Brukerveiledning eFaktura filforsendelse (pdf)
Brukerhåndbok for fakturatjenesten Versjon 1.9 06.11.2013 Side 1 av 32 Innholdsfortegnelse 1.1 1.2 1.3 HÅNDBOKEN OG IMPLEMENTASJONSGUIDER ...................................................................................................................... 4 OMFANG - PRODUKTBESKRIVELSE ..................................................................................................................................... 4 FORRETNINGSMODELL OG UTVEKSLINGSMULIGHETER....................................................................................................... 4 2 BEGREPSDEFINISJONER ................................................................................................................................................... 5 3 ADRESSERINGSBEGREPER FOR BEDRIFTER ............................................................................................................. 6 4 FAKTURAFORMATENE ...................................................................................................................................................... 6 4.1 KONTROLL MOT FORMAT SCHEMA ..................................................................................................................................... 6 4.2 VEDLEGG ........................................................................................................................................................................... 7 4.3 VALIDERING OG DUPLIKATKONTROLL AV FAKTURAFIL...................................................................................................... 7 4.3.1 Kontroll av filnavn ........................................................................................................................................................ 7 4.3.2 Kontroll på fakturanivå ................................................................................................................................................. 7 4.4 KVITTERINGER ................................................................................................................................................................... 8 4.4.1 Forsendelsesrapport ..................................................................................................................................................... 8 4.4.2 Nivå 1 kvittering ............................................................................................................................................................ 9 4.4.3 Nivå 2 kvittering ............................................................................................................................................................ 9 4.4.4 Nivå 3 kvittering .......................................................................................................................................................... 10 5 DIVERSE RUNDT EHF FORMATET ................................................................................................................................ 10 5.1 5.2 5.3 5.4 6 FACTORING ......................................................................................................................................................................... 12 6.1 6.2 6.3 7 GENERELT FOR INNSENDING AV EHF FIL ......................................................................................................................... 10 PRINT MED EHF-FORMATET............................................................................................................................................. 10 SEND EFAKTURA B2C I EHF-FORMATET ......................................................................................................................... 11 GENERELT OM EHF KVITTERINGER.................................................................................................................................. 11 GENERELT OM FACTORING .............................................................................................................................................. 12 FACTORING OG E2B-FORMATET ....................................................................................................................................... 12 FACTORING OG EHF-FORMATET ...................................................................................................................................... 12 AKSESSPUNKT .................................................................................................................................................................... 13 7.1 AKSESSPUNKT/PEPPOL INFRASTRUKTUR ....................................................................................................................... 13 7.2 AVVIKSHÅNDTERING ....................................................................................................................................................... 13 7.2.1 Avvikshåndtering med e-post til EHF mottaker .......................................................................................................... 15 8 FUNKSJONER I FAKTURATJENESTEN ........................................................................................................................ 15 8.1 INNLOGGING .................................................................................................................................................................... 16 8.1.1 Innlogging direkte til fakturatjenesten (url) ................................................................................................................ 16 8.1.2 Innlogging via Nettbank bedrift .................................................................................................................................. 16 8.2 ADMINISTRASJON ............................................................................................................................................................. 17 8.2.1 Administrere brukere med tilgang til fakturatjenesten ................................................................................................ 17 8.2.2 Valg av organisasjon .................................................................................................................................................. 17 8.2.3 Brukeradministrasjon .................................................................................................................................................. 18 8.2.4 Kundeavtale ................................................................................................................................................................ 19 8.3 MOTTA EFAKTURA BEDRIFT I NETTBANK BEDRIFT .......................................................................................................... 19 8.4 VELKOMSTSIDEN I NETTBANKEN MED MOTTATTE FAKTURAER ........................................................................................ 19 8.4.1 Skjermbilde ved inngang ............................................................................................................................................. 20 8.4.2 Skjermbilde med lenke til fakturaen i Registrer betaling ............................................................................................ 20 8.5 FAKTURERE...................................................................................................................................................................... 21 8.5.1 Hvordan finne mottakere............................................................................................................................................. 