V primeru da druga stran ne bo hotela sodelovati, javite svojemu nadrejenemu, (ali više nadrejenemu, če je težava povezana z vašim vodjem), ter to zabeležite s komentarjem ali zabeležko. 3. Odpravljanje nepravilnosti po prejetih negativnih komentarjih V primeru da ste prejeli negativni komentar ste vsekakor dolžni zagotoviti, da se enaki komentarji ne bodo več pojavljali, saj bi v takem primeru to pomenilo da, ali ne želite razčistiti težave, ali pa da kljub opozorilom nadaljujete z neustreznimi dejanji, ali z neustreznim obnašanjem. PREDLOGI ZA IZBOLJŠAVE Naloga vsakega zaposlenega je, da v vsakem mesecu / obdobju poda vsaj en pismen predlog za optimalizacijo svojega delovnega mesta, racionalizacijo ali kakršnokoli možnost prihrankov. Predlog, ki naj poleg opisa vsebuje tudi konkretne rešitve, oddajte po dogovoru. (Natančnejša navodila o pripravi vsebine in arhiviranju, boste prejeli od vodstva.) V kolikor vodja vašega predloga ne bo prejel, vas je dolžan oceniti z oceno 0. Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 3/19 VNAŠANJE ZABELEŽK 1. Vse pomembnejše dogodke si beležite sproti Aplikacija je v prvi vrsti mišljena kot beležka, v katero naj bi vsakič sproti zabeležili različne pomembnejše dogodke, povezane s katerokoli osebo v podjetju. 2. Za končno oceno pri ocenjevanju posameznikov, se odločite na podlagi zapisanih beležk Najhitreje in najučinkoviteje boste ocenjevali tako, da boste ob ocenjevanju preleteli zabeležke, ki ste jih namenili posameznikom, ter na podlagi teh formirali skupno oceno. V kolikor se boste odločili za najvišjo ali najnižjo oceno, pripišite še komentar. Zabeležke preko celega meseca /obdobja vam bodo v tem primeru še posebej v pomoč, saj se je ob koncu obdobja teže spomniti, kaj vse se je zgodilo na začetku. 3. Za pregled vpisanih beležk za posameznike uporabite ikono »Beležke« v ocenjevalnem vprašalniku Za pregled vseh vaših vpisanih zabeležk v določenem mesecu /obdobju, imate na voljo ikono »Beležke«, ki se nahaja v zgornjem delu vsakega vprašalnika in je razvidna za osebo, ki jo ocenjujete. S potrditvijo te ikone se vam bodo odprle vse zabeležke, ki ste jih naredili za to osebo v zadnjem mesecu /obdobju. Več podrobnosti boste našli v nadaljevanju. DODATNA NAVODILA ZA VODJE 6. V meni »Beležke« vpisujte pomembnejše informacije takoj ko se zgodijo Dolžnost vodij je tekoče beleženje najrazličnejših dogodkov povezanih z vašimi ljudmi, predvsem vsakega pozitivnega prispevka in vsake ugotovljene nepravilnosti. Poleg teh dogodkov ste dolžni beležiti tudi povzetke pomembnejših pogovorov ali dogovorov s podrejenimi, njihova zagotovila za izboljšanje lastnega ravnanja… Poleg samega ocenjevanja, vodstvo od vsakega vodje pričakuje vsaj nekaj mesečnih vpisov v beležko! 7. Način ocenjevanja petega vprašanja »Predlogi za izboljšave« V primeru, da vam oseba predlog poda samo ustno jo prosite, da predlog vpiše tudi v aplikacijo, saj ga drugače ne boste mogli upoštevati. V kolikor do konca meseca od svojega podrejenega ne boste prejeli predloga za izboljšave, ste osebo dolžni oceniti z 0! Boljši in bolj razdelan kot bo predlog, z višjo oceno ga lahko ocenite. Za pozitivno oceno veljajo torej samo vpisani prispevki, ki bodo shranjeni v aplikaciji! 8. Realnost pri načinu ocenjevanja Aplikacija ima vgrajeno statistiko, ki mesečno izkazuje realnost vašega ocenjevanja! Posebej vas naprošamo, da svoje podrejene ne ocenjuje samo z pozitivnimi ocenami, saj razen v izjemno redkih primerih to pomeni, da ne ocenjujete realno. (Ali dopuščate odstopanja od dogovorjenih pravil, ali pa resnično ne opazite pomanjkljivosti pri delu svojih podrejenih.) V obeh primerih vodstvene funkcije ne opravljate v celoti v skladu s pričakovanju. Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 4/19 PREDNOSTI, KI JIH PRINAŠA UVEDBA PROGRAMA Ocenjevanje z aplikacijo HRM Review, vam bo omogočilo večje razumevanje medsebojnih razlik v osebnostih, kvalitetnejše sodelovanje in vpogled, kdo se resnično trudi in kdo ne prispeva dovolj. Posledično je to tudi najboljši način za zagotovitev višje produktivnosti, varnosti vašega delovnega mesta ter možnosti, da si sčasoma povišate prihodke in pridobite dodatne nagrade in stimulacije. Kaj boste pridobili: • OMOGOČILI SI BOSTE NEPRISTRANSKOST OCENJEVANJA IN NAGRAJEVANJA Ker poteka ocenjevanje v krogu 360º, vam bo to omogočalo najbolj korektno in nepristransko nagrajevanje, kar pomeni da stimulativni del