Habilitering & Hälsa

Kanslichef
Riktlinjer
2011-01-01
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplanen gäller för handlingar inom Habilitering & Hälsa
(tidigare Handikapp & Habilitering) Stockholms läns sjukvårdsområde,
Stockholms läns landsting.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
2 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Innehållsförteckning
Bakgrund .......................................................................................................................................2
Användningsområde.....................................................................................................................2
Giltighet .........................................................................................................................................2
Allmänna handlingar: ...................................................................................................................2
Inte allmänna handlingar .............................................................................................................2
Bevaras ..........................................................................................................................................2
Gallras............................................................................................................................................2
Skrivmaterial/media .....................................................................................................................2
Habiliteringsjournaler ..................................................................................................................2
Om bilder/fotografier och film/video i behandlingsarbetet .......................................................2
Om Psykologtester – testprotokoll ...............................................................................................2
Dokumenthanteringsplanens upplägg .........................................................................................2
Uppdelningen är följande: ........................................................................................................2
Genomförandeprocess ..................................................................................................................2
Arbetsgruppen för Habilitering & Hälsas dokumenthanteringsplan......................................2
Administrativa handlingar............................................................................................................2
Ekonomi och inköp .......................................................................................................................2
Personalhandlingar.......................................................................................................................2
Personalhandlingar.......................................................................................................................2
Information ...................................................................................................................................2
Forskningshandlingar...................................................................................................................2
Forskningshandlingar...................................................................................................................2
Verksamhetsutveckling.................................................................................................................2
Utbildning .....................................................................................................................................2
Vårdrelaterade handlingar............................................................................................................2
3 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
4 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Bakgrund
Under åren 1982-1985 fanns en Habiliteringsnämnd inom SLL. Denna nämnd tillkom genom
att den tidigare Omsorgsnämnden sammanfördes med den tidigare Sociala nämnden. Detta
innebar att omsorgsverksamheten, BUP-verksamheten (dåvarande PBU) samt barn- och
ungdomshemsverksamheten sammanfördes i en gemensam nämnd. Den nya nämnden fick
även ansvar för en ny samordnad barnhabilitering som infördes i landstinget. År 1986
återtogs namnet Omsorgsnämnden och verksamheten sektoriserades under fem geografiska
omsorgsstyrelser.
År 1995 överförde största delen av landstingets omsorgsverksamhet för personer med
utvecklingsstörning till primärkommunerna. Det var basverksamheterna boende, daglig
sysselsättning, förskole- och särskoleverksamhet liksom vissa sociala stödfunktioner som
överfördes och orsaken var ny lagstiftning till följd av 1989 års Handikapputredning. Den
dåvarande Omsorgslagen upphävdes och ersattes av Lag (1993:387) om stöd och service för
vissa funktionshindrade, LSS. Som ytterligare en följd av Handikapputredningen inleddes
avveckling av kvarvarande vårdhemsverksamhet för personer med utvecklingsstörning i
enlighet med Lag (1997:724) om avveckling av specialsjukhus och vårdhem.
Jämsides med kommunaliseringen 1995 skedde en omorganisation av i SLL kvarvarande
delar av omsorgsverksamheten, de s.k. expertverksamheterna som bestod av
habiliteringscentra för barn och ungdomar respektive vuxna, habiliteringsverksamhet vid
skolor med behandlingsavdelningar, föräldrautbildning mm. Såväl de geografiska
upptagningsområdena som inriktningen på enheterna gjordes då också om. Samtidigt
infördes en beställare/utförarmodell i verksamheten. Det inofficiella namnet ”nya”
Omsorgsnämnden användes under en tid för den nya och kraftigt bantade organisationen.
Vid årsskiftet 1998/1999 avvecklades den politiska Omsorgsnämnden och verksamheten
överfördes till hälso- och sjukvården, direkt underställd dåvarande Produktionsnämnden.
År 2000 skildes habilitering och barnpsykiatri åt och Handikapp & Habilitering bildades.
Verksamheten lades under Södra Stockholms Produktionsområde, SSPO, underställt
Produktionsstyrelsen. År 2001 gick SSPO upp i Stockholms Produktionsområde, SPO.
År 2004 bildades Stockholms läns Sjukvårdsområde, SLSO, med egen styrelse.
2011-01-01 byts verksamhetsnamnet till Habilitering & Hälsa. Verksamheten är fortfarande
en resultatenhet inom SLSO.
Användningsområde
Denna dokumenthanteringsplan omfattar administrativa handlingar samt vårdhandlingar
och ska tillämpas av samtliga verksamheter inom Habilitering & Hälsa.
De uppräknade handlingarna är medieoberoende vilket innebär att informationen kan finnas
på papper, databaser, datafiler, mail, cd m.m. I de fall informationen ska bevaras och det inte
sker på papper måste verksamheterna se till att det finns förutsättningar för långtidslagring
av informationen. Information om detta går att få från arkivredogörare och arkivansvarig
inom SLSO samt från Landstingsarkivet.
5(65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Giltighet
Dokumenthanteringsplanen är specifik och ska enbart användas av Habilitering & Hälsa
inom SLSO. Den nu framtagna planen skall gälla retroaktivt för hela verksamheten och
ersätter Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom Handikapp & Habilitering SLSO
04-095 samt Bevarande- och gallringsplan för personakter inom omsorgen, s.k.
omsorgsakter, LA 9011-0072.
Allmänna handlingar:
En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och antingen har inkommit till eller
upprättats hos myndigheten. Arkivlagen reglerar arkivvården för stat, kommun och
landsting. Den talar mer detaljerat om hur informationen ska vara strukturerad för att
myndigheten ska tillgodose allmänhetens rätt till insyn, den egna verksamhetens
behov, rättskipningens behov och framtidens forskning.
Inte allmänna handlingar
Arbetsmaterial och utkast är inte allmänna handlingar och hör därför egentligen inte
hemma i en bevarande- och gallringsplan för offentlig förvaltning. De har ändå tagits med för
att det inte ska råda någon osäkerhet om att sådana handlingar kan kastas så fort de har
blivit inaktuella för verksamheten. Förutsättningen är att handlingarna är av tillfällig
karaktär och att de inte innehåller unik och viktig information. Kopior och dubbletter är
allmänna handlingar men kan gallras vid inaktualitet om de är av uppenbart ringa betydelse,
vilket de ju ofta är.
Bevaras
Att en handling skall bevaras innebär att den skall sparas för all framtid. Om handlingen skall
bevaras anges detta i dokumenthanteringsplanen med ordet Bevaras.
Gallras
De handlingar som uppstår inom en offentlig förvaltning, är allmänna handlingar och får
därför inte gallras utan att ett gallringsbeslut har fattats. Att en handling kan gallras innebär
att den kan förstöras efter en viss tid. Att handlingen kan gallras anges i planen med en så
kallad gallringsfrist, det vill säga den tid som måste förflyta innan handlingen får gallras. Om
gallringsfristen är 3 år innebär detta att handlingen kan gallras först när tre hela kalenderår
har förflutit. Vissa handlingstyper kan gallras vid inaktualitet, vilket anges med Vid
inaktualitet i dokumenthanteringsplanen. Det innebär att handlingarna kan gallras när
verksamheten inte längre har något behov av dem, det vill säga när de inte längre är aktuella.
Skrivmaterial/media
Det skrivmaterial som används vid producerandet av allmänna handlingar ska vara godkänt
av Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut (SP). Med skrivmateriel avses här pennor,
färgband, toner, skrivare, fax, kopiatorer osv. Handlingar som bevaras på papper ska vara
upprättade på åldersbeständigt eller arkivbeständigt papper. De handlingar som produceras i
elektronisk form ska bevaras i av landstingsarkivet godkända format alternativt skrivas ut på
papper om detta inte innebär att sökvägar och informationssammanställningar gallras.
6 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Habiliteringsjournaler
Patientjournalen omfattar handlingar som rör habiliteringen av funktionshindrade barn,
ungdomar och vuxna. Patientjournalen upprättas i samband med att en enskild begär
insatser. Den innehåller handlingar som tillkommer i samband med ansökan och beslut om
insatser, journalanteckningar av de som deltar i vården, utredningar, korrespondens etc.
Habiliteringsjournaler bedöms ha ett betydande forskningsvärde. Huvudlinje i dessa
anvisningar är alltså att alla habiliteringsjournaler skall bevaras för framtiden. Vissa
handlingar i dessa har dock bedömts ha en mera kortsiktig betydelse och kan gallras efter
hand.
Gallringsfristerna har beräknats med hänsyn till vårdens behov och lagstiftningens krav.
Gallring bör verkställas kontinuerligt vid lämpliga tidpunkter, dock senast vid avställning av
journalen.
Om bilder/fotografier och film/video i behandlingsarbetet
Bilder, fotografier, film och video används ibland i terapeutiskt syfte och ibland som
arbetsmaterial. Det ankommer på behandlaren att bedöma ifall materialet har använts som
ett led i vård eller behandling eller om det är att betrakta som arbetsmaterial. Informationen
på bild/foto/film/video kan gallras efter att sakuppgift som utgör underlag för bedömning,
behandling eller åtgärd dokumenterats i journalen.
Enheten har ansvaret för att det material som ska bevaras i sin helhet överförs/konverteras
till ett av landstingsarkivet godkänt format. För mer information rörande konvertering av
bilder/fotografier samt film/video hänvisas till Landstingsarkivet.
Om Psykologtester – testprotokoll
Psykologtester omfattas av testsekretess och är en viss handlingstyp som det råder oro och
oklarhet omkring.
Psykologtesterna, såväl protokoll som utvärdering/sammanfattning är att betrakta som
journalmaterial och tillhör därför patientens journal. Vid leverans av journaler till
landstingsarkivet är det viktigt att hela journalen är fullständig. Hela journalen omfattas av
sekretess och det sker alltid sekretess- och men prövning när någon begär att få ut en journal
från landstingsarkivet. De särskilda sekretessbestämmelserna för testmaterial beaktas
självklart då.
Dokumenthanteringsplanens upplägg
Planen är uppdelad i åtta avdelningar för att underlätta sökningen efter specifika handlingar.
