Byggsamverkan Kronoberg Verksamhetsplan 2015 - Miljö

Byggsamverkan Kronoberg
Verksamhetsplan 2015
inklusive underlag för 2016
Organisation
Styrgrupp
Samordnare
Nätverk
Byggchefer
Bygghandläggare
Presidie- och
handläggarträffar
Projekt
Utbildning
Fastställd vid årsmötet 2015-02-05
Dnr 15RK246
1
Innehåll
Uppdrag och mål .................................................................................................................. 3
Organisation ......................................................................................................................... 3
Styrgrupp ............................................................................................................................................. 3
Samordnare ......................................................................................................................................... 3
Verksamhetsplan och budget .............................................................................................................. 4
Verksamhetsberättelse ....................................................................................................................... 4
Nätverk ................................................................................................................................................ 4
Träffar för handläggare och förtroendevalda ..................................................................................... 4
Projekt ................................................................................................................................................. 4
Utbildning ............................................................................................................................................ 5
Kommunikation .................................................................................................................... 5
Blogg .................................................................................................................................................... 5
Kontaktpersoner.................................................................................................................................. 5
Nyhetsbrev .......................................................................................................................................... 5
Verksamhetsplan 2015 ........................................................................................................... 6
Aktivitetsplan....................................................................................................................................... 6
Styrgrupp ............................................................................................................................................. 6
Nätverk ................................................................................................................................................ 6
Träffar för handläggare och förtroendevalda ..................................................................................... 7
Projekt ................................................................................................................................................. 8
Utbildning ............................................................................................................................................ 8
Övrigt ................................................................................................................................................... 8
Underlag för verksamhetsplan 2016 .................................................................................... 10
Nätverk .............................................................................................................................................. 10
Träffar för handläggare och förtroendevalda ................................................................................... 10
Projekt ............................................................................................................................................... 10
Utbildning .......................................................................................................................................... 11
2
Uppdrag och mål
Byggsamverkan Kronoberg är en samverkan mellan samtliga kommunala byggförvaltningar i
Kronobergs län och Region Kronoberg. Byggsamverkan Kronoberg syftar till att effektivisera
tillsynen och övrig handläggning på kommunernas byggförvaltningar, samt ge stöd till mer
informativa och förebyggande insatser. Genom att samarbeta och använda sig av varandras
kompetenser kan större rättssäkerhet i handläggning nås och en samsyn gentemot företag,
privatpersoner och andra aktörer.
Byggsamverkan Kronoberg ska bidra till ett effektivare resursutnyttjande, erfarenhetsutbyte och
kompetensutveckling för en långsiktigt hållbar utveckling i Kronobergs län enligt nationella och
regionala mål, samt planer och program av betydelse för hållbart byggande och fysisk planering.
Byggförvaltningarnas tillsyn och övrigt arbete har bl.a. en viktig roll för miljömålet god bebyggd
miljö och den regionala utvecklingsstrategin. Byggsamverkan bidrar till måluppfyllelsen genom
att kommunerna drar nytta av och förstärker varandras utveckling genom samverkan mellan
byggförvaltningarna. Initiativ och goda exempel inom och utanför länet lyfts på olika sätt fram
för att spridas och utvecklas.
Byggsamverkan Kronobergs syfte uppnås i huvudsak genom:
 långsiktigt arbete i målstyrda nätverk,
 temastyrda träffar,
 tidsbegränsade tillsynsprojekt eller projekt för att ta fram informationsmaterial,
handledning eller annat gemensamt underlag, och
 kompetenshöjande insatser genom utbildning, kurser och seminarium.
Organisation
Styrgrupp
Styrgruppen består av representanter för samtliga medlemmar i Byggsamverkan Kronoberg. Vid
årsmötet senast den siste mars redovisas föregående års verksamhetsplan och ekonomi, och
styrgruppen tar beslut om ny eller reviderad verksamhetsplan och budget.
