Innkalling - Konsek.no
Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune Arkivsak: 13/36 Møtedato/tid: 29.04.2013, kl. 14:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedeltakere: Ola Huke, leder Magne A. Thomasen, nestleder Oddvar Horg Sidsel Bodsberg Ingrid Gangås Opedal Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann RevisjonMidt-Norge IKS Sakliste 012/13 013/13 014/13 015/13 016/13 017/13 018/13 019/13 Godkjenning av protokoll fra møte den 11.02.2013 Referatsaker Regnskap og revisjonsberetning for 2012 – Kontrollutvalgets uttalelse Innkommet sak til kontrollutvalget vedr. delegering av myndighet Orienteringer fra rådmannen vedr. deltagelse på fagreiser Orientering fra rådmannen vedr. internkontroll Orientering til kontrollutvalget vedr. Arbeidstilsynets tilsynsrapport Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 6/2012, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: [email protected] Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 22.04.2013 Ola Huke (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek Godkjenning av protokoll fra møte den 11.02.2013 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.04.2013 Saksnr 012/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/36-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.02.2013 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.02.2013 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.04.2013 Saksnr 013/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/36-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Kontrollutvalgets sak 7-2013 Kontrollutvalgets sak 4-2013 Kontrollutvalgets sak 3-2013 Melhus kontrollrapport 2012 Årsrapport og skatteregnskap 2012 En av seks fikk varsel om korrupsjon Klager på IKS må behandles av kommunen Pressemelding fra Riksrevisjonen Vil undersøke statlig styring og kommunenes handlefrihet Ikke tvang mot kontrollutvalgene Åpne møter i kontrollutvalg og kommunale foretak Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Melding om politisk vedtak, kommunestyremøte 5. mars 2013, kontrollutvalgets sak 3/2013, 4/2013 og 7/2013 2. Kontrollrapport 2012 vedr. skatteoppkreverfunksjonen for Melhus kommune. 3. Årsrapport og skatteregnskap for 2012 4. 16 prosent av kontrollutvalgslederne som deltok på NKRFs konferanse på Gardermoen, har fått varsel om mulige korrupsjonssaker de siste to årene. Et høyt tall, mener Transparency International Norge. 5. Styret i et interkommunalt selskap kan ikke være klageinstans for vedtak fattet av selskapet. 6. Mange kommuner har svak styring og kontroll med tjenester som er viktige for brukerne. Pressemelding fra Riksrevisjonen. 7. Hvordan påvirker statlige direktorater den lokale handlefriheten, og hvordan etterlever kommunene statlige føringer? 8. Kommunaldepartementet har ingen planer om å lovfeste regler om at lederen av kontrollutvalget må komme fra mindretallet. 9. Fra 1. juli 2013 skal det være åpne møte i kontrollutvalg og kommunale foretak. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. En av seks fikk varsel om korrupsjon 16 prosent av kontrollutvalgslederne som deltar på en konferanse på Gardermoen, har fått varsel om mulige korrupsjonssaker de siste to årene. Et høyt tall, mener Transparency International Norge. Av Vegard Venli (Oppdatert: 8. februar 2013 NKRFs kontrollutvalgskonferanse Av drøyt 130 kontrollutvalgsledere oppgir 16 prosent at kommunen har mottatt varsel om mulige korrupsjonssaker de siste to årene. Det kommer fram på NKRFs (Norges kommunerevisorforbund) kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen i dag. - Vi vet jo ikke noe mer enn at kontrollutvalgslederne har oppgitt dette i en enkel spørreundersøkelse. Tallet høres høyt ut, men om det er representativt er vanskelig å si, mener spesialrådgiver Tor Dølvik i Transparency International Norge (TI Norge). – Høres mye ut TI Norge mener imidlertid det er av stor viktighet at kontrollutvalgene tar alle slike varsler på alvor, slik at mistanker kan ryddes av veien. – Hvis tallet er representativt, står vi overfor et fenomen som har et omfang som ytterligere understreker at vi må ta korrupsjon som problem alvorlig, sier Tor Dølvik. I sitt foredrag på konferansen minnet han om kommunelovens formålsparagraf, der det blant annet framgår at loven skal legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. – Kommuner og fylkeskommuner er avhengig av tillit når de forvalter store verdier på vegne av fellesskapet. Tillit må bygges gjennom gode handlinger, mener Dølvik. Oppfordrer til kritiske spørsmål Dølvik påpekte at en rekke korrupsjonssaker ikke er avdekket av kommunens kontrollsystemer, men for eksempel gjennom tips eller som følge av at journalister begynner å grave. Han forklarer det slik: – En hypotetisk forklaring kan være at kommunens regnskapsrevisjon ikke er tilstrekkelig egnet til å avdekke korrupsjon. Ved Nedre Romerike vannverk var det for eksempel ikke noe galt med regnskapene, og ingen i revisjonen som stilte kritiske spørsmål. Her måtte man hatt en annen type kontrollvirksomhet for å avdekket saken. – Hva kan kontrollutvalgene gjøre for å avdekke flere korrupsjonssaker? – De kan engasjere seg i korrupsjonsrisiko, og være aktive i sin oppfølging av dette. Hva har rådmannen iverksatt av tiltak og aktiviteter for å styrke internkontrollen? Dette er ett av flere vesentlige spørsmål kontrollutvalget kan stille for å forsikre seg om at kommunenes systemer etterleves. Mener opposisjonen bør lede Kommunal Rapport har gjennom flere artikler belyst problematikken rundt politisk representasjon i kontrollutvalgene. Tor Dølvik mener kontrollutvalg som ledes av en politiker fra ordførerens eller flertallskoalisjonens parti må være ekstra bevisste. – Hvis kontrollutvalget er en del av det samme flertallet som fatter beslutningene, hvilke kontrollmekanismer har vi da for å stille kritiske spørsmål til det som det politiske flertallet står for? Fungerer kontrollutvalgets funksjon i slike situasjoner? Dølvik er klar over at dagens bestemmelser i kommuneloven ikke forbyr at kontrollutvalgets leder kommer fra flertallet. Hans anbefaling er likevel klar: – Jeg tror nok det er en fordel om lederen av kontrollutvalget ikke har samme partitilhørighet som flertallet. Det vil bidra til å skape større uavhengighet og tillit til kontrollutvalget. Klager på IKS må behandles av kommunen Styret i et interkommunalt selskap kan ikke være klageinstans for vedtak fattet av selskapet, fastslår Kommunaldepartementet. Av Vegard Venli 11. februar 2013 Det er i forbindelse med en klagesak hos Sivilombudsmannen at Kommunaldepartementet drøfter hvordan interkommunale selskap skal behandle klagesaker. Bakgrunnen for saken er en klage på to vedtak fattet av et interkommunalt brannvesen, om "registrering av brannobjekter", hjemlet i brann og eksplosjonsvernloven. Vedtakene ble fattet av en daglig leder i et interkommunalt selskap i førsteinstans, mens vedtakene ble opprettholdt av selskapets styre som klageinstans. Kommunal- og regionaldepartementet slår nå fast at selskapets framgangsmåte ikke var etter boka. Departementets syn er at det bør opprettes egne klagenemnder for klager over enkeltvedtak fattet av et interkommunalt selskap. Eventuelt kan klagesaker behandles av kommunestyret, formannskapet eller en egen klagenemnd i den kommunen som hadde fattet vedtaket, dersom tjenesten ikke var organisert gjennom et interkommunalt samarbeid. «Slik KRD ser det, er det neppe rettslig grunnlag for at styret i et IKS er klageorgan for enkeltvedtak fattet av daglig leder i selskapet. Styret er, til tross for overordningsforholdet internt i selskapet, nært knyttet til selskapets daglige leder. Styret har også andre oppgaver enn klagebehandling. Etter KRDs syn bør heller ikke selskapets representantskap benyttes som klageorgan», skriver departementet i sitt brev til Sivilombudsmannen. Pressemelding fra Riksrevisjonen Mange kommunar har svak styring og kontroll med tenester som er viktige for brukarane Publisert: 19.02.2013 12:30 Over halvparten av kommunestyra får ikkje rapportering om tenestekvalitet på viktige område. - Det er behov for større bevisstheit om det ansvaret kommunestyra har for styring og kontroll med tenestekvalitet, seier riksrevisor Jørgen Kosmo. Kommunestorleik og statleg sektorstyring påverkar i kva grad kommunestyra får rapportering om tenestekvalitet. Kommunestyra får mindre rapportering om tenestekvalitet i heimetenesta og avløpstenesta enn dei får om grunnskolen, kor staten har satt krav om rapportering til kommunestyret. - Når kommunane har fått ansvaret for viktige tenester, er det vesentleg at kommunestyret får tilstrekkeleg informasjon om kvaliteten på desse tenestene. Kommunane må sjølv, ut frå lokale behov, velje kor detaljert det skal rapporterast frå tenestene, seier riksrevisor Jørgen Kosmo. Manglande styringsinformasjon kan føre til at kommunestyret ikkje har eit godt nok grunnlag til å gjere nødvendige endringar og prioriteringar. Dette aukar risikoen for eit dårleg tenestetilbod for innbyggarane og at tenestene ikkje får den kvaliteten Stortinget har lagt til grunn på viktige område. Kommunal- og regionaldepartementet har i liten grad innhenta informasjon eller rettleidd om bruken av lovpålagde styringsdokument - blant anna årsbudsjett og årsrapport - i kommunane. Desse dokumenta skal sikre relevant informasjon om målsetjingane for og resultata av verksemda til kommunen. Departementet bør setje i verk tiltak som kan medverke til at kommunestyra får nødvendig styringsinformasjon på viktige område. Departementet bør særleg tilpasse tiltaka til behova og utfordringane i små og mellomstore kommunar. Statsråden er einig med Riksrevisjonen at mange administrasjonssjefar har svak internkontroll med kvaliteten i tenestene og at kommunane i liten grad utnyttar moglegheitene til kontroll med tenestekvalitet som ligg i forvaltningsrevisjon. Statsråden hevdar at manglande rapportering til kommunestyret ikkje utan vidare gir grunnlag for ein konklusjon om manglande styring og kontroll eller eit dårleg tenestetilbod. Riksrevisjonen meiner at det er nødvendig at kommunestyret, uavhengig av korleis det vel å styre, får tilstrekkeleg informasjon om tilstanden i tenestene lokalt for å kunne vareta sitt ansvar. Tilstrekkeleg informasjon til kommunestyret er nødvendig av omsyn til lokaldemokratiet, overordna nasjonale interesser og for å utnytte ressursar optimalt. Fornyings-, Administrasjons- og Kirkedepartementet Pressemelding, 15.02.2013 Vil undersøke statlig styring og kommunenes handlefrihet Hvordan påvirker statlige direktorater den lokale handlefriheten, og hvordan etterlever kommunene statlige føringer? En ny utredning skal gi svar på effektene av den statlige styringen av kommunene. - Statlige etater har ansvar for å gjennomføre regjeringens politikk og legger føringer for kommunenes oppgaveløsning. Vi trenger økt kunnskap om styringskultur og virkemiddelbruk i ulike sektorer og om hvordan kommunene etterlever statlige føringer. Det er viktig å finne en god balanse mellom kommunal handlefrihet og statens styringsbehov, sier fornyings- og administrasjonsminister Rigmor Aasrud. - Et levende lokaldemokrati er grunnsteinen i folkestyret. Direktoratene har mye aktivitet rettet mot kommunene, men vi vet for lite om hvordan direktoratenes oppgaveløsning påvirker den kommunale handlefriheten. Dette er derfor en nyttig og nødvendig gjennomgang, sier kommunalminister Liv Signe Navarsete. Kommunalministeren understreker også at det er viktig å få fram et godt grunnlag for å oppnå god gjensidig kunnskap og samhandling mellom direktoratene og kommunene Undersøkelsen vil rette seg spesielt mot direktoratene som har særlig mye kontakt med kommunene, blant annet innenfor utdanning, barnevern, helse og miljø. Også kommunesektorens organisasjon KS og fylkesmannsembetene vil bli trukket inn i arbeidet. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har hovedansvar for gjennomføringen. Den første delrapporten fra Difi skal foreligge før sommeren. På bakgrunn av undersøkelsen vil regjeringen vurdere om det er behov for å endre styringsformen. Gjennomgangen skal etter planen være ferdigstilt i løpet av 2013. Arbeidet vil bli ledet i fellesskap av FAD og KRD. Ikke tvang mot kontrollutvalgene Kommunaldepartementet har ingen planer om å lovfeste regler om at lederen av kontrollutvalget må komme fra mindretallet, opplyser politisk rådgiver Anja Hjelseth (Sp). Av Vegard Venli 12. februar 2013 - 8:41 (Oppdatert: 12. februar 2013 - 9:59) Kommunal Rapport har i det siste belyst hvor ulikt kontrollutvalgene er sammensatt. I fire av ti kommuner sitter flertallet med makten i kontrollutvalget, viser vår kartlegging. Blant dem som besvarte kartleggingen, oppga 11 prosent at kontrollutvalgslederen tilhører flertallet. På Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse var anbefalingen fra Trancparency International Norge klar: – Jeg tror nok det er en fordel om lederen av kontrollutvalget ikke har samme partitilhørighet som flertallet. Det vil bidra til å skape større uavhengighet og tillit til kontrollutvalget, uttalte spesialrådgiver Tor Dølvik. Også kommunalminister Liv Signe Navarsete har tidligere stilt seg kritisk til at flertallet i kommunestyret også har lederen i kontrollutvalget. Departementet og regjeringen vurderte å lovfeste at opposisjonen skal lede kontrollutvalget da den foreslo endringer i kommuneloven i fjor, men valgte ikke å gjøre det. Denne vurderingen står fast, selv om posisjonen styrer kontrollutvalgene mer enn før, ifølge vår undersøkelse. Ble drøftet i fjor Politisk rådgiver Anja Hjelseth forteller at det er flere faktorer som gjorde det komplisert å innføre slike krav. – For det første kan det være vanskelig å definere hvem som utgjør flertallet. Mange kommuner styres gjennom samarbeidsavtaler, og hva som utgjør posisjonen kan variere fra sak til sak. I tillegg inneholder ikke loven noe krav om at kontrollutvalgets medlemmer må tilhøre noe politisk parti, sier hun. I lovforslaget som ble fremmet gikk departementet derfor tilbake på sitt opprinnelige standpunkt. – Det var ingen av høringsinstansene som uttalte seg positivt til en slik lovregulering. Vi valgte derfor å la dette området være uregulert, og har tillit til at kommunene organiserer kontrollutvalgene på den måten som egner seg best lokalt, sier Hjelseth. Hun understreker viktigheten av at kommunestyret velger et kontrollutvalg som har legitimitet og tillit både blant politikere og innbyggere. – Fra 1. juli vil alle kontrollutvalgsmøter som hovedregel gå for åpne dører. Jeg mener dette vil bidra til å skape legitimitet omkring kontrollutvalgets virksomhet, sier Hjelseth. Støtter departementets syn Norges kommunerevisorforbund (NKRF), som er en interesseorganisasjon blant annet for ansatte i kontrollutvalgenes sekretariater, er enige med departementet at det ikke er behov for særskilt lovregulering. Daglig leder Ole Kristian Rogndokken viser også til at grensene mellom hva som er posisjon og opposisjon ikke alltid er krystallklare. - Det foregår mye valgteknisk samarbeid som kompliserer bildet. Det er imidlertid viktig at kontrollutvalget ikke blir oppfattet som kommunestyreflertallets organ, sier Rogndokken. Han viser til at en rapport fra Nordlandsforskning konkluderte med at de fleste kontrollutvalgsvedtak er flertallige. Kommunal- og regionaldepartementet Pressemelding, 08.02.2013 Opne møte i kontrollutval og kommunale føretak Frå 1. juli 2013 skal det vere opne møte i kontrollutval og kommunale føretak. - Lovendringa vil gje innbyggjarar og media betre innsyn i kommunal verksemd, seier statsråd Liv Signe Navarsete. Lovendringane er eit resultat av arbeidet i Kommunal- og regionaldepartementet for ein endå betre eigenkontroll i kommunane. Det er òg ei oppfølging av arbeidsgrupperapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. - Kontrollutvalet er kontrollorganet til kommunestyret. Dei handsamar viktige saker som handlar om kommunale tenester, økonomi og måloppnåing. Eg meiner det er viktig og rett at desse møta som hovudregel er opne, seier Navarsete. Også styremøta i kommunale føretak skal som hovudregel vere opne. - Kommunale føretak er ein del av kommunen. Dei bør i stor grad vere opne for innsyn, seier Navarsete. Kommunelova er samstundes endra slik at kontrollutvala og revisorane får rett til innsyn i alle interkommunale samarbeid etter kommunelova § 27 og i alle aksjeselskap som direkte eller indirekte er eigde av kommunen. - Styrkt eigenkontroll er viktig for å sikre tilliten innbyggjarane har til kommunen. Det sikrar også effektiv og rett ressursbruk i kommunen, seier Navarsete. Statsråden peiker òg på samanhengen mellom eigenkontrollen og statleg tilsyn. - Eg ser det slik at i kommunar med aktiv forvaltningsrevisjon og eigenkontroll bør statlege tilsynsetatar ta omsyn til det og redusere tilsynet sitt, seier Navarsete. Regnskap og revisjonsberetning for 2012 – Kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.04.2013 Saksnr 014/13 Eva J. Bekkavik 216 12/16-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Melhus kommunes årsregnskap for 2012 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Årsberetning 2012 Årsregnskap 2012 Endelig Revisjonsberetning Melhus kommune 2012 Kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet 2012 Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Melhus kommune for 2012 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt 15.04.2013. Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2012. Regnskapet for Melhus kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 22.043.562. Resultatet før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et mindreforbruk på i overkant av 69 millioner kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et mindreforbruk på i overkant av 67 millioner kroner. Rådmannen oppsummerer i sin årsberetning for 2012 at det gode regnskapsresultatet kan tilskrives følgende forhold: 1. Bedre skatteinngang både nasjonalt og lokalt i Melhus kommune enn lagt til grunn i budsjettet. 2. Høyere utbytte fra Trønder Energi AS enn lagt til grunn i budsjettet 3. Høyere finansavkastning enn lagt til grunn i budsjettet 4. God samlet budsjettdisiplin i forhold til den løpende driften av kommunen. Rådmannen sier videre at antall brukere som krever stor ressursinnsats er økende. Dette gjenspeiles i skolene og innen barnevernet og legger stort press på driften Melhus kommune har en høy lånegjeld i forhold til andre kommuner både i fylket og på landsbasis. Gjeldsutviklingen er et resultat av nødvendige investeringer innen skole, barnehage og eldreomsorg. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Melhus kommune for 2012. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Melhus kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2012 og Melhus kommunes økonomiske stilling pr. 31.12.2012. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Melhus kommune for 2012 som det fremgår av innstillingen i saken. Årsberetning 2012 Melhus er en mangfoldig kommune der det skal være mulig å være modig Innholdsfortegnelse: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. LIKVIDITETSUTVIKLING....................................................................................................................... 4 LANGSIKTIG KAPITALFORVALTNING .................................................................................................... 5 2.1. MELHUS KOMMUNES LANGSIKTIGE KAPITALFORVALTNING OPPSUMMERING ............................................. AV 2012 5 AVKASTNING I 2012 OG SISTE CA 9,5 - ÅRS PERIODE ........................................................................................ 6 2.2. RISIKO I PORTEFØLJEN ................................................................................................................................ 6 2.3. 2.4. MOMENTER IFM ÅRSOPPGJØR ............................................................................................................ 2012 7 LANGSIKTIG STRATEGI – FINANSREGLEMENT ................................................................................................... 7 2.5. PORTEFØLJEUTVIKLING 2012 OG SIDEN OPPSTART ........................................................................................... 8 2.6. 2.7. PORTEFØLJEENDRINGER 2012 ................................................................................................................... 10 BENYTTEDE FORVALTERE I 2012 – RESULTATER ............................................................................................. 10 2.8. BIDRAGSANALYSE FOR 2012 OG SISTE CA 9,5 ÅRS PERIODE ............................................................................. 11 2.9. 2.10. KORT MARKEDSKOMMENTAR............................................................................................................ 2012 12 2.11. FREMDRIFT 2013 ................................................................................................................................... 13 UTVIKLING I LÅNEGJELD ................................................................................................................... 13 UTVIKLING I NETTO DRIFTSRESULTAT................................................................................................ 15 AVVIK MELLOM BUDSJETT OG REGNSKAP ......................................................................................... 16 LIKESTILLING OG DISKRIMINERING.................................................................................................... 25 ETISK STANDARD ............................................................................................................................. 31 Årsberetning 2012 Side 2 INNLEDNING I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. Melhus kommune har avlagt et meget godt regnskapsresultat for 2012. Dette kombinert med meget positive regnskapsresultater i hele perioden 2004 til 2011, gjør at kommunen gjennom de ni siste årene har klart å opparbeide seg en god handlefrihet. Det er viktig å påpeke at denne handlefriheten er blitt til gjennom god og langsiktig økonomistyring. Det er også viktig å få frem at denne positive handlefriheten er under sterkt press. Dette oppsummeres under. Det gode regnskapsresultatet i 2012 kan tilskrives følgende forhold: 1. Bedre skatteinngang både nasjonalt og lokalt i Melhus kommune enn lagt til grunn i budsjettet. 2. Høyere utbytte fra Trønder Energi AS enn lagt til grunn i budsjettet 3. Høyere finansavkastning enn lagt til grunn i budsjettet 4. God samlet budsjettdisiplin i forhold til den løpende driften av kommunen. Selv om kommunen har god budsjettdisiplin opplever rådmann at antall brukere som krever stor ressursinnsats er økende. Dette gjenspeiles i skolene og innen barnevernet og legger stort press på driften. Underskuddet på driften er på i underkant av 1 million kroner. Rådmannen vil følge denne utvikling inn i 2013 med overvåkenhet. Det er særlig innen rammeområde 2, 3 og 4 vi opplever et sterkt press på tjenestene med økende antall brukere. Rent budsjettmessig er det en utfordring å treffe da man ikke har oversikt over alle de utfordringene som vil komme i løpet av året. Her må vi kanskje innstille oss på at det er ukjente faktorer som vil påvirke regnskapet innen disse områdene. Melhus kommune har en høy lånegjeld i forhold til andre kommuner både i fylket og på landsbasis. Kun fire kommuner i fylket har nå høyere lånegjeld enn Melhus målt i pst. av driftsinntektene. Gjeldsutviklingen er et resultat av nødvendige investeringer innen skole, barnehage og eldreomsorg. Dette kombinert med økte driftsutgifter knyttet til drift av nye sykehjemsplasser i 2013 og 2014 gjør at budsjettbalansen er anstrengt i årene som kommer. Kommunens meget høye befolkningsvekst legger også press på kommunens kapasitet mhp. barnehagelokaler og skolelokaler i årene som kommer. De siste årene har også gitt kommunen en eksplosiv vekst i utgiftene til barnevern. Dette kombinert med marginale ressurser knyttet til vedlikehold av den kommunale eiendomsmassen gjør at utfordringene ansees som store mhp å skape balanse mellom løpende utgifter og inntekter. Roy Jevard Rådmann Årsberetning 2012 Side 3 1. LIKVIDITETSUTVIKLING Figuren under illustrerer likviditetsutviklingen i Melhus kommune i perioden 1. januar 2012 til 31.12.2012 mot Fokus Bank. Figur 1: For å gi et bilde av den totale likviditetssituasjonen må en ta utgangspunkt i følgende tabell som sier noe om den statiske likviditeten pr. 31.12.12. Tall i mill. kroner Fokus bank pr. 31.12.12 Melhusbanken – Diverse Melhusbanken – Brukes mot videreutlån, jf. startlån Plassering Nordea sertifikatlån Sum Korrigert for disposisjonsfond Korrigert for bundne driftsfond Korrigert for ubundne kapitalfond, eks. midler til langs.forv. Korrigert for bunde kapitalfond Korrigert for ubrukte lånemidler Netto statisk likviditet pr. 31.12.12 128,5 2,9 0,3 1,1 132,8 -72,1 -35,0 -14,3 -4,5 -76,1 -69,2 Av figuren over går det frem at Melhus kommune har god likviditet. Gjennomsnittlig innestående i Fokus bank over året 2012 lå på 287 mill. kroner. Dersom en trekker ut kommunens fondsmidler samt ubrukte lånemidler ser en at den statiske likviditeten pr. 31.12.12 er negativ og utgjør -69,2 mill. kroner. Noe av bakgrunnen for denne negative statiske likviditeten skyldes at kommunen i perioden 2002-2012 har opparbeidet seg et netto premieavvik inkl. Årsberetning 2012 Side 4 arbeidsgiveravgift på premieavvik på hele 52,1 mill. kroner. I praksis betyr dette at kommunen i denne perioden har regnskapsført 52,1 mill. kroner mindre i pensjonsutgifter til KLP og SPK enn det som er betalt. Regnskapspraksisen kommunen benytter er i tråd med gjeldende regelverk, men den påvirker likviditeten. Dette er det viktig å være klar over når en betrakter den statiske likviditeten ved årsskifte. 2. LANGSIKTIG KAPITALFORVALTNING 2.1. Melhus kommunes langsiktige kapitalforvaltning oppsummering av 2012 Utfordringene i verdensøkonomien med bakgrunn i en oppblåst finanssektor fortsetter videre. Høye statlige gjeldsnivå har medført behov for sterk medisin i mange land og regioner. Gjennom finanspolitikk gjennomføres store innstramminger og nedskjæringer, noe som igjen skaper arbeidsledighet og stor sosial uro. Gjennom pengepolitikk tilføres markedene stimulanser gjennom lave renter og statlig kapitaltilførsel. Til tross for et dystert nyhetsbilde, ble 2012 et svært godt år avkastningsmessig både innenfor både aksjer og renter. De globale aksjemarkedene beveget seg i takt igjennom året, og endte opp rundt 15 – 20 %. Globale rentenivå falt gjennom året og er nå historisk lave. Dette, kombinert med økt risikovilje og derigjennom positiv utvikling for kredittnivåene, resulterte i at avkastningen i både norske og globale obligasjoner ble svært god. Avkastningen på kommunens langsiktige portefølje ble 9,39 % (NOK 10,32 mill). Avkastningen siste ca 9,5 år er 94 % (ca NOK 57,3 mill). Porteføljens markedsverdi er ved årsskiftet ca NOK 120,2 mill. Forvaltningen av midlene i den langsiktige porteføljen skal etter bestemmelsene i kommunens finansreglement i utgangspunktet følge en langsiktig strategi. Ved slik forvaltning skal kommunen fokusere på langsiktig avkastning og mindre på kortsiktige svingninger. Det skal likevel ikke tas finansiell risiko som anses vesentlig jmf Kommuneloven § 52. Kommunens finansreglement ble sist revidert i 2010 i henhold til ny sentral finansforskrift. Investeringsstrategien er utformet med bakgrunn i kommunens målsetninger og risikobærende evne, og har en langsiktig forventet avkastning som på indeksnivå er 2,4 % poeng høyere enn en bankrente over tid. Siden porteføljens oppstart i august 2003 er oppnådd meravkastning i forhold til bankrenten 6,5 % - poeng pr år (!). Resultatene fra forvaltning av langsiktige finansielle aktiva vil kunne påvirke kommunens tjenesteproduksjon på kort sikt. Et bufferfond regnskapsført i kommunens balanse vil redusere disse utfordringene. Likeledes vil et helhetlig syn på kommunens samlede finansforvaltning (avkastning og gjeldsrenter sees i sammenheng) være risikoreduserende for kommunens tjenesteproduksjon. Melhus kommune har en målsetning om å opprettholde et tilfredsstillende bufferfond for fremtidig eventuell lav avkastning. Årsberetning 2012 Side 5 Melhus kommunes kapitalforvaltning er bygget opp rundt strenge krav til valg av forvaltere og transparente produkter for alle investeringer. Forvaltningen har etiske kriterier tilsvarende den norske stat. 2.2. Avkastning i 2012 og siste ca 9,5 - års periode Aktivaklasse Aksjefond Rentebærende Bankinnskudd Portefølje 11.76 7.61 11.74 Total Referanseindeks 11.62 3.12 Differanse 0.14 4.49 5.72 3.67 9.39 Totalportefølje pr 31.12.2011 Oppnådd avkastning 2012 Netto tilførte midler Totalportefølje pr 31.12.2012 NOK 109 906 445 NOK 10 315 348 NOK 0 NOK 120 221 794 Tabellen nedenfor viser utvikling i porteføljeverdi siste ca 9,5 års periode. Innskutt kapital pr 31.12.2012 er NOK 63 mill. Opptjent avkastning utgjør ca NOK 57,2 mill i perioden. Av tabellen fremgår reell avkastning for porteføljen og kommunens investeringsstrategi for hvert kalenderår, sammenholdt med et anslag på bankrenten for året. Grunnkapital UB 2003 2004 2005 Innskutt kapital 67 000 000 Avkastning 3 245 196 8 493 114 10 388 392 (4 000 000) 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 11 182 310 5 088 886 (13 653 739) 17 144 670 10 342 984 (5 315 496) 10 315 348 63 000 000 - 57 231 665 Uttak av Porteføljeverdi Faktisk Avkastning ihht Bank avkastning UB avkastning strategi avkastning (22 128) - (22 128) 70 245 196 78 739 779 85 116 831 4.85 % 12.07 % 16.53 % 2.63 % 5.51 % 7.69 % 96 299 141 101 388 027 87 734 288 104 878 958 115 221 941 109 906 445 120 221 794 13.14 % 5.28 % -13.37 % 19.54 % 9.86 % -4.61 % 9.39 % 4.86 % 3.58 % -1.12 % 7.08 % 8.89 % 2.25 % 5.72 % 120 221 794 72.68 % 47.09 % MRK 1.3 % Oppstart august 1.7 % 2.2 % Ut 25 022 128 ultimo mai Inn 21 000 000 medio des 2.8 % 4.8 % 5.9 % 2.2 % 2.5 % 2.7 % 2.2 % 28.25 % NB: Summert avkastning for hele perioden tar ikke hensyn til rentesrenteeffekter, og er kun for enkel illustrasjon. 2.3. Risiko i porteføljen I forvaltningen søkes det etablert en stor grad av stabilitet og forutsigbarhet. Risiko knyttet til dagens investeringsstrategi gir et forventet utfallsrom som med 95 % sannsynlighet vil kunne variere mellom -5,6 % og +20,3 %. Avkastningen vil forventningsmessig i 2 av 3 år variere mellom +0,9 % og +13,8 %. Verdifall gitt Finanstilsynets definisjon av stresstest er -12 %. I 2012 har risikoen i porteføljen vært noe høyere, men dog innenfor tillatte rammer, enn normalposisjonen i strategien som følge av en overvekt i aksjer gjennom hele året. Porteføljen har en fondssammensetting som avviker noe risikomessig fra Årsberetning 2012 Side 6 referanseindeksene i normalposisjonen. I de ulike delporteføljene er det lagt stor vekt på å benytte fondskombinasjoner som har gode egenskaper samlet. Andelen tillatt relativ risiko (avvik fra referanseindeks) er regulert i finansreglementet. 2.4. Momenter ifm årsoppgjør 2012 Kommunen har en firedelt målsetting knyttet til plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva adskilt fra kommunens midler beregnet for driftsformål: Opprettholde realverdi av langsiktige finansielle aktiva (forventet 2,5 % pr år) Kunne budsjettere med årlig uttak tilsvarende 3,5 % av langsiktige finansielle aktiva Opprettholde et tilstrekkelig bufferfond for fremtidig eventuell lav avkastning Søke å oppnå avkastning på langsiktige finansielle aktiva som i gjennomsnitt er 2,4 % - poeng høyere enn et risikofritt alternativ til akseptabel risiko Inflasjonsjustering av grunnkapitalen Ved beregning av konkret beløp for inflasjonsjustering av kommunens grunnkapital, må det tas hensyn til hvor lenge midlene har vært plassert sammenholdt med faktisk prisstigning pr måned oppgitt fra Statistisk Sentralbyrå. Inflasjonen i 2012 var 1,38 % og er eksempelvis 18,32 % siden oppstart i august 2003. Nødvendig beløp for å inflasjonsjustere grunnkapitalen siden oppstart er NOK 11 170 820. Kommunens inflasjonsjusteringsfond er NOK 10 162 445 pr 31.12.2012. Bufferfond Kommunens målsetning er at bufferfondet skal utgjøre ca 13 % av kapitalen. Dette utgjør ca NOK 15,63 mill pr 31.12.2012. Bufferfondet utgjør NOK 14 978 852 ved utgangen av 2012 før regnskapsavslutningen. 2.5. Langsiktig strategi – finansreglement Følgende tabell viser investeringsstrategien vedtatt i kommunens finansreglement i 2010, samt reell fordeling av midlene pr 31.12.2012: Aktivaklasse Aksjefond Norge Global Markeds-verdi 53 571 204 26 299 774 27 271 430 Norge Utland 66 650 534 40 393 226 26 257 308 55.4 % 60.6 % 39.4 % 70 % 75 % 25 % 100 % 100 % 40 % 50 % 60 % 0% 56 120 221 794 0.0 % 100.0 % 100 % - - Rentebærende Bankinnskudd Total Allokering 44.6 % 49.1 % 50.9 % Strategi 30 % 50 % 50 % Max 50 % 100 % 100 % Min 0% 0% 0% Referanseindekser Oslo Børs Hovedindeks MSCI World NTR OBI Stat 3 år (ST4X) Citigroup World Gov.Bond indx Hedged to NOK Som det fremgår har porteføljen overvekt i aksjer som aktivaklasse. Fordelingen mellom Norge/ globalt for aksjer er nær strategiske vekter. Porteføljen har en overvekt i globale obligasjoner. Dette er primært gjort for å reduserer risikoen i obligasjonsforvaltningen, men har også gitt en positiv avkastningseffekt i 2012. Årsberetning 2012 Side 7 Porteføljen skal minimum rebalanseres når porteføljevektene når min/maks grensene. Porteføljen har i 2012 vært forvaltet innenfor rammene i finansreglementet. 