21 8.5.2 Registrer en faktura .................................................................................................................................................... 23 8.5.3 Se sendte fakturaer ...................................................................................................................................................... 24 8.5.4 Se avviste fakturaer ..................................................................................................................................................... 25 8.6 ARKIV .............................................................................................................................................................................. 25 8.6.1 PDF i arkiv ................................................................................................................................................................. 25 8.6.2 Søkekriterier ................................................................................................................................................................ 26 9 FAKTURAHOTELL OG VISNING AV FAKTURADETALJER (EFAKTURA B2C) ................................................. 26 10 FILKOMMUNIKASJON DIREKTE TIL NETS ............................................................................................................... 26 11 TILKNYTTEDE TJENESTER I FAKTURATJENESTEN .............................................................................................. 27 Side 2 av 32 11.1 LANGTIDSARKIV .............................................................................................................................................................. 27 11.2 FAKTURAPRINT ................................................................................................................................................................ 27 11.3 FAKTURASKANNING ......................................................................................................................................................... 27 11.3.1 Forberedelse til skanning ....................................................................................................................................... 28 11.3.2 Skanning ................................................................................................................................................................. 28 12 IMPLEMENTERING AV NY BEDRIFT............................................................................................................................ 29 12.1 UTSTEDERPROSESSEN ...................................................................................................................................................... 29 12.1.1 Steg 1 - Bekrefte kontaktinfo ................................................................................................................................... 29 12.1.2 Steg 2 – Test av format ........................................................................................................................................... 29 12.1.3 Steg 3 - Avtale testtid med Nets .............................................................................................................................. 29 12.1.4 Steg 4 - Teste med Nets ........................................................................................................................................... 30 12.1.5 Steg 5 – Produksjonssetting .................................................................................................................................... 30 12.2 MOTTAKERPROSESSEN ..................................................................................................................................................... 31 13 PRODUKSJON ...................................................................................................................................................................... 31 13.1 13.2 13.3 13.4 14 AVTALEINNGÅELSE .......................................................................................................................................................... 31 REGISTRERING AV AVTALEN ............................................................................................................................................ 32 DRIFTSMØNSTER .............................................................................................................................................................. 32 KUNDESERVICE ................................................................................................................................................................ 32 AVSLUTNING AV TJENESTEN ........................................................................................................................................ 32 Side 3 av 32 1.1 Håndboken og implementasjonsguider Denne håndboken er gjeldende for alle bedrifter som avtaler en fakturatjeneste med SpareBank1 og som bruker tjenestene. En del informasjon gjelder direkte for eFaktura Privat (B2C) og har sammenheng med at en bedrift kan sende en fakturafil som splittes hos bankens leverandør til de ulike elementene eFaktura B2B, eFaktura B2C og print. Håndboken er både en kortfattet produktbeskrivelse av SpareBank1’s fakturatjenester samt løsningsbeskrivelser for bl.a. kommunikasjon og validering. Det nevnes også ulike tilleggsopsjoner som en bedrift kan velge å ta i bruk. BSK implementasjonsguide for e2b eFaktura format v.3.3 er et supplement til denne brukerhåndboken og finnes på www.bsk.no. BSK implementasjonsguide gir også en del veiledende retningslinjer for bruk av format og for utveksling. SpareBank1 benytter Nets som samarbeidspartner og leverandør for SpareBank1-bankenes fakturatjenester. I brukerhåndboken brukes eFaktura og elektronisk faktura om hverandre med samme betydning. 1.2 Omfang - produktbeskrivelse Det er mulig å kombinere fakturatjenester med tilknyttede tjenester som Fakturaskanning, Fakturaprint og Langtidsarkiv (10 år). Disse tjenestene leveres sampakket med bankens egne tjenester direkte av Nets. Bedriften inngår en egen avtale med Nets for tilknytning og bruk av tilknyttede tjenester. Fakturaportalen har et enkelt webgrensesnitt og hjelpetekster er lagt inn i spørsmålstegnet øverst til høyre i hvert skjermbilde. 1.3 Forretningsmodell og utvekslingsmuligheter Banker med konsesjon i Norge har etablert felles grunnlag for eFaktura som kundetjeneste. Dette omfatter både faktura fra bedrift til privatpersoner (B2C) og mellom bedrifter (B2B). Den operasjonelle infrastrukturen som bankene har felles, er avtaledatabaser og koblingspunkt med definerte standarder på utveksling og formater. BSK (Bankenes standardiseringskontor) ivaretar standardiseringsarbeidet på vegne av alle bankene, se også www.bsk.no. I bankenes samarbeid, som ofte benevnes ”banknettverket”, er det også en felles nettside www.elektroniskfaktura.no samt at det for eFaktura Privat (B2C) brukes nettsiden www.efaktura.com. Bankkunder med en avtale om eFaktura B2B kan sende eFaktura til bedriftskunder og andre virksomheter som har en avtale om mottak av eFaktura med en bank eller som er tilknyttet aksesspunkt. En fakturamottaker med en bankavtale om tjenesten vil automatisk kunne motta eFaktura fra alle fakturautstedere tilknyttet andre banker og kan etter avtale også motta gjennom aksesspunkt. Banken er tilknyttet PEPPOL nettverket via etablert aksesspunkt i Nets. Fakturamottakere kan velge å bli registrert i ELMA som er Norges nasjonale adresseregister i PEPPOL nettverket for å motta elektronisk faktura fra alle fakturautstedere tilknyttet andre aksesspunkt i nettverket. Banken regulerer