Microsoft Office SharePoint Server 2007
Dokumentstyring med Office SharePoint Server 2007 Kortfattet sammendrag De fleste store bedrifter er altfor avhengige av delte nettverksstasjoner og e-post som hovedmetode for lagring og deling av bedriftens dokumenter. Slike løsninger er effektive nok når det dreier seg om moderate dokumentmengder, men kommer til kort når det gjelder å dekke og tilpasse seg et behov som jevnt over er stadig økende. Den eksponentielle økningen i dokumentmengden resulterer i at administrasjonskostnadene skyter i været, og at det er vanskelig å finne relevant informasjon. Dokumentstyringsløsninger er langt mer omfattende enn å være et tilbud om databaserepositorium for innhold med manglende struktur. Komplette dokumentstyringsløsninger for bedrifter tar hensyn til alle trinn i dokumentets livssyklus, fra opprettelse til arkivering og utløp. Med dette konseptet, altså administrasjon av dokumentlivssyklusen, kan bedrifter effektivt håndtere de stadig økende dokumentvolumene. Selv om en rekke dokumentstyringsløsninger på markedet reklamerer med at de har livssyklusadministrasjon fra ende-til-ende, er det få bedrifter som er i stand til å foreta en vellykket distribusjon. Tradisjonelt sett har dokumentstyringsløsninger vært uhåndterlige og ikke kunnet brukes sammen med vanlige verktøy og prosesser. Derfor er det ikke så rart om brukerne ikke har ivret etter å gå løs på de tilleggsoppgavene som må utføres for å oppfylle policyer og standarder for dokumentstyring. I en vanlig bedrift automatiseres og håndteres livssyklusen til dokumentene bare når dokumentet er offisielt publisert og merket som registrert. Dette fører til at policyer for dokumentstyring bare brukes på deler av dokumentene i en begrenset del av dokumentenes livssyklus. Som et svar på disse utfordringene tilbyr Microsoft en integrert løsning med dokumentstyring til alle ansatte. Når bedriftene innser at livssyklusen til et dokument begynner det øyeblikket det opprettes, og at det ikke avsluttes før dokumentet er destruert, vil bedriftens standarder bli implementert overalt i bedriften, noe som bidrar til lavere administrasjonskostnader og forretningsrisiko. 2 Dokumentstyring med SharePoint Informasjonen i dette dokumentet representerer det nåværende synspunktet Microsoft Corporation har på spørsmålene som omhandles, per utgivelsesdato. Fordi Microsoft må rette seg etter endringer i markedsforholdene, må dokumentet derfor ikke tolkes som en bindende avtale fra Microsoft, og Microsoft kan ikke garantere nøyaktigheten til informasjon som fremlegges, etter publiseringsdatoen. Denne hvitboken er kun til informasjon. MICROSOFT FRASKRIVER SEG ETHVERT ANSVAR, BÅDE EKSPLISITT, IMPLISITT OG LOVMESSIG, MED HENSYN TIL INFORMASJONEN I DETTE DOKUMENTET. Det er brukerens ansvar å rette seg etter alle relevante lover om opphavsrett. Uten å begrense lover om opphavsrett kan ingen deler av dette dokumentet gjengis, lagres på eller innføres i et gjenfinningssystem eller overføres i noen form eller på noen måte (elektronisk, mekanisk, ved fotokopi, opptak eller annet), eller til noe formål, unntatt ved uttrykkelig skriftlig tillatelse fra Microsoft Corporation. Microsoft kan ha patenter, patentsøknader, varemerker, opphavsrett eller andre åndsverksmessige rettigheter som dekker innholdet i dette dokumentet. Unntatt slik det uttrykkelig er angitt i skriftlige lisensavtaler fra Microsoft, gir ikke informasjonen i dette dokumentet noen lisens til disse patentene, varemerkene, opphavsrettighetene eller andre åndsverksmessige rettigheter. © 2007 Microsoft Corporation. Med enerett. Microsoft, Active Directory, BizTalk, Excel, InfoPath, Outlook, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Visio, Windows og Windows Server er enten registrerte varemerker eller varemerker for Microsoft Corporation i USA og/eller andre land. Navn på faktiske selskaper og produkter som nevnes her, kan være varemerker for sine respektive eiere. 3 Dokumentstyring med SharePoint KORTFATTET SAMMENDRAG ....................................................................................................2 MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 – DOKUMENTSTYRINGSLØSNING ......................5 HVORFOR DOKUMENTSTYRING? ...........................................................................................................5 Utfordringer ved dokumentstyring...........................................................................................6 LA ALLE ANSATTE TA DEL I DOKUMENTSTYRINGEN........................................................................7 HÅNDTERE HELE LIVSSYKLUSEN TIL DOKUMENTENE I BEDRIFTEN ..................................................................7 Sømløs opprettelse og samarbeid om dokumenter .................................................................7 Automatisere dokumentenes livssyklus gjennom arbeidsflyt ..................................................8 Bevare og angi utløp for dokumenter basert på policyer.........................................................9 EFFEKTIVISERE OG GJØRE IT ENKLERE Å ADMINISTRERE ............................................................................10 Opprette et sikkert, skalerbart dokumentrepositorium .........................................................10 Effektiv administrasjon...........................................................................................................12 Effektiv distribusjon og utvikling ............................................................................................12 ØKT GRAD AV INNFØRING GJENNOM BRUKERVENNLIGHET ........................................................................13 Gjøre det enkelt å bidra med dokumenter .............................................................................13 Gjøre det enkelt å styre dokumenter......................................................................................14 Gjøre det enkelt å finne dokumenter .....................................................................................15 INTEGRERE OG UTVIDE DOKUMENTSTYRINGSLØSNINGER ..........................................................................16 Utvide dokumentstyringsfunksjonene....................................................................................16 Tilby interoperabilitet med tredjepartsprogrammer..............................................................17 Bygge egendefinerte innholdsrettede programmer...............................................................17 KONKLUSJON..................................................................................................................................18 4 Dokumentstyring med SharePoint Microsoft Office SharePoint Server 2007 – dokumentstyringsløsning Microsoft SharePointprodukter og -teknologier: Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 utgjør grunnlaget for en optimalisert infrastruktur for forretningsproduktivitet – som er den første omfattende metoden for å løse problemer som oppstår i en ustrukturert arbeidsverden. I stedet for å behandle informasjonsstyring og tilgang, samarbeid og personstyrte prosesser som isolerte utfordringer, løser Office SharePoint Server 2007 hele spekteret av ustrukturerte arbeidsoppgaver som et sett av problemstillinger som er forbundet med hverandre, og som krever én samlet strategisk tilnærming. Dette gir flere klare fordeler: • Enkelhet for sluttbrukere, som kan bruke det de vet om Office-baserte programmer og weblesermiljøet, til alle informasjonsrelaterte arbeidsaktiviteter, uavhengig av rolle eller oppgave. • Verdi og ledelse for IT, som bare trenger å støtte ett enkelt sett med teknologier for å åpne for omfattende funksjoner på tvers av bedriften. • Tempo og fleksibilitet for bedriften, som raskt og enkelt kan tilpasse og utvide plattformen til flere forskjellige nivåer fra tilpasning til utvikling av forretningsbruk. • Sikkerheten og skalerbarheten til en plattform som er bygd for bedriften. Office SharePoint Server 2007 Document Management-løsningen hjelper virksomheter med å realisere dokumentstyringsmålene ved å tilby de riktige policyene – sikkerhet, administrasjon, oppbevaring – på hvert trinn i dokumentets livssyklus. Et sentralisert repositorium gjør det enklere å finne informasjon og å bruke viktige ressurser om igjen, og det blir enklere for brukerne å utnytte den kollektive kunnskapen i virksomheten. I Office SharePoint Server 2007 kombineres brukervennligheten og enkelheten fra kjente verktøy med den sentrale Enterprise Content Management-plattformen (ECM), og resultatet er en Windows SharePoint Services 3.0, som er utviklet basert på Microsoft ® Windows Server® 2003, tilbyr en grunnleggende plattform for bygging av webbaserte forretningsprogrammer som er fleksible, og som enkelt kan tilpasses endrede og økende behov. Robuste administrative kontroller for administrasjon av lagring og webinfrastruktur gir IT-avdelinger en kostnadseffektiv måte å implementere og administrere et samarbeidsmiljø med høy ytelse på. Microsoft Office SharePoint Server 2007 er en forretningsproduktivitetsserver som kombinerer informasjonssøk og tilgang, samarbeid og personstyrte prosessfunksjoner, tilgjengelig fra egendefinerte webområder og fra Microsoft Office-baserte programmer. I tillegg er Office SharePoint Server en plattform for rask programutvikling via ASP.NET 2.0 og Workflow Foundation. robust løsning som gjør kunnskapen om dokumentstyring tilgjengelig for alle medarbeiderne. HVORFOR DOKUMENTSTYRING? Den stadig økende dokumentmengden fører til at virksomhetene får problemer med å finne en effektiv måte å håndtere dokumentene på. I mange tilfeller utgjør verdifull, gjenbrukbar kunnskap bare en liten del av dokumentene i bedriften, noe som gjør det svært vanskelig for ansatte å finne informasjonen de trenger for å utføre jobben sin. I tillegg ligger ansvaret for organisering av bedriftens dokumenter hos IT-ressursene, som sliter med å levere løsninger som kan innføres i bedriften. Dokumentstyring bidrar til at virksomheter kan redusere den totale dokumentmengden, samtidig som verdien av kunnskap øker. Når dokumentstyring implementeres på riktig 5 Dokumentstyring med SharePoint Microsoft Office SharePoint Designer 2007 (tidligere Microsoft® Office FrontPage) er et brukervennlig utviklingsverktøy som kan brukes av alle til å utforme, klargjøre og tilpasse webområder for distribusjon på intranett, ekstranett og Internett, og til å utforme egendefinerte arbeidsflyter. måte, elimineres dupliserte, utdaterte og irrelevante dokumenter, og det åpnes for forbedret tilgang til virksomhetens faktiske intellektuelle kapital og gjenbrukbare ressurser. Mer informasjon om dokumentstyring: TechNet: Planlegg dokumentstyring TechNet-presentasjon: Microsoft Office SharePoint Server 2007: Dokumentstyring MSDN: Oversikt over bedriftsdokumentstyring Utfordringer ved dokumentstyring • • • • • 6 Avhengig av delte stasjoner. I mange virksomheter ligger svært mange dokumenter på stasjonære maskiner, delte stasjoner og en rekke repositorier. Dette gjør håndtering av bedriftens dokumenter vanskelig. Forskjellige systemer for forskjellige trinn i livssyklusen. Virksomheter må forholde seg til forskjellige løsninger for administrasjon av dokumenter og arkiver og dessuten samarbeide om opprettelse av dokumenter, noe som øker distribusjons- og administrasjonskostnadene. Vanskelig å finne og bruke dokumenter om igjen. Brukere synes det blir vanskeligere å finne og bruke dokumentene om igjen på grunn av den økende mengden ustrukturert innhold som er lagret på flere steder (lokale stasjoner, fildelinger osv.) uten et gjennomgående system. Ineffektiv håndtering av papirdokumenter. Manuell behandling av papirdokumenter (for eksempel dokumenter som er knyttet til lånepapirer og behandling av krav) er en langsom prosess, og virksomheter kan miste kontrakter og kunder fordi de kommer for sent på banen. Vanskelig å bygge dokumentrettede