1. No category

Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
Dato: 2013-10-09
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
1
DOKUMENTINFORMASJON
Oppdragsgiver:
Rapporttittel:
Utgave/dato:
Arkivreferanse:
Lagringsnavn
Oppdrag:
Oppdragsbeskrivelse:
Oppdragsleder:
Fag:
Tema
Leveranse:
Norsk Eiendom
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
1 / 2013-10-09
532696
Rapport
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
Kartlegge planprosesser i Osloregionen gjennom web undersøkelse a la
tidligere undersøkelser i Stavanger og Bergen
Kari Kiil
Plan og urbanisme
Reguleringsplan
Plan- og analyse
Skrevet av:
Kvalitetskontroll:
Kari Kiil
Trygve Valen
Asplan Viak AS
www.asplanviak.no
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
2
FORORD
Asplan Viak har vært engasjert av Norsk Eiendom (NE) for å undersøke hvordan
saksbehandlingspraksis i plansaker i Oslo regionen vurderes av utbyggere og kommuner.
Oppdraget er et samarbeid med NE, Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune, NHO,
Entreprenørforeningen Bygg og Anlegg, Rådgivende Ingeniørers Forening og
Arkitektbedriftene som alle finansierer undersøkelsen.
Kontaktperson for NE har vært senior rådgiver Olaf Stene som har vært del av
referansegruppen som for øvrig har bestått av:




Thor Olaf Askjer, adm. direktør Norsk Eiendom
Hogne Hove, avdelingsdirektør, Plan- og bygningsetaten
Sigmund Omang, enhetsleder, Plan- og bygningsetaten
Jan-Bertil Lieng, senior rådgiver, NHO
Kari Kiil har vært oppdragsleder for Asplan Viak med ansvar for analyse og rapport. Arbeidet
har for øvrig vært utført av Sven Haugberg med gjennomføring av webundersøkelsen og
Trygve Valen som kvalitetssikrer.
Oslo, 9. oktober 2013
Kari Kiil
Oppdragsleder
Trygve Valen
Kvalitetssikrer
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
3
INNHOLDSFORTEGNELSE
1
Sammendrag ................................................................................................................................... 4
2
Innledning ........................................................................................................................................ 5
3
Metode ............................................................................................................................................ 6
4
5
3.1
Om utvalget ............................................................................................................................. 6
3.2
Analysen .................................................................................................................................. 7
Resultater fra undersøkelsen .......................................................................................................... 9
4.1
Før kunngjøring av detaljplan – oppstartsmøte eller område- og prosessavklaring .............. 9
4.2
Før kunngjøring av detaljplan – Informasjon og materiell fra kommunen ........................... 11
4.3
Før 1. gangs behandling – planutarbeidelse ......................................................................... 12
4.4
Før 1. gangs behandling – tidsfrister og saksbehandling ...................................................... 13
4.5
Før 1. gangs behandling – komplett planforslag - tidsfrister ................................................ 15
4.6
Før endelig godkjenning – høring og offentlig ettersyn ........................................................ 16
4.7
Konflikt med andre aktører i planprosessen ......................................................................... 18
4.8
Utsettelser eller forsinkelser ................................................................................................. 20
4.9
Saksbehandler og den politiske organiseringens betydning for saksbehandlingen ............. 21
4.10
Kvaliteten på behandlingen................................................................................................... 21
4.11
Samlet vurdering ................................................................................................................... 23
Forslag til forbedringer .................................................................................................................. 24
5.1
Hva er etter din mening det viktigste kommunen kan gjøre for å forbedre
saksbehandlingsprosessen? .............................................................................................................. 24
5.2
Hva er etter din mening det viktigste utbyggere eller konsulenter kan gjøre for å forbedre
saksbehandlingsprosessen? .............................................................................................................. 25
5.3
6
7
Har du eventuelle andre kommentarer til behandlingen av plansaker? .............................. 26
Kommentarer og innspill til videre arbeid..................................................................................... 27
6.1
Tidligfasen – rammeavklaringer ............................................................................................ 27
6.2
Planfasen - dialog og samarbeid ........................................................................................... 27
6.3
Forsinkelser ........................................................................................................................... 27
6.4
Tilpasninger og lovendringer ................................................................................................. 28
Vedlegg .......................................................................................................................................... 29
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
1
4
SAMMENDRAG
Asplan Viak AS har gjennomført en kartlegging av private planprosesser i Osloregionen blant et utvalg
kommuner og private forslagstillere. De 9 utvalgte kommunene er Oslo, Drammen, Asker, Bærum,
Lørenskog, Skedsmo, Ullensaker, Oppegård og Ski. Fra næringslivet er undersøkelsen besvart av i alt
63 virksomheter fra grunneiere, eiendomsutviklere, konsulentselskaper og planfaglige rådgivere og
andre, og omfatter ca 650 private planforslag de siste fem årene.
Undersøkelsen tar for seg de ulike fasene i planarbeidet, fra oppstartsmøte til endelig godkjenning,
og med spørsmål om forslag til forbedringer. Det er stilt samme type spørsmål til kommunene og
næringslivet. Svarene er presentert i figurer og tabeller som illustrerer næringens og kommunenes
vurdering av de samme spørsmål og næringens vurdering av den enkelte kommune eller flere
kommuner. Kommunenes snittkarakter er vist i tabell (verdier fra 1 – 6 og 6 er best).
Tabell 1: Samlet vurdering av hovedtemaene - næringslivets vurdering av den enkelte kommune
Planarbeidet vurderes å gå best i starten og noe svakere under kommunens saksbehandling før 1.
gangs behandling. Samlet gis det i overveiende grad gode vurderinger av kommunene. Kommunene
opplever at de gir informasjon om krav som er relevante for videre arbeid med planforslaget, mens
næringen savner mer informasjon og god dialog. Flere kommuner mener forslagsstiller ikke gjør nok
forarbeid til oppstartsmøte.
Det blir avholdt møter mellom partene under planutarbeidelsen uten at det synes å gi de ønskede
kvalitetsmessige forbedringer eller tilstrekkelig økt forutsigbarhet.
Det er til dels store forskjeller kommunene imellom når det gjelder tidsfrister og konsekvensene av å
overholde disse. Næringen mener kommunene i for liten grad er tydelige på når tidsfristen løper fra
eller eventuelt blir stoppet, og hvilke konsekvenser eventuelle brudd på saksbehandlingsfrister har.
Det er svært ulike oppfatninger om årsaken til at planforslag ikke anses komplett.
Det er store sprik i svarene om mulige årsaker til utsettelser og forsinkelser. Næringen mener det
først og fremst skyldes manglende saksbehandlingskapasitet i kommunene, mens kommunene
mener det først og fremst skyldes innsigelser fra statlige eller regionale myndigheter. Det gis innspill
til tidligfasen med bedre rammeavklaringer, planfasen med mer dialog og samarbeid, se på årsaker til
forsinkelser, tilpasset planbehandlingen og samarbeidsmodeller.
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
2
5
INNLEDNING
Asplan Viak har gjennomført en kartlegging av private planprosesser i Osloregionen. Undersøkelsen
er gjort blant 9 utvalgte kommuner som er Oslo, Drammen, Asker, Bærum, Lørenskog, Skedsmo
Ullensaker, Oppegård og Ski. Fra næringslivet er undersøkelsen besvart av i alt 63 forslagsstillere og
gjelder for ca 650 private planforslag.
Undersøkelsen er gjort på vegne av Norsk Eiendom i samarbeid med Plan- og bygningsetaten i Oslo
kommune, NHO, Entreprenørforeningen Bygg og Anlegg, Rådgivende Ingeniørers Forening og
Arkitektbedriftene.
Planprosesser etter plan og bygningsloven tar lang tid og krever store ressurser fra privat og offentlig
side. Behov for forenkling og raskere planbehandling vektlegges både i stortingsmeldinger, hos
kommunene og fra utbyggeres side.
Hensikten med denne undersøkelsen er å kartlegge hvordan dagens planprosesser oppleves og
vurderes, og finne ut hvor det kan være mulig å effektivisere planprosessene. Resultatene fra
undersøkelsen vil være grunnlag for diskusjoner av status og forbedringstiltak i egen kommune, så
vel som til utveksling av erfaringer mellom kommuner, mellom aktørene i næringslivet, og mellom
kommuner og utbyggere.
Undersøkelsen ble gjennomført i august-september 2013.
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
3
6
METODE
Undersøkelsen omfatter 9 utvalgte kommuner i Osloregionen som er Oslo, Drammen, Asker, Bærum,
Lørenskog, Skedsmo, Ullensaker, Oppegård og Ski.
