Invitasjon til å levere inn endelig tilbud

Invitasjon til levere inn endelig tilbud
Invitasjon til å levere inn
endelig tilbud
Anskaffelse av nytt
skoleadministrativt system
Dato:
Saksnr:
9.8.2013
2012/11
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
Innhold
Side
1
Innledning.................................................................................................................... 2
1.1
Invitasjon til å levere inn endelig tilbud ............................................................. 2
1.2
Lovverk og anskaffelsesform ............................................................................ 2
1.3
Oppdragsgiver ................................................................................................... 2
1.4
Avtalen .............................................................................................................. 2
1.5
Tidsplan for konkurransen ................................................................................ 3
1.6
Konkurransedokumentets oppbygning ............................................................. 4
2
Gjennomføring av anbudsfasen.................................................................................. 5
2.1
Om anbudsfasen ............................................................................................... 5
2.2
Tildelingskriterier ............................................................................................... 5
2.3
Evaluering av tilbud ........................................................................................... 7
2.4
Vurdering av forbehold mot kontraktsvilkårene ................................................ 7
2.5
Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang ......................................... 8
3
Administrative vilkår og bestemmelser ....................................................................... 8
3.1
Utforming av endelig tilbud ............................................................................... 8
3.2
Taushetsplikt ................................................................................................... 14
3.3
Vedståelsesfrist ............................................................................................... 14
3.4
Oppdatering av konkurransegrunnlaget ......................................................... 14
3.5
Tilleggsopplysninger og spørsmål .................................................................. 14
3.6
Kostnader og eiendomsforhold i anbudsfasen ............................................... 14
3.7
Underleverandører .......................................................................................... 14
4
VEDLEGG ................................................................................................................. 16
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
1
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
1
Innledning
1.1
Invitasjon til å levere inn endelig tilbud
Vigo IKS («Vigo IKS» eller «Oppdragsgiver») henviser til prekvalifiseringsgrunnlaget
«Invitasjon til kvalifisering i forbindelse med tilbudskonkurranse i konkurransepreget dialog»
som ble publisert på Doffin 2. november 2012 (kunngjørings-ID: NOV186919), samt TED, og
til «Invitasjon til deltakelse i dialogfasene i forbindelse med tilbudskonkurranse i
konkurransepreget dialog» som ble utstedt 20. desember 2012. Dette er en invitasjon til å
levere inn et endelig tilbud om leveranse, vedlikehold og drift av et felles skoleadministrativt
system («SAS») for alle fylkeskommunene i Norge inkludert Oslo kommune
(«fylkeskommunene»).
Dialogfasen er ved denne invitasjonen avsluttet.
Invitasjonen beskriver nærmere hvordan anbudsfasen skal gjennomføres.
1.2
Lovverk og anskaffelsesform
Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69
(«offanskl») og Forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 («FOA»).
Konkurransen gjennomføres som en konkurransepreget dialog med kvalifisering i henhold til
FOA § 4-2 c jf. § 14-2. Selve konkurransen gjennomføres i fire faser:
1. Kvalifisering leverandører (gjennomført)
2. Gjennomføring av dialog med leverandørene (3-5) som anses kvalifisert (gjennomført)
3. Avslutning av dialog og innlevering av endelig tilbud (denne fasen)
4. Avslutning av konkurransen
1.3
Oppdragsgiver
Oppdragsgiver for anskaffelsen er Vigo IKS. Det vises til prekvalifiseringsgrunnlaget.
1.4
Avtalen
Oppdragsgiver skal inngå en avtale med én leverandør om anskaffelse av en felles løsning for
skoleadministrasjon og felles arbeidsprosesser i alle fylkeskommuner. SAS skal leveres som
en Software as a Service-tjeneste («SaaS-tjeneste») slik at den er tilgjengelig for
Oppdragsgiver.
