1. No category

Å være under revisjon (tilsyn)
Men vi har jo et kvalitetsfokus
i alt vi gjør! (?)
Foto: Carl-Erik Eriksson
Helge Garåsen, 18.januar 2012
Mange tilsyn - kontrollsystemer










Politisk ledelse
Media
Publikum
Egenkontrollsystemer (Esikt)
Helsetilsyn
Fylkesmann
Arbeidstilsyn
Datatilsyn
Mattilsyn
El-tilsyn
Trondheim kommune
Trondheim kommune
Kommunen skal drives
i samsvar med lover,
forskrifter og overordnede
instrukser.
Trondheim kommune
Kommunen skal være
gjenstand for
betryggende kontroll.
Trondheim kommune
Hva er et Kvaliteket?
 Kvalitetssystemet er viktig for Trondheim
kommunes troverdighet. Innbyggere,
brukere, ansatte, politikere og andre
berørte skal ha tillit til vår leveranse og
forvaltning av fellesskapets ressurser.
Kommunens kvalitetssystem er et verktøy
for å legge til rette for tillitskapende
forvaltning.
Trondheim kommune
Kvaliteket bygger oppunder kommunens
verdigrunnlag. Kjerneverdiene gjenspeiles i vårt
kvalitetssystem og våre daglige handlinger
gjennom:
 åpenhet i beslutninger og gjennomføring, oppnå tillit internt og hos byens innbyggere
 modighet, - synliggjøre trygghet, evne og vilje til
å ta grep når noe svikter
 kompetanse, - sikre riktig kvalitet på alle
kommunale oppgaver og utvikle produkter og
tjenester til gode og fremtidsrettede løsninger
Trondheim kommune
Trondheim kommune
 Vårt kvalitetssystem skal være
levende. Det betyr at dokumenter er
under utvikling og at det meldes fra
om feil og svikt i rutiner. Det samme
gjelder forslag til forbedringer.
Avvikssystemet hjelper oss til å bli
bedre.
Trondheim kommune
Bevissthet om intern
kontroll
Rådmannens
oppgave
 Etablere intern
kontroll
 Utføre intern
kontroll
Revisjonens oppgave
 Se etter at
rådmannen har
etablert intern
kontroll
 Se etter at den
interne kontrollen
fungerer som
forutsatt
Tilsynet/revisjonsbesøket







Varsel
Forberedelse
Gjennomføring
Foreløpig tilbakemelding (faktafeil)
Endelig rapport
Lukking av avvik
Implementering
Trondheim kommune
Ved revisjon/tilsyn
 Har vi felles forståelse for hva som er
utfordringen og for hva som er bra?
 Hva er ikke bra og skal endres?
 Vi har alltid jobbet slik?
 Bortforklarende (Liv og helse må gå foran
arbeidstidsbestemmelser)
 Går i forsvar (”Jeg vet best”)
 Dette er urettferdig
 Vi kjenner oss ikke igjen
Trondheim kommune
Hvilke tiltak skal vi velge?
 Flere tiltak med samme budskap samtidig
 Ulike tiltak som appellerer til ulike sider ved personen:
- Forståelse
- Ferdigheter
- Følelser
 Følelser er ofte undervurdert
Er mennesket rasjonelt?
”Trafikksikkerhetsarbeidet har lidd den feiltolkning at folk
har stor risikoaversjon, - noe de ikke har”
-eller irrasjonelt?
”Overfor den som har Rambo som ideal nytter der lite å
appellere til “snill kjøring” eller til å ta trikken”
13
Hvilke tiltak skal vi velge i
forhold til risikotyper?
Intern risiko
 Menneskelig
 Prosess
 Teknologi
 Mislighet
Ekstern risiko
 Politisk
 Skattemessig
 Lover og regler
 Samfunnsmessig
 Konkurranse
 Rennome
Subjektiv risiko er ofte forskjellig fra
“kalkulert”, objektiv risiko
Akseptabel risiko –
Hva godtar vi?
”Vi må imidlertid akseptere at et visst antall ulykker/hendelser vil
skje.”
“Ikke minst blant ungdom er det et hav av avstand mellom de
samfunns- og miljøbevisste, og de som får sine idealer preget av
voldsfilmer og beundring for Hells Angels”
 Beslutningstakere, eksperter og lekfolk
sine vurderinger
 Knyttet til normalitet og sosial norm
 Individuelle forskjeller – spenning og frykt
 Frivillighet
15
Hvorfor et avvikssystem?
 Formålet med systemet er å
- sikre at brudd på lover, forskrifter, prosedyrer og
rutiner ikke gjentar seg
- få forbedringsmelding på prosedyrer og rutiner
- få registrert, håndtert og benyttet avviks- og
forbedringsmeldinger i videre
forbedringsaktiviteter
- forbedre Trondheim kommunes avvikshåndtering
- forebygge ulykker og uheldige hendelser.
Min ”største” utfordring
 6000 personer skal beherske og etterleve
et utall rutiner, prosedyrer, retningslinjer
samt beherske fag og etikk
Trondheim kommune
Tør vi bli gamle?
Ulike type saker