Undersøkelsen er web-basert og retter seg både mot utbyggere, som har hatt eller har private
plansaker (detaljreguleringer) i en eller flere av de involverte kommunene, og mot kommunenes
planmyndigheter. Det er gjennomført to parallelle web-baserte undersøkelser:
-
en undersøkelse blant de berørte kommunenes planmyndigheter
en undersøkelse blant næringen ved utbyggere, forslagsstillere, tiltakshavere, arkitekter eller
rådgivere
I undersøkelsen stilles spørsmål knyttet til de enkelte fasene i planbehandlingen med fokus på
informasjon, dialog og formell saksbehandling. Saksbehandlingstid er ikke spurt om spesifikt.
Vi har delt inn prosessen fra planidè til godkjent plan i tre hovedfaser;
1. Før kunngjøring
2. Før førstegangsbehandling
3. Før endelig godkjenning
Alle spørsmål er like for alle kommuner. For næringslivet er også spørsmålene like med noen
generelle spørsmål og ellers spesifikke spørsmål som retter seg mot den eller de kommuner som man
har sakserfaring fra de siste 5 år.
Spørsmålene til kommunene og næringslivet er like i innhold men tilpasset for å gi mening til rollene
og sli at resultatene kan sammenstilles og vurderes.
3.1
Om utvalget
Undersøkelsen til næringslivet ble sendt ut til 285 bedrifter.
Det foreligger til sammen 63 svar som gir en svarprosent på 23%. Av disse har vi 40 fullførte svar, dvs
ca 20 har ikke besvart spørsmål knyttet til evaluering av den enkelte kommune. Undersøkelsen ble
sendt ut til mange, for å få med flest mulig av aktuelle respondenter. Det kan derfor være flere som
har mottatt undersøkelsen og som ikke har hatt plansaker til behandling.
Omtrent halvparten av svarene er kommet inn fra konsulentselskaper og planfaglige rådgivere, ca
20% fra grunneiere og 20% fra eiendomsutviklere, og de resterende 10% fra andre som er oppgitt å
være arkitekter, prosjekt- og byggeledere samt eiendomsforvaltning.
Alle kommuner har fått tilsendt undersøkelsen til 1 respondent i kommunen med unntak av Oslo
kommune som på grunn av sin relative størrelse har fått tilsendt til 3 respondenter. Alle kommuner
har besvart i henhold til det antall respondenter som har mottatt undersøkelsen.
Undersøkelsen er fra kommunenes side besvart av henholdsvis 1 kommunaldirektør, 6 plansjefer, 2
avdelingsledere og 1 saksbehandler.
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
7
Næringen er spurt om antall saker de har hatt som det har vært kunngjort oppstart på i hver av de
aktuelle kommunene. Svarene er gitt i kategorier for antall 1-5 saker, 6-9 saker 10-19 saker og 20
saker eller mer. Det er tatt et gjennomsnitt av hver kategori som gir ca 650 saker totalt for alle ni
kommuner.
13 respondenter hadde levert inn saker i kun en av kommunene. 6 hadde ikke levert noen saker.
Respondentene har levert inn saker til behandling gjennomsnittlig i 2 til 3 kommuner.
De 40 fullførte svarene representerer ca 500 saker og som er grunnlag for selve analysen.
Antall
respondenter
for saker
1–5
Antall
respondenter
for saker
6–9
Antall
respondenter
for saker
10 – 19
Antall
respondenter
for saker
20 eller mer
Sum
respondenter
Pr kommune
Ca
saker
Pr kommune
Oslo
41
3
7
2
53
290
Drammen
10
0
0
0
10
30
Asker
16
1
0
0
17
55
Bærum
22
4
0
0
26
90
8
0
1
0
9
40
Skedsmo
13
0
0
0
13
40
Lørenskog
13
0
0
0
13
40
Oppegård
9
0
0
0
9
30
10
1
0
0
11
40
Ullensaker
Ski
Ca saker
655
Tabell 2: Antall respondenter og antall saker i de enkelte kommuner
3.2
Analysen
Undersøkelsen presenteres ved en vurdering av kommunenes svar i forhold til næringslivets svar og
næringslivets svar for hver kommune.
Resultatene til hovedtemaene er vist med en skala fra 1 til 6 og hvor 1 er «i svært liten grad» og 6 er
«i svært stor grad».
Resultatene presenteres med diagrammer og tabeller med fargeskalaer.
Fargeskalaen gir en visuell fremstilling av kommunenes resultater.
Gjennomsnitt 1,0 – 2,9
Gjennomsnitt 3,0 – 4,4
Gjennomsnitt 4,5 – 6,0
Tabell 3: Svar på spørsmål til hovedtemaene er visualisert i fargeskala fra 1- 6 og med 6 som høyeste grad
De fleste spørsmål er stilt slik at svarene angir grad av enighet eller aktualitet og enkelte spørsmål
har et kommentarfelt. Resultatene må leses i lys av type spørsmål og hvor lave tall på skalaen 1 – 6
for kan være positivt for enkelte spørsmål og negativt for andre spørsmål.
Svarene oppsummeres og det gis en vurdering under hvert kapittel, med en samlet vurdering til slutt
i rapporten.
Blant kommunene er det generelt nokså store variasjoner i størrelse og undersøkelsen må sees i lys
av dette. I de mindre kommunene er grunnlaget for vurdering lite, derfor vil enkeltsaker kunne gi
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
8
store utslag. Det kan være systematiske ulikheter mellom rådgivere som leverer til større kommuner
i forhold til de som leverer til mindre kommuner. Graden av personlige relasjoner kan være ulik
mellom større og mindre kommuner og som kan ha innvirkning på arbeidsform og dermed også på
undersøkelsen. Slike og tilsvarende forhold kan være av betydning og må tas hensyn til ved vurdering
av resultatene.
De 40 fullførte respondentene har gitt uttrykk for erfaring gjennom et stort antall planprosesser.
Dette gir grunnlag for vurderinger av kommunenes saksbehandling og næringens rolle i
planprosessene til tross for at undersøkelsen ikke baserer seg på et strengt representativt utvalg
saker og respondenter. Svarene gir noen indikasjoner på hvor det kan være mulig å effektivisere
planprosessene og være et diskusjonsgrunnlag for det videre arbeid hos aktørene.
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
4
9
RESULTATER FRA UNDERSØKELSEN
Undersøkelsen omfatter ca 650 private detaljreguleringsplaner etter plan- og bygningsloven og som
er kunngjort oppstart på i løpet av de siste fem årene. For Oslo kommunes del gjelder det saker frem
til 1. mai 2013 da nye saksbehandlingsregler for plansaker ble innført.
4.1
Før kunngjøring av detaljplan – oppstartsmøte eller områdeog prosessavklaring
I Plan- og bygningsloven stilles det krav til at det skal avholdes oppstartsmøter før planarbeid
igangsettes. Formål er å etablere tidlig kontakt mellom forslagsstiller og kommunen, og gi gjensidig
orientering. Planmyndigheten orienterer om overordnete planer og føringer, veileder om
planarbeidet generelt, og informerer om planprosessen, krav til innhold og fremstilling av
planmateriale samt avklarer plangrenser. Kommunen avklarer om en kan anbefale oppstart av
planarbeid, og om det er krav til konsekvensutredning for planarbeidet.
Undersøkelsen viser at oppstartsmøter er vanlig for de fleste kommuner. Det er i stor grad enighet
mellom kommunene og næringen om at det gis informasjon og innspill fra andre kommunale etater
og bydeler. Saksbehandler blir ofte tildelt i oppstartsmøte og begge parter mener møtene ofte gir
rom for å diskutere ulike planløsninger.
Det er mindre enighet når kommunene opplever at de gir informasjon om krav som er relevante for
arbeid med planforslaget, herunder krav til konsekvensutredning. Næringen opplever at men savner
mer informasjon om kommunale krav for planarbeidet.
Kommunen mener at oppstartsmøtet brukes aktivt til å avklare rammer for videre arbeid. Næringen
mener kommunen i større grad kan gi rammeavklaringer og bidra aktivt til å finne en hensiktsmessig
behandlingsprosess tilpasset saken.
Flere kommuner mener forslagsstiller ikke har gjort nærmere beskrevet forarbeid til oppstartsmøte
Næringen opplever at kommunene ikke er nok opptatt av å etablere en god dialog med
forslagsstiller.
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
10
A FØR KUNNGJØRING AV DETALJPLAN – oppstartsmøte eller område- og prosessavklaringsmøte
0,0
1,0
2,0
3,0
4,0
5,0
6,0
a) Blir det avholdt oppstartsmøter eller område- og
prosessavklaringsmøter?
b) Har dere vanligvis gjort vurderinger av overordnede planer, statlige
retningslinjer og gjeldende plangrunnlag før møtet?
c) Har dere vanligvis utarbeidet en beskrivelse og en plan- eller
konseptskisse før dere tar kontakt med kommunen?
d) Blir alle kommunale krav som er relevante for det videre arbeidet
med et planforslag lagt fram på møtet?
e) Mottar du informasjon og innspill fra alle relevante kommunale
etater og bydeler?