Avtalen består av fem deler og skal dekke leverandørens tilpasning, etablering,
tilgjengeliggjøring, vedlikehold og drift av SAS:
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
2
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
Del
Avtale
Omfang
Del I
Rammeavtalen med bilag
Overordnede bestemmelser for/hovedtrekk ved
leveransen
Del II
SSA-T med bilag
Etablering og tilgjengeliggjøring av SaaS-tjenesten
Del III
SSA-V med bilag
Tilrådighetsstillelse, vedlikehold og drift av SaaS-tjenesten
Del IV
SSA-B med bilag
Foranalyser
Del V
SSA-O med bilag
Etablering av lokale integrasjoner, konvertering og
opplæring
Rammeavtalen vil ha en varighet på 4 år + opsjon på forlengelse på inntil 2 år. Dette
innebærer at det vil kunne gjøres avrop under rammeavtalen i inntil 6 år dersom opsjonen
utøves. SaaS-avtalen vil kunne løpe så lenge det er forretningsmessig forsvarlig.
Det skal inngås en vedlikeholdsavtale med Oppdragsgiver som omfatter de fylkeskommuner
som til enhver tid har tatt i bruk SaaS-tjenesten, jf. SSA-V med endringsbilag.
Vedlikeholdsavtalen skal ha en varighet på 8 år med automatisk forlengelse 1 år av gangen
med mindre noen av partene sier opp avtalen.
Oppdragsgiver vil gjøre et avrop på foranalyse, samt etablering og tilgjengeliggjøring av SaaStjenesten ved inngåelse av kontrakt.
Kunden har begrensede budsjettmidler tilgjengelig i 2014. Derfor må Leverandøren ta høyde
for at Kundens utbetalinger i 2014 er begrenset til 20 MNOK.
1.5
Tidsplan for konkurransen
Tabellen under viser anskaffelsens tidsplan. Felt markert i grått indikerer hvilke faser som er
gjennomført.
Fase
Dato
Aktivitet
Invitasjon
02.11.2012
Kunngjøring, inkludert beskrivende dokumenter (jf.
vedlegg 3-11), om kvalifisering til deltakelse i
konkurransepreget dialog om nytt felles
skoleadministrativt system. Publiseres i Doffin og TED.
08.11.2012
Tilbudskonferanse
30.11.2012
Frist for leverandørene til å stille spørsmål til
kunngjøringen og tilhørende dokumenter
07.12.2012 kl 10:00
Innlevering av søknad om å bli kvalifisert som leverandør
Desember 2012
Evaluering av søknader til kvalifiseringen
07.01.2013
20.12.2012
Invitasjon til dialogfasen sendes ut til kvalifiserte
leverandører
11.01.2013
Klagefrist for prekvalifiseringen
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
3
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
Fase
Dato
Aktivitet
Dialog
16.01.2013
10.-11.01.2013
Fellesmøte med kvalifiserte leverandører.
Leverandørspesifikke tilbyderkonferanser.
26.02.2013
19.02.2013
Frist for innlevering av initielt løsningsforslag og innspill til
Oppdragsgivers beskrivende dokumenter
(prosessbeskrivelser og foreløpige kravspesifikasjoner)
som skal legges til grunn i dialogen
18.03.2013
Planlagt oppstart av dialogfase
07.06.2013
09.08.2013
Avslutning av dialogfase
26.06.2013
09.08.2013
Invitasjon til å levere inn endelig tilbud med frist for
levering
12.08.2013 kl 10:00
26.08.2013 kl 10:00
23.09.2013 kl 10:00
Frist innlevering av endelig tilbud
02.-06.09.2013
Eventuell presentasjon av tilbud og tilbudt løsning
10.09.2013
26.09.2013
24.10.2013
Kunngjøring av valgt leverandør
25.09.2013
10.10.2013
07.11.2013
Klagefrist for tildeling av kontrakt
26.09.2013
11.10.2013
08.11.2013
Inngåelse av kontrakt
Anbud
Leverandører som leverer endelig tilbud innen fastsatt tidsfrist deltar i endelig konkurranse om
leveranse, vedlikehold og drift av et felles skoleadministrativt system. Mottatte tilbud vil kunne
bli gjenstand for avklaringer, presiseringer og tilpassinger innenfor de rammene som følger av
FOA § 2-9, 2. ledd. Den valgte leverandør kan bli bedt om å presisere visse aspekter ved
tilbudet eller bekrefte forpliktelser som er gitt i tilbudet før endelig kontrakt inngås, jf. FOA §
20-9, 4. ledd.
Det tas forbehold om endringer av fremdriftsplanen. Eventuell endring vil bli meddelt skriftlig til
leverandørene som har deltatt i dialogen.
