1. No category

Fö
r9
:e
år
et
Sveriges ledande forum inom arkiv och informationshantering
Konferens 20-21 mars 2013 – fördjupning e-arkiv 21 mars – workshop juridik 22 mars
www.arkivforum.se
Stockholm
Ordförande:
- Så tar du ett helhetsgrepp över
din informationshantering
Regionarkivet Göteborg stad:
William Försth, verksamhetschef
Talare:
- Senaste nytt från Riksarkivet och SKL
- Så inför du ett användarvänligt e-arkiv
Riksarkivet:
• Björn Jordell, riksarkivarie
• Göran Kristiansson, enhetschef & projektledare
SKL:
• Ann Landelius, projektledare e-arkiv
Swedac:
• Richard Ericsson, Enhetschef IT & service
• Anna Lorentzon, Projektledare
Speciellt inbjudna:
Göteborg stad:
• Magnus Petzäll, IT-direktör
Olof Junesjö, Sundbybergs Stad
Karin Wåhlberg, Rikspolisstyrelsen
E-delegationen:
• Cecilia Bredenwall, tf kanslichef
Rikspolisstyrelsen:
• Karin Wåhlberg, IT-arkivarie
Ängelholm kommun:
• Mats Ulfwinger, kommunsekreterare
HiQ:
• Tommy Bengtsson, seniorkonsult
Statens Musikverk:
Så inför du ett e-arkiv!
Fördjupning 21 mars:
Under ledning av
Ale kommun
Finalist till Årets IT-Kommun 2011!
• David Jansson, processledare digitalisering
• Agnes Sjöbrandt, verksarkivarie
Eskilstuna kommun:
• Caspar Almalander, it-arkivarie
CGI:
• Pella Bergquist, användbarhetsexpert
Sundbybergs stad:
• Johan Dertell, systemförvaltare
• Olof Junesjö, projektledare
Kungliga Biblioteket:
• Stina Degerstedt, enheten för digitalisering
Guldsponsorer:
Sponsorer:
Juridiken kring elektronisk
kommunikation
Sentensia:
Workshop 22 mars:
Under ledning av
Cecilia Magnusson Sjöberg
• Mattias Lundin, arkivarie & projektledare “e-arkiv”
• Helena Lindberg, administrativchef
• May Herlin, IT-strateg
• Sören Jellheden, seniorkonsult
Haparanda stad:
• Patrik Oja, fd kommunchef
Ale kommun:
Samarbetspartners:
20 MARS 2013
09.00 Registrering och morgonkaffe
09.20 Ordförande William Försth presenterar sig
09.25 Riksarkivarie Björn Jordell öppnar Arkivforum
- Nyheter från Riksarkivet
Björn Jordell, Riksarkivarie, Riksarkivet
EXPERTANFÖRANDE:
09.45 Senaste nytt om arbetet med e-Arkiv och e-Diarium
- Ta del av delresultaten och specifikationerna på e-tjänsten e-arkiv.
- Presentationen av prototyperna - hur kommer det bli när allt är
klart?
- Vad behöver din organisation förbereda sig på?
Göran Kristiansson, enhetschef och projektledare för projektet
e-Arkiv och e-Diarium, Riksarkivet.
PRAKTIKFALL:
10.15 Framgångsrik samverkan över avdelningsgränserna
- så övervinner du hindren och säkerställer att IT och
verksamhet arbetar mot ett gemensamt mål
- Så tar du ett helhetsgrepp kring verksamhet,informationsförsörjning,
IT och arkiv?
- Hur får du IT-avdelningen att förstå dina utmaningar samt
komplexiteten i arkivet?
Magnus Petzäll, nationell samordnare Öppen Data, SKL och
IT-direktör Göteborg stad.
10.45 Förmiddagskaffe
PRAKTIKFALL:
11.15 Införandet av ett integrerat dokument &
ärendehanteringsystem och e-arkiv
PRAKTIKFALL:
13.30 Så tog vi ett helhetsgrepp kring diarieföring,
ärendehantering, webbtjänster och e-arkiv
- Så skapade vi en strategi över verksamhetens information och
övergick till digitaliserad informationshantering och e-arkiv.
- Hur integrerar du organisationens alla IT-system till e-arkivet?
- Hur arbetar du fram en långsiktig strategi för arkivering och gallring
av digital information?
