Predstavitev
(VII. srečanje Šola in ravnatelj, Laško
marec 2014)
Hramba
arhivskega gradiva
in eHramba
mag. Tomaž Gorenšek,
Logitus d.o.o v sodelovanju z eŠolo d.o.o.
DODATNO: Dogovori in zaveze po
srečanju
 udeleženci posveta lahko prejmejo tudi dodatna pojasnila ali odgovore
na najpogostejša vprašanja v zvezi z ehrambo, v kolikor pošljejo vprašanje
na [email protected] ali [email protected]
 skladno z dano obljubo na pobudo Združenja ravnateljev bo Logitus
šolam omogočil skupinsko (v aktivih ali interaktivno) uvajanje vzorčnih
notranjih pravil, ki bo finančno veliko ugodnejše kot uvajanje po
veljavnem ceniku za posamezno ustanovo.
Kaj pomeni odločitev za ehrambo?
To ni odločitev za rešitev ampak za pot, na
kateri vam pomaga ponudnik!
Odločitev za ehrambo je odličen
motivacijski faktor za ureditev stvari, ki se
običajno časovno prelagajo
Več muh na en mah!
Pravilno uvajanje ehrambe vedno prinese
rešitev večih stvari na isti mah (zagotavljanje
skladnosti poslovanja s pravnimi zahtevami,
olajšano urejanje internega arhiva,
avtomatiziranje postopkov, pomoč pri ureditvi
internih pravilnikov, prihranek zaradi
shranjevanja gradiv samo v eobliki, ipd..)
Namen predstavitve
 Predstavitev smo pripravili:
 na osnovi pridobljenih znanj v zadnjih skoraj 2 letih, ko smo pripravljali
storitev eHrambe in vzorčna notranja pravila za vzgojno izobraževalne
ustanove
 na osnovi izkušenj v testnih šolah
da se tudi vam ne bi bilo potrebno ukvarjati s prebiranjem vse
zakonodaje, pravilnikov in zahtevne dokumentacije
kot prenos našega znanja na vas, s čim več primeri iz prakse, ki vam
bodo lahko pomagali oziroma jih boste lahko takoj uporabili
da se podajo odgovori ali nasveti iz prakse na opažene dileme
da se predstavi pogoje za popolno in veljavno brezpapirno poslovanje
na osnovi mnenj in stališč z Medresorsko strokovno komisijo pri arhivih.
Zakonodaja in smernice
ZEPEP – zakon o elektronskem poslovanju in
elektronskem podpisu
ZVDAGA, UVDAG – zakon in uredba o varstvu
gradiv
 ETZ (enotne tehnološke zahteve) - Arhiv RS
RESORNA ZAKONODAJA (pravilniki o šolski
dokumentaciji, zakon o gradnji objektov, zakon o
ddv, računovodski standardi, ipd..)
 Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev
javnopravnih oseb
 Zakon o splošnem upravnem postopku
 Zakon o varovanju osebnih podatkov (ZVOP)
Smernice in odločbe Informacijske pooblaščenke
(zadnje november 2013 – Vodič po varstvu osebnih
podatkov za učitelje in starše)
Dileme v zvezi s pravnimi predpisi VIZ?
Poslovanje in urejanje nasloniti samo na ZUP ali
pravilnike o šolski dokumentaciji?
 Se vsega lotiti sam ali postati uporabnih storitve, v
okviru katere je poskrbljeno za sprotne dopolnitve
Pripraviti lastna notranja pravila, varnostne
politike, skrbeti za obnavljanje in dopolnjevanje
obveznih prilog notranjih pravil, ipd.?
Kako ravnati z obstoječim dokumentarnim
gradivom (pustiti kot je, digitalizirati – skenirati,
uničiti)?
Kako zagotoviti varovanje osebnih podatkov
skladno z zelo visokimi zahtevami v vseh oblikah
gradiv?
Je možno enoznačno označevanje
dokumentov ?
Kako se vodi tipično dokumentarno
gradivo:
Dokumenti se združujejo v dosjeje
Dosjeji se združujejo v zadeve
Oznaka za upravne postopke in izhodno
pošto naj bi bila sledeča:
Klasifikacijski znak – št. zadeve – leto/št.
dokumenta
Klasifikacijski načrt za VIZ
Klasifikacijski načrt skupaj z navodili za
vodenje arhivskega gradiva je medresorska
državna delovna skupina za področje šolstva
natančno pregledala in podala pozitivno
mnenje.
V klasifikacijskem načrtu so poleg osnovnih
podatkov kot so oznaka razreda, rok hrambe,
status gradiva (arhivsko) dodane tudi
vsebinske opombe, zakonodajna osnova ter
stopnja varovanja osebnih podatkov.
Dileme v zvezi z arhivskim gradivom?
Kako ravnati z obstoječim arhivskim gradivom v papirni obliki (pustiti kot je,
digitalizirati – skenirati, uničiti ali predati pristojnim arhivom)?
 Kako zagotoviti vedno večjo potrebno po prostoru, ki ga v šolah običajno za
arhiv ni več?
Kdaj in kako predati arhivsko dokumentacijo?
Kdaj si vzeti čas za ureditev arhivske dokumentacije?
Kaj storiti z dokumenti, ki jih ustanove želimo obdržati zase (npr. šolska
kronika), spada pa med arhivsko gradivo, ki se predaja v originalu
 Kdo so naši pristojni arhivi?
Ali v pristojnih arhivih res ni dovolj prostora za prevzem našega arhivskega
gradiva?
Koliko staro dokumentacijo predamo pristojnemu arhivu?
Ali lahko uničujemo Avzorčno dokumentacijo, če sami ohranimo vzorčne
primerke po lastni presoji?
