Fördelen #2 2013 - Upphandlingsbolaget

n
e
l
e
d
för
en tidning från
göteborgs stad
upphandlingsbolaget
# 2 2013
Nya ramavtal för
Banktjänster
Lättare välja rätt
med klädmässa
Allt för
idrott
inledningsvis
inledningsvis
nu rullar det –
på flera områden
Helt plötsligt har träden tappat sina löv och hösten är
obönhörligen här – även om man måste medge att årets sommarsäsong
har varit lång och god. När man tänker efter har det faktiskt hänt en hel
del sedan sist...
tiden går så fort.
på upphandlingsbolaget har vi under året fokuserat på att utveckla orga­
nisationen för att bland annat åstadkomma ett ökat kundfokus. Detta
berättade vi om i föregående nummer. För att få en personalstyrka som
bemannar alla roller i den nya organisationen har vi anställt 17 nya med­
arbetare. I detta nummer kan du läsa om den nya avdelningen Specialist
& Uppföljning och vilka uppgifter och utmaningar som ligger framför oss
inom de områdena.
äntligen ! nu börjar det rulla. Göteborg inträder nu i den skara av orga­
nisationer som infört fullskalig elektronisk handel. Allt från beställning
till betalning av fakturor sker
nu i ett och samma elektro­
niska system. Detta är en stor
förbättrings- och effektivise­
ringsmöjlighet som kommer
att ge bättre kvalitet och ökade
uppföljningsmöjligheter, även
om det för många innebär ett
förändrat arbetssätt.
I detta nummer berättar en av de första organisationerna där Beställ­
ning till Betalning har införts om hur det har gått. Övergången för stadens
övriga förvaltningar kommer att ske successivt och vara
klar till nästa sommar.
22 arkitektkonsulter
för området skolor
Från och med 1 september finns nya ramavtal
gällande Tekniska konsulttjänster – Arkitekter, skolor.
Avtalen har 22 olika leverantörer inom områdena
Förstudie, System/Program och Projektering.
Uppdragen omfattar konsultuppdrag som kan bestå
av framtagning av underlag för förstudie och program
vid ny- och ombyggnad, tekniska utredningar, projekteringsuppdrag för system- huvud- och bygghandlingar samt målningsbeskrivningar.
För området Förstudie gäller rangordning. För
System/Program gäller rangordning vid upphandling
upp till 150 000 kronor och därefter förnyad konkurrensutsättning. Vid projektering ska rangordning
användas upp till beloppsgränsen 300 000 kronor.
Mer information finns i Winst. 
”Utveckling kan,
vad jag vet, aldrig ske
utan förändring.”
oavsett organisation känns förändringar i
arbetssättet ofta skrämmande i första början –
men utveckling kan, vad jag vet, aldrig ske utan
förändring. Det är bara att våga hålla ut!
fördelen
Omslagsbild
Adrian Korbuly på Lackare­
bäcksskolan får fint schvung
på rockringen.
foto svante örnberg
Läs mer på sidan 4.
2
Med koll på däcken
I Winst hittar du alla ramavtal i sin helhet, inklusive
prislistor och annan viktig information. Vill du ha
löpande information om nya avtal – prenumerera
på Upphandlingsbolagets nyhetsbrev.
Mer info på uhb.goteborg.se/for_inkopare
Fördelen ges ut av Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget AB
Upphandlingsbolaget
Besöksadress: Kungsgatan 19
Postadress: Box 1111, 405 23 Göteborg
Telefon: 031-334 37 00
Ansvarig utgivare: Inger Ek
[email protected]
Redaktör: Annelie Gärdmark
[email protected]
Vi gillar tips och synpunkter på tidningen.
Hör gärna av dig till oss!
Besök oss på webben
www.uhb.goteborg.se
Produktion:
Medialaget Väst AB
www.medialaget.com
Elanders CMYK svart transp bakgr.eps
Elanders CMYK svart vit bakgr.eps
Tryck
TMG Tabergs AB.
Fördelen trycks på
Svanenmärkt papper.
Elanders CMYK transp bakgr.eps
Högsta instans har nu gett
Upphandlingsbolaget rätt
gällande en uteslutning av
leverantör på grund av ”all­
varligt fel i yrkesutövningen”.
Dessutom har flera centrala
frågor kring begreppet klar­
gjorts.
Upphandlingsbolaget har under
en längre tid haft en process med
överprövning gällande en anbudslämnare inom området Hantverkstjänster
– måleri som uteslutits ur en upphandling på grund av ”allvarligt fel i
yrkesutövningen”.
Leverantören uteslöts från anbudsgivningen på grund av att företaget
enligt Skatteverket under flera år fuskat
med fakturor och därmed påförts skatter, arbetsgivaravgifter och skattetillägg
på cirka 2,4 miljoner kronor.
Upphandlingsbolaget gjorde då
bedömningen att leverantören gjort
sig skyldig till allvarligt fel i yrkesut-
övningen och därmed skulle uteslutas
ur anbudsförfarandet. Anbudsgivaren
ansökte om överprövning av Upphandlingsbolagets beslut, med argumentet
att Skatteverkets beslut inte vunnit
laga kraft, och beslutet kom senare att
upphävas.
prövats i tre instanser och i september gav Högsta
förvaltningsdomstolen Upphandlingsbolaget rätt och menade att de
fullgjort sin bevisbörda. Några centrala
frågor kring begreppet ”allvarligt fel i
yrkesutövning” har i och med den här
domen klarlagts.