Gemensamt är dock att den första kolumnen ”Handling” anger vilken handlingstyp som
avses, den andra kolumnen ”Gallringsfrist” anger ifall handlingen skall bevaras eller om den
kan gallras efter en angiven tidsperiod. Den tredje kolumnen
”Sorteringsordning/registrering” anger hur handlingarna ska hållas ordnade, den fjärde
kolumnen ”Plats” visar vilken nivå eller vilka nivåer inom organisationen som hanterar
denna typ av handling och därigenom också har det slutliga bevarandeansvaret för den.
Under kolumnen ”Anmärkning” finns anmärkningar där sådana behövs för att förtydliga
någonting eller för att ge en kompletterande förklaring. Ibland finns där också en alternativ
7 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
gallringsfrist som ska tillämpas på handlingar av lite äldre datum, beroende på förändringar i
lagstiftning eller i dokumentationssättet. Det är därför viktigt att även läsa informationen i
anmärkningskolumnen noggrant för att göra en korrekt bedömning.
Uppdelningen är följande:
•
•
•
•
•
•
•
•
Administrativa handlingar
Ekonomi och inköp
Personalhandlingar
Information
Forskningshandlingar
Verksamhetsutveckling
Utbildning
Vårdrelaterade handlingar
När det gäller ekonomi-, inköp och personalhandlingar så hanteras dessa handlingar
huvudsakligen inom SLSO:s centrala förvaltning. I de fall som handlingen ni söker inte finns
upptagen i dokumenthanteringsplanen så hänvisar vi till de mer omfattande planerna som
SLSO har upprättat:
•
•
•
Bevarande och gallringsplan för Verksamhetsstöd personal, miljö och löner, SLSO 06-789
Bevarande och gallringsplan för Verksamhetsstöd Administration och Verksamhetsstöd
Vård- och Patientsäkerhet, SLSO 07-1438
Bevarande och gallringsplan för Verksamhetsstöd Ekonomi, SLSO 07/143
Genomförandeprocess
Den dokumenthanteringsplan som nu föreligger har arbetats fram inom en arbetsgrupp med
representanter från olika verksamhetsgrenar samt med medverkan från en arkivarie med
placering på SLSO. Planen har gått på remiss till samtliga chefer med uppmaning att
förankra den i sina arbetsgrupper.
Arbetsgruppen för Habilitering & Hälsas dokumenthanteringsplan
Agneta Stavheim Nilsson, Administrativ handläggare, Verksamhetsområde Länscentret
Britt-Marie Blomquist, Administratör, Habiliteringscenter Norrtull för barn,
Verksamhetsområde Stockholm
Carina Sigfrids, Administratör, Habiliteringscenter Täby för barn, Verksamhetsområde Norr
Hans Wermeling, Kansli- och utvecklingschef, Ledning och Stab
Ingela Askelind, Administratör, Hjärnskadecenter, Verksamhetsområde Länscentret
Jessika Eklund, Arkivarie, Landstingsarkivet/SLSO
Monica Owen, Enhetschef, Habiliteringscenter Södertälje för barn, ungdomar & vuxna,
Verksamhetsområde Söder
Reneé Tenglund, Sekreterare, Kanslienheten
8 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Administrativa handlingar
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Adressregister
Vid
inaktualitet
Akter till diariet
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Ansvarsärenden/
anmälningsärenden
Bevaras
Diarieförs
Chefläkare/
SLSO:s
registrator
Arbetsmaterial, utkast
och kopior
Vid
inaktualitet
Arbetsmiljöärenden
Bevaras
Anmälan om arbetsskada
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Arkivbeskrivning
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Arkivläggs vid
uppdateringar
Arkivförteckning
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Arkivläggs vid
uppdateringar
Attestantförteckning
Bevaras
Avtal/kontrakt av tillfällig
betydelse
2 år efter
avtalstidens
slut
Avtal/kontrakt av varaktig
betydelse
Bevaras
Uppdateras kontinuerligt
Enhet där
handlingen
upprättats
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
9 (65)
Arkivläggs av registrator
efter det att gallringsbara
handlingar enligt denna
plan har avlägsnats.
Under förutsättning att
handlingarna är av tillfällig
betydelse och inte
innehåller viktiga
sakuppgifter.
SLSO:s
registrator
SLSO:s
registrator
Enhet där
handlingen
upprättats
/inkommit
Oftast rörande
administration t.ex.
Leasing-, service-,
inköpsavtal,
hyreskontrakt/avtal, avtal
om handledning, avtal med
föreläsare.
SLSO:s
registrator
Oftast rörande verksamheten t.ex. vårdöverenskommelser, samarbetsavtal, avropsavtal, köpekontrakt, konsultavtal,
samverkansavtal
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Se
anmärkning
Registreras i
Händelsevis
Underlaget gallras efter
införande i Händelsevis.
Avvikelserapporter som
tillkommit innan
Händelsevis togs i bruk
gallras efter 3 år.
Avvikelserapport
gällande miljö
Se
anmärkning
Registreras i
Händelsevis
Underlaget gallras efter
införande i Händelsevis.
Avvikelserapporter som
tillkommit innan
Händelsevis togs i bruk
gallras efter 3 år.
Avvikelserapport
gällande patientsäkerhet
Se
anmärkning
Registreras i
Händelsevis
Underlaget gallras efter
införande i Händelsevis.
Avvikelserapporter som
tillkommit innan
Händelsevis togs i bruk
gallras efter 3 år.
Begäran om förstöring/
ändring av patientjournal
Bevaras
Behörighetsblankett
avseende olika system
6 mån efter
att behörigheten upphört att gälla
Beslut,
verksamhetens egna
Bevaras
Beslutsregister
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Förvaras tillsammans
med besluten
Brandskyddskontroll,
checklista
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
När ny upprättats
Brandskyddskontroll,
protokoll
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
När nytt upprättats
Handling
Gallringsfrist
Avvikelserapport
gällande arbetsmiljö
Sorteringsordning/
Registrering
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Enhet där
handlingen
upprättats
Löpnummerordning
10 (65)
T.ex. Heroma, Raindance,
Clockwork.
Enhet där
handlingen
upprättats
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Brev, inkomna samt
utgående
Bevaras
Förs upp på
postlista
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Gäller även e-post.
Avser korrespondens som
innehåller viktig eller unik
sakinformation.
Om det blir ett ärende i
frågan eller ifall brevet leder
till åtgärd ska ärendet
diarie- föras av registrator.
Anteckna diarienumret i
postlistan så att ärendet lätt
går att återfinna. För mer
information, se H&H:s rutin
”Hantering av allmänna
handlingar”.
Chefsbrev
Bevaras
Kanslienheten
Dagordning
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Delegationer
2 år efter
åtagandets
slut
Enhet där
handlingen
upprättats
Diarieförda handlingar
Bevaras
SLSO:s
registrator
Arkivläggs av registrator
efter att gallringsbara
handlingar enligt denna
plan har avlägsnats.
Diarium
Bevaras
SLSO:s
registrator
Hos SLSO:s huvudregistrator.
Dokumenthanteringsplan
Bevaras
Enkäter, frågeformulär
Bevaras
Enkäter, sammanställning
Bevaras
Enkätsvar/underlag
Se
anmärkning
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Under förutsättning att
sammanställning är gjord,
annars Bevaras.
Film-, video- och ljudband
rörande verksamheten
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
T.ex. presentationsmaterial
gällande verksamheten.
Flödesschema/
Processbeskrivningar
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Enhet där
handlingen
upprättats
Diarieförs
11 (65)
Ett exemplar av frågeformuläret
SLSO:s
registrator
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
T.ex. till Allmänna
arvsfonden, Jerringfonden,
Majblomman m.fl.
Fondansökan, kopia
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Fotografier rörande
verksamheten
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Följebrev
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Försäkringsbrev
Se
anmärkning
Enhet där
handlingen
upprättats
Försäkringsärenden
Bevaras
Förteckning över digitala
system
Bevaras
Kanslienheten
Handlingar från jubileer,
invigningar och andra
tillställningar
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
T.ex. inbjudningar,
program, fotografier,
presentationer.
Handlingar inkomna för
kännedom
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
inkommit
Under förutsättning att
handlingen inte föranleder
någon åtgärd eller tillför
sakuppgift i ärendet.
Handlingsplaner
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
T.ex. angående miljöarbete,
hot och våld. Ett exemplar
av varje version.
Information om indragna
legitimationer, från
Socialstyrelsen/HSAN
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
inkommit
Informationsmaterial,
egenproducerat
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Inspektionsmeddelande
Bevaras
Enhet där
handlingen
inkommit
Handling
Gallringsfrist
Fondansökan
Sorteringsordning/
Registrering
Diarieförs
Instruktioner, se
manualer
12 (65)
Gallras när nytt upprättats
SLSO:s
registrator
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Handling
Gallringsfrist
Inventarieförteckning
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Kallelser till möten
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Klagomål
Bevaras
Diarieförs
Anmärkning
SLSO:s
registrator
Brev, e-post, telefonsamtal.
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Gäller både för kännedomskopia och egenupprättad
kopia.
Ett exemplar av varje
version.
Kontrakt, se avtal
Kopior
Vid
inaktualitet
Krishanteringsplan
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Konsekvensanalys/
Riskanalys
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Korrespondens
Bevaras
Förs på
postlista
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Gäller även e-post. Avser
korrespondens som
innehåller viktig eller unik
sakinformation. Om det blir
ett ärende i frågan eller ifall
brevet leder till åtgärd ska
ärendet diarieföras av
registrator. Anteckna
diarienumret i postlistan så
att ärendet lätt går att
återfinna. För mer
information, se H&H:s rutin
”Hantering av allmänna
handlingar”.
Korrespondens av
rutinmässig karaktär
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Gäller även e-post. Under
förutsättning att
korrespondensen inte
Innehåller viktig eller unik
sakinformation, t.ex.
kallelser till möten.