vašega dohodka ne bo več odvisen od dobrega odnosa z vašim vodjem, temveč bodo nanj enakovredno vplivale ocene vseh, ki vas bodo ocenjevali. • IMELI BOSTE VPLIV NA VIŠINO LASTNEGA DOHODKA, (Po povezavi z obračunom dohodkov!) S kvaliteto svojega dela, večjim sodelovanjem in pripravljenostjo za pomoč sodelavcem, boste imeli sami možnost neposredno pridobivati boljše ocene in vplivati na višino lastnega dohodka. • IMELI BOSTE MOŽNOST IZBOLJŠATI ODNOSE S SVOJIMI SODELAVCI S svojimi komentarji boste opozorili posameznike na njihovo neustrezno obnašanje in jim dali vedeti, kaj lahko oni spremenijo, da bi se odnos izboljšal. Preko komentarjev, ki jih bodo sodelavci namenili vam, boste pridobili vpogled kako bi oni želeli da vi ravnate z njimi in boste na ta način laže prilagodili /nadgradili svoj odnos do njih. • LAHKO BOSTE OPOZORILI NA NEPRIMERNO OBNAŠANJE POSAMEZNIKOV DO VAS Z ocenjevanjem, komentarji ali zabeležkami, boste lahko postopoma odpravili delovanje tistih posameznikov, ki pogosteje negativno ali sugestivno vplivajo na vas. V kolikor s tem ne boste dosegli spremembe, boste deležni pomoči iz strani vodstva. • DIREKTORJA BOSTE LAHKO OPOZORILI NA MOREBITNE TEŽAVE V ODNOSU S SVOJIM VODJEM (Težave zaradi občasnega neupoštevanja, pristranskosti, šikaniranja, mobinga….). • IMELI BOSTE VPLIV NA CELOTNO VZDUŠJE V KOLEKTIVU Bolj kot kadarkoli doslej boste imeli z lastnim prispevkom možnost vplivati na pozitivno vzdušje in kvalitetnejše odnose v celotnem kolektivu. • ZARADI ARHIVIRANJA VAŠIH POZITIVNIH PRISPEVKOV SE BOSTE LAHKO POTEGOVALI ZA POSEBNA PRIZNANJA (o teh izvedbah bo odločalo vodstvo) Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 5/19 VSEBINA I. Vnos gesla in sprememba gesla I. /1. Vnos gesla .................................................................................................................................................................7 I. /2. Sprememba gesla ...................................................................................................................................................7 I. /3. Odjava iz aplikacije .................................................................................................................................................7 II. Ocenjevanje II. /1. Postopek ocenjevanja ..........................................................................................................................................8 II. /2. Opcija »IZPUSTI« ....................................................................................................................................................9 II. /3. Opcija »BELEŽKE« - Hitro dodajanje komentarjev brez ocenjevanja........................................................9 II. /4. Pregled nad preteklim ocenjevanjem ............................................................................................................ 10 III. Poročila III. /1. Pregled ocen ....................................................................................................................................................... 10 III. /2. Pregled uspešnosti ............................................................................................................................................ 12 III. /3. Primerjava ocen ................................................................................................................................................. 12 III. /4. Pregled ciljev....................................................................................................................................................... 13 III. /5. Pregled s komentarji ....................................................................................................................................... 13 III. /6. Evidenca ............................................................................................................................................................... 13 III. /7. Moje beležke ...................................................................................................................................................... 14 III. /8. Poročilo o prejetih predlogih.......................................................................................................................... 14 III. /9. Izpis Analiz ........................................................................................................................................................... 