Styrgruppen tar beslut i principiellt viktiga frågor, som att godkänna projektplan och slutrapport
för respektive projekt samt vid behov av avvikelser från verksamhetsplan och budget.
Styrgruppen sammanträder minst två gånger per år utöver årsmötet. Då styrgruppen
sammanträder ska justerare utses och protokoll föras.
Samordnare
Arbetet inom Byggsamverkan Kronoberg samordnas av en samordnare (som i vissa
sammanhang benämns projektledare), som även är samordnare för Miljösamverkan KronobergBlekinge. Region Kronoberg är arbetsgivare för samordnaren.
Samordnaren tar fram den verksamhetsplan och budget som beslutas av styrgruppen och
ansvarar för att leda arbetet enligt dessa. Samordnaren anordnar utbildningar och leder
arbetsgruppen för projekt, om ingen annan projektledare utses. Nätverksträffarna och arbetet i
nätverken samordnas av samordnaren enligt anvisningar i verksamhetsplanen eller från
styrgruppen. Samordnaren utför även omvärldsbevakning, uppdaterar bloggen, publicerar
nyhetsbrev och sprider information.
3
Verksamhetsplan och budget
Byggsamverkan Kronobergs verksamhetsplan omfattar arbetet två år framåt och revideras
årligen. Verksamhetsplaneringen ska i möjligaste mån ske i fas med kommunernas
verksamhetsplanering, för att möjliggöra delaktighet i projekten. Nationella och regionala
verksamhetsplaner, tillsynsvägledningsplaner samt miljömål, planer och strategier som berör
byggområdet bör beaktas för att synliggöra sammanhang och möjliggöra samordning och
samverkan. Samarbeten sker framför allt med Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge.
Byggsamverkan Kronobergs verksamhet finansieras av medlemsavgifter från deltagande
kommuner. Medlemsavgiften är på samma belopp för alla kommunala byggförvaltningar
oberoende av kommunernas storlek. Region Kronoberg står för vissa interna kostnader.
Verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelsen redovisas senast vid årsmötet och beskriver vilka projekt och andra
aktiviteter som genomförts under året. Planerade aktiviteter som inte påbörjats eller slutförts ska
motiveras.
Nätverk
Ett nätverk är ett sätt att mötas kring ett specifikt område med en gemensam målsättning.
Nätverken ger deltagarna möjligheter till dialog och diskussion för kunskaps- och
erfarenhetsutbyte inom sitt arbetsområde och sin yrkesroll. Målet med nätverken är att
effektivisera arbetet och stärka tillsynen genom likartade bedömningar.
Syftet med nätverksträffarna kan vara att hjälpa varandra med tolkning och tillämpning av
lagstiftningen i frågor som uppkommer i det dagliga arbetet, men kan även utformas som
tematräffar med studiebesök, workshop eller annan kunskapshöjande aktivitet. Chefsnätverket
har dessutom som uppgift att initiera och följa byggsamverkans arbete, genom att vara
referensgrupp. På nätverksträffar ska minnesanteckningar föras, för att bl.a. underlätta
uppföljning och samordning med projekt, kurser, handläggarträffar och andra nätverk.
Inom nätverken kan det bildas arbetsgrupper för att ta fram gemensamma mallar, rutiner eller
bedömningsgrunder. Nätverken kan även jobba med fokusområden i tillsynen för att öka
kunskapen inom en del av nätverkets tillsynsområde.
Träffar för handläggare och förtroendevalda
Utöver nätverksträffarna sker enstaka eller återkommande handläggarträffar inom specifika
arbetsområden, som kan vara sektorsövergripande. Det sker även regelbundna träffar för
förtroendevalda i miljö- och byggpresidier.
Jämfört med utbildning genom kurser och seminarier har träffarna normalt sett ett större fokus
på aktivt deltagande eller praktiska exempel genom t.ex. studiebesök, workshops,
erfarenhetsutbyte genom diskussioner, eller föredrag om praktiskt arbetssätt, tillsynsarbete eller
annat arbete inom byggförvaltningarnas områden.