David Jansson, processledare digitalisering, Statens Musikverk.
Agnes Sjöbrandt, verksarkivarie, Statens Musikverk.
EXPERTANFÖRANDE:
14.00 Hur säkerställer du användarnyttan och den goda
användarupplevelsen vid val av system?
- Hur väljer du ett system som används och inte ett system som ingen
vill använda?
- Hur skriver du kraven så att ditt kommande system uppfyller kraven
på användarvänlighet?
- Tillgänglighet för funktionshindrade - så ser du till att informationen
och arkivhanteringen kan användas av alla.
Pella Bergquist, användbarhetsexpert, CGI.
14.35 Eftermiddagskaffe
PRAKTIKFALL:
15.10 Strategier och vägval vid införandet av ett e-arkiv på
Polisen
- Vilka strategier och vägval tog vi gällande e-arkivet?
- Vad har varit styrande för våra krav gällande t.ex. prestanda,
arkivredovisning och möjligheten för e-arkivet att ta emot olika slags
information?
- Informationssäkerhet och riskhantering - vilka krav ställer vi på
e-arkivet?
Karin Wåhlberg, IT-arkivarie, Rikspolisstyrelsen.
- Hur avgör du vilka system som är lämpliga för din organisation?
Talaren presenteras inom kort på www.arkivforum.se
PRAKTIKFALL:
11.45 Så skapar du ett e-arkiv i en mindre organisation
- Hur ser dokumentets liv ut? Genomgång av hela kedjan , från digital
ärendehantering till det digitala arkivet.
- Hur gjorde vi när vi införde e-arkivet? - våra utmaningar och
lärdomar från projektet - vad gjorde vi rätt och vad kunde ha gjorts
annorlunda?
Richard Ericsson, Enhetschef IT och service, Swedac.
Anna Lorentzon, Projektledare, Swedac.
PRAKTIKFALL:
12.15 E-arkivering för pålitlig och effektiv
informationshantering - en naturlig och integrerad del av
verksamhetsstödet
Carin Andersson, Vd. Tekis.
UNIKT PRAKTIKFALL:
15.45 Skapandet av den första pappersfria kommunen
- Så nyttjade vi modern teknik och blev den första pappersfria
kommunen
- Varför är e-arkivet en viktig del för att bli en pappersfri organisation?
Patrik Oja, fd kommunchef, Haparanda stad.
PANELDISKUSSION:
16.15 Så säkerställer du att utfallet av ditt e-projekt blir som
planerat
Expertpanelen består av:
- Mats Ulfwinger, kommunsekreterare, Ängelholms kommun.
- Åsa Hestner-Blomqvist, arkivarie och verksamhetskonsult, Logica.
- Tommy Segelberg, affärsområdeschef grafiska lösningar, Ricoh .
- Fredrik Samson, affärsområdeschef, Ida Infront .
- Per Kristoffersson, seniorkonsult, HiQ.
17.00 Ordförande Wiliam Försth summerar första
konferensdagen
12.35 Lunch
17.10 Årets Arkiv 2013!
- Finalisterna presenteras
17.15 Mingel
Nätverka med kollegor från hela landet och diskutera dagens
21 MARS 2013
08.00 Ordföranden öppnar andra konferensdagen
EXPERTANFÖRANDE:
08.05 Nytt från E-delegationen -ta del av den senaste
utvecklingen inom e-förvaltning
- Hur kommer e-förvaltningsarbetet fram till 2014 att påverka din
organisation?
Cecilia Bredenwall, tf kanslichef, E-delegationen.
EXPERTANFÖRANDE:
08.35 SKL: s upphandling av e-arkiv - hur förbereder du
dig på bästa sätt för att avropa från ramavtalet?
Ann Landelius, projektledare e-arkiv, SKL.
EXPERTANFÖRANDE:
09.00 Kvalificerat kravarbete vid anskaffning av e-arkiv
Tommy Bengtsson, seniorkonsult, HiQ. Tommy arbetar som
oberoende e-arkivsspecialist i SKL:s e-arkivs projekt.
PRAKTIKFALL:
09.20 Hur integrerar du dokument- och
EXPERTANFÖRANDE:
11.25 Så säkerställer du att du får det du efterfrågat, ”den
goda affären till rätt pris” - praktiska tips vid kravställning
och upphandling
- Hur omformulerar du din förstudie till vilka krav du bör ställa?