programmer. Utvikling av dokumentrettede programmer er tungvint, og bedriften er avhengig av eksterne tjenesteleverandører med kunnskap om spesialteknologi. Dokumentstyring med SharePoint MSDN: Bedriftsdokumentstyring La alle ansatte ta del i dokumentstyringen Dokumenter danner kjernen for hvordan mennesker arbeider i dag. En typisk ansatt bruker dusinvis av dokumenter hver dag, for eksempel Excel-regneark, presentasjoner, Word-dokumenter osv. I noen tilfeller lagres disse dokumentene i formelle dokumentstyringsrepositorier som et ledd i å overholde bedriftens standarder. De fleste dokumentene brukes imidlertid i en mer uformell sammenheng og eksisterer på siden av de formelle policyene og prosessene. På grunn av dette har mange virksomheter problemer med å håndheve policyene for dokumentstyring på tvers av bedriften. Dokumentstyringsløsningen Office SharePoint Server 2007 gir dokumentstyringsfunksjoner til alle ansatte gjennom å hjelpe virksomheten med å • • • • administrere hele livssyklusen til dokumentene i bedriften effektivisere og gjøre IT enklere for dokumentstyringsløsninger øke utstrakt bruk gjennom brukervennlighet og enkelhet integrere og utvide dokumentstyringsløsningene ADMINISTRERE HELE LIVSSYKLUSEN TIL DOKUMENTENE I BEDRIFTEN Tradisjonelt har dokumentstyringsløsninger hatt fokus på innføring av policyer for dokumentstyring og administrasjon av livssyklusen etter at dokumentene er publiserte, det vil si fra godkjenning til utløp. Office SharePoint Server 2007 gir en ende-til-ende-løsning for håndtering av hele livssyklusen til bedriftsdokumenter fra opprettelse til oppbevaring. Sømløs opprettelse og samarbeid om dokumenter Tradisjonelt sett er opprettelse og samarbeid blitt utført ad-hoc og ikke blitt behandlet som en integrert del av den totale livssyklusen. Hvis administrasjonen av en dokumentlivssyklus startes idet den er godkjent og publisert, vil de fleste dokumentene eksistere på siden av policyene for dokumentstyring. Ved å integrere opprettelse og samarbeidsaktiviteter i dokumentlivssyklusen, kan disse policyene settes i gang og håndheves uten at brukerne trenger å gjøre noe mer. 7 Dokumentstyring med SharePoint Administrer dokumenter sømløst i 2007 Office-systemet. Office SharePoint Server 2007 gir tett integrering med 2007 Microsoft® Office-systemet. Dette gjør at ansatte kan arbeide på den måten som er mest komfortabel: enten via et Office 2007-dokument eller i webleseren. Brukere kan for eksempel opprette et Office-dokument og lagre det på et SharePoint-område på samme måte som de hadde lagret et dokument på harddisken. I tillegg kan de starte arbeidsflyter fra et Office 2007-dokument direkte fra filmenyen. Når en arbeidsflyt er startet, kan oppgavene fullføres via verktøylinjen for arbeidsflyten, som vises øverst i Office 2007-dokumenter. Bruk et dokumentarbeidsområde til å samarbeide om dokumenter før publisering. Et dokumentarbeidsområde hjelper deg med å koordinere utviklingen av ett eller flere dokumenter med andre personer. Området har verktøy for deling og oppdatering av filer, og for å holde personer informert om statusen til filene. Hvis dokumentene med tilhørende materiell – for eksempel oppgaver, mål og hendelser – er spredt, kan et dokumentarbeidsområde hjelpe deg med å oppbevare alt på ett sted. Som medlem av et dokumentarbeidsområde kan du legge til og redigere dokumenter, legge til og redigere tilknyttede oppgaver, opprette e-postvarsler til deg selv eller andre medlemmer av området, legge til kunngjøringer og legge inn koblinger til relevant informasjon. Mer informasjon om håndtering av hele livssyklusen til dokumentene i bedriften: ECM Team-blogg: Gjennomgang – bruke arbeidsflyten for godkjenning i SharePoint Server 2007 TechNet-presentasjon: Utforming, distribusjon og håndtering av arbeidsflyten på SharePoint-områder TechNet: Forstå arbeidsflyten MSDN: Informasjonssenter Automatisere dokumentenes livssyklus gjennom arbeidsflyt for arbeidsflyten Arbeidsflyter hjelper personer til å samarbeide om dokumenter og administrere MSDN: Arbeidsflyter i Office prosjektoppgaver ved å implementere forretningsprosesser for dokumenter på et SharePoint-område. Arbeidsflyter kan hjelpe virksomheter med å overholde konsekvente forretningsprosesser, og de forbedrer også virksomhetens effektivitet og produktivitet ved å håndtere oppgavene og trinnene i forretningsprosesser. Dette gjør at personene som utfører disse oppgavene, kan konsentrere seg om selve arbeidet, og ikke administrasjonen av arbeidsflyten. Én enkel arbeidsflyt kan automatisere ende-til-ende-dokumentlivssyklusen fra opprettelse til utløp. Arbeidsflyter kan utløses til å starte når et dokument med et bestemt type innhold opprettes, eller de kan startes manuelt fra Office SharePoint Server 2007 eller et Office 2007-dokument. De kan deretter legges automatisk til i et samarbeidsområde eller repositorium. Når et dokument utløper i henhold til dokumentets informasjonspolicyer, starter disposisjonsdelen av arbeidsflyten. Enkle, konfigurerbare arbeidsflyter støtter innholdsforvaltningsprosesser. Office SharePoint Server 2007 omfatter flere bruksklare arbeidsflyter som kan brukes til å automatisere godkjenningen av dokumenter, innsamling av tilbakemeldinger, signaturer eller kassering av dokumenter. Disse arbeidsflytene kan konfigureres slik at de automatisk kontrollerer samsvar med bedriftens policyer for informasjonsstyring og forvaltningsprosesser, og nøkkelinformasjon om et dokument kan samles inn når som helst i arbeidsflyten. 