2.6. Porteføljeutvikling 2012 og siden oppstart Figuren under til venstre viser totalporteføljens utvikling siden oppstart i 2005, med en akkumulert avkastning på 46 %. Dette er 8,2 % - poeng mer enn kommunes referanseindeks/ finansreglement i samme periode. Høyre figur viser den årlige avkastningen for hhv totalporteføljen og kommunes referanseindeks/ finansreglement. Årlig geometrisk avkastning for kommunens langsiktige portefølje er 7,3 % siden oppstart. Dette er årlig 2,3 % - poeng mer enn kommunes referanseindeks/ finansreglement. Aksjer Figuren til venstre viser aksjeporteføljens utvikling siden oppstart i 2003, samt utviklingen for aksjeporteføljens referanseindeks i samme periode. Akkumulert avkastning for aksjeporteføljen er 140 % i perioden, og dette er 54 % poeng mer enn porteføljens referanseindeks. Av figuren fremgår det også at porteføljen ennå ikke har tatt igjen nivåene fra før finanskrisen i 2008. Oslo Børs Hovedindeks steg 15,4 % i 2012. Fondsindeksen (som er den reelle sammenligningen for kommunens aksjefond) steg 20,7 %. Gjennomsnittlig avkastning for børsen målt over siste 25- års periode er ca 14 %. Verdensindeksen for aksjer steg ca 16 % i 2012, men en styrking av NOK gjennom året medførte at avkastning målt i NOK ble 7,6 %. Gjennomsnittlig avkastning for denne indeksen over samme tidsperiode er ca 9 % i NOK. Årsberetning 2012 Side 8 Kommunens aksjeportefølje steg 11,8 % i 2012. Dette er 0,1 % - poeng bedre enn porteføljens referanseindeks. Porteføljen har gjennom året hatt tilnærmet strategivekt rundt forholdet Norge/ globalt, og følgelig er allokeringseffektene minimale for porteføljen. Av figuren til venstre fremgår det at månedlig meravkastning varierer en del, og at dette i sum gir et lite, positivt bidrag. Seleksjon angir om forvalterne i sum har skapt meravkastning ut over referanseindeksene. De viktigste bidragsyterne til den positive seleksjonseffekten kom igjennom plasseringene i Delphi Global og KLP Aksje Global (valutasikret indeksfond). Obligasjoner/ rentebærende papirer Figuren til venstre viser utviklingen for den rentebærende porteføljen siden oppstart i 2003, samt utviklingen for porteføljens referanseindeks i samme periode. Akkumulert avkastning for denne porteføljen er 50,4 % i perioden, og dette er 0,5 % - poeng svakere enn porteføljens referanseindeks. Av figuren fremgår det også at porteføljen har hatt en verdiutvikling preget av relativt lite svingninger. Referanseindeksen ST4X (norske statsobligasjoner med 3 års løpetid) steg 2,2 % i 2012. Fallende renter fra de høye nivåene på 1980-90 tallet forklarer i stor grad at den gjennomsnittlige avkastning for denne indeksen målt over de siste 25- årene er 8,6 %. Referanseindeksen for globale statsobligasjoner steg 6 % i 2012. Gjennomsnittlig avkastning for denne indeksen over samme tidsperiode er ca 7 % målt i NOK. Kommunens rentebærende portefølje steg hele 7,6 % i 2012. Dette er 4,5 % - poeng bedre enn porteføljens referanseindeks. Den rentebærende porteføljen har ihht kommunens strategi investeringer både i Norge og globalt. Globale plasseringer er valutasikret. Porteføljen har gjennom året hatt overvekt i globale obligasjoner, og dette har bidratt med er positiv Årsberetning 2012 Side 9 allokeringseffekt (ca 0,5 %- poeng). Av figuren fremgår det også at meravkastningen forklares av seleksjonseffekter. Positive seleksjonsbidrag kom blant annet igjennom plasseringene i Danske Invest, DnB og KLP. Oppnådd meravkastning for året forklares i stor grad av at obligasjonsfondene har mandat til å investere i rentepapir med noe høyere kredittrisiko enn referanseindeksene. Disse plasseringene har oppnådd bedre avkastning enn rene statspapirer som referanseindeksene er sammensatt av. 2.7. Porteføljeendringer 2012 Melhus kommune har utført transaksjoner i 2012 i forbindelse med salg av aksjefondet Tradewinds. Nytt fond i porteføljen er Nordea Stabile Aksjer. I tillegg gikk kommunen ut av Handelsbanken Norge og inn i Fondsfinans Spar. Likeledes ble plasseringen i Storebrand Likviditet solgt, samt at det ble foretatt et bytte mellom to obligasjonsfond i DnB. Mot slutten av året gikk kommunen ut av Pareto Verdi og inn i Danske Invest Norske Aksjer. 2.8. Benyttede forvaltere i 2012 – resultater Tabellene nedenfor viser hvilke forvaltere og fond som er i porteføljen pr 31.12.2012. ”Differanse” indikerer om fondet har gjort det bedre/ dårligere enn sin referanseindeks. Aksjer Norge Pareto Verdi Storebrand Aksje Innland Fondsfinans Spar Danske Invest Norske Aksjer Instutisjon I Utland Skagen Kon-Tiki Delphi Global KLP Aksje Global Indeks II Nordea Stabile Aksjer Global Etisk Sum aksjer Portefølje 15.25 13.34 13.87 2.16 Referanseindeks 15.36 21.34 15.36 8.59 Differanse -0.11 -7.99 -1.49 -6.43 Markedsverdi Allokering Referanseindeks 26 299 774 Oslo Børs Hovedindeks 0 Oslo Børs Fondindeks 11 753 237 Oslo Børs Hovedindeks 9 698 799 Oslo Børs Fondindeks 0.02 0.14 -0.12 4 847 738 8.71 5.61 10.08 16.15 7.59 9.81 7.59 16.28 1.12 -4.20 2.50 -0.13 27 271 430 9 392 407 5 367 545 7 323 344 MSCI World NTR i NOK MSCI Emerging Markets NTR i NOK MSCI World NTR i NOK KLP World Hedged to NOK 0.88 11.76 0.09 11.62 0.79 0.14 5 188 134 53 571 204 MSCI World NTR i NOK Oslo Børs Fondindeks Av tabellen over fremgår det at aksjeporteføljen som helhet oppnådde et sterkt resultat for året. Avkastningen for Delphi Global, Danske Invest og Nordea Stabile Akjser er fra investeringstidspunktene. Av tabellen under fremgår det at den rentebærende porteføljen som helhet, herunder også samtlige enkeltfond, har en svært god avkastning for året. Årsberetning 2012 Side 10 Portefølje Referanseindeks Differanse Norge Danske Invest Norsk Obligasjon Inst. 7.21 2.17 5.04 40 393 226 OBI Stat 3 år (ST4X) 7.30 2.17 5.13 18 550 974 OBI Stat 3 år (ST4X) DnB Obligasjon (III) 6.54 1.47 5.07 21 842 252 OBI Stat 3 år (ST4X) Utland 8.80 6.02 2.77 26 257 308 KLP Obligasjon Global I 9.60 11.21 -1.61 15 699 990 Citigroup World Gov.Bond indx Hedged to NOK Barclays Global Aggregate Corporate Socially Responsible ex Norway ex Tobacco Storebrand Global Obligasjon A 5.57 5.26 0.31 10 557 318 Citigroup World Gov. Bond Index Hedged to NOK Sum rentebærende 7.61 3.12 4.49 66 650 534 Renter Markeds verdi Allokering Referanseindeks Bruk av flere, spesialiserte forvaltere gir muligheter for å utnytte spisskompetanse i markedet. Forvaltere og fond i kommunens delporteføljer er valgt på bakgrunn av både kvantitative og kvalitative kriterier. I tillegg foretas det beregninger omkring samvariasjon mellom fondene i kommunens totalportefølje. Et viktig virkemiddel for å oppnå forventet meravkastning i forvaltningen er å holde kostnadselementet i forvaltningen så lavt som mulig. 2.9. Bidragsanalyse for 2012 og siste ca 9,5 års periode Kommunens vedtatte strategi vil forventningsmessig forklare det meste av oppnådd avkastning og svingninger i denne over tid. Frihetsgrader i strategien gir innenfor spesifiserte risikorammer anledning til aktive valg rundt: Seleksjon Allokering – valg av forvaltere som leverer positiv meravkastning ifht markedene – forholdet mellom aksjer/ renter og/eller Norge/ utland i porteføljen Det er ikke alltid et mål at seleksjonseffekten skal bli størst mulig siden en del av midlene forvaltes indeksnært. Av venstre figur fremgår resultatet i 2012 og de enkelte elementers bidrag til avkastningen. Høyre figur viser tilsvarende siste 9,5 års periode, og det fremgår at seleksjon har gitt et positivt bidrag til avkastningen. Årsberetning 2012 Side 11 2.10. Kort markedskommentar 2012 2012 går inn i historien som et år preget av store utfordringer for flere regioner i kjølvannet av finanskrisen noen år tidligere: Den europeiske gjeldskrisen er definitivt ikke løst, og det gjennomføres store innstramminger og nedskjæringer i mange land. Arbeidsledigheten i EU-landene stiger videre og er nå rundt 12 %. I Tyskland er ledigheten stabil, mens den er økende i Frankrike, Italia og Spania (27 %!). Sosial uro og svak økonomisk vekst er felles tema. Gjennom tydelige og sterke virkemidler har EU, den europeiske sentralbanken (ECB) og IMF unngått en fullstendig kollaps i de finansielle markedene i Europa I USA var nyhetsbildet på slutten av året preget av budsjettforhandlinger. Kongressen vedtok et forlik om utsettelse av forhandlingene av det såkalte budsjettstupet. Arbeidsmarkedet i USA har vist bedring gjennom store deler av året. Sammen med signaler om en bedring i boligmarkedet og andre økonomiske nøkkeltall, har dette bidratt til et løft i den amerikanske økonomien i 2012 Kina og andre emerging markets har vært igjennom en periode med svakere vekst i økonomien. Vekstavmatningen i Kina har stabilisert seg, og landet har i den senere tid vist gode takter både med tanke på industriproduksjon og innenlandsk forbruk. Kina er for øvrig én av Europas viktigste handelspartnere. Det nye lederskapet har uttalt ønske om å fortsette reformarbeidene. Øvrige fremvoksende økonomier har jevnt over klart å få kontroll med den økende inflasjonen Norge er annerledeslandet på alle områder. Diskusjonene hos oss er boligrelaterte, samt hvor sterkt et internasjonalt tilbakeslag vil kunne ramme Norge. Den lave renten på 1,5 % er «dop» for vår økonomi med høy økonomisk vekst, sterk lønnsvekst og lav arbeidsledighet. Oljeprisen holdt seg stabilt høy gjennom hele 2012 I 2012 søkte investorene andre investeringsklasser enn aksjer, og omsetningsvolumene i aksjemarkedet gikk kraftig ned. Kapitalinnhenting i aksjemarkedet var betydelig lavere i 2012 enn i de tre foregående årene. Obligasjonsmarkedet ble riktignok flittig benyttet for å finansiere norsk næringsliv i 2012. 2012 føyer seg inn i rekken av år den senere tid hvor andelen fond som oppnår høyere avkastning enn sin referanseindeks er svært lav. For norske aksjefond var det kun 22 % som klarte dette. For globale fond er statistikken enda svakere, og eksempelvis er det kun 12 % av globale fond i våre databaser som har oppnådd høyere avkasting enn markedet over den siste 3 års perioden. Årsakene til dette er flere, men mye forklares av forvalteres overvekt mot små selskaper og verdiselskaper (begge kategorier har svakere resultater enn brede indekser). Selv om de grunnleggende problemene i flere av verdens største økonomiske regioner ikke er løst, får vi stadig tegn til at risikoen for økonomisk sammenbrudd avtar. Sentralbankene har vært handlekraftige gjennom krevende år, men kritikken mot disse er også tiltagende siden stimulansene er enormt store. Vi vil nok snakke om finanskrise og gjeldsutfordringer i mange år enda. Årsberetning 2012 Side 12 2.11. Fremdrift 2013 Forvaltningen av kommunens midler er bygget opp rundt noen sentrale målsetninger. Svak avkastning vil kunne påvirke kommunens tjenesteproduksjon på kort sikt. Et tilstrekkelig stort bufferfond vil dempe de kortsiktige svingningene. Kommunen har før årsoppgjøret 2012 etablert både inflasjonsjusteringsfond og bufferfond i henhold til egne målsetninger. Formålet med forvaltningen av de langsiktige midlene er å gi Melhus kommune gode og stabile tilskudd over tid, samtidige som kommunen evner å håndtere negative verdiendringer som vil komme. Vi har erfart over lang tid at en suksessfaktor er at kommuner evner å håndtere også år med god avkastning gjennom bufferfondsavsetninger og kontroll på drift. Dette innebærer også at en tar aktive grep i økonomiplanen for dagens lave rentenivå. I kommunens finansreglement legges det opp til en helhetlig tankegang rundt kommunens finansforvaltning. Målsetningen er å oppnå ønsket netto finanskostnad til akseptabel risiko, herunder størst mulig grad av forutsigbarhet knyttet til dette. Netto finanskostnad er samlet rentekostnad fratrukket samlet avkastning på finansielle plasseringer. Bidrag fra den samlede finansforvaltningen skal i minst mulig grad være utslagsgivende for kommunens tjenesteproduksjon for øvrig. Porteføljen vil på bakgrunn av utviklingen i aksje- og rentemarkedene til tider kunne gi lavere avkastning enn en bankplassering. Sannsynligheten for å oppnå høyere avkastning enn bank med en treårs investeringshorisont er rundt 76 %. Langsiktig forvaltning er med andre ord knyttet opp til investeringens tidshorisont og investors risikobærende evne, og i svært liten grad til ”timing” av markedene. Kommunen bør revidere den langsiktige strategien med jevne mellomrom. Det er et krav at finansreglementet skal revideres minst én gang i hver valgperiode. 3. UTVIKLING I LÅNEGJELD Figuren under viser netto lånegjeldsutviklingen i Melhus kommune i perioden 1995 til 2012 i pst. av driftsinntektene. Årsberetning 2012 Side 13 Figur 2: Ved utgangen av 2012 utgjorde netto lånegjeld i Melhus kommune 1.167 mill. kroner. Dette utgjorde 115,1 pst. av kommunens driftsinntekter eller kr 74 449 pr. innb. Dersom en sammenligner datamateriale for de andre kommunene i fylket og kun ser på den eksterne gjelden ser en at snittet for fylket ligger på en ekstern lånegjeld ved utgangen av 2012 som tilsvarer 104 pst. av driftsinntektene. Melhus kommune har her en andel på 120 pst. Bilde i Sør-Trøndelag varierer mye fra en andel på 43 pst. til en andel på 148 pst. Med denne målingen har Melhus kommune den femte høyeste gjeldsbelastningen i fylke. Den sterke veksten i gjeldsbelastingen skyldes i sin helhet finansieringen av Lundamo barneskole (129 mill. kroner), utvidelse av Buen omsorgssenter (150 mill. kroner) og nye Hovin barnehage (32 mill. kroner). Alle disse prosjektene ( 311 mill. kroner) er finansiert over 40 år hvilket innebærer en årlig utgift knyttet til å betjene renter og avdrag på 19 mill. kroner. Utover dette har også kommunen pådratt seg økte årlige vedlikeholdsutgifter på 3 mill. kroner samt årlige økte driftsutgifter knyttet til drift nye sykehjemsplasser tilsvarende 12 mill. kroner. I alt er de årlige utgiftene økt med 34 mill. kroner som følge av disse tiltakene. Tabellen under gir en grov oversikt over hvordan gjelden i Melhus fordeler seg mhp. på finansiering. Årsberetning 2012 Side 14 En ser av tabellen at pr. 31.12.12 var 63 pst. av netto lånegjelden ikke selvfinansierende. 4. UTVIKLING I NETTO DRIFTSRESULTAT Figuren under viser utviklingen i netto driftsresultat i pst. av driftsinntektene for perioden 1998 til 2012i henhold til avlagt regnskap. Figur 3: Som en ser av oversikten over har kommunens økonomi vært god de ni siste årene. Årsaken til den gode økonomien ligger i et sterkt fokus på økonomistyring i alle ledd i organisasjonen kombinert med følgende forhold: o Lavt rentenivå i 2004, 2005, 2006, 2009, 2010, 2011 og 2012 Årsberetning 2012 Side 15 o Nytt statstilskudd til ressurskrevende brukere fra og med 2004 o Meget høy avkastning på likvide midler avsatt til langsiktig forvaltning i 2004, 2005, 2006, 2009, 2010 og 2012 o Høye netto merinntekter knyttet til momskompensasjon på grunn av høyt investeringsnivå i 2004-2006. o Høyere utbytte fra TrønderEnergi AS enn lagt til grunn i budsjettene. o Meget god budsjettdisiplin i virksomhetene i Melhus kommune Ser en på resultatene i kommunene i Sør-Trøndelag for 2012, utgjør netto driftsresultatet i pst. av driftsinntektene 4,8 pst. For kommunene ekskl. Trondheim utgjør dette 3,6 pst. Spredningen i Sør-Trøndelag går fra -4,2 pst til 7,7 pst. Melhus kommune har det nest høyeste netto driftsresultatet i Sør-Trøndelag målt i pst. Av driftsinntektene. 5. AVVIK MELLOM BUDSJETT OG REGNSKAP Melhus kommunes omsetning i 2012 er på 1300 mill. kroner fordelt med 1014 mill. kroner på drift og 287 mill. kroner innen investering. Driftsregnskapet ble avlagt med et regnskapsmessig overskudd på kr. 22,044 mill. og et netto driftsresultat på kr. 67,209 mill. Det er overført kr. 46,387 mill. fra driften til finansiering av utgifter i investeringsregnskapet. Resultatet fordelt på rammeområder følger av oppstillingen under: Rammeområde 1 Rammeområde 2 Rammeområde 3 Rammeområde 4 Rammeområde 5 Administrasjon, støtte og utvikling Kultur og opplæring Helse og omsorg Forebygging, aktivitet og læring Landbruk, miljø og tekniske tjenester Regnskap 2012 42.212 269.107 196.235 79.079 50.531 637.164 Regulert Budsjett 2012 42.340 269.242 193.778 80.338 50.599 636.297 Avvik 128 134 -2.457 1.259 67 -867 Under blir det redegjort for avvik mellom budsjett og regnskap knyttet til driften av Melhus kommune i 2012 fordelt på rammeområder. Rammeområde 1 Rammeområde 1 omfatter rådmannsteamet, utviklingsseksjonen, økonomiseksjonen, service- og personalseksjonen og politikk. Totalt sett gikk rammeområde 1 med ett netto mindreforbruk i forhold til justert budsjett på kr 128.000 i 2012. Rammeområde 2 Oversikten under viser avvik mellom regnskap og budsjett 2012 for virksomhetene som inngår i rammeområde 2: Budsjettansvar Brekkåsen skole Gimse skole Høyeggen skole Rosmælen skole og barnehage Flå skole og barnehage Regnskap 14.648 18.982 17.377 18.006 16.123 Årsberetning 2012 Budsjett 14.648 18.982 17.772 18.006 15.674 Avvik 0 0 395 0 -449 Side 16 Lundamo skole og barnehage Hovin skole og barnehage Gåsbakken skole og barnehage Eid skole og barnehage Gimse ungdomsskole Lundamo ungdomsskole Nedre Melhus barnehager Kultur- og fritid Rådmannens Ramme 2 Sum 17.961 15.248 8.062 14.799 23.989 14.458 36.747 15.596 37.112 269.108 17.236 15.248 8.059 15.405 23.989 14.464 36.191 15.449 38.120 269.243 -725 0 -3 606 0 6 -556 -147 1.008 134 (hele tusen) Flere av virksomhetene på rammeområde 2 har benyttet tidligere avsatte midler til disposisjonsfond til å saldere eller redusere regnskapsunderskuddet. Tabellen under viser hvilke virksomheter dette gjelder: Budsjettansvar Brekkåsen skole Gimse skole Rosmælen skole- og barnehage Hovin skole og barnehage Gimse U Sum bruk av disposisjonsfond Beløp (i kr.) 165.586 182.230 28.380 400.271 186.451 962.918 Under følger en kort redegjørelse i forhold til de virksomheter på rammeområde 2 som hadde et underskudd i 2012: Brekkåsen skole Regnskapet er saldert ved bruk av disposisjonsfond for å dekke opp nødvendige oppgraderinger av Pc-parken samt til bygningsmessige tiltak. Gimse skole Regnskapet er saldert ved bruk av disposisjonsfond til utgifter knyttet til oppgradering av uteområde. Rosmælen skole og barnehage Regnskapet er saldert ved bruk av