En upphandlande myndighet kan
som bevismaterial använda den
information som finns tillgänglig vid
tidpunkten för bedömningen. I Högsta
förvaltningsdomstolens avvägning har
särskilt betonats att upphandling är
en del av myndighetens affärsmässiga verksamhet och därmed har ett
intresse av att inte behöva sluta avtal
med oseriösa aktörer. 
Nya avtal
från och med juni 2013
• Avyttring av fordon, maskiner
och lösöre
• Banktjänster
• Cyklar och cykelservice
frågan har sedan
En leverantör för skötsel
och arrangemang av växter
Nu finns nya ramavtal för för Däck, regummering
och däckservice. Avtalen gäller personbilsdäck,
lastbilsdäck samt bussdäck med tillhörande varor och
tjänster. Avtalen gäller från 1 juni. Mer information
finns i Winst. 
INGER EK
vd Upphandlingsbolaget
[email protected]
Upphandlingsbolaget
vann i högsta instans
AB Svensk Växtmiljö i Borås är ensam avtalspart inom avtalsområdet Växtarrangemang och skötselservice. Det går att byta växtleverantör utan att
köpa nya växter och leverantören kan ta över både
skötselservice och växtgaranti. Företaget är ensamt
i branschen om att vara ISO 14 000-certifierat (i
Sverige). Miljöfordon är en självklarhet och allt avfall
passerar Återbruket i Borås. Från att ha slängt tre
containrar/månad är man nu nere i två per år. 
Kortare väntetid
vid beställning av resa
förvaltningar och bolag bokar sina affärsresor via ett team
hos VIA Egencia, som är ensam avtalspart inom avtalsområdet
Resebyråtjänster. Teamet har information om Göteborgs Stads
resepolicy, leverantörsavtal med mera.
Under sommaren har det varit ovanligt lång väntetid på telefon
för den som ringt och velat boka en resa. VIA Egencia meddelar att de nu har genomfört förändringar i teamet för att korta
väntetiden. 
• Daglig verksamhet för funk­
tionshindrade
• Data – LAR
• Data – Programvara
• Data – programvara IK
• Datautbildningar för vanliga
användare – Lärarledda
utbildningar
• Däck, regummering och
däckservice
• Fortbildning inom autism­
spektraområdet
• Fortbildning av förvärvade
hjärnskador
• Idrott och gymnastik
• Klottersanering
• Konferensanläggningar
• Kopiatorer, köp
• Prenumerationsservice
• Tryckeritjänster
• Äldreboendeplatser i
Göteborg
Ny leverantör
av äldreboende
Göteborgs Stad har upphandlat ett
antal äldreboenden som är komp­lement
till de som bedrivs i stadens egen regi.
Avtalet, Särskilt boende för personer
över 65 år, gäller från och med
1 januari 2013 och leverantörer är
Atten­do Care i Fiskebäck och S:t Jörgen,
Bräcke Diakoni samt Stiftelsen Neubergska Ålderdomshemmet.
Sedan 1 augusti har ännu en
leverantör, Agaten Omsorg, tillkommit.
Boendet ligger på Berzeli­igatan och
erbjuder 30 platser för demenssjuka
samt nio platser för personer med
särskilda behov. 
Elanders CMYK vit bakgr.eps
3
nytt ramavtal
Mot nya höjder.
Lukas Winckler,
Taysir Abu al chay,
Albin Alami och
Axel Rapphed på
Lackarebäcksskolan
kan konsten att
klättra i rep.
Allt för
gymnastik
och idrott
Behöver ni köpa hopprep, fotbollar eller utrustning till en hel idrottsplats?
Då är ramavtalen för idrotts- och gymnastikutrustning/material samt idrottsplatsutrustning
rätt ställen för er.
D
e två ramavtalsområdena började
gälla den 1 juni och det finns tre
leverantörer inom varje. Fotbollar
är en mindre produkt i sammanhanget men
här finns en intressant nyhet.
– Ett krav vid upphandlingen av idrottsoch gymnastikutrustning var att man ska
kunna leverera rättvisemärkta fotbollar,
säger upphandlingsledare Slavko Blazevic.
Det innebär att fotbollarna uppfyller
kriterierna för etisk handel. Fairtrade är en
oberoende produktmärkning som skapar
förutsättningar för odlare och anställda att
förbättra sina arbets- och levnadsvillkor.
Vid inköp av Fairtraide-märkta fotbol­
lar finns bland annat garantier att de inte är
tillverkade av barn och att de anställda får
minst lagstadgad minimilön.
Ramavtalens upphandlade sortiment
4
foto svante örnberg
består av basprodukter ”tummen upp”
och prislistor finns i Winst. Beställare som
har behov utöver det som erbjuds bland
basprodukterna har möjlighet att göra en
beställning bland leverantörernas övriga
produkter inom avtalsområdet till en avta­
lad rabatt. Även det övriga sortimentet ska
beställas via formulär i Winst.
Linnéa Setterberg tränar i en bana med
olika redskap.
för beställning som beräknas understiga
80 000 kronor, exklusive moms, gäller
dynamisk rangordning. Det innebär att
beställning ska göras hos den leverantör
som har den lägsta totalkostnaden för det
aktuella köpet.
Handlar det om beställning som översti­
ger 80 000 kronor, exklusive moms, gäller
förnyad konkurrensutsättning.Vid förnyad
konkurrensutsättning ska samtliga leve­
rantörer inbjudas på nytt för att
lämna anbud. Den leverantör
som bäst motsvarar behovet får
leverera artiklarna.
Det finns ett antal utvärde­
rings­kriterier som kan tillämpas
i den förnyade konkurrensutsätt­
ningen (se faktaruta här intill).