Kvalitetskontroll,
handlingar rörande
Bevaras
Tolkcentralen
Kvittenser av
behörigheter, nycklar och
liknande
6 mån efter
det att
behörigheten
upphört att
gälla
Enhet där
handlingen
upprättats
13 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Handling
Gallringsfrist
Larmrapporter/
Orderrapport
2 år
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Leveransreversal till
Landstingsarkivet
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Lista över behöriga
kontobeställare
6 mån efter
det att
behörigheten
upphört att
gälla
Kanslienheten
Lista över behöriga
signeringsansvariga
6 mån efter
det att
behörigheten
upphört att
gälla
Kanslienheten
Logglistor för BEDAdatorer
2 år
Enhet där
handlingen
upprättats
Original
Bevaras
Kopior
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
MBLförhandlingsprotokoll
Bevaras
Kanslienheten
Medarbetarsamtal/
Utvecklingssamtal
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Medarbetarundersökningar
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Meddelande om
uppsägning av
prenumeration
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Miljöbokslut, egna
Bevaras
Diarieförs
Minnesanteckningar,
se protokoll
Bevaras
Kronologiskt
Mottagningsbevis,
rekommenderat brev
Vid
inaktualitet
Anmärkning
Kvitto på levererade
handlingar.
Manualer:
SLSO:s
registrator
Enhet där
handlingen
inkommit
14 (65)
Gäller användarmanualer
upprättade för verksamhetens system. 1 exemplar
av varje version bevaras.
Kopia på enhet gallras vid
inaktualitet
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Handling
Gallringsfrist
Organisationsplaner
Bevaras
Patientärenden
Bevaras
Personalförteckning
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Planeringskalendrar
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
T.ex. semesterlistor
PM – Pro Memoria
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Ett PM är ett kort internt
dokument där en medarbetare eller en grupp
beskriver en idé, en
erfarenhet, ett förslag eller
dylikt. Ett PM kan också
beskriva motiven och
arbetet bakom en produkt
som tagits fram.
Initiativtagare till ett PM kan
vara en enskild medarbetare, en chef eller
Utvecklingsforum.
Policydokument och
riktlinjer
Se
anmärkning
SLSO:s
registrator
Verksamhetens egna. 1
exemplar av varje version
bevaras
Polisanmälan om
stöld/inbrott
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
inkommit
Postlistor
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Prenumerationsbeställning
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Enhet där
handlingen
upprättats
Diarieförs
Diarieförs
15 (65)
SLSO:s
Registrator
T.ex. Lex Maria, LSS,
Patientnämnd. Det ska
framgå i patient- journalen
att ett diariefört ärende
finns, antingen i
journalanteckning eller
kopia av anmälan eller
dyligt. Detta gäller samtliga
former av patientärenden
som diarieförs.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Broschyrer, informationsmaterial, overheadbilder,
Power-Point.
Verksamhetens egna.
1 exemplar bevaras.
Processbeskrivningar/
Flödesschema
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Projekthandlingar
Se
anmärkning
Se Handlingar rörande
Information samt
Handlingar rörande
Verksamhetsutveckling
Projekthandlingar,
slutrapport och visst
underlag
Se
anmärkning
Se Handlingar rörande
Information samt
Handlingar rörande
Verksamhetsutveckling
Protokoll och minnesanteckningar,
verksamhetens egna
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
T.ex Samverkansgrupper,
Ledningsgruppen,
Samrådsgrupper,
Arbetsplatsträffar,
Administrativa konferenser,
Möten med föräldra- och
brukarrepresentanter
Rapporter, inom eller av
den egna verksamheten
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Ett exemplar av t.ex
patientenkäter, utvärderingar, slutrapporter och
kartläggningar
Reklam
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
inkommit
Register av tillfällig
betydelse
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
T.ex. register i
inpasseringssystem
Register av varaktig
betydelse
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
T.ex. postlista
Remisser/ uppdrag/
yttranden från annan
förvaltning eller
myndighet
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Remissvar/yttranden till
annan förvaltning eller
myndighet
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Handling
Gallringsfrist
Presentationsmaterial,
egenproducerat
Sorteringsordning/
Registrering
16 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
T.ex. angående miljö.
Original diarieförs centralt
inom SLSO.
Handling
Gallringsfrist
Revisionsprotokoll/
Rapporter, kopia
Bevaras
Riktlinjer och policys
Bevaras
Riskanalys/
Konsekvensanalys
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Ritningar, original
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Skrivelser Se även
korrespondens
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Avser skrivelser som
innehåller viktig eller unik
sakinformation. För mer
information, se H&H:s rutin
”Hantering av allmänna
handlingar”.
Slutrapport
Bevaras
SLSO:s
registrator
Även från undersökning
gjord av extern konsult
Statistik, intern
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Avser egen sammanställning
Statistikunderlag
Se
anmärkning
Enhet där
handlingen
upprättats
Gallras när sammanställning är gjord, annars 2
år.
Systembeskrivning
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Gäller datasystem
Systemförteckning
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Gäller datasystem. Bilaga
till arkivförteckning
Telefonlistor
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Tillbud/Skaderapport
Se
anmärkning
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Rutiner, se Riktlinjer/
Policys
Diarieförs
Händelsevis
17 (65)
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Underlaget gallras efter
införande i Händelsevis.
Rapporter som tillkommit
innan Händelsevis togs i
bruk gallras efter 10 år.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Tillsynsmeddelande från
Arbetsmiljöverket
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Tjänstgöringsrapporter för
tolktjänster, kopia /
Tolkkvitton
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Tolkbeställning, avrop till
tolkbolag
Vid
inaktualitet
Tolkcentralen
Tolkbeställning,
Inkommande
Vid
inaktualitet
Tolkcentralen
Efter införande i
tolkbokningssystemet.
Tolkbeställning, svarsmall
Se
anmärkning
Tolkcentralen
Inkommer via e-post.
Underlag till avtalsuppföljning. Gallras när nytt
avtal upprättats.
Tolkbeställning, underlag
till beställning
Vid
inaktualitet
Tolkcentralen
Efter införande i
tolkbokningssystemet.
Tolkbeställning,
utgående, förfrågan till
tolkbolag
Vid
inaktualitet
Tolkcentralen
Efter införande i
tolkbokningssystemet.
Tryckt material, egen
produktion
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Ett arkivexemplar bevaras
Uppdragsbeskrivning
Bevaras
SLSO:s
registrator
Även från undersökning
utförd av extern konsult.
Utvecklingssamtal/
Medarbetarsamtal
Vid
inaktualitet
Verksamhetsberättelse,
årsberättelse
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Ett arkivexemplar bevaras
Enheten bevarar ett ex. i
verksamheten.
Verksamhetsplaner
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Ett arkivexemplar bevaras
Enheten bevarar ett ex. i
verksamheten.
Yttranden
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Avser yttranden från
Handikapp&Habilitering
Överenskommelser
Bevaras
Diarieförs
SLSOregistrat.
Diarieförs
Anmärkning
Enhet där
handlingen
upprättats
18 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Ekonomi och inköp
Ekonomifunktionen scannar in alla ekonomiska handlingar. Fakturor i original kan finnas i enstaka
exemplar och då på Verksamhetsstöd Ekonomi.
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Anläggningsobjekt/
anmälningar av nyinköpta
objekt, pappersunderlag
Vid
inaktualitet
Redovisningen,
SLSO centralt
Anläggningsregister
10 år
Redovisningen,
SLSO centralt
Årligt utdrag från
ekonomisystemet
Anskaffningsbeslut/
rekvisition/beställning
Se
anmärkning
Redovisningen,
SLSO centralt
T.ex. böcker, terminalglasögon. Gallras vid
inaktualitet under förutsättning att uppgifterna
införts i ekonomisystemet.
Annars 10 år.
Attestansvariga,
förteckning över
Bevaras
Avbetalningsplan
Vid
inaktualitet
Redovisningen,
SLSO centralt
Avskrivningar, fordringar
10 år
Redovisningen,
SLSO centralt
Gäller patient- och kundfordran. Ingår i
Grundbokföringen
Avskrivningar, inventarier
10 år
Redovisningen,
SLSO centralt
Planmässiga
avskrivningar. Ingående
värde redovisas i
månads- halvårs och
årsrapport
Avstämningsdokumentation,
balanskonton t.ex.kassa
likvid
2 år
Redovisningen,
SLSO centralt
Avtalsuppföljning,
underlag
2 år
Redovisningen,
SLSO centralt
Besöksstatistik, officiella
prestationer. Originalfil i
ekonomisystemet
Balansräkningar: per
månad per år
2 år Bevaras
Redovisningen,
SLSO centralt
Per 31/12 ingår i årsbokslutet
Beställningar/rekvisition
Se
anmärkning
Redovisningen,
SLSO centralt
Gallras vid inaktualitet
under förutsättning att
uppgifterna införts i
ekonomisystemet.
Annars 10 år.
Diarieförs
19 (65)
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
SLSO:s
registrator
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Handling
Gallringsfrist
Betalningspåminnelser
från leverantör
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
inkommit
Bokföringsorder, underlag
2 år
Kanslienheten/
Redovisningen,
SLSO centralt
Bokslutsunderlag
2 år
Kanslienheten/
Redovisningen,
SLSO centralt
Budgetförslag, arbetsmaterial
2 år
Kanslienheten/
Redovisningen,
SLSO centralt
Budget, kopia samt
budget- underlag
2 år
Kanslienheten
Delårsbokslut, underlag
Kanslienheten
Fakturakopior
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
inkommit
Fakturor
Se
anmärkning
Redovisningen,
SLSO
Följesedlar
Gallras när
fakturan är
betald
Enhet där
handlingen
inkommit
Handkassor inventering,
kopia
2 år
Enhet där
handlingen
upprättats
Inköpsuppdrag,
rekvisitioner, kopia
2 år
Enhet där
handlingen
upprättats
Interna fakturor, underlag
2 år
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Inventarieförteckning
Bevaras
Redovisningen,
SLSO
Konsultrapporter
Bevaras
Kundfakturor, underlag
2 år
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Kanslienheten
20 (65)
Anmärkning
T.ex. Underlag till årsprognos, övriga sammanställningar och
specifikationer.
Gallras vid inaktualitet
under förutsättning att
uppgifterna införts i
ekonomisystemet. Annars
10 år.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
2 år
Enhet där
handlingen
inkommit
T.ex. kontantutlägg
Månadsbokslut, underlag
till:
2 år
Kanslienheten
T.ex: Enheternas
underlag, underlag till:
resultat- och
balansräkning,
verksamhetstal, specifikationer, uppföljning
enhetsvis.
Månadsvis årsprognos,
underlag till:
2 år
Kanslienheten
T.ex: Enheternas
underlag, verifikat med
underlag, underlag till
resultaträkning.
