BRUKERDOKUMENTASJON
WEB
for
Avdelingsleder
En beskrivelse av hvordan avdelingsledere benytter
WEB-løsningen
i
Bluegarden® Tidregistrering
August 2011
INNHOLDSFORTEGNELSE:
Dokumentgodkjenning og historikk for Brukerdokumentasjon Bluegarden
Tidregistrering (Web) .................................................................................................. 3
1
Innledning ......................................................................................................... 4
2
Innlogging ......................................................................................................... 4
3
Verktøy for søk/lagring o.l. ................................................................................ 5
4
Hovedside ......................................................................................................... 6
4.1
Kalender .......................................................................................................... 7
4.2
Menyvalg ......................................................................................................... 7
5
Plan – Planlegging ............................................................................................ 8
6
Timereg – Vedlikehold .................................................................................... 10
6.1
Arkfane Hovedside......................................................................................... 12
6.2
Arkfane Stemplinger detaljert ......................................................................... 15
6.3
Arkfane Tillegg ............................................................................................... 16
6.4
Planlegge fravær ........................................................................................... 17
6.5
Tidrapport – utskrift av registreringer ............................................................. 19
6.6
Godkjenne ..................................................................................................... 20
7
Rapporter ........................................................................................................ 21
7.1
Tidrapport ...................................................................................................... 21
7.2
L. artrapport ................................................................................................... 21
8
Avslutte ........................................................................................................... 22
Dokumentgodkjenning og historikk for
Brukerdokumentasjon Bluegarden Tidregistrering (Web)
Produkteier
Bjørn Erik Thorgersen
Dokument godkjenning:
<name>
<title 1>
signature
date
signature
date
signature
date
<name>
<title 1>
<name>
<title 1>
Revisjons historikk
Revisjon
Dato
Forfatter
Beskrivelse
Versjon 1
Versjon 2
Aug 2011
Sept 2011
Wenche Lillemark
Wenche Lillemark
Generell brukerdokumentasjon
Endringer i Punkt Planlegging og nytt
punkt Rapporter
1. Versjon WLIL
Side: 3 av 22
1 Innledning
Denne dokumentasjonen er beregnet på Avdelingsledere som benytter Bluegarden
Tidregistrering (Web). Den dekker følgende områder:
Hvordan benytte WEB for registreringer
Hvordan vedlikeholde registreringer
Hvordan registrere fravær
Hvordan kontrollere registrering
Hvordan godkjenne registreringer
2 Innlogging
Innlogging foregår med brukernavn (initialer eller ansattnr.) og passord: “kindis” (med små
bokstaver).
Når du er innlogget, kan du endre passordet ditt ved å trykke på “Endre passord” øverst i
høyre hjørne.
Hvis du er innlogget i Web uten å gjøre registreringer i løpet av 60 minutter, blir du
automatisk logget ut.
1. Versjon WLIL
Side: 4 av 22
3 Verktøy for søk/lagring o.l.
I Bluegarden Tidregistrering (Web) benyttes ulike ikon. Nedenfor beskrives de ulike ikonvalgene spesielt. Hvis du holder musepeker over Ikonet et par sekunder vises en kort
beskrivelse av hva valget betyr.
- Innregistrering
- Utregistrering
- Pil venstre/høyre. Hvis flere personer i treffet, “blar” du med pilene frem og
tilbake.
Pilene endrer farge til blå hvis du har fått flere enn ett treff.
- Brukes ved søk etter personer. Hvis du vil foreta nytt søk, trykker du på ikonet en
gang til for å nullstille spørringen.
Som avdelingsleder har du kun tilgang til dine egne og dine medarbeideres
registreringer.
- Lagrer endringer og nye registreringer.
- Dette viser hvilken “modus” systemet står i. “Spørring” betyr at du står i
søkemodus. Ved flere treff vises f.eks:
- du ser nr. 41 av 45 treff i oppslaget.
- Du kan gjøre oppslag i alle felt med denne “haken”.
1. Versjon WLIL
Side: 5 av 22
4 Hovedside
Dette er åpningsbildet.
Her ser du din plan for de neste ukene (i kalenderen) samt et utvalg av dine saldoer pr.
gårsdagens dato. (I eksemplet vises Fleksitids-, Egenmeldings- og Feriesaldo).
I skjermbildets høyre meny kan du registrere deg inn og ut for dagen.
1. Versjon WLIL
Side: 6 av 22
4.1 Kalender
I Kalenderen ser du planen din for inneværende måned (hvis du holder musepeker over en
gitt dato, forstørres klokkeslettene). Dagens dato vises med en gul ramme rundt datoen. Hvis
det er registrert fravær i perioden vil dette også vises i kalenderen – markert med rød farge.
Du flytter til neste/forrige måned ved hjelp av pilene.
4.2 Menyvalg
Til venstre ligger menyen. Som avdelingsleder benytter du valgene Plan, Timereg og
Rapporter
Alle funksjoner i valgene beskrives nedenfor.