Här är leverantörerna:
• Idrotts och gymnastikutrustning/
mateiral: Rantzows Sport AB,
Saxi Sports AB och Tress Sport
& Lek AB.
• Idrottsplatsutrustning: Rantzows
Sport AB, Saxi Sports AB och
Trafik & Fritid Skandinavien AB.
Beställarinstruktion finns i
Winst.
Kriterier vid
utvärdering
FAKTA
Ett eller flera av dessa utvärderingskriterier kan
tillämpas vid förnyad konkurrensutsättning:
• Estetiska, funktionella och tekniska egen-­
skaper
• Kvalitet
• Leverans- och genomförandetid
• Miljöegenskaper
• Pris
kenth lärk
5
nya ramavtal
BANKTJÄNSTER
TRYCKERITJÄNSTER
”Området får
aldrig bli avtalslöst”
Under 2012 flödade 120 miljarder
genom Göteborgs Stads konton.
Löne­utbetalningarna uppgår varje
månad till omkring 700 miljoner kronor. Det här är ramavtalsområden där
det aldrig får bli avtalslöst.
– Löner och försörjningsstöd
måste betalas ut i tid, säger Marie
Petersson, finanssekreterare på
stads­ledningskontoret.
Från den första november råder nya ramavtal för
banktjänster. Dessa är uppdelade på tre ramavtal,
betalningsförmedling samt koncernkonto, löneförmedling
och bidragsutbetalningar.
Det första avtalsområdet, betalningsförmedling
samt koncernkonto, omfattar samtliga förvalt­
ningar, kommunala bolag och kommunalförbund
som är sammankopplade i ett koncernkonto­
system, vilket består av cirka 350 konton.
På det viset kan ett tillfälligt underskott av
likviditet på ett bankkonto balanseras upp av ett
överskott på ett annat. Inom detta ramavtals­område
återfinns stadens samtliga betalningsflöden.
Vid årets upphandling blev leverantören för
ramavtalsområdet Nordea Bank AB, precis som
fallet var vid den förra upphandlingen för fyra
år sedan.
ramavtalsområdena löneförmed­
ling samt bidragsutbetalningar blev den upphand­
lade leverantören Swedbank AB. Även det samma
leverantör som 2009.
Katarina Glimstedt, som är ansvarig för
upphandlingen från stadsledningskontorets sida,
betonar dock att samtliga banker gavs samma
förutsättningar inför upphandlingen.
– Vi fick anbud från fyra banker – Swedbank
när det gäller
6
AB, Nordea Bank AB, SEB och Handelsbanken
AB – på området betalningsförmedling, vilket
är ganska unikt. Jag vet att det runtom i landet
ibland bara är en eller två banker som ger anbud,
säger hon.
Just för att banktjänster är ett så viktigt ram­
avtalsområde – att stadens löner till exempel
inte skulle betalas ut i tid är helt enkelt inte ett
tänkbart scenario – påbörjades upphandlingsför­
farandet i väldigt god
tid. Närmare bestämt
för ett år sedan.
– Inför upphand­
lingen gjorde vi en
avstämning av det
nuvarande avtalet där
vi bjöd in bankerna
till samtal runt avtalets
tjänster, säger Katarina
Glimstedt.
under upphandlingen
fanns även en referens­
Katarina Glimstedt
grupp, med represen­
och Marie Petersson.
tanter från Göteborgs Stads
bolag och förvaltningar, som
kom med input från sina områden.
– Vi på stadsledningskontoret använder ju
själva inte alla tjänster – ta kortinlösen som ett
exempel – som är vanligt för exempelvis Liseberg
och Parkeringsbolaget. Det är ett stort område
där vi kände att det var bra med information från
personer i staden som använder just dessa tjänster,
berättar Katarina Glimstedt.
Både Katarina och Marie är väldigt nöjda med
upphandlingen, och med det arbete Upphand­
lingsbolaget och framförallt upphandlingsledare
Bjarne Johansson stått för.
leonore nordin
Det nya ramavtalet för tryckeritjänster gäller till och med den 30 september 2015.
Så hittar du
rätta trycket
Foldrar, broschyrer, vykort,
mappar, affischer och en rad
andra produkter finns i ramavtalet som omfattar tryckeritjänster.
De fem leverantörerna, utan inbördes
rangordning, är Lenanders Grafiska
AB, Sjuhäradsbygdens Tryckeri AB,
Ale Tryckteam AB, Sandstens Grafiska
AB och Elanders Sverige AB.
Avtalsområdet Tryckeritjänster gäller
från 1 oktober och innehåller en
nyhet som man bör känna till.
– Det gäller de nya priserna på
foldrar med standardutseende. Där har
vi tagit fram några typfoldrar och om
man vill ha just dessa produkter är det
Lenanders man ska vända sig till, för­
klarar upphandlare Elisabeth Fröiseth.
vid upphandlingen var det just Le­
nanders som lämnade det lägsta priset
inom detta foldersegment. Det gäller
alltså alla foldrar som överensstämmer
med specifikationer i prisbilagan.
För alla andra produkter behöver
man göra en förnyad konkurrensut­
sättning, alltså vända sig till samtliga
Upphandlare Elisabeth Fröiseth.
leverantörer inom avtalsområdet. Man
kan utan extra kostnad beställa en pro­
dukt med märkningen Printed paper
eller Svanenmärkning.
De filer som skickas till tryckerierna
ska vara tryckklara.
Det finns en beställarinstruktion
som ligger i Winst. Dessutom ett
formulär som kan användas vid den
förnyade konkurrensutsättningen.
