Virksomhet Dokumentnavn Dokumentnr. Utført av Horten videregående skole Avdeling Hele organisasjonen Bruksanvisning for HMS-avviksmelding i QM+ HO08.12-00 Opprettet 04.12.2012 Revidert sist Dag Klevjer Godkjent av Dag Klevjer Slik melder du HMS-saker inn i avviksmeldingssystemet i QM+. Hvorfor melde avvik? Det er svært viktig at uønskede hendelser, uhell, ulykker, nestenulykker og varsel om feil og mangler innen HMS-området blir rapportert inn i organisasjonen vår i form av avviksmeldinger fra medarbeiderne.  Slike meldinger er helt nødvendige for å gjennomføre viktige og noen ganger kritiske kvalitetsforbedringer innen HMS-arbeidet på skolen vår. Hvis hendelser, feil og mangler ikke blir rapportert inn, mister vi muligheten til å behandle dem og får ikke anledning til å treffe riktige tiltak.  Innmeldingene gir oss dokumentasjon, historikk og mulighet til å generere spesifiserte rapporter som hjelper oss til å holde oversikt og se nærmere på enkeltområder. Det gir oss viktig informasjon om skolens status og utvikling innen HMS-arbeidet. Derfor skal du også rapportere inn hendelser, feil og mangler som allerede er behandlet og rettet opp. Verktøy for innmelding. QM+ er vårt vedtatte verktøy for løpende innmelding av avvik. Alle medarbeiderne på HVS skal bruke det. Unntak. Følgende skal ikke meldes inn i QM+:  Vanlige vaktmesteroppgaver som ikke innebærer noen risiko, helsefare/-plage eller skade, og som det er naturlig å melde inn i vaktmesternes servicedesk.  Vanlige oppgaver for IT-avdelingen som ikke innebærer noen risiko, helsefare/-plage eller skade, og som det er naturlig å melde inn i IT-avdelingens servicedesk. Hvis du er usikker på dette, så er regelen at du skal melde det inn i QM+! Målsetning. I AMU har vi vedtatt følgende målsetning:  Sikre riktig bruk av avviksmeldingssystemet i QM+. Ansvar: HMS-koordinator Delmål.  Informasjonsrunde i organisasjonen om bruk av og rutiner for meldingssystemet i QM+. Innmeldinger av nesten-ulykker  Alle avvik skal meldes inn i QM+.  Alle meldinger skal besvares innen 2 dager med forslag til tiltak.  Alle meldinger skal lukkes innen 6 uker hvis mulig. Hvordan melde inn HMS-avvik? Avvik skal altså meldes inn i QM+ som har en egen modul for rapportering og håndtering av avvik. Når du åpner QM+, får du opp “Mine registrerte meldinger”. Nederst i vinduet er det flere valg på type melding. Når det gjelder HMS skal du velge mellom disse 2 typene:   HMS-melding, eller Skademelding HMS-melding.  Alle saker som gjelder Helse, Miljø og/eller Sikkerhet, men som ikke har resultert i en konkret skade.  Det vi kaller nestenuhell/-ulykker skal også rapporteres som en HMS-melding, det gjelder risikosituasjoner som endte godt, men kunne gått galt. Skademelding.  Alle saker som gjelder situasjoner hvor det har oppstått en konkret fysisk skade på mennesker.  Skade på bygning og tilhørende utstyr/rekvisita meldes til servicedesk for vaktmesterne eller IT-avdelingen. Hvordan fyller du ut og sender? 1. Velg riktig meldingstype. 2. Menyfeltet med oransjeaktig bakgrunn som angir type HMS-melding eller skade skal du alltid fylle ut/krysse av. 3. Du har også mulighet til utdypende beskrivelser (de andre prikk-menyene til venstre og til høyre). Bruk disse så godt du kan, men ikke bruk dem hvis du ikke finner riktige menyvalg. 4. Det er viktig at du bruker tid på å beskrive din egen oppfatning av hendelsen, feilen, skaden, også hvorfor den skjedde. Bruk feltet “Beskriv hendelse/feil her”. 5. Hvis du har en idé eller forslag til løsning, tiltak eller oppfølging, er det fint om du beskriver det. Bruk feltet “Ditt forslag/strakstiltak”. 6. Prioritet og Kostnad fyller du ikke ut. Det fylles ut av HMS-koordinator og avdelingsleder/ saksbehandler. 7. Send avviksmeldingen ved å velge “Lagre/send” nederst i vinduet. Hvordan behandles meldingen etterpå?  HMS- og skademeldinger går direkte til HMS-koordinator som vurderer meldingen for videre saksbehandling.  HMS-koordinator velger ansvarlig saksbehandler, forslag til tiltak for å lukke avviket og frist for gjennomføring, og sender meldingen til den valgte saksbehandleren.  Den som har meldt inn saken får en tilbakemelding om hvem som er saksbehandler, forslag til tiltak og frist for gjennomføring.  Ansvarlig saksbehandler er ansvarlig for at saken håndteres og sluttføres, eventuelt med hjelp fra HMS-koordinator, verneombud eller andre. Trenger dere hjelp? Hvis dere trenger hjelp/har spørsmål i forbindelse med innmelding, kan dere kontakte Dag Klevjer på interntelefon 33079059 eller mobil 48603363. HMS-koordinator 04.12.2012.