Private
f) Orienterer kommunene om eventuelle krav til
konsekvensutredning?
Kommune
g) Blir saksbehandler tildelt ved møte?
h) Brukes møtet aktivt til å avklare rammer for det videre arbeidet
med utvikling av planen?
i) I hvilken grad opplever du at det er rom for å diskutere ulike
planløsninger i møtet?
j) Bidrar kommunen aktivt til å finne en hensiktsmessig
behandlingsprosess tilpasset saken?
k) Opplever du at kommunen er opptatt av å etablere en god dialog
med deg som forslagsstiller?
Figur 1: Oppstartsmøte - sammenstilling av kommunenes og næringens svar
A FØR KUNNGJØRING AV DETALJPLAN
– oppstartsmøte eller område- og
prosessavklaringsmøte
Oslo
a) Blir det avholdt oppstartsmøter eller
område- og prosessavklaringsmøter?
5,4
Drammen
5,0
b) Har dere vanligvis gjort vurderinger av
overordnede planer, statlige retningslinjer
og gjeldende plangrunnlag før møtet?
c) Har dere vanligvis utarbeidet en
beskrivelse og en plan- eller konseptskisse
før dere tar kontakt med kommunen?
d) Blir alle kommunale krav som er
relevante for det videre arbeidet med et
planforslag lagt fram på møtet?
5,5
Asker
Bærum
5,2
5,3
Ullensaker
5,0
Skedsmo
4,8
Lørenskog
4,5
Oppegård
5,0
5,0
5,0
5,1
5,2
5,2
4,0
5,5
5,5
5,1
4,8
4,3
4,8
4,5
4,2
4,5
5,5
5,5
4,0
4,4
4,3
4,4
3,5
3,5
3,0
3,5
5,0
e) Mottar du informasjon og innspill fra alle
relevante kommunale etater og bydeler?
3,6
4,4
3,8
4,1
3,2
4,0
2,8
4,0
5,0
f) Orienterer kommunene om eventuelle
krav til konsekvensutredning?
4,9
4,6
4,5
4,9
4,3
4,0
3,8
4,5
5,5
g) Blir saksbehandler tildelt ved møte?
4,8
5,0
4,8
4,5
4,8
5,0
4,5
4,0
5,5
h) Brukes møtet aktivt til å avklare rammer
for det videre arbeidet med utvikling av
planen?
i) I hvilken grad opplever du at det er rom
for å diskutere ulike planløsninger i møtet?
j) Bidrar kommunen aktivt til å finne en
hensiktsmessig behandlingsprosess
tilpasset saken?
k) Opplever du at kommunen er opptatt av
å etablere en god dialog med deg som
forslagsstiller?
Gjennomsnitt
4,4
5,0
5,2
4,3
4,0
4,5
4,5
4,0
5,5
3,3
4,5
5,2
4,0
4,2
4,7
3,8
3,5
4,5
3,3
4,6
4,8
3,7
3,5
4,0
3,0
3,5
4,5
3,4
4,8
5,3
4,0
3,8
4,2
4,2
4,0
5,0
4,3
4,7
4,8
4,5
4,2
4,4
3,9
4,3
5,2
Tabell 4: Oppstartsmøter – næringslivets vurdering av den enkelte kommune
Asplan Viak AS
Ski
5,5
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
4.2
11
Før kunngjøring av detaljplan – Informasjon og materiell fra
kommunen
Kommunene opplever at de gir god informasjon ved oppstart av planarbeidet og at de har relevante
nettsider. De er behjelpelig med å fremskaffe materiell og informasjon som er nødvendig for
planarbeidet.
Næringen mener kommunene kan bli enda bedre på dette, særlig ved oppstart.
Kommunenes nettsider benyttes aktivt og kommunenes digitale kartverk er i overveiende grad er av
god kvalitet.
B FØR KUNNGJØRING AV DETALJPLAN - informasjon og materiell fra kommunen
0,0
1,0
2,0
3,0
4,0
5,0
6,0
a) Kommunen tilbyr startpakke, informasjonspakke eller lignende
ved oppstart av planarbeid.
b) Opplever du at kommunens nettsider har relevant informasjon
enkelt tilgjengelig
c) Er kommunen behjelpelig med å fremskaffe materiell og
informasjon som er nødvendig for planarbeidet?
Private
Kommune
d) Bruker du den informasjonen som kommunen har tilgjengelig på
sin hjemmeside?
e) Er digitalt kartgrunnlag fra kommunen av god nok kvalitet?
Figur 2: Informasjon og materiell - sammenstilling av kommunenes og næringens svar
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
B FØR KUNNGJØRING AV
DETALJPLAN informasjon og materiell
fra kommunen
Oslo
Drammen
12
Asker Bærum Ullensaker Skedsmo Lørenskog
Oppegård
Ski
a) Kommunen tilbyr
startpakke,
informasjonspakke eller
lignende ved oppstart av
planarbeid.
b) Opplever du at
kommunens nettsider har
relevant informasjon enkelt
tilgjengelig
4,5
5,0
4,3
4,4
3,8
3,8
2,3
5,5
3,0
3,4
4,7
5,0
4,8
4,2
3,5
3,2
5,0
4,0
c) Er kommunen behjelpelig
med å fremskaffe materiell
og informasjon som er
nødvendig for planarbeidet?
3,6
4,3
5,2
4,1
4,2
4,5
3,5
5,0
4,5
d) Bruker du den
informasjonen som
kommunen har tilgjengelig
på sin hjemmeside?
4,5
4,8
5,3
5,3
4,8
5,0
3,8
5,5
5,5
e) Er digitalt kartgrunnlag fra
kommunen av god nok
kvalitet?
4,0
4,8
5,3
4,9
4,2
5,0
3,8
5,5
5,0
Gjennomsnitt
4,0
4,7
5,0
4,7
4,2
4,4
3,3
5,3
4,4
Tabell 5: Informasjon og materiell – næringslivets vurdering av den enkelte kommune
4.3
Før 1. gangs behandling – planutarbeidelse
Det oppleves som nokså enkelt å komme i dialog med kommunens administrasjon i fasen for
planutarbeidelse. Det blir avholdt møter, men som særlig næringen mener i noe mindre grad bidrar
til kvalitetsmessige forbedringer og i enda mindre gir økt forutsigbarhet for behandlingen av
planforslaget.
Både kommunene og næringen er enige om at det er viktig å ha dialog under planutarbeidelsen.
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
13
C FØR 1. GANGS BEHANDLING - planutarbeidelse
0,0
1,0
2,0
3,0
4,0
5,0
6,0
a) Var det enkelt å komme i dialog med kommunens administrasjon i denne
fasen av planutarbeidelsen?
b) Avholdes det møter mellom deg og kommunen i denne perioden?
Private
c) Fører kontakten med kommunen til endringer og kvalitetsmessig
forbedringer av planforslaget?
Kommune
d) Fører kontakten med kommunen til økt forutsigbarhet for behandlingen av
planforslaget?
e) Er det viktig å ha dialog med kommunen i forbindelse med
planutarbeidelsen?
Figur 3: Planutarbeidelsen - sammenstilling av kommunenes og næringens svar
C FØR 1. GANGS BEHANDLING planutarbeidelse
Oslo
Drammen
Asker
Bærum
Ullensaker
Skedsmo
Lørenskog
Oppegård
Ski
a) Var det enkelt å komme i dialog med
kommunens administrasjon i denne fasen
av planutarbeidelsen?
b) Avholdes det møter mellom deg og
kommunen i denne perioden?
3,7
4,4
4,8
4,6
4,8
4,2
4,5
5,5
5,0
3,6
4,3
4,5
4,3
4,8
4,0
4,0
5,0
5,0
c) Fører kontakten med kommunen til
endringer og kvalitetsmessig forbedringer
av planforslaget?
d) Fører kontakten med kommunen til økt
forutsigbarhet for behandlingen av
planforslaget?
e) Er det viktig å ha dialog med kommunen
i forbindelse med planutarbeidelsen?
3,4
4,0
4,7
4,2
3,8
4,3
3,5
5,0
5,0
3,0
4,4
4,6
3,8
3,5
3,0
2,8
5,5
3,5
5,3
4,8
5,3
5,6
5,2
5,2
5,0
5,5
5,5
Gjennomsnitt
3,8
4,4
4,8
4,5
4,4
4,2
4,0
5,3
4,8
Tabell 6: Planutarbeidelsen - næringslivets vurdering av den enkelte kommune
4.4
Før 1. gangs behandling – tidsfrister og saksbehandling
Det avtales i stor grad forpliktende fremdrift for denne fasen i kommunene. Kommunene mener i
noe større grad enn næringen at de overholder lovbestemte eller avtale tidsfrister for
behandlingstid.
Næringen mener kommunene i for liten grad er tydelige på når tidsfristen løper fra eller eventuelt
blir stoppet, og hvilke konsekvenser eventuelle brudd på saksbehandlingsfrister har.
