n e l e d för en tidning från göteborgs stad upphandlingsbolaget # 1 2013 vässade Ökat kundfokus i nya organisationen alla städtjänster i nytt ramavtal social hänsyn vid upphandling inledningsvis inledningsvis och äntligen har ljuset kommit tillbaka. Jag hoppas kylan släpper och att våren kommer till oss på riktigt! På tal om ljus … Det är många människor som står utanför arbetsmark naden och som därmed inte har möjlighet att uppleva allt det positiva som ett arbete ger. Det rör sig om människor med alla möjliga olika förut sättningar, kompetenser och erfarenheter. Göteborgs Stad har beslutat att försöka skapa sysselsättning för dem som i dag står utanför arbetsmarkna den genom att ställa krav på social hänsyn i upphandlingar. Målgrupperna är unga, funktionshindrade eller personer med utländsk bakgrund. den senaste tiden har solen hedrat oss och erfarenheter från deltagande i EU-projek tet ”The Bridge” i London, som arbetar med en särskild stödorganisation för att i större utsträckning kunna ta social hänsyn vid upphandlingar. Du kan läsa mer om detta projekt i tidningen. Upphandlingsbolaget har nu fått i uppdrag att starta ett pilotpro jekt under två år med en liknande stödorga nisation i liten skala. Detta är ett helt nytt sätt att arbeta i Sverige och det ska därför bli oerhört spännande att se vad det kan ge för resultat. Eftersom detta kräver nya kompetensområden så pågår nu rekrytering för att bemanna stödorganisationen rätt. Förhopp ningen är att verksamheten ska vara igång efter sommaren. Det ska bli spännande att samarbeta i detta! staden har fått inspiration ”Detta är ett helt nytt sätt att arbeta i Sverige och därför oerhört spännande.” om att vi nu trätt in i en ny organisation och hur vi kommer att arbeta mer koncentrerat och enhetligt till stöd för er – våra kunder! Ännu har inte alla planerade resurser börjat på bolaget och vi hoppas att ni har förståelse för att det kommer behövas en del intrimning av de nyrekry terade. Soliga vårhälsningar! i detta nummer kan ni också läsa Omslagsbild Ökat kundfokus är målet med Upphandlingsbolagets nya avdelning för Kommunikation & kund. foto anders västlund Läs mer på sidan 4–7. 2 Fakturering av trängselskatt Leverantörer som kan fakturera trängselskatt på Upphandlingsbolagets ramavtal ska ha ett skriftligt godkännande från Upphandlingsbolaget. I dagsläget är det bara Göteborgs Lastbilscentral (GLC) som har rätt att debitera kostnader för trängselskatt. Dessa ska vara kopplade till uppdrag på ramavtal IK0923901 inom avtalsområdet Anläggningstransporter.  Avgift vid sen betalning Från och med 16 mars har leverantörer rätt till en förseningsavgift och dröjsmålsränta vid försenade betalningar. Det är lagändringar som innebär att kommuner och kommunala bolag måste betala sina fakturor senast 30 dagar efter ankomststämplad faktura. Annars har leverantören rätt till en förseningsavgift på 450 kronor, samt ersättning för inkassokostnader och betalningspåminnelser om de tillsammans över stiger 450 kronor.  I Winst hittar du alla ramavtal i sin helhet, inklusive prislistor och annan viktig information. Vill du ha löpande information om nya avtal – prenumerera på Upphandlingsbolagets nyhetsbrev. Mer info på uhb.goteborg.se/for_inkopare INGER EK vd Upphandlingsbolaget [email protected] fördelen Om ni har behov av att rekrytera nya medarbetare kan det nya ramavtalsområdet för platsannonsyta på jobb och rekryteringssajter komma väl till pass. Leverantörerna erbjuder annonsyta på jobbsajter där stadens rekryterare kan lägga ut sina annonser och kan ses som ett komplement till Göteborgs Stads lediga jobb-sida, Platsbanken AF och Offentligajobb.se. Det nya ramavtalsområdet innebär väsentligt billigare pris, upp till 90 procent lägre i vissa fall. I dessa avtal tillämpas inte rangordning, utan man väljer leverantör utifrån behov. Leverantörer är Blocket AB, Careerbuilder, Metro Nordic Sweden AB samt Monster Worldwide Scandinavia AB och beställaren kan avropa/beställa av flera av dem för samma annons. Mer information om priser med mera finns i Winst.  Fördelen ges ut av Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget AB Upphandlingsbolaget Besöksadress: Kungsgatan 19 Postadress: Box 1111, 405 23 Göteborg Telefon: 031-334 37 00 Ansvarig utgivare: Inger Ek [email protected] Redaktör: Annelie Gärdmark [email protected] Vi gillar tips och synpunkter på tidningen. Hör gärna av dig till oss! Besök oss på webben www.uhb.goteborg.se Produktion: Medialaget Väst AB www.medialaget.com Medverkande i detta nummer: Leonore Nordin, Kalle Lekholm, Kenth Lärk, Birgitta Lagerlöf och Anders Västlund. Elanders CMYK svart transp bakgr.eps Tryck Elanders Sverige AB, Mölnlycke. Fördelen trycks på Svanenmärkt papper. Elanders CMYK transp bakgr.eps Elanders CMYK svart vit bakgr.eps hårda fakta Snabbstart för kyld portionsmat om mjuka upphandlingar Under våren har Upphandlings bolaget, tillsammans med Juridiska avdelning på Stadsledningskontoret, genomfört fyra pilotutbildningar för socialsekreterare i stadsdelarna Östra Göteborg och Angered. Där har socialsekreterarna fått information om ramavtal, lagstiftning och vad man ska göra när ramavtal inte finns eller passar klientens behov. Eftersom individ- och familjeom sorgens klienter ofta har väldigt specifika behov är det viktigt att hitta rätt plats för den enskilda individen. Det kan också vara svårt att upphandla ramavtal för att möta varje klients behov. – När det gäller till exempel behand lingshem är individuell matchning jätteviktigt, säger Johanna Thorn som är första socialsekreterare på vuxenenheten i SDN Angered och deltog i utbildningen. I vissa fall kan individ- och familjeomsorgen behöva göra direkt- Utbildningen ger mig och mina kollegor viktiga kunskaper”, berättar Johanna Thorn, första socialsekreterare på vuxenenheten i SDF Angered. upphandlingar som passar klientens behov – då är det viktigt att doku mentera hur man går till väga. Utbildningarna ska nu utvärderas och får eventuellt en fortsättning i höst.  