Inom projektet Förenkla på riktigt! har vi satsat på
att göra konkreta insatser inom olika områden
och i olika former.
Då det inte är praktiskt eller kostnadsmässigt
möjligt att genomföra insatser på samtliga
länsstyrelser, så har vi valt att göra pilotprojekt.
Dessa får sedan vara exempel för framtida
aktiviteter på landets länsstyrelser.
I detta dokument beskriver vi en av dessa insatser – ett LEANprojekt som genomförts på funktionen för markavvattning.
Vill ni göra något liknande på er länsstyrelse?
Då är vår förhoppning att ni kan hämta inspiration och få tips
och idéer från denna beskrivning.
Naturligtvis går ett liknande projekt att genomföra på olika sätt, så se
inte detta som ett färdigt recept utan som inspiration!
PROCESSBESKRIVNING
MARKAVVATTNING
”Post-it-lapparna” är insikter från funktionen
Information om antal
ärenden, dagens
handläggningstid &
kartläggning av ärendets
gång.
Under kartläggningen
ställde Leancoacherna
frågor om varför det såg ut
som det gjorde. På så vis
fick vi en gemensam bild
av vad som fungerar och
inte fungerar.
PROCESSKARTLÄGGNING
Funktionen fick sätta mål
för önskat läge. Hur lång tid
vill vi att ett sånt här
ärende får ta? Finns
nationella krav?
Under processkartläggningen
hittade vi möjliga
förbättringar. Utifrån
funktionens mål fick
de placera dessa i ett
”nyttokors” med
rubrikerna stor & liten
Påverkan samt stor &
liten Insats.
NYTTOKORS
Påverkan
Stor
KNIPS
Beslut:
- Skickas centralt
- Utskrifter från
t ex e-tjänster
Insats
Liten
Info om ifyllnad
av ansökningsblankett
Internremisser
– peka ut
område vid
utskick
Telefoni:
kunskap om
avdelning/ärende
Möte istället
för mejl
Stor
Uppdatera
& säkerställa
webb
Digital
arkivering
Lathund/Info
till andra avd.
Föreläggande
- avgifter
- dokument
Skötas centralt?
Räkna tid i 2 steg
- när det kommer in
- när det är komplett
Bekräftelse
= förslag att genomföra
= väntelista
= önskelista till ledning
= krav på att genomföra
Liten
Prioritera
förbättringsförslagen. De
förslag som inte ger så stor
effekt eller av annan
anledning inte är aktuella
att genomföra sätts i en
väntelista. Förslag som
man själva inte kan
påverka lämnas i en
önskelista till ledningen.
Fördela uppgifter
inom/utanför funktionen.
Uppföljning av de insatser
som skulle prioriteras. Har vi
testat? Hur gick det? Ska vi
testa igen? Framkom nya
saker som ska prioriteras
och testas?
Implementera nya
arbetssätt i funktionen, se
över och eventuellt
uppdatera Nyttokorset.
Uppföljning av prioriterade
insatser och
implementeringen. Har vi
testat? Hur gick det? Ska vi
testa igen? Framkom nya
saker som ska prioriteras
och testas? Ny uppföljning.
Regelbundna
avstämningsmöten inom
funktionen. Införa LEANtavla för att underlätta
systematisk förbättring!
EXEMPEL PÅ LEAN-TAVLA
Måndagar kl. 8.30-9: gå igenom pågående förbättringsförslag, väntelistan & nya idéer. Ev. ny prioritering.
Förbättringsförslag
Väntelista
Ansvariga
Tidsplan
Nya idéer
Uppföljning
Genomförda förslag
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Medarbetare kan sätta upp nya
idéer när som helst. På
avstämningsmötet prioriteras den
till pågående förslag, väntelistan
eller kastas.
Infört Enklametoden
Uppdaterat webben
Bättre flöde av internremisser
…
…
…
Viktigt att visa att det händer saker!
Glöm inte att fira när något är
genomfört!