E-Arkiv Kalmar län Nyhetsbrev från projekt Kalmar län ”HJÄLP! – Hur ska vi göra nu?” Projekt eArkiv Kalmar lan halsar dig valkommen till en regional heldagskonferens om att i infora e-arkiv – ensam eller tillsammans. Alla har vi kommit olika långt på vår resa mot att införa system för att säkra bevarandet av vår digitala information. Denna konferens ger konkreta exempel från enskilda kommuner, pågående projekt och samverkansorganisationer om hur de valt att ta sig an denna mycket aktuella lednings- och verksamhetsfråga. Hur kan vi tänka inför en upphandling och hur kan vi förbereda våra organisationer på bästa sätt inför en helt digital informationshanteringskedja? Konferensen vänder sig till dig som är: Politiker, kommun-/landstingschef, ekonomichef, IT-chef, upphandlings-/inköpsansvarig, arkivarie/arkivchef eller motsvarande, projektledare för e-arkivprojekt och kontaktperson inom projekt e-arkiv Kalmar län. Tid: Fredag 24 april 2015 Kl: 09:00-16:00 Plats: Brofästet Hotell och Konferens, Kalmar Kostnad: Gratis för deltagare från projekt eArkiv Kalmar läns kommuner Övriga 1000 kr + moms. Anmälan: Föreläsare: Anna Gillquist - Programansvarig gemensamma tjänster & funktioner, Avdelningen för digitalisering SKL Pia Hedenblad – Försäljningschef, SKL Kommentus Inköpscentral Göran Kristiansson – Landsarkivarie i Lund, Riksarkivet. Mats Porsklev – samordnare/tf förbundschef, Kommunalförbundet SYDARKIVERA Andreas Jonsson – Projektledare, Norrköpings kommun. Dan Malmsten – Arkivchef, Linköpings kommun. Mariella Andersson — projektledare/verksamhetsutvecklare, Linköpings kommun Jenny Hurtig – Projektledare, Gemensamt e-arkiv Jönköpings län www.rfkl.se/sv/konferenser Caspar Almalander – IT-arkivarie, Eskilstuna kommun Sista anmälningsdag: Fredagen den 27 mars 2015 Stephen Dorch – Informationssäkerhetssamordnare, Regionförbundet Kalmar län Lunch samt för- och eftermiddagskaffe och dokumentation ingår i priset. Anki Heimonen—1:e arkivarie/projektledare, Kommunalförbundet ITSAM PROGRAM 08:30-09:00 Registrering och kaffe 09:00-09:15 Anki Heimonen Introduktion och praktisk information 09:15-09:45 Caspar Almalander 09:45-10:15 Jenny Hurtig E-arkiv är en organisationsfråga. Om kort- och långsiktig informationshantering. Jönköpings läns väg till ett Gemensamt e-arkiv 2016 En gemensam organisation är själva grunden för realiseringen av ett gemensamt e-arkiv. Här får du mer information om projektet E-arkiv Jönköpings län som drivs i e-utvecklingsrådets regi och har pågått sedan hösten 2013. 10:15-10:30 Paus 10:30-11:00 Andreas Jonsson 11:00-11:30 Dan Malmsten/ Mariella Anderson 11:30-12:00 Anki Heimonen 12:00-12:45 Lunch 12:45-13:15 Anna Gillqvist 13:15-13:45 Pia Hedenblad 13:45-14:15 Göran Kristiansson 14:15-14:45 Mats Porsklev 14:45-15:10 Eftermiddagskaffe 15:10-15:30 Stephen Dorch 15:30-16:00 Frågestund och sammanfattning av dagen e-NOK - Norrköpings kommuns införande av e-arkiv för slutbevarande En presentation av Norrköpings Kommuns projekt kring införandet av e-arkiv för slutligt förvarande. E-Lin - E-arkiv i Linköpings kommun Linköpings kommun har ambitionen att övergå till ett sammanhållet e-arkiv. Målet är att uppnå en digitalt sammanhållen kedja där även långtidslagringen är digital. För att driva på frågan i kommunen har projektet E-Lin skapats. eArkiv Kalmar län – en kort redovisning av projektet. Projektet har löpt under ett år. Vad har vi kommit fram till egentligen? Vad är på gång hos SKL och hur är läget kring e-arkiv hos medlemmarna? E-arkiv och informationshantering är en viktig grundbult och förutsättning för utvecklingen av digitala välfärdstjänster. SKLs ramavtal togs fram som ett stöd till medlemmarna och har varit på plats under drygt ett års tid. Vad är på gång just nu och vilka effekter har SKLs satsning på e-arkiv gett? Hur fungerar ramavtalet e-arkiv 2013 och hur kan kommuner samverka vid avrop? Vad får vi göra? Samverkansfrågan är mycket het och diskussioner förs om vad som är möjligt att göra i olika samverkanskonstellationer. Riksarkivets arbete med e-arkiv - lägesrapport. Om Riksarkivets fortsatta arbete med e-arkiv, förvaltning av förvaltningsgemensamma specifikationer, utvecklingen av en e-arkivtjänst i samarbete med Statens servicecenter och Riksarkivets regionala ansvar. Sydarkivera - ett e-arkiv värt att lita på 10 kommuner och ett regionförbund bildade i januari 2015 ett gemensamt kommunalförbund. Den gemensamma arkivorganisationen arbetar med avställningsprojekt, införande