Från den 1 april finns det ett nytt ramavtal för identitetskort. Identitetskorten kan beställas online på leverantören Serilines hemsida eller online i ett program som laddas hem till beställarens dator. Läs mer i Winst. Konsulthjälp vid upphandling Att upphandling kan vara ett komplicerat område är nog många medvetna om. Därför finns nu ramavtal för inköp av kvalificerade upphandlingskonsulter. Tanken är att externa konsulter ska vara ett komplement till den egna kompetensen som finns i stadens förvaltningar och bolag samt hos Upphandlingsbolagets personal. – Detta är första gången vi har upphandlat ramavtal inom området. Fram- tiden får utvisa om det fungerar väl. Jag kan bara konstatera att efterfrågan ökar, säger Göran Brunberg, upphandlingschef på Upphandlingsbolaget. Konsulttjänsterna är indelade i två kategorier beroende på om det gäller upphandling enligt LOU (lagen om offentlig upphandling) eller LUF (lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster). Avrop sker enligt förnyad konkurrensutsättning.  när ett nytt ramavtal för kyld portionsmat tecknades så innebar det att företaget Sodexo som ensam leverantör fick göra en verklig rivstart. Den tidigare leverantören LunchExpress fick under förra året ekonomiska problem vilket gjorde det nödvändligt att upphandla ett nytt ramavtal. Upphandlingsledare Birgitta Hedén och Ann Sagvall arrangerade ett test av de två ekonomiskt mest fördelaktiga leverantörernas maträtter. Testgruppen bestod av sex pensionärer och tre personer från måltidsverksamheterna. foto www.istockphoto.com Behov av att rekrytera? foto kalle lekholm Med uppdrag social hänsyn Företaget Sodexo AB fick det högsta kvalitetsomdömet och hade dessutom det lägsta priset. När den tidigare leverantören gick i konkurs innebar det att Sodexo fick en månad kortare tid än planerat att starta leveranserna. Tack vare en stor informationsinsats via hemsida, nyhetsbrev och chefer ute i verksamheterna samt Sodexos kraftsamling kunde leveranserna starta redan 13 mars. Beställningarna görs nu elektroniskt via Sodexos webb. Totalt handlar det om cirka 5 500 portioner som levereras varje vecka.  Avfallstjänster och verksamhetsavfall Från den 1 april finns det nya ramavtal för ramavtalsområdet Avfallstjänster - Verksamhetsavfall avseende insamling, transport och behandling av avfall som huvudsakligen kommer från annan verksamhet än hushåll. Läs mer på uhb.goteborg.se  Elanders CMYK vit bakgr.eps 3 WINST På ny adress foto anders västlund kunden i fokus Ny avdelning Att beställa varor och tjänster till offentlig verksamhet är inte alltid lätt, och dessutom har förändrad lagstiftning i vissa fall försvårat ännu mer. Därför startar nu en ny avdelning vars uppgift är att ge stadens beställare råd och stöd. Den nya avdelningen för Kommunikation & kund består i dag av Birgitta Hedén, Ing-Marie Trygg, Charlotta Martinsson, Annelie Gärdmark och Cecilia Wannebo. – Nu finns ett enda nummer att ringa om du behöver svar på frågor om upphandling och ramavtal, säger Ing-Marie Trygg, kundansvarig. Hon och hennes kollegor är tillsammans Upphandlingsbolagets nya ansikten mot kun derna. Ing-Marie har internrekryterats från en tidigare befattning som upphandlingsledare där hon hade ansvar bland annat för ramavtal för järnhandelsvaror, lekmaterial och städtjänster. Det innebär att hon har en gedigen erfarenhet och kunskap om upphandlingar. ser fram emot sitt nya jobb. Hon är en av tre kundansvariga med upp handlingskompetens som rekryterats internt, och totalt kommer sju personer att arbeta på avdelningen. ing-marie trygg 4 – Det är jättestimulerande och intressant, jag tycker det är kul att prata med folk. Det är också spännande att det här är en helt ny roll på Upphandlingsbolaget, så jag är med och påverkar hur arbetet ska utformas. Förutom att förbättra för kunderna finns en annan stor vinst med den nya organisationen. Tidigare har kunder ringt rakt in till upphand larna, vilket har tagit mycket tid och lett till splittrade arbetsdagar. Detta har lett till sämre tillgänglighet för kunderna. Förutom att Kundservice kommer att ge råd och stöd via telefon och mail kommer de arbeta fram andra sätt att öka servicen till kunderna, till exempel med frågor och svar på hemsidan. foto anders västliund hjälper beställ arna – I och med att våra kundansvariga själva har jobbat med upphandling kan de besvara många frågor direkt, säger Annelie Gärdmark, chef för avdelningen för Kommunikation & kund (till vänster). Ing-Marie Trygg, kundansvarig (till höger), kommer förutom att ta emot inkommande frågor att vara ute på förvaltningar och bolag i staden och informera. Detta kan kundservice hjälpa till med FAKTA Ge support via telefon och mail i frågor om upphandling, avtal och hur man beställer. Dessutom utbildar och föreläser de inom upphandling och inköp. Ett enda nummer 