1.6
Konkurransedokumentets oppbygning
Invitasjonen (dette dokumentet) inneholder en beskrivelse av:
Gjennomføring av anbudsfasen
Administrative vilkår og bestemmelser
Vedlegg
Vedleggene inkluderer følgende dokumenter:
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
4
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
Del I
Del II
Del III
Del IV
Del V
Rammeavtale med bilag
SSA-T med bilag
SSA-V med bilag
SSA-B med bilag
SSA-O med bilag
Vedleggene inneholder en nærmere beskrivelse av bilagene.
2
Gjennomføring av anbudsfasen
2.1
Om anbudsfasen
Utsendelse av denne invitasjon til å levere inn endelig tilbud markerer starten på anbudsfasen.
Invitasjonen inneholder oppdatert og endelig versjon av de beskrivende dokumentene (endelig
versjon av kravspesifikasjon), kontraktsgrunnlag som skal benyttes i anskaffelsen og andre
relevante krav til gjennomføringen av anskaffelsen.
Etter innlevering av endelig tilbud er det ikke tillatt å føre dialog eller på annen måte forhandle
om kommersielle eller andre vilkårsmessige forhold rundt anskaffelsen. Dog er det adgang for
Oppdragsgiver til å avklare forhold ved tilbudet, presisere uklare elementer, bekrefte
forpliktelser og lignende, jf. FOA § 20-9, 4. ledd.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om å få en presentasjon av tilbudet herunder en
demonstrasjon av den tilbudte løsning etter at tilbudene er foreløpig vurdert. Demonstrasjonen
har til hensikt å gi Oppdragsgiver et best mulig grunnlag for å finne det økonomisk mest
fordelaktige tilbudet. Det vil ikke bli gitt noen kompensasjon for leverandørens utgifter ved en
slik demonstrasjon. Under fremvisningen vil det ikke være tillatt å forhandle tilbudet. Det vil
altså ikke være anledning til å øke eller redusere den tilbudte prisen eller å tilby tilleggsytelser
eller ta ut ytelser som er inkludert i det opprinnelige tilbudet.
Mottatte tilbud vil bli evaluert og rangert i henhold til tildelingskriteriene på bakgrunn av
dokumentasjonen i tilbudet og opplysninger som kommer frem under demonstrasjonen
dersom slik demonstrasjon finner sted.
2.2
Tildelingskriterier
Kontrakt vil tildeles til leverandør som har inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet
basert på oppsatte tildelingskriterier med tilhørende vekting i henhold til tabellen nedenfor.
Hvert tildelingskriterium har underkriterier som tilbudene vil bli vurdert opp mot.
Tildelingskriterier
Vekting
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
Grunnlag for evaluering
5
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
Tildelingskriterier
Vekting
Grunnlag for evaluering
Pris
40 %
Totalprisen vil beregnes etter følgende formel: Totalsum
for Etableringspris + totalsum for SaaS-tjenestepris * 10.
Det antas at løsningen vil ha en levetid på minst 10 år.
Totalsummene hentes fra prisbilagene i henholdsvis
SSA-T og SSA-V.
Angitte timepriser vil bli brukt til å estimere et tillegg til
etableringsprisen og SaaS-tjenesteprisen. Dette
inkluderer en pris for etablering av lokale integrasjoner
og konvertering. Pris på opplæring vil komme i tillegg.
Her vil dimensjoneringsgrunnlaget og angitte priser på
opplæring legges til grunn for prisen. Nærmere om
hvordan dette beregnes er redegjort for nedenfor.