8 Dokumentstyring med SharePoint SharePoint Server 2007 Bevare og angi utløp for dokumenter basert på policyer Med policyer for informasjonsstyring kan du kontrollere hvem som har tilgang til virksomhetens informasjon, hva de kan gjøre med den, og hvor lenge den skal oppbevares. En policy kan bidra til at samsvar med lovpålagte og statlige forskrifter eller interne forretningsprosesser, håndheves. Som administrator kan du sette opp en policy som kontrollerer hvordan dokumenter spores, hvem som har tilgang til dokumenter, og hvor lenge de skal beholdes. Policyer for oppbevaring og utløp er bygd inn i dokumentlivssyklusen. Hvis en virksomhet definerer policyer for informasjonsstyring for en innholdstype, en liste eller et bibliotek, kan de konfigureres slik at de automatisk brukes i senere arbeidsflyter. Dette omfatter automatisk oppbevaring og utløp av dokumenter i systemet. For eksempel kan en bedrift ha policyer for informasjonsstyring som sier at pressemeldingene må oppbevares i sju år som en oppføring. Når det har gått sju år, kan en automatisk utløpsarbeidsflyt starte, og PR-sjefen må godkjenne slettingen. Dette er for å sikre at ikke dokumenter slettes utilsiktet. Du kan unndra bestemte poster eller dokumenter fra en informasjonsstyringspolicy hvis du ikke vil at den policyen skal gjelde for disse, eller hvis du av forretningsmessige årsaker må unndra posten fra policyen. Tilby allment samsvar med selskapets policyer. Brukerinnføring av informasjonsstyringspolicyer drives gjennom bruk av felles verktøy, for eksempel Microsoft Office 2007. Informasjonsstyringspolicyer kan håndheves automatisk gjennom arbeidsflyt, og arbeidsflytoppgaver kan gjennomføres fra et Microsoft Office 2007-dokument. Disse oppgavene kan også organiseres i en liste som kan synkroniseres med Outlook, slik at brukere alltid vet hvilke arbeidsflytoppgaver som må utføres. Flytt dokumenter fra områdesamlinger til hvelvet for oppføringer. I Office SharePoint Server 2007 skal etArkivsenter-område fungere som et sentralt repositorium der en virksomhet kan lagre og administrere alle oppføringer i henhold til informasjonsstyringspolicyene. Når et dokuments livssyklus endres til arkivstatus, skal det flyttes til området for arkivsenteret. Det finnes to måter som en virksomhet kan organisere at innholdet skal sendes til et Arkivsenter-område på: • Utvikle en arbeidsløsning som automatisk ruter innholdet til et Arkivsenterområde via en webtjeneste eller e-post. • Konfigurer en tilkobling mellom et SharePoint-område og et Arkivsenter-område, slik at individuelle brukere kan sende inn dokumenter til Arkivsenter-området. Begge alternativene gir enkle grensesnitt og strømlinjeformer arkivsamlingen. 9 Dokumentstyring med SharePoint Chevron skal bruke 2007 Microsoft Office System for å redusere risikoer og kostnader forbundet med informasjonsstyring, og for å forbedre de ansattes produktivitet Chevron Corporation, det femte største integrerte energiselskapet i verden, står overfor utfordringen med å håndtere en enorm mengde løst strukturert data – beregnet til 180 terabyte – som produseres, lagres og forbrukes på tvers av de forskjellige forretnings- og driftsselskapene over hele verden. Tidligere forsøk på å løse Chevrons informasjonsstyringsproblemer – ved implementering av flere spesialiserte dokumentstyringsløsninger – har ført til at virksomheten har blitt stående igjen med et komplekst operativt miljø som verken er omfattende nok eller tilstrekkelig standardisert til å kunne brukes i hele bedriften. Chevron planlegger å opprette et nytt innholdsstyringssystem og et integrert samarbeidsmiljø for hele bedriften basert på 2007 Microsoft Office-systemet, Microsoft Office SharePoint® Server 2007 og Microsoft Office Groove® 2007teknologier. Chevron skal utvikle en sentralisert bedriftsportal med Office SharePoint Server 2007, som skal fungere som et sentralt dokumentrepositorium der all informasjon kan lagres og administreres globalt. Mer informasjon EFFEKTIVISERE OG GJØRE IT ENKLERE Å ADMINISTRERE Siden dokumentstyring er en integrert del av Office SharePoint Server 2007-plattformen, kan dokumentstyringsløsninger bruke én enkel lagringsstruktur og felles ECM-tjenester med tilgang via kjente grensesnitt. Denne samordnede plattformen øker effektiviteten og forbedrer funksjonaliteten for utvikling, distribusjon og håndtering av dokumentstyringsløsninger innen Office SharePoint Server 2007-rammeverket. Komponenter i den samordnede arkitekturen omfatter: • • • Brukergrensesnitt: Alle ECMfunksjoner, inkludert dokumentstyring, er tilgjengelige gjennom kjente verktøy, for eksempel weblesere, Office-programmer og tredjepartsprogrammer. Fellestjenester: Den samordnede Office SharePoint Server 2007plattformen gjør at IT kan gjenbruke og distribuere et bredt sett med funksjonalitet på tvers av forskjellige komponenter. Samordnet innholdslagringsarkitektur: Den samordnede lagringsarkitekturen leverer ressurser til IT med en konsekvent metode for distribusjon og håndtering av innholdsrepositorier uavhengig av løsningen eller typen innhold. Ved å bruke en samordnet arkitektur, fellestjenester og konsekvente brukergrensesnitt kan IT-bedrifter øke både virkningsgraden og effektiviteten til dokumentstyringsløsningene. Opprette et sikkert, skalerbart dokumentrepositorium Skalerbarhet og sikkerhet er avgjørende for etablering av en dokumentstyringsløsning som kan brukes av alle de ansatte. Med dokumentmengder som vokser hver dag, øker presset for å konsolidere dokumentene på ett enkelt skalerbart repositorium. Dokumentstyring med Office SharePoint Server 2007 gjør at IT-avdelingen kan være sikre på at det samordnede dokumentrepositoriet har administrasjonsfunksjonene, det vil si sikkerhet på dokumentnivå, overvåking og rapportering, og forretningsskalerbarheten som trengs til å kunne utvikles i takt med bedriftens voksende behov. 