StartBANK Achilles erfaringer ISS Facility Services AS en drivkraft bak lanseringen av StartBANKs revisjonstjeneste. ISS Facility Services AS er markedets ledende leverandør av facility-tjenester, og benytter et stort antall underleverandører. Blant selskapets norske kunder er ledende nasjonale og multinasjonale organisasjoner, som for eksempel Rom Eiendom, Telenor og Statoil. Bakgrunn I Norge har ISS vært et aktivt og innovativt medlem av StartBANKnettverket, det Achilles-styrte leverandørinformasjonssystemet for bygg- og anleggssektoren. Bedriften har nylig vært en drivkraft bak lanseringen av StartBANKs nye, integrerte revisjonstjeneste. StartBANK ble etablert i 2005 som et felles leverandørregister og en akkrediteringstjeneste for innkjøperorganisasjoner i Norge. I dag er over 3500 leverandører registrert i nettverket, som brukes av nesten 100 sentrale innkjøpsorganisasjoner. Disse benytter systemet til å Før ISS ble med i StartBANK manglet vi de interne ressursene og ekspertisen til effektiv å kunne håndtere risiko i leverandørkjeden som økte i kompleksitet og størrelse. Det gjorde bedriften sårbar hvis en leveranse gikk galt eller levering mislyktes. “Vi forsøkte å gjøre dette selv, ved bruk av kontrollskjemaer og egenerklæringer for underleverandører. Rutinene var arbeidskrevende og vanskelige å administrere internt av innkjøps-, personal- og HMSteam. Vi hadde ikke mulighet for å evaluere og overvåke hver eneste leverandør,” forklarer Bjørånesset. skaffe seg oppdatert informasjon innen områder som leverandørers økonomiske og skattemessige posisjon, kapasitet, forsikring, kvalitetskontrollprosesser og HMS-systemer. ISS leverer et stort utvalg av tjenester innefor hovedkategoriene renhold, catering, eiendomsdrift, kontorstøtte og sikkerhet, og vet at god og sikker styring med underleverandører er avgjørende for at bedriften skal beholde sin posisjon som markedsleder og være konkurransedyktige på lang sikt. “Vi vil fortsette å være markedsleder, og har som mål å være best “Vi innså at vi måtte outsource og valgte Achilles på grunn av deres gode renommé innen offshore, der godkjenning var en forutsetning for å kunne bli leverandør til sektoren. De fortalte oss om StartBANK, og vi mente dette måtte være en riktig løsning for ISS.” Knut Bjørånesset, Innkjøpsdirektør ISS Facility Services AS på HMS innenfor servicebransjen. Reduksjon av risiko ved bruk av underleverandører er en måte å gjøre dette på,” forklarer Knut Bjørånesset, Innkjøpsdirektør i ISS Facility Services AS. Utfordringen Ny norsk lovgivning i 2012 krevde at organisasjoner som ISS tok mer ansvar for leverandørkjedene sine. “Selv om StartBANK-systemet var bra, var det påkrevet i nye Selv om ISS sitt nettverk av underleverandører er avgjørende for vår lover og forskrifter at vi hadde enda bedre kontroll med våre suksess, gir det oss også store utfordringer. Press fra kunder om å underleverandører”, sier Bjørånesset ”Vi diskuterte saken med holde kostnader nede og teknologi i rask endring og nylig lovgivning Achilles, som informerte om sin leverandørrevisjonstjeneste. Vi har redusert feilmarginen og økt risikoen ved bruk av eksterne bestemte oss for at dette var noe vi gjerne ville benytte oss av og leverandører. integrerte revisjoner i vår samlede kontrollpakke.” Løsningen ISS ønsker gode og langsiktige relasjoner med sine under- Denne beslutningen fikk ISS til å inngå samarbeid med Achilles om å utvikle et integrert revisjonsprogram for leverandører som var skreddersydd etter kravene til StartBANKs unike innkjøpernettverk. Achilles revisjonstjeneste ble lansert sent i 2012 og gir ISS en metode for “fysisk” validering og vurdering av kompetanse, samsvar og kvalifikasjoner for leverandørene som er registrert i StartBANK. Revisjonen blir utført hos leverandørene av lisensierte og kvalifiserte Achilles-revisorer. leverandører. StartBANKs revisjon skal hjelpe leverandør- organisasjonen gjennom deling av best praksis