ikke det kommersielle forholdet mellom leverandør og kunde. Banken forutsetter at utveksling av elektronisk faktura avtales direkte mellom partene. Banken videresender fakturainformasjonen uendret. Ved en eventuell nødvendig konvertering mellom fakturaformater (når avsender og mottaker benytter ulike formater), vil det være en risiko for at noe fakturainformasjon forsvinner. Side 4 av 32 2 Begrepsdefinisjoner eFaktura Privat Eksisterende bankfelles eFaktura tjeneste, som benyttes av bedrifter og privatpersoner. Benevnes ofte som eFaktura B2C. eFaktura B2B eFaktura tjeneste i Norge, som benyttes av bedrifter ved utveksling av elektroniske fakturaer. eFaktura En elektronisk faktura Fakturautsteder En bedrift er knyttet opp mot bankens eFaktura tjeneste, der bedriften sender inn elektroniske fakturaer til bankens eFaktura B2B/B2C tjeneste for videre distribusjon (både elektronisk og på papir). Fakturamottaker En bedrift som er knyttet opp mot bankens eFaktura B2B tjeneste, og som ønsker å motta fakturaer elektronisk fra sine leverandører. Forbruker En privatkunde som i dag mottar fakturaer fra bedrifter/organisasjoner/offentlige institusjoner. Fakturaarkiv En tjeneste som håndterer elektronisk mottak, lagring og presentasjon av fakturadetaljer. Hovedfunksjon til fakturaarkivet er å arkivere fakturahistorikken for fakturautsteder og fakturamottaker, og gjøre denne tilgjengelig ved hjelp av søke- og filtreringsfunksjoner Fakturahotell Arkiv av faktura og samtidig en tjeneste som håndterer elektronisk mottak, lagring og presentasjon av fakturadetaljer. Arkiv En tjeneste som både er obligatorisk og fritt tilgjengelig korttidsarkiv samt 10 års langtidsarkiv av faktura i pdf-format. Enett/GIS filpostkasse i Nets Aksesspunkt Aksesspunkt er en transportformidler av filer fra en utsteder til en mottaker. Aksesspunktet må innordne seg etter retningslinjene gitt av EU-prosjektet PEPPOL og den regionale myndighet (DIFI). Service Metadata Provider, adresseregister for å finne hvilket aksesspunkt en mottaker tilhører. I Norge kalles registeret ELMA og utvikles og driftes av DIFI. SMP SML Service Metadata Locator, europeisk tjeneste for å finne hvilken tjeneste provider en bestemt mottaker har. Utvikles og driftes av EU Dokument (type) Dokumenter som kan formidles i infrastrukturen. Under denne avtalen er det tilrettelagt for EHF-faktura, kreditnota og purring, samt PEPPOL BIS-faktura. PEPPOL BIS Format basert på UBL 2.0 definert av CEN. Benyttes av utenlandske utstedere. Side 5 av 32 3 Adresseringsbegreper for bedrifter Fakturautstedere og -mottakere vil bli registrert i bankenes avtalebase. Bankene har sidestilt eFakturaID og organisasjonsnummer som adresseringsbegrep. eFakturaID er nødvendig ved elektronisk formidling til utlandet. Organisasjonsnummer: Staten krever adressering med organisasjonsnummer og dette må alltid oppgis med faktura til statlig mottaker (organisasjonsnummer oppgis i PartyID som et alternativ til eFakturaID(BIC-IBAN)). eFakturaID: eFaktura Id består av BIC nummer (Bank Identier Code) IBAN nummer (International Bank Account Number) 4 Fakturaformatene eFaktura B2B tjenesten har implementert støtte for følgende standard fakturaformater: e2b versjon 3.2/3.3/3.4 inkl. konvertering til EHF Elektronisk handels format – EHF 2.0 EHF med mulighet for url-lenke til arkiv i tillegg til embedded vedleggsløsning Agressoformat – for eFaktura B2C I tillegg er det muligheter for kundetilpassede formater. For fakturautsteder Som fakturautsteder må bedriften velge hvilket av disse filformatene som bedriften skal benytte. Dette er et viktig punkt som fakturautsteder må avklare med sin programvareleverandør. Uansett hvilket format som velges, vil utsteder kunne sende inn sine fakturaer elektronisk på fil for validering og distribusjon til bedriftens fakturamottakere. For fakturamottaker Fakturamottakere velger hvilket filformat som skal benyttes for å håndtere mottak av elektroniske fakturaer. Dette må stemme med det (de) formater som bedriftens programvareleverandør har tilrettelagt, for hvis bedriften skal benytte integrerte løsninger. For bedrifter som er både fakturautsteder/-mottaker For disse bedriftene gjelder det samme som beskrevet ovenfor. Bedriften velger selv hvilket format de ønsker å sende ut/motta elektroniske fakturaer på. Bedriften kan ha ulike format for henholdsvis utgående og innkommende fakturaer. 4.1 Kontroll mot format schema Alle filer som kommer inn til bankens leverandør Nets og som distribueres fra Nets, sjekkes mot sitt format schema. Det oppfordres til å laste ned siste versjon av implementeringsguide før implementeringsarbeidet starter. Utsteders filer skal være testet ok mot schema før fil kan sendes inn til test. Dette kan også inngå som del av test- og implementeringsprosessen. Side 6 av 32 4.2 Vedlegg Det er mulighet for fakturautsteder å sende vedlegg til faktura som distribueres til fakturamottaker i avtalt format mellom bedrifter tilknyttet banker i Nets. Vedleggsalternativer i løsningen er: faktura med tilhørende vedleggsformat embedded, dvs. innbakt i fakturafil url med lenke til arkiv pdf fra arkiv(gjelder kun fakturamottaker og krever egen avtale) Vedlegg blir viruskontrollert og avvist dersom virus oppdages. Fakturaen vil bli behandlet selv om vedlegg avvises. Vedlegget kan ha maks størrelse på 200MB. Detaljer om bruk av vedlegg er ytterligere beskrevet i appendix til bankenes felles implementasjonsguide, som kan lastes ned fra www.elektroniskfaktura.no eller www.bsk.no 4.3 Validering og duplikatkontroll av fakturafil Validering og duplikatkontroll har en viktig funksjon for å sikre kvaliteten på distribusjon av fakturaer. Disse funksjonene er implementert i eFaktura B2B på fakturanivå. Fakturautsteder vil kun motta feilmeldinger dersom feil avdekkes under validering og duplikatkontroll. Dersom fakturanummer blir gjenbrukt i nytt kalenderår, kan man inngå avtale om duplikatkontroll kun innenfor ett kalenderår. Alle innsendte fakturaer vil dermed bare bli sjekket for duplikat mot fakturaer fra samme år. Duplikatkontroll kan avvike for tredjepart når det gjelder å utstede like fakturanummer-serier pr klient. 4.3.1 Kontroll av filnavn Når en fakturautsteder sender inn en fakturafil til eFaktura B2B tjenesten, så vil denne kontrolleres på filnavn. Dersom utsteder har sendt inn en fil pålydende samme navn som en tidligere innsendt fil, vil den nye filen avvises. Det genereres en kvitteringsfil som gjøres tilgjengelig for fakturautsteder og som refererer til opprinnelig mottatt filnavn. Kvitteringer er tilgjengelig i 25 virkedager. Oppbygging av filnavn avtales ved test. 4.3.2 Kontroll på fakturanivå Duplikat kontrollen på fakturanivå baserer seg på at 5 spesifikke felter i fakturaen valideres. Disse er: Fakturautsteders organisasjonsnummer fakturautsteders IBAN Fakturanummer Fakturatype Fakturastatus (original, purring, kopi, kreditnota eller eFaktura m/AvtaleGiro) Forutsatt at man finner en eksisterende faktura (fra første kjøring) med likt organisasjonsummer og fakturanr., så er den kontrollerte faktura et duplikat når den er: En vanlig faktura som ikke er en kopi En kreditnota som ikke er en kopi En purring og første eksisterende faktura er en kreditnota Side 7 av 32 Faktura som er merket med kopi eller test vil ikke bli behandlet som et duplikat. Dersom duplikatkontrollen avdekker feil, vil fakturafilen avvises, kvitteringsmelding genereres og gjøres tilgjengelig for fakturautsteder i bankens kundeportal. Dersom fakturanummer blir gjenbrukt i nytt kalenderår, kan man inngå avtale om duplikatkontroll innenfor ett kalenderår, se eget felt i avtaleskjema. 