Ramavtalen omfattar inte hante­
ring och utskrifter av ritningar och
kopiering. Då är det ramavtalet för
Kopieringstjänster som gäller.
kenth lärk
7
minimässa arbetskläder
Bekvämt, färgglatt och funktionellt
Ett 40-tal inköpare som arbetar inom omsorg,
städ eller kök kom för att titta närmare på
arbetskläder när Upphandlingsbolaget höll
minimässa på Burgårdens konferenscentrum
den 17 oktober.
– Det är roligt när det är mönstrat, som på
de här förklädena, säger Susanne Magnevik,
enhetschef mat och måltid i Örgryte-Härlanda.
Anna Övergaard, upp­
handlingsledare för
arbetskläderna.
finns ett ekologiskt utbud.
– I linje med det politiska beslutet har
vi nu med två alternativ på arbetskläder i
ekologisk bomull, en t-shirt och en piké­
tröja. Det kommer även att tillkomma ett
par arbetsbyxor i ekobomull, berättar Anna
Övergaard.
Besökarna vimlade runt och tog chan­
sen att kolla ordentligt på kläderna.
– Bra städkläder? De ska vara lätta och
bekväma, inget som stramar. När man
jobbar ska det bara flyta på. Det ska inte
sitta åt, man måste kunna röra sig, säger
Elisabeth Johansson, städkonsulent från
Angered.
leonore nordin
Fakta: Arbetskläder
för inre miljö
Sedan 1 april 2013 gäller ett nytt ramavtal för ramavtalsområdet
Arbetskläder för inre miljö.
De som arbetar inom omsorg, kök eller med städ berörs av
avtalet. Leverantör är Grolls AB, som numera äger varumärket
Nytello AB, som var den förra leverantören inom ramavtalsområdet.
Hemtjänsten är nu också med och kan beställa på avtalet, från
och med nästa år finns medel avsatt till arbetskläder för dem.
Avtalet löper i två år med möjlighet till maximalt två års förlängning.
Elisabeth Johansson
visade upp sina skor,
som hon tycker är
riktigt bra att jobba i,
säljaren Stefan Olsson
ger goda råd.
foto anders västlund
Upphandlingen av Arbetskläder för inre miljö delades upp i två
delar, den ena delen berör omsorg, den andra kök och städ.
Det handlar helt enkelt om arbetskläder för inomhusbruk för
dem som jobbar i Göteborgs stad.
Från och med nästa år kan även hemtjänsten beställa på
avtalet, då det har äskats pengar för detta ur stadens budget.
– Det ställs olika krav på kläderna
beroende på var de ska användas. Inom
kök till exempel ska det gärna vara lite
kraftigare material som samtidigt är
svala och hygieniska, säger Anna Över­
gaard, upphandlingsledare.
– När det gäller omsorgen har vi
velat ha med mycket färg och mönster.
Det ska kännas hemmalikt. Städper­
sonalen å sin sida vill ofta ha många
fickor och hällor eftersom de har med
sig städmaterial, nycklar och annat,
fortsätter hon.
Sedan förra gången har ramavtalet
utvidgats och innehåller nu fler plagg än
tidigare. En annan nyhet är att det även
Britt-Marie Ekblad, Mariann Edberg och Susanne Magnevik från kostenheten i Örgryte-Härlanda tittade närmare på kläderna.
8
Undersköterskan Meliha Lagumdzija provar ett förkläde.
9
specialist & uppföljning
Med koll på att
avtalen funkar
Att få till bra ramavtal är en
viktig del av Upphandlings­
bolagets arbete, och minst lika
viktigt är att leverantörerna faktiskt sköter sig och följer avtalen. Kontrollen av detta sköts av
den nya avdelningen Specialist
& Uppföljning.
I senaste ägardirektivet fick Upphandlings­
bolaget ett större ansvar vad gäller uppfölj­
ning av hur avtalen fungerar mellan upp­
handlingarna och om de följs. Det är en av
anledningarna till att den nya avdelningen
Specialist & Uppföljning har tillkommit.
– Tanken är att vi ska kontrollera att vi får
vad vi avtalat, till det avtalade priset, samt
att våra leverantörer är hela och rena och
uppfyller stadens krav. Det här är jättevik­
tigt för en så stor stad som Göteborg, säger
Carin Bergdahl som är chef för den nya
avdelningen.
och utvecklar också
e-tjänster, som Winst, och bistår med sina
expertkunskaper i avtalsprocessen.
– Upphandlingarna har blivit mer
komplexa med tiden, vilket innebär ett allt
större behov av expertkunskap i till exem­
pel socialt ansvar, juridik och miljö. Därför
har vi renodlat och förstärkt vår expert­
avdelningen driver
kompetens genom att samla den på en och
samma avdelning.
Om uppföljningsarbetet ska fungera
krävs bra kunskap om hur behoven av
uppföljning ser ut på olika avtalsområden.
Komplexa eller strategiskt viktiga områden
kan exempelvis behöva tätare uppföljning,
och aspekter av avtalen kanske behöver
kontrolleras noggrannare än andra. Därför
ägnar avdelningen Specialist & Uppföljning
tillsammans med bolagets övriga avdelning­
ar just nu mycket energi åt ett omfattande
kategoriseringsarbete av stadens avtal.
– Vi har runt 2 800 avtal i 220 kategorier.
För att veta hur vi ska organisera vår upp­
följning måste vi kartlägga och kategorisera
VD
PROCESSLEDNING
– Traditionellt i upphandlingssverige har
det ofta brustit vad gäller uppföljningen.
