Kontrollutvalget i Sandefjord kommune PROTOKOLL Møte i kontrollutvalget mandag 8. desember 2014, kl. 14.30 – 17.00 Tilstede: Fra kontrollutvalget: Dag Bjørvik, Anne Marie Gustavsen, Steinar Christensen, Solveig Bagås Forfall Håkon Tappeluf. Vara kunne heller ikke møte. Fra sekretariatet: Gunnar Hoff Fra Distriktsrevisjonen i Sandefjord: Linn Karlsvik Etatssjef for skole og barnehage, Simen Seeberg møtte under behandlingen av sak 46, leder for helse og sosialetaten, Lise Tanum Aulie møtte under behandlingen av sak 47, Inger Johanne Weidel og Knut Kavli fra BDO møtte under behandlingen av sak 52. Følgende saker ble behandlet: Sak 45/14 Godkjenning av protokoll fra møte 17.11.2014 Protokollen ble gjennomgått. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Protokollen fra møte 17.11.2014 godkjennes. Sak 46/14 Forebygging og håndtering av mobbing på skolene Seeberg orienterte om kommunens strategier og verktøy for å forebygge og håndtere mobbing på skolene, herunder mål og målstruktur i kommunen. Det er satt forpliktende resultatmål på alle ledernivåer, og det er konkretisert i tiltak for å nå målene. Sentrale tiltak i etaten er blant annet tiltaks- og handlingsplaner, reglementer, kompetanseutvikling, tverrfaglig samarbeid og styrket skole-hjem samarbeid. Videre ble det orientert om skolesektorens styring, kontroll og oppfølging av tiltakene. Seeberg redegjorde deretter for tilsyn som var gjennomført innenfor skole og barnehagesektoren i 2014 som ikke var oversendt kontrollutvalget. Kontrollutvalget gav i den anledning uttrykk for at de ønsket å få tilsendt både interne og eksterne tilsynsrapporter etter hvert som de forelå. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget tar orienteringen fra etatsleder for skole og barnehage til etterretning. Kontrollutvalget ber om at etaten etablerer en rutine for å sende over tilsynsrapporter til kontrollutvalget etter hvert som de foreligger. Sak 47/14 Orientering om samhandlingsreformen Lise Tanum Auli orienterte kontrollutvalget om de mål kommunen hadde satt for å realisere intensjonen med samhandlingsreformen, konsekvenser for organiseringen av tjenester, samarbeid/samhandling med helseforetakene og økonomiske konsekvenser av reformen. Kommunen ligger langt fremme i dette arbeidet og har sentrale roller både i regionale og nasjonale prosjekter. På lengre sikt kan den demografiske utviklingen som er forventet i kommunen, med en betydelig økning i andelen av personer over 80 år, representere en stor utfordring for kommunen. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget tar orienteringen om samhandlingsreformen til etterretning. Sak 48/14 Budsjett for kontroll og tilsyn De foreslåtte rutinene for fremtidig behandling av kontrollutvalgets budsjett ble drøftet. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Forslaget til rutine for behandling av budsjettforslag for kontroll og tilsyn vedtas i henhold til beskrivelsen i saksfremlegget. Sak 49/14 Orientering fra Sandefjord Distriktsrevisjon Revisjonssjef orienterte kort om pågående aktiviteter og planlagt deltakelse på møte i kommunens økonomiforum. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget tar revisjonens orientering til etterretning. Sak 50/14 Kommunens rutiner knyttet til startlånsordningen Behandlingen av saken ble utsatt til neste møte i kontrollutvalget. Sak 51/14 Eventuelt 1. Neste møte i kontrollutvalget ble avtalt til mandag 9.2.2015 kl. 15.30 2. Sekretariatet lager forslag til møteplan for 1. halvår 2015 som sendes ut med protokollen fra møtet. Sak 52/14 Forvaltningsrevisjon – arbeidet med psykisk helse i Sandefjord kommune BDO orienterte om arbeidet med rapporter og revisjonens vurderinger av de enkelte problemstillingene som var besvart i rapporten. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjon om kommunens arbeid med psykisk helse til etterretning og vil tilrå at bystyret ber rådmannen følge opp de forslag til tiltak som fremkommer av rapporten. Innstilling til bystyret Bystyret ber rådmannen følge opp de forslag til tiltak som går frem av forvaltningsrevisjonsrapporten om Sandefjord kommunes arbeid med psykisk helse, og ber rådmannen gir en tilbakemelding innen utgangen av første halvår om hvordan tiltakene er fulgt opp. Sandefjord, 8. desember 2014 Dag Bjørvik Leder Anne Marie Gustavsen Gunnar Hoff Kontrollutvalgssekretær Steinar Christensen Solveig Bagås