Projekt
Projekt genomförs bl.a. för att ta fram gemensamt underlag och bedriva tillsyn mot ett angivet
mål. Projekten kan även ha som syfte att sprida information eller genomföra större
utbildningsinsatser för handläggare, verksamhetsutövare eller allmänhet. Projekten är oftast mer
omfattande än det arbete som pågår i nätverken, men framför allt förankrade i hela
organisationen genom byggsamverkans verksamhetsplan. Det kan vara flera nätverksgrupper
eller tillsynsområden som berörs och deltar i projekten, som även kan vara sektorsövergripande.
4
Tillsynsprojekt, informationsinsatser och andra målstyrda projekt ska beskrivas i en
projektbeskrivning eller projektplan som anger syfte och mål, koppling till nationella eller
regionala mål och avgränsning i tid. För varje projekt utses en arbetsgrupp som ska driva
projektet framåt och ta fram den projektplan och slutrapport som ska godkännas av
styrgruppen.
För varje projekt utses även en referensgrupp med personer som bidrar med kunskap och
kompetens. De kan även företräda målgrupper för tillsynsverksamhet eller ha aktuell forskning
att tillföra projektet. Referensgruppen behöver inte delta aktivt i projektet.
Utbildning
Byggsamverkan Kronoberg anordnar utbildningstillfällen i form av kurser och seminarium efter
önskemål från kommunerna, med syfte att möjliggöra kompetensutveckling inom
byggförvaltningarnas ämnesområden till rimlig kostnad och restid.
Kommunikation
Blogg
Byggsamverkan Kronobergs blogg www.mskb.se är en av de viktigaste kanalerna för
kommunikation. Den är gemensam med Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge och samlar all
information om miljö- och byggsamverkans nätverks- och handläggarträffar, projekt och
utbildningar. Kunskaps- och erfarenhetsutbyte sker även genom e-postlistor som tillhandahålls
via bloggen. Bloggen kommer under 2015 att flyttas till Region Kronobergs hemsida och ändrar
adress i samband med detta.
Kontaktpersoner
Varje medlem i Byggsamverkan Kronoberg utser en kontaktperson som ansvarar för att ta emot
och sprida information från byggsamverkan till den eller de som informationen berör på
förvaltningen, samt att informera samordnaren om förändringar av tjänster.
Den information som berör nätverkens arbete och träffar sprids istället via nätverkets epostlista, där samtliga deltagare i nätverket ska finnas med.
Nyhetsbrev
Ett digitalt nyhetsbrev publiceras på bloggen fyra gånger per år. Nyhetsbrevet innehåller
uppdateringar om Byggsamverkan Kronobergs verksamhet, vilka aktiviteter som varit och är på
gång.
5
Verksamhetsplan 2015
Aktivitetsplan
Jan
Byggnätverksträff
Feb
Mars
Årsmöte
Beslut om VP
och budget
Utbildning:
Dagvatten
April
Maj
Byggchefs-/
styrgruppsträff Påbörja
VP-arbetet för
2016-2017
Extra byggnätverksträff
/handläggarträff: Bygga
utanför
planlagt
område
Nyhetsbrev
Nyhetsbrev
Juni
Enkät skickas
ut inför VP
Handläggarträff:
Förvaltningsrätt
(Ev.
utbildning:
Buller)
Juli
Aug
Nyhetsbrev
Utbildning:
Byggsamverkansdag
(Ev.
handläggarträff: Admin.)