og konstruktive tilbakemeldinger for forbedring av virksomheten, som kan omfatte forbedringer og korrigerende tiltak som må treffes for å sikre at leverandøren overholder forventninger og standarder. Etter revisjonen rapporterer Achilles om sine funn og anbefalinger og sender dette til leverandøren for gjennomgang, og der det er nødvendig, tilbakemelding om forbedringer og tiltak som leverandøren bør treffe. Dette sendes til ISS for evaluering. Rapporten fungerer ISS bruker revisjonstjenesten til de risikokritiske områdene ved administrasjon av leverandørkjeden. Dette er HMS- og ikke som en godkjenning av leverandørorganisasjonene. Funksjonen er å bekrefte og vurdere leverandørens nivå av samsvar og risiko. kvalitetssystemer. Revisorene fra Achilles kontrollerer også at informasjonen leverandørene selv har lagt inn i StartBANK er riktig og oppdatert innen områder som skatt, mva-innbetalinger, lønnsutbetalinger, forsikringer og sertifiseringer. Resultatene ”Achilles revisjonstjeneste har redusert risikoen forbundet vår bruk av underleverandører, og ISS kan nå overfor sine kunder dokumentere Revisjonen hos leverandøren tar vanligvis bare én dag, men nødvendig kontroll med hvordan vi håndterer denne risikoen. tjenesten er utformet fleksibelt, slik at den passer for størrelsen og Gjennom Achilles kan ISS effektivt revidere leverandørene sine basert risikovurderingen til leverandøren. Revisjonsprosessen er enkel, og på deres risikoprofil uten å måtte bruke egne ressurser”. det tar omtrent to måneder å fullføre den fra første kontakt med leverandøren til levering av ferdig revisjonsrapport. Achilles samarbeider med ISS om leverandøradministrasjon og revisjoner. Med utgangspunkt i bransjestandarder og kundekrav identifiserer Achilles sentrale risikoområder og utarbeider en standard revisjonssjekkliste og vurderingsprotokoll sammen med ISS. Achilles kontakter så leverandøren for å avtale revisjon på stedet, forklarer prosessen og hva som må forberedes på forhånd. Ledelsen kan for eksempel bli bedt om å fremlegge dokumentasjon og sertifiseringer eller sørge for at sentralt personell er tilgjengelig for intervjuer. ”Achilles revisjonsprogram hjelper oss med å etablere gode og langsiktige relasjoner til leverandører og oppnå våre mål om å være ledende på HMS innenfor servicebransjen”. “Achilles revisjonstjeneste sikrer at vi overholder lovpålagte krav og gir oss et konkurransefortrinn, da vi kan påvise for eksisterende og fremtidige kunder at vi har et solid system for kontroll med våre underleverandører,” forklarer Bjørånesset. “Det bidrar til å sikre vårt omdømme, reduserer risikoen for oss og bidrar til at vi sparer penger. Nå krever vi av våre underleverandører at de lar seg revidere av Achilles, og vi mener at andre innkjøpere i StartBANK- nettverket ville ha store fordeler av å benytte denne tjenesten.” REVISJONER - VERDI FOR INNKJØPERE Sørger for at leverandørene overholder forventingene og standardene som hjelper oss å minimere risiko knyttet til leverandørkjeden REVISJONER - VERDI FOR LEVERANDØRENE Bidrar til å forbedre og påvise leverandørenes kompetanse og anvendte standarder Troverdighet og anerkjennelse i markedet Uavhengig revisjon utført av revisorer med erfaringer fra relevant bransje Kostnadseffektiv prosess som frigjør personale, slik at det blir mulig å fokusere på kjernevirksomheten i stedet Én integrert løsning for styring av leverandørinformasjon og revisjoner som er felles for hele nettverket. Vise kompetanse og samsvar overfor sentrale kunder i sektoren Økte salgsmuligheter gjennom synlighet for hele StartBANKs innkjøpernettverk Identifisere muligheter for å utvikle og forbedre prosesser basert på vurderinger utført av kvalifiserte revisorer. Du får ekstern bekreftelse på måloppnåelse og praktiske tilbakemeldinger Achilles Systems AS Vikavn. 31 N-4817 His, Postbox N-4856 Stoa Arendal, Norway | T: +47 37 06 35 20 | E: [email protected] | www.achilles.com 001-09/2013