ROLLER I IKT- ORGANISERINGEN
Bente Nedrebø, Gruppeleder Systemansvarlige, Helse Bergen
Agenda
• Roller og organisering
• Om gruppen
Systemansvarlige
• Oversikt over system i
akuttmottaket
Roller
• Systemeier
• Systemansvarlig
• Systemforvalter
U førende
Utførende
Besluttende
B
esluttende
System eier
System ansvarlig
H elseforetakene
Forvalter
Tekniske eksperter
H else V est IK T
O verlappende om råde som
reguleres i ansvarskartet
Systemeier
Systemansvarlig
Plassert i foretaket.
Ansvar for bruken og videreutviklingen av applikasjonstjenesten.
Plassert i foretaket. For kliniske
systemer skal den ligge hos seksjon for
IKT.
Ansvar for at systemet dekker de oppgavene som systemet er ment for, og
at tjenesten fungerer slik den skal
Systemeier utpeker systemansvarlig(e)
ved behov.
Beslutter hvordan tjenesten skal utvikles videre, i forståelse med og basert
på ønsker fra brukermiljøene.
Rapporterer feil og forbedringsforslag til
Systemeier. Følger opp
leveranseavtaler og har tett kontakt
med brukermiljøet og leverandøren.
Har ansvar for å skaffe finansiering.
Beslutter hvem som skal ha tilgang til systemet, og på hvilket nivå.
Har ansvarer for å informere brukermiljøet om innholdet i SLA samt å sikre
at brukerne har nødvendig kompetanse til optimal bruk av systemet.
Har ansvaret for at systemet eller tjenesten oppfyller kravene i
sikkerhetspolicy og andre lovmessige krav.
Kan delegere en del av arbeidet til en systemansvarlig.
Er med å planlegge og gjennomføre
avvikling av gamle systemer.
Har god forståelse for funksjonaliteten
og den forretningsmessige bruken av
applikasjonen og for virksomheten som
systemene skal støtte.
Forvalter
Plassert i Helse Vest IKT.
Er en koordinator av aktiviteter og oppgaver, følger opp at systemet leveres ihht det som er avtalt i SLA.
Har inngående kunnskap om de muligheter systemet kan gi og følger opp utviklingen og bruken av systemet.
Har et "sørge for”-ansvar:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Stabil drift av systemet
Gjennomføring av driftsmøter
Informasjonsdeling
Nødvendig kunnskap er tilgjengelig, systemet er dokumentert, valitetssikring
Kommunikasjon med driftseksjonen/ sluttbruker/ leverandør og brukerstøtte
Koordinere og prioritere aktiviteter knyttet til system i forhold til driftseksjonen og sluttbruker
Fortløpende oppgradering til nye versjoner og revisjoner
Hendelser via Sensdesk blir håndtert
At det blir tatt backup /restore, sikkerhet
Felles retningslinjer for bruk av systemet på tvers av institusjoner
E-post lister knyttet til systemet holdes oppdatert
Holde rede på antall brukere
Rapporter og andre leveranser blir ivaretatt og utført ihht avtaler og myndighetspålagte krav
Dokumentert integrasjon med andre systemer
Bruk av felles registre,
At systemet med sluttbrukerutstyr (diktering, skanning etc..) er optimalt konfigurert
Systemansvarskart PACS
Driftsmøter
Etablerte møter
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
EPJ somatikk,
Dips (HBE)
Dips (HST)
ePhorte
OF
Visma
PACS/RiS (HST, HFO,
HBE)
AMK/Alle lab. system
(HFD)
ProSang (HST, HBE)
IMX ressursstyring (HST)
Orbit (HBE)
NetLab (HBE)
Apoteka
Formål: Diskutere løsninger/muligheter og problemer knyttet til daglig
drift av applikasjonen.
Hyppighet: Møte for store/kritiske system er minimum en gang i
kvartalet. For små system kan det være møte minimum en gang i året.
Ansvar for løpende evaluering av systemansvarskartet. Dette
dokumentet eies av systemeier og skal godkjennes av Helse Vest IKT.
Fokus på ressurser, statistikk på innkomne saker, driftsavvik og
driftsvarsler samt styring og prioritet av variabel forvaltningsdel for de
applikasjoner som har dette.
Deltakelse: Systemforvalter og systemeier eller/og systemansvarlig
skal minimum delta i disse møtene. Kunde og leverandør utpeker selv
de deltakere de ønsker skal være medlemmer av driftsmøte. Ved
behov kan begge parter kalle inn personell som er relevante for saker
på sakslisten.
Det skal etableres driftsmøter for alle regionale system.