14 IV. Administracija IV. /1. Sprememba gesla .............................................................................................................................................. 15 IV. /2. Vpis in spreminjanje naslova elektronske pošte, namenjene obveščanju ......................................... 15 IV. /3. Določanje ciljev .................................................................................................................................................. 15 V. Predlogi za izboljšave V. /1. Vstop v okno za vpis predlogov za izboljšave ................................................................................ 15 V. /2. Navodila za vpis ............................................................................................................................. 15 V. /3. Pregledovanje predlogov ............................................................................................................... 16 VI. Beležke VI. /1. Iskanje osebe ................................................................................................................................ 17 VI. /2. Vpis novega komentarja in pregledovanje /spreminjanje že obstoječih ...................................... 18 VI. /3 Shranjevanje novega komentarja in morebitno pošiljanje dotični osebi.................................... 18 VI. /4 Pregledovanje in spreminjanje vsebine beležk ............................................................................ 18 VII. Sporočila VII. /1. Prejemanje in predajanje obvestil ............................................................................................... 18 VIII. Pomoč VIII. /1. Pomoč uporabnikom .................................................................................................................. 19 IX. Izpis Analiz IX. /1. Izpis Skupne Analize ...................................................................................................................... 19 IX. /2. Pregled in razlaga rezultatov analize ............................................................................................ 19 IX. /3 Prikaz pomanjkljivih rezultatov, pogovori s podrejenimi in postavljanje ciljev ........................... 19 Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 6/19 NAVODILA ZA VODJE PRIJAVA V APLIKACIJO I. Vnos gesla in sprememba gesla I. /1. Vnos gesla a. Odprite spletno stran: https://aplikacija.hrm-review.si b. Odprlo se vam bo okno »Prijava«, v katerega boste vpisali svoje uporabniško ime in geslo. Opomba: Pri vnosu gesla je pomembno, da ste natančni. Upoštevajte tudi male in velike črke. c. Nato v oknu »Podjetje« izberite še podjetje v katerem ste zaposleni, (v kolikor ni že označeno) Po vpisu imena, gesla in podjetja kliknite na ikono . I. /2. Sprememba gesla Geslo lahko po lastni želji kadarkoli spremenite. Kliknite na ikono in iz prikazanega menija izberite . Prikazalo se vam bo okno za »Vpis zahtevanih podatkov«. Najprej vnesite trenutno geslo, nato novo in nato novo geslo še enkrat vpišite v »Potrdi geslo«. Po vpisu kliknite na ikono I. /3. Odjava iz aplikacije Po 20 minutah nedelovanja se program sam odjavi, oziroma zahteva vaš ponoven vpis. V kolikor pa bi se med samim delom s programom želeli prijaviti na novo, potem kliknite na ikono ODJAVI. Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 7/19 II. Ocenjevanje POMEMBNO: Natančno informacijo od kdaj do kdaj poteka ocenjevanje, boste dobili ob vstopu v aplikacijo, praviloma pa se ocenjuje v zadnji tretjini vsakega posameznega ocenjevalnega obdobja. Po pretečenem obdobju vnašanje ali popravljanje ocen ni več mogoče. II. /1. Postopek ocenjevanja Po vnosu gesla, se vam bo odprlo okno s prikazom vseh oseb, ki so vam dodeljene za ocenjevanje. Ko boste pri izbranem posamezniku kliknili na ikono , vam bo glede na status osebe, ki jo boste ocenjevali, (Podrejeni/ Nadrejeni /Sodelavec), program avtomatsko ponudil ustrezni vprašalnik. Opomba: Obstajata dva tipa vprašalnikov. Prvi je namenjen vodjem za ocenjevanje Podrejenih, drugi pa je namenjen ocenjevanju Nadrejenega in Sodelavcev. Ne glede na to kateri vprašalnik boste izpolnjevali, je postopek enak: V odprtem vprašalniku najprej potrdite ikono pred vprašanjem, ki ga želite oceniti. (Slika 1.) - Najnižja ocena - Slabša ocena - Zadostna ocena - Dobra ocena - Zelo dobra - Izredna ocena Slika 1. Slika 