Avdekker selv med ønske om å rette opp
Ber om tilsyn for å få bistand
”Plukket” ut pga oppslag i media
”Plukket” ut pga klager
Avtalt satsningsområde
 Økonomi og ”annet som kan telles”
 Fag hvor det ofte er skjønn
Trondheim kommune
Erfaringer/refleksjoner ifht medias søkelys
 Grunnleggende utgangspunkt - belyse spørsmål
på en saklig og redelig måte
 Praktiseringen av meroffentlighet var krevende,
betydelige ressurser ble beslaglagt
 Og dette skjedde parallelt med leveransene til
revisjonen
25
Tilbakemelding fra pressen
26
Fokusområder i etterkant
1. Ressurser og kompetanse

Kvantitet og kvalitet
2. Organisering

Tydeliggjøring av ansvar og fullmakter
3. Dokumentasjon og arkivering


Tydelige beslutningsdokumenter og etterkontroll
Arkivering
4. Rapportering (både løpende og adhoc)
5. Tydeliggjøre sammenheng risiko og avkastning
27
•Lover, forskrifter og relevante
styringsdokumenter
•Beskrivelser av hovedoppgaver,
organisering og myndighetsfordeling
•Beskrivelse av ledelsesansvar for
gjennomgang
•Rutiner for avvik og forbedring
Rutiner for oppfølging av kritiske områder
Trondheim kommune
Hovedtall- ca 4000 hendelser
Legevakta
6000
5000
4000
Sum 2011
Sum 2010
Sum 2009
3000
Sum 2008
Sum 2007
Sum 2006
2000
Sum 2005
Sum 2004
1000
0
Medisin
Vold
Vedtak
ikke
innfridd
Klage på
tjeneste
Fall
Vedtak
utgått
Uforsvarlig
tjeneste
Trondheim kommune
St. Olav
Annet
Fall
 SKADER er den 5 vanligste dødsårsak blant
gamle
 FALL er den vanligste årsak til skader hos
eldre
 Alvorlige fallskader ender ofte med
langtidsplass på sykehjem
SAMHANDLINGSKJEDEN FOR KRONISK SYKE – HELHETLIG PASIENTFORLØP I EGET HJEM:
Ny episode
Daglig observasjon og tjenesteyting
Hjem:
Bruker/pårørende
Besøk av
sykepleier
innen 3 dager
Hjemmetjeneste
4 ukers
samtale med
primærkontakt
Primærkontakt/sykepleier
Innleggelse
kortidsopphold
Sykehjem
Innleggelse
kortidsopphold
Trening og
opplæring
Fysio-/ergoterapi
Besøk hos
fastlege etter
2 uker
Fastlege
Oppfølging
fastlege
Fastlege
LVsentral
Legevakt
Bestillerkontor
Daglig observasjon og
tjenesteyting
Pasienten blir
dårligere
Legevakt
Møte sykehus
kommune
Vedtak
Sykehus
Pasienten
vurderes
utreiseklar
Start
Utredning/behandling,
avdeling
Mottak i sykehus
MAL FOR OPPDRAGETS ART
STRUKTUR FOR OPPDRAGETS ART
VEILEDER
TIDSPUNKT:
Når hjelp er avtalt.
DIAGNOSE:
Beskriv sykdomssituasjon, aktuelle diagnoser, evt. situasjon etter siste
utskrivelse.
Har hund, ikke ring på døren, skal på dagsenter osv.
ANDRE HENSYN:
MEDIKAMENTER:
Viktig å være presis og detaljert i beskrivelsen for å unngå avvik. Marker tydelig