Orderbekräftelser
2 år
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Prestationer/
produktionstal Underlag,
årsvis.
2 år
Kanslienheten
Görs månads- och årsvis
till Samverkansgruppen
Rekvisitioner
Se
anmärkning
Redovisningen,
SLSO centralt
Gallras vid inaktualitet
under förutsättning att
uppgifterna införts i
ekonomisystemet. Annars
10 år.
Revisionsrapporter
Bevaras
Ekonomifunktionen
Ingår i årsbokslut
Statistik, av tillfälligt värde
Vid
inaktualitet
Ekonomifunktionen
Statistiskt underlag till
årsberättelser
2 år
Ekonomifunktionen
Tabellutskrifter
Vid
inaktualitet
Ekonomifunktionen
Verifikationer, kopior
2 år
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Årsbokslut, underlag
2 år
Kanslienheten
Handling
Gallringsfrist
Kvitton
Sorteringsordning/
Registrering
21 (65)
T.ex.: Enheternas
underlag, underlag till:
resultat- och
balansräkning, verifikat,
årsprognos, övriga
sammanställningar
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Årsbudget, underlag
2 år
Sorteringsordning/
Registrering
22 (65)
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Kanslienheten
T.ex. Enheternas
underlag, underlag till:
sammanställd budget,
verksamhetsplan,
resultat- och
balansräkning.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Personalhandlingar
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
AMF/AFA, anmälningar
om arbetsskada
Bevaras
I personalakt
Kanslienheten/
Respektive
enhet
Blankett
AMF/AFA, anmälningar
om sjukersättning
Vid
inaktualitet
I personalakt
Kanslienheten/
Respektive
enhet
Blankett
Anhöriguppgift
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Annons, utlysning av
tjänst
Se
anmärkning
Kanslienheten
Anställningsavtal/-beslut
Bevaras
I personalakt
Kanslienheten
Ansökan om bidrag till
arbetshjälpmedel, kopia
Vid
inaktualitet
I personalakt
Kanslienheten
Gäller extern ansökan
Ansökningshandlingar,
anställda
Se
anmärkning
Kanslienheten
Sedan 2009 registreras
dessa handlingar i
personalsystemet
Rekrytera. Handlingar
från tiden innan 2009
bevaras i personalakt.
Ansökningshandlingar,
person som ej anställts
Se
anmärkning
Kanslienheten
Sedan 2009 registreras
dessa handlingar i
personalsystemet
Rekrytera. Handlingar
från tiden innan 2009
gallras efter 2 år.
Ansökningshandlingar/
Intresseanmälningar som
inte avser viss ledigförklarad tjänst (spontanansökningar), ej antagna
Vid
inaktualitet
Kanslienheten
Arbetsförmågebedömning
arbetsprövning rörande
anställd
2 år efter anställningens
upphörande
I personalakt
Kanslienheten
Arbetsgivarintyg
2 år
I personalakt
Kanslienheten
Arbetsskaderapporter,
anmälan om arbetsskada
Bevaras
I personalakt
Kanslienheten
Arbetsskadestatistik
Bevaras
Se anmärkning
Kanslienheten
23 (65)
Sedan 2009 registreras
annonser i personalsystemet Rekrytera.
Annonser från tiden innan
2009 bevaras i
tillsättningsakt.
Till t.ex. A-kassan
Redovisas i SAMO,
arkiveras med protokollen
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Arbetsskador, handlingar
rörande
Bevaras
I personalakt
Kanslienheten
T.ex. anmälan, läkarintyg,
beslut om ersättning
Avgångsvederlag, avtal
eller protokoll gällande
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Kopia i personalakt.
Beslut från Försäkringskassan om högriskskydd
2 år efter
beslutets
upphörande
Beslut från Försäkringskassan om tillsvidare- och
tidsbegränsade
sjukersättningar (kopia)
Vid
inaktualitet
I personalakt
Kanslienheten
Uppgifter i Heroma.
Beslut i personalvårdsoch disciplinärenden
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Läggs till det personalsociala ärendet. Kopia
läggs i personalakt
Beslut gällande
lönebidrag/introduktionsstöd
Bevaras
Beslut gällande nystartsanställning
Bevaras
I personalakt
Kanslienheten
Beslut gällande särskild
avtalspension
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Beslut om arbetsskada,
kopia
Bevaras
I personalakt
Kanslienheten
Beslut om avslag
gällande bisyssla
Bevaras
I personalakt
Kanslienheten
Beslut om tillsättning av
tjänst
Bevaras
I personalakt
Kanslienheten
Betyg/Intyg, insända från
de som fått anställning
Bevaras
I personalakt
Kanslienheten
Betyg/Intyg rörande
anställningen, utfärdade
av H&H
Bevaras
I personalakt
Kanslienheten
Bisyssla, uppgift om
Vid
inaktualitet
Disciplinhandlingar
Bevaras
Enhetschef
Kanslienheten
Diarieförs
Kopia läggs i personalakt
Sedan 2009 registreras
dessa beslut i personalsystemet Rekrytera.
Beslut från tiden innan
2009 Bevaras.
Enhet där
handlingen
upprättats
Blankett
SLSO:s
registrator
Se Beslut i
personalvårds- och
Disciplinärenden. T.ex.
varningar, underrättelser, yttranden.
Kopia läggs i personalakt
24 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Dispenser, vid vakanta
tjänster vid anställningsstopp, kopia
2 år efter
dispensbeslut
Entledigande
Bevaras
Facklig tid, rapporter och
sammanställningar
Vid
inaktualitet
Friskhetsintyg
Senaste
intyget
Bevaras,
Sorteringsordning/
Registrering
I personalakt
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Kanslienheten
Original SLSO centralt.
Kanslienheten
Kanslienheten
I personalakt
Kanslienheten
Övriga
gallras när
nytt intyg
upprättats
Friskvårdshandlingar,
underlag
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Efter införande i Heroma.
Frånvarorapport, sjuk-,
underlag
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Efter införande i Heroma.
Företrädesrätt,
arbetstagares begäran
om
9 månader
Kanslienheten
(Giltig i 9 månader enligt
LAS)
Förhandlingsprotokoll
Bevaras
Kanslienheten
Löne-, MBL, mfl.
Förteckning över
skyddsombud/facklig
representant
Vid
inaktualitet
Kanslienheten
När nytt dokument
upprättats
Förteckning över sökande
till tjänst
Bevaras
Kanslienheten
Sedan 2009 registreras
dessa handlingar i
personalsystemet
Rekrytera.
Handlingar från tiden
innan 2009 bevaras i
tillsättnings- akt.
Intyg, både utfärdade och
insända
Se
anmärkning
Korrespondens med den
anställde och angående
den anställde
Se
anmärkning
Ledighetsansökan
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Förs på postlista och arkiveras med övrig
korrespondens.
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Enhet där
handlingen
upprättats
25 (65)
Se respektive betyg/intyg
för gallringsfrist
Under förutsättning att
uppgiften registrerats i
personal- administrativt
system, annars 2 år.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Enhet där
handlingen
upprättats
I de fall det inte rör sig om
rehabiliteringsärenden/
arbetsskador
Kanslienheten
Gallras när nytt beslut
upp- rättats. Senaste
beslutet gallras 2 år efter
anställningens
upphörande.
Kanslienheten
T.ex. rekvisition av
lönebidrag.
Handling
Gallringsfrist
Läkarintyg/läkarutlåtande
2 år
Lönebeslut
Se
anmärkning
Lönebidrag/Introduktionsstöd
2 år efter anställningens
upphörande
Matrikelkort
Bevaras
MBL-förhandling
Bevaras
Kanslienheten
Medarbetarsamtal
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Medicinsk kontroll av
nattarbetande,
erbjudande och utlåtande
Bevaras
I personalakt
Kanslienheten
Meritförteckning/CV för
dem som fått anställning
Bevaras
I personalakt
Kanslienheten
Omplaceringar,
utredningar om och
beslut
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Pensionsansökningar,
kopia
Bevaras
I personalakt
Kanslienheten
Personalakter
Se
anmärkning
Personnummerordning
Kanslienheten
Gallringsfristerna för
handlingar i
personakterna är olika, se
gallringsfrist för de
enskilda handlingstyperna.
Personalsociala
utredningar, original
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Kopia läggs i personalakt
Rapport om risk för
yrkesskada/sjukdom eller
brist i arbetsmiljön
(Tillbudsblankett)
2 år
Enhet där
handlingen
upprättats
Underlaget gallras efter
införande i Händelsevis.
Rehabiliteringsutredningar
Bevaras
SLSO:s
registrator
Ev. sekretess. Kopia
läggs i personalakt
I personalakt
I personalakt
Diarieförs
26 (65)
Kanslienheten
I de fall förhandlingen rör
personalsociala/
rehabiliteringsärenden
skall dessa Bevaras i
ärendet och diarieföras.
Läggs till det personalsociala ärendet.
Rapporter som tillkommit
innan Händelsevis togs i
bruk gallras efter 3 år.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Sammanställning över
sökande till tjänst
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Sedan 2009 registreras
dessa handlingar i
personalsystemet
Rekrytera
Handlingar från tiden
innan 2009 bevaras i
tillsättningsakt.
Semesteransökningar,
underlag
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Efter införande i Heroma.
Skyddsrondsprotokoll
Se
anmärkning
Enhet där
handlingen
upprättats
Senaste protokollet
bevaras tills nytt
upprättats
Specialistbevis, kopia
Bevaras
Statsbidragsrekvisitioner,
kopia, rörande tillfälligt
anställda.
Se
anmärkning
Kanslienheten
Tidkort
2 år
Enhet där
handlingen
upprättats
Tillsättningsakter
Se
anmärkning
Kanslienheten
Tjänstbarhetsintyg
Senaste
intyget
Bevaras,
I personalakt
Kanslienheten
(LAN, lönebidrag, anställningsbidrag) Gallras efter
kontroll att uppgifter
införts i ekonomisystemet.
Se gallringsfrist för de
enskilda handlingstyperna. Sedan 2009
registreras dessa handlingar i personalsystemet
Rekrytera.
I personalakt
Kanslienheten
I personalakt
Kanslienheten
Intyg bevaras i Heroma.