Vi ska bland annat utveckla våra metoder
för uppföljning av ramavtalen, säger Carin
Bergdahl, chef för avdelningen Specialist &
Uppföljning. Här tillsammans med Anette
Andersson och Pernilla Johansson.
10
Upphandlings­
bolagets nya
organisationsstruktur. Avdelningen Specialist
och Uppföljning
har en viktig roll
i att följa upp hur
avtalen fungerar
och efterlevs.
EKONOMI &
foto maria lagergréen
ADMINISTRATION
Ekonomi
SPECIALIST &
UPPFÖLJNING
UPPHANDLING
Analys &
uppföljningsstöd
Bygg & fastighet
Kommunikation
Kontor,
IT & tele
Kundservice
Administration
E-tjänst
HR
Expertstöd
KOMMUNIKATION
& KUND
Avtal
Avtal
Vård, omsorg
& personal
Livsmedel,
transport & energi
Avtal
11
specialist & uppföljning
FUNKTIONER PÅ SPECIALIST & UPPFÖLJNING:
är ett
annat ovärderligt redskap för
avdelningen Specialist & Uppfölj­
ning. De är till exempel beroende
av att få in den information de
efterfrågar vid sina kontroller. Men
spontana synpunkter är också vär­
defulla, säger Carin Bergdahl.
– Vi behöver användarnas egen
input – det är jättebra om de ger
ris och ros till leverantörer och
avtalsområden. Enklast är att an­
vända kommentarsfältet som finns
i Winst, men det går också bra att
ringa till vår kundtjänst.
användarnas synpunkter
Expertstöd
På den nya avdelningen
har Upphandlingsbolagets
alla experter samlats.
Här finns exempelvis
bolags- och upphandlings­
jurister, miljösamordnare,
CSR-samordnare och en
måltidscontroller. Dessa
specialister bidrar bland
annat med expertkunskap
inom sitt kompetens­
område till avtalsprocessen, och spelar också en
viktig roll i uppföljningsarbetet.
Analys och uppföljningsstöd
Följer upp vad som händer med avtalen under avtalsperioden. Här arbetar
Leverantörs- och avtalskoordinatorer med att bland annat ta fram statistik
och analysunderlag inför upphandling och uppföljning. De hanterar också
avtal och leverantörskontakter under avtalstiden.
En annan del i arbetet är att undersöka vad som faktiskt köps in i
staden för att kunna anpassa framtida ramavtal efter detta. I mitten av
december förstärks bolaget med en analytiker.
E-tjänst
foto istockphoto
dem utifrån ett antal parametrar.
Det arbetet är i full gång nu i höst,
säger Carin Bergdahl.
kalle lekholm
Arbetar med drift och utveckling av stadens beställningssystem,
Winst. Just nu är arbetet med projektet Beställning till Betalning (BTB) i full gång. Under hösten och våren kommer det nya
systemet att införas i alla stadens förvaltningar. Detta innebär att
inte bara beställningar utan också fakturor kommer att hanteras
i Winst, och medför bland annat att Upphandlingsbolaget lättare
kan göra sig en bild av hur inköpen ser ut i staden.
Mer om BTB kan du läsa på sid 14.
Miljön vinnare
– Transport och fordon är viktiga miljöfrågor där vi samarbetar med trafikkontoret för att stärka kompetensen, berättar
Maria Berglund. foto: anders västlund
med samlad kompetens
Miljöaspekter på inköp och
upphandling är ett av den nya
avdelningens specialistområden.
Miljösamordnare Maria Berglund
tror att den nya organisationen
kommer innebära ett effektivare
och mer kvalitetssäkert arbete.
– Vi specialister har nu en tydligare och
mer formaliserad funktion i upphandlings­
processen. På miljöområdet säkerställer det
att miljöaspekterna alltid kommer med,
säger hon.
Den nya organisationen innebär att alla
Upphandlingsbolagets specialister sitter
samlade på samma avdelning. Maria
Berglund säger att det ännu är för tidigt
att utvärdera hur omorganisationen
påverkat hennes arbete, men tror att det
12
på sikt kommer leda till högre effektivitet
och också ett mer kvalitetssäkert arbete.
Hon och miljösamordnarkollegan Frida
Torbäck är inblandade i alla delar av av­
talsprocessen, med allt från att formulera
miljökrav för varor och tjänster till att följa
upp så att leverantörerna följer ramavtalen
då de tecknats.
– det hinner hända väldigt mycket under
en avtalsperiod, så inför varje avtal börjar
vi alltid från grunden. Generellt tycker
jag våra leverantörer är väldigt lyhörda på
miljöområdet, det är faktiskt snarare på be­
ställarsidan som jag tycker att det kan släpa
efter. Det finns en mycket större potential
till miljöanpassning i våra ramavtal än vad
som faktiskt används.
Hon framhåller att ökad miljöanpass­
ning inte nödvändigtvis behöver innebära
ökade kostnader, och tror att det på många
områden snarare handlar om att beställarna
snarare behöver tänka om och prova nytt.
På vissa ämnesområden behöver
Maria Berglund och hennes kolleger få in
special­kompetens utifrån. Till exempel har
Upp­handlingsbolaget ett samarbete med
trafik­kontoret kring de avtalsområden som
gäller transport och fordon.
– En av de största frågorna för framtiden
är klimatet.Vårt samarbete med trafikkon­
toret stärker vår kompetens på kravställning
och uppföljning på de områdena.Vi kan
inte kunna allt, och när det behövs har vi
ett stort nätverk av experter utanför bolaget
att ta hjälp av, säger Maria Berglund.