10 Dokumentstyring med SharePoint Mer informasjon om mer effektiv og enkel ITadministrasjon: MSDN: Oversikt over Information Rights Management (IRM) MSDN-blogg: MOSSarkitektur og delte tjenester TechNet: Planlegg delte tjenesteleverandører TechNet: Analyser dokumentbruk MSDN: Revisjon på elementnivå med SharePoint Server 2007 Robust sikkerhet og omfattende overvåkning sikrer samsvar og beskytter åndsverk (IP). Dokumentsikkerhet er tilgjengelig på filnivå, dokumentbibliotek- eller webdelnivå, publikums- eller gruppe- og områdenivå, og det sikrer at Office SharePoint Server 2007 kan konfigureres slik at det overholder alle bedriftens sikkerhetspolicyer. Revisjon sikrer samsvar og gjør at administratorene kan føre en pålitelig logg over hva som skjer med viktige dokumenter i en områdesamling. Administratorer kan hente hele loggen for handlinger som er utført av en bestemt bruker, og kan også hente hele loggen av handlinger som er utført innen en bestemt periode. Disse rapportene kan vises i Microsoft® Office Excel® 2007 og lagres i et spesielt dokumentbibliotek for enkel tilgang. Konsolider innhold fra flere fildelingsressurser, personlige stasjoner og ikkestandardiserte repositorier. En samordnet innholdslagring krever mindre lagringsplass i dokumentstyringssystemet og hjelper bedrifter med å opprette en "riktig" versjon for dokumentene. I tillegg gir denne konsolideringen følgende fordeler: • • • • • Håndheving av informasjonsstyringspolicy: Når innholdet oppbevares på en sentral plassering, kan bedriftspolicyene håndheves globalt ved hjelp av innholdstyper, revisjon og metadata. Tillatelser: Du kan gruppere filer etter publikum, som gir publikumet de riktige tillatelsene til å endre filer, mens andre hindres fra å kunne redigere og om ønskelig også fra å vise dokumentet. Versjonskontroll: Med dokumentbibliotekene i Office SharePoint Server 2007 kan du spore versjoner av filer. Versjonskontrollfunksjonene inkluderer utsjekking, innsjekking, visning av tidligere versjoner og gjenopprettelse fra tidligere versjoner. Revisjon: Du kan konfigurere Office SharePoint Server 2007 til å revidere nesten alle endringer som gjøres i filen, eller til og med bare om en fil er vist. Denne revisjonen kan deretter brukes til å generere rapporter. En bedrift kan for eksempel publisere en ny versjon av ansatthåndboken og kreve at de ansatte leser den. En administrator kan kjøre en rapport mot revisjonstabellene for å fastslå hvem som har åpnet filen, og hvem som ikke har det. Sentralisert sikkerhetskopi: Innholdsdatabasene for Office SharePoint Server 2007 sikkerhetskopieres jevnlig. Det er ikke sikkert at filer som lagres på stasjonære og bærbare maskiner, sikkerhetskopieres. Bruk IRM til å aktivere bredere brukertilgang til arkiv. Information Rights Management (IRM) gjør at en bedrift kan begrense hva en bruker kan gjøre med dokumenter som er lastet ned fra Office SharePoint Server 2007. IRM kan defineres på dokument- eller listenivå og begrenser gruppen med brukere som har tillatelse til å lese filer, slik at de for eksempel ikke har tilgang til å skrive ut filene eller kopiere tekst fra dem. IRM sikrer frakoblet overholdelse av policyer fordi det krypterer de nedlastede filene og begrenser gruppen med brukere og programmer som kan dekryptere disse filene. 11 Dokumentstyring med SharePoint Spesifiser hvilke brukere som kan vise utkast til dokumentene. Brukere kan spesifisere hvilke grupper som kan vise utkast av filer. Denne innstillingen kan være annerledes enn innstillingen for gruppen personer som kan vise resten av postene i listen eller biblioteket, for eksempel de store versjonene av filer eller de godkjente filene eller listepostene. Et prosjektgruppe kan for eksempel ha tilgang til utkast, eller mindre versjoner, av dokumenter, mens hele avdelingen kan se større versjoner av dokumentene. Dette bidrar til å stanse spredningen av feil informasjon ved å sikre at arbeid som pågår, ikke utgis ved en feiltakelse. Effektiv administrasjon Administrasjonen av forretningsprogrammer og teknologiplattformer har i løpet av det siste tiåret lagt mer og mer beslag på IT-ressurser. Tidligere teknologiske trender har ført til svært mange punktløsninger som krever at IT-administratorer lærer og støtter flere typer teknologi. Office SharePoint Server 2007 letter denne byrden ved å tilby en samordnet plattform med gjennomgående verktøy for håndtering av administrative oppgaver. Et konsekvent brukergrensesnitt for alle administrative oppgaver i ECM og Office SharePoint Server 2007. Office SharePoint Server 2007 gir et velkjent grensesnitt for utføring av administrative oppgaver. Det samme brukergrensesnittet brukes til å administrere alle SharePoint-funksjonene, inkludert samarbeid, alle bedriftens innholdsstyringsfunksjoner og søk. Deleger administrasjonsoppgaver uten å tildele sentral administratortilgang. Ikke alle administrative oppgaver må utføres av sentralisert IT. Med Office SharePoint Server 2007 kan mange oppgaver utføres av avdelingens IT-ansatte uten at de trenger tillatelse til å utføre sentrale administrasjonsoppgaver. For eksempel kan en IT-person i en bedriftsenhet opprette en søkeinnholdskilde for avdelingen og administrere avdelingens informasjon, for eksempel administrasjonsflyter for webinnhold og skjemaer. Administrer enkle sett med delte tjenester for flere farmer. Serveradministratorer kan pakke egne endringer inn i Office SharePoint Server 2007, for eksempel programmer eller funksjoner, og konsekvent distribuere dem som en løsning til en farm eller et enkeltområde. Brukergrensesnittet for administratorer viser hvor løsninger er brukt. En løsning kan rulles ut til en farm i stedet for å måtte installeres individuelt på hver server. Effektiv distribusjon og utvikling Office SharePoint Server 2007 tilbyr mange funksjoner som kan strømlinjeforme utviklingen og distribusjonen av bruksklare og egendefinerte programmer, noe som gir klare fordeler for både brukere og IT-ressurser. 