Efter införande i Heroma
Övriga
gallras när
nytt intyg
upprättats
Tjänstgöringsbetyg/intyg,
kopia
Vid
inaktualitet
Tjänstgöringsuppgifter
Vid
inaktualitet
Kanslienheten
Tjänstledighet,
begäran om
2 år
Enhet där
handlingen
upprättats
27 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Handling
Gallringsfrist
Underskrift om
tystnadsplikt, för
praktikanter/studenter
2 år efter
anställningens
upphörande
Enhet där
handlingen
upprättats
Utanordningslista,
signerade
10 år
Enhet där
handlingen
upprättats
Utbildningsansökan
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Varningsbrev, skriftlig
varning
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Anmärkning
Läggs till det personalsociala ärendet.
Kopia läggs i personalakt
Varsel
9 mån efter
anställningens
upphörande
I personalakt
Kanslienheten
Yrkeslegitimationsbevis,
kopia
Bevaras
I personalakt
Kanslienheten
28 (65)
Yrkeslegitimation
utfärdad av
Socialstyrelsen
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Information
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Ansvarig utgivare, uppgift
om
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Anmärkning
Annonser:
Av varaktig betydelse,
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse,
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Vid
inaktualitet
Gallras under
förutsättning att
annonserna
BEVARAS där det
inkommit eller
upprättats
Annonser som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Vid
inaktualitet
Arbetsmaterial i
redaktionellt arbete,
rådgivningsarbete samt
utbildningsverksamhet
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Utkast inför slutartikel,
deltagarlistor över
föräldrar till utbildning,
planering av nästa års
katalog.
Arbetsmaterial vid filmproduktion
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
T.ex. intervjuer.
29 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Artiklar:
Av varaktig betydelse
Enhet där
handlingen
upprättats
Bevaras
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Vid
inaktualitet
Gallras under
förutsättning att
artiklarna BEVARAS
där det inkommit eller
upprättats
Vid
inaktualitet
Artiklar som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information
Banner:
Av varaktig betydelse
Bevaras
Av ringa och tillfällig
betydelse
Vid
inaktualitet
Beställning av
trycksaker/filmer
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Banners som har
producerats enbart för
webbsidan och som
inte bevaras någon
annanstans och som i
sammanhanget tillför
väsentlig i information.
Banners som har
publicerats på
webbsidan och som
inte till- för någon
väsentlig information.
Enhet där
handlingen
upprättats
30 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Enhet där
handlingen
upprättats
Bilder som har
producerats enbart för
webbsidan och som
inte bevaras någon
annanstans och som i
sammanhanget tillför
väsentlig i information.
Bilder och bildobjekt:
Av varaktig betydelse
Bevaras
Av ringa och tillfällig
betydelse
Vid
inaktualitet
Bilder som ej publicerats
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Av varaktig betydelse
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Av ringa och tillfällig
betydelse
Vid
inaktualitet
Bilder som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information.
Bildspel
Bildspel som har
producerats enbart för
webbsidan och som
inte bevaras någon
annanstans och som i
sammanhanget tillför
väsentlig i information.
Bildspel som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information.
Bildspel och
presentationer som
har producerats
enbart för webbsidan
och som inte bevaras
någon annanstans.
31 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Blanketter:
Av varaktig betydelse
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Enhet där
handlingen
upprättats
Bevaras
Gallras under
förutsättning att
blanketterna
BEVARAS där det
inkommit eller
upprättats
Vid
inaktualitet
Blanketter som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information
Vid
inaktualitet
Brev:
Av varaktig betydelse
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Bevaras
Brev som har
producerats enbart för
webbsidan och som
inte bevaras någon
annanstans och som i
sammanhanget tillför
väsentlig i information.
Brev som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information.
Vid
inaktualitet
Gallras under
förutsättning att
breven BEVARAS där
det inkommit eller
upprättats
Vid
inaktualitet
Broschyrer, inkomna
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
inkommit
Bloggfiler
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
32 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Enhet där
handlingen
upprättats
I de fall informationen
som förekommer i
chatten anses vara
unik skall
informationen
BEVARAS, annars
gallras uppgifterna vid
inaktualitet.
Chatt:
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Vid
inaktualitet
Av unik karaktär
Bevaras
Copyright, uppgift om
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Om bilder/bildobjekt
bevaras skall uppgift
om upphovsrätt finnas
med. I de fall
upphovsrätten endast
gäller för en viss tid
måste detta anges.
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Av unik karaktär
Bevaras
I de fall informationen
som förekommer i
forumet anses vara
unik skall
informationen
BEVARAS, annars
gallras uppgifterna vid
inaktualitet.
Diskussionsforum:
Dokument:
Av varaktig betydelse
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Egenproducerade skrifter
Enhet där
handlingen
upprättats
Bevaras
Gallras under
förutsättning att
dokumentet
BEVARAS där et
inkommit eller
upprättats
Vid
inaktualitet
Dokument som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information
Vid
inaktualitet
Bevaras
Kronologiskt
33 (65)
Enhet där
handlingen
upprättats
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Elektronisk anslagstavla/
klotterplank/diskussionsforum:
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Av unik karaktär
Anmärkning
I de fall informationen
som förekommer
anses vara unik skall
informationen
BEVARAS, annars
gallras uppgifterna vid
inaktualitet.
Bevaras
Enkla förfrågningar om
tillfällig information och
svar på dessa
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Enkäter:
Av varaktig betydelse
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Vid
inaktualitet
Gallras under
förutsättning att
enkäten BEVARAS
där det inkommit eller
upprättats
Enkät som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillförnågon
väsentlig information
Vid
inaktualitet
Frågor och svar (FAQ)
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats/
inkommit
Funktionsbrevlåda
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Författare/upphovsman,
uppgift om
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Handikappupplysningens
databaser, Bra att ha
samt Frågor och svar.
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Informationsansvarig,
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
uppgift om
34 (65)
Övriga frågor och
svar, se ”Elektronisk
anslagstavla
/klotterplank/
diskussionsforum”.
Om text bevaras
måste namnet på den
som har skapat texten
och organisatorisk
tillhörighet finnas med.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Handling
Gallringsfrist
Informationsmaterial,
egenproducerat
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Inkomna
rådgivningsfrågor och
svar
Bevaras
Enhet där
handlingen
inkommit
E-post och brev.
Inkomna trycksaker
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
inkommit
Broschyrer, kataloger.
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Telefonfrågor
registreras ej.
Instruktioner:
Av varaktig betydelse
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Gallras under
förutsättning att
instruktionerna
BEVARAS där det
inkommit eller
upprättats
Vid
inaktualitet
Instruktioner som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Introduktioner:
Av varaktig betydelse
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Bevaras
Gallras under
förutsättning att
dokumentet
BEVARAS där det
inkommit eller
upprättats
Vid
inaktualitet
Dokument som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information
Vid
inaktualitet
35 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Kalendarium:
Av varaktig betydelse
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Kallelser
Enhet där
handlingen
upprättats
Bevaras
Gallras under
förutsättning att
dokumentet
BEVARAS där det
inkommit eller
upprättats
Vid
inaktualitet
Dokument som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information
Vid
inaktualitet
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
36 (65)
Dokument som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Enhet där
handlingen
upprättats
Ljudupptagningar,
filmupptagningar som
har producerats
enbart för webbsidan
och som inte bevaras
någon annanstans
och som i sammanhanget tillför väsentlig
i information.
Ljudupptagningar, filmupptagningar
Av varaktig betydelse
Av ringa och tillfällig
betydelse
Bevaras
Vid
inaktualitet
Ljudupptagningar,
filmupptagningar som
har publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information.
Ljudupptagningar som
är länkade till eller
ifrån externa
webbplatser gallras
vid inaktualitet.
Övriga BEVARAS
Logotyp:
Av varaktig betydelse
Av ringa och tillfällig
betydelse
Enhet där
handlingen
upprättats
Bevaras
Logotyper som har
producerats enbart för
webbsidan och som
inte bevaras någon
annanstans och som i
sammanhanget tillför
väsentlig information.
Logotyper som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information.
Vid
inaktualitet
37 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Med länk menas här
själva kopplingen till
den länkade
informationen. Länkar
i t.ex. dokumentet
kommer, i de fall
dokumenten skall
bevaras, att finnas
kvar som adress utan
koppling. Även urvalsbevarandet av
webbsidors layout
kommer att visa
länkadresser.
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Handling
Gallringsfrist
Länkar
Sorteringsordning/
Registrering
Löpsedlar:
Av varaktig betydelse
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Gallras under
förutsättning att
dokumentet
BEVARAS där det
inkommit eller
upprättats
Vid
inaktualitet
Dokument som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information
Vid
inaktualitet
38 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Mallar:
Av varaktig betydelse
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Enhet där
handlingen
upprättats
Bevaras
Gallras under
förutsättning att
dokumentet
BEVARAS där det
inkommit eller
upprättats
Vid
inaktualitet
Dokument som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information
Vid
inaktualitet
¨
Manualer (för olika stödsystem):
Av varaktig betydelse
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Multimediaupptagningar
Enhet där
handlingen
upprättats
Bevaras
Gallras under
förutsättning att
dokumentet
BEVARAS där det
inkommit eller
upprättats
Vid
inaktualitet
Dokument som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information
Vid
inaktualitet
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
39 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Nyhetsnotiser:
Av varaktig betydelse
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Enhet där
handlingen
upprättats
Bevaras
Gallras under
förutsättning att
dokumentet
BEVARAS där det
inkommit eller
upprättats
Vid
inaktualitet
Dokument som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information
Vid
inaktualitet
Nyhetspuffar:
Av varaktig betydelse
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Enhet där
handlingen
upprättats
Bevaras
Gallras under
förutsättning att
dokumentet
BEVARAS där det
inkommit eller
upprättats
Vid
inaktualitet
Dokument som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information
Vid
inaktualitet
PowerPoint
presentationer m.fl.
Se Bildspel
Enhet där
handlingen
upprättats
Presentationer
producerade för
webbsidor
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Presentationsmaterial,
egenproducerat
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
40 (65)
Broschyrer/
informationsmaterial,
Overheadbilder,
PowerPoint.
Verksamhetens egna.
