Univerza v Mariboru Fakulteta za organizacijske vede Izgradnja informacijskega sistema za spremljanje opravljenih izpitov izrednih študentov (seminarska naloga) Predmet: Organizacija pisarniškega poslovanja Nosilec predmeta: dr. Eva Jereb Študent: ime in priimek Vpisna številka: xxxxxxxx Način študija: izredni Program in smer: Visokošolski – Organizacija in management poslovnih in delovnih sistemov Letnik: 2 Študijsko leto: 09/2010 Kraj študija: Kranj Datum opravljanja vaj: xx.xx.2010 Kraj, datum: kraj, xx.xx.2010 Izgradnja informacijskega sistema Stran 1 POVZETEK Celotno nalogo lahko razdelim na dva dela. V prvem delu sem predstavil orodje za izgradnjo informacijskega sistema MS ACCESS. Prikazal dejansko izgradnjo podatkovne baze. V drugem delu naloge pa sem se posvetil uporabi izgrajene podatkovne baze na primeru in uporabnost programa pri mojem vsakdanjem delu. Ključne besede: MS ACCESS, izgradnja podatkovne baze, poročila, poizvedbe, spajanje dokumentov Izgradnja informacijskega sistema Stran 2 Kazalo vsebine: 1. UVOD ………………………………………………………………………….4 2. IZGRADNJA INFORMACIJSKEGA SISTEMA …………………………..5 2.1. Kreiranje tabele ………………………………………………………………….5 2.2. Relacije ………………………………………………………………………....6 2.3.Obrazec …………………………………………………………………………7 2.4.Poročilo …………………………………………………………………………7 2.5.Poizvedba …………………………………………………………………9 3. SPAJANJE DOKUMENTOV …………………………………………………10 3.1.Predloga obvestila in spajanje po koraki …………………………………10 4. UPORABA TEGA ORODJA PRI MOJEM VSAKDANJEM DELU …………12 5. ZAKLJUČEK ………………………………………………………………...12 6. LITERATURA ………………………………………………………………...13 Kazalo slik: Slika 1: Tabela – študent ………………………………………………………………….5 Slika 2: Tabela – predmet ………………………………………………………………….5 Slika 3: tabela - opravljeni predmet ………………………………………………………….6 Slika 4: Relacije ………………………………………………………………………….6 Slika 5: Vpis podatkov ………………………………………………………………….7 Slika 6: Poročilo ………………………………………………………………………….8 Slika 7: Popravljanje naslova poročila ………………………………………………….8 Slika 8: Vnos novega polja v obrazec ………………………………………………….9 Slika 9: Izdelava poizvedbe ………………………………………………………………….9 Slika 10: Poizvedba ………………………………………………………………………...10 Slika 11: Predloga z vstavljenimi polji za spajanje …………………………………………11 Slika 12: Spajanje dokumentov uspešno izvedeno …………………………………………11 Izgradnja informacijskega sistema Stran 3 1. UVOD Microsoft Access je eden izmed sistemov za upravljanje relacijskih podatkovnih baz. Deluje v operacijskem sistemu Microsoft Windows in je del paketa Microsoft Office. Sistem za upravljanje podatkovnih baz je namenjen zbiranju, organiziranju in vzdrţevanju podatkov, ki jih lahko na različne načine obdelujemo, pregledujemo, spreminjamo, preračunavamo in grafično predstavljamo na monitorju, papirju ali svetovnem spletu. MS Access je zelo razširjen in preprost za uporabo. Od Pedagoškega inštituta ni zahteval nobenih dodatnih vlaganj v programsko opremo saj imamo ţe vsi na osebnih računalnikih nameščen MS Access. Microsoft Office Access 2007 omogoča hitro in preprosto sledenje podatkom in poročanje o njih z izboljšanim uporabniškim vmesnikom Microsoft Office Fluent in moţnostmi interaktivnega načrtovanja, za katere ne potrebujemo obseţnega znanja o zbirkah podatkov. Začnemo preprosto z ţe ustvarjenimi programi, ki jih nato spreminjamo in prilagajamo svojim spreminjajočim se poslovnim potrebam. Podatke zbiramo z obrazci v e-pošti ali pa jih uvozimo iz zunanjih programov. Mogoče je ustvariti in urediti natančna poročila, v katerih so prikazani, razvrščeni in filtrirani podatki, ki so zdruţeni v skupine, tako da na osnovi teh laţje sprejemamo odločitve. Izgradnja informacijskega sistema Stran 4 2. IZGRADNJA INFORMACIJSKEGA SISTEMA Za nalogo sem si zastavil izgradnjo informacijskega sistema za spremljanje opravljenih izpitov izrednih študentov. Takoj po zagonu programa MS Access sem ustvaril prazno zbirko podatkov in jo shranil. 