Institutionen för Kirurgiska Vetenskaper 2013-05-29 Riktlinjer runt disputationskostnader Varför riktlinjer? Doktorander ställer ofta frågor om vad som ”ingår” vid disputationen, d.v.s vem betalar vad? IKV har saknat riktlinjer för detta. Kostnaden för disputationer har dock skjutit i höjden och flera grupper har begränsat med fakultetsmedel. Institutionsstyrelsen har nu beslutat att från höstterminen 2013 ska följande gälla: Fakultetsmedel för respektive grupp bekostar: • Baspaket för mingel och förtäring för betygsnämnden, max 2000 kr. • Opponentmiddag. Reglerna för extern representation tillåter kostnader för lunch/middag/buffé på upp till 650 kr/person, inklusive moms. (2010-02-23 UFV 2010/26) • Opponentarvode; resor för opponent och betygsnämndsledamöter, hotell för opponent. • Blomma till den som disputerar. • Eventuellt en del av tryckkostnaden för avhandlingen. Ograduerade medel: • Doktoranden ska söka ograduerade medel varje år som registrerad doktorand. Ograduerade medel ska huvudsakligen användas för att bekosta tryckning och språkgranskning av avhandlingen. Handledarens egna medel eller doktoranden bekostar: • Dyrare mingel (fler personer, dyrare catering, snittar etc) tas från handledarens anslag om handledaren har medel på universitetet och godkänner detta. Alternativt betalar doktoranden själv. Detsamma gäller för eventuell lokalhyra, t.ex. Gustavianum. Dessa riktlinjer bör begränsa den del av kostnaden för en disputation som tas från fakultetsmedel till runt 30 - 40 000. Handledarna får ökat ansvar för att bevaka kostnaderna men kan välja dyrare alternativ om de vill bekosta detta med egna medel. (Overheadkostnad tillkommer i samtliga beräkningar) 1 Institutionen för Kirurgiska Vetenskaper 2013-05-29 Mer om kostnader och finansiering Avhandlingen Språkgranskning och tryckning av avhandlingen ska företrädesvis bekostas av ograduerade medel. Handledaren ansvarar för att doktoranden är medveten om vikten av att söka ograduerade medel redan från första året som antagen. Kostnaden för tryckning varierar. Antal ex påverkar, men även antal sidor och färgbilder. Alla avhandlingar publiceras elektroniskt, det går därför utmärkt att distribuera länk till avhandlingen istället för att skicka den i pappersform, t.ex. till ämnesföreträdare runt om i landet. Alla doktorander har inte samma förutsättningar för att få ihop ograduerade medel till hela kostnaden. Ograduerade medel får sökas högst 4 gånger. Första gången beviljas ett halvt belopp, för ansökan nr 2-4 hela belopp. Beloppen varierar beroende på ämnet. Forskning som hänförs till Hjärt- & kärl får 13 160 kr som helt belopp (år 2013), andra kan ha 7 140 kr som helt belopp. Om doktoranden registreras för halvfart ges halvt belopp, (en fjärdedel första året). Om inte doktoranden har sökt ograduerade medel får handledaren bekosta tryckning och språkgranskning av egna forskningsmedel. Tryckning och språkgranskning kan delvis betalas av fakultetsmedel men inte med mer än 20 000 kr och främst då doktoranden har ansökt ograduerade medel men tillhör en kategori som endast får låga belopp varje år. Riktvärde för upplaga av avhandlingen är 200-250 ex. Lokal, mingel mm Inom sjukhuset finns lämpliga lokaler för disputationer. Det finns flera fördelar med att använda sjukhusets lokaler. Det kostar ingenting, kollegor inom sjukvården har lättare att närvara och möjligheten att få hjälp vid arrangemanget är avsevärt större. Vissa lokaler är hårt bokade men disputation ger som regel företräde. För det traditionella minglet och förtäring för betygsnämnden kan fakultetsanslag belastas med upp till 2 000 kr. Chips, salta pinnar, fruktfat, cider och eventuellt mousserande vin för minglet. Kaffe och bulle, eventuellt även sallad eller lunchmacka med dryck för betygsnämnden. Kontrollera gärna i förväg om betygsnämnden önskar någon förtäring. En gratulationsblomma till doktoranden efter godkänd disputation ska ingå. Några forskargrupper har som tradition att köpa en present till opponenten. Det är sällsynt på andra enheter och lärosäten och inget som ska belasta fakultetsmedel. Merkostnader för lokal eller andra särskilda önskemål På Gustavianum tillkommer hyra, räkna med mellan 4 700 kr och 6 500 kr beroende på dag och vilka lokaler som önskas. Mingel och förtäring för betygsnämnd utanför sjukhuset blir dyrare och dessutom kan personalkostnader tillkomma. Detta är en frivillig extra kostnad som inte ska belasta gruppens fakultetsmedel. Om handledaren har andra medel som kan disponeras för ändmålet och vill finansiera går det bra annars får doktoranden själv stå för dessa kostnader. 2 Institutionen för Kirurgiska Vetenskaper 2013-05-29 Kostnader för opponent och betygsnämnd: Opponentarvodet är 12 000 kr, det blir 19 824 kr inklusive semesterersättning och lönebikostnader. Resor och hotell för opponent och resor för betygsnämndsledamöter bekostas av gruppens fakultetsmedel. Resekostnaderna kan bli höga om opponenten kommer från utlandet. Opponenten bjuds på middag kvällen före disputation Tänk på miljön! – Hur många ex behöver tryckas av avhandlingen? Pressmeddelandet som sammanställs inför disputationen kan e-postas tillsammans med en länk till avhandlingen. Det kan ersätta en del av de fysiska postutskicken, exempelvis till professorer runt om i landet. Den elektroniska versionen innehåller ”Kappan” d.v.s. sammanfattningen, första delen av avhandlingen. Det räcker för de flesta. Sammanfattning Vad Språkgranskning Tryckning Finansiering Ograduerade medel Ograduerade medel Middag med opponent Fakultetsmedel för normalstandard Fakultetsmedel för normalstandard Fakultetsmedel Handledare eller doktorand Hotell och resa opponent samt resor betygsnämnd Opponentarvode Lokalhyra Mingel + eventuellt lunch till betygsnämnd Blomma till doktorand Kommentar Doktoranden söker, handledare skjuter till medel om inte doktoranden sökt ograd. Max 20 000 kr från fakultetsmedel. Riktlinje: Respektera regler för extern representation Boka inte de dyraste alternativen Fakultetsmedel Betalas inte av fakultetsmedel eftersom gratisalternativ finns Upp till 2 000 kr Fakultetsmedel Riktlinje 400-450 kr 3