Anna Tillas-Lindberg Examinationsuppgift 3 Klarspråksarbete och översättning 7,5 hp 2014-04-03 Mina ändringar i välkomstbrevet för institutionen för språkstudier Det är omöjligt att skriva om alla förändringar här, så jag har bara tagit med några av de största. Definition av ”vårdat, enkelt och begripligt” I min definition av språklagens ”vårdat, enkelt och begripligt” (SFS 2009:600 11 §) har jag utgått från Språkrådets uttolkning av språklagen (Språkrådet 2010 s. 7), men gjort vissa modifieringar. - Vårdat språk ”[följer] den officiella språkvårdens rekommendationer och [kan] förstås av den enskilde” (ibid.). Jag begränsar min definition till att gälla de rekommendationer som ges i verk som SAOL, Svenska skrivregler och Språkriktighetsboken, eftersom språkvården ger råd även om sådant som gäller enkelt och begripligt språk. - Enkelt språk är ”utan svårbegripliga ord och med en enkel och tydlig grammatisk uppbyggnad” (ibid.). - Begripligt språk är ”anpassat så att mottagaren bör kunna förstå” (ibid.). För att minska överlappningen mellan definitionerna av ”enkelt” och ”begripligt” språk begränsar jag här ”begripligt språk” till att gälla främst informationsurval och -struktur. ”Vårdat” verkar alltså främst på tecken- och ordnivå, ”enkelt” på ord- och meningsnivå och ”begripligt” på menings-, stycke- och textnivå. Jag har fört förändringarna dit jag tycker att de hör i första hand. Ändringar för ett mer vårdat brev På rad 2 har jag ändrat från semikolon till komma, eftersom det ligger i linje med vad Svenska skrivregler skriver om dessa skiljetecken (se Språkrådet 2008 s. 184, 187–188). Jag ändrade datumformatet från ”xx/xx” till ”xx [månad]” (rad 4). Svenska skrivregler (ibid. s. 163) anger att det är det ”tydligaste och lämpligaste sättet”. Det tar förstås lite längre tid att skriva ut månadsnamnet, men då minskar också risken för att man råkar skriva fel. Ändringar för ett enklare brev Jag har försökt undvika att ha alltför många passiveringar, substantiveringar och onaturliga ordföljder, så att texten ska bli tydligare och mindre byråkratisk (jfr t.ex. Språkrådet b fråga 3, Hedlund 2013 s. 9, Josephson 2006 s. 3). Förändringar från originalbrevet finns till exempel på rad 11–12, 27 och 43–44. Vissa passiveringar och substantiveringar finns dock kvar, som på rad 15 och 28. Där de finns kvar tror jag att texten fungerar ändå, eftersom det antingen inte spelar någon roll vem som gör det eller för att substantiveringen inte gör texten svårare (jfr Språkrådet a fråga 24). Jag har tagit bort ”Ladok” och ”avbrott”. Jag visste inte vad det var förrän ganska nyligen, så nya studenter vet nog inte heller det. ”Avbrott” är så gott som en fackterm i det här sammanhanget – och facktermer bör undvikas eller förklaras (se t.ex. Hedlund 2013 s. 8, Språkrådet a fråga 29, Nord 2011 s. 18). Jag tycker dessutom att ”avbrott” låter som något negativt. Jag har valt att skriva ”Då kan du lättare få möjlighet att återuppta dina studier senare” (rad 38), vilket förklarar det man egentligen vill berätta för studenten, men med enklare ord och det positivt laddade ”möjlighet”. (Man skulle också kunna föra Anna Tillas-Lindberg Examinationsuppgift 3 Klarspråksarbete och översättning 7,5 hp 2014-04-03 den här förändringen till begriplighet, eftersom det nu är ett lämpligare informationsurval – mottagaren måste faktiskt inte introduceras till Ladok eller avbrott just nu.) Jag har också eftersträvat en enkel och tydlig grafisk uppbyggnad (inte bara grammatisk). Det har jag gjort genom att ta bort den röda texten i början och minska antalet fetade ord. Den röda texten skulle betona att det är viktigt att läsa brevet (enligt Ingela Valfridsson), men jag tvivlar på att den hjälper: Det krävs många steg innan man har letat sig fram från antagning.se till sitt välkomstbrev, så man kommer nog inte ens så långt som till att öppna brevet om man inte är intresserad. Jag har alltså tagit bort den röda texten, men försökt att delvis ersätta funktionen den var tänkt att fylla med tydligare rubriker som visar vad man måste göra (på t.ex. rad 9, 10 och 34). Fetningen som fanns i originalet gav många markerade punkter som läsaren behövde sålla