Grunn til bekymring? Tanker om arkiv, kommuner og sosiale medier Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane, kontaktkonferansen i Loen 24.4.2013 Tom Oddby, [email protected] – 3204 6699/9204 5612 Drammen byarkiv - Kommunearkiv 1987-1992 - Byarkiv opprettet 1.1.2007 - Ca. 4000 hm arkiver i depot - Er et ”totalarkiv” for kommunen - Moderne arkiver (1) Historiske arkiver og depot (2) Dokumentsenteret (7) Grafisk senter (3) Prosjekter: depot og privatarkiv (3) Formidling (1) Ledelse (1) - Administrativt underlagt en virksomhet for fellestjenester - Lesesal og depot to steder i Drammen sentrum Hva er sosiale medier? Wikipedia: ”sosiale medier er medier (kanaler eller plattformer) som ved hjelp av internett eller webbasert teknologi, åpner for interaksjon mellom to eller flere mennesker (brukere). Kaplan og Haenlein har en definisjon av sosiale medier som sier at det er en gruppe internettbaserte applikasjoner som bygger på det ideologiske og teknologiske grunnlaget til Web 2.0, og som tillater skapelse og utveksling av brukergenerert innhold. Med interaksjon mellom brukerne menes blant annet deling, rating og tagging, eller å poste kommentarer til bilder, artikler eller annet innhold og informasjon.” Difi: ”sosiale medier er en arbeidsmåte og kommunikasjonsform. Nettsamfunn og nettaktiviteter basert på brukerskapt innhold, gjør det mulig å dele informasjon, videreutvikle egne og andres ideér, og innhente kunnskap på en ny måte. Sosiale medier skiller seg fra tradisjonelle medier som er avsenderkontrollert, ved å være mer uformelle og brukerstyrte. De beskrives gjerne som massenes medium der skillet mellom produsent og konsument er visket ut.” Sosiale mediers natur Sosiale medier Offentlig forvaltning -Rask og spontan -Flyktig -Forgjengelig -Separate innspill -Tverrgående emner -”Venner” og ”følgere” -Lett å endre og slette -Selvdefinert ”privacy” -Sindig og reflektert -Sporbarhet -Mulig å bevare -Hierarkisk behandling -Etatsvis forvaltning -Myndighetsutøvere -Krav til dokumentert ekthet -Lovregulert innsyn og skjerming Norske kommuner og sosiale medier - Tatt i bruk sosiale medier: 58 % (2010) Bruker sosiale medier som enveiskommunikasjon: 69 % (2010) Har som målsetting kun enveiskommunikasjon: 48 % (2010) Strategi for bruk av sosiale medier: 17 % (2010) Facebook det viktigste sosiale medium for kommunene Forskjell på store og mindre/små kommuner Andel kommuner på Facebook: 50 % (april 2013) Hvem er best på Facebook? - Kommuner Fylkeskommuner Utdrag fra kommunene i Sogn og Fjordane - 14 av 26 kommuner er på FB 1 av 26 kommuner chatter med innbyggere og publikum Fylkeskommunen: er på FB, Twitter m.m. Virker som at alle har tenkt enveiskommunikasjon Av de 13 største kommunene er 9 på FB Av de 13 minste kommunene er 5 på FB Klar ”vinner” i S&F: Lærdal kommune - En enkel oversikt over kommunene og FB her Hvordan lykkes med sosiale medier? - Utarbeidet strategi og retningslinjer Engasjement (”ildsjeler”) Kurs for ansatte Retningslinjer som er godt forankret Stor bredde i målsetninger, bruksområder og kanaler Politikerne er involvert Servicetorget er involvert FB-sidene er markedsført To ulike måter å vurdere arkiv og sosiale medier på 1) En tradisjonell forvaltningsrettslig tilnærming a) Arkivlov b) Offentlighetslov c) Forvaltningslov ”Arkivdanning” 2) En arkivteoretisk tilnærming a) Ivaretakelse av innsyn og demokratisk kontroll a) Bevaring av viktige sider ved samfunnsutviklingen ”Bevaring” Om sosiale medier i 2010 ”Mange stiller spørsmål om hvordan man skal forholde seg til arkivering og journalføringsrutiner når man bruker sosiale medier. Det er ikke praksis i offentlig forvaltning i dag å arkivere innholdet i sosiale medier på samme måte som tradisjonelle papirdokumenter eller e-postkorrespondanse. Mange sammenligner innhold i sosiale medier med uformelle samtaler, og arkiverer derfor ikke. Det er innholdet som styrer, og den enkelte saksbehandler og virksomhet må selv vurdere innholdets arkivverdighet.” (Difi – veileder i sosiale medier i forvaltningen) Bør vi være bekymret? - ”Å la dette forbli liggende uløst, kan med det tempoet dette utvikler seg i, ganske raskt føre til at dagens arkivsystem utspiller sin rolle for store deler av det offentliges kommunikasjon” (Sosiale medier i all offentlighet, 2011) - ”Systemene som i dag brukes for journalføring av meldinger og arkivering av innholdet i sosiale medier og på nettsidene er ikke gode nok, og særlig for arkivering av hele nettsider er systemene så godt som fraværende [….].” (Anne Mette Dørum 2012) Kommer veksten i bruk av sosiale medier blant kommunen til å vokse ennå mer? Arkivdanningsperspektivet - ”Journalføring av sosiale medier er ikke noe hokus pokus. Hovedprinsippet er at det