1. No category

Vår beteckning
BOU2015/671 nr 2015.5094
Barn- och utbildningsförvaltningen
Fastställd av barn- och utbildningsnämnden (§ 104)
att gälla från och med 15 oktober 2015
Dokumentansvarig: Administrativa chefen
Dokumenthanteringsplan
för barn- och utbildningsnämnden
Innehåll
Bakgrund och begränsningar
2
IT-stöd
2
Vad är en dokumenthanteringsplan?
2
Varför behövs en dokumenthanteringsplan?
2
Dokumenthantering och post
3
Arkivering
3
Offentlighet och sekretess
3
Diarieföring och registrering
3
Diariet
eller systematisk förvaring?
4
Diareföring
4
Förvaring av diarieförda ärenden
4
Objektsregistrering
4
Systematisk, typordnad förvaring
4
Särskilda typer av ärenden
4
Personalärenden
4
Upphandlingar
5
Anonyma brev, klagomål
5
Fakturor
5
2
Arkivering av handlingar
5
Förvaring och säkerhet
6
Papper
6
Pennor, skrivare m.m.
6
IT-media
6
Arkivlokaler och skåp
7
Arkivering, rensning och gallring
7
Koder och förkortningar
7
Rensning
7
Gallring
7
Överlämnande till kommunarkivet
8
När någon ska sluta eller byta arbete
8
Dokumenthanteringsplanen (bifogas)
8
Bakgrund och begränsningar
formation. Informationen eller handlingarna som ska redovisas i dokumenthanteringsplanen är oberoende av media, det kan alltså
handla om allt från papper till en post i en databas.
Handlingar som förekommer hos kommuner (allmänna handlingar)
utgör deras arkiv. Arkiv ska bevaras som en del av vårt nationella
kulturarv och för att tillgodose rätten till insyn (handlingsoffentlighet), förvaltningens behov av information samt forskningens behov
av källmaterial. Rekommendationerna om bevarande eller gallring är
teknikoberoende vilket innebär att rekommendationerna är desamma
oberoende av om uppgifterna finns på papper, mikrofilm eller som
digitalt medium.
Varför behövs en dokumenthanteringsplan?
• Dokumenthanteringsplanen behövs för att slippa fatta gallringsbeslut varje gång gallring är aktuell, något som medför
ett stort merarbete då man måste kontrollera bestämmelser
och göra ställningstagande vid varje enskilt tillfälle rörande
vad som är värt att spara.
IT-stöd
• En plan ger färdiga rutiner för gallring, vilket gör det lättare
för alla att tillämpa det i det dagliga arbetet. Dokumenthanteringsplanen fungerar som en lathund och ger en god översyn
av verksamheten.
Inom utbildningsväsendet, liksom övriga sektorer i samhället, sköts
en ständigt ökande del av administrationen med ett alltmer avancerat
IT-stöd. Inom utbildningsverksamheten märks det mest i form av
komplexa system för framför allt elevregistrering och betygsdokumentation, men även schemaläggning, planering av studieprogram,
antal lärartimmar, särskilda insatser m.m. För att man t.ex. ska kunna
utfärda nya betyg måste verksamhetssystemet med alla unika data
finnas kvar och dessa måste kunna långtidslagras i elektronisk form.
• Alla har samma rutiner vilket medför mindre risk för felgallring, något som kan ställa till problem. Ingen vill ju få allmänheten mot sig eller bli JO-anmäld.
Vad är en dokumenthanteringsplan?
•
För att ha kontroll över vilka dokument, vilken information som
kommunen hanterar ska varje förvaltning och bolag upprätta en s.k.
dokumenthanteringsplan. Det är en lathund för vad vi ska göra med
den information som hanteras hos oss. Det är också en lathund för
vad som ska bevaras och vad som ska gallras.
• Ökad kunskap om handlingarna gör det lättare att ta ställning
till frågor rörande sekretess och offentlighet. Detta medför en
högre beredskap för denna typ av frågor.
Dokumenthanteringsplanen ger överblick över informationsflödet
och med denna kontroll är det också lättare att planera administrativa
rutiner, svara på frågor (interna och externa) och sammanställa in-
Dokumenthanteringsplanen är ett värdefullt hjälpmedel i de
verksamheter som kan bli föremål för kvalitetscertifiering eller annat övergripande processtänkande eller styrande.
I kommunens arkivreglemente står att läsa att dokumenthanteringsplan ska finnas, den kan ses som en direkt följd av det arkivansvar
som är fastslaget i Arkivlagen.
2
Att gallra utan att gå efter den antagna dokumenthanteringsplanen är
inte tillåtet, ett gallringsbeslut för varje gallring måste då istället tas.