12 Dokumentstyring med SharePoint Ledende finansvirksomhetsbedrift forbedrer produktivitet, sikkerhet og stabilitet Ansatte hos Pacific Life hadde behov for en mer effektiv måte å få tilgang til dokumenter og samarbeide om fellesprosjekter på, og IT-ledere var på leting etter et sikrere miljø. Som en reaksjon bestemte lederne at 1400 brukere skulle flyttes til Windows Vista™-operativsystemet, ta i bruk en samarbeidsportal basert på 2007 Office-systemet og implementere et meldingssystem basert på Microsoft® Exchange Server 2007. Som et resultat forventer Pacific Life klare forbedringer i brukerproduktivitet, sikkerhet og IT-effektivitet. Mer informasjon Bruksklare funksjoner strømlinjeformer distribusjon. Siden Office SharePoint Server 2007 leverer et slikt omfattende sett med bruksklare funksjoner for dokumentstyring, kan IT-bedrifter gjøre distribusjonen raskere. I mange tilfeller kan Office SharePoint Server 2007 konfigureres for å oppfylle bedriftens dokumentstyringsbehov med lite eller ingen utvikling. Dette betyr at redusert bruk av IT-ressurser og raskere syklustider til håndtering av bedriftens behov. Løsningsdistribusjon sørger for konsekvent bruk og har et eget distribusjonsverktøy. Løsningsdistribusjon er et rammeverk i flere deler som støtter administratorer i distribusjonen av egendefinerte løsninger på en enkel, sikker og konsekvent måte. Distribusjon refererer mer spesifikt til prosessen for distribusjon, utpakking og installering av løsningsfiler (.wsp) til frontwebservere. Følgende er hovedkomponentene i løsningsdistribusjon: • • • Løsningslageret: En sentralisert samling av alle SharePoint-løsningene for serverfarmen. Det første trinnet for distribusjon av en løsning er å legge løsningen til i lageret. Distribusjon: Distribusjon, utpakking og installering av løsningen til frontwebservere. Etter at en løsning er lagt til – om det er en ny løsning eller en oppgradering av en eksisterende løsning – i løsningslageret for serverfarmer, må den distribueres enhetlig til frontwebserverne. Synkronisering: Prosessen der en ny frontwebserver, eller en frontwebserver som er skadet eller som har variabel ytelse, synkroniseres med de andre frontwebserverne. Bygd på det velkjente ASP.NET-rammeverket. Siden Office SharePoint Server 2007 er bygd på ASP.NET, har .NET-utviklere en redusert læringskurve og servere som en felles plattform for kundeutvikling. Mange tidligere programmer som er skrevet i ASP.NET, kan flyttes til Office SharePoint Server 2007, som gjør at distribusjonen strømlinjeformes ytterligere. ØKT GRAD AV INNFØRING GJENNOM BRUKERVENNLIGHET Innføring er nøkkelen til suksess for alle typer dokumentstyringsløsninger. For å flytte fra mer tradisjonelle ad hoc-implementeringer til dokumentstyring for bedrifter må prosessen for bidrag, administrasjon og tilgang til dokumenter integreres generelt i brukernes daglige gjøremål. Gjøre det enkelt å bidra med dokumenter For de fleste bedriftene er det å bidra med dokumenter til repositoriet den største barrieren for innføring av dokumentstyringsløsninger. Gjennom integrering med Officeprogrammer og bruk av enkle grensesnitt gjør dokumentstyringsløsningen fra Office SharePoint Server 2007 det enkelt for alle ansatte å bidra med dokumenter. 13 Dokumentstyring med SharePoint Mer informasjon om økt grad av innføring gjennom brukervennlighet: MSDN: Dokumentinformasjonspanel er og dokumentegenskaper Microsoft SharePointteknologiblogg: Komme i gang med tilpasningen i MOSS 2007 (målgruppeangivelse) MSDN: Brukerprofiler og oversikt over målgruppeangivelse TechNet: Planlegg versjonskontroll, innholdsgodkjenning og utsjekking Send inn dokumenter fra programmer i 2007 Office-systemet. Dokumenter kan lagres i et dokumentbibliotek på stort sett samme måte som en bruker ville lagret et dokument på et fildelingsområde. Dette gjør det enkelt å innføre Office SharePoint Server 2007. I tillegg kan arbeidsflyter settes i gang fra et Office 2007-dokument, og det kan legges til metadata for å overholde informasjonsstyringspolicyer. Bidra med dokumenter som deltaker i arbeidsflyten. I Office SharePoint Server 2007 kan en arbeidsflyt brukes til å bidra med dokumenter til et dokumentbibliotek. Det kan for eksempel opprettes en arbeidsflyt som automatisk leverer en innkjøpsordre til avdelingen og finansdokumentasjonsbibliotek for å sikre at alle har den riktige informasjonen. Deltakere i arbeidsflyten kan også utføre oppgaver i arbeidsflyten på SharePoint-området eller direkte i et klientprogram som inngår i 2007 Office-versjonen. Når en deltaker i arbeidsflyten utfører en arbeidsflytoppgave eller ber om en endring i arbeidsflyten, vil serveren flytte arbeidsflyten til neste relevante trinn. Gjøre det enkelt å styre dokumenter Når det legges et nytt dokument inn i dokumentstyringssystemet, tilbyr Office SharePoint Server 2007 robuste verktøy og enkle grensesnitt for administrasjon av disse dokumentene. Grensesnitt for enkel merking, omfattende bibliotekfunksjoner og sammensatt sikkerhetsadministrasjon sikrer at kvaliteten på dokumentene holder samme nivå gjennom livssyklusen. Dokumentinformasjonspanel i Office-programmer forenkler dokumentmerkingsprosessen. Dokumentinformasjonspanelet hjelper til med å sikre at dokumentene merkes med de riktige metadataene, slik at de blir enkle å finne, oppdage og administrere gjennom hele livssyklusen. Dokumentinformasjonspanelet bidrar til å håndheve informasjonsstyringspolicyer ved å være det grensesnittet der personer skriver inn informasjon om dokumentet. Dokumentinformasjonspanelet kan inneholde obligatoriske metadatafelt og melder om feil hvis informasjon ikke er fylt ut på riktig måte, noe som bidrar til økt samsvar med lover og regler og redusert forretningsrisiko. I Office 2007 brukes dokumentinformasjonspanelet til å hente metadata fra Microsoft® Office Word 2007-, Excel- og Microsoft® Office PowerPoint 2007-dokumenter fra det øyeblikket de opprettes. Office 2007-integrering sikrer at det er enkelt for brukerne å hente dokumentmetadata i et velkjent grensesnitt uten å måtte lære et eget system. Det øker også relevansen og kvaliteten for henting av metadata fordi brukere kan angi informasjonen i dokumentene etter hvert som de opprettes og brukes, i stedet for når de sendes til arkivsenteret, som skjer etter at dokumentet er ferdigstilt og personer er klare for å avslutte arbeidet med det. 14 Dokumentstyring med SharePoint Leger gjør helsevesenet bedre med Knowledge Management System Asklepios Group driver