2. Slika 3. Odprlo se vam bo okno z opisom, v kateri situaciji lahko uporabite katero oceno. Pazljivo preberite opisani način ocenjevanja, odločite se s katero oceno boste to vprašanje ocenili in kliknite na ikono Ocena (Slika 2.). Odprlo se vam bo okno z ocenami, ( 0, 2, 3, 4, 5, 7 ), (Slika 3.). Potrdite ustrezno oceno in v sosedno polje »Komentar« vpišite komentar, v kolikor ga ocena zahteva, ali če ga želite napisati sami. POMEMBNO: Preden se lotite ocenjevanja preglejte, ali ste morda ocenjevanemu v zadnjem obdobju namenili kakšen komentar. Na zgornjem desnem robu odprtega vprašalnika potrdite ikono in si oglejte kaj vse ste napisali. Na podlagi zapisov se potem odločite za vpis končne ocene in opombe. POMEMBNO: V kolikor se boste odločili za najvišjo oceno ( 7 ), ali najnižjo ( 0 ), je komentar obvezen, medtem ko obrazložitev pri ocenah ( 2, 3, 4 ali 5 ) ni nujna, je pa kljub temu zaželena. Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 8/16 Komentar pri najvišji ali najnižji oceni mora opisovati dogodek (ne posplošenih navedb), ter vsebovati: a. Datum dogodka. Iz prikazanega koledarja izberete dan v katerem se je dogodek zgodil, (Slika 4.). b. Natančen opis dogodka, koristi ali škode, z jasno razvidnim + (pozitivnim ali - (negativnim vplivom na poslovanje, (Slika 5.). c. V primeru ocenitve s ( 7 ), opravljeno tudi ne sme spadati v opis delovnih nalog ocenjevanega! POMEMBNO: Najvišje ocene ne smete dodeliti za opravljeno delo, ki spada v okvir predpisanih nalog ocenjevanega, torej tistih, ki jih je tako ali tako dolžan kvalitetno opraviti! Najvišja ocena se lahko dodeli samo za dodatno pomoč ali sodelovanje, ki presega običajne zadolžitve posameznika! Slika 4. Slika 5. V kolikor komentar ne bo zadovoljeval vseh postavljenih kriterijev, se vam bo ocena avtomatsko znižala, za enako razliko pa se vam bo znižal tudi procent vaše uspešnosti! Opomba: Program vam ne bo omogočil zaključiti ocenjevanje v naslednjih primerih: a. V kolikor za najvišjo ali najnižjo oceno ne boste vnesli datuma in komentarja. b. V kolikor komentar ne bo ustrezal pogojem za vpis komentarja c. V kolikor boste hoteli celoten vprašalnik oceniti z enakimi ocenami po vseh vprašanjih. OPOZORILO: Pri ocenjevanju ne morete uporabiti več kot tri (3) ocene 5, na posamezni vprašalnik. Osnovna ocena za solidno opravljeno delo ali korekten odnos je ocena 4. Ocena 5 se podeli samo v primeru, da gre za zelo dobro opravljeno delo ali pomoč, ki pa ne predstavlja dogodka in zato tega ne moremo oceniti z najvišjo oceno. Uporaba najvišje ocene 7 in drugih ocen ni omejena. Potem ko boste osebo ocenili po vseh vprašanjih, ocenjevanje zaključite s klikom na ikono II. /2. Opcija »IZPUSTI« V kolikor z določeno osebo v ocenjevalnem obdobju niste imeli kontaktov, bodisi da je bila odsotna ali premeščena, potem jo ne ocenjujete, temveč potrdite ikono , poleg ikone »Oceni«. POMEMBNO: Opcijo »Izpusti« za 1 ali 2 osebi, lahko uporabite izključno v primeru, če v tem obdobju z ocenjevancem/cema niste imeli kontaktov! (Primer bolniške ali druge odsotnosti). II. /3. Opcija »BELEŽKE« - Hitro dodajanje komentarjev brez ocenjevanja V kolikor želite določeni osebi dodati samo komentar, ne da bi jo ocenili, lahko to storite s potrditvijo , poleg ikone . Za to osebo bo polje za vpis komentarja že pripravljeno. Opomba: Več o ravnanju z beležkami si poglejte v »V. Beležke«. (Stran 17 ) Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 9/19 II. /4. Pregled nad preteklim ocenjevanjem V polju »Ocenjujete za obdobje«, sta na levi in desni strani dve ikoni, in omogočata pomik v preteklo obdobje in seveda nazaj na predhodno obdobje. , ki vam Opomba: Program dovoljuje samo ogled nad pretečenimi in zaključenimi obdobji in ne omogoča popravkov, v kolikor je bilo posamezno obdobje že zaključeno. III. Poročila S klikom na »Poročila«, si boste omogočili vpoglede v različne izpise. Od vašega statusa, je odvisno, koliko vpogledov boste imeli na voljo. Slika 6. III. /1. Poročilo Pregled ocen omogoča vpogled v rezultate ocenjevanja za izbrano osebo in obdobje. S klikom na meni »Pregled ocen«, se vam bo odprlo okno za vpis podatkov: 1. Izbira »Uporabnika« V oknu »Uporabnik«, ( Slika 6.) bo že vpisano vaše ime. V kolikor želite pregledati poročilo za sebe, nadaljujete z izbiro obdobja v spodnjem oknu »Obdobje«. V kolikor pa bi želeli dobiti poročilo za drugega uporabnika, kliknite gumb ob imenu. Odprl se