360° i Helse Sør-Øst Sak og arkiv som felles tjeneste i hele helseregionen Med sine 11 helseforetak og omlag 65.000 medarbeidere utgjør Helse Sør-Øst landets Produkt: Bransje: 360° Helseforetak største helseregion med ansvar for spesialisthelsetjenester til en befolkning på 2,7 millioner mennesker. Helseforetakene vil nå ta i bruk Public 360° som sitt daglige arbeidsverktøy for saksbehandling, arkivering, informasjonshåndtering og samhandling. Helseforetakene i regionen bruker flere forskjellige sak- og arkivløsninger og versjoner. Gjennom å konsolidere, standardisere og samordne anvendelsen av sak og arkiv i hele regionen, så Helse Sør-Øst at det var store gevinster å hente, både ifht kompetanse, kvalitet og kostnader. ”Vi er tilfreds med å få på plass en regional avtale med Software Innovation som nå kan benyttes i hele foretaksgruppen. Det er et mål for oss å få flere felles løsninger. Anvendelsen av Public 360° vil forenkle både arbeidsprosesser, rapporteringsrutiner og saksbehandling, slik at hverdagen blir mer effektiv for medarbeidere i helseforetakene”, sier Steinar Marthinsen, konserndirektør i Helse Sør-Øst RHF. Om Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst er Norges største helseregion og består av 11 helseforetak, 65.000 medarbeidere og ansvar for spesialisthelsetjenester til en befolkning på ca. 2,7 millioner mennesker. Omsetning i 2009 var på 52 milliarder kroner. Effektivisering i alle ledd Helseforetakene har behov for å etablere en effektiv informasjons- og kunnskapsutveksling med andre institusjoner som krever minimal ressursbruk, og hvor alle har interesse av felles løsninger. Med Public 360° som et felles system for saksbehandling, arkivering og informasjonshåndtering i helseforetakene, vil informasjonsflyten bli mye bedre. Dette gir igjen økt sikkerhet i behandlingen av pasientene. I tillegg betyr samordningen at ressurser kan utnyttes mer effektivt og kostnader reduseres. Bl.a. blir implementerings-, drifts- og vedlikeholdskostnadene mye lavere enn når foretakene innfører verktøy hver for seg. ”Public 360° vil skape effektiviseringsgevinster bl.a. gjennom redusert tidsbruk til gjenfinning av dokumenter, eliminering av unødvendig dobbeltlagring av data og reduksjon av unødvendig e-post. I tillegg vil miljøbelastningen reduseres gjennom overgang fra papirbaserte løsninger til digital arkivering og saksbehandling.”, sier Anne Grethe Tangnæs, spesialrådgiver IKT i Helse Sør-Øst RHF. Tilhørende helseforetak: Akershus Universitetssykehus, Oslo Universitetssykehus, Vestre Viken, Sykehuset i Vestfold, Sykehuset i Østfold, Sykehuset Innlandet, Sykehuset Telemark, Sørlandet sykehus, Sunnaas sykehus, Psykiatrien i Vestfold og Sykehusapotekene Public 360°: Gjennom avtalen med Software Innovation vil helseforetakene ta i bruk Public 360° som sitt daglige arbeidsverktøy for saksbehandling, arkivering og dokumenthåndtering. • Saksbehandling med arbeidsflyt • Arkiv • Dokumenthåndtering inkludert e-post 360° i Helse Sør-Øst Sak og arkiv som felles tjeneste i hele helseregionen Økt kvalitet i saksbehandling Helsepersonell opplever at det kan være vanskelig å få oversikt over pågående saker. Kontrollen på hvem som er avsender, og hvor saken videresendes, hvem som orienteres og hvem som har ansvar for behandlingen, kan være vanskelig å opprettholde. ”Ved hjelp av Public 360° ønsker vi å øke kvaliteten i saksbehandling. Dette kan bl.a. oppnås gjennom muligheten til økt belysning av de enkelte saker som er til behandling, bedre forutsigbarhet i saksbehandling, samt at det blir enklere å følge opp saksbehandlingen på en god måte. Gjennom felles tilgang til dokumentasjon på de ulike sakene, reduseres også avhengigheten til enkeltpersoner i virksomheten”, understreker Tangnæs. Public 360° inneholder verktøy for generering og presentasjon av statistikk og rapporter. Disse gir svar på spørsmål om arbeidsbelastning i avdelingen, fordeling per saksbe-handler, antall ferdigbehandlede, pågående og ubehandlede saker, og ikke minst utvikling og trend over tid og sammenlignet med tidligere perioder. Bedre service – internt og eksternt For offentlige virksomheter har internett etter hvert blitt en naturlig kanal for dialog med befolkningen og det er mer og mer vanlig at ulike ledd i tjenesteytingen samarbeider elektronisk. ”Implementering av Public 360° vil frigjøre tid som kan benyttes til omsorg og pleie, samtidig som at den økte tilgjengeligheten til informasjon gjør at informasjon kan gis hurtigere og med rett kvalitet. Muligheten for utveksling av dokumenter internt i regionen vil forbedres, og offentlighetens