1. Versjon WLIL
Side: 7 av 22
5 Plan – Planlegging
I planleggingsbildet får du oversikt over alle medarbeidere i din avdeling. Søk fram på
ansattnr, navn eller kostnadssted/avd.nr.
Planen vises uke for uke. Benytt pilene (høyre/venstre) for å bla til neste/forrige uke.
Hvis du klikker på en dag i planen –
vises vaktens egenskaper. I bildet som
kommer opp, kan egenskapene på
vakten endres på den aktuelle dagen.
Husk å trykke på lagre-nappen hvis du
endrer i egenskapene.
(Bildet lukkes ved å klikke på krysset i
høyre hjørne).
1. Versjon WLIL
Side: 8 av 22
Du kan Åpne vaktegenskapene, Bytte vakt og Planlegge fravær for en
medarbeider ved å høyreklikke på planen.
Åpne: du får opp samme bildet som når du klikker på vakten i planen (se over).
Bytte vakt: det forutsettes at det i systemet er definert andre vakter i bedriften.
Du får alltid kontrollspørsmål når du bytter en
vakt.
Planlegge fravær: gir mulighet til å registrere fravær på en dag for en medarbeider hvis
vedkommende ikke har mulighet til dette selv (f.eks ved sykdom). Se nærmere beskrivelse i
punkt 6.4 – Planlegge Fravær.
1. Versjon WLIL
Side: 9 av 22
6 Timereg – Vedlikehold
Velg Vedlikehold i menyen.
I Vedlikehold kan du registrere deg inn/ut for dagen, samt endre i registreringer hvis du en
dag for eksempel glemmer å registrere deg ut. Det samme kan du gjøre for dine
medarbeidere. I
tillegg har du
mulighet til å
planlegge
fravær på deg
selv og dine
medarbeidere
framover i tid
(for eksempel
ferie).
I bildet søker du
fram medarbeidere ved å
tast inn ansattnr.
eller navn.
Du kan også søke på navn. Obs!: Du må skrive stor forbokstav i navnene. Vær
oppmerksom på at hvis vedkommende har et mellomnavn må dette være med. Bruk *
(stjerne-tegnet) bak navnet hvis du er usikker på om vedkommende er reg. med
mellomnavn, deretter søker du med
.
Systemet foreslår
automatisk inneværende
uke som datointervall, men
du kan endre dato frem og
tilbake i tid ved å i feltene.
Deretter trykker du på Ikonet
. Får du ingen treff, må
du sjekke om du har tastet
riktig ansattnr.
Registreringer for valgt periode vises i oversikten “Hovedside”.
1. Versjon WLIL
Side: 10 av 22
Husk at du kan “bla” fram og tilbake med pilene:
1. Versjon WLIL
Side: 11 av 22
6.1 Arkfane Hovedside
Arkfane
I arkfanen “Hovedside” vises alle inn/ut-registreringer. Du får oversikt over registreringene til
dine medarbeidere i dette valget ved å benytte søkefunksjonen - se beskrivelse av Ikon over.
Den planlagte arbeidstiden ligger fast i systemet (Plan).
Hvis du klikker i Planen vises vakten og hvilke egenskaper som er lagt
på denne.
For denne vakten gir systemet: fleksitid til
saldo hvis det arbeides utenfor tidsrommet
0800 – 1500 og tilsvarende i minus på
fleksisaldo hvis det arbeides færre timer enn
oppsatt i plan.
Gå ut av bildet med krysset.
1. Versjon WLIL
Side: 12 av 22
Du kan registrere/endre
klokkeslettene ved å klikke i
kolonnene og taste nytt klokkeslett.
Regel og Fraværskode kan
også endres. Med “Regel”
menes kode for hvordan
systemet skal regne evt. ekstra
arbeidet tid, for eksempel
overtid.
Velg evt. ny Regel i nedtrekksmenyen. (Dette er kun eksempel –
i din bedrift kan det være helt andre regler som vises).
Det samme gjelder for Fraværskode. Hvis du skal
registrere eller endre en fraværskode, klikker du på
oppslagsknappen:
Obs! - Lengre fravær (ferie, sykemeldinger)
registreres med fra-tildato i egen arkfane – se punkt
6.4)
Når du har gjort endringer trykker du på lagreknappen.
Er det endringer som krever ny beregning (for eksempel Regel Overtid) må du trykke på:
1. Versjon WLIL
Side: 13 av 22
Resten av kolonnene viser beregningene etter lagring:
Tid: Arbeidet tid
Overtid: antall timer overtid
Flex: antall timer i pluss/minus på fleksitid
Innarbeiding: Antall timer i pluss/minus på evt. Innarbeidingssaldo
Tillegg: antall timer reg. som tillegg (ekstraordinær registrering, for eksempel overtid som
ikke er blitt registrert for periode som er godkjent og overført til lønn - se punkt 5.6 )
Fravær: antall timer registrert som fravær
Pause: antall timer hvis pause registrert
Sign: nivå for godkjenning – se punkt 6.6)
Under bildet oppsummeres registrert arbeidet tid og fravær.