Leverandørens
gjennomføringsevne, -tid og
-plan
25 %
Kvalitet på gjennomføringsplan og –metodikk
Forventet kvalitet på løsningen vurdert ut fra
kompetanse på personell som skal utføre oppdraget
Gjennomføringstid
Tilfredsstillelse av myndighetskrav, måloppnåelse og
løsningens videreutvikling
De to øverste punktene vil bli tillagt størst vekt
Løsningens
egenskaper –
teknisk og
funksjonelt
20 %
Kvalitet på leverandørens løsning for understøttelse av
Use Case og aktiviteter, inkludert Leverandørens
helhetlige tilfredsstillelse av kravspesifikasjon
Kvalitet på leverandørens tekniske løsning
Kvalitet på drift,
support og
vedlikehold
15 %
Kvalitet på leverandørens tilfredsstillelse av krav relatert
til drift, support og vedlikehold
Beregning av tildelingskriteriet pris vil bli kalkulert som følger:
+ Totalsum for etableringen av SaaS-tjenesten
(«total etableringspris» fra punkt 2.2 i T Bilag 7)
+ Totalsum for årlig SaaS-tjenestepris
(«totalpris» fra pkt. 2.2 i V Bilag 7) * 10
+ Totalsum for opplæring (fra O Bilag 5) * 19
+ Totalsum for anslåtte timer for lokale integrasjoner og konvertering
+ Totalsum for anslåtte timer for rådgivning under SSA-V
Totalpris for anskaffelsen
=>
[Sum]
=>
=>
=>
=>
=>
[Sum]
[Sum]
[Sum]
[Sum]
[Totalsum]
Angitte timepriser vil bli brukt på følgende måte for å beregne en pris på en antatt kostnad for
etablering av lokale integrasjoner og konvertering, samt rådgivning under SSA-V:
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
6
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
Priskategori
Timepris NOK –
langvarig (>3 mnd)
Timepris NOK –
kortvarig (<3 mnd)
Eksempel
uttak SSA-O
Vekting
Sum NOK per
konsulent
Prosjektleder
1 000
1 000
909
150 %
1 363 636
Senior prosjektleder
1 000
1 000
909
150 %
1 363 636
Rådgiver
1 000
1 000
909
150 %
1 363 636
Seniorrådgiver
1 000
1 000
909
150 %
1 363 636
Teknisk arkitekt/ansvarlig
1 000
1 000
909
150 %
1 363 636
Senior systemutvikler
1 000
1 000
909
100 %
909 091
Systemutvikler
1 000
1 000
909
100 %
909 091
Funksjonell fagspesialist
1 000
1 000
909
150 %
1 363 636
Testansvarlig/-leder
1 000
1 000
909
100 %
909 091
Testressurs
1 000
1 000
909
100 %
909 091
Kursinstruktør
1 000
1 000
909
100 %
909 091
10 000
12 727 273
Timeprisene i tabellen er brukt for å illustrere et eksempel. Timeprisen som brukes i
evalueringen er gjennomsnittet av timeprisen for et langvarig og kortvarig oppdrag.
Timefordelingen per konsulent er lik, men enkelte konsulenter vektes høyere enn andre slik
tabellen viser. Vektingen vil være den samme for SSA-O og SSA-V. Tabellen viser den
vektingen som vil bli brukt i evalueringen. Antall timer som legges til grunn for SSA-O er 10000
timer. For SSA-V vil 2000 timer per år over en 10-års periode legges til grunn. Oppdragsgiver
understreker at angitte timer er grove anslag som kun brukes til evaluering av pris.
2.3
Evaluering av tilbud
Mottatte tilbud vil bli evaluert ut fra tildelingskriteriene angitt i punkt 2.2. Tilbudene vil bli
evaluert ved hjelp av et poengbasert system med en poengskala fra 0 til 10, hvor 10 er best
og 0 er dårligst. Det tilbudet som er vurdert å være best innenfor hvert kriterium og
underkriterium vil få 10 poeng. De øvrige tilbudene scores forholdsmessig lavere basert på
den relative forskjellen til det beste tilbudet. Flere leverandører kan få samme poengsum
inkludert 10, dersom tilbudene er like gode eller det ikke er mulig å skille mellom tilbudene.
Totalscore vil være summen av score for hvert enkelt tildelingskriterium. Tilbudet med høyest
poengsum vil bli rangert som nummer en, det med nest høyest score som nummer to osv.
2.4
Vurdering av forbehold mot kontraktsvilkårene
Dersom leverandøren velger å ta forbehold mot noen av kontraktsvilkårene, skal forbeholdene
sammen med prismessige konsekvenser klart og entydig presiseres i T Bilag 8 og/eller V Bilag
8 i leverandørens tilbud. Avvik skal beskrives slik at Oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten
kontakt med leverandøren.
Oppdragsgiver vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot
kontraktsvilkårene, samt eventuelle forutsetninger og krav fra leverandøren. De prismessige
konsekvensene vil vurderes under kriteriet «pris» dersom forholdet antas å ha økonomisk
betydning og er mulig å prise, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha
betydning for disse.