disposisjonsfond. Flå skole og barnehage Virksomheten har et merforbruk på kr. 449.000 i 2012. Merforbruk i skole/spes kr. 286.000 relateres hovedsakelig til drift. Dette er kostnader ifm. elevhospitering på Gilantunet og alternative løsninger mht. utagerende atferd. Det er foretatt innkjøp av læremidler/lærebøker, og utstyr, samt satsing på kompetanse. Merforbruk i SFO relateres til for høye lønnsutgifter. Merforbruk på kr. 190.000 i barnehage er utelukkende drift: Budsjettgrunnlaget dekker utgifter til kopiering, kontorutgifter og forbruksartikler. Merforbruket er dyrere mat (fylkesavtale), samt utgifter til nødvendig undervisningsmateriell. Lundamo skole og barnehage Årsberetning 2012 Side 17 Gjennomgående for høy aktivitet på virksomheten gjennom hele 2012. Budsjettet er satt i balanse for 2013. Hovin skole og barnehage Planlagt merforbruk i 2012 er saldert med bruk av disposisjonsfond. Gimse Ungdomsskole Planlagt bruk av disposisjonsfondet gjør ar regnskapet går ut i balanse. Nedre Melhus barnehager Virksomheten har et merforbruk på lønns- og driftspostene i 2012. Rammeområde 3 Oversikten under viser avvikene mellom regnskap og budsjett 2012 for de virksomheter som inngår i rammeområde 3: Budsjettansvar Nedre Melhus helse- og omsorg Horg/Flå helse- og omsorg Hølonda helse- og omsorg Bo- og avlastning Folkehelse Rådmannens ramme 3 Sum Regnskap 55.243 45.091 19.205 54.897 8.207 13.590 196.235 Budsjett 53.283 45.010 18.702 53.938 8.169 14.675 193.778 Avvik -1.960 -81 -503 -959 -38 1.085 -2.457 Rammeområde 3 har et netto merforbruk i 2012 på kr. 2.457.000. Årsakene til merforbruket er kommentert under: Nedre Melhus helse- og omsorg Rapport basert på avsluttet regnskap NMHO 2012: Overforbruk: 1.96 millioner. Avviket ved årets slutt - minus 3,6% - har i prinsippet vært stabilt siden juni, tross styrking av budsjettet i høst. Merforbruket er så godt som utelukkende knyttet til variabel lønn, dvs. ekstravakter og vikarer. Med de utfordringer og det aktivitetsnivået/kvalitetsnivået som forventes og kreves av helse og omsorg, blir enkelte av variabel-lønn-postene oppbrukt tidlig på året, gjerne allerede i mars/april. Det manglende samsvaret mellom aktivitetsnivå og økonomisk ramme har sammensatte årsaker, bl.a. vedvarende utfordringer knyttet til uro/adferdsavvik hos demente, terminalpleie og/eller svært store pleiebehov blant brukere. I tillegg kommer ekstra behov knyttet til tidlige utskrivinger fra St.Olav, jfr. Samhandlingsreformen. Disse behovene blir i dag møtt med økt forbruk på variabel lønn, dvs. ekstravakter, overtid og tilsvarende. De akutt oppstående behovene kan sjelden unngås eller ignoreres, og det er ingen grunn til å tro at slike behov vil avta verken på kort eller lang sikt. Inntektene beløper seg til 1,5 mill. mer enn budsjettert. Knapt halvparten av dette er økt brukerbetaling, et ikke ubetydelig signal om aktivitetsøkningen i Nedre Melhus helse og omsorg. Et annet eksempel: Belegget på Buen sykehjem i 2012 har vært 108%. Lønnsoppgjør kompenseres krone for krone når det gjelder deler av fast lønn og visse typer faste tillegg. For variabel lønn gis ingen automatisk kompensasjon. I NMHO utgjorde variabel lønn 9,3 mill. i 2012. Årsberetning 2012 Side 18 Det gis heller ingen kompensasjon for prisstigning. Matvarer, bensin/diesel, bil-leasing, medisiner er eksempler på budsjettposter som hvert år har merforbruk, eller må økes på bekostning av variabel lønn-postene. Budsjettkorrigeringer foretas riktignok i forbindelse med tertialrapporteringene. Disse er i de fleste tilfellene ikke treffsikre nok og heller ikke tilstrekkelige til å dekke det pågående merforbruket. Horg/Flå helse- og omsorg Ved Horg/Flå er det er merforbruk på kr. 82.000 i 2012. Det er merutgifter knyttet til kjøp av eksterne tjenester til en bruker, høyt sykefravær med påfølgende vikarutgifter, utgifter knyttet til samhandlingsreformen og ekstra innleie ved overbelegg og alvorlig sykdom. I tillegg er det et stort kostnadsmessig press på driftspostene matvarer, medisinske forbruksvarer og billeasing. Merutgiftene oppveies i hovedsak av økte inntekter. Hølonda helse- og omsorg Rapport basert på avsluttet regnskap HHO 2012: Overforbruk: 505.000. Avviket ved årets slutt er på minus 2,7%. Merforbruket er knyttet til variabel lønn (ekstravakter og vikarer), brukerstyrt personlig assistent (BPA) og omsorgslønn. Nivået på merforbruk er redusert ved at stillinger er holdt vakant og ved minimal vikarbruk ved korttidsfravær. Med de utfordringer og det aktivitetsnivået /kvalitetsnivået som forventes og kreves av helse og omsorg, blir enkelte av variabel-lønn-postene oppbrukt tidlig på året. Det manglende samsvaret mellom aktivitetsnivå og økonomisk ramme har sammensatte årsaker, bl.a. vedvarende utfordringer knyttet til uro/adferdsavvik hos psykisk syke og demente, terminalpleie og/eller svært store pleiebehov blant brukere. I tillegg kommer ekstra behov knyttet til tidlige utskrivinger fra St.Olav og BPA som ikke kan avslås eller løses på annen måte.Det er ingen grunn til å tro at slike behov vil avta verken på kort eller lang sikt. Inntektene beløper seg til 193`mer enn budsjetter grunnet økt brukerbetaling/aktivitetsøkning. Lønnsoppgjør kompenseres krone for krone når det gjelder deler av fast lønn og visse typer faste tillegg. For variabel lønn gis ingen automatisk kompensasjon. Det gis heller ingen kompensasjon for prisstigning. Matvarer, bensin/diesel, bil-leasing, medisiner er eksempler budsjettposter som hvert år viser et merforbruk, eller må økes på bekostning av variabel lønn-postene. Bo- og avlastning Overforbruk B/A i 2012: 961.000 som tilsvarer 1,8 %. Merforbruket knyttes i hovedsak til variabel lønn, dvs. ekstravakter og vikarer. Dette kan være knyttet til brukere med endrede behov der det må settes inn bemanning, men også vikar ved fødselspermisjon og ved langtidssykemelding, der det ikke gis refusjon som tilsvarer vikarkostnadene. Med de utfordringer og det aktivitetsnivået/kvalitetsnivået som forventes og kreves av helse og omsorg, blir enkelte av variabel-lønn-postene oppbrukt tidlig på året. Bo og avlastning har i 2012 fått tilført nye brukere og har startet opp omsorgstiltak knyttet til flere av disse der behovet har vist seg større enn det vi hadde ramme til. Vi er i løpet av året kompensert for deler av dette gjennom ordningen med ressurskrevende brukere, men ser at dette ikke har vært tilstrekkelig til å dekke det faktiske behovet. Disse behovene har blitt møtt ved økt forbruk på variabel lønn, dvs. ekstravakter, overtid og tilsvarende. De akutt oppstående behovene kan ikke Årsberetning 2012 Side 19 unngås eller ignoreres, og det er ingen grunn til å tro at slike behov vil avta verken på kort eller lang sikt., Lønnsoppgjør kompenseres krone for krone når det gjelder deler av fast lønn og visse typer faste tillegg. For variabel lønn gis ingen automatisk kompensasjon. I B/A utgjorde variabel lønn 6,8 mill. i 2012. Det gis heller ingen kompensasjon for prisstigning på matvarer, bensin/diesel, medisinske forbruksartikler mv. Folkehelse Dette ansvaret ble opprettet i 2012 på bakgrunn av at Legetjenesten ble overført fra Familie- og forebygging. Det er merutgifter knyttet til posten Legetjenester etter avtale. Rammeområde 4 Oversikten under viser avvikene mellom regnskap og budsjett 2012 for de virksomheter som inngår i rammeområde 4: Regnskap 62.398 6.757 9.923 0 79.079 Familie- og forebygging Aktivitet og bevegelse Læring- og tilrettelagt arbeid Rådmannen ramme 4 Sum Budsjett 62.305 6.788 11.087 157 80.338 Avvik -93 31 1.164 157 1.259 Familie og forebygging Regnskapet for 2012 viser et negativt avvik på kr. 93.000. Merforbruk på lovpålagte tjenester som barnevern, støttekontakter og økonomisk sosialhjelp, er i hovedsak dekket inn ved justeringer i aktivitetsnivået i virksomhetens øvrige tjenesteområder. Det må bemerkes at en tvist rundt kommunens egenandel i en omsorgssak i barnevernet fortsatt er uavklart. Dersom kommunen blir pålagt å dekke alle de omstridte kostnadene, vil dette medføre en utgift på ca. kr. 1 600 000,-. Rammeområde 5 Under følger en tabell som viser avvikene mellom regnskap og 2012 for de virksomheter som inngår i rammeområde 5: Budsjettansvar Arealforvaltning Teknisk drift Bygg- og eiendom Sum Regnskap 7.480 8.137 34.914 50.531 Budsjett 7.641 7.982 34.976 50.599 Avvik 161 -155 62 67 Teknisk drift: Merforbruket på teknisk drift i 2012 er på kr. 155.000. Drifta for veg, trafikksikkerhet og sikringskjøring går i har et lite merforbruk på kr. 11.000. Uforutsette utgifter til naturskade, hvor budsjettet er lik null, går 144.000 i minus. Årsberetning 2012 Side 20 Rammeområde 6 Rammeområde 6 omfatter utgifter til Revisjon Midt-Norge IKS, Sekretariat for kontrollutvalget, Arbeidsgiverkontrollen, Melhus kirkelig fellesråd, tilskudd til andre trossamfunn, driftstilskudd til Prestegårdslåna, driftstilskudd til ”Gamle Hovin”,Gauldal brann- og redning IKS og tilskudd til Gaula Natursenter, økonomisk bidrag til Trondheimsregionen samt tilskudd til kommunalt foreldreutvalg.. Regnskapsresultatet viser et mindreforbruk på kr. 66.838. Mindreforbruket skyldes i hovedsak en tilbakeføring av midler fra den interkommunale arbeidsgiverkontrollen basert på et positivt regnskapsresultat for 2011. Rammeområde 9 Under følger en redegjørelse for avvik mellom regnskap og budsjett innen rammeområde 9. Forutsetninger i økonomi og handlingsplanen for perioden 2012-2015 1. Finansinntekter a) Pr. 1. januar 2012 er det antatt at verdien av porteføljen som ligger til langsiktig forvaltning utgjør 108 mill. kroner. For 2012 er det budsjettert med en avkastning på 4,32 mill. kroner. For årene 2013-2015 er det lagt til grunn en avkastning på 4 pst. pr. år ut ifra den kapitalen en forventer å ha ved inngangen til det enkelte år. Forventet kapital ved inngangen til 2012 antas å være 108 mill. kroner, i 2013 112 mill. kroner, i 2014 116 mill. kroner og i 2015 120 mill. kroner. Dette innebærer at en legger til grunn en avkastning fra langsiktig forvaltning til finansiering av driften i kommunen tilsvarende 4,32 mill. kroner i 2012, 4,48 mill. kroner i 2013, 4,64 mill. kroner i 2014 og 4,80 mill. kroner i 2015. b) Utbytte fra TrønderEnergi AS er i perioden 2012-2015 basert på et årlig utbytte tilsvarende 112,5 mill. kroner. Melhus kommunes eierandel på 14,77 pst. gir da et årlig utbytte på 16,5 mill. kroner. c) Kompensasjonsrenten i tilknytning til GR 97 er satt til 2,92 pst. for årene 2012-2015. Rentekompensasjonen fastsettes ut ifra nivået på 9 måneders statsveksler pr. 1 juli året forut for budsjettåret tillagt et halvt prosentpoeng . d) Kompensasjonsrenten fra Husbanken i forhold til handlingsplanen for eldre er satt til 3,1 pst. for 2012, 3,69 pst for 2013, 4,55 pst. for 2014 og 4,55 pst. for 2015. Kompensasjonsrenten følger den til en hver tid gjeldende flytende rente i Husbanken. e) Kompensasjonsrenten fra Husbanken i forhold til rentekompensasjon på skoleanlegg er satt til 3,1 pst. for 2012, 3,69 pst for 2013, 4,55 pst. for 2014 og 4,55 pst. for 2015. Kompensasjonsrenten følger den til en hver tid gjeldende flytende rente i Husbanken. f) Avkastningen på alle konsernkonti i Fokus Bank er beregnet ut fra et rentenivå på 3 måneders NIBOR tillagt 1 prosentpoeng. For 2012 utgjør dette 4,1 pst., for 2013, 4,7 pst., for 2014 og 2015, 5,5 pst. det er lagt til grunn en snitt likviditet på 130 mill. kroner i 2012 synkende til 80 mill. kroner i 2014. Status pr. 31.12. a) Finansavkastning: markedsverdien på porteføljen endte 6 mill. kroner over budsjettert markedsverdi ved årets slutt. b) Aksjeutbytte fra TrønderEnergi AS ble 8,3 mill. kroner over vedtatt budsjett. c) Som budsjettert d) Kompensasjonsrenten knyttet til handlingsplanen for eldre er lavere enn forutsatt i vedtatt budsjett. Mindreinntekten endte på 0,3 mill. kroner. e) Kompensasjonsrenten knyttet skoleanlegg er knyttet til to gjennomførte anlegg, Lundamo U og Gimse U. Utover dette var det også forutsatt at kommunen fikk rentekompensasjon knyttet til utbyggingen på Lundamo B. Kompensasjonsgrunnlaget var her forutsatt å utgjøre 40 mill. kroner. Kommunen har imidlertid fått tilbakemelding fra Husbanken om at de er Årsberetning 2012 Side 21 f) "tom “for penger knyttet til denne ordningen i 2012, og at vårt prosjekt er satt på vent mot 2013. Samlet innebærer de sviktende forutsetninger å utgjøre en mindreinntekt på 1,5 mill. kroner. Merinntekten i 2012 ble på 4 mill. kroner i forhold til budsjettet. Bakgrunnen for meravkastningen er at kommunen har ubenyttede lånemidler som er tatt opp til finansieringen av utvidelsen av Buen sykehjem liggende i banken til forrentning. Rentenivået ble noe lavere enn forutsatt i budsjettet. 2. Finansutgifter a) Rentenivå knyttet til eksterne lån opptatt pr. 31.12.2012 fremgår av tabellen under. Årsberetning 2012 Side 22 Pr. 31.12.2012 var den samlede langsiktige lånegjelden i Melhus kommune på 1.227 mill. kroner. Av dette er 60 pst. knyttet opp mot fastrente avtaler, hvor hovedtyngden ligger på en binding på 10 år. I økonomiplanperioden 2012-15 er det tatt høyde for en rente tilsvarende en flytende rente på 3,1 pst. i 2012, 3,7 pst. i 2013, 4,6pst. i 2014 og 4,6 pst i 2014. Status pr. 31.12. Det flytende rentenivået ble noe lavere enn forutsetningene i budsjettet. Økt investeringer i form av bevilgning til nytt Familiesenter bidrar imidlertid til å øke renteutgiftene noe. Totalt sett ble renteutgiftene som forutsatt i budsjettet. 3. Skatt- og rammetilskudd a) Skatt- og rammetilskudd i perioden 2012-15 bygger på prognosemodell fra KS. Som igjen bygger på Statsbudsjettet for 2012. Status pr. 31.12. Skatt på inntekt og formue for 2012 endte opp med en merinntekt i forhold til budsjettet på 9,3 mill. kroner. Dette er en økning på 9,0 pst. I forhold til 2011. På landsbasis økte skatt på inntekt og formue med 6,5 pst. Kommunens rammetilskudd ble 7,8 mill. kroner høyere enn budsjettert. Bakgrunnen for at rammetilskuddet ble høyere enn budsjettert er at det inntektsutjevnende tilskuddet ble om lag 6 mill. høyere enn lagt til grunn og kommunens befolkningsvekst som ble langt høyere enn landsgjennomsnittet. 4. Eiendomsskatt a) Eiendomsskatten i planperioden er basert på at taksgrunnlaget for næringseiendommer og verker og bruk beskattes med en sats på 7 promille. Satsen er uendret i forhold til 2011. b) Eiendomsskatten i planperioden er basert på at taksgrunnlaget for fritidseiendommer, boligeiendommer og boligdelen av landbrukseiendommer beskattes med en sats på 2 promille. Satsen er uendret i forhold til 2011. c) Det legges til grunn et bunnfradrag på kr 100.000,- pr. boenhet, knyttet til eiendommer som omfattes av pkt. 4. b. d) Det er lagt til grunn en årlig utgift på 0,77 mill .kroner knyttet til administreringen av forvaltningen av eiendomsskatten. e) Samlet brutto inntekt fra eiendomsskatt, gitt forutsetningene i pkt. a-c, utgjør årlig 18,8 mill. kroner. Status pr. 31.12. Eiendomsskatteinntektene ble 1 mill. kroner høyere enn lagt til grunn i budsjettet. Merinntekten fordelte seg jevnt mellom værker og bruk/næring og bolig/fritid. 5. Momskompensasjon a) Det er ikke lagt opp til å inntektsføre påløpt momskompensasjon på investeringsprosjekter som vedtas fra og med budsjettet i 2012 i kommunens driftsregnskap. Status pr. 31.12. Som budsjettert 6. Salg- og kjøp av konsesjonskraft a) Melhus kommune har avtale med TrønderEnergi Kraft AS om salg av konsesjonskraft. I årene 2010, 2011 og 2012 vil også kommunen kjøpe kraft fra TrønderEnergi AS. Etter 2012 må Årsberetning 2012 Side 23 kommunen på nytt ut med anbud på kjøp av kraft. Det forutsettes at netto inntekt fra kjøp og salg av konsesjonskraft tilsvarende 14,8 mill. kwt gir 1,72 mill. kroner årlig. Det er da tatt høyde for at svingninger i kraftprisen på kommunens kjøp av kraft utlignes mot kjøp og salg av konsesjonskraft. Status pr. 31.12. Det ble budsjettert med 1,7 mill. kroner i netto inntekt fra salg av konsesjonskraft (14,8 mill. kwh). Denne budsjettposten har vært budsjettert på dette nivået i mange år. Regnskapstallene de senere årene har vist at netto inntekten har ligget langt over 1,7 mill. kroner, men at det stadig har vært brukt mere midler til å kompensere for økte samlede energiutgifter innen bygg- og eiendom og på gatelys. Dette har resultert i at dette område har vist et underskudd i forhold til budsjettet. For 2011 var dette underskuddet på 1,8 mill. kroner. Tilsvarende tall for de foregående årene var 2005 (overskudd 0,25 mill. kroner), 2006 (underskudd 2,3 mill. kroner), 2007 (underskudd 4,9 mill. kroner), 2008 (underskudd 1 mill. kroner), 2009 (underskudd 1,3 mill. kroner), 2010 (underskudd 0,2 mill. kroner). For 2012 endte en opp med et netto merforbruk på 5,3 mill. kroner. Dette skyldes ett noe høyere energiforbruk i 2012 enn i 2011. Hovedforklaringen på budsjettavviket ligger likevel i at kraftprisene gjennomgående var mye lavere i 2012 enn i 2011. Dette resulterte i at den kraften som ble solgt, ble solgt til en langt lavere pris enn i de senere årene. I 2012 ble kraften solgt til en gjennomsnittspris på 26,2 øre pr. kwt mens den for årene 2010 og 2011 ble solgt for hhv. 51,1 og 42,4 øre pr. kwt. 7. Avsetning lønnsoppgjør og pensjonsutgifter b) Det er fra 2011 til 2012 forutsatt en nominell årslønnsvekst på 4,0 pst. mens det for perioden 2012-15 er forutsatt en årlig nominell årslønnsvekst på 4,0 pst. c) Det er årlig satt av 17,2 mill. kroner for å håndtere reguleringspremie, premieavvik og akkumulert premieavvik knyttet pensjonsutgiftene fra KLP og Statens Pensjonskasse. Denne avsetningen er basert på foreløpige aktuarberegninger for 2012 og tilsvarer det en satte av i 2011. Hvorvidt dette er for høyt eller for lavt i årene 2012-15 avhenger av lønns- og G-vekst korrigert for selskapenes finansavkastning. Status pr. 31.12. Pensjonsoppgjøret for 2012 er klart, avsetningen i budsjettet vil holde. Lønnsoppgjøret for 2012 ble 4,5 mill. kroner dyrere enn lagt til grunn i budsjettet for 2012. Pensjonsavsetningene ble 0,2 lavere enn lagt til grunn i budsjettet, slik at samlet virkning ble en merutgift i forhold til budsjettet på 4,3 mill. kroner. Bakgrunnen for at det var satt av for lite var at lønnsveksten sentralt ble noe høyere enn lagt til grunn i Nasjonalbudsjettet for 2012. 