muligheter til innsyn økes”, påpeker Tangnæs. Vi oppnår gevinst på flere områder gjennom å utvikle og implementere en standardisert løsning i alle foretakene. Blant annet vil vi med Public 360° på en enkel måte tilpasse oss myndighetskrav og NOARK 5 standarden. Steinar Marthinsen, konserndirektør i Helse Sør-Øst RHF 360° i Helse Sør-Øst Sak og arkiv som felles tjeneste i hele helseregionen SharePoint som plattform Lav brukerterskel Det faktum at Public 360° er bygget på SharePoint, har vært et viktig element i Helse Sør-Østs valg av sak- og arkivsystem. Public 360° vil gi de ansatte en lavere terskel for bruk. Det at løsningen er fullintegrert med Microsoft SharePoint og Office forenkler brukergrensesnittet og gjør at brukerne kan fortsette å arbeide i en verden de er vant til. Outlook, Office, SharePoint og saksarkiv er elegant smeltet sammen til en unik løsning. Samtidig bygger Public 360° på ideen om at hver enkelt bruker av en saks- og dokumenthåndteringsløsning har forskjellige oppgaver og behov, og dermed har nytte av rolletilpassede grensesnitt mot systemet. Public 360° legger godt til rette for muligheter som en digitalisering gir ifht samhandling og nye arbeidsformer. Løsningen er bygget på Windows SharePoint Services, noe som skaper unike muligheter for å etablere nye arbeidsformer internt og eksternt. Det er enkelt å opprette samarbeidsrom der det benyttes tilgjengelige komponenter som gruppekalender, diskusjonsrom, oppgavelister, spørreundersøkelser, wikier, blogger og lokale dokumentbibliotek. Integrasjon mellom systemer For Helse Sør-Øst er mulighetene for integrasjon mellom systemer av avgjørende betydning. Det er behov for å jobbe bredere, gjennom et nettverkssamarbeid der informasjon fra forskjellige systemer brukes av mange forskjellige brukergrupper. Ansatte er avhengige av å finne informasjon raskt og effektivt, uten å måtte logge inn i mange forskjellige systemer. ”Public 360° vil integreres mot en rekke andre systemer for å sikre en komplett brukeropplevelse der alle verktøy er samlet på ett sted, bl.a. mot kvalitetssystem, avvikshåndtering, kontraktshåndtering og HR-systemer”, forklarer Tangnæs. ”Public 360° er vil være integrert i arbeidsprosessen, slik at f.eks innkomne e-poster og saker mottas, videresendes, besvares og lagres i ett og samme grensesnitt. Dette vil skape en bedre hverdag for saksbehandlere og ledere”, sier Ole Johan Kvan, viseadministererende direktør i Vestre Viken HF. 360° i Helse Sør-Øst Sak og arkiv som felles tjeneste i hele helseregionen Eksempel på en sykehusleders hverdag • 8500 ansatte Informasjonshåndtering: • 6 store sykehus • Saksarkiv • 50 + lokasjoner hvor det drives behandling • Katalogstruktur på filservere • 5-8 møter per dag • Katalogstruktur på egen harddisk • 60 kliniske avdelinger • SharePoint hjemmesider • Økende krav til samhandling med eier, andre sykehus, kommuner, pasientforeninger og media • Intranett • Kalender • 50-80 nye mail per dag Behovet for en god løsning for saks- og informasjonshåndtering, arkivering og samhandling er stort!! Behov i helseforetakene: Gevinst med Public 360°: • Kontroll over den økte informasjonsmengden • Økt kvalitet og effektivitet i saksbehandlingen • Ønske om effektivitet (søk og gjenfinning) • God informasjonsdeling og dokumentasjon skaper bedre service • Ønske om økt samhandling og kunnskapsdeling • Kontroll over mengden ustrukturert informasjon (f.eks e-post) • Vern av personsensitiv informasjon • Større grad av kontroll og compliance • Bedre ledelsesstyring og virksomhetskontroll • Enklere å søke opp og gjenfinne informasjon • Bryter ned kunnskapssiloer og sikrer deling av viktig informasjon • Bedre offentlig innsyn • Støtte for journalisering, arkivering og saksgang ihht eksterne krav • Overgang fra papir til digitale løsninger gir en grønnere drift • Bedre kompetanse- og kunnskapsdeling mellom ansatte • Gjenkjennbart grensesnitt gir lav terskel for bruk (Office, Outlook) • Utbyggbarhet og fleksibilitet • Redusert risiko pga god dokumentasjon og kvalitet på informasjon (f.eks ved tvister) Software Innovation er et av Nordens fremste IT-miljøer og hjelper virksomheter med å styre, håndtere og dele informasjon og dokumenter. Vi har mer enn 25 års erfaring og kompetanse, og satser målrettet på å hjelpe kunder i privat og offentlig sektor med å håndtere den kraftige økningen i informasjonsmengden. Vi tilbyr tjenester og produkter innenfor områdene informasjonsstyring, dokumenthåndtering og samhandling. Software Innovation AS | Rolfsbuktveien 4C | N-1364 Fornebu | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.no