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
7
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
Vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vil medføre avvisning, jf. FOA § 20-13 (1) d. Ved
vurderingen av hvorvidt et forbehold må anses vesentlig vil Oppdragsgiver foreta en konkret
helhetsvurdering av forbeholdets betydning for Oppdragsgiver og konkurransesituasjonen.
Forbehold som overfører risiko til Oppdragsgiver eller forrykker konkurransesituasjonen vil
som hovedregel måtte anses som vesentlige. Dette omfatter også eventuelle forbehold mot
Oppdragsgivers endringskatalog til SSA-T Bilag 8 og SSA-V Bilag 8.
2.5
Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang
Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli varslet skriftlig til alle
leverandører som har deltatt i konkurransen samtidig, med en begrunnelse for valget inklusive
karensperiode og klagefrist for beslutningen.
3
Administrative vilkår og bestemmelser
3.1
Utforming av endelig tilbud
3.1.1
Innlevering av endelig tilbud
Tilbudet skal sendes per post til, eller leveres personlig eller ved bud, til resepsjonen i Ernst &
Young i Oslo.
Adresse for personlig/bud leveranse:
Navn:
Adresse:
Vigo IKS
v/Ernst & Young, Max Österlund
Oslo Atrium
Dronning Eufemias gate 6
0191 OSLO
Tilbudet skal legges i nøytral lukket konvolutt/pakke og tydelig merkes med:
"Endelig tilbud – nytt skoleadministrativt system, saksnr. 2012/11.
Åpnes kun av adressat”
Tilbudet skal leveres i ett (1) eksemplar på papir innsatt i ringperm, systematisert med eget
skilleark for de ulike kapitlene som fremgår av tabellen i kapittel 3.1.5. Dersom flere permer
benyttes, skal hver perm merkes med leverandørs navn, permnummer og saksnummer.
Tilbudet skal være datert og signert av person med fullmakt til å forplikte selskapet.
Av miljø- og lagringshensyn henstilles det om at det i størst mulig grad leveres tosidig
dokumentasjon. Det bes om at ark ikke stiftes sammen.
I tillegg skal det leveres ett (1) eksemplar av tilbudet elektronisk på minnepenn. Formater på
elektronisk versjon fremkommer av tabellen i kapittel 3.1.5.
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
8
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
Alle bilagsdokumenter skal leveres komplett besvart og i sin opprinnelige struktur. Dette av
hensyn til så vel evaluering som utforming av endelig kontrakt.
Ved avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon vil skriftlig versjon være gjeldende.
Leverandør bes også levere sladdet kopi av tilbudet, jf. kapittel 3.1.5. Sladdet kopi bes levert i
elektronisk versjon.
Tilbudet skal ikke inneholde brosjyrer eller annet kommersielt materiale dersom dette ikke har
nødvendig sammenheng med tilbudsbesvarelsen.
Tilbudet skal være levert senest innen angitt tilbudsfrist. Leverandør må selv ta høyde for
eventuelle forsinkelser ved postutsending. Tilbud mottatt etter innleveringsfrist vil bli avvist.
3.1.2
Spørsmål til konkurransen
Anskaffelsens kontaktperson er Max Österlund. Alle henvendelser skal skje skriftlig ved å
sende epost til [email protected].
3.1.3
Språk
All kommunikasjon inkludert tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. Norsk
skal også benyttes ved gjennomføringen av kontrakten.
3.1.4
Utfyllelse av bilag
Leverandøren skal dokumentere tilbudet i bilagene til de ulike avtalene listet opp i punkt 1.6.
SSA-T Bilag 2b-2d skal besvares både tabellarisk og utfyllende. Tilsvarende gjelder for SSA-V
Bilag 2a-2b.
Dokument for tabellarisk besvarelse:
I dette bilaget skal leverandøren besvare alle kravene tabellarisk. Besvarelsen gjøres
ved avkrysning i de aktuelle kolonnene. I kolonnen «Eventuell kommentar» legges det
inn korte kommentarer.
Besvarelsen gjøres i egne Excel-ark.
Dokument for utfyllende beskrivelse:
I dette bilaget skal leverandøren gi sine utfyllende beskrivelser på de kravene hvor det
kreves.
Beskrivelsen gis i egne Word-dokumenter.
Bilagene 4-8 i samtlige avtaler skal utfylles direkte i disse dokumentene på angitte plasser.