Sept
Okt
Byggchefs-/
styrgruppsträff Förslag till
VP diskuteras
Presidieträff
Utbildning:
KA/kontrollplaner
Nyhetsbrev
Byggnätverksträff
Nov
Byggchefs-/
styrgruppsträff VParbetet
samordnas inför
årsmötet
Dec
Nyhetsbrev
Styrgrupp
Under 2015 består styrgruppen av en representant för varje medlem:
Anette Andersson, Tingsryds kommun
Bertil Bengtsson, Lessebo kommun
Carola Gunnarsson, Alvesta kommun
Heidi Samuelsson, Region Kronoberg
Karin Holst, Uppvidinge kommun
Lars Wennerstål, Växjö kommun
Lennart Dahlberg, Ljungby kommun
Martin Berntsen, Markaryds kommun
Mathias Karlsson, Älmhults kommun
Samordnaren är adjungerad till styrgruppen
Representanterna kan ersättas vid förändring av tjänster. Under 2015 planeras tre sammanträden
utöver årsmötet, i samband med nätverksträffarna för byggchefer.
Nätverk
För att underlätta samordningen av arbetet i nätverken med byggsamverkans övriga verksamhet,
och för att styra nätverken mot de mål som byggsamverkan har att förhålla sig till, ska varje
nätverk ta fram en nätverksplan under 2015. Nätverksplanen ska revideras årligen.
Nätverksplanen ska innehålla:
6




syftet med nätverket och avgränsade mål med nätverksarbetet med koppling till
nationella eller regionala mål,
prioriterade frågeställningar eller ämnen för eventuella tematräffar och andra aktiviteter
som är förenliga med nätverkets mål,
nätverkets deltagare,
datum för planerade träffar.
Aktiva nätverk under 2015:
 Byggnätverket (för bygglovshandläggare, byggnadsinspektörer m.m.)
 Byggchefsnätverket
Under 2015 planeras tre träffar för byggchefsnätverket. Första träffen är ett extra årsmöte för att
ta beslut om budget. Det extra årsmötet kommer att kombineras med en miljö- och
byggchefsträff med temat upphandling av ärendehanteringsprogram.
Byggnätverket träffas normalt sett 2 gånger per år. Nätverket har påbörjat ett arbete med att ta
fram ett gemensamt vägledningsdokument för hur lagstiftningen ska tillämpas i
bygglovsärenden. De bedömningar som görs vid byggnationer på landsbygden varierar mellan
kommuner. Minst en extra nätverksträff kommer därför att ske under året, med fokus på
byggnationer utanför planlagt område. Målet är att ge en grund för fortsatt arbete inom
nätverket.
Träffar för handläggare och förtroendevalda
Presidieträffar
Träffar för miljö- och byggpresidier anordnas i samarbete med Miljösamverkan KronobergBlekinge. En träff planeras under hösten 2015, med Växjö som värdkommun.
Handläggarträff om förvaltningsrätt
Under året planeras en handläggarträff med temat förvaltningsrätt tillsammans med
Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge för samtliga anställda på miljö- och byggkontoren.
Administratörsträff
Det kan bli aktuellt med en gemensam träff för administratörer och chefer inom Byggsamverkan
Kronoberg och Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge, beroende av vilket behov som finns efter
chefsnätverkets träff med tema upphandling. Administratörsträffen kan ha fokus på
ärendehanteringsprogram, alternativt sekretess, utlämning av handlingar, delgivning, arkivering
eller diarieföring.
Externa träffar
Länsstyrelsen i Kronobergs län anordnar kvartalssamtal om fysiskt planering dit kommunerna
och Byggsamverkan Kronobergs samordnare bjuds in. Kommunerna kan även delta på
länsstyrelsens planberedning en dag i veckan.
Länsstyrelsen i Kronobergs län har tidigare anordnat träffarna Byggforum tillsammans med
Länsstyrelsen Blekinge län. Det är oklart om och hur träffarna kommer att utformas framöver.
Länsstyrelsen i Kronobergs län anordnar även träffar för kommunerna kring byggfrågor
gemensamt med Länsstyrelsen i Jönköpings län.
7
Projekt
Tillsyn vid rivning
Projektet startades 2012 och har drivits tillsammans med Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge,
med syfte att öka kompetensen, tillsynen och samarbetet vid tillsyn av rivningsavfall. Projektet
kommer att utvärderas och avslutas under 2015.
