Nyhetsbrev från Landstingsarkivet Nr 4 l December 2011 Mellanarkiv, Slutarkiv och KoVIS vad är skillnaden? SLL:s e-arkiv för patientjournaler, även kallat Mellanarkivet, används i allt större utsträckning av verksamheterna i takt med att allt mer material hamnar där. Nyligen var vi uppe i 220 miljoner poster och 14 000 återsökningar per vecka. Men vad innebär det egentligen att material ligger i Mellanarkiv, Slutarkiv respektive KoVIS? När är informationen egentligen arkiverad? SLL:s e-arkivs två delar: Mellanarkiv och Slutarkiv Definitionsmässigt säger vi att information är arkiverad när den tagits om hand av en arkivmyndighet. Då har informationsägarskapet övergått från verksamheten som producerat informationen till Landstingsarkivet (LA), som är arkivmyndighet för SLL. Informationen i Mellanarkiv ägs fortfarande av verksamheterna själva, till skillnad från informationen i Slutarkiv som ägs av Landstingsarkivet. LA erbjuder plattformar för Mellanarkiv och Slutarkiv. Landstingsarkivet har alltså inte övertagit ansvaret för informationen i Mellanarkiv, vilket innebär att den inte är arkiverad i ordets egentliga bemärkelse. Däremot är informationen exporterad från det journalsystem där den skapades och överförd till ett format som lämpar sig för långtidslagring. Det innebär att när informationen blir äldre och inte återsöks lika frekvent är den förberedd för överföring till Slutarkiv. När informationen ligger i Slutarkiv är den inte längre direkt tillgänglig för verksamheterna utan man får i stället vända sig till LA som hanterar utlämnandet av journalinfor- mationen. I nuläget har verksamheterna direktåtkomst till informationen i Mellanarkiv via Mellanarkivets webbapplikation som startas via en extern länk från Take Care. Direktåtkomsten är möjlig eftersom verksamheterna fortfarande själva äger informationen. Nyhetsbrev från Landstingsarkivet Utkommer med fyra nummer per år och ges ut av Landstingsarkivet i Stockholms län. Nyhetsbrevet riktar sig till alla arkivansvariga och arkivredogörare inom SLL:s verksamheter. Nyhetsbrevet hittar du på webben www.arkivochbiobankscentrum.se Här hittar du våra tjänster och aktuell information från Landstingsarkivet och SLL:s Arkiv och biobankscentrum. KoVIS – ett system för skannade restjournaler Ansvarig utgivare Inger Mattsson KoVIS är ett system som skannar och lagrar restjournaler. Informationen i KoVIS presenteras via Mellanarkivets webbapplikation tillsammans med den information som lagras i Mellanarkivet, som alltså är en separat databas, och som hämtas därifrån. Mellanarkivtjänsten hämtar information från båda systemen och sammanställer dem till en enda bild som presenteras för användaren genom webbapplikationen. Redaktör Maria Litton Informationen i KoVIS är inte överförd till ett format för långtidslagring och kan därför inte arkiveras digitalt hos Landstingsarkivet. För att denna information ska kunna arkiveras måste den konverteras och exporteras ut ur källsystemet. Visuell kommunikation Visuell kommunikation är en organisatorisk enhet som erbjuder en skanningstjänst för restjournaler. De ser till att de skannade bilderna kommer in i KoVIS. Men att restjournaler skickats till Visuell kommunikation och därmed lagts in i KoVIS innebär inte att journalerna är arkiverade. SARA ÖBERG Landstingsarkivet Box 4151 141 04 Huddinge Besöksadress: Björnkullavägen 14 Flemingsberg Telefon 08-737 27 10 Bevarande av webbsidor En stor del av informationsflödet i verksamheterna går i dag via någon form av webbtjänst. Detta gör att hanteringen måste säkerställas för att informationen ska vara tillgänglig inför framtiden. Flera verksamheter inom SLL har tagit upp frågan hur de ska hantera informationen på sina webbsidor. Därför utreder nu Landstingsarkivet både den bevarande- och gallringsplan för information på webbsidor som finns och leveransinstruktionen för information publicerad på webben. Arbetet ingår i Landstingsarkivets satsning kring e-arkivering av administrativ information i vårt digitala slutarkiv. Målsättningen är att arbetet ska vara färdigt under första halvåret 2012. ANDERS SÖDERLIND Tillsynsarkivarier vid Landstingsarkivet Inger Mattsson 08-737 27 75 [email protected] Avdelningschef/Tillsynschef Ny medarbetare på LA Landstingsarkivet har fått en ny medarbetare som heter Sara Öberg. Sara har en kombinerad tjänst på tillsynsenheten och e-arkivenheten. På förstasidan i Nyhetsbrevet reder Sara ut begreppen