Her vises også personens tilhørighet i organisasjonen:
1. Versjon WLIL
Side: 14 av 22
6.2 Arkfane Stemplinger detaljert
Arkfane
I arkfanen vises flere opplysninger om dine registreringer.
Du kan foreta endringer i alle kolonnene ved hjelp av
. Her kan du sette ny dato på en
registrering hvis du f.eks. har glemt å registrere deg ut en dag.
Regel/Fraværskode har samme funksjon som i hovedbildet – se over.
L.a.grp: Her kan det settes egen lønnsart på en registrering (benyttes sjelden).
Kostnadssted: Hvis kostnaden for din tidregistrering skal belastes et annet kostnadssted
enn det du vanligvis tilhører, endres dette her.
Avd.nr.: Hvis kostnaden for din tidregistrering skal belastes en annen avdeling enn det du
vanligvis tilhører, endres dette her.
Prosjektnr.: Hvis kostnaden for din tidregistrering skal føres på et Prosjektnr. – settes dette
her.
Nr.: Åpne kolonner for flere dimensjoner i forhold til din tidregistrering, f.eks. ulike oppgaver
knyttet til et prosjekt.
1. Versjon WLIL
Side: 15 av 22
6.3 Arkfane Tillegg
Arkfanen
gir mulighet til å registrere ekstra timer manuelt, for eksempel ved
godtgjørelse av opparbeidede fleksitidstimer i overtid.
Tast inn dato, antall timer og velg l.a.grp (Lønnsart) for tillegget. Hvis kostnaden skal
registreres på et annet kostnadssted/avdelingsnr./prosjektnr. enn det du/vedkommende
tilhører, endrer du også dette her.
L.a.grp = lønnsart for 50/100 %
overtid. Husk at
overtidsutbetalingen skal være
godkjent av leder!
1. Versjon WLIL
Side: 16 av 22
6.4 Planlegge fravær
Arkfanen
benyttes til å registrere fravær; fortrinnsvis framover i tid, men det
er også mulig å registrere fravær som har vært. Systemet foreslår datointervall som er
foretatt i søkebildet:
Hvis dette ikke er ønsket datointervall,
skriver ny dato (dd.mm– systemet
henter automatisk inneværende årstall).
Trykk på “haken” og velg
fraværskode i menyen
Deretter foretar du valg som anvist og trykker på
knappen Planlegg fravær.
Klikk OK for å bekrefte fraværet i dialogboksen.
1. Versjon WLIL
Side: 17 av 22
Din plan i kalenderen på startsiden (Se Kapittel 4) vil umiddelbart bli endret for valgt periode:
Hvis du registrerer deg INN på en dag med planlagt fravær, vil fraværet avbrytes fra det
klokkeslettet du registrerer inn.
1. Versjon WLIL
Side: 18 av 22
6.5 Tidrapport – utskrift av registreringer
Ønsker du en utskrift av registreringene (Tidrapport) trykker øverst i høyre hjørne.
NB! For å få utskrift må du stå på Arkfanen “Hovedside”.
1. Versjon WLIL
Side: 19 av 22
6.6 Godkjenne
Øverst til høyre i søkebildet finner du valget for godkjenning/angre godkjenning. Valgene
benyttes for å godkjenne dine egne og dine medarbeideres registreringer
(registrering/fravær) før overføring til lønn- og personalsystem. Husk at det kun er perioden
du har søkt opp i søkebildet som vil bli godkjent. Når du har godkjent, vil det i arkfanen
“Hovedside” vises et totall (2) under “Sign” (se under).
Vær oppmerksom på at du ikke får angret din godkjenning (valget Angre godkjenning) hvis
registreringene er sendt for import til lønnssystemet. I oversiktsbildet vil det i tilfelle stå 3 i
feltet for “Sign”
1. Versjon WLIL
Side: 20 av 22
7 Rapporter
Tidrapport benyttes når du vil ha full oversikt over alle registreringer for
dine medarbeidere i en rapport. L.artrapport gir deg oversikt over totale
timer i din avdeling, overtidsbruk i en periode etc.
7.1 Tidrapport
Søk opp utvalget du vil vise rapporten for med ønsket periode og trykk på
Hvis “haken” for “Sideskift” står på, vises hver enkelt medarbeider på hver sin side når
rapporten blir skrevet ut. Hvis ikke vises medarbeiderne fortløpende.
7.2 L. artrapport
I feltet “Rapporter” vises forhåndsdefinerte l.artrapporter i din bedrift. I dette eksemplet vises
3 ulike rapporter.
1. Versjon WLIL
Side: 21 av 22
.
Trykk på den rapporten du vil ha. Når
rapporten er vist, kommer resultatet av
kjøringen i bildet “Resultater”.
Rapporten forblir i dette vinduet til du logger
ut av Tidregistrering.
Den kan slettes manuelt ved å trykke på
.
8 Avslutte
Klikk på
1. Versjon WLIL
Side: 22 av 22
øverst i høyre hjørne for å avslutte.