Det er til dels store forskjeller kommunene imellom når det gjelder tidsfrister og konsekvensene av å
overholde disse. Ikke alle kommuner gir automatisk reduksjon i gebyr ved overskridelser av
tidsfristen.
Næringen mener kommunene kan bli bedre på dialog i forbindelse med saksbehandlingsprosessen
og i større grad anvende skjønn ved tolkning av formelle krav til plan og dokumentasjon.
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
14
Det er i stor grad enighet om at forslagstiller gjøres kjent med innhold i saksutredning i forkant av at
saken legges frem før 1. gangs behandling og ut til offentlig ettersyn, og får anledning til å
kommentere nye krav eller saksområder som er kommet til gjennom saksbehandlingen med
mulighet for å gjøre mindre justeringer før dette.
D FØR 1. GANGS BEHANDLING – tidsfrister og saksbehandling
0,0
1,0
2,0
3,0
4,0
5,0
6,0
a) Avtales det forpliktende fremdrift for denne fasen i din kommune?
b) Overholder kommunen tidsfristen, lovbestemt eller avtalt, for behandlingstid?
c) Er kommunen tydelig på når tidsfristen løper fra eller eventuelt blir stoppet?
d) Gis det informasjon om hvilke konsekvenser eventuelle brudd på
saksbehandlingsfrister har?
e) Gir eventuell overskridelse av tidsfristen automatisk reduksjon i gebyret?
Private
Kommune
f) Åpner kommunen for dialog i forbindelse med saksbehandlingsprosessen?
g) Anvender kommunen skjønn ved tolkning av formelle krav til plan og
dokumentasjon?
h) Blir du gjort kjent med innhold i saksutredning i forkant av at saken legges fram for
1. gangs behandling og ut til offentlig ettersyn?
i) Får du anledning til å kommentere nye krav eller saksområder som er kommet til
gjennom saksbehandlingen før saken legges fram til 1. gangs behandling og ut til
offentlige ettersyn?
j) Gis du anledning til å gjøre mindre justeringer/endringer før saken legges fram til 1.
gangs behandling ogut til offentlig ettersyn?
Figur 4: Tidsfrister og saksbehandling - sammenstilling av kommunenes og næringens svar
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
D FØR 1. GANGS BEHANDLING –
tidsfrister og saksbehandling
15
Oslo
Drammen
Asker
Bærum
Ullensaker
Skedsmo
Lørenskog
Oppegård
Ski
a) Avtales det forpliktende fremdrift
for denne fasen i din kommune?
3,8
4,8
4,2
3,5
3,5
3,7
3,0
4,5
5,0
b) Overholder kommunen
tidsfristen, lovbestemt eller avtalt,
for behandlingstid?
3,0
4,2
4,5
2,9
3,5
4,5
3,0
4,5
4,5
c) Er kommunen tydelig på når
tidsfristen løper fra eller eventuelt
blir stoppet?
3,6
4,4
3,8
3,2
3,0
4,0
2,0
4,0
3,0
d) Gis det informasjon om hvilke
konsekvenser eventuelle brudd på
saksbehandlingsfrister har?
3,2
4,2
3,8
2,1
3,0
2,3
2,7
4,0
2,5
e) Gir eventuell overskridelse av
tidsfristen automatisk reduksjon i
gebyret?
3,0
3,3
4,4
3,2
2,8
3,0
3,0
4,0
4,0
f) Åpner kommunen for dialog i
forbindelse med
saksbehandlingsprosessen?
3,4
4,0
4,2
3,5
4,0
5,0
2,5
5,0
5,5
g) Anvender kommunen skjønn ved
tolkning av formelle krav til plan og
dokumentasjon?
3,3
4,7
4,0
3,7
3,2
4,0
3,0
4,0
5,5
h) Blir du gjort kjent med innhold i
saksutredning i forkant av at saken
legges fram for 1. gangs behandling
og ut til offentlig ettersyn?
i) Får du anledning til å
kommentere nye krav eller
saksområder som er kommet til
gjennom saksbehandlingen før
saken legges fram til 1. gangs
behandling og ut til offentlige
ettersyn?
j) Gis du anledning til å gjøre
mindre justeringer/endringer før
saken legges fram til 1. gangs
behandling og ut til offentlig
ettersyn?
Gjennomsnitt
3,1
3,6
4,6
3,8
4,0
4,3
3,2
4,5
5,5
3,5
3,8
4,4
4,1
3,5
4,3
3,8
5,0
5,5
3,8
3,3
4,2
4,1
3,0
4,0
4,5
4,0
5,5
3,4
4,1
4,3
3,4
3,6
3,9
3,1
4,4
4,7
Tabell 7: Tidsfrister og saksbehandling - næringslivets vurdering av den enkelte kommune
4.5
Før 1. gangs behandling – komplett planforslag - tidsfrister
Kommunene mener den viktigste årsaken til at planforslag ikke anses komplett er mangelfull
utredning av tema definert på oppstartsmøte. Kun en mindre andel av næringen mener det samme.
Næringen mener derimot at den viktigste årsaken er nye tema som har kommet til og som krever
utredning. Ingen kommuner er enig i dette.
Det er verdt å merke seg de ulike syn på dette sentrale tema som kan være av stor betydning i
planprosessen. Det kan stilles spørsmål ved om riktig informasjon blir gitt og om denne
informasjonen blir forstått, og i hvilken grad kvaliteten på oppstartsfasen virker inn i denne fasen.
Begge mener for øvrig at det relativt ofte skyldes tekniske mangler ved planen.
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
16
Det er fra kommunens side gitt kommentar til at både den juridiske kvaliteten av bestemmelser og
graden av samsvar mellom plankartet, bestemmelser og planbeskrivelse ofte er mangelfull.
E FØR 1. GANGS BEHANDLING - komplett planforslag - tidsfrister
Alle svarende
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
a) Tekniske mangler ved planen
b) Mangelfull utredning av tema definert på
oppstartsmøte
Private
Kommner
c) Nye tema har kommet til, som krever utredning
d) Annet, vennligst spesifiser
Figur 5: Komplett planforslag - sammenstilling av kommunenes og næringens svar
4.6
Før endelig godkjenning – høring og offentlig ettersyn
Kommunene orienterer som regel om innkomne høringsuttalelser og mener de som regel gjør
forslagsstiller kjent med innholdet i saksfremstillingen i forkant av at saken fremmes for endelig
politisk behandling. Kommunene mener også at forslagsstiller gis anledning til å kommentere nye
krav og endringer i forkant av endelig politisk behandling.
Næringen mener det er for liten dialog med kommunen og forslagsstiller før saken legges frem for
endelig politisk behandling, herunder endringer i planforslaget etter offentlig ettersyn.
Det er i noen grad direkte kontakt mellom forslagsstillere og politikere før endelig politisk behandling
og som etter næringens syn oftere medfører endringer i planforslaget enn det kommunen mener.
Det er stor forskjell i kommunenes oppfatning om de informerer forslagstiller om endelig politisk
vedtak, og næringen mener de gjør det i mindre grad. Kommunene mener rekkefølgebestemmelsene
stort sett er riktige i forhold til plan- og bygningsloven, noe næringen ikke er enig i.
De fleste planer blir ferdigbehandlet i kommune- eller bystyre innen ett år fra planen blir lagt ut til
offentlig ettersyn.
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
17
F FØR ENDELIG GODKJENNING – høring og offentlig ettersyn
1
2
3
4
5
6
a) Blir du orientert om innkomne høringsuttalelser fra berørte
parter?
b) Blir du oppfordret til å kommentere innkomne merknader?
c) Tar kommunen initiativ til dialog med deg som forslagstiller i
forkant av at saken legges frem for endelig politisk vedtak?
d) Utfører kommunen eventuelle endringer i plan og
bestemmelser etter offentlig ettersyn?
e) Er det direkte kontakt mellom deg og politikere før endelig
politisk behandling?
f) Har ev slik kontakt medført endringer i planforslaget?
g) Blir du gjort kjent med innhold i saksframstillingen i forkant
av at saken fremmes for endelig politisk behandling?
Private
Kommune
h) Får du anledning til å kommentere nye krav/endringer i
forkant av endelig politisk behandling?
i) Blir du informert om endelig politisk vedtak ?
j) Opplever du at rekkefølgebestemmelsene fra kommunen er
riktige i forhold til plan- og bygningsloven?
k) Blir du informert om vedtaket fra den første politiske
behandling før behandling i kommunestyret eller bystyret?
l) Blir planer ferdigbehandlet i kommunestyret eller bystyret
innen ett år fra planen ble vedtatt lagt ut til offentlig ettersyn…
Figur 6: Høring og offentlig ettersyn - sammenstilling av kommunenes og næringens svar
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
F FØR ENDELIG GODKJENNING –
høring og offentlig ettersyn
18
Oslo
Drammen
Asker
Bærum
Ullensake
r
Skedsmo
Lørensko
g
Oppegård
Ski
a) Blir du orientert om innkomne
høringsuttalelser fra berørte parter?