bland, och den kunde dessutom markera tre olika saker: ”den som är X ska läsa här”, ”viktig information” eller ”viktigt datum”. I min version betyder fetstil bara ”viktigt datum”. Jag har inlett styckena som börjar på till exempel rad 13 och rad 17 med ”Om du är…”, så att läsaren ändå snabbt ska förstå om hen ska läsa där eller gå vidare, fast det inte är fetat. Ändringar för ett begripligare brev Jag har ändrat nästan alla rubriker (se även avsnittet ”Ändringar för andra syften” nedan). De nya rubrikerna är vägledande på ett bättre sätt (jfr t.ex. Nyström Höög 2006 s. 90, Språkrådet b fråga 7–8, Nord 2011 s. 18): ”Lärplattform” säger nästan inget om stycket, medan rubrikparet ”Hur kommunicerar universitetet med mig?” – ”Via lärplattform” tydligt visar vad det handlar om. I dispositionen har jag huvudsakligen använt mig av emfatisk disposition (se Ehrenberg-Sundin et al. 2008 s. 38), och därmed också följt språkvårdens rekommendationer om att sätta det viktigaste först (se t.ex. Hedlund 2013 s. 8). Nu finns till exempel datum och plats för kursstart (rad 4) och länken till praktisk information (rad 8) mycket tidigare i brevet, eftersom jag tror att detta är viktigt för läsaren. Rubrikerna ”Vad behöver jag göra innan kursstart?” (rad 9) och ”Vad behöver jag göra om jag inte tänker gå kursen?” (rad 34) finns på framsidan av brevet. Jag tror att det passar både sändaren och mottagaren – universitetet vill veta vilka som ska gå kursen, och studenterna vill veta vad de behöver göra. Jag tror också att det är bra om informationen för ”avhoppare” hamnar så tidigt som möjligt. Om ”avhopparna” alls öppnar brevet (det kräver ju ganska många steg) ska chansen att de ser den informationen vara så stor som möjligt. På andra sidan finns först kursinnehållet (rad 41–44) och sedan information om kommunikationen (rad 45–55), eftersom jag tror att kursinnehållet är både mer angeläget och aktuellt än kommunikationen för en ny student. Jag har också använt fler rubriknivåer, så att stycken som handlar om samma sak kan grupperas tillsammans. En stor del av det som fanns under de gamla rubrikerna ”Registrering och kursstart”, ”Aktivera ditt användarkonto” och ”Studera med funktionshinder” finns nu samlat under överrubriken ”Vad behöver jag göra innan kursstart?” (rad 9). Informationen om e-postkontot och lärplattformarna finns nu också under en gemensam överrubrik (rad 45–55). Jag tror att detta underlättar orienteringen för läsaren, och hjälper hen att förstå hur allt hänger ihop. Anna Tillas-Lindberg Examinationsuppgift 3 Klarspråksarbete och översättning 7,5 hp 2014-04-03 Jag har förtydligat hur man ska aktivera sitt användarkonto. Eftersom det tydligen bara finns ett sätt att göra det på (enligt Höglund) så har jag länkat direkt till rätt aktiveringssida och skrivit om den tillfälliga identiteten (rad 13–16), i stället för att länka till sidan där man kan läsa om flera olika sätt. På det viset blir det enklare för mottagaren att förstå hur hen ska göra. Jag tog också in datumet för när breven börjar skickas ut (ibid.), så att studenter inte ska behöva oroa sig i onödan för att de inte har fått brevet. Det här förtydligandet resulterar tyvärr i att den som skickar ut brevet måste göra ett extra val, men jag hoppas att det går bra. Det kräver i alla fall inte så stor tankemöda, så som det skulle ha gjort om jag till exempel hade valt att lägga till fler kontaktpersoner. Jag tog också bort adressen www.student.umu.se/om-system-och-it-tjanster-for-studenter, eftersom den leder till en sida som handlar om CAS, Portalen och Cambro, vilket redan finns med i brevet. Jag trodde att jag skulle hitta massa andra tjänster där som jag inte visste fanns, så länken kändes missvisande. Jag har inte riktigt följt rådet om att skriva kort (Hedlund 2013 s. 8), vilket kan göra brevet en aning avskräckande om man jämför med till exempel Genetik och evolutions välkomstbrev (se bilaga 1). I jämförelse tycker jag dock att språkinstitutionens välkomstbrev har ett bättre informationsurval, eftersom det svarar på fler av studenternas frågor. Jag skulle kunna säga ”aktivera ditt användarkonto, registrera dig och kom till det här stället den