1 exemplar bevaras.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Ett exemplar av t.ex.
deltagarförteckning,
inbjudan,
utbildningsmaterial
såsom kurskataloger,
presentationsmaterial såsom OHbilder, PowerPoint.
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Handling
Gallringsfrist
Presentationer vid
utbildning/föredrag
Sorteringsordning/
Registrering
Pressmeddelanden:
Av varaktig betydelse
som enbart finns på
webbsidan
Av varaktig betydelse
men som även återfinns
någon annanstans än på
webbsidan
Av ringa eller tillfällig
betydelse
Gallras under
förutsättning att
dokumentet
BEVARAS där det
inkommit eller
upprättats
Vid
inaktualitet
Dokument som har
publicerats på
webbsidan och som
inte tillför någon
väsentlig information
Vid
inaktualitet
Produkt
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Om man kommer fram
till att innehållet i ett
PM eller en Rapport
passar för spridning,
skapas en ”Produkt”.
Några exempel på en
produkt är FoUrapport, artikel i
Habilitering NU,
artiklar på Habnet
och/eller
habilitering.nu,
metodguide,
metodhandbok, tryckt
informationsblad.
Publicerad film (Internet,
intranät eller DVD)
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Egenproducerad eller
uppdrag till extern.
41 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Se
anmärkning
Enhet där
handlingen
upprättats
Internet, intranät. Med
artikel som bevaras så
ska även foton
bevaras men om
artikel gallras kan
även foton gallras.
Rapporter
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
En rapport är en mer
omfattande
redovisning eller
sammanställning från
ett projekt, ett uppdrag
eller en utredning.
Register över personer
anmälda till utbildning/
föredrag
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Register över
prenumeranter
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Systemförteckning
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Tillstånd till publicering av
foto och artiklar på
webben
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Trycksaker, egenproducerade produkter
Bevaras
Webbplats
Bevaras
Handling
Gallringsfrist
Publicerade bilder
Sorteringsordning/
Registrering
Kronologiskt
Enhet där
handlingen
upprättats
Affischer,
enhetsfoldrar,
Habilitering NU, FoUrapporter, broschyrer.
Ett arkivexemplar
bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Kopia på hela
webbplatsen tas vid
bokslut.
PDF på förstasida
samt ev. undersidor
om det skett stora
förändringar, tas en
gång per kvartal.
Webbplats, enskilda sidor
6 månader
efter avpublicering
Enhet där
handlingen
upprättats
42 (65)
Gallras efter kopian
på hela webbplatsen
är gjord. Gallras av
respektive
webbredaktör.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Webbplatsens förstasida
– layout
Bevaras
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Enhet där
handlingen
upprättats
En webbplats
utseende/layout
bevaras genom att
första sidan sparas 1
gång per kvartal eller
vid större
förändringar.
Övriga sidor gallras.
Webbredaktör, uppgift om
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
43 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
44 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Forskningshandlingar
I de fall forskning sker på exempelvis habiliteringsenhetsnivå bevaras handlingarna på den enheten.
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Abstracts
Vid
inaktualitet
Anmälan enligt personuppgiftslagen
Bevaras
Ansökningar om bidrag,
avslagna
Se
anmärkning
Ansökningar om bidrag,
Beviljade
Bevaras
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
Anslagsansökningar,
utgående samt inkomna
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Ansökan till och beslut
från andra myndigheter
eller organ
Bevaras
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
Artiklar
Bevaras
FoUU-enheten
Bearbetningsmaterial,
annat
10 år efter
projektavslut
FoUU-enheten
Bearbetningsmaterial i
form av beräkningar
Vid
inaktualitet
FoUU-enheten
Beslut om beviljade
medel/kontrakt
Bevaras
Datafiler
Vid
inaktualitet
Delrapporter
Bevaras
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
Ekonomiska slutrapporter
Bevaras
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
Forskningsanslag,
ansökningar, beslut och
rapporter
Bevaras
Anmärkning
FoUU-enheten
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
FoUU-enheten
I diarieförd
projektakt
Handlingar t.ex. från
forskningsetisk nämnd,
Socialstyrelsen.
Avser rådata som
försöks- rapporter,
intervjuer,
kvalitetskontroller,
ändringar av
primärdata,
opublicerade resultat
o.s.v.
FoUU-enheten
FoUU-enheten
FoUU-enheten
45 (65)
Gäller utgående
ansökningar.
Inkommande
ansökningar = Bevaras
Datafiler som är osjälvständiga led i
pågående bearbetning
av data.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Enkätformulär
Bevaras
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
Ett exemplar av
formuläret.
Enkätmaterial
Gallras vid
projektavslut
FoUU-enheten
Förutsatt att en av
projektledarna
vidimerad utskrift av
rådata sparas i 10 år.
Undantag kan göras för
enkätmaterial som
anses av mycket stort
värde för framtida
forskning vilket då
bevaras.
Excerpter
Vid
inaktualitet
FoUU-enheten
Forskningsplaner
Bevaras
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
Forskningsdagböcker
Bevaras
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
Forskningsresultat,
böcker och rapporter
Bevaras
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
Forskningsunderlag
Se
anmärkning
FoUU-enheten
Gallras vid inaktualitet
om inte underlaget
består av enkäter,
psykologtester och
annat grundmaterial
som kan användas till
annan forskning, då det
skall BEVARAS
Förteckningar på
använda patientjournaler
10 år efter
projektavslut
FoUU-enheten
De skall vara så
detaljerade att
originaldata vid behov
ska kunna
rekonstrueras
Försöks- eller
undersökningsprotokoll
10 år efter
projektavslut
FoUU-enheten
Importerade registerdata
Vid projektavslut
FoUU-enheten
46 (65)
Data från t.ex.
nationella register,
landstingsregister m.fl.
Registren i sig bevaras
av respektive
huvudman
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
Vid
inaktualitet
FoUU-enheten
Även korrespondens
med t.ex. tidskrifter,
förlag och dyl.
Observera att
korrespondens av
principiell betydelse för
värdering av metoder
och resultat BEVARAS.
Kodlistor
10 år efter
projektavslut
FoUU-enheten
Kod- och variabellistor
för registerdata som lätt
kan återskapas.
Kod- och variabellistor
Bevaras
Koncept
Vid
inaktualitet
Konferensrapporter
Bevaras
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
Kontrakt
Bevaras
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
Kontrakt om t.ex.
forsknings- medel eller
uppdragsforskning
Korrektur
Vid
inaktualitet
FoUU-enheten
Även tryckfärdiga
manuskript
Korrespondens
Bevaras
FoUU-enheten
Korrespondens av
principiell betydelse för
värdering av metoder
och resultat bevaras.
Övrigt gallras vid
inaktualitet.
Ljud och bildupptagningar
10 år efter
projektavslut
FoUU-enheten
Avser rådata.
Löpande publikationsförteckningar
Vid
inaktualitet
FoUU-enheten
T.ex. lista över
upprättade rapporter.
Mellanliggande
projektplaner
Gallras vid
projektavslut
FoUU-enheten
Metodbeskrivningar
Bevaras
Mät- och testresultat
Se
anmärkning.
FoUU-enheten
Otryckta
forskningsrapporter till
uppdragsgivare
Bevaras
FoUU-enheten
Handling
Gallringsfrist
Intern korrespondens
Sorteringsordning/
Registrering
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
FoUU-enheten
I diarieförd
projektakt
I diarieförd
projektakt
47 (65)
När färdig produkt
fastställs.
FoUU-enheten
Avser rådata, se
Bearbetningsmaterial,
annat.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Sorteringsordning/
Registrering
Plats/
Arkivansvar
Anmärkning
FoUU-enheten
Se ”Förteckning över
använda journaler”
Handling
Gallringsfrist
Patientjournaler, kopia /
journalutdrag
Gallras vid
projektavslut
Planer, policys och
program rörande
forskning
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Projektplaner
Bevaras
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
Första och sista
projektplanen bevaras,
mellanliggande gallras.
Protokoll/
Minnesanteckningar
Bevaras
FoUU-enheten
Avser anteckningar från
styrgrupps- och/eller
referensgruppsmöten
Registerdata, egna
Bevaras
FoUU-enheten
Avser registerdata som
är svåra att återskapa
och som bedöms vara
av värde för ytterligare
forskning. Övriga
gallras 10 år efter
projektavslut
Samtycken
Bevaras
FoUU-enheten
Slutrapporter
Bevaras
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
Tillstånd
Bevaras
I diarieförd
projektakt
FoUU-enheten
Uppdragsforskning där
H&H är uppdragsgivare
Bevaras
FoUU-enheten
Uppdragsforskning där
H&H är uppdragstagare
Bevaras
FoUU-enheten
Utskrifter av rådata från
enkätmaterial
10 år efter
projektavslut.
FoUU-enheten
Förutsatt att
enkätmaterialet gallrats
vid projektavslut. Om
enkätmaterialet sparas i
10 år, kan utskrifterna
gallras vid inaktualitet.
Working papers
(föredrag, konferens)
Bevaras
FoUU-enheten
Handlingar som
redovisar
arbetsmetoder. Inte att
förväxla med gallringsbart arbetsmaterial.
Övrig korrespondens
Gallras vid
projektavslut
FoUU-enheten
T.ex. korrespondens
om tillstånd och extern
finansiering med
forskningsetisk nämnd
och Socialstyrelsen.
I diarieförd
projektakt
48 (65)
Ex. Beslut från
Forsknings- etisk
nämnd
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Verksamhetsutveckling
Slutarkivering sker vanligtvis på FoUU-enheten, Informationsenheten eller på lokala enheter.
Huvudregeln är att arkivansvaret ligger på den enhet som skapat materialet. För handlingar som
upprättats inom Utvecklingsforum ligger arkivansvaret på FoUU-enheten.
Handling
Gallringsfrist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats
Analyser
Bevaras
I diarieförd
projektakt
Enhet där
handlingen
upprättats
Ansökan från person i
verksamheten
Bevaras
I diarieförd
projektakt
Enhet där
handlingen
upprättats
/inkommit
Arbetsmaterial
Vid
inaktualitet
Beslut
Bevaras
Beslutsunderlag
Se
anmärkning
Delrapporter
Bevaras
I diarieförd
projektakt
Enhet där
handlingen
upprättats
Direktiv, projekt
Bevaras
I diarieförd
projektakt
Enhet där
handlingen
upprättats
Enkäter/Intervjuer,
sammanställning
Bevaras
I diarieförd
projektakt
Enhet där
handlingen
upprättats
/inkommit
Enkäter/Intervjuer,
underlag
Se
anmärkning
Idéskisser/idébeskrivning
Bevaras
Kartläggning
Se
anmärkning
Enhet där
handlingen
upprättats
I diarieförd
projektakt
Enhet där
handlingen
upprättats
/inkommit.