Alle steder hvor leverandøren skal utfylle er markert med [..] og gul farge. Leverandøren skal
erstatte tekst markert i gult med egen tekst.
Alle krav anses som akseptert med mindre Leverandøren eksplisitt har angitt i besvarelsen at
et gitt krav ikke aksepteres.
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
9
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
Leverandørens tilbud skal i størst mulig grad dokumenteres i angitte bilag. Dersom
bilagsmalene ikke egner seg i det enkelte tilfelle, kan leverandøren benytte egne vedlegg.
Leverandøren må i så fall henvise tydelig til vedlegget, og det skal tydelig fremkomme hvilke
kravnummer vedlegget dekker.
Leverandørens løsningsspesifikasjon av Use Case kan suppleres med videodemonstrasjon/animasjon. Eventuelle videofiler som legges ved må tydelig merkes med Use Casets navn.
3.1.5
Disposisjon og innhold
Endelig tilbud skal leveres i A4-format. Tabellen nedenfor gir detaljert informasjon om hvilken
dokumentasjon som skal inngå i tilbudet. Tilbudet skal nummereres og struktureres i henhold
til strukturen i tabellen.
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
10
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
Inndeling
Papirversjon
Kapittel 1
Tilbudsbrev
Beskrivelse
Elektronisk versjon
Tilbudsbrevet skal være datert
<Leverandørs navn>
Det skal tydelig fremgå hvem som
Tilbudsbrev.pdf
er tilbyder med navn, org.nr,
adresse, telefon og epostadresse.
Tilbudets vedståelsesfrist skal
bekreftes
Navn og kontaktdetaljer for hvem
som er ansvarlig for tilbudet hos
leverandøren skal oppgis
Kapittel 2
T Bilag 2
Leverandørens løsningsspesifikasjon
og besvarte kravtabeller knyttet til
For hvert enkelt bilag:
<Leverandørs navn> T Bilag
generelle, funksjonelle og tekniske
<X> <Bilagsnavn>.pdf
krav.
Samme bilag i redigerbart
format: Word og Excel.
Evt. videofil (Use Case):
<Leverandørs navn> T Bilag
2c2 <UC nr>.wmv/mov
Kapittel 3
T Bilag 4
Prosjekt- og fremdriftsplan, samt
<Leverandørs navn> T Bilag 4
leverandørens besvarelse av relaterte
Prosjekt- og fremdriftsplan.pdf
krav.
Samme bilag i redigerbart
format: Word evt. supplert med
Excel eller MS Project.
Kapittel 4
T Bilag 5
Testing og godkjenning, samt
<Leverandørs navn> T Bilag 5
leverandørens besvarelse av relaterte
Testing og godkjenning.pdf
krav
Samme bilag i redigerbart
format: Word.
Kapittel 5
T Bilag 6
Administrative bestemmelser, samt
<Leverandørs navn> T Bilag 6
leverandørens besvarelse av relaterte
Administrative
krav
bestemmelser.pdf
Samme bilag i redigerbart
format: Word.
Kapittel 6
T Bilag 7
Samlet pris og prisbestemmelser, samt
<Leverandørs navn> T Bilag 7
leverandørens besvarelse av relaterte
Samlet pris og
krav
prisbestemmelser.pdf
Samme bilag i redigerbart
format: Word.
Kapittel 7
T Bilag 8
Endringer i den generelle avtaleteksten.
<Leverandørs navn> T Bilag 8
Endringer i den generelle
avtaleteksten.pdf
Samme bilag i redigerbart
format: Word.
Kapittel 8
V Bilag 2
Leverandørens løsningsspesifikasjon
og besvarte kravtabeller
For hvert enkelt bilag:
<Leverandørs navn> V Bilag
<X> <Bilagsnavn>.pdf
Samme bilag i redigerbart
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
11
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
Inndeling
Papirversjon
Beskrivelse
Elektronisk versjon
format: Word og Excel.
Kapittel 9
V Bilag 5
Tjenestenivå med standardiserte
<Leverandørs navn> V Bilag 5
prisavslag, samt leverandørens
Tjenestenivå med
besvarelse av relaterte krav
standardiserte prisavslag.pdf
Samme bilag i redigerbart
format: Word.