Ansökan om stöd hos Boverket
En ansökan kommer att skickas in till Boverket under februari för att söka stöd för utveckling
av plan- och bygglagen. Målsättningen med Boverkets kompetenssatsning är att främja en mer
enhetlig och effektiv tillämpning av lagen. Byggsamverkans ansöker om stöd för att bekosta och
driva Byggsamverkan Kronoberg, som är ett samverkansprojekt med mål som överensstämmer
med Boverkets kompetenssatsning.
Utbildning
Dagvatten
I februari anordnas ett dagvattenseminarium tillsammans med Miljösamverkan KronobergBlekinge med syfte att öka kunskapen och samverkan mellan olika aktörer för att öka
förutsättningarna för en god dagvattenhantering. Målgruppen är kommunalt anställda som
arbetar med miljö-, plan-, bygglovs- och VA-frågor samt skötsel av dagvattenanläggningar.
Buller
Lagstiftningen om buller ändrades i början av 2015. Miljö- och byggsamverkan för dialoger med
Naturvårdsverket och Boverket om deras planerade tillsynsvägledning. Om behov av ytterligare
tillsynsvägledning uppkommer planerar miljö- och byggsamverkan att anordna en
utbildningsdag om buller.
KA och kontrollplaner
Under 2015 planeras en kurs om ansvar hos kvalitetsansvarig och kontrollplaner enligt nya planoch bygglagen.
Byggsamverkansdag
Det planeras även en seminariedag som tar upp olika aspekter i bygglovsprocessen, t.ex.
brandskyddskrav och miljöbalken. Målgruppen är bygghandläggare, men även miljöinspektörer,
räddningstjänst och andra tjänstemän kan bjudas in att delta eller medverka på seminariet.
Övrigt
Utökad samverkan
Byggsamverkan Kronoberg strävar efter att utöka samverkan med kommunerna i Blekinge län,
samt Länsstyrelsen i Kronobergs län och Länsstyrelsen Blekinge län. Dialoger har påbörjats och
träffar med berörda har anordnats under 2014 och tidigare. Fler träffar planeras under 2015,
med de som inte hade möjlighet att delta på tidigare träffar. En förfrågan om deltagande i
byggsamverkan kommer också att skickas ut under 2015, gällande medlemskap från och med 1
juli 2015.
8
Organisationsstruktur
Byggsamverkan Kronobergs organisationsstruktur kommer att ses över under 2015 och
resultera i ett förslag på vad som kan ändras för att tydliggöra syftet med de olika grupperna i
organisationsstrukturen och byggsamverkans verksamhet.
9
Underlag för verksamhetsplan 2016
Observera att verksamhetsplanen för år 2016 är preliminär och kommer att revideras och
fastställas senast vid Byggsamverkan Kronobergs årsmöte 2016.
Nätverk
Under 2016 ska nätverken revidera sina nätverksplaner.
Aktiva nätverk under 2016:
 Byggnätverket (för bygglovshandläggare, byggnadsinspektörer m.m.)
 Byggchefsnätverket
Under 2016 planeras tre träffar för byggchefsnätverket (utöver årsmötet). Nätverket för
bygghandläggare träffas 2 gånger per år enligt nätverksplanen.
Träffar för handläggare och förtroendevalda
Presidieträffar
Träffar för miljö- och byggpresidier anordnas i samarbete med Miljösamverkan KronobergBlekinge. Två träffar planeras under 2016, där aktuella ämnen tas upp.
Arbetsmiljö på byggen
Under 2016 planeras ett studiebesök på ett bygge, tillsammans med Arbetsmiljöverket eller
annan sakkunnig om arbetsmiljö. Studiebesöket kompletteras med en efterföljande dialog kring
arbetsmiljön, de krav som ställs och byggkontorens ansvar.
Brandskydd
Under 2016 planeras en träff med räddningstjänsten eller annan sakkunnig för att gå igenom
brandskyddskrav, med exempel och eventuellt workshops.
