Predstavitev (VII. srečanje Šola in ravnatelj, Laško marec 2014) Hramba arhivskega gradiva in eHramba mag. Tomaž Gorenšek, Logitus d.o.o v sodelovanju z eŠolo d.o.o. DODATNO: Dogovori in zaveze po srečanju udeleženci posveta lahko prejmejo tudi dodatna pojasnila ali odgovore na najpogostejša vprašanja v zvezi z ehrambo, v kolikor pošljejo vprašanje na [email protected] ali [email protected] skladno z dano obljubo na pobudo Združenja ravnateljev bo Logitus šolam omogočil skupinsko (v aktivih ali interaktivno) uvajanje vzorčnih notranjih pravil, ki bo finančno veliko ugodnejše kot uvajanje po veljavnem ceniku za posamezno ustanovo. Kaj pomeni odločitev za ehrambo? To ni odločitev za rešitev ampak za pot, na kateri vam pomaga ponudnik! Odločitev za ehrambo je odličen motivacijski faktor za ureditev stvari, ki se običajno časovno prelagajo Več muh na en mah! Pravilno uvajanje ehrambe vedno prinese rešitev večih stvari na isti mah (zagotavljanje skladnosti poslovanja s pravnimi zahtevami, olajšano urejanje internega arhiva, avtomatiziranje postopkov, pomoč pri ureditvi internih pravilnikov, prihranek zaradi shranjevanja gradiv samo v eobliki, ipd..) Namen predstavitve Predstavitev smo pripravili: na osnovi pridobljenih znanj v zadnjih skoraj 2 letih, ko smo pripravljali storitev eHrambe in vzorčna notranja pravila za vzgojno izobraževalne ustanove na osnovi izkušenj v testnih šolah da se tudi vam ne bi bilo potrebno ukvarjati s prebiranjem vse zakonodaje, pravilnikov in zahtevne dokumentacije kot prenos našega znanja na vas, s čim več primeri iz prakse, ki vam bodo lahko pomagali oziroma jih boste lahko takoj uporabili da se podajo odgovori ali nasveti iz prakse na opažene dileme da se predstavi pogoje za popolno in veljavno brezpapirno poslovanje na osnovi mnenj in stališč z Medresorsko strokovno komisijo pri arhivih. Zakonodaja in smernice ZEPEP – zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu ZVDAGA, UVDAG – zakon in uredba o varstvu gradiv ETZ (enotne tehnološke zahteve) - Arhiv RS RESORNA ZAKONODAJA (pravilniki o šolski dokumentaciji, zakon o gradnji objektov, zakon o ddv, računovodski standardi, ipd..) Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb Zakon o splošnem upravnem postopku Zakon o varovanju osebnih podatkov (ZVOP) Smernice in odločbe Informacijske pooblaščenke (zadnje november 2013 – Vodič po varstvu osebnih podatkov za učitelje in starše) Dileme v zvezi s pravnimi predpisi VIZ? Poslovanje in urejanje nasloniti samo na ZUP ali pravilnike o šolski dokumentaciji? Se vsega lotiti sam ali postati uporabnih storitve, v okviru katere je poskrbljeno za sprotne dopolnitve Pripraviti lastna notranja pravila, varnostne politike, skrbeti za obnavljanje in dopolnjevanje obveznih prilog notranjih pravil, ipd.? Kako ravnati z obstoječim dokumentarnim gradivom (pustiti kot je, digitalizirati – skenirati, uničiti)? Kako zagotoviti varovanje osebnih podatkov skladno z zelo visokimi zahtevami v vseh oblikah gradiv? Je možno enoznačno označevanje dokumentov ? Kako se vodi tipično dokumentarno gradivo: Dokumenti se združujejo v dosjeje Dosjeji se združujejo v zadeve Oznaka za upravne postopke in izhodno pošto naj bi bila sledeča: Klasifikacijski znak – št. zadeve – leto/št. dokumenta Klasifikacijski načrt za VIZ Klasifikacijski načrt skupaj z navodili za vodenje arhivskega gradiva je medresorska državna delovna skupina za področje šolstva natančno pregledala in podala pozitivno mnenje. V klasifikacijskem načrtu so poleg osnovnih podatkov kot so oznaka razreda, rok hrambe, status gradiva (arhivsko) dodane tudi vsebinske opombe, zakonodajna osnova ter stopnja varovanja osebnih podatkov. Dileme v zvezi z arhivskim gradivom? Kako ravnati z obstoječim arhivskim gradivom v papirni obliki (pustiti kot je, digitalizirati – skenirati, uničiti ali predati pristojnim arhivom)? Kako zagotoviti vedno večjo potrebno po prostoru, ki ga v šolah običajno za arhiv ni več? Kdaj in kako predati arhivsko dokumentacijo? Kdaj si vzeti čas za ureditev arhivske dokumentacije? Kaj storiti z dokumenti, ki jih ustanove želimo obdržati zase (npr. šolska kronika), spada pa med arhivsko gradivo, ki se predaja v originalu Kdo so naši pristojni arhivi? Ali v pristojnih arhivih res ni dovolj prostora za prevzem našega arhivskega gradiva? Koliko staro dokumentacijo predamo pristojnemu arhivu? Ali lahko uničujemo Avzorčno dokumentacijo, če sami ohranimo vzorčne primerke po lastni presoji? Kdaj so izpolnjene zahteve za pravno veljavno