031- 334 37 25 Så här når du avdelningen för Kommunikation & kund: Telefon: 031-334 37 25 Mail: [email protected] Eller via formuläret på vår hemsida. Läs mer om Upphandlingsbolagets nya organisation kalle lekholm 5 kunden i fokus Upphandlingsbolagets nya kostym Kundservice och uppföljning i fokus efter omorganisation Bättre kundservice och mer uppföljning. Det är de huvudsakliga syftena när Upphandlingsbolaget syr om sin organisationsstruktur. – Vi har en ny specialist- och uppföljningsavdelning, som till exempel kommer att se till att e-tjänsterna är uppdaterade och samla in synpunkter och data från kunder och leverantörer, säger Upphandlingsbolagets vd Inger Ek. ? Varför ny organisation 6 Sedan förra vintern har Upphandlingsbolaget gått från runt 30 anställda till över 50. Dessutom tillkom flera nya ansvarsområden i höstas. En av Upphand lingsbolagets nya avdelningar efter omorganisationen ska fokusera helt på att ta hand om inkommande frågor och stödja kunderna, och kundservice går som en röd tråd genom hela bolaget. – Det rasslar på, vi växer hela tiden. Nu satsar vi för att möta kundernas behov, och utveckla vårt arbete med uppföljningar. Därmed behöver vi också bygga en ny och hållbar organisation, säger Upp handlingsbolagets vd Inger Ek. ett nytt ägardirek tiv som i sin tur bygger på att staden uppdaterat sin upphandlings- och inköpspolicy. I det nya direktivet har Upphandlingsbolagets ansvarsområden och skyl digheter förtydligats och utökats. En annan nyhet är att Upphandlingsbolaget har en tydligare roll som inköpscentral för hela Göteborgs Stad. Bolaget ska leda utvecklingen inom upphand lingsområdet och har också en stödjande och informerande roll gent emot stadens alla förvalt ningar och bolag. Detta innebär att kundservice har blivit än viktigare. – Vi ska arbeta för att ha ett ökat kundfokus. I slutänden gör vi ju av talen för att det ska bli så bra som möjligt för våra kunder, säger Inger Ek. i höstas fick upphandlingsbolaget För att svara mot stadens ökande behov För att stärka förmågan till uppföljning och kontroll ett annat viktigt uppdrag är att Upp handlingsbolaget ut tryckligen ska verka för en uthållig marknad och en fungerande konkur rens samt för att tillgo För att öka kvaliteten i UHB:s arbete VD PROCESSLEDNING EKONOMI & foto maria lagergréen ADMINISTRATION Ekonomi SPECIALIST & UPPFÖLJNING UPPHANDLING Analys & uppföljningsstöd Bygg & fastighet Kommunikation Kontor, IT & tele Kundservice Administration E-tjänst HR Expertstöd KOMMUNIKATION & KUND Avtal Avtal Vård, omsorg & personal Livsmedel, transport & energi Avtal KUNDER foto www.istockphoto.com dose att också små och medelstora leverantörer har rimliga möjligheter att få ramavtal. – Med vår nya organisation vill vi ha rätt struktur och rätt dimensionering. Tidigare har vi varit för små för att leva upp till alla de krav som ställs på oss, men nu är vi på rätt väg. Det tar alltid lite tid innan en ny organisation sätter sig, men vi arbetar för att det ska bli så bra som möjligt så fort som möjligt, säger Inger Ek. Fakta Nya ansvarsområden • Uppföljning av ramavtalstrohet – används ramavtalen? • Analys av inköp inom staden för att kunna identifiera områden där ett gemensamt behov finns. • Kontroll av att ställda krav efterlevs av leverantörerna. • Informera förvaltningar och bolag om regler och erfarenheter samt sprida kunskap om goda exempel. Kalle lekholm För att öka enhetligheten i arbetssätten För att förbättra ledning och styrning inom UHB För att anpassa sig till UHB:s ökande storlek För att minska sårbarheten 7 kontorsmaterial kontorsmaterial ”Alla behöver ju pennor och papper” Från och med första mars har Upphandlingsbolaget tecknat ramavtal med en ny leverantör för kontorsmaterial – Lyreco. En nyhet är att kontorsmaterial och kopieringspapper nu ingår i ett och samma avtal, i stället för två olika. – Det innebär att man kan beställa både kontorsmaterial och papper på samma gång, vilket är positivt då det ibland är samma person som gör båda beställ ningarna ute i verksamheterna, säger Lars-Erik Olsson, upphandlingsledare. Kontorsmaterial och kopieringspapper är stora avtalsområden, som de allra flesta berörs av. – I alla verksamheter behövs ju såväl pennor som papper och annat som hör till ett kontor, det är saker som man inte klarar sig utan, säger Lars-Erik Olsson. När det gäller kontorsmaterial och papper är huvudprincipen att samtliga beställningar ska göras via Winst. Nytt ramavtal för konto rsmaterial finns en större mängd nettoprissatta artiklar, så kallade ”tummen upp”-produkter. De cirka 850 tummen upp-artiklarna innehåller allt från pennor och rader gummin till whiteboardtavlor och blädderblock. – Vi har ökat antalet produkter vilket gör att beställarna kan köpa fler netto prissatta artiklar.Vår målsättning är att beställarna enbart ska köpa dessa produk ter, säger Lars-Erik Olsson. – Dessutom är detta ett prioriterat avtalsområde. Som beställare ska man enbart använda Winst när man köper kontorsmaterial, fortsätter han. köpa tummen upp. Inte klicka sig in på exempelvis leverantörernas sajter och handla där, eller i värsta fall ta en runda i bokhandeln och köpa pennor. – Många kanske tänker att ”det är bara pennor och papper, det handlar inte om så mycket pengar.” Men totalt blir det ju mycket pengar till slut, säger Lars-Erik Olsson. Den nya nettoprislistan innehåller också fler miljömärkta produkter. – Det finns bland