här tiden”, men eftersom syftet också är att introducera läsaren till universitetet behövs det mer text. Jag har skrivit så kort jag kan under omständigheterna. Ändringar för andra syften Institutionen vill helst inte att studenter ska kontakta dem, för att arbetsbördan inte ska bli för stor (enligt Valfridsson). Därför har jag gjort om inledningen så att läsaren förhoppningsvis ska prova andra vägar först. Jag har försökt ge så mycket relevant information som möjligt i inledningsstyckena (rad 3– 8) och dessutom markerat att man ska höra av sig om man saknar information efter att ha läst brevet (rad 6), i stället för att bara skriva att läsaren kan hitta kontaktuppgifter sist i brevet. Jag har också försökt balansera universitetets implicita uppmaning om att välkomstbrevet ska vara ”säljigt” (Umeå universitet 2014, stycket ”Inledning”) mot institutionens önskemål om att det inte ska vara alltför personligt (Valfridsson). I allmänhet har jag försökt använda du-tilltal i stället för passiver, så att texten ska bli mindre byråkratisk, mer direkt och uppmuntra till samtal. Jag har också försökt ta studentens perspektiv på flera sätt, till exempel får studenten mer information (rad 43) i stället för att hen med originalets universitetsperspektiv ges information (jfr t.ex. Ehrenberg-Sundin et al. 2008 s. 21). Jag har också använt rubrikerna för att ge en känsla av kommunikation och få studenten att känna sig inkluderad. Jag har valt att göra rubrikerna på nivå 2 i form av frågor som ställs av studenterna, och också försökt att anpassa ordvalet efter det. Till exempel tror jag att studenter säger ”gå en kurs” snarare än ”delta i en kurs” (se rad 34). Rubrikerna på nivå 3 är sedan som svar från universitetet: ”Vad behöver jag göra innan kursstart?” (rad 9) – ”Aktivera ditt användarkonto (rad 10), registrera dig (rad 22) och anmäla eventuellt behov av stöd vid funktionshinder (30)”. Anna Tillas-Lindberg Examinationsuppgift 3 Klarspråksarbete och översättning 7,5 hp 2014-04-03 Litteratur Ehrenberg-Sundin, Barbro; Lundin, Kerstin; Wedin, Åsa & Westman, Margareta, 2008: Att skriva bättre i jobbet: en basbok om brukstexter. 4 uppl. Stockholm: Norstedts Juridik. Giles, Barbara, 2013: Välkommen till Genetik och evolution 22.5 hp hösten 2013! http://www.umu.se/digitalAssets/123/123255_genevolvlkomstbrev2013.pdf Hedlund, Anneli, 2013: Klarspråk lönar sig. Handbok för ett effektivt klarspråksarbete. 2 uppl. Stockholm: Norstedts juridik och Fritzes. Höglund, Annica; informatör vid Studentcentrum, Umeå universitet. Mejlkontakt via Marie Sörlin, 14 mars 2014. Josephson, Olle, 2006: Trettio års arbete för enklare texter. I: Texter för medborgarna. Hur vet man om de är bra? Resuméer av föreläsningarna på Klarspråkskonferensen 20 maj 2005. Stockholm: Justitiedepartementet, Regeringskansliet. S. 2–5. Nord, Andreas, 2011: Att göra någon annans text tydlig: förutsättningar och språkideal vid språkbearbetning av myndighetstext. (TeFa-rapport nr 48.) Uppsala: FUMS, Institutionen för nordiska språk, Uppsala universitet. Nyström Höög, Catharina, 2006: Den mottagaranpassade myndigheten. I: Textvård. Att läsa, skriva och bedöma texter, red. av Olle Josephson. (Svenska språknämndens skriftserie 94.) Stockholm: Norstedts Akademiska Förlag. S. 85–93. SFS 2009:600. Språklag. Stockholm: Kulturdepartementet. Språkrådet a. Klarspråkstestet för beslut: frågedelen. http://sofi.prod3.imcms.net/testet/resources/fragor1.pdf Språkrådet b. Klarspråkstestet för beslut: kommentarer och exempel. http://sofi.prod3.imcms.net/testet/resources/kommentarer1.pdf Språkrådet, 2008: Svenska skrivregler. 3 utg. Stockholm: Liber. Språkrådet, 2010: Språkrådets uttolkning av språklagen. http://www.sprakradet.se/6641 Umeå universitet, 2014: Information till nyantagna studenter. https://aurora.umu.se/utbildning-ochforskning/stod-till-utbildning/fordjupning-utbildningsadministration/antagning/information-tillnyantagna-studenter/ Valfridsson, Ingela; universitetsadjunkt vid institutionen för språkstudier, Umeå universitet. Personlig kommunikation 13 mars 2014. Anna Tillas-Lindberg Examinationsuppgift 3 Bilaga 1 Klarspråksarbete och översättning 7,5 hp 2014-04-03