4,8
4,5
4,8
5,0
4,0
4,7
4,5
4,5
5,5
b) Blir du oppfordret til å kommentere
innkomne merknader?
4,9
4,5
4,8
5,2
3,0
5,0
5,0
4,5
5,5
c) Tar kommunen initiativ til dialog med
deg som forslagstiller i forkant av at
saken legges frem for endelig politisk
vedtak?
d) Utfører kommunen eventuelle
endringer i plan og bestemmelser etter
offentlig ettersyn?
e) Er det direkte kontakt mellom deg og
politikere før endelig politisk
behandling?
f) Har ev slik kontakt medført endringer
i planforslaget?
3,7
3,2
4,8
4,2
3,5
3,7
3,5
4,5
5,5
4,1
4,0
4,0
4,3
3,0
3,7
3,5
3,5
4,5
3,3
4,7
3,5
3,8
3,5
2,7
2,5
5,5
4,0
3,8
3,3
4,8
4,6
2,8
3,5
5,0
3,5
5,0
g) Blir du gjort kjent med innhold i
saksframstillingen i forkant av at saken
fremmes for endelig politisk behandling?
h) Får du anledning til å kommentere
nye krav/endringer i forkant av endelig
politisk behandling?
i) Blir du informert om endelig politisk
vedtak ?
3,2
3,0
4,6
3,5
3,5
3,3
3,0
4,0
5,0
3,2
4,0
4,7
3,6
3,2
3,0
3,0
4,5
5,0
4,9
5,3
4,6
5,3
4,2
5,0
4,0
4,0
5,5
j) Opplever du at
rekkefølgebestemmelsene fra
kommunen er riktige i forhold til planog bygningsloven?
k) Blir du informert om vedtaket fra den
første politiske behandling før
behandling i kommunestyret eller
bystyret?
l) Blir planer ferdigbehandlet i
kommunestyret eller bystyret innen ett
år fra planen ble vedtatt lagt ut til
offentlig ettersyn første gang?
Gjennomsnitt
3,8
3,3
5,0
3,6
3,2
4,0
3,5
3,5
4,0
3,5
5,0
4,6
4,4
3,2
5,0
4,5
4,5
5,0
2,9
5,3
5,2
4,1
4,8
4,7
3,5
5,0
3,0
3,8
4,2
4,6
4,3
3,5
4,0
3,8
4,3
4,8
Tabell 8: Høring og offentlig ettersyn - næringslivets vurdering av den enkelte kommune
For Oslo kommunes del vil lengre saksbehandlingstid trolig ha sammenheng med den politiske
organiseringen med parlamentarisk styringsmodell som Oslo er alene om blant de utvalgte
kommuner.
4.7
Konflikt med andre aktører i planprosessen
I en planprosess er det mange andre aktører enn forslagstillere og kommunen. Kommunene og
næringslivet er spurt om i hvilken grad de opplever konflikt med andre aktører.
Antikvariske myndigheter og naboer er oftest nevnt, dernest statlige sektorinteresser som Statens
vegvesen og Fylkesmannens miljø- og klimasektor samt interessegrupper og organisasjoner.
Generelt vil det avhenge av type plan og hvilke interesser som berøres.
Fra kommunesiden er det gitt kommentar om at statlige sektormyndigheter ofte benytter
innsigelsesinstituttet for å komme seg til forhandlingsbordet om temaer som noen ganger ikke
berører deres ansvarsområde. Det er mange ganger uklart om det egentlig er nasjonale og viktige
regionale interesser som berøres.
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
19
Kommuner
Kommuner
Kommuner
Interessegruppe
r/organisasjoner
Naboer
Kommunepolitik
ere
Riksantikvar,
fylkes- eller Fylkesmannen – Fylkesmannen – Fylkeskommune
n
byantikvar
miljø og klima
landbruk
Andre
Jernbaneverket myndigheter
Private
Statens
vegvesen
Bydel (politisk
utvalg, dersom
relevant)
Konflikt med andre i planprosessen
Private
Kommuner
Private
Private
Kommuner
Private
Kommuner
I noen grad
I stor grad
Private
Kommuner
Private
Kommuner
Private
Kommuner
Private
Kommuner
Private
Kommuner
Private
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Figur 7: I hvilken grad opplever virksomhetene normalt konflikt i planprosesser med andre aktører
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
4.8
20
Utsettelser eller forsinkelser
Kommunene og næringen er spurt om mulige årsaker til utsettelser og forsinkelser. Det er til dels
store sprik i svarene.
Næringen mener det først og fremst skyldes manglende saksbehandlingskapasitet i kommunene.
Nye krav fra kommunen sent i saksbehandlingsfasen og konflikt med berørte parter er også i stor
grad oppgitt å være årsak til forsinkelser. Andre årsaker er at administrasjonen i kommunene krever
at alle uenigheter skal være løst i forkant av behandlingen, eller at det er interessekonflikter internt i
kommunen.
Kommunene mener det først og fremst skyldes innsigelser fra statlige eller regionale myndigheter og
som næringen langt på vei er enig i. Kommunen mener videre at forslagstillers egen tidsbruk for
bearbeiding av planforslaget eller egne planer som går på tvers av gjeldende kommuneplan eller
områdeplan er en viktig årsak til forsinkelser og utsettelser. En viktig årsak er også oppgitt å være
dårlig kommunikasjon mellom utbygger og rådgiver eller konsulent. Andre viktige årsaker som
kommunen peker på er at forslagsstiller eller konsulent ikke har levert god nok dokumentasjon i
saken, ikke har brukt nok tid på dialog med berørte parter eller at planforslaget ikke har god nok
juridisk eller teknisk kvalitet. Det siste er også påpekt i egne kommentarer fra kommunesiden.
Næringen deler i liten grad disse årsaksforhold.
Kommunen mener utsettelser i noen grad skyldes merknader fra offentlig ettersyn som medfører så
store endringer i planforslaget at det må gjennomføres nytt offentlig ettersyn.
Det er fra begge sider pekt på at årsaken også ligger i endringsforslag ved politisk behandling i
sluttfasen. Andre årsaker som er nevnt kan skyldes bytte av saksbehandler, at forslagsstiller vil
avvente andre rapporter e.l. samt politisk vanskelige saker.
Utsettelser eller forsinkelser
1,0
2,0
3,0
4,0
5,0
6,0
a) Uavklarte merknader fra statlige eller regionale myndigheter
b) Innsigelser fra statlige eller regionale myndigheter
c) Konflikt eller behov for avklaringer med berørte parter
d) Merknader fra offentlig ettersyn har medført så store endringer i
planforslaget et det må gjennomføres nytt offentlig ettersyn
e) Din egen tidsbruk for bearbeiding av planforslaget
f) Dårlig kommunikasjon mellom utbygger og rådgiver eller konsulent
g) At administrasjonen i kommunene krever at alle uenigheter skal
være løst i forkant av behandling
h) Forslagsstillers planer går på tvers av gjeldende kommuneplan eller
områdeplan
i) At ditt firma eller konsulent ikke har levert god nok dokumentasjon i
saken
j) At ditt firma eller konsulent ikke har brukt nok tid på dialog med
berørte parter
Næringens
vurderinger
Kommunenes
egne vurderinger
k) Planforslaget har ikke god nok teknisk eller juridisk kvalitet
l) Manglende saksbehandlingskapasitet i kommunen
m) Nye krav fra kommunen har kommet til sent i saksbehandlingsfasen
n) Endringsforslag ved politisk behandling i sluttfasen
o) Interessekonflikter internt i kommunen
p) Andre årsaker, spesifiser
Figur 8: Utsettelser eller forsinkelser – samlet vurdering
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
4.9
21
Saksbehandler og den politiske organiseringens betydning for
saksbehandlingen
Næringen opplever i stor grad at det har betydning hvilken saksbehandler en plan får tildelt når det
gjelder samarbeidsklimaet, saksbehandlingstiden og utformingen av den endelige vedtatte planen.
Skifte av saksbehandler underveis i prosessen og den politiske behandlingen kan påvirke
saksbehandlingen i noen grad.
Det er fra næringen gitt kommentarer at det ikke kan tjene forslagstiller dersom det klages på
saksbehandler, og at fravær av politisk deltakelse i planens tidlige fase i Oslo gir en mer teknisk og
detaljert prosess i frykt for å få kritikk i rådhuset.
Fra kommunen er det gitt kommentar om at Oslo kommunens organisering som er en annen enn
andre kommuner, betyr at den politiske behandlingen tar lengre tid. Et mindretallsstyre kan føre til
mye dragkamp i den avsluttende politiske behandlingen.