Systemansvarlige
Prioriterte mål
Systemansvarlige 2011
•
•
•
•
Beredskapsplaner
Kompetanse kritiske system
Plan forvaltning/utvikling av
system
SLA og infrastruktur
Mål for de viktigste systemene i
Seksjon for IKT
•
RIS: Helse Bergen har på plass automatisk registrering av stråledoser
i RIS fra de forskjellige modaliteter.
•
INFRASTRUKTUR: Helse Bergen har en tydelig og tilgjengelig
enhetlig bestillingsrutine for prosjekt, infrastruktur og applikasjoner.
•
SLA: Overordnet oppfølging SLA, inkludert HBE får dekket behov for
infrastruktur.
•
ICIP: Forbedret driftsstabilitet ICIP og avklart langsiktig bruk av samlet
intensiv- og anestesisystem i Helse Vest.
•
CYTODOSE: Øke synliggjøringen av Cytodose i foretaket.
•
PACS: IMPAX 6.4 er i full drift i hele sykehuset, og sluttbrukere på
alle relevante klinikker/avdelinger bruker systemet slik det er tenkt.
•
NATUS: Helse Bergen har bidratt i å utforme en regional strategi for
fødejournalsystem.
•
DIPS: Helse Bergen har et stabilt og trygt EPJ driftsmiljø.
•
ORBIT: Orbit er oppgradert til oppgradering til Orbit 5 (dot.netversjon). Orbit er godt kjend i organisasjonen, fleire brukarar er
merksame på- og tek i bruk nyttige funksjonar.
MÅL 1
Gruppen har utarbeidet en beredskapsplan for de høyest prioriterte systemene- Klart 31.12.11
Tiltak
Ansvarlig
Tidsfrist
Den overordnede beredskapsplanen for IKT gjennomgås og revideres.
Bente
31.12.11
Beredskapsplaner for de viktigste systemene* er etablert.
Systemansvarlige
1.6.11
Eksisterende beredskapsplaner samles til en helhet, lagret tilgjengelig for ansatte HF.
Phu Martin
1.6.11
Det utarbeides plan for å lage beredskapsplaner for viktige områdene det mangler for.
Bente
31.01.11
MÅL 2
Gruppen har dublert kritisk systemansvar- kompetanse på utvalgte system- Klart 31.12.11
Tiltak
Ansvarlig
Tidsfrist
Hver enkelt medarbeider i gruppen følger opp sine personlige mål.
Samtlige
31.12.11
Hver enkelt systemansvarlig har hatt en opplæringssekvens for hele gruppen i sitt system.
Nils, Thor-Einar,
Malene, Per Kristian,
Viviann, Line
1.2,1.3,1.4,1.5,1.6,
1.8
Hver enkelt medarbeider i gruppen har satt seg inn i de ”enkleste” systemansvar-funksjonene i minst ett
annet system enn det de selv er systemansvarlig for.
Inndeling av part 2:
1.1
Opplæring gjort: 1.5
31.12.11
Gjennomføring av DIPS e-læringskurs på læringsportalen.
Samtlige
1.4.11
Gruppen kurses i arbeidsflyt i DIPS.
Viviann
1.4.11
Lage plan/oversikt systemkompetanse.
Bente
1.2.11
MÅL 3
Systemene vi har ansvar for utvikler seg etter gitt målsetting etter foretakets behov, satt av gruppen i fellesskap
Klart 31.12.11
Tiltak
Ansvarlig
Tidsfrist
Lage en overordnet plan for videreutvikling av prioriterte system 2011.
Bente
31.01.11
Gruppen jobber målrettet etter målsettingslisten for de enkelte systemene vi har ansvar for. (se vedlegg 1).
Alle
-
Opplæring metode og verktøy prosessbeskrivelser, samt struktur for lagring.
Bente
28.02.11
Gruppen kurses i bruk av sharepoint.
Phu
01.0311
MÅL 4
Overordnet oppfølging SLA, inkludert HBE får dekket behov for infrastruktur - Klart 31.12.11
Tiltak
Ansvarlig
Tidsfrist
Stilt til rådighet nødvendige ressurser for å gjennomføre risikovurdering av IKT- infrastrukturen som
helseforetaket har ansvar for.
Phu Martin
30.03.11
Dekket behov knyttet til Blålys-pcer.
Phu Martin
01.06.11
Laget en strategi for etablering av trådløse nett, oppfølging ny/ rehab. bygg.
Phu Martin
31.12.11
(hele året)
Lage føring og definere infrastruktur for å dekke brukernes behov for infrastruktur i nybygg og
rehabiliterte bygg.
Phu Martin
31.12.11
Laget en metode og oversikt for SLA-innspill som kommer fra ansatte HBE.