vam bo iskalnik imen. ( Slika 7.) Osebo lahko iščete na tri načine; Slika 7. a. Da ime ali del imena osebe vpišete v polje »Išči po uporabniku«, ( 1. ) in potrdite ikono b. Da v oknu (2.), v seznamu vseh oseb z drsnikom poiščete ustrezno ime in kliknete nanj, c. Da ime osebe najdete preko oddelka. V polje »Išči po oddelku«, ( 3. ) vpišite ime oddelka in potrdite ikono . Po potrditvi se vam bo v levem oknu pokazal seznam vseh uporabnikov v tem oddelku. Iz seznama potem izberite želeno osebo. POMEMBNO: Glede na vam določene pravice do vpogleda je odvisno, ali vam program omogoča pogled samo v svoja poročila in ocene, ali tudi v poročila in ocene ostalih sodelavcev. Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 10/19 2. Izbira »Obdobja«. Ko ste izbrali uporabnika, v spodnjem oknu izberite še »Obdobje« za katerega želite imeti pregled (v oknu bo že vpisano zadnje aktualno obdobje, seveda pa ga lahko spremenite, s pritiskom na puščico ob oknu s prikazanim datumom. ( Slika 6.). Po izboru vseh opcij potrdite še ikono 3. Pregled vsebine prikazanega poročila »Pregled ocen« a. »Uravnoteženo povprečje uspešnosti (po vseh kategorijah ocenjevanja)« Prikazuje dosežen procent po vseh kategorijah ocenjevanja: • po prejetih ocenah, • po številu področij, kjer oseba dosega rezultate izpod, iznad ali v skladu s pričakovanji • po številu dodanih vrednosti, (kolikšen trud je bil vložen v posamezna področja dela) • po uvrstitvi glede na ostale sodelavce. b. »Uravnoteženo povprečje uspešnosti (po prejetih ocenah)« Prikazuje dosežen procent na podlagi prejetih ocen iz strani vodje in sodelavcev. c. »Doseženo mesto med vsemi (po vseh kategorijah ocenjevanja)« Prikazuje kako se je posameznik uvrstil med vsemi ostalimi uporabniki, (po vseh kategorijah ocenjevanja). d. »Doseženo mesto med vsemi (samo po kategoriji ocenjevanja)« Prikazuje kako se je posameznik uvrstil med vsemi ostalimi uporabniki, (izključno po prejetih ocenah). Opomba: V poročilu bodo prikazani samo tisti podatki, za katere imate nastavljene ustrezne pravice. 4. Opcija urejanja izpisov Opomba: Prikaz se nanaša na brskalnik Internet Explorer. V kolikor uporabljate katerega od drugih brskalnikov, se prikazane opcije lahko razlikujejo. Po prikazu podatkov, lahko v orodni vrstici urejate naslednje: 1. Prehod na naslednjo stran, na želeno stran z vpisom številke, ali na zadnjo stran in nazaj. ( 1 ) 2. Določitev velikosti vizualnega prikaza strani, (Zoom). ( 2 ) 3. Z iskalnikom poiščete želena imena, besede, črke ali posamezne znake v vsebini poročila. ( 3 ) WORD obliki. ( 4 ) 4. Poročila lahko shranite v , ali 5. Odprto stran lahko osvežite. ( 5 ) 6. Poročilo lahko natisnete. ( 6 ) Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 11/19 III. /2. Poročilo Pregled uspešnosti (vpogled v rezultate za več izbranih obdobij) S klikom na meni »Pregled uspešnosti«, se vam bo odprlo okno v katerega enako, kot pri »Pregledu ocen«, vnesete ime osebe in obdobje, ter od kdaj do kdaj želite imeti vpogled. Izbor potrdite s opcijo Opomba: Izbrati morate najmanj tri obdobja! (Za krajše obdobje vam bo izpis poročila zavrnilo.) Dobili boste vpogled v: a. Grafični prikaz uspešnosti osebe za izbrano število obdobij; • Po delovni uspešnosti, (zelena črta) • Po uspešnosti v medsebojnih odnosih, (rdeča črta) b. Izračun povprečne uspešnosti te osebe za izbrano obdobje. Podrobnejši pregled po posameznih vprašanjih je omogočen po potrditvi pavice do vpogleda. III. /3. Primerjava ocen (vpogled v uspešnost dveh izbranih oseb), vpogled imajo samo vodje! S klikom na ikono »Primerjava ocen«, se vam bo odprlo okno, v katerega boste enako, kot pri prejšnjih vpogledih, vnesli imeni obeh oseb, izbrali obdobje, za katerega želite imeti vpogled in obliko izpisa, ter svoj izbor potrdili s Dobili boste vpogled v grafični prikaz uspešnosti obeh oseb za izbrano število obdobij. Vsaka oseba je označena z drugo barvo. Kateri osebi pripada katera barva lahko razberete v kvadratku, desno od grafa. Poleg njenega ime na je izračunana tudi njena uspešnost v tem obdobju. Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 12/19 III. /4. Pregled ciljev S klikom na meni »Pregled ciljev«, se vam bo odprlo okno v katerem imate vsak trenutek pregled nad cilji, ki sta jih določila z vašim vodjem in postavljenimi kriteriji za izvršitev, seveda v kolikor ste se z vodjem o tem dogovorili in sta cilje tudi zabeležila. Opomba: V tem pregledu sami nimate možnosti popravljanja ali dodajanja novih ciljev. Za vpise je odgovoren vaš vodja, ki ima tudi dostop do administriranja vaših ciljev. III. /5. Pregled s komentarji (vpogled v statistiko ocenjevanja in pregled nad komentarji) S klikom na ikono »Pregled s komentarji«, se vam bo odprlo okno v katerega boste enako, kot pri prejšnjih vpogledih, vnesli imena oseb, ter izbrali obdobje, za katerega želite imeti vpogled V področju izbire imate tudi polje »Območje ocen«, ki vam omogoča da izberete prikaz samo določenih podatkov, s tem da lahko zožite izbor vpogleda in vam program v poročilu prikaže samo tiste ocene, ki so nad ali pod vrednostjo, ki jo boste vnesli. Opomba: V kolikor bi nastavili vrednost na 50 – 100, bi imeli za izbrano obdobje vpogled samo v tiste ocene in komentarje, ki ne presegajo te procentualne vrednosti. V kolikor ne boste nastavili ničesar, boste za izbrano obdobje dobili izpis vseh ocene in komentarjev. Izpis lahko prikažete tudi po »Tipu vprašanj«, kjer izbirate, da vam prikaže samo podatke o delovni učinkovitosti, samo podatke po medsebojnih odnosih ali oboje skupaj. III. /6. Evidenca (vpogled v pozitivne, negativne komentarje in beležke za izbrano osebo) S klikom na meni »Evidenca«, se vam bo odprlo okno v katerega enako, kot pri prejšnjih vpogledih, vnesete ime osebe, ter izberete obliko izpisa. Dobili boste vpogled: a. V vse pozitivne komentarje, ki so bili zabeleženi za izbrano osebo b. V vse negativne komentarje c. V vse pripombe in pripise Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] 13/19 Stran9/12 11/14 Stran III. /7. Moje beležke S klikom na meni »Moje beležke«, boste dobili pregled nad vsemi beležkami, ki ste jih vpisovali zase, kot svoj opomnik, oziroma ste jih namenili drugim uporabnikom). Opomba: Več o ravnanju z beležkami si poglejte v poglavju VI. »Beležke«. (Stran 17 ) III. /8. Poročilo o prejetih predlogih Omogoča pregled predlogov, ki so jih poslali vaši podrejeni, oziroma ste obveščeni o oddanih predlogih v skladu z dogovorom. V primeru, da boste prejeli predlog na vpogled, se vam bo ob vstopu v aplikacijo prikazalo obvestilo: . S klikom na ikono »Prejeti predlogi «, se vam bo odprlo okno v katerem boste izbrali obdobje, za katerega želite imeti vpogled. Več lahko preberete v poglavju V. Predlogi za izboljšave, stran 15. III. /9. Izpis Analiz Omogoča pregled nad SA, Skupno Analizo za vaš oddelek, v katerem imate skupni prikaz uspešnosti po vseh kategorijah ocenjevanja za celotno skupino. Prav tako ob izdelavi analize prejmete tudi individualno razdelitev SA za vsakega vašega podrejenega, s katero se lahko z vsakim od posameznikov pogovarjate samo o njegovih rezultatih, postavite cilje za izboljšavo in dosežete nadgradnjo njegovih rezultatov. . Več lahko preberete v poglavju »IX. Izpis Analiz«, stran.19, oziroma v Power Point predstavitvi, »Vodenje pogovorov s podrejenimi«, ki je priloga navodilom. Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 14/19 IV. Administracija V meniju »Administracija« imate možnost: IV. /1. Spreminjanje gesla Za spreminjanje gesla imate navodila v poglavju » I. Vnos gesla in sprememba gesla«. IV. /2. Vpis in spreminjanje naslova elektronske pošte, namenjene obveščanju V polje vpišite naslov svoje elektronske pošte, oziroma naslov prepišite v primeru spremembe. IV. /3. Določanje ciljev Za določanje ciljev je pripravljena posebna Power Point predstavitev, ki je priloga navodilom. V. Predlogi za izboljšave Predvideno je, da bi vsak uporabnik podal vsaj en predlog za izboljšave na mesec, ki naj bi se nanašal na možnosti racionalizacije lastnega delovnega mesta, na poenostavljenja ali združevanja postopkov dela, ali na kakršnokoli drugo idejo, ki bi lahko znižala stroške in pripomogla k uspešnosti poslovanja. V. /1. Vstop v okno za vpis predlogov za izboljšave Obstajata dva načina za vstop v obrazec, za vpisovanja predlogov za izboljšave: 1. Prva ikona za vstop se nahaja v meniju »Administracija /Vpis predlogov«. 