annat fler block av foto leonore noridn i det nya avtalet 8 målet är alltså att samtliga beställare i Göteborgs Stad ska ta det här till sig, och returpapper och pennor och plastmap par gjorda av återvinningsbar plast. Det kommer ut allt fler sådana produkter på marknaden, berättar Lars-Erik Olsson. det nya avtalet har en fraktgräns på 200 kronor. – Man måste beställa produkter för minst 200 kronor annars kan leveran tören ta ut en fraktkonstnad på 100 kronor. Avsikten med detta är att minska antalet småbeställningar, säger Lars-Erik Olsson. – Liksom i tidigare kontorsmaterialav tal har vi också veckoleveranser där allt som beställs levereras en viss dag i veckan, fortsätter han. leonore nordin 9 social nytt ramavtal hänsyn personalnytt Leo blir ledig på heltid Hela hans yrkesliv har handlat om inköp och upphandling. Från minsta lilla kontorsgem till stora röntgenapparater. Ändå är han totalt okänd. Som Lars-Erik Olsson alltså. Snart blir Leo ledig på heltid, men garanterat inte sysslolös. just kontorsmaterial är ett ramavtalsom råde där Leo utvecklat rutiner som sedan varit till stor nytta även inom andra områ den. Införande av samlade veckoleveranser är ett exempel. Färre leveranstillfäl len innebär mindre antal transporter och är följaktligen bra för miljön. – Vi var även tidiga med att försöka hitta former för att lyfta fram miljöprodukter. Kontorsmaterial var också ett av de första områden som var beställningsbara i Winst, berättar han. upphandling av elenergi samt kopia torer och postför foto kenth lärk Det började redan 1974 på sjukvårdsförvalt ningen. Där var Leo med och handlade upp operationsutrustning, röntgenapparater och mycket annat när Östra sjukhuset byggdes. – Man hade mycket friare händer på den tiden. Mycket tid ägnades åt att sitta i för handlingar med leverantörer för att pressa priser. Sådant förekommer inte längre, säger han. Leo kom till Upphandlingsbolaget 1994 och har därmed nästan varit med sedan starten. – Det har blivit mycket varuupphand lingar för min del. Kontorsmaterial har varit med på hela resan, säger han. Svårt att se ut och i behov av fönsterputs? I det nya ramvatalet för städtjänster finns alla tjänster samlade i fem avtalsområden. Att vara redaktör för tidningen Fördelen är en av många arbetsuppgifter som Leo haft under sina år på Upphandlingsbolaget. medlingstjänster är ytterligare exempel på vad Leo sysslat med. Tidningen som ni nu läser, Fördelen, har han också ägnat sig åt. – Jag var med och startade upp tidningen och höll ihop arbetet med den. Det hand lade mycket om att få in tillräckligt med material att fylla den med, säger han. Leo fyller 64 i år och när majsolen börjar skina räknar han med att ha lämnat sin anställning för ett liv som pensionär. Men blir definitivt inte sysslolös. Sommarstället nya på upphandlingsbolaget kenth lärk hallå där! Jeanette Löfgren Städtjänster E-tjänstkoordinator Vad gör en e-tjänstkoordinator? – Vi är två med den befattningen och arbetar med beställningssystemet Winst. Jag ska se till att tjänster blir beställningsbara i systemet. Det är ju lite annorlunda när tjänster ska beställas jämfört med varor. Jag jobbade tidigare i Mölndals stad som projektledare inom elektronisk handel och då med samma system som Winst. Vad gör dig riktigt glad? – Det är mycket. Att träna, vara med familj och vänner – ha folk omkring mig som jag tycker om. 10 Hur hamnade du på Upphandlingsbolaget? – Jag har tidigare jobbat med upphandlingar på bland annat på Trafikverket och i Mölndals stad och har genom det haft mycket samverkan med Upphandlings bolaget. Så det föll sig ganska naturligt. Christian Larsson Upphandlare bygg / hantverk Vad gör dig bra på ditt arbete? – Jag är noggrann och strukturerad och har nog bra förmåga att lyssna in arbetsgruppen, vilka behov den har. Man fungerar ju som en projektledare och det är viktigt att arbetsgruppen och samarbetet fungerar bra. foto anders västlund hallå där! kräver sitt. Dess utom finns det fem barnbarn med i bilden. Det yngsta är ett par månader, det äldsta fem år. – Jag älskar att vara med barnbar nen, säger Leo. med allt från arenastäd till fönsterputs 11 nytt ramvatal nytt ramavtal Städavtal med nya områden De olika avtalsområdena fakta • Fastighetsbolags städning (bostadsbolagen) • Städtjänster – daglig städning (exempelvis skolor och kontor) • Fönsterputsning (all fönsterputsning ingår här) • Evenemang och arena (städning av arenor så som Scandinavium, Stora teatern med flera) • Städning för verksam heter inom omsorg och hemtjänst (äldreboenden, korttidshem, gruppboenden, hemtjänst med mera) 150 miljoner kronor om året. För så mycket köper Göteborgs Stad årligen städtjänster. Från och med första april gäller ett nytt ramavtal med fler avtalsområden än tidigare. för städtjänster ses som ett komplement till stadens egen regiverksamhet. – Avtalen kan användas när den ordinarie lokalvårdaren är sjuk, på semester eller när den egna städorganisationen förändras, säger IngMarie Trygg, upphandlingsledare. De nya avtalen gäller från och med första april, och i stället för som tidigare två avtalsområden finns det nu i stället fem stycken. De nya avtalsområdena heter Fastighetsbolags städning, Städtjänster – daglig städning, Fönsterputs ning, Evenemang och arena samt Städning för verk samheter inom omsorg och hemtjänst. (Se faktaruta). Just nu ligger städning för verksamheter inom omsorg och hemtjänst för överprövning