Saksbehandling og politisk organisering
Snittscore
1
2
3
4
5
6
a) Er samarbeidsklimaet avhengig av hvilken
saksbehandler en plan får tildelt?
b) Blir saksbehandlingstiden påvirket av hvilken
saksbehandler en plan får tildelt?
c) Blir utformingen av den endelige vedtatte planen
påvirket av hvilken saksbehandler en plan får tildelt?
Private
Kommuner
d) Skjer det skifte av saksbehandler underveis i
prosessen?
e) Ber forslagsstiller selv om å få tildelt ny saksbehandler
underveis i en planprosess i en eller flere saker?
f) Kommunens organisering av den politiske
behandlingen påvirker saksbehandlingen?
Figur 9 : Saksbehandling og politisk organisering
4.10
Kvaliteten på behandlingen
Det er gitt en totalvurdering av kvaliteten på kommunenes behandling av reguleringsplaner,
administrativt og politisk.
Kommunene er godt fornøyd med kvaliteten på administrativ behandling av reguleringsplaner, mens
næringen er noe mindre fornøyd. Asker, Ski og Drammen kommer best ut, mens Oppegård, Oslo og
Ullensaker kommer nederst.
Både kommunene og næringen er i overveiende grad godt fornøyd med kvaliteten på politisk
behandling av reguleringsplaner. Asker, Drammen og Oppegård kommer best ut, mens Lørenskog,
Skedsmo og Ski kommer nederst.
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
22
Oslo kommunene er mer enn godt fornøyd med byrådets behandling (politisk) av reguleringsplaner,
mens næringen er relativt mye mindre fornøyd.
Kvaliteten på saksbehandling - private
1
2
3
4
5
6
Oslo
Drammen
a) Kvaliteten på
administrativ
behandling av
reguleringsplaner
Asker
Bærum
Ullensaker
c) Kvaliteten på politisk
behandling av
reguleringsplaner
Skedsmo
Lørenskog
b) Kvaliteten på
byrådets behandling
av reguleringsplaner
Oppegård
Ski
Figur 10: Kvaliteten på administrativ og politisk behandling av reguleringsplaner – næringens svar
Kvaliteten på saksbehandling - kommuner
1
2
3
4
5
6
Oslo
Drammen
Asker
a) Kvaliteten på
administrativ
behandling av
reguleringsplaner
Bærum
Lørenskog
Skedsmo
c) Kvaliteten på politisk
behandling av
reguleringsplaner
Ullensaker
Oppegård
Ski
b) Kvaliteten på
byrådets behandling av
reguleringsplaner
(dersom relevant)
Figur 11: Kvaliteten på administrativ og politisk behandling av reguleringsplaner – kommunenes svar
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
4.11
23
Samlet vurdering
Tabellen nedenfor viser en sammenstilling av næringslivets vurdering av den enkelte kommunene
om alle hovedtema og med gjennomsnittlig karakter kommunevis. Nederst gis det en
gjennomsnittskarakter.
Tabellen må leses på bakgrunn av det grunnlag den er basert på og særlig tatt i betraktning store
forskjeller mellom kommunene.
Kommune
Oslo
Drammen
Asker
Bærum
Ullensaker
Skedsmo Lørenskog
Oppegård
Ski
Snitt
Hovedtema
A Før kunngjøring oppstartsmøte
4,3
4,7
4,8
4,5
4,2
4,4
3,9
4,3
5,2
B Før kunngjøring informasjon og materiell
4,0
4,7
5,0
4,7
4,2
4,4
3,3
5,3
4,4
C Før 1. gangs behandling planutarbeidelse
3,8
D Før 1. gangs behandling tidsfrister og saksbehandling
3,4
F Før endelig godkjenning –
høring og offentlig ettersyn
3,8
G Kvaliteten på
behandlingen
4,0
4,8
5,3
4,6
4,1
4,1
3,5
4,2
4,5
Gjennomsnitt
3,9
4,5
4,8
4,3
4,0
4,2
3,6
4,4
4,7
4,5
4,4
4,4
4,8
4,5
4,4
4,2
4,0
5,3
4,8
4,5
4,1
4,3
3,4
3,6
3,9
3,1
4,4
4,7
3,9
4,2
4,6
4,3
3,5
4,0
3,8
4,3
4,8
4,1
Tabell 9: Samlet vurdering av hovedtemaene - næringslivets vurdering av den enkelte kommune
Asplan Viak AS
4,3
4,3
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
24
5
FORSLAG TIL FORBEDRINGER
5.1
Hva er etter din mening det viktigste kommunen kan gjøre for
å forbedre saksbehandlingsprosessen?
Både næringen og kommunene har innspill til hva som skal gjøres for å forenkle og forbedre
planprosessene. Nedenfor gis det en oppsummering av de viktigste innspillene. Alle kommentarer
ligger som vedlegg.
Fra kommunene:
-
Tydeligere dialog i tidlig fase - mellom forslagstillere, administrasjon og politikere
Begrense detaljering og kompleksitet i planer til det nødvendige – mer områdefokus
Grundig arbeid med alternative løsninger, kompromisser og gode begrunnelser for grep og
elementer i planer som vil utløse konflikter med berørte interesser.
Tilstrekkelig med ressurser
Holde frister
Mer dialog
Forbedre informasjonsmateriell
Være tydelige og tidlige på krav og forventninger
Forbedre politikeropplæring
Enklere politisk organisering
Mer fokus på vanlige mangler tidligere i prosessen
Forutsigbare rammer og relevante planverktøy – robuste planer
Sørge for at forslagsstiller har god kunnskap om overordnede planer og rammebetingelser.
Fra næringen:
-
I større grad åpne for faglig drøftelser for å finne gode løsninger
Reelle og grundige vurderinger før kritiske tilbakemeldinger
Bedre kompetanse
Flere arkitekter. Flere med erfaring fra det private
Holdningsendring mht dialog og samarbeid
Forutsigbarhet
Beslutningsmyndighet delegert lengre ned i administrasjonen
Reduksjon av innsigelsesmyndighet
Bedre dialog
Reell medvirkning
Planen må gjøres gjennomførbar uten for stramme rekkefølgekrav som kan hindre utvikling
av et område
Se på en helhet, ikke enkeltprosjekter
Forenkle saksbehandling
Politikerne burde hatt en større rolle i tidligfasen for å kunne gi klarere føringer for den
kommende prosessen
Få ned behandlingstidene
Ikke skifte saksbehandlere hele tiden
Smidigere prosess med direkte dialog med saksbehandler/beslutningstagere administrativt
Gjennomføringshensyn
God veiledning på kommunens nettside med tydelige krav til innlevert materiale
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
-
-
-
5.2
25
Mindre krav til utredning i detaljplaner
Avklare forhold med berørte parter i forkant
Mer avklart forhold til antikvariske myndigheter vedrørende rett til å ta beslutninger.For stor
vilje til å skyve ansvar for å håndtere innsigelser fra div etater og naboer over på
forslagsstiller
samordning av ulike etaters prioriteringer
Oslo kommune spesielt: redusere interne rutiner som avviker fra gjeldende lovverk, gjøre
informasjon/plangrunnlag tilgjengelig for selvbetjening for å effektivisere utarbeiding av plan
for konsulenter
Behandlingsfrister
Hva er etter din mening det viktigste utbyggere eller
konsulenter kan gjøre for å forbedre
saksbehandlingsprosessen?
Fra kommunen:
-
Sette seg godt inn i byutviklingsstrategier, -mål og overordnede politiske føringer
Tilpasse det aktuelle prosjektet til overordnede planer
Redusere prosjektenes grad av utnyttelse
Bruke parallelloppdrag for å utvikle gode byplangrep
Sikre god kommunikasjon med kommunen via saksbehandler
God kompetanse hos forslagstillers konsulent om prosess, regelverk og fremstilling av
dokumentasjon
Være fleksibel
Bedre kvaliteten på plandokumentene (kart og bestemmelser)
Levere dokumentasjon tidsnok
Avdekke de tekniske mangler i kart- og plangrunnlaget
Forenkle og forbedre oppstartsmaterialet som sendes inn
Fra næringen:
-
Bedre kommunikasjon, dialog og samarbeid
Lytte til signalene som kommunen gir tidlig i prosessen
Ikke nødvendigvis utfordre kommunens rammer
Være lydhør i forhold til kommunens krav og føringer, men innen "rimelighetens grenser"
Forstå prosessene og de ulike aktørenes roller samt de offentlige krav og prosedyrer
Tenke mer kvalitet enn kvantitet
Gjennomarbeidede planforslag
Riktig detaljnivå
Utarbeide et godt materiale og dokumentasjon som er lett å forstå
Bruke gode rådgivere
Konsulenter bør være sitt samfunnsansvar i plansaker bevisst
Balanse mellom gebyr til og arbeid for kommunen i reguleringssaker
Ta innkomne merknader alvorlig
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
5.3
26
Har du eventuelle andre kommentarer til behandlingen av
plansaker?