Kdaj so izpolnjene zahteve za pravno veljavno
ehrambo?
Ponudnik mora:
uporabljati akreditirano programsko opremo,
biti registriran ponudnik in
imeti potrjena notranja pravila (redne presoje
revizorjev).
Naročnik, javnopravna oseba, mora:
Imeti potrjena lastna notranja pravila ali
prevzeti vzorčna notranja pravila
Za arhivsko gradivo uporabljati akreditirano
programsko opremo (nameščeno pri sebi) ali
uporabljati akreditirano storitev ter postopek
hrambe uskladiti z navodili pokrajinskih arhivov
 Registri (REH) so javno dostopni na
http://www.arhiv.gov.si (zavihek javne evidence)
Edina potrjena vzorčna
notranja pravila
za področje šolstva
 Vzorčna notranja pravila podjetja Logitus d.o.o.,
ki je registriran ponudnik pri Arhivu RS
Vzorčna notranja pravila z odločbo in po strokovni
presoji kot primerna potrdil Arhiv RS
Vzorčna notranja pravila bolj
podrobno
 Vzorčna notranja pravila so osnova za pripravo
lastnih notranjih pravil z izpolnitvijo samo tistih
delov, ker se dopuščajo v naprej predvideni vpisi
 Najhitrejši, zakonosko skladen, postopek priprave
in prevzema kot lastnih notranjih pravil
Podrobna predstavitev vsebine in prilog
Kakšna je metodologija uvajanja vzorčnih
notranjih pravil?
 Omogočamo skupinsko oziroma elektronsko in popolnoma individualno
uvajanje (razlike v obsegu svetovanja ter delovnih ur za individualno
obravnavo, redni statusni sestanki potekajo individualno – Skype/telefon)
Uvajanje poteka na osnovi pridobljenih znanj iz področja vzgoje in
izobraževanja
Delo poteka postopno in vodeno s predvidenim prehodnim obdobjem
 Ob uvajanju ustanove pridobijo tudi vzorce dokumentacije, ki je v povezavi z
vzorčnimi notranjimi pravili (npr. poslovnik o osnovni šoli, pravilniki o
varovanju osebnih podatkov, itd..)
Koraki in rezultati so v naprej znani
Postopek zahteva minimalno vključenost posameznih ustanov (hitrost
zaključka odvisna od posamezne ustanove ali pa je planirana – skupine)
 Delo v skupinah pomaga pri širjenju znanj in dobrih izkušenj
 Rezultat postopka je pridobitev vsebinsko zaključene celote, ki omogoča
pravno skladnost ehrambe katerekoli dokumentacije v ustanovi
 Informacijska podpora v okolju XOOLTIME (prikaz)
Praktični nasveti glede storitve in ponudnika
ehrambe?
 Izkušnje so pokazale, da je eHramba primerna za organizacije samo pod
naslednjimi predpogoji:
• ena eHramba za vse IT sisteme in ne lastna eHramba za vsak IT sistem v
ustanovi
• za storitev eHrambe preverite kje se nahajajo ali so predvideni podatki
• eHramba ne sme biti samostojna rešitev, ampak dobro integrirana v
informacijski sistem za podporo vzgojno izobraževalnem procesu ter
računovodstvo
• sočasno ob prehodu v eHrambo se nehote postopno uredi tudi starejši
papirni arhiv ter s tem olajša predaja v pristojne arhive
• vzorčna notranja pravila, saj so najhitrejša pot do lastnih notranjih pravil
• digitalni podpis in certifikati naj se uvedejo sočasno z eHrambo (možna
uporaba obstoječih digitalnih potrdila ali potrdil ponudnika Sigenca brezplačno)
• eHramba mora omogočati prihranke ali optimizacijo delovnih postopkov
Prihranek
DANES
Za shranjevanje dokumentov morajo šole le-te
redno izpisovati
Dokumente je potrebno hraniti v ognjevarnih
arhivih
Ves čas je potrebno ročno spremljati roke
hrambe dokumentov in uporabljati vrsto evidenc
Ločeno naročanje storitev za pravne zadeve
POTEM - PO PREHODU NA eHRAMBO
Prihranek pri papirju
Prihranek pri prostoru za shranjevanje
dokumentov
Prihranek pri času in drugih najetih storitvah
Odprava morebitnih nepravilnosti pri rokih
hrambe ter zagotovitev večje varnosti pred
uničenjem
7.
Povzetek inšpekcijskega pregleda
 Na testni šoli
1)
PREGLED OPRAVLJA INŠPEKTORAT ZA KULTURO IN MEDIJE
2)
PREGLED SE NANAŠA NA USTANOVO IN PONUDNIKA
3)
BREZ SPREJETIH NOTRANJIH PRAVIL in PRAVILNE EHRAMBE JE POTREBNO ŠE
VEDNO HRANITI TUDI PAPIRNO DOKUMENTACIJO!
Kaj je res zares celovita
rešitev eHrambe?
 Vključitev storitev elektronske hrambe (eHrambe
gradiv)
Dokumentni modul (DMS) do vašega informacijskega
sistema za področje VIZ ter do računovodskega IS
 Vključen elektronski podpis
Integracijski vmesniki do IT rešitev, ki jih uporabljate
Potrjen, odobren ali klasifikacijski načrt s pozitivnim
mnenjem ustreznih strokovnih komisij
Potrjena notranja ali vzorčna notranja pravila
V storitev vključeni redni letni pregledi
Ostala dokumentacija: npr. predlog poslovnika o
šolah, predlog pravilnika o varovanju podatkov, ipd..
Še za konec …
…hvala za pozornost in vaš čas !
[email protected]
[email protected]
Tomaž Gorenšek,
Logitus d.o.o
[email protected]