hos Förvaltningsrätten, så det är oklart när det börjar gälla. Avtalet för evenemang- och arenastädning har avbrutits, en ny upphandling är gjord och beräknas börja gälla första maj. som vanligt ska ramavtalen blir det också olika många leverantörer per område. Det är ett sätt att underlätta för såväl beställarna som får ett bra urval, samt för leverantörerna. – Vi har utökat antalet avtalsområden för att också små och medelstora företag ska kunna få avtal, säger Ing-Marie Trygg. foto anders västlund eftersom det är fler avtalsområden 12 – På det här viset kan man som leverantör välja att erbjuda enbart städ i någons hem, eller enbart fastighetsstäd. Nu finns möjlighet att nischa sig på det man är bra på, fortsätter Lina Bryngelsson, upphandlare. Att avtalen startar första april i stället för i augusti som tidigare, är för att beställarna i lugn och ro ska kunna planera för sommarstädningen. Många skolor storstädas på sommaren, liksom kontor och förskolor. – Det görs en hel del storstädning under som marperioden, när lokalerna är tomma. På det här viset har beställarna tre månader på sig att avropa sommarstädningen, säger Ing-Marie Trygg. minst två gånger per år, dessutom har Upphandlingsbolaget ett kontinuerligt samarbete med Kunskapscen trum och Skatteverket. Upphandlingsbolaget godkänner endast ett underleverantörsled från leverantörerna och det måste godkännas av Upphandlingsbolaget innan de får användas. Ramavtalsleverantören ansvarar för underleverantören och alla ställda krav i upp handlingen gäller även dem. – Vi måste veta vilka som befinner sig i våra lokaler, därför ska alla underleverantörer anmälas till oss, säger Lina Bryngelsson. fakta Antal leverantörer per avtalsområde Fastighetsbolagsstädning 14 Städtjänster – daglig städning 23 Fönsterputsning 6 Omsorg och hemtjänst 10 (överprövad) Evenemang och arenastädning, (ej klart ännu). – Kommer vi på att någon leverantör använt sig av en ej godkänd underleverantör kan det leda till hävning av avtalet, tillägger Ing-Marie Trygg. samtliga leverantörer kontrolleras konkurrensutsättning ska det göras om städuppdragen överstiger 284 000 kronor per kalenderår. – Förnyad konkurrensutsättning är tidskrävande när man gör den första gången, och vi får många samtal om det från beställarna. För att underlätta har vi därför tagit fram mallar som kan användas när ni gör förfrågan och skriver avtal. Ni hittar dem i Winst, säger Ing-Marie Trygg. En mässa för leverantörer och beställare planeras till början av juni. – Vi bjuder in leverantörer och beställare och när det gäller förnyad informerar om de nya ramavtalen och förnyad konkurrensutsättning. Dessutom får de chans att träffa varandra, säger Lina Bryngelsson. När det gäller prisbilden på städet, vill Upphand lingsbolaget betona att den är helt upp till leveran törerna. – Vi talar om vad vi vill ha städat och vilka krav vi ställer. Därefter sätter leverantörerna ett pris. Det är inte förbjudet för leverantörerna att sätta låga priser, men det är vi upphandlare som får ta kriti ken när prisbilden är låg, säger Ing-Marie Trygg. – När det gäller timpriser på löpande räkning tar våra leverantörer mellan 203 och 280 kronor i timmen, säger Lina Bryngelsson. leonore nordin 13 social hänsyn livsmedel Göteborg kan lära av London Har Göteborg något att lära av London i arbetet med att ta social hänsyn vid upphandlingar? Absolut – men det går inte att kopiera deras lösningar rakt av. 14 D en slutsatsen drar Helen Arneving och Susanne Hedberg efter att på plats ha studerat hur stadsdelar och organisatio ner i London arbetar med att ta social hänsyn vid upphandlingar. Projektet heter The Bridge och är en del inom EU-projektet Storstadsintegration som verkar för ökad integration och gemenskap i Göteborg. Helen och Susanne gjorde under projekttiden fyra resor till London och sammanställde sina erfarenheter i en projektredovisning. – Vi har besökt och haft återkommande kon takt med tre stadsdelar. Det rör sig om fattiga stadsdelar som i många år präglats av hög arbets löshet.Vi har också träffat organisationer som arbetar på ett mer övergripande plan i Londons stadsdelar, berättar Susanne. först bör man slå fast att det finns stora his toriska skillnader i samhällssystemet. I Storbri tannien har det inte i samma utsträckning varit samhällets ansvar att ta hand om utsatta grupper. Detta har inneburit att det skapats många ide ella organisationer och nätverk som är engagerade och vill hjälpa. Det finns en stark kultur på alla plan att jobba för utsatta grupper. Och man har tydligt fokus på det lokala. Allt man gör ska ge positiva effekter i den egna stadsdelen. – Man har en stark vilja att på alla plan jobba med dessa frågor. Det finns en inställning att lösa saker tillsammans, förklarar Helen. Det innebär i sin tur att det finns en acceptans hos näringslivet när det gäller att ställa krav kring social hänsyn. I Storbritannien finns nationella lagstiftningar som tydligt anger att det ska tas lokal hänsyn i flera sammanhang. Deras bygglag gör det möjligt att ta lokala hänsyn vid exploatering av mark. det är möjligt att ge lokala lärlingar och lokala arbetslösa företräde vid själva byggandet. Och i ett exploateringsavtal kan kommunen slå fast att det företag som ska bygga samtidigt måste bygga något åt det offentliga, till exempel ett bibliotek. Det finns dessutom en nytagen nationell lag som säger att man vid varje inköp ska betänka hur