Kapittel 10
V Bilag 6
Administrative bestemmelser, samt
<Leverandørs navn> V Bilag 6
leverandørens besvarelse av relaterte
Administrative
krav
bestemmelser.pdf
Samme bilag i redigerbart
format: Word.
Kapittel 11
V Bilag 7
Samlet pris og prisbestemmelser, samt
<Leverandørs navn> V Bilag 7
leverandørens besvarelse av relaterte
Samlet pris og
krav
prisbestemmelser.pdf
Samme bilag i redigerbart
format: Word.
Kapittel 12
V Bilag 8
Endringer i den generelle avtaleteksten
<Leverandørs navn> V Bilag 8
Endringer i den generelle
avtaleteksten.pdf
Samme bilag i redigerbart
format: Word.
Kapittel 13
B Bilag 5
Endringer i den generelle avtaleteksten
<Leverandørs navn> B Bilag 5
Endringer i den generelle
avtaleteksten.pdf
Samme bilag i redigerbart
format: Word.
Kapittel 14
O Bilag 2
Leverandørens spesifikasjon av
<Leverandørs navn> O Bilag 2
oppdraget knyttet til konvertering, lokale
Leverandørens spesifikasjon av
integrasjoner og opplæring
Oppdraget.pdf
Samme bilag i redigerbart
format: Word.
Kapittel 15
O Bilag 6
Endringer i den generelle avtaleteksten
<Leverandørs navn> O Bilag 6
Endringer i den generelle
avtaleteksten.pdf
Samme bilag i redigerbart
format: Word.
Kapittel 16
Forpliktelses-
Signert forpliktelseserklæring
erklæring
3.1.6
<Leverandørs navn>
Forpliktelseserklæring.pdf
Offentlighet
I henhold til «Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet», vil
anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til
leverandør er valgt.
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
12
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
Deretter er tilbudet offentlig tilgjengelig. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for
opplysninger som er underlagt en lovbestemt taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte
opplysninger er informasjon om personlige forhold, og konkurransesensitive drifts- eller
forretningsforhold.
Leverandør bes derfor om å legge ved en ”sladdet” versjon av tilbudet. Ved eventuell
begjæring om innsyn, vil Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt
opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.
3.1.7
Endring og tilbakekall av tilbud
Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje
skriftlig.
Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i samsvar med de krav til
tilbudet som er angitt i punkt 3.1.5.
3.1.8
Åpning av tilbud
Det vil ikke bli holdt offentlig åpning av tilbudene.
3.1.9
Retur av tilbud
Oppdragsgiver kommer ikke til å returnere tilbudene som blir innlevert.
3.1.10 Avvisning
Eventuelle spørsmål om avisning av tilbudene vil bli vurdert i samsvar med FOA §§ 20-13 og
20-14.
Det presiseres at vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene medfører avvisningsplikt, jf. FOA
§ 20-13 (1) bokstav d.
Vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen eller konkurransegrunnlaget medfører avvisningsplikt,
jf. FOA § 20-13 (1) bokstav e. Oppdragsgiver presiserer i den forbindelse av eventuelle avvik
fra krav i kravspesifikasjonen som er angitt med «Høy» prioritet ikke uten videre leder til
avvisning. Eventuelle avvik fra krav med «Høy» prioritet vil bli vurdert enkeltvis og samlet, sett
opp mot avvikenes betydning for Oppdragsgiver og det behov som søkes dekket i
anskaffelsen.
Videre har Oppdragsgiver adgang til å avvise tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter,
ufullstendigheter eller lignende som medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold
til øvrige tilbud, jf. FOA § 20-13 (2) bokstav b.
Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert, men forskriftsmessig arkivert eller destruert.
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
13
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
3.2
Taushetsplikt
Leverandør og leverandørens ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til
opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold
som fremkommer av invitasjon, dialog og innlevering av tilbud og som det vil være av
konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA § 3-6, jf. forvaltningsloven § 13.
3.3
Vedståelsesfrist
Vedståelsesfrist for endelig tilbud er 31.12.2013 kl 16.00.
3.4
Oppdatering av konkurransegrunnlaget
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av denne invitasjonen til å levere inn endelig
tilbud med vedlegg vil formidles til alle leverandørene som deltar i konkurransen. Spørsmål og
svar fra leverandørene vil bli anonymisert og formidlet per epost.