4.4 Kvitteringer Alle kvitteringene fra en mottatt fakturafil, vil bli samlet og returnert i en samlet kvitteringsfil. Hvis bankens leverandør Nets mottar 2 filer fra samme utsteder vil denne dermed motta 2 kvitteringsfiler selv om disse to filene er sendt inn til Nets nesten samtidig. Det vil kun sendes én feilkvittering per faktura, men denne kan inneholde flere meldinger avhengig av hva som er validert feil. Feilene sorteres i følgende hierarki: 1. Validering 1: skjemavalidering. Er det en skjemafeil, vil de 2 neste valideringene ikke gjennomføres. Da vil altså kun skjemafeilen rapporteres. 2. Validering 2: Mandatory felter og noe validering av innhold i felter. Er det feil på validering 2 vil alle feil på validering 2 rapporteres. Validering 3 vil ikke gjennomføres. 3. Validering 3: Utsjekk avtaler. Er det feil på denne valideringen, vil den relevante meldingen angis. Er det flere feil knyttet til avtale vil alle disse gis. Hierarkiet innebærer at hvis det finnes en feil på validering 1 og 3 vil kun feilen på det høyeste nivået oppdages. Hvis det imidlertid finnes flere feil i validering 1, vil alle disse bli rapportert. 4.4.1 Forsendelsesrapport I tillegg til xml-kvittering er det mulig å motta en forsendelsesrapport pr e-post. Den vil ha en referanse til innsendt fakturafil, oppsummere behandling av fakturaene og ev inneholde et vedlegg i excel over avviste fakturaer. Bedriften oppgir på ”Registreringsskjema for elektronisk fakturatjeneste” hvem som skal motta rapporten. Eksempel på tekst i e-post: -----Original Message----From: [email protected] [mailto:[email protected]] Sent: 8. september 2011 14:24 To: [email protected] Subject: Filforsendelse 1234567 (ref 1_677511) Forsendelse Rapport Forsendelseid, deres ref: 1234567 Forsendelseid, vår ref: 8912345 Innlest dato/tid: 04.09.2009 11:26 Antall fakturaer totalt: 1 Kanal B2B Antall fakturaer til denne kanalen 1 Antall godkjente fakturaer: 0 Antall avviste fakturaer: 1 Antall eFaktura B2B videresendt til annen utvekslingssentral: 0 Eventuelle avviste fakturaer er spesifisert med feilårsak i vedlagt excel fil. Ved antall linjer over 65 000 vil rapporten fordeles over flere arkfaner. Side 8 av 32 4.4.2 Nivå 1 kvittering Formatene har definert 2.nivå-kvitteringer, dvs. kvittering pr faktura. Kvitteringen er en bekreftelse på at forsendelsen/filen er mottatt og at mottaker har overtatt ansvaret for forsendelsen/filen. På bakgrunn av dette er det definert en generell 1. nivå kvittering som benyttes for alle formater og filer som er sendt inn via enett/GIS. Filer som sender inn via bankens kundeportal, vil pt ikke få noen 1. Nivå kvittering. Kvitteringen bekrefter at fakturafilen er mottatt og vil bli behandlet i henhold til den avtalen som er inngått med utsteder. Det sendes 1 kvittering pr mottatt fil. Kvitteringen sendes umiddelbart etter at filen er mottatt og lest i mottakssystemet for eFaktura B2B. Kvitteringen vil utebli hvis en teknisk feil har oppstått mellom fakturautsteder/datamottaker og enett/GIS, slik at bankens leverandør Nets ikke har mottatt filen eller hvis det oppstår en feil mellom enett/GIS og mottakssystemet for eFaktura B2B. Det anbefales at bedriften har et program eller en rutine for å kontrollere at antall kvitteringer mottatt er lik antall filer avsendt. Kvitteringen inneholder følgende element: interchangeId. En verdi som settes i Nets. fileName. Filnavnet som filen har når mottakssystemet for eFaktura B2B tjenesten mottar fil. size. Antall bytes. receivedTime. Dato og klokkeslett for når mottakssystemet for eFaktura B2B tjenesten mottok fil. sender. enett/GIS brukernavn tildelt av Nets. 4.4.3 Nivå 2 kvittering Fakturautsteder eller dennes dataavsender får alltid kvittering og må sjekke om denne kun bekrefter at mottatte fakturaer er ok eller om det er en kvittering som har en feilmelding. Kvitteringsløsningen tar utgangspunkt i standard dokumentasjon av kvitteringsløsning for e2b 3.3 – se www.e2b.no. Løsningen totalt sett er beskrevet i standard dokumentasjonen. Beskrivelsen under begrenser seg til spesifikke valg bankene gjennom BSK har gjort i forholdt til den generelle løsningen. Oppbygging: I hht dokumentasjonen for e2b 3.3 kan en kvittering bestå av en Utveksling (interchange) Konvolutt (envelope) Kvitteringsmelding (ApplicationResponse) kvittering (DocumentResponse) Bankenes løsning benytter ikke konvolutt, Kvitteringsfilen inneholder en o utveksling o kvitteringsmelding som angir antall kvitteringsdokumenter o Kvittering pr innsendt faktura som angir om fakturaen er validert ok eller ikke (antallet er lik antall fakturaer som ble mottatt i filen). Hvis bankens leverandør Nets ikke kan lese filen og dermed verken kan telle antall fakturaer i filen eller validere disse, vil kvitteringen bestå av en kvitteringsmelding og en kvittering. I kvitteringsmeldingen vil antall fakturaer bli oppgitt til 1. Kvitteringen vil inneholde en kvittering, men vil ikke angi mottaker, avsender eller fakturanummer. Navnet på fila inn vil bli angitt som referanse til hva det kvitteres for. Side 9 av 32 4.4.4 Nivå 3 kvittering Hvis fakturaen går til en bank som har en annen teknisk leverandør enn utstederbanken, vil fakturautsteder først få en 2.nivå kvittering som sier at fakturaen er ok behandlet her og sendt videre. Da vil responskoden være 02. Når så fakturaen er ferdig validert hos mottaker-sentralen og utstederbanken har fått kvittering, vil denne videresendes til utsteder i en kvittering med samme oppbygging som beskrevet i kap 5.4.2. (response code 01 eller 99). Hvis fakturaen er validert feil, vil feilteksten være identisk med den utstederbanken har fått fra mottakersentralen. 5 Diverse rundt EHF formatet 5.1 Generelt for innsending av EHF fil EHF formatet krever i utgangspunktet innsending av en faktura per fil. For å redusere antall forsendelser og kvitteringer kan Nets ta i mot zippet fil, dvs fil som inneholder flere fakturaer, kreditnotaer eller purringer. Det vil returneres en elektronisk kvittering og evt. en forsendelsesrapport på e-post per innsendt fil dersom dette er ønskelig. Se kap. 4.4.1. Funksjonaliteten kan også benyttes for EHF til eFaktura B2B. 5.2 Print med EHF-formatet I løsningen er det implementert EHF med støtte for print av faktura, kreditnota og purring. Følgende tagger må benyttes for å kunne ta i bruk funksjonaliteten tilknyttet print: Functional e2b code Descriptio EHF ity n Colorprint <Ref> Default <cac:AdditionalDocumentReference> <Code>Color</C value B/W. <cbc:ID>Color</cbc:ID> ode> <Text>true</Text <cbc:DocumentType>true</cbc:Document > Type> </Ref> </cac:AdditionalDocumentReference> Simplex/D uplex Porto <Ref> <Code>Duplex</ Code> <Text>true</Text > </Ref> <Ref> <Code>Porto</C ode> <Text>B</Text> </Ref> <cac:AdditionalDocumentReference> <cbc:ID>Duplex</cbc:ID> <cbc:DocumentType>true</cbc:Document Type> </cac:AdditionalDocumentReference> Note: Inside <InvoiceHe ader>. To possible values – <A> or <B> indicating type of post. <cac:AdditionalDocumentReference> <cbc:ID>Porto</cbc:ID> <cbc:DocumentType>A</cbc:DocumentTy pe> </cac:AdditionalDocumentReference> I tillegg til tagger tilknyttet print må naturligvis annen relevant informasjon i EHF filen være utfylt. Side 10 av 32 5.3 Send eFaktura B2C i EHF-formatet Fakturautstedere som sender fakturafil direkte til bankens underleverandør Nets kan benytte EHF formatet til å formidle faktura til privatperson i nettbank. EHF må inkludere den informasjonen som er påkrevd i en B2C faktura. Mulighet for å sende eFaktura B2C er inkludert i EHF 2.0. Følgende tagger må benyttes for å kunne ta i bruk dette: Functionality Description EHF agreementRef Kode som benyttes av <cac:AdditionalDocumentReference> utsteder for å