man samtidigt kan tillföra sociala fördelar till sitt lokala område. EU-lagstiftningen ger möjlighet att vika marknader eller delar av marknader till skyd dade verkstäder och sociala företag av olika slag. Storbritannien har valt att ta vara på den möjlig heten i EU-lagstiftningen, vilket Sverige hittills inte gjort. Nu öppnar dock regeringens nyligen presenterade utredning om offentlig upphandling för den möjligheten. Ett socialt företag är ett företag som verkar för att skapa möjligheter till arbete och rehabilite ring för personer som av olika skäl står utanför arbetsmarknaden. Att vika en marknad innebär att ingen annan än de företag som är klassificerade som sociala företag har möjlighet att få kontrakt. hos de organisationer i london som anser att de lyckats förbättra de sociala förhållandena i stadsdelen finns en gemensam nämnare. Man har en så kallad stödorganisation som är med i hela upphandlings- och avtalsprocessen. På vissa ställen har man en person och på andra kan det vara flera som arbetar med frågor inför upphandling, under anbudstiden, i samband med kontrakt och under kontraktstiden. – Under våra besök nämner de vi träffar upprepade gånger vikten av att kunna följa upp och kontrollera de krav man ställer på social hänsyn, berättar Helen och Susanne. en stödorganisation är något som kommer att överföras till Göteborg för att staden ska lyckas med att ställa framgångsrika sociala krav i upphandling. Syftet är då att få en”knutpunkt” som kan stödja upphandlande myn digheter inom Göteborgs Stad och leverantörer att uppfylla målet att ta social hänsyn. Det kan till exempel röra sig om att förmedla arbetslösa personer som är lämpliga för någon form av anställ ning hos den leverantör som staden tecknat avtal med i en upphandling. Det kan också handla om uppfölj ning av de ställda kraven och kon traktsvillkoren för att säkerställa att leverantören uppfyllt sina åtaganden gällande social hänsyn. just detta att ha kenth lärk Susanne Hedberg, Helena Sagvall, och Helen Arneving har viktiga roller i Upphandlingsbolagets arbete med att ta social hänsyn vid upphandlingar. foto kenth lärk 15 social hänsyn Skärpning av målet för social hänsyn Att ta ökad social hänsyn i upphandlingar är ett mål som prioriteras allt högre av Göteborgs Stad. – Målet har skärpts och det rör sig om en ganska kraftig skärpning, säger Helena Sag vall som är projektledare för arbetet med Upphandlingsbolagets processägarskap. När Göteborgs Stad valde att göra social hänsyn till ett prioriterat mål var det Upphandlingsbolaget som fick ett process ägaransvar. Meningen är att social hänsyn ska bli en självklar och accepterad del i upphandlingar. Den arbetsgrupp som finns har uppdra get att sammanställa modeller och arbetssätt som kan hjälpa staden att nå målet som formulerades enligt följande: ”Upphandling av tjänster med social hänsyn ska öka”. 2013 fanns angavs samma prioriterade mål men där finns också en skärpning i klartext: ”Under 2014 ska minst 50 procent av stadens tjänsteupphandlingar göras med social hänsyn”. i budgeten för – Detta gäller inte bara Upphandlings bolaget utan alla tjänsteupphandlingar inom Göteborgs Stad, förklarar Helena Sagvall. Social hänsyn är ett ganska nytt och brett begrepp som väcker en del frågor och där begreppet kan användas med olika betydel ser i olika sammanhang. – Det finns inga klara direktiv att gå på. Vi är först i Sverige att arbeta med dessa frågor i så stor omfattning, säger Helena Sagvall. ställas som krav eller villkor i en upphandling för att ge ökade möjligheter för dem som står långt utanför arbetsmarknaden att få ett jobb. Det kan också handla om att öka invånarnas lika möjligheter och sociala rättigheter samt att främja anständiga arbetsvillkor och arbets tagares rättigheter. De göteborgare som står långt ifrån arbetsmarknaden, och som ska priorite ras, är ungdomar, personer med utländsk bakgrund och personer med funktionsned sättning. Upphandlingsbolagets arbetsgrupp har social hänsyn kan ”Vi är först i Sverige att arbeta med dessa frågor i så stor omfattning.” Helena Sagvall Helena Sagvall medverkat i en rad olika sammanhang för att informera och sprida kunskap om social hänsyn i upphandlingar. Man har också översatt Londons guide för att ta social hänsyn (se artikel om The Bridge på förra sidan). Den kan laddas ner från Upphandlingsbolagets hemsida men är inte direkt överförbar på svenska förhål landen. Det har även tagits fram en blankett för att samla information om exempel på upp handlingar med social hänsyn som genom förts i staden. Den finns också att ladda ner från hemsidan. – Alla exempel är bra och viktiga i detta sammanhang.Vi vill samla så mycket infor mation som möjligt, säger Helena Sagvall. kenth lärk Ladda hem rapporten Upphandlingsbolagets årsrapport för 2012 om Ökad social hänsyn vid upphandling av tjänster finns att ladda hem på www.uhb.goteborg.se Stödfunktion startar Upphandlingsbolaget kommer med stöd av stadslednings kontoret att under våren etablera en stödfunktion för arbetet med social hänsyn i offentlig upphandling. Arbetet startar som ett pilotprojekt under två år för att därefter utvärderas. Uppdraget är att arbeta fram en modell för Göteborgs Stads arbete med social hänsyn i offentlig 16 upphandling. Det kommer att ske i bred samverkan med stadens organisationer, marknaden, branscher och samverkansparter. Utformningen av den nya stödfunktionen är inspirerad av de