Miljösamordnare Maria Berglund
kalle lekholm
13
Beställning till betalning
winst
Införandet av det nya systemet för beställning och fakturahantering, Bes­täl­lning
till Betalning (BTB), är i full gång. Övergången påverkar runt 10 000 användare i staden och innebär stora möjligheter att spara pengar men också förändrade arbetssätt. På dessa sidor hittar du information om hur det fungerar!
 Winst –
en kassako?
Fakturorna
rullar in i Winst
Numera sker både beställning
och betalning i Winst. Detta
innebär en hel del nyheter för
stadens beställare.
Systembytet innebär att fakturahanterings­
programmet Gasell försvinner och ersätts
av Winst vid hantering av leverantörs­
fakturor. Nu är det alltså ett och samma
system som gäller för hela kedjan från
beställning till betalning.
Det nya systemet innebär en del för­
ändringar i arbetssättet vid beställning
av varor och tjänster. En av nyheterna är
att varje order nu attesteras och konteras
redan innan beställningen går iväg till
leverantören.
Attesteringen görs av den ansvariga
chefen, men om han eller hon missar att
attestera går beställningen automatiskt
vidare till chefens överordnade. På så sätt
minimeras risken för förseningar.
E-faktura
Ankomsthantering
Skannad
faktura
Skissen visar fakturans väg i Winst efter systembytet.
Några nyheter är att systemet automatiskt kommer att
matcha fakturorna mot beställning/order och abonnemang.
14
En annan nyhet är att det nu går att
attestera beställningar och leverantörs­
fakturor via telefonen. Det är också viktigt
att göra en leveranskvittering när varorna
kommit fram, eftersom fakturan annars
inte går iväg för betalning.
En praktisk förändring, som underlättar
för användarna, är att det numera räcker
att logga in på sin arbetsstation för att
komma in i Winst.
Matchning mot
beställning/order/
leveranskvittens
Matchning mot
abonnemang
Granskning
och
kontering
kalle lekholm
Konteringskontroll
foto istockphoto
 Flera nyheter för beställarna
Det nya systemet innebär en rad
fördelar både vad gäller ekonomi och
arbetsflöde. Den kanske största är
systemet för ordermatchning, som
innebär att Winst nu automatiskt jämför order och faktura och rapporterar
alla avvikelser. Detta gjordes tidigare
manuellt, vilket innebar risk för misstag
och dessutom var tidsödande.
– Det händer att fakturan avviker
från ordern, och det kan vara lätt att
missa om man kontrollerar manuellt.
Även om det ofta rör sig om små
avvikelser så kan det nya systemet
ändå leda till stora besparingar, med
tanke på hur många fakturor som
hanteras inom Göteborgs Stad. Många
bäckar små, säger Charlotta Martinsson, kund­ansvarig och utbildnings­
koordinator på Upphandlingsbolaget.
Detta innebär dessutom att den
tid som personalen tidigare har lagt
ner på att granska fakturor nu kan
omfördelas till roligare och, inte minst,
värdeskapande aktiviteter.
Klarmarkerad
faktura
Slutbokning
Attest
Ankomst­
registrering
 Abonnemang
Många fakturor kan hanteras
som abonnemang. Det gäller fakturor som återkommer
regelbundet och där beloppet
inte varierar så mycket. Man kan
då i förväg sätta upp regler för
abonnemanget såsom max- och
minimumkostnad, hur ofta en
faktura får inkomma, om det ska
vara automatisk granskning och
attest eller inte samt kontering.
Om fakturan innehåller alla
uppgifter som behövs och
följer uppsatta regler matchas
fakturan mot abonnemanget
och konteras/fördelas. Om man
har valt automatisk granskning
och attest blir då fakturan klar­
markerad.
 Hit vänder du dig
Innan varje förvaltning går över till det nya
systemet kommer de lokala systemadministra­
törerna att utbildas, för att därefter i sin tur lära
upp slutanvändarna. Användarna ska alltså primärt
vända sig till sina lokala systemadministratörer
när de har frågor eller behöver hjälp.
Frågor som rör själva ramavtalen och deras
innehåll kan som vanligt ställas till Upphandlings­
bolagets kundservice. Har du frågor om projektet
Beställning till Betalning? skicka dem till:
[email protected]

15
beställning till betalning
konferensanläggningar
Behoven styr
winst
Övergången till Winst 2.0 sker
i etapper. I september gick tre
pilotförvaltningar över till det
nya systemet: SDF Angered,
Intraservice och Fastighetskontoret. Vilka tider som gäller för
stadens övriga förvaltningar ser
du här nedan.
Grupp 1 • 13 november
Arkivnämnden, Färdtjänsten,
Konsument och medborgar­
service, Miljöförvaltningen,
Stadsrevisionen, Valnämnden
och Överförmyndarförvaltningen.
Grupp 2 • 19 februari
SDF Askim-Frölunda-Högsbo,
SDF Norra Hisingen, SDF Västra
Göteborg, SDF Örgryte-Härlanda
och Social resurs­förvaltning.
Grupp 3 • 6–7 februari
SDF Centrum, SDF Lundby, SDF
Majorna-Linné, SDF Västra Hisingen och SDF Östra Göteborg.
Grupp 4 • 9 april
Kulturförvaltningen, Park- och
Naturförvaltningen, Stadsbyggnadskontoret och Utbildningsförvaltningen.
Grupp 5 • 14 maj
Fastighetskontoret (resten av
förvaltningen), Finansförvaltningen, Idrotts- och Föreningsförvaltningen, Lokalförvaltningen,
Stadsledningskontoret, Trafikkontoret och Vuxenutbildningsförvaltningen.