Gallras efter beslut.
Gallras vid inaktualitet
under förutsättning att
samman- ställning är gjord,
annars Bevaras.
Enhet där
handlingen
upprättats
/inkommit
Enhet där
handlingen
upprättats
49 (65)
Till arbetsmaterial räknas
utkast, modeller, datainsamlingsunderlag,
kladdlappar.
Enhet där
handlingen
upprättats
Enhet där
handlingen
upprättats
I diarieförd
projektakt
Anmärkning
Arbetsmaterial. Gallras vid
inaktualitet under förutsättning att slutrapport /
sammanställning är gjord,
annars Bevaras.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Kontrakt/avtal/
överenskommelser
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
T.ex. mellan H&H och
kommuner, Allmänna arvsfonden, FoU.
Korrespondens
Bevaras
Förs på postlista
Enhet där
handlingen
upprättats
/inkommit
Gäller även e-post. Avser
korrespondens som
innehåller viktig eller unik
sakinformation.
Om det blir ett ärende i
frågan eller ifall brevet
leder till åtgärd ska ärendet
diarieföras av registrator.
Anteckna diarienumret i
postlistan så att ärendet
lätt går att återfinna.
I diarieförd
projektakt
Korrespondens av
rutinmässig karaktär
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
/inkommit
Gäller även e-post. Under
förutsättning att
korrespondensen inte
innehåller viktig eller unik
sakinformation
T.ex. kallelser till möten.
Minnesanteckningar
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Processkartor
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Projektansökningar
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Projektplaner,
färdigställda
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Projektplaner, utkast till
Vid
inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
/inkommit
Under förutsättning att slutprodukten finns Bevarad.
Sammanställningar
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Sammanställningar av t ex
utvärderingar
Slutrapporter
Bevaras
I diarieförd
projektakt
50 (65)
Enhet där
handlingen
upprättats
T.ex. från
Beredningsgruppen,
Styrgrupp, Ledningsgrupp,
Projektgrupp,
Referensgrupp,
Fokusgrupp
(interna - ansökan från
person,
externa - ansökan till
arvsfonden)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Utvärdering
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
/inkommit
51 (65)
Innebär utvärdering utförd
av konsult. Annars Vid
inaktualitet, Utvärderingar
sammanställs. Se
”Sammanställningar”
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
52 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Utbildning
Handling
Gallrings- frist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats
Anmälningar till kurser
Vid inaktualitet
Deltagarförteckning
Bevaras
Kursinbjudan
Bevaras
Kursintyg
Bevaras
Kronologiskt
Enhet där
handlingen
upprättats
Kursmaterial
Bevaras
Kronologiskt
Enhet där
handlingen
upprättats
Sammanställningar
Bevaras
Enhet där
handlingen
upprättats
Utvärderingar
Vid inaktualitet
Enhet där
handlingen
upprättats
Anmärkning
Enhet där
handlingen
upprättats
/inkommit.
Kronologiskt
Enhet där
handlingen
upprättats
Egenproducerade kurser
Enhet där
handlingen
upprättats
53 (65)
Sammanställningar av t ex
utvärderingar
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
54 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Vårdrelaterade handlingar
Handling
Gallrings- frist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats
Anmärkning
Anamneser
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Anfallslistor, menslistor
Se anmärkning
Anmälningar av tillfällig
betydelse
3 år
Vårdadministrativ
Enhet
Exempelvis anmälningar
enligt Smittskyddslagen
Anmälningar enligt Lex
Maria
Bevaras
Vårdadministrativ
SLSO:s
registrator
Det ska framgå i patientjournalen att ett diariefört
ärende finns, antingen i
journal- anteckning eller kopia
av anmälan eller dylikt. Detta
gäller samtliga former av
patient- ärenden som
diarieförs.
Anmälningar enligt
Socialtjänstlagen, kopia
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Ansvarsärenden
Bevaras
Vårdadministrativ
SLSO:s
registrator
Ärenden som har föranlett
prövning hos Hälso- och
sjukvårdens ansvarsnämnd,
Patientnämnden samt hos
Socialstyrelsen
Ansökan/beslut om
förvaltningsresor
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
kopia på blankett
Ansökningar, av tillfällig
betydelse
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
T ex ansökan om glasögonbidrag, vårdbidrag,
fondbidrag, ansökan om
ersättning/bidrag för vård,
ansökan/beslut om tillfälliga
resor, ansökan vård av
patient förtecknad hos
habiliteringsnämnden,
ansökan om förskoleplacering, ansökan om
hemsjukvårdsbidrag
Ansökan/begäran, av
varaktig betydelse
Se anmärkning
I patientjournal
Enhet
T ex ansökan om
habiliteringsinsats,
anmälan/begäran om insats,
ansökan om musikterapi/övrig terapi, ansökan
om plats på hab.enhet, kopia.
Gallras vid inaktualitet under
förutsättning att uppgifterna
har antecknats i journalen.
Annars Bevaras.
Arbetsterapeutanteckningar /journal
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Se Checklistor av tillfällig
betydelse
55 (65)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallrings- frist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats
Avtal, vårdrelaterade
Bevaras
Vårdadministrativ
Enhet
Avvikelserapporter,
vårdrelaterade
Se anmärkning
Vårdadministrativ
Enhet
Bedömningar/Utredningar
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Begäran om insatser
enligt LSS, original
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Begäran om
intyg/utlåtanden
3 år
I patientjournal
Enhet
Begäran om särskilda
omsorger
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Behandlingsplaner
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Bekräftelse om
behandlings/
habiliteringsinsats enligt
HSL
3 år
I patientjournal
Enhet
Beläggningsrapport
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Beslut från
Omsorgsnämnden om
mottagande i
särskola/hab.enhet
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Beslut om insats
/behandling/habilitering
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Beslut om insatser enligt
LSS, kopia
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Beslut om särskilda
omsorger/placeringar
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Beställningar
Vid inaktualitet
Vårdadministrativ
Enhet
Beställning av hjälpmedel
3 år
I patientjournal
Enhet
Bidrag, ansökan
Se ansökan
Blanketter,
egenproducerade
Bevaras
Brev
Se
korrespondens
Checklistor av tillfällig
karaktär
Vid inaktualitet
Anmärkning
Underlaget gallras efter
införande i Händelsevis.
Avvikelserapporter som
tillkommit innan Händelsevis
togs i bruk gallras efter 3 år.
T.ex. avseende sjukresa, tolk.
Enhet
Vårdadministrativ
Enhet
Enhet
I patientjournal
56 (65)
Enhet
Gäller 1 ex (icke ifylld) av
varje sort
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallrings- frist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats
Anmärkning
Checklistor, till grund för
behandling,
bedömningar, beslut och
diagnoser
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Daganteckningar
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Kopior gallras vid inaktualitet.
Delegeringar från enhetschef till sjuksköterskor,
assistenter, övriga
medarbetare
3 år
I patientjournal
Enhet
Vårdrelaterade delegeringar
gällande exempelvis
tippbräda, träningsprogram,
bedömningsinstrument.
Diarium över remisser
Se remissförteckning
Vårdadministrativ
Enhet
Digital bild/film
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Under förutsättning att
väsentlig information
överförts till
journalanteckningar. För mer
information, se förord.
Dom eller beslut från
länsrätt, kammarrätt och
regeringsrätten
Bevaras
Vårdadministrativ
SLSO:s
registrator
T.ex. överklagande gällande
LSS-insatser.
Domar, polisrapporter,
förundersökningar
Se anmärkning
I patientjournal
Enhet
Gallras innan leverans till
Landstingsarkivet.
Dosexpedition,
ordinations- Kort
10 år
I patientjournal
Enhet
Elevvårdskonferens,
Minnesanteckningar,
kopia
10 år
I patientjournal
Enhet
Epikriser
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Epikriskopior,
inrekvirerade
3 år
I patientjournal
Enhet
Epikriskopior, remissvar
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Expeditionskontroll
(löpnummer), förtryckt
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Filmer
Se Digital
bild/film
Finmotoriskt utvecklingsstatus
Bevaras
Fotografier
Se Digital
bild/film
Frågeformulär
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Frånvarorapporter
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Fullmakt/Medgivanden/
Samtycken
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Från kommun, skola.
Enhet
I patientjournal
Enhet
Enhet
57 (65)
T.ex. ritresultat,
koordinationsövningar.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallrings- frist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats
Färdtjänstintyg
3 år
I patientjournal
Enhet
Färdtjänstutredning,
kopia
3 år
I patientjournal
Enhet
Förordnande av god man/
förmyndare/förvaltare,
kopia
3 år
I patientjournal
Enhet
Förskolekonsulentanteckningar, original
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Försättsblad till journal
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Förteckningskort
Se anmärkning
I patientjournal
Enhet
Föräldrasamtal,
anteckningar
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Godmanskap,
ansökningar, kopia
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Habiliteringsplan
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Handlingsplan för
patientsäkerhet
Bevaras
Vårdadministrativ
Enhet
Hjälpmedelsbeställningar
3 år
I patientjournal
Enhet
HSAN ärenden, kopia
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Inkommen remiss
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Inkomna handlingar från
andra myndigheter
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Anmärkning
Gallras efter upprättande av
patientjournal
1 ex av varje
T.ex. kopia gällande
omyndighetsförklaring, rutinskrivelser, meddelanden av
tillfällig karaktär.
Annars bevaras.
Inskrivnings- och
behandlingsmeddelanden
Se anmärkning
I patientjournal
Enhet
Inskrivning/Utskrivning,
utredning och beslut om
Bevaras
I patientjournal
Enhet
58 (65)
Vårddokumentationshandlingar gallras efter 3 år.