vad gäller mellanarkiv, slutarkiv och KoVIS. Här får hon presentera sig själv. Jag är ny tillsynsarkivarie med inriktning på e-arkiv och tillträdde min tjänst den första oktober i år. Men jag är inte ny för Landstingsarkivet, utan har tidigare arbetat här i Landstingsarkivet arkivariepool. Efter två uppdrag i poolen lämnade jag arkivet när jag fick anställning på Nya Karolinska Solnaförvaltningen. Dokumenthantering, registra- tur och arkiv var mina ansvarsområden där. Framför allt handlade det om att ta hand om stora mängder digitala ritningar som arbetades fram och granskades på förvaltningen. Det var oerhört intressant att få följa jätteprojektet NKS på nära håll. Men nu är jag åter på Landstingsarkivet på SLL:s Arkiv och biobankscentrum för att arbeta med e-arkivfrågor. Det är väldigt roligt att vara tillbaka och jag har redan deltagit i ett antal arbetsgrupper, rörande allt från arkivering av webbinformation till framtagande av leveransdokumentation för vårt digitala slutarkiv. MARIA LITTON & SARA ÖBERG Digitala leveranser – så gör man! Digitala handlingar/information som finns i en verksamhet och som ska bevaras digitalt måste kunna överföras till Landstingsarkivets digitala slutarkiv (en del av SLL:s e-arkiv) vid en arkivleverans. Det är därför viktigt att ha en strategi och planera inför detta. Bland annat ska det finnas en aktiv systemförvaltning och en informationsägare som kan möjliggöra en leverans av informationen i systemet. Verksamheten ska också ha en plan för hur information som kan gallras ska särskiljas från sådan som ska bevaras. Leveransspecifikationer För att kunna ta emot och arkivera information från olika typer av system har Landstingsarkivet tagit fram leveransspecifikationer och -instruktioner. Leveransspecifikationen är generell och beskriver hur informationen i en viss typ av system, t.ex. administrativa system, ska struktureras. Leveransinstruktionen är mer preciserad och gäller för varje informationstyp som kan förekomma i ett sådant system, t.ex. ärendehanteringssystem eller personaladministrativa system. Informationen ska taggas enligt ett visst XML-schema som följer med leveransspecifikationen. Krav för leverans av digital information För att en verksamhet ska kunna leverera handlingar/information som finns i digitala system till Landstingsarkivet måste följande krav uppfyllas: 1. Handlingarna/informationen måste kunna exporteras från källsystemet. 2. Handlingarna/informationen ska struktureras enligt Landstingsarkivets leveransspecifikationer och leveransinstruktioner. 3. För system som innehåller bevarandeinformation ska systembeskrivningar upprättas. 4. Handlingarna/informationen som finns i systemet ska kunna konverteras till format som är godkända för långtidslagring av Landstingsarkivet. 5. Landstingsarkivet tar endast emot handlingar/information som ska bevaras. Det innebär att en gallringsutredning för informationen i systemet ska vara gjord. CECILIA BOSTRÖM & MARIA LITTON Christina Andersson 08-737 27 01 [email protected] Tillsyn över: * HSF * Kulturförvaltningen, KUN * Patientnämnden * S:t Eriks Ögonsjukhus AB * Stockholms läns Äldrecentrum Cecilia Boström 08-737 27 20 [email protected] Tillsyn över: * AB SL (med Johanna Lagerström) * AISAB * Stiftelsen Clara * Södersjukhuset AB Johanna Lagerström 08-737 27 42 [email protected] Tillsyn över: * AB SL (med Cecilia Boström) * SLSO * Smittskydd Stockholm Övriga ansvarsområden: * SLL Arkivredovisning 2012 * Kontaktperson för Landstingsarkivets utbildningar Maria Litton 08-737 27 22 [email protected] Tillsyn över: * Folktandvården AB * Karolinska Universitetssjukhuset, Solna och Huddinge * Stockholms Konserthusstiftelse * MediCarrier AB Helena Löthman 08-737 27 16 [email protected] Tillsyn över: * AB SL Finans * Locum AB * Nya Karolinska Solnaförvaltningen, NKS * Södertälje sjukhus AB * Trafiknämnden Tomas Nimreus Silfverswärd 08-737 27 41 [email protected] Tillsyn över: * Danderyds sjukhus AB * Landstingshuset AB * Landstingsrevisorerna * SLL Internfinans AB * Spårvägsmuseet * Stockholm Care AB * Stockholms läns museum Övriga ansvarsområden: * Forskningsärenden * Kontaktperson för inspektioner Cecilia Söderman 08-737 27 19 [email protected] Tillsyn över: * LSF * Skärgårdsstiftelsen * Waxholms Ångfartygs AB Övriga ansvarsområden: * Diarieföringsfrågor Sara Öberg 08-737 27 02 [email protected] För frågor om journalförstöring, kontakta registrator: [email protected]