- Så kravställer du funktion, teknik, leveransprojekt och support/
underhåll.
- Hur gör du rätt kravspecifikation till rätt avrop?
- Skillnaden mellan egen upphandling, ramavtal och avrop - vad
avgör vad som passar bäst för just din organisation?
Sören Jellheden, seniorkonsult, Sentensia.
12.00 Ordföranden avslutar konferensen
12.10 Gemensam lunch för deltagare på eftermiddagens
fördjupning om e-arkiv.
Anmäl dig innan det blir fullsatt
De fyra senaste konferenserna har varit fullsatta tidigt.
ärendehanteringssystemet till organisationens andra
system?
- Så integrerar du systemet till e-tjänster och webbdiariet samt inför
det till samtliga delar av verksamheten
- Införandet av verksamhetsbaserad arkivredovisning med
ärendekoder - ta del av praktiska tips
- Så lyckas du med kravställning och upphandling samt säkerställer att
ni får exakt det ni efterönskat
Johan Dertell, systemförvaltare, Sundbybergs stad.
Olof Junesjö, projektledare, Sundbybergs stad.
09.50 Förmiddagskaffe
PRAKTIKFALL:
10.25 Hur säkrar vi det digitala kulturarvet?
- E-plikt - hur kommer den nya lagen påverka dig och din organisation?
- Insamling och bevarande av digital information - ta del av erfarenheter från Kungliga Biblioteket
- Så byggde vi ett nytt system för insamling och bevarande av digital
information
Årets Arkiv:
Årets Arkiv har sedan starten 2008 etablerat sig till
arkivsveriges främsta utmärkelse.
Läs mer om Årets Arkiv och hur du nominerar på:
www.arkivforum.se/aretsarkiv
Tidigare vinnare:
2008: Eskilstuna stadsarkiv
2009: Arkivcentrum i Örebro
2010: SLL arkiv & biobankcentrum
2011: Göteborgs stadsbyggnadsarkiv
2012: Dokument & arkivservice Ringhals AB
Stina Degerstedt, enheten för digital insamling, Kungliga Biblioteket.
PRAKTIKFALL:
10.55 När är det lönsamt att samarbeta med andra
organisationer gällande ett e-arkiv?
- Ta del av praktiska tips från det gemensamma e-arkivs arbetet för
Eskilstuna, Enköping, Strängnas och Västerås.
- Vad bör du tänka på innan du startar ett samarbete och hur undviker
du problem och framtida risker?
- Vad är syftet, utmaningen och fördelarna med ett mellanarkiv?
Caspar Almalander, it-arkivarie, Eskilstuna kommun och
delprojektledare Riksarkivet.
Om Arkivforum:
Arkivforum är den årliga konferensen för dig som arbetar
med arkiv och informationshantering. Under nio år har över
2500 personer deltagit på Arkivforums konferenser
och kurser. Arkivforum arrangeras av Kompetensinstitutet.
www.arkivforum.se
FÖRDJUPNING “E-ARKIV” - 21 MARS 2013
Så inför du ett e-arkiv i din organisation
Den stora utmaningen för många organisationer är införandet av ett e-arkiv. Därför arrangerar vi den efterfrågade
workshopen där du kan lära dig av hur Ale kommun infört ett e-arkiv enligt den verksamhetsbaserade
arkivredovisningen.
Under workshopen får du de verktyg du behöver för att upprätta ett säkert e-arkiv. Du har möjligheten att ställa frågor och
diskutera dina erfarenheter och planer med andra personer i samma sits för att dra lärdom och undvika fallgropar.
Under senaste Arkivforum fick Mattias 4,32 av 5.0 i medelbetyg. Sagt om Mattias:
- ”Äntligen fick jag praktiska tips från en organisation som gått i mål med sitt e-arkiv!”
- ”Rekommenderar alla som ska införa ett e-arkiv att lyssna på Mattias! Han är otroligt kunnig och en
fröjd att lyssna på”
- “Kommer att ha stor nytta av detta! 5/5!”