er innholdet som bestemmer hva som skal journalføres, ikke mediet [….].” (”Sosiale medier i all offentlighet”, 2011) - ”Spørsmål og svar under nettmøter omfattes av forvaltningens plikt til å føre journal etter arkivloven med forskrifter og innsynsretten etter offentlighetsloven.” (Lovavdelingen i Justisdepartementet, 2009) - Etter min mening er det klart at de fleste blogger som offentlige organ oppretter, kommer inn under bestemmelsene om journalføring og arkivering.” (Anne Mette Dørum, 2012) Hvorfor synes vi da dette er så vanskelig? Arkivdanningsperspektivet Vanskelig fordi: - skillet mellom informasjon, kommunikasjon og saksbehandling er flytende - offentlig forvaltning betrakter sosiale medier som uformelle samtaler - skille mellom offentlig og privat sfære blir til dels opphevet - sosiale medier er svært ressurskrevende for arkivtjenesten - journalføring av innlegg på sosiale medier må gjøres manuelt - datamengden varierer hele tiden (når setter man ”strek”?) - systemene er ikke gode nok - journalføring av blogger og nettmøter som ett arkivdokument er teknisk vanskelig Arkivdanningsperspektivet Datafangst av Facebook-meldinger: - HiOA har utviklet en applikasjon, FBFangst - Integrerer Facebook og Noark 5 - FBFangst installeres i Facebook-profilen, bruker må samtykke - Kan foreta fangst av grupper, sider og arrangementer - Skal utvikles til å fange også PM - Usikkert hva som har skjedd videre med prosjektet - Eierskapsproblematikken må også utredes. Arkivdanningsperspektivet Arkivdanningsperspektivet Arkivdanningsperspektivet Arkivdanningsperspektivet Arkivdanningsperspektivet Arkivdanningsperspektivet Arkivdanningsperspektivet Bevaringsperspektivet - - Sosiale medier i et (helhetlig) samfunnsdokumentasjonsperspektiv Dokumenterer nye måter å kommunisere på Riksarkivaren: ”[….] bevare materiale som gir viktig informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen” Er kommunene pålagt å bevare denne informasjonen for ettertiden? Hva med forholdet til pliktavleveringsloven? Hvordan skal kommunene ta vare på egenprodusert materiale i sosiale medier? IT-tekniske utfordringer ifht datafangst Riksarkivaren har ikke fått tilbakemeldinger på bevaring av sosiale medier i høringsuttalelsene Bevaring også av private sosiale medier Drammen kommune i sosiale medier - Aktiv på Facebook Servicetorget chatter med innbyggerne og publikum Ordfører har tidligere hatt nettmøter med innbyggerne og publikum Strategi for bruk av sosiale medier vedtatt april 2011 - ”Å være til stede på arenaer der publikum er” - ”Å spre informasjon raskt og effektivt” - ”Å forbedre og forenkle kontakt/dialog med målgruppene” - Legger ut filmer på Youtube - Og byarkivet var ikke involvert i noe av dette ….  Drammen kommune i sosiale medier - - - Muntlig avtale med Facebookansvarlig hos rådmannen om at hun tar kontakt med dokumentsenteret ved vurdering av journalføring Ordførers nettmøter ikke journalført eller arkivert Eventuelle blogger har vært diskutert rent arkivfaglig Nært samarbeid med servicetorget ifht journalføring av chatinnlegg Strategi for arkiv- og dokumenthåndtering skal legges frem til politisk behandling i løpet av 2014, der bl.a. arkiv og sosiale medier skal behandles. Hvordan takle utfordringene? 1. Innarbeide arkiv som en naturlig del av kommunens strategi for sosiale medier 2. Hvis ressurser: følge med på kommunens Facebook-side jevnlig for å sjekke om det postes innlegg som er journalverdig 3. Når noe skal journalføres så må det tas ut på papir og håndteres manuelt og på ”gamlemåten” 4. Ved innføring av nye systemer så må det stilles krav til leverandørene i forhold til dokumentfangst av sosiale medier, først og fremst Facebook (jf. FBFangst) 5. Nettmøter, blogger og Facebooktråder håndteres som ett dokument Grunn til bekymring? 1. 2. 3. 4. 5. Så lenge FB er enveiskommunikasjon: nei Så lenge kommunene er bevisst problemstillingen: nei Så lenge arkivleder/arkivtjenesten er oppegående: nei Så lenge dagens datafangstmetodikk varer: ja Så lenge bevaring ikke står på dagsorden: ja Kilder og litteratur - ”Regjeringens bruk av sosiale medier”, rapport april 2009 ”eKommune 2012 – lokal digital agenda”. Rapport fra KS ”Kommunal bruk av sosiale media – i eit arkivfaglig perspektiv.” Blogginnlegg på ”depotdrengen”, Gudmund Valderhaug ”Sosiale medier i all offentlighet”, Kommuneforlaget 2011 ”Beta.komm”, undersøkelse om bruk av sosiale medier i kommunesektoren 2011. Rapport fra KS ”Sosiale medier – en ny utfordring for arkivarene?” Artikkel i Arkheion 2/2010 ”Datafangst av sosiale medier”. Artikkel i Arkheion 1/2012 ”Sosiale mediers rolle i et saksbehandlingsperspektiv”. Eksamensoppgave skrevet av Anne Mette Dørum 2012 Bloggen www.ialloffentlighet.no (Alf Tore Meling)