UTS.VLV.KONTADM.4.7 Versjon 2.00 Gyldig fra 18.12.2015 Forfatter ILF Verifisert FAH Godkjent Søren Fredrik Voie ID Prosedyre for innkjøp FORMÅL: Å sikre rett innkjøp og kontraktsinngåelser iht til gjeldende regelverk. OMFANG: Alle med budsjettansvar. DEFINISJONER: Innkjøp/kontraktsinngåelser er kjøp av varer eller tjenester til VestLofoten videregående skole /Lofoten maritime fagskole (VLV/LMF)). Prosedyren gjelder ikke for kontrakter om oppføring av bygning, ansettelser eller særskilte arbeidsytelser av personlig karakter. ANSVAR/ MYNDIGHET: Alle med budsjettansvar. Rektor skal godkjenne alle kjøp/kontrakter som overstiger kr 20 000. Ved alle kjøp gjelder prinsippet om konkurranse. Hvis det er inngått fylkesavtale på et produktområde skal disse avtalene følges. For alle andre kjøp vises det til ”Sjekkliste for offentlige anskaffelser under EUs terskelverdier”. AKTIVITETSBESKRIVELSE Innkjøper skal: 1. Basere kjøp på konkurranse, uansett beløpets størrelse. 2. Følge den prosedyre som er beskrevet i ”Sjekkliste for offentlige anskaffelser under EUs terskelverdier” For alle kjøp over EUs terskelverdi – ta kontakt på Innkjøpstjenesten på Fylkeshuset. 3. Oppgi navn og avdeling ved bestilling. 4. Bruke leverandører som VLV/LMF har inngått innkjøpsavtaler med. 5. Sørge for at standard betingelser for levering følges. 6. Kontroller pakkseddel mot mottatte varer. 7. Faktura kontrolleres mot pakkseddel samt sjekke at pris er i.h.t. fylkesavtale. 8. Følge opp leveransen (om samsvar med spesifikasjoner, levering i tid, eventuelle funksjonstester, kvittere for mottak) 9. Faktura leveres kontoret for skanning. REGISTRERING: Alle bilag skannes og registreres elektronisk. AVVIKS BEHANDLING: Avvik behandles i skolens meldingssystem. DISTRIBUSJON: Alle med budsjettansvar, kontor. Ref: Sjekkliste for offentlige anskaffelser under EUs terskelverdier Standard fylkesavtale ISO 9001:2008, 7.4 STCW regel A I/6 FOR-2011-12-22-1523 § 14 (4)