om det er hjemmetjenesten som deltar i medikamenthåndteringen, eller om
bruker har ansvaret selv. Oppbevares medisiner på sonekontor, eller hjemme hos
bruker? Har bruker Multidose, dosett, eller begge deler?
SPESIELLE OBSERVASJONER
Etter anbefaling fra sykehus/fastlege
Etter anbefaling fra sykehus/fastlege, evt. oppgi nummer til sykehusavdeling, har
bruker åpen innleggelse osv
HVA GJØR VI VED FORVERRING:
OPPDRAG:
-Hva mestrer bruker selv:
-Forebyggende tiltak:
-Kompenserende tiltak:
Oppdragstekst som skal gjenspeile vedtak, og hva vi konkret skal hjelpe bruker
med, eventuelt hva bruker mestrer selv.
VARSLING VED FORSINKELSE: JA/NEI
Skal bruker kontaktes hvis vi blir forsinket?
PIXI; LOMMEUTGAVE AV SJEKKLISTENE ANSATTE TRENGER
HJEMME HOS BRUKER.
SAMHANDLINGSKJEDEN FOR KRONISK SYKE: Bruk av ELIN-meldinger
Ny episode
Hjem:
Bruker/pårørende
Primærkontakt/sykepleier
Hjemmetjeneste
Sykehjem
Daglig observasjon og
tjenesteyting
Pasienten blir
dårligere
ELIN - meldinger
13
6
Innleggelse
kortidsopphold
8
Fysio-/ergoterapi
11
66
Forespørsel om time
7
Orientering om tjenestetilbud
8
Helseopplysninger til lege
9
Overføring
legemiddelopplysninger
Medisinske opplysninger
10
Fastlege
Fastlege
6
LVLegesentral vakt
Legevakt
11
Bestillerkontor
12
13
Poliklinikk
Sykehus
Utredning/behandling,
avdeling
Mottak i sykehus
Oppfølging
fastlege
11
12
Forespørsel og svar på
forespørsel
Innleggelsesrapport
13
Henvisning
TELEFON FRA
AVDELING
TIL
Sjekkliste
HJEMMETJENESTE
2 UKERS
KONTROLL
Sjekkliste
TIL FASTLEGE
Sjekkliste
REVURDERING
HVER 6 MND
PERSONLIG OPPFØLGINGSPLAN/OPPDRAGETS ART
VURDERINGSBESØK
Sjekkliste
3 DAGERS BESØK
AV SYKEPLEIER
Sjekkliste
4 UKERS REVURDERING
AV PRIMÆRKONTAKT
Sjekkliste
Sjekkliste
INNLEGGELSE
Endringsarbeid i HV
 Har vi felles forståelse for hva som er
utfordringen?
 Ønsker vi å endre oss?
 Vi har alltid jobbet slik?
 Bortforklarende (Liv og helse må gå foran
arbeidstidsbestemmelser)
 Går i forsvar (”Jeg vet best”)
 Dette er urettferdig
 Vi kjenner oss ikke igjen
Trondheim kommune
Forvaltningsrevisjoner generelt
 Det gjennomføres flere (større)
forvaltningsrevisjonsprosjekter/tilsyn i kommunen hvert
år.
 Rådmannen anser det som en viktig og nødvendig
kontroll av den kommunale forvaltningen.
 Hva som skjer i en kommune som følge av en
forvaltningsrevisjon vil avhenge av de resultater som
forvaltningsrevisjonen gir.
 Det er ikke uvanlig at revisjonene medfører at
kommunen endrer rutiner eller velger å innrette seg
annerledes enn tidligere innenfor det reviderte tema,
slik at forvaltningen blir bedre.
39