16
Nöjda piloter
Hallå där, Anne-Marie
Eriksson! Du är lokal
projektledare hos SDF
Angered, som är en av
pilotförvaltningarna
i projektet i Beställning
till Betalning.
– Eftersom våra beställare har så olika
behov kändes det naturligt att tillämpa dy­
namisk rangordning i upphandlingen,
berättar Tina Jönfeldt, upphandlingsledare.
Dynamisk rangordning innebär att du
först ska se till vilket behov du har. Du väl­
Ni gick över till det nya systemet den
18 september – hur har det gått?
– Väldigt bra. Eftersom vi är
piloter har vi haft en del barn­
sjukdomar och håller fortfarande
på och finlirar med en del saker.
Men överlag har det gått bra.
Varför, tror du?
– I vår stadsdel har vi sedan
tidigare en väl fungerande in­köps­
organisation, och en förvaltnings­
ledning som aktivt varit med i
införandet av den nya inköpsorga­
nisationen. Det är mycket lättare
om cheferna är med på banan.
Vad har övergången inneburit
för förändringar?
– Vi har koncentrerat vår in­
köpskompetens på färre personer.
Innan övergången hade Angered
287 inköpare – nu har vi bara
175. Det nya systemet ställer
högre kompetenskrav på inköp­
arna, de måste till exempel veta
hur kontering går till och förstå
Lagen om offentlig upphandling.
Dessutom är organisationen mer
effektiv nu.
Ökat miljötänk, bättre sökmöjligheter och fler leverantörer i centrala Göteborg. Vid beställning
av konferensanläggningar är det
beställarnas behov som styr.
illustration: leonore nordin
Tidplan för
övergången
beställningen
fakta Avtalsområden
konferensanläggningar
– Dagkonferens
Inom området finns
det 80 leverantörer
Vad ser du för fördelar med det nya
systemet?
– I och med att konteringen
sker i förväg och måste godkän­
nas av den ansvariga chefen innan
ordern går iväg får våra chefer
bättre koll på sina kostnader.
Vad har du för råd till de förvaltningar som ännu inte gjort systembytet?
– Förankra informationen i
organisationen – hos ledningen,
ekonomerna och ute i verksam­
heterna. Och informera tidigt. Se
över rollerna i den nya organisa­
tionen – vilka ska vara beställare
och attestanter – och utbilda dem
ordentligt. En annan viktig sak är
att det i Winst krävs att man leve­
ranskvitterar när varorna kommit.
Gör man inte det går nämligen
inte fakturan till betalning.
kalle lekholm
– Konferens med övernattning
Inom området finns det 88 leverantörer
jer sedan den leverantör som kan tillgodose
behovet till den lägsta totalkostnaden för
aktuellt köp. I praktiken innebär detta att
du först väljer om det är en dagkonferens
eller en konferens med övernattning du vill
ha. Därefter väljer du önskat avstånd från
Göteborgs Centralstation*. Utifrån detta
bestämmer du vilken kapacitet ni behöver.
– Säg att beställaren behöver en kon­
ferensanläggning med enkelrum för 100
personer, och ett visst antal grupprum.
Redan där faller en hel del anläggningar
bort. Därefter kan du ange att det ska finnas
utrustning för videokonferens, att anlägg­
ningen ska vara rökfri och anpassad för
rörelsehindrade.
Låt behoven styra er kreativa konferens.
av de leverantörer som uppfyller dina krav
ska du välja den leverantör som har lägst
totalkostnad vid det aktuella köpet. Om de
inte kan ta emot er just då, kontaktas nästa
leverantör med lägst totalkostnad, och så
vidare, förklarar Tina Jönfeldt.
För att underlätta för beställaren att göra
sin sortering i Winst har Upphandlings­
bolaget satsat på att lägga in lämpliga sökord
på respektive konferensanläggning. Sökord
som ekologiskt kött, etiskt märkt kaffe och
grönlistad fisk ger möjligt till en mer anpas­
sad beställning.
– Vi har lagt en stor vikt vid miljötänket
vid den här upphandlingen, vilket märks
genom att man kan göra sådana val, säger
Tina Jönfeldt.
* Upphandlingen gäller även kranskom­
muner till Göteborg. Dessa räknar då med
det geografiska avståndet från sin egen
kommun och konferensanläggningen.
leonore nordin
Sökord
i Winst
FAKTA
Konferensanläggningen
Allergianpassad
Hörselskadad
Rökfritt
Rörelsehindrad
Synskadad
Teknik/Utrustning konferenslokal
Videokonferens
Miljö
Miljödiplomering
Miljömärkning
Tredjepartscertifiering
Måltider
Ekologiska råvaror
Ekologiskt kött
Etiskt märkta bananer
Etiskt märkt kaffe
Etiskt märkt socker
Etiskt märkt te
Grönlistad fisk
Säsongsanpassade råvaror
17
social hänsyn
n
y
s
n
ä
h
l
a
i
c
Att ta so
?
t
e
h
r
a
l
k
v
l
ä
snar t en sj
Att ta social hänsyn i upphandlingar kan innebära en
ny chans i livet för de som är berörda.
Lösningen är att ställa krav och därigenom underlätta
för göteborgare som står långt ifrån arbetsmarknaden
att få ett jobb.
F
ör några år sedan var det inte självklart
att ta miljöhänsyn vid upphandlingar.
Men tiderna förändras.
– Vi hoppas att det snart ska bli lika natur­
ligt att ta social hänsyn, konstaterar Maja
Ohlsson och Jörgen Larzon.