Fördjupningen kommer att behandla
implementeringen av ett e-arkiv från ax till limpa:
- Förstudie & målbild
- Processkartläggning
- Informationssäkerhet
- Kravställning
- Införande
Schema över dagen, 21 mars 2013:
12.10 12.50 14.30 16.30 Gemensam lunch
Fördjupningen inleds
Eftermiddagskaffe
Fördjupningen avslutas
Frågor som avhandlas:
- Hur implementerar du ett e-arkiv praktiskt? – ta del av framgångsfaktorer och tips på hur du undviker
fallgropar
- Så kartlägger du verksamhetens processer och bygger upp klassificeringsstruktur enligt Riksarkivets föreskrifter
- Hur tar du fram en strategi för bevarande av elektroniska handlingar och en plan för informationssäkerheten?
- Vilka regler finns för hur länge olika typer av information ska lagras?
- Så anpassar du ditt e-arkiv tekniskt för att ta hänsyn till PUL och sekretesslagen
- Hur avgör du vilken e-arkivlösning som passar din organisation bäst?
- Så räknade vi på verksamhetsnyttan och fick budget från ledningen för ett e-arkiv
- Vad måste du vidta för åtgärder i framtiden med information du lagrar idag?
- Så strukturerar och avgör du vilken information som ska lagras för att undvika överbelastning av systemen på längre sikt.
- Så lyckas du med kravställningen och upphandlingen mot leverantörer
- Hur leder du din organisations e-arkivprojekt och säkerställer att utfallet blir som planerat?
Under workshopen kommer alla era frågor besvaras.
Maila dem gärna i förväg till [email protected]
Ale kommun:
Mattias Lundin, kommunarkivarie och projektledare för kommunens e-arkiv
Helena Lindberg, administrativchef samhällsbyggnad
May Herlin, IT-strateg
Ale är en av få kommuner i Sverige som har ett e-arkiv. Kommunen har sedan oktober 2011 varit i drift med sitt
e-arkiv som nu består av 100 000 bygglovshandlingar.
WORKSHOP “JURIDIK”- 22 MARS 2013
Juridiken kring elektronisk kommunikation,
dokumenthantering och arkiv
Många anser att juridiken gällande informationshanteringen är bland det svåraste i arbetet. Därför arrangerar Arkivforum
workshopen där du kommer att få alla de verktyg du behöver för att kunna sköta din elektroniska kommunikation och
dokumenthantering i enlighet med gällande juridiska krav.
Frågor som avhandlas:
Juridiken kring sociala medier – vilka skyldigheter har
du som offentlig organisation?
Pågående lagstiftningsarbete som rör elektronisk
dokumenthantering i e-förvaltningen
- Hur ska du förhålla dig till riktlinjerna från SKL och e-delegationen?
- Ta del av aktuella beslut om exempelvis
myndigheters användning av Facebook, twitter och bloggar
- Var går gränsen mellan vad som definieras som allmänna
handlingar och vad innebär det för dig vid behandling av information på internet?
- Hur förhåller du dig till föreslagna förändringar i
förvaltningslagen?
- Hur kan e-offentlighetskommitténs förslag komma att
påverka ditt arbete?
- Vilka frågor arbetar informationshanteringsutredningen
med?
Så möter du kraven på en god offentlighetsstruktur
Aktuellt om offentlighet och sekretess
- Genomgång av begreppet sekretess, sekretessreglerad
uppgift och sekretessbelagd uppgift samt de tre centrala
insynsrätterna: offentlighetsprincipen, partinsyn och rätt till
registerutdrag.
- Vilka handlingar är undantagna från offentlighet?
- I vilka fall och på vilket sätt kan du lämna ut en del av en handling som innehåller sekretessbelagda uppgifter?
- Hur snabbt och på vilket sätt ska utlämnandet av en handling
ske enligt rättspraxis?
Den senaste rättsutvecklingen kring e-post, SMS, chat
och internettjänster
- Hur tolkar och tillämpar du bestämmelser om offentlighet,
sekretess, arkivering och gallring?
- Vad finns det för risker juridiskt mellan de olika sätten att
kommunicera?
- Vilka praktiska rutiner kan underlätta en balansering av
bestämmelserna om arkivering och gallring?
- När blir en handling inkommen respektive upprättad?
- Vad menas med “omhändertagande för arkivering”?
- Vad kan gallras enligt gällande författningar?
Så PuL-säkrar du din verksamhet och anpassar dig till
nyheter i lagstiftningen
- Vad innebär PuL i praktiken?
- När är det inte tillåtet att publicera allmänna handlingar på
internet?