Övriga gallras vid inaktualitet.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallrings- frist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats
Anmärkning
Intyg av tillfällig betydelse
3 år
I patientjournal
Enhet
T.ex. Intyg för/till bostadsanpassning, bostadsförtur,
barnomsorgsassistent,
arbets- givare, ansökan om
fondmedel, glasögonbidrag,
färdtjänst, vägverket, skola,
parkeringstillståndsgivare.
Intyg från musik/rytmiklärare om behov att
fortsätta. Notering om att
intyg utfärdats skall finnas i
journalen.
Intyg av varaktig
betydelse
Bevaras
I patientjournal
Enhet
T.ex. Intyg till
försäkringsbolag,
försäkringskassa,
socialtjänst, läkarintyg,
behov av personlig
assistent.
Journalanteckningar,
sammanfattningar/
översikter, epikriser
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Avser samtliga
anteckningar förda av
läkare, psykologer,
kuratorer och övrig
behandlande personal
Journal som inte går att
härleda till en person
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Journalbeställning/
rekvisitioner/
förfrågningar, inkomna
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Journalkopior, egna
utdrag
Vid inaktualitet
Vårdadministrativ
Enhet
Journalkopior, från andra
vårdgivare
3 år
I patientjournal
Enhet
Journalkopior, remissvar
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Journalkopior, utländska
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Journal för vårdchefens
(motsvarande) beslut
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Kallelser, inbjudningar,
tidbokningar, planeringskalendrar
3 år
I patientjournal
Enhet
Kardexblad
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Kartläggningsformulär
Bevaras
I patientjournal
Enhet
59 (65)
Avser utdrag ur datajournal
inför ex. behandlingskonferenser.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallrings- frist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats
Konsultationsremisser,
hos remissavsändare
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Konsultationsremisser,
hos remissmottagare
3 år
I patientjournal
Enhet
Kontrollistor,
överlämnade läkemedel
10 år
I patientjournal
Enhet
Korrespondens av rutinartad och tillfällig karaktär
3 år
I patientjournal
Enhet
T.ex. kallelser,
inbjudningar, tidbokningar
Korrespondens av
varaktig betydelse
Bevaras
I patientjournal
Enhet
T.ex. mellan patient och
vårdgivare eller mellan två
vårdgivare
Kortregister över
patienter
Vid inaktualitet
Vårdadministrativ
Enhet
Korttidslån av hjälpmedel
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Kuratorsanteckningar/
Kuratorsjournaler
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Laboratoriebeställningar
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Laboratorielistor
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Laborationssvar hos
remissavsändare
Se anmärkning
I patientjournal
Enhet
Laborationsutlåtanden
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Lex Maria utredningar
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Listor av tillfällig
betydelse
Vid inaktualitet
Vårdadministrativ
Enhet
T.ex. väntelistor,
deltagarlistor/ närvarolistor
vid deltagande i
gruppverksamheter
Listor om medicinbyte
Se anmärkning
I patientjournal
Enhet
Vid inaktualitet under
förutsättning att uppgifterna
har antecknats i journalen,
annars 10 år. Från
Apoteket.
Loggar/logglistor i datasystem, t.ex.
journalsystem
10 år
Vårdadministrativ
IT/Enhet
Logopedjournaler
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Läkarintyg/Utlåtanden
Bevaras
I patientjournal
Enhet
60 (65)
Anmärkning
Vid inaktualitet under
förutsättning att uppgifterna
har antecknats i journalen.
Annars bevaras.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallrings- frist
Läkemedel, förbrukningslistor/journaler
Läkemedel
narkotika
Läkemedelsanalyser, hos
remissavsändare
Sorteringsordning/
Registrering
Plats
I patientjournal
Enhet
I patientjournal
Enhet
3 år
5 år
Se anmärkning
Läkemedelsbeställningar/
rekvisitioner
läkemedel
narkotika
Anmärkning
Vid inaktualitet under
förutsättning att uppgifterna
har antecknats i journalen.
Annars bevaras.
Enhet
3 år
5 år
Läkemedelsbiverkningar,
ärenden, rörande
Bevaras
Diarieförs
Läkemedelsjournaler/
Läkemedelslistor
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Läkemedelslistor till
förskrivare
17 år
I patientjournal
Enhet
Läkemedelskort
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Läkemedelsordinationer
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Meddelanden angående
utskrivning
Se anmärkning
I patientjournal
Enhet
Vårdadministrativ
SLSO:s
registrator
Vid inaktualitet under
förutsättning att uppgifterna
antecknats i journalen.
Annars Bevaras.
Meddelanden angående
vård och behandling
Se anmärkning
I patientjournal
Enhet
Medgivanden/samtycken
från patient
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Metodguide
Bevaras
Vårdadministrativ
Enhet
61 (65)
Vid inaktualitet under
förutsättning att uppgifterna
antecknats i journalen.
Annars Bevaras.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallrings- frist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats
Mikrobiologiska undersökningar, provsvar
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Minnesanteckning från
teamkonferens, ärendekonferens,
planeringsmöte och
liknande
Bevaras
Vård
administrativ.
Sorteras
kronologiskt
per mötestyp
Enhet
Motorisk bedömning/
motoriskt status
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Nutritionsjournaler
10 år
I patientjournal
Enhet
Nätverksprotokoll/
minnesanteckningar
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Omsorgsöversikt
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Omsorgsmeddelanden
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Omvårdnadsanamnes
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Omvårdnadsepikriser
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Omvårdnadsjournal
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Omvårdnadsmeddelanden
Se anmärkning
I patientjournal
Enhet
Omvårdnadsplaner
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Omvårdnadssammanfattningar
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Omvårdnadsstatus
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Ordinationsblad
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Patientklagomål
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Patientnämndsanmälning
ar
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Pedagogisk utredning
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Pensionsansökan och
beslut
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Personbevis
Se anmärkning
I patientjournal
Enhet
Placeringsmeddelanden
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Provtagningar för
forskning
Bevaras
I patientjournal
Enhet
62 (65)
Anmärkning
Inklusive BAS-team, Studsteam och liknande.
Vårddokumentationshandlingar gallras efter 3
år. Övriga gallras vid
inaktualitet.
Gallras efter upprättande av
patientjournal
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallrings- frist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats
PSR, skadeanmälningar
(patientskaderegleringen)
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Psykologjournaler
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Anmärkning
Här ingår
psykologanteckningar,
psykologutredning, bedömningar, psykologutlåtanden,
psykologtester med
underlag.
För mer information, se
förord.
Rapportblad
3 år
I patientjournal
Enhet
Rapport, hemsjukvårdspatient
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Rapporter till kvalitetsregister
Vid inaktualitet
Vårdadministrativ
Enhet
Recept
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Registerutdrag
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
T.ex. från Skatteverket.
”Dödsfallsintyg och släktutredning” , utdrag ur
klientregister
Registreringsmaterial
såsom:
placeringsmeddelande
uppgifter om anhörig
personuppgifter
Se anmärkning
I patientjournal
Enhet
Gallras efter upprättande av
patientjournal
Remiss för bidragsberättigade hjälpmedel
3 år
I patientjournal
Enhet
Remissförteckning
3 år
Vårdadministrativ
Enhet
Remissbekräftelser
Vid inaktualitet
Vårdadministrativ
Enhet
Remisser, inkomna
remisser samt nya
ansökningar som inte
föranlett någon åtgärd
3 år
Vårdadministrativ
Enhet
Remisser/remissvar
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Räkenskaper för
enskilda, privata medel
10 år
I patientjournal
Enhet
Sammanfattningar av
handlingar från annat
landsting
Bevaras
I patientjournal
Enhet
63 (65)
T.ex. CPUP (Cerebral
pares utvärderings
program)
Remitterande instans
bevarar remissvar
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallrings- frist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats
Samordnad
vårdplanering,
dokumentation av
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Samtycken
Se fullmakt/
medgivande
I patientjournal
Enhet
Schema
Vid inaktualitet
Vårdadministrativ
Enhet
Signeringslistor
10år
I patientjournal
Enhet
Sjukgymnastjournal
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Sjuksköterskejournaler
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Självskattningsformulär
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Skolhandlingar
Se anmärkning
I patientjournal
Enhet
Släktkarta/släktträd
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Sociala
sammanfattningar
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Sociala utredningar
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Specialpedagogjournal
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Teckningar
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Telefonmeddelanden
Vid inaktualitet
Vårdadministrativ
Enhet
Temperaturlistor
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Testprotokoll
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Sammanfattning och
underlag.
Träningsprogram
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
T.ex. tips finmotorik, råd,
instruktioner.
Underlag för
journaler/utlåtanden
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Underlag för statistik
Vid inaktualitet
Vårdadministrativ
Enhet
Underlag till registerkort
Se anmärkning
Vårdadministrativ
Enhet
Se Registreringsmaterial.
Urinodlingar, svar hos
remissavsändare
Se anmärkning
I patientjournal
Enhet
Vid inaktualitet under förutsättning att uppgifterna har
antecknats i journalen
Utdrag ur omsorgsakt
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
64 (65)
Anmärkning
T ex olika
behandlingsschema som
bad eller träning
Originalhandlingar bevaras.
Kopior gallras vid
inaktualitet.
Utförda av boendeansvarig
Om i patientärende kan det
Vara nödvändigt att
anteckna i journalen, beror
på meddelandets art.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Handling
Gallrings- frist
Sorteringsordning/
Registrering
Plats
Utländska läkarintyg
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Utredningsblankett för
begäran om särskilda
omsorger, jämlikt §4, OL
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Utredning och utlåtande,
inkommen eller upprättad
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Utslag från beslutsnämnd
Se anmärkning
Video, arbetsmaterial
Se förord
Enhet
Video, journalmaterial
Se förord
Enhet
Väntelista
Vid inaktualitet
Vårdadministrativ
Enhet
Återtagen remiss
3 år
Vårdadministrativ
Enhet
Ändringsrapport
Vid inaktualitet
I patientjournal
Enhet
Överklagande
Bevaras
Diarieförs
SLSO:s
registrator
Överenskommelse/
godkännande angående
användning av videofilm/
fotografier, underskriven
Bevaras
Vårdadministrativ
Enhet
Överenskommelse om
korttidsboende i familj
Bevaras
I patientjournal
Enhet
Anmärkning
Se Beslut från Omsorgsnämnden om mottagande i
särskola/hab.enhet.
65 (65)