sykehus og svært spesialiserte rehabiliteringsklinikker i Tyskland og USA. Da LBK Hamburg ble delvis privatisert i 2004, ble Asklepios, i følge egne data, den største tyske kliniske operatøren med betydelig engasjement utenlands. Asklepios ønsket å gi sine egne leger og helsepersonell effektiv, innovativ støtte gjennom diagnose- og behandlingsprosessen. De utviklet et sentralisert styringssystem for kunnskap og egenskaper som ble implementert som SharePointwebdeler ved hjelp av den interoperatible plattformen Microsoft® eHealth. Nå kan leger som behandler pasienter når som helst motta spesifikk informasjon og kontaktdata fra den aktuelle spesialisten. De kan også gjøre raskere og nøyaktigere kliniske vurderinger. Videre kan gruppen bruke profiler for klinikere til å vise den medisinske kompetansen. Mer informasjon Omfattende funksjoner for versjonskontroll. Når versjoner av et dokument spores for lister eller biblioteker, lagres revisjoner av filene med tilhørende egenskaper. Dette gjør det lettere for en bedrift å administrere innhold etter hvert som det revideres, og til og med gjenopprette en tidligere versjon hvis du gjør en feil i den gjeldende versjonen. Versjonskontroll er spesielt nyttig når flere personer jobber sammen på prosjekter, eller når informasjonen går gjennom flere utviklings- og revisjonstrinn. Innsjekkings- og utsjekkingsfunksjoner utnytter versjonskontroll. Når du sjekker ut en fil, opprettes det en versjon når du sjekker filen inn igjen. Når det ikke er nødvendig med utsjekking, opprettes det først en versjon når du lagrer filen, og deretter oppdateres denne versjonen når du lukker den. Brukerrettet dokumentsikkerhet. Dokumentsikkerhet kan spesifiseres på områdenivå, sidenivå, webdelnivå eller elementnivå. Dette gjør at brukere kan tilpasse sikkerheten slik at den oppfyller deres dokumentstyringsbehov. I tillegg kan områdeadministratorer administrere dokumentsikkerhet ved å angi målgrupper. Målgruppeangivelse gjør at innholdet i en liste eller et bibliotek kan angis slik at det bare vises til personer som er medlem av en bestemt gruppe eller et bestemt publikum. Gjøre det enkelt å finne dokumenter Nye undersøkelser har vist at informasjonsarbeidere bruker for mye tid på å søke etter informasjon, og at de ofte ikke finner det de trenger. Ved å forenkle prosessen med å finne og få tilgang til nøkkeldokumenter bidrar Office SharePoint Server 2007 til at bedriften kan øke produktiviteten betydelig. Robuste søke- og navigeringsfunksjoner gjør det enkelt å finne dokumenter. Brukere kan få tilgang til og hente dokumenter ved hjelp av en selvbetjeningsmodell. Ved å bruke siden Avansert søk kan en bruker gjøre søket mer detaljert for å finne oppføringer som har en bestemt egenskap eller som inneholder et bestemt ord. Hvilken som helst kombinasjon av disse søkekriteriene kan brukes. Du kan for eksempel bare søke etter dokumenter som inneholder metadatamerket Kontakt og er skrevet av en bestemt ansatt. Brukere kan opprette Mine områder for rask tilgang til dokumenter som ofte er i bruk. Mine områder er et personlig område som tilhører en bruker, og som er et sentralt sted der brukeren kan administrere dokumentene han eller hun har opprettet, åpnet, lagret eller sjekket ut på et hvilket som helst SharePoint-område, i hele virksomheten. Brukeren kan vise og arbeide med dokumentene privat eller dele dem på den offentlige siden for å tilpasse informasjonen som de presenterer for andre brukere. Når dokumentene deles ved hjelp av Mine områder, oppstår det en nettverkseffekt mellom ansatte som øker verdien av kunnskapsressurser. Dette er fordi Mine områder fungerer som et kontaktpunkt for andre brukere i virksomheten, og er et sted der de finner informasjon om deg, din kompetanse og dine interesser. 15 Dokumentstyring med SharePoint Med lysbildebiblioteker kan brukere dele lysbilder som ofte er i bruk. Det er vanlig at brukere i virksomheten oppretter presentasjoner ved hjelp av informasjon fra andre avdelinger. Dette kan skape problemer siden det er vanskelig for brukere å finne informasjonen som trengs til presentasjonen, og når den er funnet, er det ikke mulig å finne ut om informasjonen har blitt endret. Lysbildebiblioteker hjelper brukeren med å dele, lagre og administrere Microsoft Office PowerPoint 2007-lysbilder. Når en presentasjon publiseres til et lysbildebibliotek, lastes lysbildene opp som individuelle filer, slik at de kan endres og spores uavhengig av hverandre. Biblioteket har en kobling til presentasjonen, slik at brukerne varsles når lysbildene endres. Biblioteket tillater at brukere sorterer lysbilder, sjekker dem ut og kan holde oversikten over versjonsloggen. INTEGRERE OG UTVIDE DOKUMENTSTYRINGSLØSNINGER Med dagens høye tempo i markedet jobber bedrifter med å finne løsninger som kan utvides, tilpasses og integreres til å levere den fleksibiliteten som trengs for å innfri ulike forretningsbehov. Enten det dreier seg om et behov for integrering med eldre systemer, Microsoft-teknologi eller andre spesialiserte tredjepartsteknologier, gir Office SharePoint Server 2007 åpne standarder og integreringsverktøy for å tilrettelegge for interoperabilitet. I tillegg til integreringsbehov anerkjenner Microsoft at enkelte bedrifter kan ha spesifikke krav som krever omfattende tilpassing, og har utviklet Office SharePoint Server 2007 med utvidelsesmuligheter i tankene. Utvide dokumentstyringsfunksjonene Office SharePoint Server 2007 tilbyr et rammeverk for utvidelse av dokumentfunksjoner med blant annet egendefinert arbeidsflyt og egendefinerte innholdstyper for optimal fleksibilitet for hver bedrift. Opprett egendefinerte arbeidsflyter for å administrere komplekse dokumentsamarbeids-, godkjennings- eller publiseringssykluser. En virksomhet kan velge å utforme og utvikle arbeidsflyter som er unike for forretningsprosessene i den bedriften. Utviklere kan opprette arbeidsflyter som startes av personer som bruker området, eller de kan opprette arbeidsflyter