Fra kommunen:
-
-
-
Kommunen arbeider med forbedring av samarbeidsprosesser som bla innebærer tidlige
drøftinger der politikere og utbyggere møtes¨
Innsigelsessaker bruker uforholdsmessig lang tid i Miljøverndepartementet. Lite fleksibilitet
ift arkeologi og andre kulturminnefaglige temaer. 5 års regelen vil føre til unødig ressursbruk
og forsinkelser både hos forslagstillere og kommunen
Lovverket må forenkles; færre protest- og klagemuligheter. Gi juridisk rom for større grad av
småendringer når tiltak gir miljøforbedringer
Områderegulering som planform gir en rekke utfordringer for kommunene, både når det
gjelder plankapasitet og -kompetanse. Sentrale problemstillinger her er nivået på
kompliserte/urbane områdeplaner, og samarbeidsmodeller mellom kommunen som planeier
og private om utarbeiding av områdeplan
Kommunen har ingen ventetid ved behandling av reguleringsplaner
Fra næringen:
-
Det legges for stor vekt på at alle særinteresser skal få gehør og påvirkning på planen
Kommunikasjon og kommunikasjon
Det bør innføres evalueringsmøter i etterkant av store plansaker for å lære av prosessene
Samarbeid med saksbehandler om fysisk utarbeidelse av plankart og bestemmelser
Omfattende og kostnadsdrivende prosesser av betydning for byggherrer og boligkjøpere og
som bør det må vurderes å forenkle
Redusere dokumentasjonskrav på områder som vurderes mindre viktige
Gode erfaringer med å ha gjennomgang av samlet materiale med kommunen noen uker før
ferdigstilling. Bør vurderes også i større byggesaker
Viktig med god kompetanse i kommunene som også vil gi bedre service
Konflikter kan påklages i for stor grad
Maktmisbruk og mangel på samordning i forvaltningen
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
6
27
KOMMENTARER OG INNSPILL TIL VIDERE ARBEID
På bakgrunn av svarene fra undersøkelsen gis det noen korte kommentarer til enkelte forhold det
kan være aktuelt å se nærmere på for en bedre planprosess.
6.1
Tidligfasen – rammeavklaringer
Tidligfasen er viktig og kommunen har et særlig ansvar for å sikre at det gis god og riktig informasjon
som gjelder for planarbeidet. Sammenhengen i svarene fra undersøkelsen kan tolkes slik at noen av
de utfordringer som oppstår i prosessen kan peke tilbake på tidligfasen. Uavklarte rammer for
planarbeidet svekker forutsigbarheten. Kommunene må bli bedre på mer og bedre veiledning og i
større grad sørge for at informasjonen blir forstått.
Næringen har også ansvar for gode planprosesser, og resultatene fra undersøkelsen viser at
kommunene ønsker seg en næring som er bedre forberedt til oppstartsmøte med kommunen.
Næringen må sette seg bedre inn i de overordnede rammebetingelser og roller for planarbeidet, og
legge opp arbeidet i tråd med det. Gode rådgivere og god kommunikasjon er viktig.
6.2
Planfasen - dialog og samarbeid
En planprosess kan være uforutsigbar og det er ofte ikke kjent på forhånd hvilke interessekonflikter
som kan dukke opp. Dialog og samarbeid er pekt på som viktig også i denne fasen. Det kan
imidlertid se ut som partene kommer sammen i møter, men at det er kvaliteten på dialogen og
samarbeidet som ikke gir de ønskede resultater. Det vises også til svarene om årsak til forsinkelser
som viser svært ulike syn.
Svarene indikerer at næringen har et større ønske om kontakt med kommunen enn det de opplever å
få. Det kan handle om kapasitet hos kommunen, og i alle tilfeller vil god og tilstrekkelig informasjon
og dialog være viktig.
Resultatene viser at saksbehandlingstid og samarbeidsklima ofte knyttes til saksbehandler. Gitt at
god kompetanse kan forbedre disse forhold, bør kommunene styrke kompetansen og stimulere til
god samarbeidskultur. Kompetanseheving kan i tillegg til å rekruttere kvalifiserte personer også skje
ved å samarbeide og lære på tvers mellom kommuner, via fylker og i samarbeid med næringen.
6.3
Forsinkelser
Undersøkelsen viser at kommunen mener en viktig årsak til forsinkelser og utsettelser skyldes
mangelfull utredning mens næringen mener det er nye tema som kreves utredet. Det bør vurderes
hvordan dette kan forbedres og informeres om, både i starten og underveis.
Konflikt med andre aktører vil ofte medføre forsinkelser, og særlig hvis det gjelder større statlige
aktører og forhold av stor samfunnsmessig eller økonomisk betydning for gjennomføringen.
Resultatet viser at det er tilfelle, og jo mer sentrale områder og med mange interessemotsetninger
vil kompleksiteten i seg selv være forsinkende. Også her kan mer og bedre informasjon i tidligfasen
være avhjelpende, for eksempel om andre statlige myndigheters mulige krav som kan påvirke planen
eller gjennomføringen. God rolleforståelse, dialog og samarbeid vil være stikkord som kan gi relativt
større forutsigbarhet.
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
6.4
28
Tilpasninger og lovendringer
Planer er ofte komplekse og sammensatte og det er flere steder pekt på viktigheten av å finne riktig
nivå på planene og planprosessene, - i forhold til overordnede rammer og helhetlige grep, områder
og ikke detaljer. Dette fokuset er i stor grad til stede i mange kommuner, mens andre kommuner bør
jobbe mer aktivt og kanskje særlig knyttet opp til kompetansehevingen.
Det er pekt på behov for å se nærmere på samarbeidsmodeller mellom kommunen som planeier og
private om utarbeidelse av områdeplaner, samt behov for lovendringer med mindre klagemuligheter.
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
7
29
VEDLEGG
Forslag til forbedringer i kommunene
Fra kommunene (svarklipp)
Svar
Bedre tidlig kontakt og kommunikasjon mellom forslagstillere, administrasjon og politikere. Begrense
detaljering og kompleksitet i planer til det nødvendige. Grundig arbeid med alternative løsninger,
kompromisser og gode begrunnelser for grep og elementer i planer som vil utløse konflikter med berørte
interesser.
Tydeligere dialog i tidlig fase. Interesseavklaring. Økt ressurser
Skrive kortere saksfremlegg og fokusere på det viktigste tidlig i planprosessen (ikke detaljer)
Ha nok ressurser, holde frister, åpne for dialog.
Forbedring av det informasjonsmaterialet som gis ut til forslagsstillere. Kommunisere tydeligere
kravspesifikasjoner og forventninger. Forbedret politiker- opplæring, og mer fokus på vanlige mangler tidligere
i prosessen, allerede ved behandling av planinitiativ.
Forutsigbare rammer, med relevant planverktøy i bunn.
Tydelig og tidlig område- og prosessavklaring. Områdefokus, ikke detaljfokus på tilbakemeldingen.
Kommunen må være tydelig tidlig i prosessen og sørge for at forslagsstiller har god kunnskap om overordnede
planer og rammebetingelser.
Økende grad v dialog, forutsigbarhet, robuste planer og enklere politisk organisering.
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
30
Fra næringslivet (svarklipp)
Svar
I større grad åpne for faglig drøftelser for å finne gode løsninger, slik at man unngår en "stillingskrig" og flere
runder for å finne omforente løsninger. Vi opplever ofte svært rigide og kategoriske faglige oppfatninger, og at
stort og langvarig faglige arbeid nedlagt i forslagene avfeies uten at de tas til reell vurdering. Ofte av leder
over saksbehandlers nivå, som i enkelte tilfeller avslører skremmende mangel på innsikt i innsendt materiale.
Dette kan oppleves som overkjøring. (Også i form av planforum i Oslo, hvor det ikke har vært åpnet for dialog)
På samme måte fremstår kommunens folk i flere tilfelle med lav kompetanse, eller med egne agendaer. Få gir
inntrykk av å vill hjelpe en plan frem.
Forutsigbarhet og beslutningsmyndighet delegert lengre ned i administrasjonen. Reduksjon av
innsigelsesmyndighet bedre dialog
Tomteeiers medvirkning skal være reell. Det er mye enveis dialog fra kommunens side når de informerer om
status i plansaker. Planen må gjøres gjennomførbar. Ofte kan stramme rekkefølgekrav hindre utvikling av et
område
Se på en helhet, ikke enkeltprosjekter
Ta vekk "black box" organet Planforum! Beslutninger her kommer ofte totalt løsrevet fra den prosessen man
trodde var blitt etablert med saksbehandler og enhetsleder. Behandlingen er lukket og organets kjennskap til
planene er helt avhengig av saksbehandlers evne til å legge frem saken. Beslutningene blir behandlet som
"gudegitte" og kan derfor ikke diskuteres i etterkant. Politikerne (rådhuset) burde hatt en større rolle i
tidligfasen for å kunne gi klarere føringer for den kommende prosessen - bydelpolitikernes kompetanse må
imidlertid heves betydelig dersom de skulle hatt denne rollen.