identifisere <cbc:ID>agreementRef</cbc:ID> kunden (forbruker) <cbc:DocumentType>1234</cbc:DocumentT DocumentType= ype> efakturareferanse </cac:AdditionalDocumentReference> netsInvoiceEx ternalUrl Link til faktura i fakturautsteder sitt fakturahotell dersom utsteder ikke benytter Nets fakturahotell. <cac:AdditionalDocumentReference> <cbc:ID> netsInvoiceExternalUrl </cbc:ID> <cbc:DocumentType>http://eksternurl.url.no </cbc:DocumentType> </cac:AdditionalDocumentReference> PaymentType Benyttes dersom det er kombinasjon av B2C og Avtalegiro. Alternativ som kan brukes: INV11 = eFaktura B2C INV17 = eFaktura B2C i kombinasjon med Avtalegiro <cac:AdditionalDocumentReference> <cbc:ID> PaymentType </cbc:ID> <cbc:DocumentType>INV11</cbc:Document Type> </cac:AdditionalDocumentReference> 5.4 Generelt om EHF kvitteringer DIFI har pr april 2013 ikke innført kvittering på innsendt EHF fakturafil. Banken har derfor valgt å innføre en kvittering for å kvalitetssikre filutvekslingen med fakturautsteder eller dennes dataavsender. Kvittering på EHF formatet er basert på UBL 2.0 og kvitteringen er også hentet fra dette formatet. Det sendes kvittering for både avviste og godkjente dokumenter. Vi bruker verdier hentet fra ResponseCode i BII CodeList, som er et vedlegg til EHF implementeringsveilederen fra DIFI: DocumentTypeCode:1 Document approved DocumentTypeCode:2 Document rejected DocumentTypeCode:3 Document ID already exists Tagget i fil: <ResponseCode xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents2">3</ResponseCode> <Description xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents2">Document ID already exists</Description> <Description> vil inneholde Document rejected: + avvisningstekst. Disse avvisningstekstene kan brukes for alle formater de er ikke EHF spesifikke. Avvisningstekster oppgis fra Nets i testfasen. Fakturaen kvitteringen gjelder identifiseres ved <cac:DocumentReference> <cbc:ID>TOSL108</cbc:ID>, som er fakturanummeret. For dokumenter som sendes til aksesspunkt vil det ikke kvitteres etter distribusjon fra Nets da det ikke er innført kvitteringer mellom aksesspunkt, som gjør det mulig å forfølge dokumentet til endepunktet. Side 11 av 32 6 Factoring 6.1 Generelt om Factoring I løsningen er det nå implementert standardfunksjonalitet for at fakturautsteder kan benytte seg av factoring aktøren i formatene e2b 3.3 og EHF. Det presiseres at det er utsteder angitt under Factoring (e2b) eller PayeeParty (EHF) som har avtaleforhold til Nets og at det er opplysninger om denne som må ligge som aktør under disse. Resten av formatene må inneholde verdier som når man ikke benytter seg av factoring. 6.2 Factoring og e2b-formatet Utstedere som benytter e2b 3.3 formatet må benytte Factoring aktøren. Factoring aktøren har følgende plassering: Invoice/InvoiceHeader <Factoring> <PartyId schemeId="ORGNR" schemeName="Organisasjonsnummer">861869962</PartyId> <Name>Gothia</Name> <x>verdi</x> <y>verdi</y> </Factoring> Inkassovarsler kan ikke sendes elektronisk og må derfor merkes særskilt. Dette gjøres på følgende måte: Invoice/InvoiceHeader/ <Ref> <Code> nets_Routingrule</Code> <Text>Print</Text> </Ref> Aktøren som utsteder krever inn fordringen på vegne av legges i Invoice/InvoiceHeader/Supplier. For mer informasjon om Factoring i e2b henvises det til dokumentasjonen på www.e2b.no 6.3 Factoring og EHF-formatet Utstedere som benytter EHF formatet må benytte PayeeParty aktøren. Denne har følgende plassering: Invoice/ <cac:PayeeParty> <cac:PartyIdentification> <cbc:ID schemeID="GLN" schemeAgencyID="9">098740918237</cbc:ID> </cac:PartyIdentification> <cac:PartyName> <cbc:Name>Gothia </cbc:Name> </cac:PartyName> <cac:PartyLegalEntity> <cbc:CompanyID schemeID="UK:CH" schemeAgencyID="ZZZ">6411982340</cbc:CompanyID> </cac:PartyLegalEntity> </cac:PayeeParty> Inkassovarsler kan ikke sendes elektronisk og må derfor merkes særskilt. Dette gjøres på følgende måte: Invoice/ <cac:AdditionalDocumentReference> <cbc:ID>nets_Routingrule</cbc:ID> <cbc:DocumentType>Print</cbc:DocumentType> </cac:AdditionalDocumentReference > Aktøren som utsteder krever inn fordringen på vegne av legges i Invoice/AccountingSupplierParty Side 12 av 32 7 Aksesspunkt 7.1 Aksesspunkt/PEPPOL infrastruktur Et aksesspunkt er en formidler av elektroniske dokumenter, og kan sammenlignes med et elektronisk postkontor. Utstedere og mottakere av elektroniske fakturaer må selv inngå avtale med aksesspunktene. Nets er aksesspunkt på vegne av SpareBank1 og vil sende og motta dokumenter i PEPPOL infrastruktur. Det tilbys ikke testing med mottaker i PEPPOL infrastruktur. Slik fungerer det: 1. Leverandøren sender elektronisk faktura på EHF til aksesspunkt 1, som leverandøren har avtale med. 2. Aksesspunkt 1 slår opp i registeret over fakturamottakere og finner ut at mottakeren av fakturaen har avtale med aksesspunkt 2. 3. Aksesspunkt 1 sender faktura til aksesspunkt 2 4. Aksesspunkt 2 sender faktura elektronisk til kjøper. Illustrasjon: 7.2 Avvikshåndtering Infrastrukturen har i prinsippet ingen negative kvitteringer, slik at alt som mottas må godtas og formidles videre til mottakers postkasse. Mottakere som er registrert i ELMA (SMP) må kunne håndtere både BIS og EHF format, dvs faktura både fra utsteder utenfor(BIS) og innenfor Norge (EHF). En faktura i BIS format vil kunne avvike fra påkrevde felter i EHF, men må likevel kunne mottas til behandling. I PEPPOL infrastruktur er det ikke tillatt for mottakers aksesspunkt å avvise mottatt dokument. Bankens aksesspunkt vil distribuere mottatt dokument i avtalt postkasse til mottaker, som må behandle dokumentet manuelt eller ta kontakt med utsteder. Endringer av opplysninger i ELMA, f.eks. ny dokumenttype, varsles Banken via avtalt epostadresse. Alle eksisterende kunder i B2B må inngå spesifikk avtale om å motta fra PEPPOL. Side 13 av 32 Banken sørger for innmelding i ELMA. Dersom mottakers aksesspunkt er nede vil Bankens aksesspunkt sende dokumentet en gang pr time i tre påfølgende døgn, og vil deretter kvittere og settes til status avvist dersom dokumentet ikke kan formidles. Dersom ELMA(statens offentlig mottakerregister for eFaktura Bedrift) ikke er tilgjengelig, vil kvittering for mottatt forsendelse sendes først når ELMA er tilgjengelig igjen. Mer informasjon om DIFI, Aksesspunkt og e-faktura krav kan hentes fra www.anskaffelser.no Side 14 av 32 7.2.1 Avvikshåndtering med e-post til EHF mottaker Som mottaker fra PEPPOL infrastruktur er mottaker pliktig til å behandle den fil som er mottatt, enten den er lesbar eller ikke iht EHF. Nets som aksesspunkt har laget en løsning der mottaker kan få en e-post når det mottas en ugyldig fil i mottakers filpostkasse, slik at mottaker kan kontakte utsteder for resending av dokumenter. E-posten vil inneholde informasjon om avsenders organisasjonsnummer, tidspunkt for mottak og årsak til at fil er ugyldig. Eksempel: Mottaker av e-post i bedriften skal oppgis i Registreringsskjema for eFaktura B2B som sendes til Nets, [email protected]. 