Arkiv og sosiale medium - Tom Oddby

Grunn til bekymring?
Tanker om arkiv, kommuner og sosiale medier
Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane,
kontaktkonferansen i Loen 24.4.2013
Tom Oddby, [email protected] – 3204 6699/9204 5612
Drammen byarkiv
- Kommunearkiv 1987-1992
- Byarkiv opprettet 1.1.2007
- Ca. 4000 hm arkiver i depot
- Er et ”totalarkiv” for kommunen
-
Moderne arkiver (1)
Historiske arkiver og depot (2)
Dokumentsenteret (7)
Grafisk senter (3)
Prosjekter: depot og privatarkiv (3)
Formidling (1)
Ledelse (1)
- Administrativt underlagt en
virksomhet for fellestjenester
- Lesesal og depot to steder i
Drammen sentrum
Hva er sosiale medier?
Wikipedia: ”sosiale medier er medier (kanaler eller plattformer) som ved
hjelp av internett eller webbasert teknologi, åpner for interaksjon mellom to
eller flere mennesker (brukere). Kaplan og Haenlein har en definisjon av
sosiale medier som sier at det er en gruppe internettbaserte applikasjoner
som bygger på det ideologiske og teknologiske grunnlaget til Web 2.0, og
som tillater skapelse og utveksling av brukergenerert innhold. Med
interaksjon mellom brukerne menes blant annet deling, rating og tagging,
eller å poste kommentarer til bilder, artikler eller annet innhold og
informasjon.”
Difi: ”sosiale medier er en arbeidsmåte og kommunikasjonsform.
Nettsamfunn og nettaktiviteter basert på brukerskapt innhold, gjør det
mulig å dele informasjon, videreutvikle egne og andres ideér, og innhente
kunnskap på en ny måte. Sosiale medier skiller seg fra tradisjonelle
medier som er avsenderkontrollert, ved å være mer uformelle og
brukerstyrte. De beskrives gjerne som massenes medium der skillet
mellom produsent og konsument er visket ut.”
Sosiale mediers natur
Sosiale medier
Offentlig forvaltning
-Rask og spontan
-Flyktig
-Forgjengelig
-Separate innspill
-Tverrgående emner
-”Venner” og ”følgere”
-Lett å endre og slette
-Selvdefinert ”privacy”
-Sindig og reflektert
-Sporbarhet
-Mulig å bevare
-Hierarkisk behandling
-Etatsvis forvaltning
-Myndighetsutøvere
-Krav til dokumentert ekthet
-Lovregulert innsyn og
skjerming
Norske kommuner og sosiale medier
-
Tatt i bruk sosiale medier: 58 % (2010)
Bruker sosiale medier som enveiskommunikasjon: 69 % (2010)
Har som målsetting kun enveiskommunikasjon: 48 % (2010)
Strategi for bruk av sosiale medier: 17 % (2010)
Facebook det viktigste sosiale medium for kommunene
Forskjell på store og mindre/små kommuner
Andel kommuner på Facebook: 50 % (april 2013)
Hvem er best på Facebook?
-
Kommuner
Fylkeskommuner
Utdrag fra kommunene i Sogn og Fjordane
-
14 av 26 kommuner er på FB
1 av 26 kommuner chatter med innbyggere og publikum
Fylkeskommunen: er på FB, Twitter m.m.
Virker som at alle har tenkt enveiskommunikasjon
Av de 13 største kommunene er 9 på FB
Av de 13 minste kommunene er 5 på FB
Klar ”vinner” i S&F: Lærdal kommune
-
En enkel oversikt over kommunene og FB her
Hvordan lykkes med sosiale medier?
-
Utarbeidet strategi og retningslinjer
Engasjement (”ildsjeler”)
Kurs for ansatte
Retningslinjer som er godt forankret
Stor bredde i målsetninger, bruksområder og kanaler
Politikerne er involvert
Servicetorget er involvert
FB-sidene er markedsført
To ulike måter å vurdere arkiv og
sosiale medier på
1) En tradisjonell forvaltningsrettslig tilnærming
a) Arkivlov
b) Offentlighetslov
c) Forvaltningslov
”Arkivdanning”
2) En arkivteoretisk tilnærming
a) Ivaretakelse av innsyn
og demokratisk kontroll
a) Bevaring av viktige sider
ved samfunnsutviklingen
”Bevaring”
Om sosiale medier i 2010
”Mange stiller spørsmål om hvordan man skal forholde seg til
arkivering og journalføringsrutiner når man bruker sosiale
medier. Det er ikke praksis i offentlig forvaltning i dag å arkivere
innholdet i sosiale medier på samme måte som tradisjonelle
papirdokumenter eller e-postkorrespondanse. Mange
sammenligner innhold i sosiale medier med uformelle
samtaler, og arkiverer derfor ikke. Det er innholdet som styrer,
og den enkelte saksbehandler og virksomhet må selv vurdere
innholdets arkivverdighet.” (Difi – veileder i sosiale medier i forvaltningen)
Bør vi være bekymret?
-
”Å la dette forbli liggende uløst, kan med det tempoet dette
utvikler seg i, ganske raskt føre til at dagens arkivsystem
utspiller sin rolle for store deler av det offentliges
kommunikasjon” (Sosiale medier i all offentlighet, 2011)
-
”Systemene som i dag brukes for journalføring av meldinger
og arkivering av innholdet i sosiale medier og på nettsidene
er ikke gode nok, og særlig for arkivering av hele nettsider er
systemene så godt som fraværende [….].” (Anne Mette Dørum
2012)
Kommer veksten i bruk av sosiale medier blant
kommunen til å vokse ennå mer?
Arkivdanningsperspektivet
-
”Journalføring av sosiale medier er ikke noe hokus pokus.