2. Druga ikona za vstop se nahaja v II. vprašalniku za ocenjevanje, po katerem mesečno ocenjujete svojega vodjo, po medsebojnih odnosih. V. /2. Navodila za vpis Okno vsebuje štiri področja a. Prejemnik predloga. V tem oknu, (1.), so navedena imena vseh, ki bodo osnutek predloga prejeli na vpogled. Praviloma sta to direktno nadrejeni vodja in izvršni direktor. b. Predlog želim poslati na vpogled tudi v oddelek Preden predlog pošljete, vas prosimo da razmislite, ali bi predlog lahko koristil kateremu od oddelkov v podjetju. V kolikor bi se vam to zdelo smiselno, lahko v zgornjem desnem oknu, št (2.) »Predlog želim poslati na vpogled tudi v oddelek«, izberete željen oddelek. Kliknite na puščico na desni strani v okencu, s čimer se vam bodo prikazali vsi oddelki v podjetju. Potem kliknite na izbran oddelek. Predlog bo v tem primeru prejel tudi vodja tega oddelka. c. Področje za vpis predloga. Področje predvideva naslednje vrste vpisov: • Opis predloga inovacije, št (3a.) V to polje vpišete osnovno idejo • Kako bi idejo lahko realizirali v praksi, št (3b.) vpišite eno ali več idej, na kakšen način bi po vašem mnenju predlog najlaže izvedli. • Kakšne finančne ali druge učinke bi imela ideja za poslovanje, št (3c.) Vpišete dodano uporabno vrednost za poslovanje in prihranke, v kolikor jih predvidevate. d. Arhiv predlogov, št (4.) V tem oknu imate pregled nad že shranjenimi ali poslanimi predlogi, ter opcijo Uredi. Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 15/19 Predlog ali osnutek lahko tudi samo shranite z ikono Shrani, kar pomeni da ga pred pošiljanjem, z odpiranjem opcije Uredi, lahko še dopolnjujete in popravljate. Ko boste enkrat z urejanjem zaključili, pa ga pošljete z ikono Pošlji. e. Preklic že vpisanega predloga V kolikor bi želeli preklicati že vpisan predlog še preden ste ga poslali, ga lahko stornirate z ikono »Prekliči«. OPOMBA: Ko boste predlog poslali, bodo ob prijavi v aplikacijo avtomatsko prejeli obvestilo o vašem novem predlogu vsi, ki so upravičeni do pregleda. Vsebina poslanega predloga pa se bo ob ocenjevanju vašega nadrejenega, prikazala tudi v vprašalniku s katerim vas ocenjuje. V. /3. Pregledovanje predlogov a. Obveščanje o novih prejetih predlogih V kolikor bo določeni predlog poslan vam, boste ob vstopu v aplikacijo prejeli naslednje obvestilo: Za ogled predloga lahko dvakrat kliknete na napis, s čimer se vam bo odprlo poročilo z njegovo vsebino. OPOMBA: V kolikor vam je predlog poslal direktno podrejeni, se vam bo vsebina predloga hkrati prikazala tudi v prvem vprašalniku, s katerim boste to osebo ocenjevali. Pri ocenjevanju boste potem v vprašalniku, samo vnesli ustrezno oceno poleg okna z vpisom predloga. V kolikor želite pa lahko dodatno pripišete še svoj komentar. Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 16/19 14/16 b. Pregled nad vsemi prejetimi predlogi Poročilo o vseh prejetih predlogih se nahaja v meniju »Poročila/Prejeti predlogi«, Ko se vam odpre okno, izberite ustrezno obdobje in potrdite izpis. OPOMBA: V poročilu bodo novi, še nepregledani predlogi označeno z rdečim ozadjem. VI. Beležke Po potrditvi menija »Beležke«, se vam bo odprlo okno v katerem boste lahko zapisovali vse vrste komentarjev in pripomb. Beležka vam omogoča enostavno dodajanje komentarjev komurkoli v podjetju, ne samo tistim, ki so z vami povezani v ocenjevanje. VI. /1 Iskanje osebe Iskanju ustrezne osebe sta namenjena zgornja dva vpisna okna: a. Levo okno je namenjeno direktnemu iskanju osebe z vpisom imena. Po vpisu imena (Slika 8), ( 1. ) in potrditvi, se vam bo v spodnjem oknu pokazalo izbrano ime, (Slika 8), ( 1.a. ). b. Desno okno je namenjeno iskanju oseb preko oddelkov: • Vpišite ime oddelka v okno ( 2. ). Po vpisu imena in potrditvi se vam bo v spodnjem oknu pokazalo izbrano ime. Ko boste kliknili na želen oddelek v levem oknu ( 2.a. ), se vam bodo v desnem oknu razvrstile vse osebe, ki so vpisane v tem oddelku. • Lahko pa v spodnjem oknu enostavno kliknite na oddelek, ( 2.a. ), v kolikor je seveda oddelek v vidnem polju. Nato v seznamu izberite želeno osebo. Slika 8. Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] Stran 17/19 VI. /2 Vpis novega komentarja in pregledovanje /spreminjanje že obstoječih komentarjev Ko boste želeno ime potrdili, boste s tem aktivirali spodnja dva okna: a. Levo spodnje okno ( 3. ), je namenjeno vpisu vašega komentarja za izbrano osebo b. Desno spodnje okno ( 4. ), je namenjeno pregledovanju in morebitnemu popravljanju že vpisanih komentarjev. b. VI. /3 Shranjevanje novega komentarja Besedilo beležke vpišete v okno ( 3. ). Ko boste besedilo dokončali, zaključite vpis z: a. Označitvijo Tipa beležke. Izberite oznako komentarja glede na njegovo vsebino. Izbirate med možnostmi . ( 5. ). , ( 6. ), v kolikor želite svojo beležko poslati tej dotični b. Potrditvijo ikone osebi. V nasprotnem primeru bo beležka ostala vpisana samo