arbetsmodeller för social hänsyn som tillämpas i London. Erfaren heterna därfrån är bland annat att starta i mindre skala för att lära och hitta en modell som kan etableras i större omfattning. Till att börja med kommer därför två förvaltningar och två bolag att ingå i pilot projektet för att pröva modellens hållbar het. Det blir Trafikkontoret, Park- och naturförvaltningen, Higab samt Älvstranden Utveckling AB. Upphandlingsbolaget blir initialt ansvarig för stödfunktionen som kommer att bestå av två till fyra tjänster. På eftermiddagen den 23 maj hålls en informationsträff för stadens förvaltningar och bolag där den nya stödfunktionen presenteras. winst E-handel på gång i systemet Winst 2.0 E-handel är inte långt borta för Göteborgs Stads förvaltningar. Det elektroniska system som håller på att utvecklas omfattar hela kedjan från beställning till betalning. Till hösten startar införandet av Winst 2.0. Namnet på delprojektet är just Beställning till betal ning och är en del av Nekk, nytt ekonomikoncept i Göteborgs Stad. Införandet av Beställning till betal ning kommer att beröra cirka 10 000 användare som i dag hanterar beställningar och fakturor på förvalt ningarna i Göteborgs Stad. - Allt samlas i ett system och därmed får Göte borgs Stad ett IT-stöd som stödjer en effektivare inköpsprocess, säger Fredric Holm som är del projektledare. Beställning till betalning kan beskrivas som en fortsättning och utveckling av nuvarande Winst – det kommungemensamma systemet för publicering av ramavtal och elektronisk beställning. Efter införandet kommer även fakturahanteringen att göras i samma system, vilket skapar bättre möjligheter för uppfölj ning och styrning. För närvarande arbetar ett drygt tiotal personer i projektet med att sätta upp Winst för att staden ska få en effektiv hantering av fakturor, där de kan matchas mot ordrar eller abonnemang. Systemet får namnet Winst 2.0 och kommer att ersätta Gasell, vilket är det nuvarande systemet för fakturahantering. med Beställning till betal ning. Bland annat ökad trygghet. - Systemet säkerställer att man gör rätt, att man handlar på rätt avtal och att det är rätt person som attesterar, säger Fredric Holm. Andra fördelar är tidsbesparing, förbättrad styrning och uppföljning samt kostnadsbesparingar. - Vi jobbar med en hög grad av delaktighet i pro jektet, berättar Fredric Holm. På varje förvaltning finns lokala projektledare och Fortsättning nästa sida det finns flera fördelar ”Systemet säkerställer att man gör rätt, att man handlar på rätt avtal och att det är rätt person som attesterar.” Fredric Holm kenth lärk 17 den goda affären winst Utredning på jakt efter Fortsättning E-handel på gång i systemet Winst 2.0 en person i respektive förvaltningsledning som arbetar med det lokala införandet av Beställning till betalning. Projektet har löpande stormöten med för valtningarnas representanter och då samlas upp till ett 60-tal personer.Vid det senaste stormötet presenterades den kommande utrullningen och när respektive förvaltning kommer att införa Winst 2.0. SDN Angered, Fastighetskontoret och Intra service är utsedda till piloter i projektet. I september kommer de att införa Winst 2.0, men redan nu är förberedelsearbetet igång. – Det är enligt tidplanen och vi jobbar redan tillsammans med piloterna, förklarar Fredric Holm. i maj 2014 ska Beställning till betalning vara infört i stadens alla förvaltningar. Den fortsatta utvecklingen av Winst 2.0 och arbetet med att effektivisera inköpsprocessen kommer då att drivas av den kommande förvaltarorganisationen. För stadens bolag kommer informationsmöte om möjligheten till anslutning till Winst 2.0 att hållas under våren. Det finns en ny hemsida med information om NEKK och Beställning till betalning. Adressen är https://quickr.goteborg.se/stadsledningskon toret_nekk kenth lärk Fördelar och nytta ✔ Ökad andel e-beställningar och automatisk matchning av faktura mot order ger effektivare processer. ✔ Mindre tid läggs på inköp och fakturahantering och mer tid kan läggas på kärnverksamheten. ✔ Beställning i Winst garanterar att inköp görs på avtal och till mest fördelaktigt pris. ✔ Korrekta beställningar ger trygga rutiner och säkerställer efterlevnad av LOU samt ger bättre underlag för styrning och uppföljning. 18 Större utrymme att förhandla, kompetenshöjning, en nationell strategi för upphandlingar samt höjd gräns för direktupphandling. Det är några av förslagen från regeringens utredning om offentlig upphandling som presenterades i mars. 2010 tillsatte regeringen en utredning med upp drag att se över dagens regler för upphandling – om de möjliggör goda affärer samtidigt som hänsyn tas till kvalitet, miljö samt sociala och etiska frågor. I mars presenterade utredaren Anders Wijkman sitt slutbetänkande. Wijkman sammanfattar med att konstatera att offentlig upphandling har fått en tydlig slagsida mot juridik. Rädslan att göra fel leder till bristande hel hetsperspektiv och att man tappar andra, minst lika viktiga aspekter av den goda affären. Han förordar därför en nationell upphandlings strategi som ska styra den offentliga upphandlingen mot högre kvalitet och effektivitet. Ökad kompetens efterfrågas och utredarna föreslår bland annat ökade forskningsanslag på området samt att tre professurer och en ny myndighet inrättas. – det är väldigt bra att utredningen genomförts, att den har som mål att förenkla när nuvarande lagstift ning upplevs som