De utgör tillsammans den stödfunktion
som etablerats för arbetet med social hänsyn
i offentlig upphandling. Bakgrunden är
att Upphandlingsbolaget fick processägar­
ansvaret när Göteborgs Stad valde att göra
social hänsyn till ett prioriterat mål.
Målet säger i klartext att under 2014 ska
minst 50 procent av stadens tjänsteupphand­
lingar göras med social hänsyn. Det gäller
inte bara Upphandlingsbolaget utan alla
tjänsteupphandlingar inom Göteborgs Stad.
– Syftet med vårt arbete är att att ta fram
en modell för hur staden kan arbeta med
social hänsyn i upphandlingar, säger Jörgen
Larzon. Det sker i bred samverkan med
stadens organisationer, marknaden, branscher
och samverkansparter.
Namn: Maja Ohlsson
Bakgrund: Kommer närmast från en tjänst som utvecklingsledare i Angered. Har arbetat inom Göteborgs
Stad sedan 1983.
Namn: JöRgen Larzon
Bakgrund: Kommer närmast från en tjänst som områdeschef för individ- och familjeomsorgen i Centrum.
Har arbetat inom Göteborgs Stad sedan 1998. Verksam inom kommunal socialtjänst sedan 1989.
Under åren 2004–2009 arbetade Maja och Jörgen
tillsammans med metodutveckling inom socialtjänsten
i Lärjedalen.
18
är de så kallade samordnings­
förbunden med Försäkringskassan, Arbets­
förmedlingen,Västra Götalandsregionen och
de tio stadsdelsförvaltningarna.
Upphandlingsbolaget har tidigare deltagit
i projektet The Bridge där man tittat på hur
det arbetas med social hänsyn i London.
Dessa erfarenheter ligger till grund för det
nu tvååriga pilotprojektet i Göteborg där två
förvaltningar och tre bolag ingår: trafikkon­
toret, park- och naturförvaltningen, Higab,
Älvstranden Utveckling AB samt Upphand­
lingsbolaget.
navet i arbetet
Lapparna på väggen är en hjälp i arbetet för Maja Ohlsson och Jörgen Larzon.
De befinner sig i projektets mobiliseringsfas som bland annat omfattar analyser,
kunskaps- och erfarenhetsinhämtning, kontakter, workshop, projektplan och
kommunikationsplan.
Målet säger
i klartext att
under 2014
ska minst
50 procent
av stadens
tjänsteupphandlingar
göras med
social
hänsyn.
– Projektets viktigaste syfte är att skapa
arbete och sysselsättning, förklarar Maja
Ohlsson.
Upphandling med social hänsyn är verk­
tyget och de prioriterade målgrupperna är:
• ungdomar,
• personer med funktionsnedsättning,
• utrikes födda.
Det är inte kristallklart vilka möjligheter
lagen ger att ställa krav på social hänsyn i of­
fentliga upphandlingar. I Lagen om offentlig
upphandling, LOU, finns en paragraf om
att upphandlande myndighet bör ta social
hänsyn i upphandlingar.
EG-direktiv och EG:s rättsliga principer
ger också viss möjlighet till tolkningar som
underlättar att ta social hänsyn.
befinner sig i en
mobiliseringsfas med bland annat en rad
olika kontakter.
– Vi har rört oss i staden och pratat med
nästan alla intressenter, berättar Maja och
Jörgen som nyligen presenterade ett utkast
till projektplan.
När modellen är klar att tillämpas kom­
mer de att ge stöd i upphandlingar till för­
valtningar och bolag och övriga intressenter.
Det gäller stöd inför upphandling, under
anbudstiden, i samband med kontraktskriv­
ning och under kontraktstiden.
Projektet har en hemsida där det finns
mer information. Du hittar den under
www.socialhansyn.se.
arbetet i pilotprojektet
text och bild: kenth lärk
19
returadress
Göteborgs Stads Upphandlings AB
Box 1111
405 23 Göteborg
2
7
Hej!
Upphandlingsbolaget
presenterar nya
medarbetare
4
1
12
10
13
Upphandling
1. Anna Mann, upphandlare (Kontor, IT & Tele)
2. Anna Övergaard, upphandlingsledare (Livsmedel, Transport & Energi)
3. Camilla Andersson Slavotic, upphandlare (Bygg & Fastighet)
4. Linda Thilander, upphandlingsledare (Kontor, IT & Tele)
5. Louise Isebäck, upphandlare (Vård, Omsorg & Personal)
6. Rickard Jakobsson, upphandlare (Bygg & Fastighet)
Specialist & Uppföljning
7. Anette Andersson, leverantörs- och avtalskoordinator
8. Carin Bergdahl, chef Specialist & Uppföljning
9. Frida Torbäck, miljösamordnare
10. Maja Ohlsson, projektledare/utvecklingsledare
stödorganisation social hänsyn
Processledning
12. Carl Ohlsson,
processcontroller
6
8
5
11
14
9
3
Sverige
Porto Betalt
Port Payé
Kommunikation & Kund
11. ilona Wittenstam,
kundrådgivare
Ekonomi & administration
13. Anna Halvarsson Hakeröd, HR-specialist
14. Ulrika Levan, redovisningsekonom
Ej närvarande på bilden:
Hanna Lindqvist,
vik. e-tjänstkoordinator
(Specialist & Uppföljning)
Jörgen Larzon, projektledare
stödorganisation social hänsyn
(Specialist & Uppföljning)
Matilda Olenmark, upphandlare
(Livsmedel, Transport & Energi)