Det är därför viktigt att ha en antagen och uppdaterad dokumenthanteringsplan så att man inte ägnar sig åt otillåten gallring. Det är endast dokumenthanteringsplanen som gäller rörande vad som är tillåtet
att gallra löpande och vid vilka tidpunkter. Gallringsråden från
kommunförbundet eller andra råd får alltså inte användas som gallringsbeslut, de används istället som stöd när man utarbetar en dokumenthanteringsplan.
nandet till kommunarkivet brukar arkivredogöraren vid respektive
arbetsplats ta hand om.
Offentlighet och sekretess
Sätt Dig in i vad offentlighet och sekretess innebär inom just din enhet, så att Du är beredd inför en eventuell fråga om utlämnande av
handlingar.
Om du är tveksam att lämna ut en uppgift, kolla med närmaste chef,
administrativa chefen eller nämndsekreteraren vid barn- och utbildningskontoret, som har delegation på att fatta beslut om utlämnande
av allmänna handlingar. Beslut måste alltid grunda sig på aktuell paragraf i offentlighet- och sekretesslagen.
Dokumenthantering och post
Den verksamhet Håbo kommuns nämnder, förvaltningar och bolag
bedriver är offentlig. Det innebär att allmänheten har rätt till insyn i
kommunernas verksamhet. Kommunens arkiv är enligt arkivlagen
(Arkivlagen § 3) en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras
så att det tillgodoser
Utlämnande av allmänna handlingar ska ske ”skyndsamt”. Enligt JO
betyder det normalt samma dag, eller högst 2-3 dagar.
Diarieföring och registrering
• rätten att ta del av allmänna handlingar
• behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt
• forskningens behov
Registreringen ska ses som en central funktion i förvaltningens informationshantering, inte som en isolerad rutin. I första hand registreras handlingar för att underlätta allmänhetens insyn, men ett annat viktigt skäl är att skapa ordning och reda för förvaltningens egna
behov.
Arkivering
Reglerna om registrering av allmänna handlingar finns i offentlighetoch sekretesslagens 5 kap. Huvudregeln är att handlingar som kommit in till eller upprättats hos en myndighet ska registreras. När det
gäller handlingar som innehåller uppgifter som är sekretesskyddade
finns ett krav på registrering. Offentliga handlingar behöver däremot
inte registreras, under förutsättning att de hålls ordnade så att man
När ett ärende eller uppdrag är avslutat ska det arkiveras i kommunarkivet, men det är oftast praktiskt att handlingarna kring ett visst
ärende förvaras vid den egna arbetsplatsen under en tid först.
Den som ska sluta sitt jobb, ansvarar för att handlingar rensas och
gallras enligt de rutiner som finns. Själva arkiveringen och överläm-
3
snabbt och enkelt kan avgöra om de kommit in eller upprättats. Här
är dokumenthanteringsplanen ett hjälpmedel.
elektroniskt, antingen genom att de är framställda i ärendehanteringssystemet eller inskannade och registrerade. Att detta görs ansvarar varje enskild medarbetare för.
Diariet eller systematisk förvaring?
Objektsregistrering
Man kan registrera handlingar på olika sätt. Man väljer metod utifrån
lagstiftningens krav och förvaltningens egna behov. Diarieföring är
ett slags dagboksregistrering av handlingar. Ordet diarium betyder
ursprungligen dagbok. En variant av diareföring är objektsregistrering. Det finns också en enklare lösning på kravet att kunna visa att
handlingar kommit in eller skickats ut och kravet att hitta handlingar,
nämligen systematisk eller typordnad förvaring. Ibland kan man behöva komplettera med en postlista. En postlista kan vara en enkel
lista där man manuellt skriver in dagens inkommande och utgående
skrivelser.
Att samla handlingar per ”objekt” kan kännas naturligt för vissa typer av ärenden. Ett objekt kan vara t.ex. en person (handlingar samlas i personakter), en fastighet, en anläggning el. dylikt.
Systematisk, typordnad förvaring
Att förvara handlingar systematiskt är praktiskt för handlingar som
lätt kan återfinnas utan register eller kodsystem. Den passar för ärenden som förekommer i ganska stor mängd och är likartade, där handläggningen följer fasta rutiner och handläggningstiden oftast är kort.
Handlingarna är självregistrerande, dvs. har en naturlig inbördes
ordning som gör de möjligt att sortera dem och också upptäcka om
något saknas, t.ex. verifikationers numrering och protokolls paragrafnummer. Lämpligt förvaringssätt är ofta ämnesordnat i pärmar.