Handläggarträff om effektivt arbetssätt
En handläggarträff planeras gemensamt med Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge för samtliga
anställda på miljö- och byggkontoren med temat effektivt arbetssätt. Exempel på ämnen som
kan ingå är kommunikation och bemötande, hot och våld, personlighetsanalyser och
likabehandling/jämställdhet.
Externa träffar
Länsstyrelsen i Kronobergs län anordnar kvartalssamtal om fysiskt planering dit kommunerna
och samordnaren bjuds in. Kommunerna kan även delta på länsstyrelsens planberedning en dag
i veckan.
Länsstyrelsen i Kronobergs län har tidigare anordnat träffarna Byggforum tillsammans med
Länsstyrelsen Blekinge län. Det är oklart om och hur träffarna kommer att utformas framöver.
Länsstyrelsen i Kronobergs län anordnar även träffar för kommunerna kring byggfrågor
gemensamt med Länsstyrelsen i Jönköpings län.
Projekt
Ansökan om stöd hos Boverket
Om stöd beviljas enligt Boverkets kompetenssatsning kring utveckling av plan- och bygglagen
ska stödet följas upp och redovisas under 2016.
10
Ovårdade tomter och fallfärdiga hus
Projektet inleds år 2016 och planeras avslutas under 2017. Syftet med projektet är ökad
kompetens och mer enhetlig tillsyn av ovårdade tomter och fallfärdiga hus, och därigenom
effektivare tillsyn på området, som på sikt ska medföra minskad risk för olyckor och olägenheter
för trafik och människor.
I projektet ingår kompetenshöjande aktiviteter som utbildning eller andra typer av träffar
gemensamt med personal på miljö- och hälsoskyddsförvaltningar, med syftet att samordna
hanteringen av denna typ av ärenden. När är det en olägenhet enligt miljöbalken och när är det
plan- och byggbestämmelserna som gäller i första hand? Det kan även bli aktuellt med träffar
tillsammans med personal på park- och renhållningsavdelningar för att skapa förutsättningar för
samordning av klagomålsärenden och för att få förståelse för varandras ansvar och uppdrag.
I projektet ingår granskning av praxis och andra rättsfall, samt workshops med exempel på
ärenden för att komma fram till en enhetlig hantering av ärenden genom tillämpning av planoch bygglagen och miljöbalken. Målet med projektet är att ta fram underlag för att underlätta
kommunernas tillsyn av ovårdade tomter och fallfärdiga hus. Det kan handla om att ta fram
rutiner, mallar, checklistor eller andra vägledningsdokument. Det är möjligt att projektet
behöver avgränsas ytterligare.
En arbetsgrupp bildas för att planera träffar och andra aktiviteter och för att sammanställa
de/det vägledningsdokument som tas fram. Arbetsgruppen tar även fram den projektplan och
slutrapport som ska godkännas av styrgruppen. Information om projektet sprids bl.a. externt via
bloggen.
Utbildning
Miljöbalken i planeringsprocessen
Under 2016 planeras en seminariedag gemensamt med Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge om
miljöbalken i planeringsprocessen. Syftet är att öka kunskapen om varandras uppdrag och
lagstiftning, med fokus på rutiner för bl.a. förorenad mark, strandskydd och buller i
planeringsprocessen.
Ventilation och fukt
En kurs om ventilation och obligatorisk ventilationskontroll (OVK) planeras anordnas under
2016.
Rivning
Byggsamverkan Kronoberg och Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge har 2012-2015 drivit ett
gemensamt projekt om rivningsavfall. Arbetet behöver fortsätta utvecklas och därför planeras
en kurs för att följa upp projektet. Även andra viktiga aspekter vid rivning och handläggning av
rivningslov kommer att tas upp. Målgruppen är i första hand bygghandläggare.
Byggsamverkansdag
En seminariedag planeras för 2016 kring aktuella ämnen eller inom områden där det finns behov
av kompetenshöjande utbildningsinsatser.
11