8. Oppsummering a) Gitt forutsetningene listet opp i pkt. 1-11, angir tabellen under hva Melhus kommune vil ha til disposisjon for årene 2012-15. (Tall i 1000- kroner) Budsjett 2012 50 Øk.plan 2013 3.298 Øk.plan 2014 3.040 Øk.plan 2015 2.486 Underskuddene i 2012 til 2015 dekkes opp ved bruk av disposisjonsfond Årsberetning 2012 Side 24 Status pr. 31.12. Netto merinntekt på rammeområde 9 utgjør 23 mill. kroner i forhold til vedtatt budsjett. Det er da tatt høyde for at tilskuddet til ressurskrevende brukere ble 4 mill. kroner høyere enn lagt til grunn i budsjettet. 6. LIKESTILLING OG DISKRIMINERING Politisk virksomhet: I henhold til kommunelovens § 48 skal det redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. Rapportering på tilstand og tiltak i forhold til Likestilling og diskriminering er for 2012 rapportert på maler utarbeidet av KUN (Senter for Kunnskap og likestilling). Likestillingsombudet har nå meddelt Melhus kommune at kommunens redegjørelse om likestilling og diskriminering tilfredsstiller ombudets krav til rapportering. Under følger en tabell som viser hvilke utvalg som omfattes av likestillingsloven samt antall kvinner og menn og om likestillingsloven er ivaretatt: UTVALG Kvinner Menn Totalt Ivaretatt FORMANNSKAPET 5 6 11 Ja KOMITE FOR LIV OG LÆRE 6 5 11 Ja KOMITE FOR TEKNIKK OG MILJØ 5 6 11 Ja ADMINISTRASJONSUTVALGET 4 5 9 Ja RÅD FOR FUNKSJONSHEMMEDE 3 4 7 Ja MELHUS ELDRERÅD 5 2 7 Nei VILTNEMNDA 2 3 5 Ja VALGNEMNDA 5 6 11 Ja VALGSTYRET 5 6 11 Ja KLAGENEMNDA 2 3 5 Ja KONTROLLUTVALGET 2 3 5 Ja Kravet i likestillingsloven er følgende: § 21. (Representasjon av begge kjønn i alle offentlige utvalg m.v.) Når et offentlig organ oppnevner eller velger utvalg, styrer, råd, nemnder mv. skal begge kjønn være representert på følgende måte: 1. Har utvalget to eller tre medlemmer, skal begge kjønn være representert. 2. Har utvalget fire eller fem medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst to. 3. Har utvalget seks til åtte medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst tre. Årsberetning 2012 Side 25 4. Har utvalget ni medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst fire, og har utvalget flere medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst 40 prosent. 5. Reglene i nr. 1 til 4 gjelder tilsvarende ved valg av varamedlemmer. Det kan gjøres unntak fra reglene i første ledd når det foreligger særlige forhold som gjør det åpenbart urimelig å oppfylle kravene. Reglene i denne paragraf gjelder ikke for utvalg m.v. som etter lov bare skal ha medlemmer fra direkte valgte forsamlinger. For utvalg m.v. valgt av folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner gjelder bestemmelsene i kommuneloven. Som en ser av oversikten er likestillingsloven ivaretatt. Administrativ virksomhet: Likestillingsloven forbyr diskriminering på grunn av kjønn, graviditet og foreldrepermisjon. Lovens formål: Kjønn - Fremme likestilling mellom kjønnene med særlig sikte på å bedre kvinnens stilling. Det er nødvendig med bevisstgjøring rundt rekrutteringsprosessen. I bevisstgjøring med tanke på likestilling er det viktig med oppgradering av status for kvinnedominerte yrker, og at menn går inn i kvinnedominerte yrker. I Melhus kommunes arbeidsgiverstrategi punkt 5.2.1 Likestilling går følgende fram: ”Melhus kommunes mål er at den beste kvalifiserte søker ansettes i ledige stillinger, uten noen form for diskriminering på grunn av kjønn, alder, funksjonshemming, religion eller etnisk opprinnelse. Alle enheter skal tilstrebe å ha både mannlige og kvinnelige medarbeidere. Kommunen legger vekt på at begge kjønn deltar i kommunens beslutningsprosesser og dermed setter preg på kommunes utvikling." Diskrimineringsloven forbyr diskriminering på grunn av etnisitet, nasjonal opprinnelse, avstamming, hudfarge, språk, religion og livssyn. Lovens formål: Etnisitet, religion m.v. – fremme likestilling, sikre muligheter og rettigheter. Det er viktig med integrering av fremmedkulturelle kvinner og menn. 70 personer med annen etnisk bakgrunn har et arbeidsforhold i Melhus kommune. Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven forbyr diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne. Loven stiller også krav om individuell tilrettelegging på arbeidsplassen. Lovens formål: Nedsatt funksjonsevne – fremme likestilling for alle uavhengig av funksjonsevne. Bidra til nedbygging av samfunnsskapte barrierer og hindre at nye skapes. 6. Alle nye bygg tar hensyn til universell utforming 7. Vi har IA avtalen der vi tilrettelegger for våre ansatte alt etter hvilken grad av funksjonshemming den ansatte har. Arbeidsmiljøloven forbyr diskriminering på grunn av politisk syn, medlemskap i fagforening, seksuell orientering og alder. Årsberetning 2012 Side 26 Kommunens kjønnsstatistikk - ansatte fordelt på kjønn (antall) MENN KVINNER Kommunen totalt 220 1005 Toppledelse 17 15 Mellomledelse 20 50 Høgskole (mer enn 4 år) 31 80 Høgskole (1-4 år) 80 309 Faglærte 58 358 Ufaglærte 14 193 Sektorer fordelt på kjønn (antall) Rammeområde 1 (administrasjon) Rammeområde 2 (skole/barnehage) Rammeområde 3 (helse og omsorg) Rammeområde 4 (FaFo,Akt/beveg,LOTA) Rammeområde 5 (Areal, Teknisk, Byggeiendom) MENN 17 99 32 KVINNER 33 413 402 15 79 57 78 Kommunens kjønnsstatistikk - ansatte fordelt på gjennomsnittslønn (kr.) Kommunen totalt MENN KVINNER Toppledelse 685765 659000 Mellomledelse 507112 515857 Høgskole (mer enn 4 år) 503524 528508 Høgskole (1-4 år) 468018 460359 Faglærte 373873 358290 Ufaglærte 301155 327051 Sektorer fordelt på lønn (kr.) Rammeområde 1 Rammeområde 2 Rammeområde 3 Rammeområde 4 Rammeområde 5 MENN 599374 446292 415088 409094 424835 KVINNER 463526 409789 366678 443689 377533 MENN 166 9 16 13 KVINNER 414 67 209 180 Kommunens kjønnsstatistikk - hel- og deltid 100% (heltid) 99-81% 80-61% 60-35% Årsberetning 2012 Side 27 35% > 16 135 MENN 35 23 58 0 118 66 KVINNER 178 73 251 0 701 478 MENN 11 68 15 12 33 KVINNER 25 327 354 75 62 MENN 39 1 KVINNER 148 11 Kommunens kjønnsstatistikk - fravær Permisjon med lønn Foreldrepermisjon Fravær syke barn Omsorgspermisjon uten lønn Eget sykefravær, egenmelding Eget sykefravær, sykemelding Eget sykefravær totalt Rammeområde 1 Rammeområde 2 Rammeområde 3 Rammeområde 4 Rammeområde 5 Menn % 2,6 5,8 6,2 5,9 7,1 Kvinner % 5,1 6,8 8,6 14,0 7,2 Kompetanseheving Antall personer med lønn Antall personer uten lønn Kommunens kjønnsstatistikk - ekstra aktivitet på jobb MENN Overtidstimer 3144 KVINNER 4890 Bruk av seniortiltak – uttak av seniortillegg Rammeområde 1 Rammeområde 2 Rammeområde 3 Rammeområde 4 Rammeområde 5 MENN 3 6 2 5 6 KVINNER 2 14 27 11 11 Tiltak og rapportering av tiltak: Likestilling og diskriminering Melhus kommune hadde 29.10.2012 gjennomgang av likestillingsarbeidet i kommunen sammen med representanter fra Likestillingsombudet. På bakgrunn av gjennomgangen er det besluttet å utarbeide likestillingsplan. Årsberetning 2012 Side 28 Kommunen er med i pilotprosjektet «Likestilte kommuner» i regi av Likestillingsombudet og har i den anledning fått bevilget kr 300 000,- fra departementet til gjennomføring av 2 prosjekter. Forankring av likestillingsarbeidet: Status: Bakgrunn: Målsetting: Målgruppe: Forankring: Ansvarlig for gjennomføring: Igangsatt Reglement for Administrasjonsutvalget i Melhus kommune. Utarbeide plan for likestilling med hovedområder lønn, arbeidstid og rekruttering Alle ansatte Administrasjonsutvalget Politikere og ledere Rekruttering og forfremmelser: Status: Bakgrunn: Målsetting: Målgruppe: Forankring: Ansvarlig for gjennomføring: Igangsatt Kvalitetssikre at all rekruttering foretas uten noen form for diskriminering Melhus kommunes mål er at den beste kvalifiserte søker ansettes i ledige stillinger, uten noen form for diskriminering på grunn av kjønn, alder, funksjonshemming, religion eller etnisk opprinnelse. Alle enheter skal tilstrebe og ha både mannlige og kvinnelige medarbeidere. Kommunen legger vekt på at begge kjønn deltar i kommunens beslutningsprosesser og setter preg på kommunens utvikling. Ansatte og ledere Vedtatt i kommunens Arbeidsgiverstrategi Ledere på alle nivå Opplæring og kompetanseutvikling: Status: Bakgrunn: Målsetting: Målgruppe: Forankring: Ansvarlig for gjennomføring: Igangsatt Ikke økonomisk mål nr. 1.2.10 i Økonomi- og handlingsplanen «Gjennomføre kompetanseplanen ved bl.a å satse på lederutvikling og kompetanse på tvers.» Alle ansatte, uavhengig av kjønn, alder, etnisitet får muligheter til opplæring og kompetanseheving. Alle ansatte Arbeidsgiverstrategi. Ledere Tilrettelegging for ansatte med nedsatt funksjonsevne: Status: Bakgrunn: Målsetting: Igangsatt Vanskelig og finne annet egnet arbeid. Beholde ansatte lengre. Målgruppe: Forankring: Ansvarlig for gjennomføring: Alle ansatte Vedtatt i AMU Ledere. BHT Beholde flere ansatte med nedsatt funksjonsevne i arbeid, forhindre slitasje og nedsatt funksjonsevne Instruere i ergonomi/ta i bruk aktuelle hjelpemidler ved aktuelle enheter Årsberetning 2012 Side 29 Språklig tilrettelegging: Status: Bakgrunn: Målsetting: Målgruppe: Forankring: Ansvarlig for gjennomføring: Igangsatt desember 2012 Basiskompetanse i arbeidslivet Øke språkforståelse, tallforståelse og IKT kompetanse Ansatte med behov uavhengig av etnisitet. Ledere i aktuelle enheter. Administrasjon i samarbeid med AOF og VOX Tilrettelegging ved graviditet, foreldrefravær og andre omsorgsoppgaver: Status: Bakgrunn: Mål: Tiltak: Målgruppe: Forankring: Ansvarlig for gjennomføring: Igangsatt - Planlagt Høyt sykefravær blant gravide Redusere og forebygge fravær blant gravide Det er innført obligatoriske samtaler med alle gravide gjennom trekantsamtaler mellom leder, den gravide og bedriftshelsetjenesten. Hensikten er å skape trygghet og avklare spesielle behov rundt den gravides arbeidsutførelse. Samtalene skal som hovedregel gjennomføres innen første tredel av svangerskapet. Ammepermisjon er innarbeidet i permisjonsreglementet. Alle ansatte har anledning til fravær pga barns sykdom eller andre omsorgsoppgaver. Gravide, alle ansatte Vedtatt tiltak under IA mål. Lov og avtaleverk Nærmeste leder Tiltak mot trakassering og diskriminering: Status: Bakgrunn: Målsetting: Målgruppe: Forankring: Ansvarlig for gjennomføring: Iverksatt. Følge opp Arbeidsmiljølovens bestemmelser om gjengjeldelse som følge av varsling. Vedtatt egne retningslinjer og inngått avtale med varslingssekretariatet i Trondheim kommune. Avdekke uønskede forhold, vedtatt varslerordning Alle ansatte Vedtatt i Administrasjonsutvalget Ledere, personalsjef Seniorpolitikk: Status: Bakgrunn: Mål: Tiltak: Målgruppe: Påbegynt Nasjonalt IA-mål om å øke avgangsalder for arbeidstakere over 50 år Utsette avgangsalder. Bidra til bedre helse hos seniorer. Forlenge yrkesaktiviteten for personer over 50 år. Forbedre fysisk helse gjennom å stimulere til trening og økt fysisk aktivitet. Begrense belastningsskader ved å utforme arbeidsplasser som minsker ensformig arbeid. Trim og treningstilbud i kommunal regi. Samarbeid med treningssenter om rabatterte tilbud til ansatte. Økonomisk godtgjørelse eller uttak av ekstra feriedager for ansatte etter fylte 62 år. Milepælssamtaler skal gjennomføres årlig for alle ansatte over 57 år som tillegg til den ordinære medarbeidersamtalen. Seniorer Årsberetning 2012 Side 30 Forankring: Ansvarlig for gjennomføring: Administrasjonsutvalg Ledere i samarbeid med BHT Likelønn: Status: Bakgrunn: Målsetting: Målgruppe: Forankring: Ansvarlig for gjennomføring: Igangsatt Kvalitetssikre at lønnsutviklingen skjer uavhengig av kjønn eller etnisk bakgrunn. Medarbeidere i Melhus kommune skal oppleve konkurransedyktig og kjønnsnøytral avlønning. Avlønning basert på kvalifikasjoner, innsats og oppnådde resultat. Lønnspolitikken skal fremme og ivareta likestilling mellomkjønnene bidra til at lønnsutviklingen bygger på objektive kriterier Alle ansatte Vedtatt i kommunens Arbeidsgiverstrategi. Lokal lønnspolitikk Virksomhetsledere Arbeidstid: Status: Bakgrunn: Målsetting: Målgruppe: Forankring: Ansvarlig for gjennomføring: 7. Planlagt Kommunen har et relativt stort antall deltidsansatte og det er utredet tiltak for å redusere ufrivillig deltid. Reduksjon av antall ansatte i uønsket deltid. Kommunen har fortsatt ansatte som arbeider uønsket deltid. Det er nedsatt en arbeidsgruppe som skal komme med forslag til alternative arbeidstidsordninger med formål reduksjon av uønsket deltid. Ansatte med uønsket deltid Kommuneplanens samfunnsdel. Ledelse Ledere. Arbeidstakerorganisasjoner ETISK STANDARD Kommunen er pålagt å gi en redegjørelse for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i kommunen. Melhus kommunestyre vedtok i møte 21.09.2010 Etiske retningslinjer for Melhus kommune. Retningslinjene er godt innarbeidet ute på den enkelte virksomhet etter en omfattende gjennomgang i rådmannens ledermøte. Alle nye ansatte får utlevert retningslinjene når de starter i kommunen. Årsberetning 2012 Side 31 KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Melhus KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MELHUS KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Kontrollutvalget har i møte 29.04.2013, sak 14/2013 behandlet Melhus kommunes årsregnskap for 2012. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert 15.04.2013 og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kroner 22.043.562. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2012, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2012 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Melhus kommunes virksomhet for 2012 og for kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2012. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2012 slik det er avlagt. Melhus den 29.04.2013 Ola Huke Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 1 Innkommet sak til kontrollutvalget vedr. delegering av myndighet Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.04.2013 Saksnr 015/13 Eva J. Bekkavik 033 13/44-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar notatet fra sekretariatet til orientering. Brev med vedlegg av notat sendes til Lars Borten. Vedlegg Spørsmål fra Lars Borten Svar fra rådmannen på Lars Borten sitt spørsmål til kommunestyret Spørsmål fra Lars Borten til kommunestyret Vurdering av spørsmål stilt av Lars Borten til Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksutredning Kontrollutvalget i Melhus kommune har mottatt brev fra Lars Borten, datert 30.01.2013. Lars Borten ønsker svar på følgende: Delegering av myndighet vedrørende retten til å utskrive tvangsmulkt Er rådmannen i Melhus kommune delegert rett til å politianmelde innbyggere uten politisk behandling. I vedlegget ”Vurdering av spørsmål stilt av Lars Borten til Kontrollutvalget i Melhus kommune” har KonSek sin jurist svart på spørsmålene fra Lars Borten. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å ta notatet til orientering, samt å sende brev til Lars Borten med vedlegg av notat. Vurdering av spørsmål stilt av Lars Borten til Kontrollutvalget i Melhus kommune. Det stilles spørsmål vedrørende delegering av myndighet fra kommunestyret og komité for teknikk og miljø for kapitel 32 i plan og bygningsloven. Det stilles videre spørsmål vedrørende om adgangen til å ilegge tvangsmulkt er videredelegert. Melhus kommunes delegeringsreglement ble vedtatt av Kommunestyret 10.2.2004 og revidert 18.9.2007 i sak 58/07 og i sak 68/09 24.11.2009. Her vises det til delegert myndighet til rådmannen fra komité for teknikk og miljø for §§ 32- og 32-4 under punkt 16.3.2 i reglementet. I § 32-3 Pålegg om retting og pålegg om stans står følgende: ” Ved forhold i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av denne loven, kan plan- og bygningsmyndighetene gi den ansvarlige pålegg om retting av det ulovlige forhold, opphør av bruk og forbud mot fortsatt virksomhet, samt stansing av arbeid. Ved utferdigelsen av pålegg skal det settes frist for oppfyllelse. Samtidig med utferdigelsen av pålegg kan det fastsettes tvangsmulkt. Ved utferdigelse av pålegg gis opplysning om at pålegget vil kunne følges opp med forelegg som kan få virkning som rettskraftig dom. Endelig pålegg kan tinglyses 4 som en heftelse på den aktuelle eiendom. ” I § 32-3 3.ledd hjemles det at det kan gis tvangsmulkt med hjemmel i denne paragraf. § 32-5 er en formregel for utferdigelsen av tvangsmulkt og følger således av § 32-3. Det presiseres at tvangsmulkt bør gis samtidlig som et pålegg. Konklusjonen er at myndigheten til å utstede tvangsmulkt er videredelegert i § 32-3. Det er riktig som spørsmålsstiller sier at tvangsmulkt føles som en alvorlig handling. Tvangsmulkten skal virke sterkt motiverende for å etterkomme et pålegg fra plan- og bygningsmyndigheter. Det er pekt på i rundskriv fra Kommunal- og regionaldepartementet 22.6.2010 i H-2010-1, at § 32-5 er en følge av andre hjemler i plan og bygningsloven. ”… Bestemmelsens første ledd gir plan- og bygningsmyndighetene adgang til å fastsette tvangsmulkt for å få gjennomført gitte pålegg, enten i medhold av lovens særskilte påleggshjemler eller § 32-3.” Det er ansett slik at en tvangsmulkt ikke er å anse som en straff i lovens forstand, og er også kommentert i lovkommentaren for den gamle plan og bygningslovens tilsvarende paragraf hos Gyldeldals rettsdata.no ved Daniel Rogstad for § 116a. Her uttales det at ”…Bruk av bestemmelsen er ikke straff i grunnlovens forstand og mulkten kan fastlegges administrativt. Straff (her bøter) fastsettes i etterhånd, mens tvangsmulkten fastsettes på forhånd og gjelder ev. overtredelser framover. Retten til å betale tvangsgebyrer er ikke avhengig av skyld, og virker etter sin hensikt om den ansvarlige innretter seg slik at han ikke må betale” Det stilles videre spørsmål om rådmannen er delegert rett til å politianmelde innbyggere uten politisk behandling utover punkt 16.2 i delegasjonsreglementet. Den formelle retten til å underskrive på kommunens vegne tilkommer ordføreren. Han eller hun er kommunens rettslig representant og underskriver på dennes vegne i alle tilfeller hvor myndighet ikke er tildelt andre, etter kommuneloven § 9, 3.ledd, 2.setning. Det betyr også at ordføreren er rette vedkommende til å ta imot melding om rettergangsskritt mot kommunen, reise søksmål og foreta andre rettslige skritt på kommunens vegne. Prosessfullmakter, forkynninger og lignende underskrives derfor av ordføreren. Skal rådmannen være gitt myndighet å anmelde på vegne av kommunen må dette være eksplisitt delegert i form av et delegasjonsreglement eller delegeringsvedtak i kommunestyret for den enkelte sak eller av generell beskrevet form. Det er ikke uvanlig for kommuner å delegere til rådmannen ved ordførers fravær og forplikte en kommune ved sin underskrift, men dette må gjøres enten i et delegeringsreglement eller eksplisitt vedtak. Det er ikke undersøkt nærmere om det er gitt delegeringsvedtak for Melhus kommunes del, men vil være en betingelse som må samsvare med den i så fall aktuelle utøvelse av myndighet. Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS Jan-Åge Sneve Gundersen Rådgiver/Jurist Orienteringer fra rådmannen vedr. deltagelse på fagreiser Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.04.2013 Saksnr 016/13 Eva J. Bekkavik 033 11/164-12 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. deltagelse på fagreise til Australia Svar - Orientering til kontrollutvalget Oversikt faginnhold STPO reise Program fagreise - STPO Australia Statutter,reiser, delagerlister Saksutredning Gjennom oppslag i Adresseavisen har det denne våren blitt kjent at enhetsledere ved pleieinstitusjoner i Sør-Trøndelag har reist på konferanser arrangert av Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum,STPO, som er et faglig forum for ledere i pleie- og omsorgstjenestene i fylket. Artiklene har avstedkommet interne undersøkelser i blant annet i Trondheim og Skaun kommune. Undersøkelsene viser at det er flere problematiske sider ved reisene: Turene går til eksotiske reisemål og er, ad omveier, sponset av leverandørmidler Turene består av en blanding av dager med faglig program og dager helt uten faglig innhold Enkelte enhetsledere har attestert og anvist reisene selv Noen enhetsledere har ikke søkt om permisjon Egenandelene er for styret i STPO sponset av STPO i sin helhet, og i noen grad betalt av kommunene gjennom enhetenes budsjett Kontrollutvalget har bedt rådmannen om en orientering vedr. deltakelse på fagreiser i sitt brev av 14.03.2013 (se vedlegg). Rådmannen har i sitt brev av 16.04.2013 gitt en skriftlig redegjørelse til kontrollutvalget (se vedlegg). I tillegg har kontrollutvalgets sekretariat, i samråd med kontrollutvalgets leder, formulert følgende spørsmål til rådmannen: Har ansatte i Melhus kommune deltatt på sponsede reiser i regi av Helse- og omsorgsforum Midt-Norge? Har Melhus kommune finansiert slike reiser? Har dette i så fall skjedd i arbeidstid? Har dette i så fall vært avklart med rådmannen eller andre overordende i Melhus kommune? Er slike reiser, etter rådmannens vurdering, i tråd med etiske retningslinjer i Melhus kommune? Vil rådmannen eventuelt iverksette tiltak for å sikre en høy etisk standard for ansattes deltakelse på reiser, samlinger og konferanser? Spørsmålene er oversendt rådmannen i e-post av 16.04.2013. Gjennom orienteringen fra rådmannen og eventuelle spørsmål i møtet kan utvalget få belyst de mer prinsipielle sidene av internkontrollen. På bakgrunn av behandlingen i møtet kan kontrollutvalget vurdere behovet for nærmere undersøkelser. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Utvalget bør på bakgrunn av behandlingen i møtet, vurdere om det er behov for å foreta nærmere undersøkelser. Melhus kommune Rådhuset 7224 MELHUS Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: [email protected] Deres ref.: Vår ref.: 11/164-11 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 14.03.2013 Orientering til kontrollutvalget vedr. deltagelse på fagreiser Etter de siste ukers mediaoppslag om enhetslederes deltagelse på fagreise til Australia 16.02.-07.03. 2013 i regi av Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum, ber kontrollutvalget om en skriftlig orientering vedr. Melhus kommune sin deltakelse på slike turer. I tillegg ønsker kontrollutvalget at rådmannen orienterer på utvalgets møte 29. april 2013, orienteringen legges til etter kl. 15:30 slik rådmannen har bedt om tidligere. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Postadresse: Postboks 2300, Sluppen 7004 Trondheim Telefon: 468 51 950 Bank: 8601.13.04038 Telefaks: 73 86 60 34 Org.nr: 988 799 475 Orientering fra rådmannen vedr. internkontroll Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.04.2013 Saksnr 017/13 Eva J. Bekkavik 033 11/164-13 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget NKRFs artikkel i Kommunal Rapport - Må anmelde korrupsjon Saksutredning Korrupsjon og misligheter har vært svært mye omtalt i media i den senere tid, blant annet så hadde Norges Kommunerevisorforbund et innlegg i Kommunal Rappport den 24. januar 2013. Kontrollutvalget fikk innlegget fremlagt som referatsak i sitt møte 11.02.2013. På bakgrunn av dette så vedtok kontrollutvalget i sak 10/2013 Referatsaker, å be rådmannen om en orientering vedr. intern kontroll. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen vedr. arbeid med intern kontroll og strategi for å forhindre korrupsjon og misligheter. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. Melhus kommune Rådhuset 7224 MELHUS Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: [email protected] Deres ref.: Vår ref.: 11/164-10 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 20.02.2013 Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte 11.02.2013 ble det under sak 10/2013 Referatsaker, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. intern kontroll. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen vedr. arbeid med intern kontroll og strategi for å forhindre korrupsjon og misligheter. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag 29.04.2013 kl. 14.00 på rådhuset Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til etter kl. 15:30 slik rådmannen har bedt om i tidligere korrespondanse. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 10/2013, ber vi herved om at rådmannen i Melhus kommune orienterer på kontrollutvalgets møte 29.04.2013. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Postadresse: Postboks 2300, Sluppen 7004 Trondheim Telefon: 468 51 950 Bank: 8601.13.04038 Telefaks: 73 86 60 34 Org.nr: 988 799 475 Må anmelde korrupsjon (NKRF 24. januar 2013) NRK og mange andre har i det siste satt fokus på korrupsjon i kommunene. Det er bra at dette temaet settes på dagsorden. Norge Kommunerevisorforbund konstaterer at de sakene som er presentert i det siste er kjent fra før, og etter vår oppfatning er det ikke grunnlag for å påstå at korrupsjonen i kommunene øker. Tilliten til forvaltningen av samfunnets verdier forutsetter null-toleranse for korrupsjon. Et tilfelle er ett for mye. Det sentrale blir derfor å finne tiltak som kan forhindre at korrupsjon skjer. Som på mange områder er det heller ikke her en enkel oppskrift for hvordan dette uvesenet skal forhindres eller avdekkes. Tilliten til forvaltningen av samfunnets verdier forutsetter null-toleranse for korrupsjon. Et tilfelle er ett for mye. Korrupsjon kan skje på mange områder i kommunen. Det kan være ved tildeling av kontrakter, plass på sykehjem, byggetillatelser mm. Korrupsjon handler også om noe mer en «penger i en brun konvolutt». Det kan like gjerne handle om at det tilbys eller forlanges andre fordeler. Mangfoldet i former for korrupsjon krever også et mangfold av virkemidler. En må ha verktøy som forebygger, forhindrer og avslører. En god start er bevissthet og klare holdninger. Økt bevissthet vil gi grunnlag for å identifisere risiko for at korrupsjon oppstår, og mulighet for å styrke den interne kontrollen. Intern kontroll dekker alt fra holdningsskapende arbeid, identifisering av risikoområder, iverksetting av motvirkende tiltak og oppfølging av utviklingen. Det er politisk og administrativ ledelse som har ansvaret for at kommunen drives med betryggende kontroll. Det er følgelig også ledelsens ansvar å forebygge korrupsjon. Og det er svært viktig at kommunene reagerer konsekvent med politianmeldelse når det foreligger begrunnet mistanke om korrupsjon. Vel så viktig som det strafferettslige er det forebyggende. Her gjør mange kommuner en god jobb, og det er svært positivt at KS har etablert et nettverk for å styrke arbeidet med intern kontrollen i kommunene. Kommunene har et tilsynsapparat i form av kontrollutvalg og revisjon. Kontrollutvalg og revisor kan gjennom sitt arbeid påse at kommunens eget kontrollsystem er tilstrekkelig og fungerer, og på den måten sette søkelyset på mangler i kommunen og bidra til å forebygge korrupsjon. Kommunens rådmann er pålagt å rapportere særskilt til kommunestyret om kommunens interne kontroll, og det er naturlig at denne rapporteringen også inkluderer kommunens antikorrupsjonsarbeid. Det vil bidra til økt oppmerksomhet om dette viktige arbeidet i den politiske og administrative ledelsen. Kommunenes kontrollutvalg og revisjon må også gis handlingsrom til å prioritere revisjon rettet mot kommunens egne kontrolltiltak på dette området. I en trang kommuneøkonomi kan det være fristende å kutte i budsjettposten til kontroll og tilsyn, men det blir fort dyrt dersom korrupsjon og økonomiske misligheter ikke blir avslørt. [Dette innlegget sto også på trykk i Kommunal Rapport nr. 2 den 24. januar 2013] Orientering til kontrollutvalget vedr. Arbeidstilsynets tilsynsrapport Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.04.2013 Saksnr 018/13 Eva J. Bekkavik 033 11/164-14 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Arbeidstilsynets tilsynsrapport vedr. inneklima i skolebygg Arbeidstilsynets brev vedr. tilsynsrapport datert 15.02.2012 Arbeidstilsynets brev vedr. tilsynsrapport datert 14.03.2013 Arbeidstilynsets brev vedr tilsynsrapport datert 08.04.2013 Orientering til kontrollutvalget vedr. Arbeidstilsynets tilsynsrapport Saksutredning Arbeidstilsynet har avgitt en tilsynsrapport 24.11.2011 vedr. inneklima i skolebygg i Melhus kommune, Arbeidstilsynet ga i rapporten varsel om 6 pålegg: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Valg av stedfortreder for hovedverneombud Utarbeidelse av arbeidsinstruks og avklaring av verneutstyr Avvikshåndtering Rutine for kartlegging av inneklimaet Utarbeidelse av vedlikeholdsstrategi og vedlikeholdsplaner Utarbeidelse av tidfestede rehabiliteringsplaner Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Melhus kommune sin plan for omfattende vedlikehold/rehabilitering og som viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. I brev av 14.03.2013 fra Arbeidstilsynet viser de til pålegg av 15.02.2012. Arbeidstilsynet har ikke mottatt tilbakemelding om at påleggene 3 og 4 er oppfylt. Frist for gjennomføring av påleggene 3 og 4 var 01.01.2013. Arbeidstilsynet sier videre at de har hjemmel til å ilegge tvangsmulkt i arbeidsmiljøloven § 18-7. Arbeidstilsynet sier i sitt brev av 08.04.2013 at de fortsatt ikke har mottatt tilbakemelding fra Melhus kommune om at påleggene er gjennomført. De sier videre at de vil ilegge tvangsmulkt hvis de ikke har mottatt skriftlig melding om at påleggene er oppfylt innen fastsatt frist (01.05.2013). Tvangsmulkten settes til kr. 15.000,- pr. pålegg pr. virkedag inntil Arbeidstilsynet har mottatt skriftlig melding om at påleggene er gjennomført. Med bakgrunn i opplysningene ovenfor har kontrollutvalgets leder bedt rådmannen om en orientering om hvorfor påleggene fra Arbeidstilsynet ikke er gjennomført og meldt inn til Arbeidstilsynet (brev av 19.04.2013, vedlegg). Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Gjennom orienteringen fra rådmannen og eventuelle spørsmål i møtet kan kontrollutvalget vurdere behovet for videre behandling. VÅR DATO VÅR REFERANSE 24.11.2011 2011/19039 128840/2011 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Anne Marit Kjelbergnes tlf 951 64 428 MELHUS KOMMUNE Rådhusvegen 2 7224 MELHUS INNEKLIMA I SKOLEBYGG, MELHUS KOMMUNE TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til tilsyn gjennomført i Melhus kommune den 18. -19.10 og 21.10.2011. Til stede fra virksomheten: Åpningsmøte: Morten Børseth Øystein Kvam Sigve Granlund Arnfinn Amundal Knut Bjørnar Granheim Svein Sørgård Torill Rylandsholm Halstein Drøyvold Iren Richardsen Olav Wilhelmsen Solveig G. Moen bygg-og eiendomssjef FDV, Bygg og eiendom rektor Flå skole og barnehage HTV Utdanningsforbundet driftsleder Flå skole og barnehage verneombud Gimse skole verneombud Flå skole og barnehage driftsleder Gimse skole juridisk rådgiver personalrådgiver HMS daglig leder/bedriftssykepleier HMS-senteret Melhus AS Gimse skole: Lasse Volden Svein Sørgård Øystein Kvam Halstein Drøyvold rektor Gimse skole verneombud Gimse skole FDV, Bygg og eiendom driftsleder Gimse skole Flå skole og barnehage: Sigve Granlund Torill Rylandsholm Øystein Kvam Knut Bjørnar Granheim Lene Johannesen rektor Flå skole og barnehage verneombud Flå skole og barnehage FDV, Bygg og eiendom driftsleder Flå skole og barnehage yrkeshygieniker HMS-senteret Melhus AS Sluttmøte: Morten Børseth Øystein Kvam Lasse Volden Arnfinn Amundal Erling Taxt bygg-og eiendomssjef FDV, Bygg og eiendom rektor Gimse skole HTV Utdanningsforbundet hovedverneombud i Melhus kommune POSTADRESSE Postboks 4720 Sluppen 7468 Trondheim Norge E-POST TELEFON INTERNETT TELEFAKS [email protected] www.arbeidstilsynet.no 815 48 222 73 19 97 01 ORGANISASJONSNR 974771705 1 VÅR REFERANSE 128840/2011 Knut Bjørnar Granheim Svein Sørgård Torill Rylandsholm Halstein Drøyvold Morten Bostad Gunn Inger Løvseth Solveig G. Moen Lene Johannesen driftsleder Flå skole og barnehage verneombud Gimse skole verneombud Flå skole og barnehage driftsleder Gimse skole ass.rådmann ass.rådmann daglig leder/bedriftssykepleier HMS-senteret Melhus AS yrkeshygieniker HMS-senteret Melhus AS Til stede fra Arbeidstilsynet: Marianne Melgård Rådgiver/yrkeshygieniker i Direktoratet for arbeidstilsynet Anne Marit Kjelbergnes Overingeniør Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen for å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet), og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: · Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). · Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. · Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. · Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. · Rådmannens vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. · Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. · Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) · Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. 