- Vilka intresseavvägningar är särskilt aktuella vid utvecklingen
av e-tjänster och medverkan i sociala medier?
- Vad finns det för krav vid användning av s.k. molntjänster?
E-signaturer och säkerhetsjuridiska krav - vad bör du
ta hänsyn till och vad innebär det i praktiken för din
verksamhet?
- Hur skapar du säker dokumenthantering som uppfyller krav
på integritetsskydd och sekretess?
- Hur utformar du e-signaturer som följer aktuell regelverk
kring elektroniska original, kopia och underskrift?
Schema över dagen, 22 mars:
Cecilia Magnusson Sjöberg
Professor i rättsinformatik vid
Stockholms universitet
Hasselbacken konferens:
08.45 Registrering och morgonkaffe 12.00 Lunch
14.30 Eftermiddagskaffe
09.15 Workshopen inleds
16.30 Workshopen avslutas
10.30 Förmiddagskaffe
Cecilias workshop fick senast snittbetyget 4,74 av 5.0. Sagt om Cecilia:
“Att lyssna på Cecilia var exakt det jag behövde. Kommer ha stor nytta av detta!”
“Mycket inspirerande och proffsigt! Hon gör ett svårt ämne lättbegripligt!”
“Kan varmt rekommendera Cecilia!”
För att säkra kvalitén har vi begränsat antal deltagarplatser till workshopen.
Under dagen kommer Cecilia gå igenom de frågor du önskar få belysta och besvarade.
Maila dem gärna i förväg till [email protected]
För 9:e året - den årliga mötesplatsen för dig som arbetar med arkiv och informationshantering
Anmäl dig till Arkivforum på:
www.arkivforum.se/anmalan
Arkivforums konferens: Fördjupning e-arkiv: Workshop juridik: 20-21 mars 2013
21 mars 2013
22 mars 2013
Konferenslokal: 20-21 mars 2013
Grand Hôtel
Södra Blasieholmshamnen 8, Stockholm
Tel till konferensanläggningen: 08-679 35 00
[email protected]
Tel: 073-670 60 32
Workshoplokal: 22 mars 2013
Scandic Hasselbacken
Hazeliusbacken 20, Stockholm
Tel till konferensanläggningen: 08-517 343 07
Priser
Konferens & fördjupning “e-arkiv”
Konferens
Fördjupning “e-arkiv”
Workshop “juridik”
10980 kr
6990 kr
3990 kr
5490 kr
Ange om du önskar få fakturan
under 2012 eller 2013.
Konferensavgiften är exkl. moms och inkluderar lunch, kaffe, kvällsmingel och
dokumentation.
Mängdrabatt vid fler än 2 bokningar:
Vi premierar tidiga bokningar samt om ni är flera från samma
organisation som bokar plats samtidigt. Anmäl fler än 2 personer från
samma organisation samtidigt senast den 13 december så får person
3, 4, 5 osv 50% rabatt. Rabatterbjudandet kan inte kombineras med
andra erbjudanden.
Boende i Stockholm:
För kraftigt nedsatt pris på Grand Hotel - boka ditt boende via vår hemsida:
www.arkivforum.se/lokal
De fyra senaste Arkivforumen har varit fullsatta
och fått snittbetyget 4,41 av 5.0 av deltagarna!
Anmäl dig redan idag och säkra din plats.
Arkivforum arrangeras av Kompetensinstitutet.
Avbokning & överlåtelse av deltagarplats
Betalningen sker mot faktura med 30 dagars betalningsvillkor. Anmälan är bindande, men du kan när som helst överlåta din plats till en kollega genom att informera Kompetensinstitutet. Mottar vi din skriftliga avbokning senast 14 dagar före konferensstart får du ett värdebrev
på fakturerat belopp med avdrag för en administrativ kostnad på 500 kr exkl. moms. Värdebrevet är giltigt ett år från utfärdandet och kan
utnyttjas av dig eller en kollega från din organisation på valfritt kurs/evenemang hos Kompetensinstitutet. Mottar vi din skriftliga avbokning mindre än 14 dagar före konferensstart uteblir värdebrev eller ersättning. I det fall Kompetensinstitutet ställer in ett event/evenemang
krediteras du det inbetalda beloppet. Kompetensinstitutet reserverar sig för mindre ändringar i programmet.
www.arkivforum.se