8 Funksjoner i fakturatjenesten Fakturatjenestene inneholder funksjonalitet for å lage og sende enkeltfaktura, mottak av enkeltfaktura i nettbanken, tilgang til arkiv og administrasjon av brukere. Fakturatjenesten har følgende hovedmeny: Administrasjon o Roller og rettighetskontroll/styring Søkemulighet for å finne eksisterende mottakere og nye leverandører Arkiv o Obligatorisk 16 måneders arkiv i 16 måneder fritt tilgjengelig o Valgfritt 10 års elektronisk fakturaarkiv for inngående og utgående fakturaer i hht regnskapslovgivning (tilleggstjeneste) Fakturaportalen kan leveres som en frittstående modul. I tillegg er fakturaportalen integrert i Nettbank bedrift, slik at alle bedriftskunder i Sparebank 1 enkelt har tilgang til fakturatjenesten. Bedriften avtaler hvilke tjenester som er aktuelle for sin virksomhet, se mer under avtaleinngåelse. Identifisering, tilgang og rettigheter styres ved bruk av BankID. Alle fakturaer sendes kryptert. Side 15 av 32 8.1 Innlogging Alle brukere må ha en godkjent BankID for å kunne logge seg inn i fakturatjenesten. Her kan PersonBankID og AnsattBankID kan brukes (BankID på mobil blir implementert fra september 2013). Bedriften må ha en administrator som koordinerer innmelding og vedlikehold av brukertilgang. Det er to muligheter for innlogging til tjenesten, enten ved at bedriften har fått tilgang til en url med fakturatjenesten eller direkte gjennom menyvalg i nettbank bedrift. 8.1.1 Innlogging direkte til fakturatjenesten (url) Se under bankens hjemmeside og Bedrift. Der legges lenke til fakturatjenesten under Snarveier eller Logg inn. Banken kan også sende lenke direkte til bedriften. 8.1.2 Innlogging via Nettbank bedrift Bildet under viser flik med Fakturatjenester i nettbankens menylinje, der kunden kan gå inn blant annet for å lage og sende fakturaer enkeltvis samt benytte øvrige fakturatjenester som arkivet. Samtidig viser tjenesten Motta eFaktura bedrift, der bedrifter kan motta fakturaer enkeltvis samt benytte betalingsfunksjonaliteten i nettbanken. Først velges Fakturatjenesten fra nettbanken: Etter innlogging fremkommer forside for fakturatjenesten i nytt bilde. Forsiden viser hvilke bedrifter brukeren har tilgang til. Eksempel skjermbilde ”Fakturatjenester”: Side 16 av 32 8.2 Administrasjon 8.2.1 Administrere brukere med tilgang til fakturatjenesten Bedriftens administrator går inn under Administrasjon for å gi både seg selv og andre nødvendige rettigheter. Administrasjonsansvarlig i bedriften må meldes inn som overordnet administrator. Navn, e-post og personnummer påføres bankens avtale- og registreringsskjema. Rollene i fakturatjenesten er innsyn, registrer, admin og sperret. En bruker kan inneha flere roller samt ha tilgang til å registrere faktura på vegne av flere bedrifter. Alle brukere må ha en gyldig BankID. 8.2.2 Valg av organisasjon Dersom bruker har tilgang til flere bedrifter vil det i første bilde fremkomme en oversikt over alle tilgjengelige bedrifter. For behandling av fakturafil, registrering av enkeltfaktura eller spørring i arkiv må man velge bedrift for å komme videre. Eksempel skjermbilde ”Velg bedrift”: Side 17 av 32 Dersom tidligere registrerte fakturaer er avvist vil det gis et varsel i første side etter valg av organisasjon. 8.2.3 Brukeradministrasjon Administrator benytter portalen til å legge inn nye brukere, endre roller for eksisterende brukere eller slette brukere som ikke lenger skal ha tilgang. Eksempel skjermbilde ”Brukeradministrasjon”: For å vise brukers tilganger, endre eller slett bruker før musepeker over et av ikonene i skjermbildet. Side 18 av 32 8.2.4 Kundeavtale I dette skjermbilde kan bedriften se hvilken informasjon som er registrert i eFaktura avtalen. Endringer må meldes til banken. Eksempel: 8.3 Motta eFaktura Bedrift i Nettbank bedrift Bedriften kan også motta alle sine fakturaer elektronisk i nettbank bedrift. Der vises fakturaene enkeltvis og de kan også betales direkte via denne funksjonen. 8.4 Velkomstsiden i nettbanken med mottatte fakturaer Side 19 av 32 8.4.1 Skjermbilde ved inngang 8.4.2 Skjermbilde med lenke til fakturaen i Registrer betaling Side 20 av 32 8.5 Fakturere Bedriften benytter tjenesten til å lage og sende fakturaer enkeltvis. Fakturaer kan sendes til bedrifter, offentlige kunder og til privatkunder. Alle privatkunder vil i dag motta fakturaene som printede fakturaer i vanlig post. Faktura kan lages både i norsk og utenlandsk valuta. Avtalen etableres automatisk første gang bedriften registrerer og sender en faktura dvs. ved første gangs bruk. Priser for tjenesten står i bankens prisliste og er en del av avtaleaksepten. Lenke til avtalevilkår finnes nederst i alle skjermbilder i portalen. Menyvalg «Fakturere» inneholder skjermbilde for å registrere en faktura, se sendte fakturaer og se avviste fakturaer. Registrering av faktura er tilpasset krav til staten og påkrevde felter vil fremkomme i fakturamal ved valg av mottakertype ”bedrift/statlig”. Påkrevde felter er merket med *. I skjermbildene finnes det hjelpetekster bak tegnet ?. 8.5.1 Hvordan finne mottakere Nye fakturamottaker kan lagres i et eget mottakerregister og ønsket mottaker kan senere velges fra oversikten. Informasjon om mottaker vil vises automatisk i skjermbildet neste gang man velger å lage en faktura til kjent mottaker. Det er også mulig å mellomlagre sist påbegynte faktura ved å klikke på ”Lagre påbegynt faktura”. Senere hentes faktura opp igjen ved å klikke på ”Hent påbegynt faktura” og man fortsetter registreringen. Side 21 av 32 For å finne andre mottakere i eFaktura B2B tjenesten kan man søke i feltet «Mottaker søk». Tast inn navn på mottaker og forslag til bedrifter vil fremkomme i en oversikt. Klikk på ønsket bedrift og informasjon om mottaker fylles inn. Fullfør faktureringen ved å fylle ut påkrevde felter og varelinjer(se mer i kap.8.5.2) : Om ønskelig kan bedriften laste ned oppdatert oversikt over alle mottakere av eFaktura B2B i banknettverket. En oversikt i excel kan hentes ved å klikke på «Eksporter alle avtaler» og lastes ned til ønsket område: Side 22 av 32 8.5.2 Registrer en faktura Registrering av faktura skjer stegvis. Klikk på steg 1 «Fakturadetaljer» og velg hvilken mottakertype og fakturatype fakturaen skal sendes til. Klikk videre på steg 2 «Avsender» og velg betalingskonto til faktura. I steg 3 «Mottaker» registreres minimum påkrevde felter for å lage en gyldig faktura til mottaker. Eksempel steg 3 i skjermbilde ”Registrer en faktura” til bedrift/statlig mottaker: I steg 5 «Artikler» registreres ønsket antall varelinjer: Når detaljer om fakturaen er ferdig registrert kan usteder laste opp et vedlegg som sendes med fakturaen til mottaker. Når fakturaen er ferdig utfylt velger man ”Neste steg” og får opp et nytt skjermbilde som viser den registrerte fakturaen. Ved feil eller mangelfull utfylling vil en melding gi beskrivelse av hvilket felt som er feil eller mangler informasjon. Side 23 av 32 Informasjonen i ferdig registrert faktura verifiseres av bruker og bekreftes ved å klikke på ”Send faktura”. Eksempel: 8.5.3 Se sendte fakturaer Etter registrering av enkeltfaktura kan man hente ut en oversikt over sendte faktura. Fakturaen legges ut fortløpende fra nyeste dato og kan ikke søkes på i dette bildet. Detaljert søk på faktura gjøres i arkiv. Dette skjermbilde kan brukes dersom man vil benytte tidligere sendt faktura som mal for en ny. Eksempel skjermbilde ”Se sendte fakturaer”: Side 24 av 32 8.5.4 Se avviste fakturaer Avviste fakturaer listes opp i eget skjermbilde og må korrigeres og eventuelt sendes på nytt. 8.6 Arkiv Fakturautsteder og fakturamottaker har mulighet for å se sine sendte og mottatte fakturaer ved bruk av arkivtjenesten. Hver enkelt faktura vil automatisk bli lagret i 16 måneder. Det er mulig å velge fakturahotell i pdf-format eller html-format etter avtale med banken. Tjenesten støtter 16 måneders arkiv for: Inngående faktura Utgående faktura 8.6.1 PDF i arkiv Ved mottak av xml genererer Nets en visningsfaktura i PDF format til arkiv, basert på en mal for hver av formatene EHF og e2b. Malene har faste felter og kolonner som ikke dekker alle felter fra mottatt faktura, kreditnota eller purring og som normalt presenteres på 1-2 sider. For å kunne presentere fakturaen i sin helhet vises utskrift av mottatt xml fra utsteder ved at det i kolonne 1 vises felt fra xml og i kolonne 2 vises innhold i felt. Tomme felt i xml vises ikke. Kun side 1 og ev side 2 går til print dersom mottaker ikke kan motta faktura elektronisk. Øvrig info fra xml legges i arkiv og kan hentes ut ved behov. Dersom utsteder har avtalt egne maler med Nets er det disse som vil bli arkivert. Side 25 av 32 8.6.2 Søkekriterier Søkekriteriene er en oversikt over alle fakturaer, der siste sendte faktura ligger øverst i oversikten. Det gis muligheter for søk i detaljer på forfallsdato, fakturadato, fakturanummer, tjenste, ut-kanal faktura er distribuert i og fakturatype. Eksempel på søkekriterier i arkiv: Banken tilbyr langtidsarkiv der fakturaene lages i pdf-format i 10 år i pdf-format. Korttidsarkiv og langtidsarkivet er identisk med de samme søkekriterier. Det er kun lagringstiden som endres. Det kan ta noe lengre tid for å hente opp langtidslagrede fakturaer. 