Nyhetsbrev 2

E-arkiv SKNV - Nyhetsbrev nr 2
2014-06-25
Förberedande insatser
inom området e-arkiv
Så här långt
Nya informationsmönst
er kräver ett
nytt arbetssätt!
Projektgruppen har under maj och
juni månad genomfört en utbildning om e-arkiv för styrgruppen,
arbetsgruppen och den regionala
arbetsgruppen. Utbildningen är på
en grundläggande nivå och genomförs i tre delar med fokus på
nyttor, organisation och teknik
kring e-arkiv. I den första delen
berörs de nyttor e-arkivet bidrar
med i den kommunala organisationen samt e-arkivets roll i det
nationella arbetet med esamhället. Den andra delen betonar vikten av att se e-arkivet som
mer än en teknisk lösning och
sätter fokus på betydelsen av att
bygga upp en fungerande organisation kring det elektroniska arkivet. Även vikten av att se earkivarbetet som en del av en
organisations totala arbete med
digital informationshantering
(Den digitala agendan), tas upp
här. I den tredje delen, kommer
tekniken kring e-arkiv att beröras.
Här kommer bl.a. relevanta standarder och de för digital arkivering typiska informationspaketen
att gås igenom.
Under sensommaren och hösten
planerar projektgruppen att även
rikta utbildningsinsatser utanför
den egna projektorganisationen i
syfte att ytterligare sprida information om e-arkiv i regionen.
I det här numret:
Så här långt
1
Webbplats
1
Den digitala agendan
2
Omvärlden
2
Systeminventering
3
Informationskartläggning
3
Styrdokument
3
Webbplats
Vi får nu en egen webbplats som
kommer att nås via en länk från
Helsingborgs stadsarkivs sida
under http://www.helsingborg.se/
Medborgare/Uppleva-och-gora/
stadsarkivet/
Där avser vi att publicera den
information och de dokument
som även kan vara av intresse för
allmänheten, bl.a. våra nyhetsbrev.
På vår projektarbetsplats kommer
vi liksom tidigare att publicera
den projektdokumentation som är
av relevans för den egna projektorganisationen.
På projektarbetsplatsen - Systeminventering e-arkiv SKNV, finns
det frågeformulär som ligger till
grund för den pågående systeminventeringen och dit kontaktansvariga från deltagande kommuner
har fått inloggningsmöjligheter.
Förberedande insatser inom området e-arkiv
Den digitala agendan
Analog arkivering
Det it-politiska målet är att Sverige
ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Begreppet digitalisering används idag i två olika betydelser.
Dels som informationsdigitalisering och dels som samhällelig
digitalisering. Med informationsdigitalisering menas den process
där en analog förlaga transformeras till digital information. Samhällelig digitalisering är den process
som involverar de flesta av oss.
Kommunikation och utbyte av
information mellan individer och
organisationer i samhället.
sakområden som skola, omsorg
och kultur, men även gällande
infrastruktur och eförvaltningsområden.
Sveriges kommuner och landstings (SKL) strategi för eSamhället har varit en viktig
referens för många av de regionala processerna. Agendorna
möjliggör en ökad samsyn
kring de frågor som omfattar
digitalisering. Ökad samverkan
innebär också att berörda aktörer ser nyttan av att bygga gemensamma strukturer för digitaliseringsfrågor, inte minst
Behovet av båda formerna av digitalisering finns representerade i
den digitala agendan. Hur ser då
arbetet ut med de regionala digitala
agendorna och hur påverkar det i
sin tur kommunerna?
”En ljusnande
framtid kan bli vår”
kring användningen av olika
typer av e-tjänster inom offentlig verksamhet..
Att få länens kommuner att
samverka med varandra ses
som den enskilt största utmaningen. Nyckeln för att möta
den utmaningen blir för kommunchefer och andra centrala
personer att synliggöra kommunernas potentiella vinster av
digitaliseringens möjligheter.
Källa: ”En digital agenda i människans tjänst—en ljusnande framtid
kan bli vår” Delbetänkande av
Digitaliseringskommissionen,
Stockholm 2014
Samtliga län har idag signerat avsiktsförklaringar, och några län har
även antagit agendor. Av de län
som ännu ej antagit sina agendor
uppskattar det stora flertalet att de
kommer att kunna göra det under
2014. I många län bedöms kommunerna vara de viktigaste aktörerna i
arbetet. Särskilt gäller detta för
Omvärlden
Illustrationer sida 2 och 4
© Jacob Stålhammar 2014
Riksarkivets projekt eARD, earkiv och e-diarium avslutas 30
juni 2014. Man har bl.a. tagit
fram förvaltningsgemensamma
specifikationer, FGS, för att
skapa en gemensam bas för
informationsöverföring. http://
riksarkivet.se/eard-nyhetsbrev
Riksarkivet inrättar även en ny
förvaltningsorganisation som
Sida 2
ska förvalta framtagna FGS:er
http://riksarkivet.se/fgs-earkiv.