Få ned behandlingstidene og ikke skifte saksbehandlere hele tiden.
Ønsker en åpnere dialog i første del av planprosessen. Planforum i Oslo detaljstyrer for tidlig i prosessen, og
binder opp saksbehandler, uten direkte dialog med forslagsstiller. En direkte dialog med de som setter
premisser for planforslaget er ønskelig, og ville gitt en smidigere prosess.
Forutsigbarhet, vilje til å ta hensyn til realistiske økonomiske virkeligheter for å kunne gjennomføre tiltaket.
Kompetente og erfarne saksbehandlere
Bedre dialog mellom forslagsstiller og kommunen. Huske på at konsulent blir "kasteball "mellom oppdragsgiver
og kommunen
Avklare tidligere hvilken dokumentasjon fra forslagstiller som saksbehandler og politikere ønsker/krever. Være
mere respektfull/lydhør til konsulenters råd ved skjønnsmessige vurderinger.
Mer direkte dialog med den som utarbeider planforslag. God veiledning på kommunens nettside med tydelige
krav til innlevert materiale. Forutsigbarhet.
Bør ha mindre krav til utredning i detaljplaner. Det siste som kommer er nå krav til en områdeanalyse av
stedet man skal regulere. Hvem bor der, er det mye natur mm
Mer avklart forhold til antikvariske myndigheter vedrørende rett til å ta beslutninger.
For stor vilje til å skyve ansvar for å håndtere innsigelser fra div etater og naboer over på forslagsstiller
Klare tilbakemeldinger tidlige. Ha tilstrekkelig saksbehandlerkapasitet.
Forenkle saksbehandling, ta ansvar
Skolering av saksbehandlere - samordning av ulike etaters prioriteringer
Være forutsigbare og ikke komme med nye krav til utredninger, endringer etc. flere ganger i prosessen
Forenkle planprosessen
Flere arkitekter. Flere med erfaring fra det private. Holdningsendring mht dialog og samarbeid.
være forpliktende på tidligere gitte tilbakemeldingene, heve kompetanse hos saksbehandlere på lovverk som
forvaltes, Oslo kommune spesielt : redusere interne rutiner som avviker fra gjeldende lovverk, gjøre
informasjon/plangrunnlag tilgjengelig for selvbetjening for å effektivisere utarbeiding av plan for konsulenter
Behandlingsfrister
Avklare forhold med berørte parter i forkant
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
31
Forslag til forbedringer i næringslivet
Fra kommunene (svarklipp)
Svar
Sette seg godt inn i byutviklingsstrategier, -mål og overordnede politiske føringer. Sikre god kommunikasjon
med kommunen via saksbehandler.
God kompetanse hos forslagstillers konsulent om prosess, regelverk og fremstilling av dokumentasjon.
Sette seg bedre inn i og tilpasse det aktuelle prosjektet til overordnede planer. Redusere prosjektenes grad av
utnyttelse. Bruke parallelloppdrag for å utvikle gode byplangrep.
Være fleksibelt, god kvalitet på etterlyste utredninger (supplerende dokumentasjon medfører mer tidsbruk),
levere dokumentasjon tidsnok.
Tettere dialog. Avdekke de tekniske mangler i kart- og plangrunnlaget.
Bedre kvaliteten på plandokumentene (kart og bestemmelser).
Forenkle og forbedre oppstartsmaterialet som sendes inn.
Forslagsstiller må sette seg godt inn i kommunens overordnede planer og rammebetingelser
Sette seg inn i kommuneplanens bestemmelser og statlige føringer og satsingsområder.
Fra næringslivet (svarklipp)
Svar
Utbyggere må bedre lytte til signalene som kommunen gir tidlig i prosessen. Mange utbyggere utfordrer
bevisst de rammer som gis tidlig i fasene, og dette medfører flere runder før man kommer i mål rent faglig.
Bedre dialog og samarbeide om omforente reguleringsplaner
Ikke utfordre kommunedelplaner eller utnyttelsesgrader i prosjektene.
Bruke gode rådgivere og forstå prosessene og de ulike aktørenes roller. Man kan ikke forvente at byantikvaren
skal gå inn for riving...! Det må bli like vanskelig å true med innsigelse som det å faktiske fremme en. Nå tas
slike trusler svært alvorlig å de får ofte store konsekvenser for planinnhold og fremdrift.
Veldokumentert underlag
Utbyggers ønsker om å strekke rammer for sine interesser, som er i konflikt med smidighet i prosessen.
Føler vi strekker oss langt og skriver fulle reguleringssaker for kommunen. Gebyr skal beregnes ut fra bruk av
tid/kostnadsdekning. Står ikke i samsvar med planenes størrelse.
Komplette planer - bruke erfarne rådgivere
Ikke nødvendigvis maksimere all utbygging. Tenke mer kvalitet enn kvantitet. Prøve å overbevise
oppdragsgiver om mest optimal løsning.
Klarer i dokumentasjon slik at saksbehandler og politiker skjønner hva som er tenkt og hvorfor.
Tydelig kommunikasjon mot saksbehandler. Gjennomarbeidede planforslag.
Utarbeide et godt materiale, samt ikke bruke for lang tid på å utarbeide dette materialet
Tettere dialog med kommunen med klarere fokus på hva som er viktig å belyse ved planforslag
Kunne prosess og krav i en reguleringssak godt, i tillegg til de enkelte kommuners prosedyrer. Ta innkomne
merknader alvorlig.
Holde prosessen åpen
Grundigere utredning av tema i planprosessen, riktig detaljnivå på planer.
Være lydhør i forhold til kommunens krav og føringer, men innen "rimelighetens grenser"
Forbedre og kvalitetssikre sitt arbeid
Gjøre seg kjent med vedtak og føringer. Det er nødvendig å vurdere tiltakenes virkning på omgivelsene. Vi må
lre oss å illustrere og beskrive rommet mellom bygningene og det offentlige rommet.
konsulenter bør være sitt samfunnsansvar i plansaker bevisst
Godt materiale
Levere grundige og fullstendige rapporter/planer etc
Asplan Viak AS
Kartlegging av planprosesser i Osloregionen
32
Andre kommentarer
Fra kommunene (svarklipp)
Svar
Kommunen arbeider med forbedring av samarbeidsprosesser som bla innebærer tidlige drøftinger der
politikere og utbyggere møtes
Innsigelsessaker bruker uforholdsmessig lang tid i miljøverndepartementet. Lite fleksibilitet ift arkeologi og
andre kulturminnefaglige temaer. 5 års regelen vil føre til unødig ressursbruk og forsinkelser både hos
forslagstillere og kommunen.
Lovverket må forenkles; færre protest- og klagemuligheter. Gi juridisk rom for større grad av småendringer
når tiltak gir miljøforbedringer
Områderegulering som planform gir en rekke utfordringer for kommunene, både når det gjelder plankapasitet
og –kompetanse. Sentrale problemstillinger her er nivået på kompliserte/urbane områdeplaner, og
samarbeidsmodeller mellom kommunen som planeier og private om utarbeiding av områdeplan.
Kommunen har ingen ventetid ved behandling av reguleringsplaner
Fra næringslivet (svarklipp)
Svar
Det legges for stor vekt på at alle særinteresser skal få gehør og påvirkning på planen. Fører ofte til svært
dårlige kompromisser og løsninger. Planetaten bør i større grad bestemmes seg for hva som er viktig, og så
prioritere dette fremfor å skulle tilfredsstille alle.
Kommunikasjon og kommunikasjon
Det bør innføres evalueringsmøter i etterkant av store plansaker for å vurdere prosessen og hva man kan lære
av det som gikk bra og mindre bra.
Samarbeide med saksbehandler mht fysisk utarbeidelse av plankart og bestemmelser ville være
arbeidssparende for begge parter.
Har utviklet seg til å bli en meget omfattende prosess hvor man kan stille seg spørsmål om alt men skal utrede
har en nytteverdi.
Det er kostnadsdrivende prosesser som senere skal føres over til feks byggherre og boligkjøpere.
Enklere rutiner - redusere kravene dokumentasjon på områder som vurderes mindre viktige for det aktuelle
planområdet.
Nei
Gode erfaringer med å ha gjennomgang av samlet materiale med kommunen noen uker før ferdigstilling. Bør
vurderes også i større byggesaker.
Jeg har opplevd enkelte svært dårlige saksbehandlere med svært nedlatende holdning. Disse er svært
detaljorienterte og mangler kompetanse. Jo mindre kompetanse de har, jo mer selvsikre er de.
Konflikter kan påklages i for stor grad. I vårt tilfelle i x kommune har det nå gått 13 år, og saken har vært i
MD to ganger. Enda er ikke saken avklart. Maktmisbruk og mangel på samordning i forvaltningen
Asplan Viak AS