2.1. Kreiranje tabele Ustvaril sem tri različne tabele s podatki. Ustvari→načrt tabele Prva tabela vsebuje podatke o študentih: šifra študenta, priimek in ime, naslov in pošto. V prvo vrstico v stolpcu Ime polja sem vpisal šifro študenta. Podatkovni tip sem izbral besedilo. Zaradi hitrejšega iskanja po bazi sem velikost polja zmanjšal. Funkcijo Zahtevano sem spremenil v DA. Po enakem postopku sem vpisal še ostale podatke, le da so vsak v svoji vrstici. Ko so bila vsa imena polj vpisana, ravno tako podatkovni tip, velikost polja in zahteva spremenjena v DA je bilo potrebno dodeliti primarni ključ. To sem storil tako, da sem z miško z desnim klikom označil ţeleno vrstico in pritisnil Primarni ključ. V tem primeru je primarni ključ dobilo polje s šifro študenta. Slika 1: Tabela - študent Do druge tabele sem prišel prek klikov Ustvari→načrt tabele. Druga tabela vsebuje podatke o predmetih: šifra predmeta, naziv predmeta, predavatelj. Ponovil sem postopek kot pri prvi tabeli. Primarni ključ sem dodelil šifri predmeta. Slika 2: Tabela - predmet Izgradnja informacijskega sistema Stran 5 Pri tretji tabeli se je stvar ponovno ponovila. Tretja tabela vsebuje podatke o opravljenih predmetih: šifra študenta, šifra predmeta, datum opravljene obveznosti, ocena. Ko so bili podatki vpisani je bilo potrebno dodeliti še primarni ključ. V tem primeru so morale tri vrstice dobiti primarni ključ. To sem storil tako, da sem vse tri izbrane vrste označil in kliknil na ikono Primarni ključ. Slika 3: tabela - opravljeni predmet 2.2. Relacije Nadaljevanje mojega dela je potekalo z izdelavo relacij. Orodja za zbirke podatkov→Relacije. V polje relacij sem dodal vse tri ustvarjene tabele. Smiselno sem jih povezal in uredil relacijo. Pri urejanju sem označil tudi polje Vzpostavi referenčno integriteto→Ustvari. Ker sem moral povezati tri tabele sem to storil dvakrat. Slika 4: Relacije Izgradnja informacijskega sistema Stran 6 2.3. Obrazec Ko sem imel tabele pripravljene sem lahko začel z ustvarjanjem obrazcev. Ustvari→Več obrazcev→Čarovnik za obrazce. Odprl se je čarovnik za obrazce. Izbral sem tabelo za katero sem naredil obrazec. Vse podatke iz levega okna sem s pomočjo dvojne puščice prestavil v desno okno. Če bi ţelel le en podatek prestaviti ga bi označil in uporabil enojno puščico ali pa dvoklik na miški. Kliknil sem Naprej in izbral ţeleno postavitev podatkov v obrazcu. Ponovno klik na Naprej, da sem izbral slog. Po zadnjem kliku na Naprej sem le še vpisal naslov obrazca in kliknil Dokončaj. Tak postopek sem ponovil še dvakrat, le da sem za vsak obrazec posebej izbral drugo tabelo v prvem »pogovornem« oknu. Nato je sledil vpis podatkov v obrazce. Slika 5: Vpis podatkov 2.4. Poročilo Naslednja naloga je bila izdelati poročilo iz baze podatkov, ki sem jo predhodno naredil. Ustvari→Čarovnik za poročila. Odprlo se je pogovorno okno za poročila. Izbral sem tabelo iz katere sem ţelel črpati podatke. V desno okno sem prenesel polja, ki sem jih ţelel imeti v poročilu. Nato sem kliknil → na ravni zdruţevanja. V tem oknu nisem popolnoma nič spreminjal. → Naslednje okno sprašuje Kako želite razvrstiti zapise s podrobnostmi in katere povzetke želite pokazati poleg njih. Tudi iz tega okna sem brez popravkov nadaljeval s klikom Naprej. V naslednjem sem izbral postavitev za poročilo. → Izbral sem slog poročila → Vpisal sem naslov poročila in kliknil na Dokončaj. Izgradnja informacijskega sistema Stran 7 Slika 6: Poročilo Ker z naslovom poročila nisem bil zadovoljen sem se odločil, da naredim korekcijo naslova. Ko sem imel odprto poročilo sem v levem zgornjem kotu ekrana kliknil na Ogled → Pogled načrta. Odprlo se je okno kot je prikazano na spodnji sliki. Slika 7: Popravljanje naslova poročila Če hočemo v poročilu še kakšen dodaten podatek, pa ga nismo v tabelo vnesli, moramo z desnim klikom na obrazec in odpreti Pogled načrta. Ko se nam odpre načrt obrazca iz orodne vrstice prenesemo Polje z besedilom in ga uredimo. Izgradnja informacijskega sistema Stran 8 Slika 8: Vnos novega