9 Fakturahotell og visning av fakturadetaljer (eFaktura B2C) Fakturahotell er arkivet der fakturadetaljene for eFaktura b2c (til privatpersoner) lagres, slik at disse kan fremvises for forbruker (privatkunder) og bedriftens kunder som benytter nettbank. Fakturautsteder velger selv hvilket fakturahotell som skal benyttes. Dette er en egen avtale mellom bedriften og fakturahotellet. eFaktura B2B løsningen innholder et korttidsarkiv (16 måneder) der fakturaene arkiveres i pdf-format, se eget kapitel. Fakturautsteder får fri tilgang til korttidsarkivet. En fakturautsteder kan velge å benytte dette arkivet som fakturahotell også for eFaktura B2C tjenesten. En forutsetning for harmonisering av filforsendelse for eFaktura B2B og eFaktura B2C er at fakturautsteder benytter bankens korttidsarkiv (eller Bankenes Fakturahotell) for eFaktura B2C. Banken tilbyr langtidsarkiv (10 år) som en tilknyttet tjeneste både for eFaktura B2B og eFaktura B2C. 10 Filkommunikasjon direkte til Nets Filtjenestene kan integreres direkte i bedriftens programvare for inn- og utgående fakturaer. Bedriften eller dennes medhjelper kan da sende eller hente fakturafiler for fakturatjenesten direkte til/fra bankens leverandør Nets via enett/GIS eller velge alternative kommunikasjonsløsninger. Fakturautsteder/mottaker må klarlegge hvilken kommunikasjonsløsning som ønskes for eventuell direkte kommunikasjon med Nets. Bedriften kan velge mellom en fast linje (FTP) eller oppringt linje (HTTPS). Side 26 av 32 Hvis bedriften har avtalt tilknytning via enett/GIS og allerede er tilknyttet Nets gjennom enett/GIS (FTP eller https), vil bedriften kunne gjenbruke denne kommunikasjonsløsningen. 11 Tilknyttede tjenester i fakturatjenesten Fakturatjenesten gir muligheter for å kombinere tilknyttede tjenester som fakturamottaker og/eller -utsteder kan velge etter sine behov. Disse er: Langtidsarkiv av faktura i 10 år Print av faktura til fakturamottaker som ikke kan motta fakturafil Skanning av faktura 11.1 Langtidsarkiv Ved kjøp av tilknyttet tjeneste - Langtidsarkiv vil bedriften ha tilgang til sine fakturaer i 10 år. Arkivet støtter alle formelle krav i hht. Norsk regnskapslovgivning. Både inn- og utgående fakturaer vil bli lagret i arkivet, inkludert eventuelt skannede fakturaer. Faktura lagres i pdf-format. Fakturaene vises under funksjonen for ”Arkiv” i fakturatjenesten. 11.2 Fakturaprint Ved kjøp av tilknyttet tjeneste Fakturaprint vil bedriften kunne få printet sine fakturaer i Nets når mottaker ikke kan håndtere fakturaer elektronisk via eFaktura B2B. Fakturautsteder sender inn sine fakturaer elektronisk på fil slik at de blir skrevet ut, lagt i konvolutter og deretter sendt med porto til fakturamottaker. Tjenesten Fakturaprint leveres enten som en enkel standardløsning eller en mer kundetilpasset løsning. Standard løsning innebærer valg av en fakturamal som er tilpasset et generelt behov for informasjon på fakturaen, mens kundetilpasset er en spesifikk mal for en bedrift som ønsker en faktura med særpreg. I tillegg skilles løsningene på eksempelvis valg av konvolutt, logo i farger eller sort/hvitt og utsendelse med A- eller B-post. For fakturaer som kommer i retur, tilbyr Nets både fysisk og elektronisk behandling. Fysisk returpost innebærer retur av de fysiske konvoluttene i en samlekonvolutt. Ved elektronisk returpost sendes det en elektronisk melding med informasjon om konvolutten som er returnert, konvolutten blir deretter makulert. Fakturaer som skal distribueres elektronisk eller postalt kan sendes inn i samme filforsendelse. Dette gir fakturautsteder muligheten til å nå ut til alle sine kunder uavhengig av om de har nettbank (eFaktura B2C), eller ønsker å motta fakturaene sine postalt. 11.3 Fakturaskanning Ved kjøp av tilknyttet tjeneste - Fakturaskanning vil bedriften få skannet og tolket papirbasert faktura og vil motta disse på fil for fakturabehandling i egne systemer. Bedriften får en egen postadresse til Nets for alle sine inngående leverandørfakturaer. Dersom kunden ønsker en annen løsning for leveranse av fakturaer til Nets må dette avtales direkte med Nets. Daglig mottas post til Nets som vil håndtere sortering og preparering av fakturaene før datafangst. Rutinen for fakturaer vil være som følger: Konvolutter mottas, åpnes og innholdet klargjøres for maskinell behandling. Annen post enn fakturaer som ikke skal behandles, makuleres eller returbehandles etter fastlagte rutiner og avtaler, dette gjelder gjerne reklame og administrativ post. Side 27 av 32 11.3.1 Forberedelse til skanning Faktura og vedlegg klargjøres for skanning i den rekkefølge de mottas. Ødelagte fakturaer og vedlegg repareres dersom dette er mulig og legges til skanning. Faktura skannes og påføres arkivnøkler og fakturainformasjon på image og fil overføres til kunde. Filen gjenfinnes under funksjonen for ”Inngående faktura” i fakturatjenesten. 11.3.2 Skanning I produksjon blir en side skannet, datafanget og tolket ut ifra de feltene som avtales. Nets har i sin løsning for inngående fakturaer en basis pakke for felter som skal tolkes. I tillegg til denne kan det legges til ytterligere felter etter avtale. Basispakke for fakturaskanning: Felt Kommentar Kontonummer Konto til utsteder Fakturanummer Hvis fakturanummer ikke finnes legges fakturadato i dette feltet Utstedelsesdato Hvis det ikke finnes registreres ”dagens dato” Forfallsdato Kunde velger antall dager som registreres hvis denne ikke finnes. Beløp Settes til 0,- dersom det mangler. Settes til – hvis det er kreditnota KID-nummer Organisasjonsnumm Registrerer 999999999 hvis det ikke finnes. er Fakturatype Original / purring / kredit Registreres som Original dersom ikke systemet tolker det som noe annet. Merverdi avgift Settes som 0 eller % som er på faktura Det er i tillegg mulig å bestille ekstra felter dersom man har behov for skanning av ytterligere felter. Ekstrafelter som kan bestilles pr faktura: Felt Prosjektnummer Referanse Ordrenummer Selskapskode Valuta Beløp Forklaring Deres referanse Avtales på forhånd og har faste verdier. Stort sett ved flere selskap eller juridiske enheter Settes til NOK dersom dette ikke finnes. Settes til 0,- dersom det mangler Fakturaer lagres hos Nets i 30 dager, etter denne tiden makuleres de. Dersom kunden ønsker å lagre fakturaene lenger enn 30 dager eller ønsker fakturaene returnert må det avtales særskilt. Kontakt banken for nærmere informasjon. Side 28 av 32 12 Implementering av ny bedrift 12.1 Utstederprosessen Skissen under viser de fem stegene i implementeringsprosessen for utstedere. 