Phu Martin
31.08.11
Utarbeide kravspesifikasjon av tilbud ved utstyrsanskaffelse av videokonferanseløsninger.
Phu Martin
31.12.11
Kompetanseoversikt/ -plan per system
Prioriterte System
Systemansvarlig
Kompetanse 1
Nødjournalen
Malene Torsvik
Viviann Danielsen
Agfa Pacs – pacsweb – Røntgen
Per Kristian Erdal
Line Thomassen
Agfa RIS – Røntgen
Line Thomassen
Per Kristian Erdal
Unilab – labsystem
Prosang – blodbanksystem
Kåre Sønstabø
Marianne Lohne
Gunn Anita Skjulhaug
ICIP – intensivsystem
Thor- Einar Stemland
Tove Dyrdal
DIPS – pasientadministrasjon og journalsystem
Bente S. Nedrebø/Malene Torsvik
Viviann Danielsen
Natus – fødedatasystem
Amis – Støttesystem før AMK
Cytose
Viviann Danielsen
Kari Klausen
Phu Martin Tran
Thor-Einar Stemland
Teleradiologi
Per Kristian Erdal
Line Thomassen
Orbit – operasjonsplanleggingssystem
Nils Widnes
Thor-Einar Stemland
Infrastruktur / SLA
Phu Martin
Stig Atle / Bente
Akuttdatabasen – Støttesystem for Akuttmottak
Cordoba – program på Hjerteavdelingen
DocuLive PAIS
Kompetanseoppbygging
BPMN
•
BPMN: Business Process Modeling Notation
•
BPMN er en grafisk notasjon for å modellere
forretningsprosesser. Basert på flytdiagram.
•
•
TOGAF arkitektur
•
TOGAF er et rammeverk for
virksomhetsarkitektur. Et verktøy for å hjelpe til
å produsere, bruke og vedlikeholde arkitektur.
•
Spesialisthelsetjenesten har valgt TOGAF for
forvaltning av arkitektur.
•
Nasjonal IKTs Fagforum arkitektur har etablert
et nettsted for spesialisthelsetjenestens
arkitektur og metodikk:
www.helsewiki.freecode.no/wiki/index.php/Hov
edside
Beskriver ende – til - ende flyten i en
forretningsprosess.
Anbefalt av Nasjonal IKT
•
Fagsenter for Kliniske System
•
Lage guider for relevante systemer.
•
Rutiner i bruk av IT-systemer (EK).
•
Etablere/forvalte ressursnettverk
(”superbrukere”).
•
Praktisk veiledning i bruken av
kliniske system.
•
Planlegging og gjennomføring av
opplæring av brukere i kliniske
systemer .
•
Oppfølging av ekstern og intern
meldingstrafikk.
Systemer
Applikasjoner med hastegrad Høy
Desktop
Høy (Outlook, Word) til Normal
Integrasjon
Høy
Akuttmottak
Høy
BUP
Høy
Hjerte
Høy
Laboratorie
Høy
Legemiddel
Høy
Mor Barn
Høy
Nefro
Høy
Operasjon
Høy
PACS RIS
Høy
PAS EPJ
Høy
Portør
Høy
Registerkodeverk
Høy
Web Portal tjenester
Høy
Applikasjoner med hastegrad Normal og Lav
Innkjøp Logistikk
Normal (Innkjøp – Middels)
Adm. Diverse
Normal
Adm. Dokumentasjon
Normal
Avdeling diverse
Normal
Datavarehus
Normal
Eiendom
Normal
Ernæring
Normal
Finans
Normal
Foto
Normal
HMS
Normal
Hørsel
Normal
Kvalitetsregister
Normal
Lønn Personal
Normal
Nevro
Normal
Skåring
Normal
Øye
Normal
Fysioterapi
Middels
Statistikk
Lav
Viktigste system- Akuttmottakk
Andre system i tjenestegruppen Akuttmottak
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
AKUTTDATABASEN HBE PROD
AKUTTDATABASEN HFO PROD
AKUTTDATABASEN HST PROD
AMK RESERTIFISERINGSPROGRAM
HFD PROD
AMK RESERTIFISERINGSPROGRAM
HST PROD
APPFRAME HFO PROD
OBA BASEN HST PROD
OPPRINNELSESMARKERING HBE PROD
OPPRINNELSESMARKERING HFD PROD
OPPRINNELSESMARKERING HFO PROD
OPPRINNELSESMARKERING HST PROD
TC3.0 HBE PROD
TC3.0 HFD PROD
TC3.0 HFO PROD
TC3.0 HST PROD
Hvilke system bør vi prioritere å lage systemansvarskart for?
Hvilke system bør vi prioritere å ha driftsmøter for?
Lokale/regionale møter?