Hovedprinsippet er at det er innholdet som bestemmer hva
som skal journalføres, ikke mediet [….].” (”Sosiale medier i all
offentlighet”, 2011)
-
”Spørsmål og svar under nettmøter omfattes av
forvaltningens plikt til å føre journal etter arkivloven med
forskrifter og innsynsretten etter offentlighetsloven.”
(Lovavdelingen i Justisdepartementet, 2009)
-
Etter min mening er det klart at de fleste blogger som
offentlige organ oppretter, kommer inn under
bestemmelsene om journalføring og arkivering.” (Anne Mette
Dørum, 2012)
Hvorfor synes vi da dette er så vanskelig?
Arkivdanningsperspektivet
Vanskelig fordi:
- skillet mellom informasjon, kommunikasjon og
saksbehandling er flytende
- offentlig forvaltning betrakter sosiale medier som uformelle
samtaler
- skille mellom offentlig og privat sfære blir til dels opphevet
- sosiale medier er svært ressurskrevende for arkivtjenesten
- journalføring av innlegg på sosiale medier må gjøres
manuelt
- datamengden varierer hele tiden (når setter man ”strek”?)
- systemene er ikke gode nok
- journalføring av blogger og nettmøter som ett arkivdokument
er teknisk vanskelig
Arkivdanningsperspektivet
Datafangst av Facebook-meldinger:
- HiOA har utviklet en applikasjon, FBFangst
- Integrerer Facebook og Noark 5
- FBFangst installeres i Facebook-profilen, bruker må
samtykke
- Kan foreta fangst av grupper, sider og arrangementer
- Skal utvikles til å fange også PM
- Usikkert hva som har skjedd videre med prosjektet
-
Eierskapsproblematikken må også utredes.
Arkivdanningsperspektivet
Arkivdanningsperspektivet
Arkivdanningsperspektivet
Arkivdanningsperspektivet
Arkivdanningsperspektivet
Arkivdanningsperspektivet
Arkivdanningsperspektivet
Bevaringsperspektivet
-
-
Sosiale medier i et (helhetlig)
samfunnsdokumentasjonsperspektiv
Dokumenterer nye måter å kommunisere på
Riksarkivaren: ”[….] bevare materiale som gir viktig
informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og
som belyser samfunnsutviklingen”
Er kommunene pålagt å bevare denne informasjonen for
ettertiden? Hva med forholdet til pliktavleveringsloven?
Hvordan skal kommunene ta vare på egenprodusert
materiale i sosiale medier?
IT-tekniske utfordringer ifht datafangst
Riksarkivaren har ikke fått tilbakemeldinger på bevaring av
sosiale medier i høringsuttalelsene
Bevaring også av private sosiale medier
Drammen kommune i sosiale medier
-
Aktiv på Facebook
Servicetorget chatter med innbyggerne og publikum
Ordfører har tidligere hatt nettmøter med innbyggerne og
publikum
Strategi for bruk av sosiale medier vedtatt april 2011
- ”Å være til stede på arenaer der publikum er”
- ”Å spre informasjon raskt og effektivt”
- ”Å forbedre og forenkle kontakt/dialog med målgruppene”
-
Legger ut filmer på Youtube
-
Og byarkivet var ikke involvert i noe av dette …. 
Drammen kommune i sosiale medier
-
-
-
Muntlig avtale med Facebookansvarlig hos rådmannen om
at hun tar kontakt med dokumentsenteret ved vurdering av
journalføring
Ordførers nettmøter ikke journalført eller arkivert
Eventuelle blogger har vært diskutert rent arkivfaglig
Nært samarbeid med servicetorget ifht journalføring av
chatinnlegg
Strategi for arkiv- og dokumenthåndtering skal legges frem
til politisk behandling i løpet av 2014, der bl.a. arkiv og
sosiale medier skal behandles.
Hvordan takle utfordringene?
1. Innarbeide arkiv som en naturlig del av kommunens
strategi for sosiale medier
2. Hvis ressurser: følge med på kommunens Facebook-side
jevnlig for å sjekke om det postes innlegg som er
journalverdig
3. Når noe skal journalføres så må det tas ut på papir og
håndteres manuelt og på ”gamlemåten”
4. Ved innføring av nye systemer så må det stilles krav til
leverandørene i forhold til dokumentfangst av sosiale
medier, først og fremst Facebook (jf. FBFangst)
5. Nettmøter, blogger og Facebooktråder håndteres som ett
dokument
Grunn til bekymring?
1.
2.
3.
4.
5.
Så lenge FB er enveiskommunikasjon: nei
Så lenge kommunene er bevisst problemstillingen: nei
Så lenge arkivleder/arkivtjenesten er oppegående: nei
Så lenge dagens datafangstmetodikk varer: ja
Så lenge bevaring ikke står på dagsorden: ja
Kilder og litteratur
-
”Regjeringens bruk av sosiale medier”, rapport april 2009
”eKommune 2012 – lokal digital agenda”. Rapport fra KS
”Kommunal bruk av sosiale media – i eit arkivfaglig perspektiv.”
Blogginnlegg på ”depotdrengen”, Gudmund Valderhaug
”Sosiale medier i all offentlighet”, Kommuneforlaget 2011
”Beta.komm”, undersøkelse om bruk av sosiale medier i
kommunesektoren 2011. Rapport fra KS
”Sosiale medier – en ny utfordring for arkivarene?” Artikkel i
Arkheion 2/2010
”Datafangst av sosiale medier”. Artikkel i Arkheion 1/2012
”Sosiale mediers rolle i et saksbehandlingsperspektiv”.
Eksamensoppgave skrevet av Anne Mette Dørum 2012
Bloggen www.ialloffentlighet.no (Alf Tore Meling)