3.5
Tilleggsopplysninger og spørsmål
Dersom Leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det
bes om tilleggsopplysninger skriftlig hos Oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det
oppdages feil, mangler, uklarheter i invitasjonen eller svar på spørsmål, bes det om at dette
formidles skriftlig til Oppdragsgivers kontaktperson.
Alle henvendelser skal være skriftlig og «Saksnr. 2012/11 - <emne>» skal fremkomme i
emnefeltet, og sendes til Oppdragsgivers kontaktperson per e-post
([email protected]).
Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli
distribuert til leverandørene. Frist for spørsmål og svar er 13.9.2013.
3.6
Kostnader og eiendomsforhold i anbudsfasen
Enhver kostnad som leverandørene pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell
kontraktsinngåelse dekkes av den enkelte leverandør. Det samme gjelder kostnader pådratt
ved demonstrasjoner, tester eller lignende.
Anbudsdokumentene med alle bilag er Vigo IKS sin eiendom.
3.7
Underleverandører
Det skal inngås kontrakt med én ansvarlig hovedleverandør for hele leveransen.
Leverandøren er ansvarlig for eventuelle underleverandører.
Det er adgang til å benytte underleverandører for å understøtte enkelte deler av leveransen.
Leverandør skal oppgi de konkrete delene av leveransen som skal understøttes av
underleverandør(er). Dersom leverandør benytter underleverandører, herunder også for
områder leverandøren selv er kvalifisert for, skal det sammen med tilbudet fremlegges en
forpliktelseserklæring fra underleverandør som viser at leverandøren reelt sett vil disponere
over underleverandørens ressurser som skal benyttes for de konkrete angitte delene av
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
14
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
leveransen. Forpliktelseserklæringen må fremlegges samtidig med tilbudet i henhold til
tilbudsfristen 23.9.2013, jf. vedlegg del VI.
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
15
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
4
VEDLEGG
Del
Beskrivelse av dokument
I
Rammeavtalen med bilag:
R Bilag 1: Avropsdokument
R Bilag 2: Pris og prisbestemmelser
R Bilag 3: Endringer etter rammeavtaleinngåelsen
II
Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, Tilpasningsavtalen med bilag:
T Bilag 1: Anskaffelsens formål
T Bilag 1a: Generelle krav
T Bilag 1b: Funksjonelle krav
T Bilag 1c: Use Case
T Bilag 1d: Tekniske krav
T Bilag 2a: Leverandørens løsningsspesifikasjon generelle krav
T Bilag 2b1: Leverandørens tabellbesvarelse funksjonelle krav
T Bilag 2b2: Leverandørens løsningsspesifikasjon funksjonelle krav
T Bilag 2c1: Leverandørens tabellbesvarelse Use Case
T Bilag 2c2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Use Case
T Bilag 2d1: Leverandørens tabellbesvarelse tekniske krav
T Bilag 2d2: Leverandørens løsningsspesifikasjon tekniske krav
T Bilag 3: Kundens tekniske plattform
T Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan
T Bilag 5: Test og godkjenning
T Bilag 6: Administrative bestemmelser
T Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser
T Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten
T Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen
T Bilag 10: Databehandleravtale
III
Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, Vedlikeholdsavtalen med bilag:
V Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon
V Bilag 2a: Leverandørens tabellbesvarelse
V Bilag 2b: Leverandørens løsningsspesifikasjon
V Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag
V Bilag 6: Administrative bestemmelser
V Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser
V Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten
V Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelse
V Bilag 10: Databehandleravtale
IV
Statens standardavtaler om konsulenttjenester, Bistandsavtalen med bilag:
B Bilag 1: Beskrivelse av Bistanden
B Bilag 2: Prosjekt- og fremdriftsplan
B Bilag 3: Administrative bestemmelser
B Bilag 4: Samlet pris og prisbestemmelser
B Bilag 5: Endringer i den generelle avtaleteksten
B Bilag 6: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
16
Invitasjon til levere inn endelig tilbud
Del
Beskrivelse av dokument
V
Statens standardavtaler om konsulenttjenester, Oppdragsavtalen med bilag:
O Bilag 1: Beskrivelse av Oppdraget
O Bilag 2: Leverandørens spesifikasjon av Oppdraget
O Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan
O Bilag 4: Administrative bestemmelser
O Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser
O Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten
O Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen
VI
Forpliktelseserklæring
Anskaffelse av nytt SAS – 2012/11
17