Diareföring
Diarieföring används om handlingarna inte passar för systematisk
förvaring eller objektsregistrering och inte har någon naturlig sorteringsordning. Diarieföring används för allmänna ärenden och handlingar som måste registreras för att man lätt ska hitta dem och när
man har behov av att bevaka handläggningen. Vid barn- och utbildningskontoret sker diarieföring hos varje enskild medarbetare.
Särskilda typer av ärenden
Personalärenden
För uppgifter som skyddas av sekretess finns som ovan nämnts ett
krav på diarieföring. Handlingar med sekretesskyddade uppgifter ska
förvaras på en plats där endast behöriga har tillgång till dem. Elevoch personalsociala ärenden innehåller ofta sekretesskyddad information (t.ex. ärenden som rör rehabilitering, anpassning, disciplinfrågor och arbetsskador), vilket innebär att de ska diarieföras. Beslut i
dessa ärenden är däremot i regel inte sekretessbelagda.
Handlingar som omfattas av sekretess ska enligt lag registreras. Antingen sker det i förvaltningens diarium eller i ett särskilt register.
Förvaring av diarieförda ärenden
Pågående ärenden förvaras hos handläggaren eller hos nämndsekreteraren om ärendet är föremål för nämnds behandling. När ett ärende
är avslutat ska det omgående till arkivskåpen. För att underlätta vid
utlämnande av handlingar ska alla handlingar i ett ärende finnas
4
Upphandlingar
1. Handlingar som upprättats av myndigheten:
I samband med upphandlingar gäller sekretess, vilket påverkar registreringen av ärendena. Samtliga handlingar i ett ärende samlas i en
akt. Vilken handling som påbörjar ärendet kan växla beroende på
vilken typ av upphandling det gäller. I diariet ska man kunna följa
ärendet från början till slut utan att sekretessbelagda uppgifter avslöjas. Särskilda rutiner för hanteringen upprättas av upphandlingsavdelningen.
Protokoll, arkivexemplar av utgående brev och andra handlingar, diarier, register, räkenskaper, ritningar, fotografier m.m.
Minnesanteckningar, utkast och koncept enligt 2 kap 9 § TF 1 som av
myndigheten omhändertagits för arkivering. Sådana handlingar ska
arkiveras av myndigheten om de kan anses vara av betydelse för
myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning. Minnesanteckningar som ersätter protokoll jämställs med protokoll.
Anonyma brev, klagomål
Anonyma brev hanteras beroende på innehållet och kopplingen till
verksamheten. Är avsändaren anonym och innehållet är sådant att
det inte går att vidta någon åtgärd, behöver brevet enligt lagstiftningen inte diarieföras. Men enligt kommunens rutin för synpunktshantering diarieförs och bevaras alltid även sådana brev. Gäller det däremot en fråga som myndigheten kan handlägga utan att veta avsändarens identitet, räknas handlingen som inkommen. Eventuella klagomål på verksamheten bör alltid diarieföras.
2. Handlingar som inkommit till myndigheten (för efterrättelse,
handläggning eller kännedom, eller efter remiss):
Skrivelser och rapporter av olika slag, förordningar, delgivningar,
kännedomsprotokoll m.m. Inkomna tryckta skrifter (betänkanden,
författningar och liknande) blir arkivhandlingar om de blir föremål
för myndighetens handläggning.
Fakturor
Till arkivhandlingar räknas inte
Fakturor är självregistrerande i och med att de får ett löpnummer
som kan användas för identifiering. Registreringen i bokföringen är
därmed tillräcklig. Observera att fakturor som innehåller sekretessbelagda uppgifter måste förvaras skyddade.
1
TF 2 kap 9 § Hos Myndighet tillkommen minnesanteckning som ej har expedierats skall ej heller efter den tidpunkt då den enligt 7 § är att anse som upprättad anses som allmän handling hos myndigheten, om den icke tages om hand för arkivering. Med minnesanteckning förstås promemoria och annan uppteckning eller upptagning som har kommit till endast för ärendets föredragning eller beredning, dock
ej till den del den har tillfört ärendet sakuppgift. Utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse och annan därmed jämställd handling som ej har expedierats anses ej som allmän handling, såvida den icke tages om hand för arkivering.
Arkivering av handlingar
Reglerna om allmänna handlingar finns i Tryckfrihetsförordningen
(TF) kap 2.
Till arkivhandlingar räknas
5
•
•
•
•
1. Anteckningar, meddelanden, utkast, kladdar eller liknande arbetspapper vilkas betydelse upphör när den slutgiltiga skrivelsen har
upprättats.
2. Minnesanteckningar, utkast och koncept enligt 2 kap 9 § TF som
inte tillför några sakuppgifter av betydelse och därför ej omhändertagits för arkivering.