Konceptstudien E-arkiv Kronoberg och Blekinge har nu kommit så långt att ett förslag till
gemensam organisation, ett
kommunalförbund presenterats
för samarbetskommunerna.
Under juni månad väntas kommunerna i de två regionerna
fatta beslut om de vill vara med
i den nya organisationen eller
inte. Blir det en positiv respons
kommer kommunalförbundet
starta sin verksamhet under
nästa år. http://www.vaxjo.se/
Dokumenthantering--startsida/E
-arkiv/
E-arkiv SKNV - Nyhetsbrev nr 2
Systeminventering
Systeminventeringen är en av
projektets viktigaste aktiviteter.
Inventeringen är översiktlig och
görs i tio av de elva kommunerna inom SKNV. Tanken är att
få en överblick av läget i regionen och ett bra underlag för
det vidare arbetet med e-arkiv.
Systeminventeringen görs av
kommunernas befintliga it system som innehåller allmänna
handlingar. För projektet är
inventeringen användbar eftersom den utgör ett viktigt
underlag för det vidare analysarbetet. Med svaren från inventeringen får projektet en uppfattning om mängden system,
antalet gemensamma system
och systemens förmåga att leverera information till ett e-arkiv,
vilket i sin tur ger en uppfattning om kostnader samt dimensionen på den framtida
organisation som krävs för att
hantera e-arkivfrågan i regionen.
deltagarkommunerna också en
bra överblick över vilka system
de själva hanterar och vilka
grannkommunerna har. Det kan
vara en grund för framtida samarbeten kring gemensamma
systemupphandlingar och även
leda till ökat kunskapsutbyte.
Bildkälla sida 3: ”Guide till
handlingsalternativ”, E-arkiv
Kronoberg och Blekinge
Genom inventeringen får alla
Informationskartläggning
En grundläggande förutsättning
för att en e-förvaltning med earkiv ska vara effektiv är att
information ses som en värdefull och utvecklingsbar resurs.
Med information menas varje
typ av kunskap som kan utbytas
och denna information uttrycks
alltid i någon form av data. Det
är endast den information som
efter en värdering befunnits
bevarandevärd som är föremål
för bevarande. Till exempel ett
protokoll, men även en arkivbeskrivning och en arkivförteckning som fungerar som sökingång till arkivet.
E-arkiv syftar inte enbart till att
säkra en långsiktig passiv förvaring. Även verksamhetsnyttan måste vara i fokus. Information är en resurs som ska vara
sökbar och kunna tillhandahållas av skilda intressenter. Inför
ett införande av e-arkiv behöver
därför en informationskartläggning göras.
I samband med en kartläggning
av en verksamhets processer är
det lämpligt att inventera och
beskriva den information som
kan kopplas till processerna. En
beskrivning av verksamhetens
Styrdokument Det är av stor vikt att styrdokument uppdateras av deltagande
organisationer före införandet
av ett e-arkiv. Komplettering av
regelverk och riktlinjer bör vara
klart då införandet av e-arkiv
påbörjats. Arkivreglementet
behöver anpassas så att det
också omfattar elektroniska
handlingar.
Sida 3
Det bör finnas styrande dokument som beskriver beslut,
förvaltning och utveckling av
dokument– och ärendehantering i organisationen. Kommunen bör ha upprättat en
bevarandestrategi samt antagit
en strategi för hantering av
elektroniska handlingar.
processer gör att man tydligt
kan se en kedja av händelser
som har en början och ett slut.
I arbetet med långsiktig informationsförsörjning är processbeskrivningen det som skapar
sammanhang mellan verksamhet och arkiv.
E-arkiv möjliggör
en heltäckande
informationsinfrastruktur
E-arkiv SKNV - Nyhetsbrev nr 2
Kontakt:
Christian Jarnekrantz—SLF
Tel: 042-10 64 45
[email protected]
Leone Linder—SLF
Tel: 042-10 65 57
[email protected]
Skåne Nordväst (SKNV) är det samlade namnet för det politiska samarbetet
över kommungränserna i nordvästra Skåne. SKNV arbetar för en gränslös
verksamhet för företag, investerare, invånare och besökare. Elva kommuner
samarbetar för att tillsammans skapa tillväxt, effektivitet och utveckling i
kommunerna. I samarbetet ingår: Bjuv, Båstad, Helsingborg, Höganäs,
Klippan, Landskrona, Perstorp, Svalöv, Åstorp, Ängelholm och Örkelljunga.
Projektgruppen består av—Christian Jarnekrantz, projektledare/arkivarie
och Leone Linder, arkivarie. Projektgruppen är placerad vid Helsingborgs
stadsarkiv.
Publicering 2014-06-25
Leone Linder—SLF
http://www.helsingborg.se/
Medborgare/Uppleva-och-gora/
stadsarkivet/
Förberedande insatser inom området e-arkiv