12.1.1 Steg 1 - Bekrefte kontaktinfo De eller den som er registrert som teknisk og administrativ kontaktpersoner vil motta en e-post (banken er på kopi) med en link til et skjema hvor vi ønsker at den registrerte informasjonen blir bekreftet (eller endret, om det er informasjon som ikke er korrekt). Dette er informasjon om hvem som er teknisk, samt administrativ kontaktperson, hvilken programleverandør din bedrift benytter seg av, samt hvilket format din bedrift skal benytte. Ønsket produksjonsdato bes også registrert. 12.1.2 Steg 2 – Test av format Når kunde har bekreftet kontaktinformasjonen vil kunden innen kort tid motta en e-post med link til Testportalen for å preteste fakturafil. Ved å klikke på linken kommer kunden direkte inn i portalen. Selve pretesten er enkel og det eneste kunde trenger å gjøre er å velge hvilken fakturatype (faktura eller kreditnota) som skal testes, og så laste opp filen. Merk: viktig at de som skal benytte E2B 3.3 formatet også legger til rette for påkrevde EHF felt i E2B filen dette for å kunne sende til en mottaker som kun mottar på EHF formatet. Filen valideres som gyldig Når kunden har pretestet både faktura og kreditnota, og de valideres som gyldige, kan kunden bestille testtid hos Nets (steg 3). Så snart Nets mottar resultatet vil de innen kort tid motta en e-post med forslag til testperiode (testuke). Filen valideres ugyldig Hvis filen feiler, vil kunden få en beskjed om hva som er feil. Alle feil må rettes før filen lastes opp på nytt. Kvalifiseringskravet er at både faktura og kreditnota er testet ok før kunden går videre til steg 3. Hvis kunden ikke har lagt til rette for kreditnota, anbefaler vi på det sterkeste at kunden gjør dette før pretesten startes. 12.1.3 Steg 3 - Avtale testtid med Nets Så snart Nets mottar kundes vellykkede pretestresultat, vil kunden innen kort tid motta en e-post med forslag til testperiode (testuke) med Nets. Det kan forventes å få testuke i løpet av 3-4 uker. Side 29 av 32 Svarfrist på tilbudt testuke er 3 virkedager. Ved manglende tilbakemelding frafaller tilbudt testuke. Hvis en slik situasjon skulle oppstå anbefaler vi kunden å ta kontakt med Nets. I perioden fra testtid er avtalt og test skal starte må kommunikasjonsløsningen settes opp. Dette er en rask og lite tidskrevende aktivitet, men det er en samhandling mellom utsteder og Nets. Informasjon om hvordan SFTP settes opp vil bli sendt til utsteder. Når utsteder og Nets har avtalt testuke, samt filkommunikasjonen er satt opp, er vi kommet til steg 4. En test, via valgt kommunikasjonsløsning (oftest SFTP), skal gjennomføres i et samarbeid mellom utsteder og Nets. 12.1.4 Steg 4 - Teste med Nets Vi har nå kommet til selve testen, som utføres i et samarbeid mellom utsteder og Nets i den avtalte testuken. Hovedsakelig går denne testen ut på å teste (kvalitetssikre) hele filflyten (som om det var i produksjon, men i et testmiljø) fra utsteder via oppsatt filkommunikasjon og til Nets. Se testplanen nedenfor, den gir en oversikt over tidsfrister og overordnet de aktivitetene som skal gjennomføres i den tildelte testuken. Testplan 12.1.5 Steg 5 – Produksjonssetting Når Nets har godkjent den gjennomførte testen (steg 4), ønsker Nets en snarlig tilbakemelding (godkjenning) fra utsteder (kunden). I henhold til planen er fristen for kunden å godkjenne testen (via e-post og/eller skjema) innen fredag kl. 12 i testuken. Dette for at Nets skal ha nok tid til å kunne sette kunden i produksjon den samme dagen. Nets vil da informere utsteder om nytt filnavn og filpostkasse, som skal brukes i produksjon. Så snart Nets har satt kunden i produksjon er hele gjennomføringsprosessen ferdig/utført. Nets (Implementation & Customer Service teamet) vil følge opp utsteders første fil i produksjon. Side 30 av 32 12.2 Mottakerprosessen Dag 1 – 7 a. Nets Implementering og Customer Service (I&CS) registrerer mottakeravtalen i Nets systemer. b. I&CS sender e-post til mottaker (med en eksempel fil på det formatet kunden skal benytte) og ber kunden ta kontakt så snart filen er lest inn ok i kundens system. c. Kunden tar kontakt med I&CS – fil er lest inn ok d. Kommunikasjon settes opp og I&CS legger ut fil e. Kunde (mottaker) bekrefter fil lest inn ok (via SFTP) – I&CS produksjonssetter kunde f. Kunden har ikke tatt kontakt, I&CS purrer ved å ringe mottakeren Dag 8 g. Hvis kunden ikke svarer sender I&CS purre e-post (med bank på kopi) Dag 15 h. Kunden har fortsatt ikke svart på henvendelsene fra Nets, I&CS purrer for 2. og siste gang ved å ringe. Hvis I&CS ikke får tak i vedkommende sendes en e-post til mottaker (med bank på kopi). Dag 25 i. Kunden har fortsatt ikke tatt kontakt, e-post sendes til banken. Nets følger ikke opp caset mer. 13 Produksjon Når testene er gjennomført og godkjent kan fakturautsteder/-mottaker settes i produksjon. Fakturautsteder/mottaker følges opp inntil første kjøring i produksjon er gjennomført, med hensikt å sikre kvaliteten på tjenesten gjennom alle ledd i verdikjeden (inklusive valgte tilknyttede tjenester i eFaktura B2B). Det er derfor viktig at fakturautsteder/-mottaker informerer Nets om når første produksjonskjøring er planlagt. Nets er ansvarlig for at test er gjennomført i forhold til gjeldende krav for igangsetting av eFaktura B2B. 13.1 Avtaleinngåelse Avtale om elektronisk fakturaformidling inngås mellom bedrift og banken. Avtaleskjema og - vilkår for fakturatjenesten overleveres av banken. Vilkår er også tilgjengelig i fakturaportalen. Merk at for kunder med forhåndsetablert tilgang til fakturaportalen, tjenesten Lag og send enkeltfaktura og korttidsarkiv, vil vilkår betraktes som akseptert når tjenesten benyttes første gang (dvs. når den første fakturaen sendes). De tilknyttede tjenestene (print, skanning og langtidsarkiv) er tjenester som formidles av banken og der avtaleforholdet vil være mellom bedriften og bankens underleverandør Nets. De kommersielle vilkårene for bruk av tjenesten avtales med banken. Dette innebærer også eventuelle spesielle kundekrav som for eksempel valideringskrav i forhold til valgt format. Det er egne avtalevilkår for tjenesten eFaktura Privat (B2C) tjeneste. Side 31 av 32 13.2 Registrering av avtalen Banken oversender avtalen på avtalt måte til Nets. Kontaktpunkt i Nets er invoice support. Skjema sendes til [email protected]. Når Nets har mottatt avtaleskjema fra banken, vil implementeringsprosessen starte. 13.3 Driftsmønster Innkommende filer vil bli behandlet 2 ganger i timen og kvitteringer på eventuelle feil vil bli distribuert umiddelbart etter prosessering. Distribusjon av faktura til utsteder eller mottaker vil skje en gang pr time. Print og distribusjon av papirfakturaer vil skje senest 48 timer etter mottatt fil. Overføring til eFaktura B2C samordnes slik at mottatte eFaktura B2C transaksjoner vil bli tilgjengeliggjort i nettbanken samme dag. Skannet faktura mottatt til kl. 09.00 vil være tilgjengelig på fil kl.1900. 13.4 Kundeservice Bankens kundeservice skal ivareta alle henvendelser fra fakturautsteder og -mottaker, som gjelder feil, driftsstans eller mangler på tjenesten. Bankens kundeservice skal også være behjelpelig med å svare på henvendelser angående funksjonalitet i tjenesten. Se kontaktinformasjon til banken i nettbanken eller på bankens nettsider. 14 Avslutning av tjenesten Dersom en fakturautsteder/-mottaker ønsker å avslutte bruk av eFaktura B2B tjenesten, må bedriften ta kontakt med sin bank. Banken informerer dette videre til Nets som fjerner kunden fra avtaleregisteret. Forretningsmessige forhold knyttet til en oppsigelse er regulert i avtalevilkår mellom banken og fakturautsteder/-mottaker. Dersom fakturautsteder/-mottaker benytter eFaktura Privat tjenesten gjelder eksisterende regelverk i eFaktura Privat avtalen mellom banken og bedriften. Samtidig må de krav og føringer, som gjelder for eFaktura Privat tjenesten oppfylles før avtalen kan avsluttes. Side 32 av 32
© Copyright 2024