za vašo interno uporabo. c. Shranjevanjem novega komentarja. Ko ste vpisali komentar, izbrali Tip komentarja in ne/označili pošiljanje dotični osebi, zaključite z gumbom Pošiljanje komentarja dotični osebi Po označitvi tipa beležke se odločite, ali boste beležko poslali dotični osebi, ali jo želite zadržati za lastno evidenco: a. V kolikor beležke ne boste poslali, potem v okencu ne označite ničesar in zaključite z gumbom b. V nasprotnem primeru pa kliknete na okence, da se prikaže puščica in zaključite s VI. /4 Pregledovanje in spreminjanje vsebine beležk Iz prikazanega seznama vseh do tedaj vpisanih beležk v oknu ( 4. ) in s potrditvijo znaka ( 4.a. ), lahko izberete katerokoli beležko, jo pregledujete ali popravljate njeno vsebino. Morebitno spremembo posamezne beležke shranite z gumbom , Opomba: Mišljeno je, da svoje zabeležke vpisujete preko celega meseca /ocenjevalnega obdobja, saj boste tako pri izpolnjevanju vprašalnika, na podlagi pregleda vseh zapiskov, tudi tistih ki ste jih vnesli že v začetku in sredini ocenjevalnega obdobja: a. Laže formirali zaključno oceno. b. Laže vpisali ali iz beležke kar kopirali najustreznejši komentar, če bo seveda potreben. POMEMBNO: Dolžnost vas kot vodje je tekoče beleženje najrazličnejših dogodkov povezanih z vašimi ljudmi, predvsem vsakega pozitivnega prispevka in vsake ugotovljene nepravilnosti. Poleg teh dogodkov ste dolžni beležiti tudi povzetke pomembnejših pogovorov ali dogovorov s podrejenimi, njihova zagotovila za izboljšanje lastnega ravnanja, itd… POMEMBNO: Poleg samega ocenjevanja, vodstvo od vsakega vodje pričakuje še vsaj nekaj dodatnih vpisov mesečno! VII. Sporočila Po potrditvi menija »Sporočila«, se vam bo odprlo okno v katerem boste lahko prebirali različne informacije, ki so namenjene vam in celotnemu kolektivu. Prav tako boste lahko: a. Napisali novo obvestilo za vse druge uporabnike, (V kolikor imate ustrezne pravice) b. Skrbnika programa obvestili o napaki ali mu posredovali svoje predloge in pripombe Obveščamo vas, da smo spremenili način ocenjevanja iz 4 ocen na 6 ocen. Prosimo vas, da si podrobno preberete nova navodila za ocenjevanje. Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Opomba: Ko boste vi ali administrator vnesli novo sporočilo, se bo to sporočilo prikazalo vsakemu uporabniku, ob vstopu v program. Email: [email protected] Stran 18/19 VIII. Pomoč IX. Izpis Analiz V meniju »Analize«, si boste omogočili vpogled v: 1. SA, Skupno Analizo v kateri se nahajajo vsi doseženi rezultati tako za vaš celoten oddelek, kakor tudi za posameznike znotraj oddelka. 2. IA, Individualne analize, v katerih se nahajajo individualni rezultati za vsakega od vaših podrejenih Ta analiza vam omogoča takojšnje odkrivanje šibkejših področij izbrane osebe in hkrati osnovo za vodenje individualnih pogovorov, postavitev ciljev, ter učinkovito nadgradnjo njegovega prihodnjega delovanja IX. /1 Izpis Skupne Analize in Individualnih analiz Meni za izpis se nahaja v opciji »Poročila/Analize« Ko se vam odpre okno, izberite ustrezno obdobje in potrdite izpis. Izdelavo potrdite s OPOMBA: Nastavite samo datum Od - Do, ostalih nastavitev ne spreminjajte! OPOMBA: Analiza se izdeluje ca 5 min. Ko bo analiza gotova, se bo pojavil gumb (1.). OPOMBA: Aplikacija bo analize izdelala v zgoščeni obliki, v ZIP ali RAR datoteki, ter jih po vaši potrditvi pretvorila v navaden exel dokument z možnostjo urejanja podatkov. IX. /2 Pregled in razlaga rezultatov analize OPOMBA: Pojasnila podatkov v analizah so v drugem zvezku Skupne Analize v exelu, z imenom »OsebnaUčinkovitostPosameznikov«. V individualnih analizah za posameznike, pa so poleg pojasnil podatkov, priložena tudi navodila za vodenje pogovorov s posamezniki in v nadaljevanju tudi prostor, kamor vodja lahko vpiše dogovore in postavljene cilje, ki jih ne dorekel s podrejenim. IX. /3 Prikaz pomanjkljivih rezultatov, pogovori s podrejenimi in postavljanje ciljev Poenostavljen pregled nad vsemi najšibkejšimi področji se nahaja v meniju Administracija /Pogovori s podrejenimi. Na tem mestu boste lahko vodili pogovore z vsakim posameznikom, za vsako zaznano šibkejše področje, ter postavljali cilje. Vse podrobnosti za izvedbo pogovorov s podrejenimi in postavljanjem ciljev so pojasnjene, v Power Point navodilih, ki so priloga teh navodil. Copyright © 2008, Aleksander Schmidt R – 052/08 Email: [email protected] 19/19 Stran 12/14 13/14 Stran
© Copyright 2024