krånglig och otydlig.Viktigt är också att man konstaterar att det juridiska fokuset eventuellt sker på bekostnad av ”den goda affären”, säger Göran Brunberg, upphandlingschef på Upp handlingsbolaget. Hur man säkerställer kvalitet vid upphandling av exempelvis äldrevård har utredningen inget enkelt svar på, men menar att kvalitetsfrågorna bör prio riteras vid upphandling av varor och tjänster som är strategiska för välfärden. Man vill också se ökat utrymme för förhandling mellan myndigheter och leverantörer. Med ökad förståelse mellan parterna ökar chansen att rätt vara eller tjänst levereras. Utredningen förordar även ökade möjligheter att den goda affären ”Rätt genomförd offentlig upphand ling gene rerar sam hällsnytta” Göran Brunberg utredningen fö reslår bland annat: beakta den enskildes behov och val i ramavtal där samtliga villkor är fastställda. Det innebär att det ska vara tillåtet att avropa varor eller tjänster som den enskilda har behov av, utan att ta hänsyn till rang ordning. – Det är bra, men jag hade gärna sett att man föreslagit att rangordningen avskaffades helt. Den är enligt min mening direkt skadlig då den tvingar fram låga, ja till och med onormalt låga priser, och därmed genererar oseriösa leverantörer som måste få sin verksamhet att gå ihop, säger Göran Brunberg. ett mycket konkret förslag är att beloppsg ränsen för direktupphandling höjs till 600 000 kronor (1 200 000 vid byggentreprenad). Åtgärden skulle gynna småföretagare och de sammanlagda kostnader na för upphandlingarna stå i mer rimlig proportion mot vad man vinner på den, menar utredarna. För att få bukt med det ökande antalet överpröv ningar vill utredarna att upphandlingsmålen koncen treras till tre förvaltningsrätter och en kammarrätt samt att en medlingsfunktion inrättas. Men också att man temporärt får använda sig av direktupphandling när en upphandling överprövas. att regeringen tar initiativ till ett utökat och formaliserat nordiskt samarbete kring utredningen vill också ›› Temporär direk tupphandling vid över prövning och risk för avtalslöshet. ›› Ökade möjlighe ter att beakta ensk ildas behov. ›› Att direktivförsl agens bestämmels er om reserverade kontra kt (ar tikel 19) geno mför s i LOU/LUF. ›› Höjda belopps gränser vid direk tupphandling. ›› Ökat utrymme för förhandling. utformning av sociala och miljömässiga hänsyn vid upphandling. – ”Miljömässig och social hänsyn”, ”samhälls nytta”, ”den goda affären”. Det är bra begrepp som behöver definieras, förtydligas och förankras på alla nivåer. Social hänsyn är ett av Göteborgs Stads prioriterade mål och under 2014 ska minst 50 procent av stadens tjänsteupphandlingar göras med social hänsyn. Och när den är rätt genom förd genererar offentlig upphandling samhälls nytta, vilket bör vara ”den goda affären”, avslutar Göran Brunberg. birgitta lagerlöf 19 returadress Göteborgs Stads Upphandlings AB Box 1111 405 23 Göteborg Sverige Porto Betalt Port Payé 700 nya avtal inom hantverkstjänster Just nu pågår arbetet med att fasa ut de gamla ramavtalen för hantverks tjänster inom Göteborgs Stad. De ersätts successivt med nya ramavtal. En nyhet är att beloppsgränserna för användandet av avtalen har förändrats. Göteborg är som tidigare indelat i olika beställargrupper: A, B och C. – Vi har delat in staden i tre bestäl largrupper för att ramavtalen inte ska bli för tunga rent volymmässigt och samtidigt kunna öppna upp möj ligheten för fler företag att kunna bli leverantörer till staden, berättar Susanne Hedberg, upphandlare. Vissa ramavtal för löpande räk ning upphandlas dock för hela stan samtidigt, eller för två av tre bestäl largrupper. – Smide, har till exempel upp handlats en gång för hela Göteborgs samtliga beställargrupper A, B och C, säger Susanne Hedberg. för vissa kategorier kommer det att finnas avtal för förnyad konkur rensutsättning. Dessa avtal innebär att beställarna gör förfrågningar på sina specifika objekt över angivna gränsbelopp. Skillnaden är också att belopps gränserna har förändrats jämfört med tidigare. Tidigare gällde avtalen på löpande räkning för upp till drygt två miljo ner kronor. Nu kommer de att gälla för avrop upp till mellan 100 och 600 000 kronor beroende på kategori och beställargrupp. Den förnyade konkurrensutsättningen gäller för uppdrag upp till 4,4 miljoner kronor. – Nu görs alltså förnyad konkur rensutsättning redan vid uppdrag för ett par hundra tusen kronor, vilket är en strategisk förändring i tänket, säger Susanne Hedberg. arbetet med att upphandla hela ram avtalsområdet kommer att pågå under hela 2013, och ska vara klart vid nyår. Totalt handlar det om cirka 700 nya ramavtal inom 35 olika kategorier av hantverkstjänster. leonore nordin foto www.istockphoto.com fakta De olika beställargrupperna A = Lokalförvaltningen, Försäkrings AB Göta Lejon, Stadsdelsförvaltningar, Utbildningsförvaltningen, Social resursförvaltning. B = Förvaltnings AB Framtiden, Älvstranden Utveckling AB, Higab och Göteborgs Hamn (inkl. dotterbolag till dessa), Idrotts- och föreningsförvaltningen, Fastighetskontoret. C = Övriga förvaltningar och bolag som inte ingår i A eller B samt Göteborgs Kyrkogårdsförvaltning och Räddningstjänsten Storgöteborg. Ibland fyra gånger Vissa kategorier upphandlas fyra gånger, exempelvis bygg. Tre gånger för löpande räkning – en vardera för beställargrupperna A, B och C, samt en gång för förnyad konkurrensutsättning. För mer info se uhb.goteborg.se