polja v obrazec 2.5. Poizvedba V nadaljevanju sem se ukvarjal s poizvedbo. Poizvedbo sem začel na sledeči način. Ustvari → Načrt poizvedbe. Odpre se pogovorno okno v katerem sem izbral tabele iz katerih sem črpal podatke za poizvedbo in jih dodal. Iz vsake tabele sem v spodnjo tabelo prenesel ţelena polja. Ko sem vsa ţelena polja prenesel sem dodal še kriterij po katerem sem naredil poizvedbo. V mojem primeru sem naredil poizvedbo, kdo je naredil matematiko. Slika 9: Izdelava poizvedbe Izgradnja informacijskega sistema Stran 9 Slika 10: Poizvedba Za laţje nadaljnje delo sem vse kriterije pobrisal in shranil poizvedbo o opravljenih izpitov brez kriterijev. Tako sem si pripravil vse podatke za delo v MS WORD. 3. SPAJANJE DOKUMENTOV Zaprl se MS ACCESS in odprl MS WORD kjer sem spajal dokumente po korakih. 3.1. Predloga obvestila in spajanje po korakih Na prazen dokument sem v levi zgornji kot vpisal podatke pošiljatelja. V desni zgornji kot sem dodal datum. Mesto za naslovnika sem pustil prazno. Napisal sem še tekst obvestila vendar brez podatkov Kdaj, Kateri predmet in s kakšno oceno je kdo opravil izpit. Ko sem imel predlogo pripravljeno sem kliknil na Pošiljanje → Začni spajanje dokumentov → Čarovnik za spajanje dokumentov po korakih. Prvi korak: Izbral sem vrsto dokumenta. Pismo Drugi korak: Izbral sem začetni dokument. Uporabi trenutni dokument Tretji korak: Izbral sem prejemnike. Uporabi obstoječ seznam. Kliknil sem Prebrskaj in v dokumentih našel shranjeno bazo podatkov, ki sem jo predhodno ustvaril MS ACCESSu. Odprlo se je pogovorno okno v katerem sem izbral tabelo, ki sem jo potreboval. Izbral sem poizvedbo, ker edino v tej tabeli so vsi podatki skupaj, ki sem jih potreboval za dokončanje obvestila. Nato sem šel na Pošiljanje → Vstavi polje za spajanje. V predlogo sem na točno določena mesta vstavil vsa potrebna polja, ki sem jih potreboval za dokončanje. Izgradnja informacijskega sistema Stran 10 Slika 11: Predloga z vstavljenimi polji za spajanje Nato sem nadaljeval spajanje dokumentov po korakih. Korak 4: Ker sem imel predlogo pisma ţe napisano sem ta korak lahko preskočil Korak 5: Urejanje prejemnikov. Ker ţelim poslati pismo vsem, ki so v bazi tudi tukaj nisem nič spreminjal. Korak 6: Dokončanje spajanja. V tem koraku sem dokončal spajanje in v predogledu pogledal ali je dokument ustrezen. Slika 12: Spajanje dokumentov uspešno izvedeno Izgradnja informacijskega sistema Stran 11 4. UPORABA TEGA ORODJA PRI MOJEM VSAKDANJEM DELU Po kratkem razmisleku, kje bi lahko uporabil ta program v sluţbi za olajšanje vsakodnevnega dela, sem hitro prišel na idejo, da si izgradim informacijski sistem za pregled nad SOPi (Standardni operativni postopek) in TPPji (Tehnološki proizvodni postopek). To se je izkazalo za zelo odlično. Ţe v enem dnevu sem prihranil veliko časa pri iskanju oznak in šifer, prej navedenih dokumentov. Zelo dobro je, ker lahko bazo podatkov zelo enostavno dopolnjuješ ali popravljaš. V prihodnje imam namen ustvariti še en informacijski sistem in sicer za pregled nad proizvodnjo dokumentacijo. Poleg uporabe SDMSa je to še en program, ki mi je v veliko pomoč, pri vodenju in nadzoru v DE v kateri delujem. 5. ZAKLJUČEK V seminarski nalogi sem izgradil informacijski sistem s pomočjo katerega ima lahko vodja neke organizacije pregled nad izobraţevanjem zaposlenih. V nekaj trenutkih lahko vidi podatke za vsakega posameznika, kako, kje in kdaj je bil uspešen pri opravljanju študijskih obveznosti. Izgradnja informacijskega sistema Stran 12 6. LITERATURA Eva Jereb & Janez Jereb (2000). Organizacija pisarniškega poslovanja Razvoj aplikacij v MS Access-u: http://www.microera.si/silci/access2.html Sedej Renata. Diplomska naloga: http://www.google.si/search?hl=sl&q=MS+ACCESS&btnG=Iskanje&meta=cr%3DcountrySI &aq=f&oq Davor Bonačič. Priročnik za Access 97 http://lisa.unmb.si/osebje/bonacic/predmeti/orodja_za_razvoj_aplikacij_in_vs3/index.htm Izgradnja informacijskega sistema Stran 13