som starter automatisk basert på en hendelse, for eksempel når en liste opprettes eller endres. Egendefinerte arbeidsflyter kan opprettes på to måter for Office SharePoint Server 2007: • • 16 Microsoft® Office SharePoint® Designer 2007 er beregnet på webdesignere som skal opprette ikke-kodede arbeidsflyter til bruk i en bestemt liste eller et bestemt bibliotek. Disse arbeidsflytene opprettes fra en liste over tilgjengelige arbeidsflytaktiviteter, og webdesigneren som oppretter arbeidsflyten, kan distribuere arbeidsflytene direkte til listen eller biblioteket der de skal brukes. Microsoft® Visual Studio® 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation er beregnet på profesjonelle programvareutviklere. Disse arbeidsflytene kan inneholde egendefinerte koder og arbeidsflytaktiviteter. Etter at en profesjonell utvikler har opprettet egendefinerte arbeidsflyter, kan en serveradministrator distribuere dem på tvers av en rekke områder. Dokumentstyring med SharePoint Mer informasjon om integrering og utvidelse av dokumentstyringsfunksjonene: MSDN: Dokumentinformasjonspanel TechNet-presentasjon: Innholdstyper og metadata Video: Utvide dokument- og arkivstyringsfunksjonene for SharePoint Server 2007 MSDN-blogg: InfoPathskjemaer i Office SharePoint Server 2007 MSDN: Hva er sammensatte programmer? TechCenter for interoperabilitet Opprett egendefinerte innholdstyper og metadatafelt for forbedret administrasjon. Virksomhetene kan også opprette og distribuere egendefinerte policyfunksjoner for å oppfylle bestemte behov. Det kan for eksempel hende at en produksjonsbedrift ønsker å definere en informasjonsstyringspolicy for alle utkastdokumenter for produktdesignspesifikasjoner som hindrer at brukere kan skrive ut disse dokumentene på usikre skrivere. For å definere denne typen informasjonsstyringspolicy kan virksomheten opprette og distribuere en policy for begrenset utskrift som kan legges til den relevante informasjonsstyringspolicyen for innholdstypen for produktdesignspesifikasjoner. Tilby interoperabilitet med tredjepartsprogrammer Det er avgjørende at dokumentstyringsløsningen i en virksomhet er fullstendig integrert i bransjeprogrammene og spesialiserte verktøy. Ved å åpne for datautveksling og integrerte grensesnitt kan bedrifter maksimere teknologinvesteringene. Integrer med bransjeprogrammer. Office SharePoint Server 2007 gir flere fleksible alternativer for integrering med forretningsmessige programmer og bransjeprogrammer. Du kan integrere informasjon fra forretningsprogrammer, for eksempel SAP, Siebel og Microsoft® SQL Server®, i samarbeidsmiljøet i Office SharePoint Server 2007 ved å legge til kolonnetypen for forretningsdata i en liste. Slik kan du utføre integrerte arbeidsflyter basert på en liste over elementer som bruker en kombinasjon av kolonner fra et SharePoint-område og fra et eksternt forretningsprogram. Integrer med eldre eller spesialiserte dokumentrepositorier. For bedrifter som har vært tidlig ute med å innføre dokumentstyringsløsninger, kan Office SharePoint Server 2007 tilby en måte å utvide eksisterende funksjoner på, slik at de kan omfatte flere ansatte og dokumenttyper. I disse tilfellene kan Office SharePoint Server 2007 integreres med de eldre systemene for å levere en fullstendig ende-til-ende-dokumentstyringsløsning, mens historiske investeringer kan bevares i andre teknologier. Integrer med spesialiserte ECM-verktøy. I noen ECM-situasjoner kan det være behov for spesialiserte ECM-løsninger. Office SharePoint Server 2007-dokumentstyringsløsningen gir fullstendig interoperabilitet med disse systemene. Bygge egendefinerte innholdsrettede programmer Et sammensatt program er en samling programvareressurser som til sammen leverer en forretningsfunksjon. Disse ressursene er elementer som kan distribueres hver for seg, som kan åpne for sammensetting og ta i bruk bestemte plattformfunksjoner. For å kunne bruke sammensatte programmer i virksomheten, må dokumentstyringsplattformen kunne administrere de fire nivåene som er nødvendige for å opprette disse programmene, slik det vises i illustrasjonen nedenfor. Office SharePoint Server 2007 leverer denne strukturen bruksklar og åpner for integrering med andre bransjeprogrammer. 17 Dokumentstyring med SharePoint Tilby innholdsdrevne forretningsprosesser gjennom forretningsprosesstyring og dokumentstyring. De ansatte trenger tilgang til mange informasjonskilder for å kunne utføre oppgavene sine. Med Office SharePoint Server 2007 kan brukerne delta i en arbeidsflyt som automatisk fyller ut forretningsdata som et trinn i forretningsprosessen, ved hjelp av InfoPath-skjemaer. I en innkjøpsordre i arbeidsflyten kan for eksempel navnet og adressen til en bedrift hentes fra en forretningsdatakatalog, som sikrer at informasjonen er riktig. Når det gjøres endringer i informasjonen i en forretningsdatakatalog, fylles de også ut i skjemaet. Bruk Office SharePoint Server 2007-dokumentstyringsplattformen til å bygge robuste, innholdsrettede programmer på en enkel måte. Med Office SharePoint Server 2007 har virksomheter den plattformstrukturen de trenger for å opprette sammensatte programmer. Ved hjelp av Visual Studio kan utviklere føre sammen viktige forretningsdata fra flere kilder, for eksempel en forretningsdatakatalog eller en SQL-database, og deretter presentere informasjonen som ett bilde. Det kan for eksempel lages et kart som vises salgsdata etter område. For å lage dette hentes bedriftenes navn og adresser fra en forretningsdatakatalog og salgsdata fra Siebel. Konklusjon Office SharePoint Server 2007-dokumentstyringsløsningen står i en unik posisjon til å hjelpe virksomheten med å lykkes med målene for dokumentstyring. Ved å levere robuste funksjoner via den samordnede Office SharePoint Server 2007-plattformen kan du gi alle de ansatte dokumentstyringsfunksjonalitet, forbedre samsvar med forretningsstandarder og levere en verdi til bedriften. 18 Dokumentstyring med SharePoint
© Copyright 2024