ehrambo? Ponudnik mora: uporabljati akreditirano programsko opremo, biti registriran ponudnik in imeti potrjena notranja pravila (redne presoje revizorjev). Naročnik, javnopravna oseba, mora: Imeti potrjena lastna notranja pravila ali prevzeti vzorčna notranja pravila Za arhivsko gradivo uporabljati akreditirano programsko opremo (nameščeno pri sebi) ali uporabljati akreditirano storitev ter postopek hrambe uskladiti z navodili pokrajinskih arhivov Registri (REH) so javno dostopni na http://www.arhiv.gov.si (zavihek javne evidence) Edina potrjena vzorčna notranja pravila za področje šolstva Vzorčna notranja pravila podjetja Logitus d.o.o., ki je registriran ponudnik pri Arhivu RS Vzorčna notranja pravila z odločbo in po strokovni presoji kot primerna potrdil Arhiv RS Vzorčna notranja pravila bolj podrobno Vzorčna notranja pravila so osnova za pripravo lastnih notranjih pravil z izpolnitvijo samo tistih delov, ker se dopuščajo v naprej predvideni vpisi Najhitrejši, zakonosko skladen, postopek priprave in prevzema kot lastnih notranjih pravil Podrobna predstavitev vsebine in prilog Kakšna je metodologija uvajanja vzorčnih notranjih pravil? Omogočamo skupinsko oziroma elektronsko in popolnoma individualno uvajanje (razlike v obsegu svetovanja ter delovnih ur za individualno obravnavo, redni statusni sestanki potekajo individualno – Skype/telefon) Uvajanje poteka na osnovi pridobljenih znanj iz področja vzgoje in izobraževanja Delo poteka postopno in vodeno s predvidenim prehodnim obdobjem Ob uvajanju ustanove pridobijo tudi vzorce dokumentacije, ki je v povezavi z vzorčnimi notranjimi pravili (npr. poslovnik o osnovni šoli, pravilniki o varovanju osebnih podatkov, itd..) Koraki in rezultati so v naprej znani Postopek zahteva minimalno vključenost posameznih ustanov (hitrost zaključka odvisna od posamezne ustanove ali pa je planirana – skupine) Delo v skupinah pomaga pri širjenju znanj in dobrih izkušenj Rezultat postopka je pridobitev vsebinsko zaključene celote, ki omogoča pravno skladnost ehrambe katerekoli dokumentacije v ustanovi Informacijska podpora v okolju XOOLTIME (prikaz) Praktični nasveti glede storitve in ponudnika ehrambe? Izkušnje so pokazale, da je eHramba primerna za organizacije samo pod naslednjimi predpogoji: • ena eHramba za vse IT sisteme in ne lastna eHramba za vsak IT sistem v ustanovi • za storitev eHrambe preverite kje se nahajajo ali so predvideni podatki • eHramba ne sme biti samostojna rešitev, ampak dobro integrirana v informacijski sistem za podporo vzgojno izobraževalnem procesu ter računovodstvo • sočasno ob prehodu v eHrambo se nehote postopno uredi tudi starejši papirni arhiv ter s tem olajša predaja v pristojne arhive • vzorčna notranja pravila, saj so najhitrejša pot do lastnih notranjih pravil • digitalni podpis in certifikati naj se uvedejo sočasno z eHrambo (možna uporaba obstoječih digitalnih potrdila ali potrdil ponudnika Sigenca brezplačno) • eHramba mora omogočati prihranke ali optimizacijo delovnih postopkov Prihranek DANES Za shranjevanje dokumentov morajo šole le-te redno izpisovati Dokumente je potrebno hraniti v ognjevarnih arhivih Ves čas je potrebno ročno spremljati roke hrambe dokumentov in uporabljati vrsto evidenc Ločeno naročanje storitev za pravne zadeve POTEM - PO PREHODU NA eHRAMBO Prihranek pri papirju Prihranek pri prostoru za shranjevanje dokumentov Prihranek pri času in drugih najetih storitvah Odprava morebitnih nepravilnosti pri rokih hrambe ter zagotovitev večje varnosti pred uničenjem 7. Povzetek inšpekcijskega pregleda Na testni šoli 1) PREGLED OPRAVLJA INŠPEKTORAT ZA KULTURO IN MEDIJE 2) PREGLED SE NANAŠA NA USTANOVO IN PONUDNIKA 3) BREZ SPREJETIH NOTRANJIH PRAVIL in PRAVILNE EHRAMBE JE POTREBNO ŠE VEDNO HRANITI TUDI PAPIRNO DOKUMENTACIJO! Kaj je res zares celovita rešitev eHrambe? Vključitev storitev elektronske hrambe (eHrambe gradiv) Dokumentni modul (DMS) do vašega informacijskega sistema za področje VIZ ter do računovodskega IS Vključen elektronski podpis Integracijski vmesniki do IT rešitev, ki jih uporabljate Potrjen, odobren ali klasifikacijski načrt s pozitivnim mnenjem ustreznih strokovnih komisij Potrjena notranja ali vzorčna notranja pravila V storitev vključeni redni letni pregledi Ostala dokumentacija: npr. predlog poslovnika o šolah, predlog pravilnika o varovanju podatkov, ipd.. Še za konec … …hvala za pozornost in vaš čas ! [email protected] [email protected] Tomaž Gorenšek, Logitus d.o.o [email protected]
© Copyright 2024