2 VÅR REFERANSE 128840/2011 Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene · Kartlegging av inneklima · Risikovurdering og oppfølging · System for melding og håndtering av avvik · Renholdsrutiner · Vedlikeholdsrutiner · Rolleavklaring/medvirkning · Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) · Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. I tilsynet fremkom det blant annet fram følgende: · Melhus kommune har 11 skoler. Alle skolene skal regodkjennes etter forskrift om miljørettet helsevern i 2011 · Det gjennomføres systematisk opplæring av verneombudene og virksomhetslederne (rektorene) · Det var et åpent og godt samarbeidsmiljø mellom verneombud, renholderne, driftslederne og rektor ved de besøkte skolene · Mehus kommune har knyttet til seg HMS senteret Melhus. Det er startet et arbeid med å lage planer for bruken av bedriftshelsetjenesten på den enkelte enhet. Gimse skole har utarbeidet plan. · HMS-utvalget ved Flå skole og barnehage har utarbeidet en rapport der de gir innspill til behandling av kommunens økonomi- og handlingsplan 2012 2015 og til rullering av skolebruksplan for Melhus kommune · Det er utarbeidet en egen renholdsplan for skolebyggene · Renholderne og driftslederne ved skolene får mye skryt, og er en medvirkende faktor til å opprettholde vedlikeholdet av skolebygningene · Det er iverksatt skriftlige rutiner for kontroll av tekniske klimainstallasjoner, forhold knyttet til brann, leikeapparater, utstyr i gymsalen med mer. · Kommunen har de siste årene investert betydelig summer i rehabilitering og oppføring av nye skolebygg · Det gjennomføres midlertidige tiltak der det er konstatert/kartlagt belastninger pga uheldig/dårlig inneklima og arbeidsmiljøbelastninger · Kommunen skal gjennomføre målinger mhp radon i alle skolebygg vinteren 2011/2012. Vi registrere følgende forbedringsområder: Under befaringen på begge skolene registrerte vi at det generelt var mye papirer og ting plassert på golvet på arbeidsrommene for lærerne, noe som vanskeliggjør renholdet og kan gi dårligere inneklima (tørr luft, støv) Det er opprettet HMS-utvalg ved skolene. Driftsleder og evt renholder bør inn i retningslinjene for utvalget. Hver enkelt skole skal lage et HMS-årshjul. Melhus kommune jobber med å etterspørre referater fra HMS-utvalgene for å sikre at hver enkelt enhet arbeider systematisk med HMS. 3 VÅR REFERANSE 128840/2011 Begrunnelse for varsel om pålegg: Valg av stedfortreder for hovedverneombud begrunnelse for pålegg 1 Hovedverneombudet kunne ikke stille på oppstartsmøte pga mangel på tid. Vi fikk opplyst at det ikke gjennomføres formaliserte møter mellom hovedverneombudet og verneombudene. Det ikke er valgt stedfortreder for hovedverneombudet. Forskift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg. § 5 stiller krav om at det skal velges stedfortreder for hovedverneombudet og reglene som gjelder for hovedverneombudet, kommer tilsvarende til anvendelse for stedfortrederen. Hovedverneombudet har ansvar for å samordne verneombudenes virksomhet og det er derfor viktig at det avsettes ressurser til å utføre vervet på en tilfredsstillende måte. Under tilsynet kom det fram at renholderne ikke har god nok medvirkning i saker som angår eget arbeidsmiljø, og eget verneombud bør muligens vurderes. Utarbeidelse av arbeidsinstruks og avklaring av verneutstyr begrunnelse for pålegg 2 Driftslederne/renholderne på skolene har som oppgave å gjennomspyle dusjene med varmt vann og desinfisere dusjhodene for å hindre oppvekst av legionellabakterien. Under dette arbeidet kan de selv bli eksponert for denne bakterien, og det ble opplyst at de var usikker på bruken av personlig verneutstyr. Vi anbefaler at dere benytter bedriftshelsetjenesten i dette arbeidet. Arbeidsmiljøloven § 4-5 (3) har en bestemmelse om at virksomheten skal ha nødvendige rutiner og utstyr for å hindre eller motvirke helseskader på grunn av kjemikalier eller biologisk materiale, jf også forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) § 5, 2. ledd nr. 7 Avvikshåndtering begrunnelse for pålegg 3 Internkontrollforskriften § 5, 2. ledd nr. 7 stiller krav til at det skal iverksettes rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i, eller i medhold av helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen. Rapportering av avvik er en forutsetning for at uønskede forhold blir gjort kjent og at forebyggende tiltak kan iverksettes. Det blir meldt veldig få avviksmeldinger i skolesektoren . Nytt avvikssystem var tatt i bruk i EQS, men dette er ikke gjort tilgjengelig for alle pr i dag. Det er viktig at avvikssystemet er tilgjengelig for alle ansatte, og at det gis informasjon og opplæring i bruken av systemet. Avvikssystemet er heller ikke lagt opp slik at det blir sendt kopi til verneombud på HMS-forhold som ble meldt innen eget verneområde. Rutine for kartlegging av inneklimaet begrunnelse for pålegg 4 I henhold til arbeidsmiljøloven § 3-1 (2) c, jf. internkontrollforskriften § 5, 2. ledd nr. 6, har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene . Melhus kommune gjennomfører årlige vernerunder, men det forefinnes ikke en sjekkliste eller et oppsett som viser hva som skal tas opp på slike vernerunder. Det brukes mye sunn fornuft, og dette er vel og bra, men det kan lett føre til at forhold som er relatert til inneklimaet blir utelatt. Det mangler en skriftlig rutine som beskriver hvordan kartleggingen og risikovurderingen av inneklima og forhold som innvirker på inneklimaet skal gjennomføres. 4 VÅR REFERANSE 128840/2011 Utarbeidelse av vedlikeholdsstrategi og vedlikeholdsplaner - begrunnelse for pålegg 5 Etter de årlige vernerundene ved de besøkte skolene blir det utarbeidet en rapport. En god del av de påpekte forholdene ordnes internt på skolen. Skolen setter opp et forslag til tiltaksplaner som oversendes bygg og eiendom. Vi registrerte at det er forhold som blir meldt gjentatte ganger uten at det blir gitt tilbakemelding på når ting kan utbedres. Det fremgår ikke av rapportene når forhold er meldt inn første gang. Bygg og eiendom lager en prioriteringsliste ut i fra eget budsjett. Det vil nødvendigvis bli en del omprioriteringer pga uforutsatte hendelser. Under befaringen ved Flå skole og barnehage ble det registrert flere mangler, også bygningsmessige. Her kan nevnes: - veldig slitte golv i barnehagen (Tommeliten). Ikke gitt tillatelse til å fjerne gammel boning og bone på nytt - personaltoalett ble brukt som vaskerom - støyplager i to avdelinger i barnehagen - lagring av rengjøringskjemikalier i rom uten ventilasjon - skolekjøkken og SFO mangler ventilatorer over komfyrer og oppvaskmaskin - tung luft i Mediatek Det forelå vedlikeholdsplaner fram til 2009, men denne har ikke vært operativ etter 2009 Vi fikk opplyst at det ble foretatt en grov tilstandsvurdering av kommunale bygg i 2008. Byggog eiendom er nå bedt om å utarbeide en mer detaljert tilstandsanalyse over bl.a. skolebygningene i Melhus kommune, men dette er ikke vedtatt. Dette skal danne grunnlaget for rehabiliteringsplaner og vedlikeholdsplaner. Det er ikke utarbeidet vedlikeholdsplaner med forpliktende tidsfrister for de enkelte skole i Melhus kommune. Vedlikeholdsplanene må tydeliggjør når innrapporterte tiltak kan gjennomføres og hvem som er ansvarlig. Større rehabiliteringer ved enkelte skoler bør ikke føre til nye forsømmelser av nødvendig forebyggende vedlikehold ved andre skoler. Det er viktig at rehabiliterte bygg og nybygg blir vedlikeholdt på en tilfredsstillende måte og at det utarbeides tidfeste vedlikeholdsplaner. Kommunen plikter, i samarbeid med skoleledelsen og ansatte, å utarbeide en vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklimaet er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole, jfr. arbeidsmiljøloven § 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid § 5 (2) nr. 6. 5 VÅR REFERANSE 128840/2011 Utarbeidelse av tidfestede rehabiliteringsplaner - begrunnelse for pålegg 6 Melhus kommune kunne ikke dokumenter en tidfestet plan for prioritering og gjennomføring av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å oppnå tilfredsstillende inneklima, jf arbeidsmiljøloven § 3-1 og internkontrollforskriften § 5 (2) nr. 6, se også begrunnelse for pålegg 5. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven § 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: 1. Melhus kommune må sørge for at det velges en stedfortreder for hovedverneombudet, jf. forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg § 5. Frist for gjennomføring: 15.01.2012 2. Melhus kommune må utarbeide en arbeidsinstruks som beskriver hvordan arbeidet med desinfisering av dusjene skal foregå og hvilke verneutstyr som skal benyttes, jf. Arbeidsmiljøloven § 4-5 (3) Frist for gjennomføring: 15.01.2012 3. Melhus kommune må evaluere og revidere internkontrollen når det gjelder systemet for avviksmeldinger og behandlingen av disse, jf. forskrift om systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter § 5, annet ledd nr. 8. Frist for gjennomføring: 15.03.2012 Det settes følgende vilkår: · Melhus kommune må sørge for at avviksbegrepet for HMS blir entydig klargjort overfor arbeidstakere og ledere · Melhus kommune må sørge for at samtlige ansatte får tilgang til avvikssystemet · Melhus kommune må sørge for at verneombudet får medvirke i behandlingen av HMSavvik 4. Melhus kommune må utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre jevnlig og systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima, jf. forskift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter § 5, 2. ledd nr. 7 Frist for gjennomføring: 15.03.2012 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 5. Melhus kommune skal, i samarbeid skolens ledelse og ansattes representanter, utarbeide en vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole, jfr. arbeidsmiljøloven § 3-1 (2) c) og forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid § 5 (2) nr. 6. Frist for gjennomføring:05.01.2013 Arbeidstilsynet setter følgende vilkår til dette varsel om pålegg: · I vedlikeholdsplanen for den enkelte skole skal det gå fram tidsfrister for 6 7 VÅR REFERANSE 128840/2011 gjennomføring og hvem som ansvarlig for gjennomføring av tiltak. · I vedlikeholdsplanen for den enkelte skole skal det gå fram hvilke midlertidige og kortsiktige tiltak som skal settes i verk. · I vedlikeholdsplanen for den enkelte skole skal det gå fram hvilke tiltak som blir satt verk for regelmessig vedlikehold. i Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Melhus kommune sin skriftlige vedlikeholdsstrategi og denne viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 6. Melhus kommune skal, i samarbeid med skolens ledelse og ansatte representanter, utarbeide en tidfestet og prioritert plan for omfattende vedlikehold/rehabilitering av de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å utbedre mangler og å oppnå tilfredsstillende inneklima, jfr. arbeidsmiljøloven § 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid § 5 nr. 6 Frist for gjennomføring: 05.01.2013 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Melhus kommune sin plan for omfattende vedlikehold/rehabilitering og som viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 16.12.2011. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/19039 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Midt-Norge Trond Reinseth tilsynsleder (sign.) Anne Marit Kjelbergnes overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag v/ Utdanningsdirektør,Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Fylkesmannen i Sør-Trøndelag v/Fylkeslegen. Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Melhus kommune, Bygg og eiendomssjef Morten Børseth Melhus kommune, rektor Gimse skole Lasse Volden VÅR REFERANSE 128840/2011 Melhus kommune, rektor Flå skole og barnehage Sigve Granlund Melhus kommune, HTV Utdanningsforbundet Arnfinn Amunddal Melhus kommune, driftsleder Flå skole og barnehage Knut Bjørnar Granheim Melhus kommune, Øystein Kvam, FDV, Bygg og eiendom Melhus kommune, verneombud Gimse skole Svein Sørgård Melhus kommune, verneombud Flå skole og barnehage Torill Rylandsholm Melhus kommune, driftsleder Gimse skole, Halstein Drøyvold Hovedverneombud Erling Taxt Melhus kommune, kommunelege 1 8 VÅR DATO VÅR REFERANSE 15.02.2012 2011/19039 141119/2011 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Anne Marit Kjelbergnes tlf 951 64 428 MELHUS KOMMUNE Rådhusvegen 2 7224 MELHUS INNEKLIMA I SKOLEBYGG. VEDTAK OM PÅLEGG Vi viser til tilsyn gjennomført i Melhus kommune den 18. -19.10 og 21.10.2011. Til stede fra virksomheten: Åpningsmøte: Morten Børseth Øystein Kvam Sigve Granlund Arnfinn Amundal Knut Bjørnar Granheim Svein Sørgård Torill Rylandsholm Halstein Drøyvold Iren Richardsen Olav Wilhelmsen Solveig G. Moen bygg-og eiendomssjef FDV, Bygg og eiendom rektor Flå skole og barnehage HTV Utdanningsforbundet driftsleder Flå skole og barnehage verneombud Gimse skole verneombud Flå skole og barnehage driftsleder Gimse skole juridisk rådgiver personalrådgiver HMS daglig leder/bedriftssykepleier HMS-senteret Melhus AS Gimse skole: Lasse Volden Svein Sørgård Øystein Kvam Halstein Drøyvold rektor Gimse skole verneombud Gimse skole FDV, Bygg og eiendom driftsleder Gimse skole Flå skole og barnehage: Sigve Granlund Torill Rylandsholm Øystein Kvam Knut Bjørnar Granheim Lene Johannesen rektor Flå skole og barnehage verneombud Flå skole og barnehage FDV, Bygg og eiendom driftsleder Flå skole og barnehage yrkeshygieniker HMS-senteret Melhus AS Sluttmøte: Morten Børseth Øystein Kvam Lasse Volden Arnfinn Amundal Erling Taxt Knut Bjørnar Granheim bygg-og eiendomssjef FDV, Bygg og eiendom rektor Gimse skole HTV Utdanningsforbundet hovedverneombud i Melhus kommune driftsleder Flå skole og barnehage POSTADRESSE Postboks 4720 Sluppen 7468 Trondheim Norge E-POST TELEFON INTERNETT TELEFAKS [email protected] www.arbeidstilsynet.no 815 48 222 73 19 97 01 ORGANISASJONSNR 974771705 1 VÅR REFERANSE 141119/2011 Svein Sørgård Torill Rylandsholm Halstein Drøyvold Morten Bostad Gunn Inger Løvseth Solveig G. Moen Lene Johannesen 2 verneombud Gimse skole verneombud Flå skole og barnehage driftsleder Gimse skole ass.rådmann ass.rådmann daglig leder/bedriftssykepleier HMS-senteret Melhus AS yrkeshygieniker HMS-senteret Melhus AS Til stede fra Arbeidstilsynet: Marianne Melgård Rådgiver/yrkeshygieniker i Direktoratet for arbeidstilsynet Anne Marit Kjelbergnes Overingeniør Det vises til varsel om pålegg av 21.11.2011 hvor det ble gitt en frist for å komme med eventuelle kommentarer. Arbeidstilsynet mottok i brev av 31.01.2012 en tilbakemelding på varsel om pålegg. Vi har følgende kommentarer til tilbakemeldingen: Varsel om pålegg 1. Her opplyses det at stillingen til hovedverneombudet er økt fra 20 % til 40% og at det er oppnevnt vara for hovedverneombud. Det fattes ikke vedtak i saken. Varsel om pålegg 2. Det er søkt om bistand fra bedriftshelestjenesten pm å utarbeide arbeidsinstruks vedr spyling og desinfisering av dusjhoder for å unngå legionellaoppblomstring. Vedtak fattes med en forlenget frist for gjennomføring. Varsel om påleggene 3, 4, 5 og 6. Det er ønske om en forlengelse av fristen for gjennomføring av påleggene. Fristene endres i forhold til søknad. Til orientering burde en kopi av varsel om pålegg vært sendt til ordføreren i Melhus kommune, og dette er ivaretatt i dette vedtaket. Ellers sendes kun kopi til hovedverneombudet, og vi forutsetter at Melhus kommune og hovedverneombudet oversender kopi av vedtaket til aktuelle ansatte. Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen for å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet), og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. VÅR REFERANSE 141119/2011 I tilsynet fremkom det blant annet fram følgende: · Melhus kommune har 11 skoler. Alle skolene skal regodkjennes etter forskrift om miljørettet helsevern i 2011 · Det gjennomføres systematisk opplæring av verneombudene og virksomhetslederne (rektorene) · Det var et åpent og godt samarbeidsmiljø mellom verneombud, renholderne, driftslederne og rektor ved de besøkte skolene · Mehus kommune har knyttet til seg HMS senteret Melhus. Det er startet et arbeid med å lage planer for bruken av bedriftshelsetjenesten på den enkelte enhet. Gimse skole har utarbeidet plan. · HMS-utvalget ved Flå skole og barnehage har utarbeidet en rapport der de gir innspill til behandling av kommunens økonomi- og handlingsplan 2012 2015 og til rullering av skolebruksplan for Melhus kommune · Det er utarbeidet en egen renholdsplan for skolebyggene · Renholderne og driftslederne ved skolene får mye skryt, og er en medvirkende faktor til å opprettholde vedlikeholdet av skolebygningene · Det er iverksatt skriftlige rutiner for kontroll av tekniske klimainstallasjoner, forhold knyttet til brann, leikeapparater, utstyr i gymsalen med mer. · Kommunen har de siste årene investert betydelig summer i rehabilitering og oppføring av nye skolebygg · Det gjennomføres midlertidige tiltak der det er konstatert/kartlagt belastninger pga uheldig/dårlig inneklima og arbeidsmiljøbelastninger · Kommunen skal gjennomføre målinger mhp radon i alle skolebygg vinteren 2011/2012. Vi registrerte følgende forbedringsområder: Under befaringen på begge skolene registrerte vi at det generelt var mye papirer og ting plassert på golvet på arbeidsrommene for lærerne, noe som vanskeliggjør renholdet og kan gi dårligere inneklima (tørr luft, støv) Det er opprettet HMS-utvalg ved skolene. Driftsleder og evt renholder bør inn i retningslinjene for utvalget. Hver enkelt skole skal lage et HMS-årshjul. Melhus kommune jobber med å etterspørre referater fra HMS-utvalgene for å sikre at hver enkelt enhet arbeider systematisk med HMS. Begrunnelse for pålegg: Utarbeidelse av arbeidsinstruks og avklaring av verneutstyr begrunnelse for pålegg 2 Driftslederne/renholderne på skolene har som oppgave å gjennomspyle dusjene med varmt vann og desinfisere dusjhodene for å hindre oppvekst av legionellabakterien. Under dette arbeidet kan de selv bli eksponert for denne bakterien, og det ble opplyst at de var usikker på bruken av personlig verneutstyr. Vi anbefaler at dere benytter bedriftshelsetjenesten i dette arbeidet. Arbeidsmiljøloven § 4-5 (3) har en bestemmelse om at virksomheten skal ha nødvendige rutiner og utstyr for å hindre eller motvirke helseskader på grunn av kjemikalier eller biologisk materiale, jf også forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) § 5, 2. ledd nr. 7 3 VÅR REFERANSE 141119/2011 Avvikshåndtering begrunnelse for pålegg 3 Internkontrollforskriften § 5, 2. ledd nr. 7 stiller krav til at det skal iverksettes rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i, eller i medhold av helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen. Rapportering av avvik er en forutsetning for at uønskede forhold blir gjort kjent og at forebyggende tiltak kan iverksettes. Det blir meldt veldig få avviksmeldinger i skolesektoren . Nytt avvikssystem var tatt i bruk i EQS, men dette er ikke gjort tilgjengelig for alle pr i dag. Det er viktig at avvikssystemet er tilgjengelig for alle ansatte, og at det gis informasjon og opplæring i bruken av systemet. Avvikssystemet er heller ikke lagt opp slik at det blir sendt kopi til verneombud på HMS-forhold som ble meldt innen eget verneområde. Rutine for kartlegging av inneklimaet begrunnelse for pålegg 4 I henhold til arbeidsmiljøloven § 3-1 (2) c, jf. internkontrollforskriften § 5, 2. ledd nr. 6, har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene . Melhus kommune gjennomfører årlige vernerunder, men det forefinnes ikke en sjekkliste eller et oppsett som viser hva som skal tas opp på slike vernerunder. Det brukes mye sunn fornuft, og dette er vel og bra, men det kan lett føre til at forhold som er relatert til inneklimaet blir utelatt. Det mangler en skriftlig rutine som beskriver hvordan kartleggingen og risikovurderingen av inneklima og forhold som innvirker på inneklimaet skal gjennomføres. Utarbeidelse av vedlikeholdsstrategi og vedlikeholdsplaner - begrunnelse for pålegg 5 Etter de årlige vernerundene ved de besøkte skolene blir det utarbeidet en rapport. En god del av de påpekte forholdene ordnes internt på skolen. Skolen setter opp et forslag til tiltaksplaner som oversendes bygg og eiendom. Vi registrerte at det er forhold som blir meldt gjentatte ganger uten at det blir gitt tilbakemelding på når ting kan utbedres. Det fremgår ikke av rapportene når forhold er meldt inn første gang. Bygg og eiendom lager en prioriteringsliste ut i fra eget budsjett. Det vil nødvendigvis bli en del omprioriteringer pga uforutsatte hendelser. Under befaringen ved Flå skole og barnehage ble det registrert flere mangler, også bygningsmessige. Her kan nevnes: - veldig slitte golv i barnehagen (Tommeliten). Ikke gitt tillatelse til å fjerne gammel boning og bone på nytt - personaltoalett ble brukt som vaskerom - støyplager i to avdelinger i barnehagen - lagring av rengjøringskjemikalier i rom uten ventilasjon - skolekjøkken og SFO mangler ventilatorer over komfyrer og oppvaskmaskin 4 VÅR REFERANSE 141119/2011 5 - tung luft i Mediatek Det forelå vedlikeholdsplaner fram til 2009, men denne har ikke vært operativ etter 2009 Vi fikk opplyst at det ble foretatt en grov tilstandsvurdering av kommunale bygg i 2008. Byggog eiendom er nå bedt om å utarbeide en mer detaljert tilstandsanalyse over bl.a. skolebygningene i Melhus kommune, men dette er ikke vedtatt. Dette skal danne grunnlaget for rehabiliteringsplaner og vedlikeholdsplaner. Det er ikke utarbeidet vedlikeholdsplaner med forpliktende tidsfrister for de enkelte skole i Melhus kommune. Vedlikeholdsplanene må tydeliggjør når innrapporterte tiltak kan gjennomføres og hvem som er ansvarlig. Større rehabiliteringer ved enkelte skoler bør ikke føre til nye forsømmelser av nødvendig forebyggende vedlikehold ved andre skoler. Det er viktig at rehabiliterte bygg og nybygg blir vedlikeholdt på en tilfredsstillende måte og at det utarbeides tidfeste vedlikeholdsplaner. Kommunen plikter, i samarbeid med skoleledelsen og ansatte, å utarbeide en vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklimaet er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole, jfr. arbeidsmiljøloven § 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid § 5 (2) nr. 6. Utarbeidelse av tidfestede rehabiliteringsplaner - begrunnelse for pålegg 6 Melhus kommune kunne ikke dokumenter en tidfestet plan for prioritering og gjennomføring av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å oppnå tilfredsstillende inneklima, jf arbeidsmiljøloven § 3-1 og internkontrollforskriften § 5 (2) nr. 6, se også begrunnelse for pålegg 5. Pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljøloven § 18-6 første og sjette ledd til å gi pålegg og til å sette vilkår. På bakgrunn av det ovennevnte gis det følgende pålegg: 2. Melhus kommune må utarbeide en arbeidsinstruks som beskriver hvordan arbeidet med desinfisering av dusjene skal foregå og hvilke verneutstyr som skal benyttes, jf. Arbeidsmiljøloven § 4-5 (3) Frist for gjennomføring: 15.03.2012 3. Melhus kommune må evaluere og revidere internkontrollen når det gjelder systemet for avviksmeldinger og behandlingen av disse, jf. forskrift om systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter § 5, annet ledd nr. 8. Frist for gjennomføring: 01.01.2013 Det settes følgende vilkår: · Melhus kommune må sørge for at avviksbegrepet for HMS blir entydig klargjort overfor arbeidstakere og ledere · Melhus kommune må sørge for at samtlige ansatte får tilgang til avvikssystemet 6 VÅR REFERANSE 141119/2011 · Melhus kommune må sørge for at verneombudet får medvirke i behandlingen av HMSavvik 4. Melhus kommune må utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre jevnlig og systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima, jf. forskift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter § 5, 2. ledd nr. 7 Frist for gjennomføring: 01.01.2013 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 5. Melhus kommune skal, i samarbeid skolens ledelse og ansattes representanter, utarbeide en vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole, jfr. arbeidsmiljøloven § 3-1 (2) c) og forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid § 5 (2) nr. 6. Frist for gjennomføring:01.08.2013 Arbeidstilsynet setter følgende vilkår til dette varsel om pålegg: · I vedlikeholdsplanen for den enkelte skole skal det gå fram tidsfrister for gjennomføring og hvem som ansvarlig for gjennomføring av tiltak. · I vedlikeholdsplanen for den enkelte skole skal det gå fram hvilke midlertidige og kortsiktige tiltak som skal settes i verk. · I vedlikeholdsplanen for den enkelte skole skal det gå fram hvilke tiltak som blir satt verk for regelmessig vedlikehold. i Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Melhus kommune sin skriftlige vedlikeholdsstrategi og denne viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 6. Melhus kommune skal, i samarbeid med skolens ledelse og ansatte representanter, utarbeide en tidfestet og prioritert plan for omfattende vedlikehold/rehabilitering av de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å utbedre mangler og å oppnå tilfredsstillende inneklima, jfr. arbeidsmiljøloven § 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid § 5 nr. 6 Frist for gjennomføring: 01.08.2013 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Melhus kommune sin plan for omfattende vedlikehold/rehabilitering og som viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. Skriftlig tilbakemelding som beskriver hvordan det enkelte pålegget er etterkommet, skal sendes Arbeidstilsynet. Pålegget anses ikke oppfylt før slik melding er mottatt av Arbeidstilsynet. Meldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller dennes stedfortreder. Meldingen kan også undertegnes av hovedverneombud/verneombud. VÅR REFERANSE 141119/2011 Mulige konsekvenser av at påleggene ikke oppfylles innen fristen Hvis Arbeidstilsynet ikke har mottatt skriftlig tilbakemelding om at pålegget er oppfylt innen fastsatt frist, kan Arbeidstilsynet ilegge en løpende tvangsmulkt eller engangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven § 18-7. Arbeidstilsynet kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil pålegget er etterkommet, jf. arbeidsmiljøloven § 18-8. Klagerett Vedtaket kan påklages etter forvaltningsloven § 28. Fristen for å klage er tre uker fra mottak av dette brevet. Direktoratet for arbeidstilsynet er klageinstans. Klagen skal sendes Arbeidstilsynet Midt-Norge. For nærmere fremgangsmåte ved klage, vises det til vedlagte orientering. Orientering til verneombud/ansattes representant Etter arbeidsmiljøloven §§ 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd skal verneombudet, eventuelt tillitsvalgte og ansattes representanter gjøres kjent med de pålegg som gis. Kopi av vedtaket er vedlagt. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/19039 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Midt-Norge Tore Reppe Sørhaug tilsynsleder (sign.) Anne Marit Kjelbergnes overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: hovedverneombudet i Melhus kommune ordfører i Melhus kommune Vedlegg: Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak 7 VÅR DATO VÅR REFERANSE 14.03.2013 2011/19039 44809/2013 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Anne Marit Kjelbergnes tlf 951 64 428 MELHUS KOMMUNE Rådhusvegen 2 7224 MELHUS Att. Rådmannen INNEKLIMA I SKOLEBYGG. VARSEL OM TVANGSMULKT Vi viser til pålegg av 15.02.2012. Frist for gjennomføring av påleggene 3 og 4 var 01.01.2013 Vi har ikke mottatt tilbakemelding om at påleggene er oppfylt. Arbeidstilsynet har hjemmel til å ilegge tvangsmulkt i arbeidsmiljøloven § 18-7. Påleggene gjentas med ny frist: 3. Melhus kommune må evaluere og revidere internkontrollen når det gjelder systemet for avviksmeldinger og behandlingen av disse, jf. forskrift om systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter § 5, annet ledd nr. 8. Frist for gjennomføring: 01.05.2013 Det settes følgende vilkår: · Melhus kommune må sørge for at avviksbegrepet for HMS blir entydig klargjort overfor arbeidstakere og ledere · Melhus kommune må sørge for at samtlige ansatte får tilgang til avvikssystemet · Melhus kommune må sørge for at verneombudet får medvirke i behandlingen av HMSavvik 4. Melhus kommune må utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre jevnlig og systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima, jf. forskift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter § 5, 2. ledd nr. 7 Frist for gjennomføring: 01.05.2013 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Arbeidstilsynet vil ilegge tvangsmulkt hvis vi ikke har mottatt skriftlig melding om at påleggene er oppfylt innen fastsatt frist. Tvangsmulkten settes til kr. 15.000,- pr. pålegg pr. virkedag inntil Arbeidstilsynet har mottatt skriftlig melding om at pålegget(ne) er gjennomført. Tvangsmulkten vil begynne å løpe etter at fristen for gjennomføring av pålegget er ute. Hvis virksomheten har kommentarer til varsel om tvangsmulkt med frister, ber vi om en skriftlig tilbakemelding senest 04.04.2013. Dersom vi ikke hører noe fra virksomheten innen fristen, vil det bli fattet vedtak om tvangsmulkt i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. POSTADRESSE Postboks 4720 Sluppen 7468 Trondheim Norge E-POST TELEFON INTERNETT TELEFAKS [email protected] www.arbeidstilsynet.no 815 48 222 73 19 97 01 ORGANISASJONSNR 974771705 1 VÅR REFERANSE 44809/2013 Vi ber om at vårt referansenummer 2011/19039 oppgis ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Midt-Norge Tore Jeppe Sørhaug tilsynsleder (sign.) Anne Marit Kjelbergnes senioringeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: hovedverneombudet i Melhus kommune 2 VÅR DATO VÅR REFERANSE 08.04.2013 2011/19039 56569/2013 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Anne Marit Kjelbergnes tlf 951 64 428 MELHUS KOMMUNE Rådhusvegen 2 7224 MELHUS INNEKLIMA I SKOLEBYGG. VEDTAK OM TVANGSMULKT Vi viser til pålegg av 15.02.2012. Frist for gjennomføring av påleggene 3 og 4 var 01.01.2013 Vi viser videre til varsel om tvangsmulkt av 14.03.2013 Vi har fortsatt ikke mottatt tilbakemelding om at påleggene er gjennomført. Arbeidstilsynet har hjemmel til å ilegge tvangsmulkt i arbeidsmiljøloven § 18-7. Med hjemmel i denne bestemmelsen fatter Arbeidstilsynet vedtak om tvangsmulkt med ny frist for gjennomføring. Påleggene gjentas med ny frist: 3. Melhus kommune må evaluere og revidere internkontrollen når det gjelder systemet for avviksmeldinger og behandlingen av disse, jf. forskrift om systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter § 5, annet ledd nr. 8. Frist for gjennomføring: 01.05.2013 Det settes følgende vilkår: · Melhus kommune må sørge for at avviksbegrepet for HMS blir entydig klargjort overfor arbeidstakere og ledere · Melhus kommune må sørge for at samtlige ansatte får tilgang til avvikssystemet · Melhus kommune må sørge for at verneombudet får medvirke i behandlingen av HMSavvik 4. Melhus kommune må utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre jevnlig og systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima, jf. forskift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter § 5, 2. ledd nr. 7 Frist for gjennomføring: 01.05.2013 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. POSTADRESSE Postboks 4720 Sluppen 7468 Trondheim Norge E-POST TELEFON INTERNETT TELEFAKS [email protected] www.arbeidstilsynet.no 815 48 222 73 19 97 01 ORGANISASJONSNR 974771705 1 VÅR REFERANSE 56569/2013 2 Skriftlig tilbakemelding som beskriver hvordan det enkelte pålegget er etterkommet, skal sendes Arbeidstilsynet. Påleggene anses ikke oppfylt før slik melding er mottatt av Arbeidstilsynet. Meldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller dennes stedfortreder. Meldingen kan også undertegnes av verneombud. Arbeidstilsynet vil ilegge tvangsmulkt hvis vi ikke har mottatt skriftlig melding om at påleggene er oppfylt innen fastsatt frist. Tvangsmulkten settes til kr. 15.000,- pr. pålegg pr. virkedag inntil Arbeidstilsynet har mottatt skriftlig melding om at påleggene er gjennomført. Tvangsmulkten vil begynne å løpe etter at fristen for gjennomføring av pålegget er ute. Påløpt tvangsmulkt vil bli innkrevd av Statens innkrevingssentral som vil sende faktura på påløpt tvangsmulkt i egen forsendelse. Dersom tvangsmulkten ikke betales innen innbetalingsfristen til Statens innkrevingssentral, vil beløpet bli tvangsinndrevet med tillegg av gebyrer for tvangsinnfordring. Klagerett Vedtaket kan påklages etter forvaltningsloven § 28. Vi gjør oppmerksom på at klagefristen for selve pålegget er utgått. Fristen for å klage er tre uker fra mottak av dette brevet. Direktoratet for arbeidstilsynet er klageinstans. Klagen skal sendes Arbeidstilsynet Midt-Norge. For nærmere fremgangsmåte ved klage, vises det til vedlagte orientering. Orientering til verneombud/ansattes representant Etter arbeidsmiljøloven §§ 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd skal verneombudet, eventuelt tillitsvalgte og ansattes representanter gjøres kjent med de vedtak som gis. Kopi av vedtaket er vedlagt. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/19039 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Midt-Norge Tore Jeppe Sørhaug tilsynsleder (sign.) Anne Marit Kjelbergnes senioringeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: hovedverneombudet i Melhus kommune Vedlegg: Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak Melhus kommune Rådhuset 7224 MELHUS Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: [email protected] Deres ref.: Vår ref.: 11/164-15 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 19.04.2013 Orientering til kontrollutvalget vedr. Arbeidstilsynets tilsynsrapport Arbeidstilsynet har avgitt en tilsynsrapport 24.11.2011 vedr. inneklima i skolebygg i Melhus kommune, Arbeidstilsynet ga i rapporten varsel om 6 pålegg. Arbeidstilsynet har fulgt opp sitt tilsyn i brev av 15.02.2012, 14.03.2013 og 08.04.2013. Arbeidstilsynet sier i sitt siste brev at frist for gjennomføring av påleggene 3 og 4 var 01.01.2013, de sier videre at de ikke har mottatt tilbakemelding om at påleggene er gjennomført. Arbeidstilsynet viser også til varsel om tvangsmulkt i brev av 14.03.2013 Kontrollutvalgets leder ønsker en orientering fra rådmannen om hvorfor påleggene fra Arbeidstilsynet ikke er gjennomført og meldt inn til Arbeidstilsynet. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag 29.04.2013 kl. 14.00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til etter kl. 15:30 slik rådmannen har bedt om i tidligere korrespondanse. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Postadresse: Postboks 2300, Sluppen 7004 Trondheim Telefon: 468 51 950 Bank: 8601.13.04038 Telefaks: 73 86 60 34 Org.nr: 988 799 475 Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Eva J. Bekkavik 033, &17 13/36-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Møtedato 29.04.2013 Saksnr 019/13
© Copyright 2024