och förvaltning av gemensamt arkivsystem samt gemensamma styrdokument rådgivning och utbildning. Informationssäkerhet - en arkivfråga! Tänk dig ett samhälle utan information, tomt och innehållslöst, utan möjlighet till att följa upp, utvärdera eller forska i det förflutna. Ett e-arkiv utan informationssäkerhet riskerar att tappa historien. Stephen ger en inblick i hur information hanteras utifrån egenskaperna konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. En kort presentation av förmiddagens föreläsare Anki Heimonen har tidigare arbetat som arkivarie i Vimmerby kommun. Idag är hon en av två arkivarier på kommunalförbundet ITSAM där man bland annat hjälper de sex medlemskommunerna med sin arkivutveckling. Anki arbetar även som arkivarie i Västerviks kommun och har sedan 1 maj 2014 haft rollen som projektledare för e-arkiv Kalmar län. Caspar Almalander arbetar som IT-arkivarie på Eskilstuna stadsarkiv och arbetar främst med e-arkivfrågor. Från 2008-2011 var han projektledare för Sambruks projekt Elektroniskt bevarande, ett nationellt projekt med 47 deltagande kommuner från hela landet. Därefter, från 2011-2014, var han biträdande projektledare för Riksarkivets projekt e-arkiv och e-diarium (eARD) som utvecklar förvaltnings-gemensamma specifikationer. Andreas Jonsson är konsult från Office IT-Partner och arbetar som projektledare på Norrköpings kommuns IT-enhet. Han driver just nu, bland annat, e-NOK-projektet, Norrköpings kommuns projekt kring införandet av e-arkiv för slutligt förvarande, ett projekt som har pågått i drygt 1 år. Dan Malmsten är chef för Linköpings stadsarkiv och även projektledare tillsammans med Mariella Andersson för projektet E-Lin – e-arkiv i Linköpings kommun. Dan har en bakgrund på Linköpings Universitet där han arbetade med kulturarvsfrågor. Mariella Andersson är projektledare/verksamhetsutvecklare på Linköpings kommuns IT-avdelning och en av projektledarna för projektet E-Lin, införande av system för långtidsbevarande på Linköpings kommun. Hon är även projektledare för införande av ärende- och dokumenthanteringssystemet W3D3 på kommunen. Jenny Hurtig arbetar som projektledare inom e-förvaltning i Värnamo kommun och är Värnamo kommuns representant i E-utvecklingsrådet Jönköpings län. Hon har fungerat som projektledare för projektet Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län 2016 under uppstarts- och förberedelsefas, och är nu sammankallande i projektets styrgrupp. En kort presentation av eftermiddagens föreläsare Anna Gillqvist arbetar som programansvarig för gemensamma funktioner och tjänster på Avdelningen för digitalisering hos SKL. I Annas ansvar ingår bl.a att stötta och främja införandet av e-arkiv och den digitala brevlådan Mina meddelanden hos kommuner, landsting och regioner. Anna har en bakgrund från affärsutveckling av gulasidorna.se, webbutveckling i IT-konsultbranschen och från Malmö stad där hon arbetade med e-utvecklingsfrågor på Stadskontoret. Pia Hedenblad är försäljningschef SKL Kommentus Inköpscentralen. Hon ansvarar för användningen av Kommentus Ramavtal och har ett särskilt fokus på e-arkivavtalet. I sitt arbete stöttar hon många kommuner med frågor om e-arkiv i allmänhet och om ramavtalet i synnerhet. Göran Kristiansson är landsarkivarie på Riksarkivet, Landsarkivet i Lund sedan 2012. Var tidigare chef för Riksarkivets Samordnings och utvecklingsenhet och har arbetat med en rad utvecklingsprojekt rörande bl a arkivinformationssystem och digitalt bevarande, senast som projektledare för eARDprojektet. Mats Porsklev arbetar som kanslichef i Älmhults kommun och även som tf förbundschef i det nystartade kommunalförbundet Sydarkivera. Han har sedan starten av Kronobergs och Blekinge kommunernas e-arkiv projekt suttit i det projektets styrgrupp. Han leder just nu arbete med att starta upp det nystartade förbundet. Stephen Dorch arbetar som informationssäkerhetssamordnare på regionförbundet i Kalmar län där hans främsta insatser ligger i att stödja, samordna och utveckla informationssäkerheten i länets kommuner, landstinget och regionförbundet. Han har varit projektledare för barnhälsodatapiloten, där bland annat e-arkivet tidigare lyfts fram och är initiativtagare till kommunernas nätverk för informationssäkerhet, KIS-nätverket, som idag består av cirka 140 kommuner i hela landet. För anmälan och information om konferensen, www.rfkl.se/sv/konferenser För information om projekt eArkiv Kalmar län, www.rfkl.se/earkiv