Framställningsmetoder (t.ex. skrivare)
Säkerhetskopiering (t.ex. backuper, lagringsmetoder)
Förvaring (t.ex. arkivlokaler, skåp)
Brand-, översvämnings-, inbrotts-, stöld- och åtkomstskydd
Papper
Krav finns att använda antingen arkivbeständigt eller åldringsbeständigt papper. Arkivbeständigt papper känns igen på vattenstämpeln med texten Svenskt Arkiv. Det används till nämndsprotokoll
och diarier. Åldringsbeständigt papper används i alla andra sammanhang. Färgat papper är inte åldringsbeständigt och bör därför varken
användas till eller förvaras tillsammans med handlingar som ska bevaras.
3. Dubbletter och brukskopior av handlingar när originalhandlingarna förvaras hos myndigheten.
4. Regelbundet inkommande tryckta publikationer (betänkanden,
författningar m.m.) som inte blir föremål för myndighetens handläggning.
Det mest miljövänliga pappret anses för övrigt vara Svenskt Arkiv,
men detta är betydligt dyrare än annat papper och ska därför användas sparsamt.
Protokoll blir arkivhandling när det är färdigskrivet och justerat. En
handling som tillhör ett ärende blir arkivhandling när ärendet övergår
från att vara ”pågående” till att vara ”avslutat”. Noteringar i register,
journaler och fortlöpande förteckningar (ett diarium t.ex.) blir arkivhandling direkt när noteringen är färdigskriven.
Pennor, skrivare m.m.
Det är i samtliga fall kombinationen av underlag och skrivmedel som
är intressant. Ett dåligt papper och en godkänd penna eller ett bra
papper och en dålig skrift kan göra att kraven inte kan uppfyllas.
Uppgifter om godkända pennor, stämpelfärg, kopiatorer och skrivare
m.m. kan fås från kommunarkivet.
Förvaring och säkerhet
Handlingar som ska bevaras ska finnas kvar för alltid. För alltid definieras i detta sammanhang till 1 000 år.
IT-media
Säkerhet omfattar många områden:
Redan vid uppläggning/inköp av IT-system måste man ta hänsyn till
om informationen ska vara sökbar även efter lång tid. Det kan bli
mycket dyrt att lösa sådana frågor i efterhand.
• Underlaget för skrift eller bild (t.ex. pappers-, film-, bandkvalitet)
• Medel för skriften (t.ex. pennor, färg)
• Reproduktionsmetoder (t.ex. kopiatorer)
Kontakta IT-avdelningen eller kommunarkivet för diskussion.
6
• kladdar, utkast etc. som ersatts av slutgiltig skrivelse,
• trycksaker man inte behövt åtgärda,
• minnesanteckningar som inte har tillfört ärendet sakuppgift.
Arkivlokaler och skåp
Arkiv ska förvaras skyddade mot förstörelse, skada och tillgrepp och
obehörig åtkomst. Det största hotet mot pappershandlingar är fukt
och värme. Om arkivhandlingar förvaras i skåp (utanför en arkivlokal) bör skåpet vara av sådan kvalitet att brand- och stöldskydd upprätthålls. Brandskydd i minst 60 minuter bör dock vara minimum.
Rensar man inte bort dessa handlingar, blir de genom arkivläggningen allmänna handlingar.
Arkivering, rensning och gallring
Koder och förkortningar
Rensning ska utföras av handläggaren eftersom handläggaren är
den som känner till ärendet bäst.
Kodplaner, kodnycklar, beskrivningar av IT-system m.m. måste
också sparas!
Gallring
Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. Det betyder inte
att flytta handlingar t.ex. från ett arbetsrum till arkivet. Man gallrar
för att begränsa tillväxten och för att frilägga och lättare kunna hitta
intressanta handlingar. Det bästa är att lägga in själva gallringsproceduren regelbundet och årligen. Underlätta gallring genom att skilja
på gallringsbara handlingar och ej gallringsbara handlingar medan de
är aktuella. Kontrollera i dokumenthanteringsplanen vad som får
gallras och när. Märk gärna upp pärmar (motsvarande) med uppgift
om när handlingarna kan gallras. Om pärmarna redan är märkta med
gallringsår är det enkelt för vem som helst att verkställa gallringen. I
samband med gallringen upprättar och undertecknar ansvarig person
ett gallringsbevis vilket sparas på arbetsplatsen.
Många av våra datoriserade system kräver speciell hård- eller mjukvara eller kodnycklar för att kunna läsa/tolka information. Ibland är
det av olika skäl inte möjligt att överföra data från en gammal version till en nyare. I dessa fall måste man spara dokumentation av det
här slaget tillsammans med handlingarna de berör.
Inom våra verksamheter används många förkortningar som kanske är
väl kända just nu och av dem som arbetar med materialet, men som
om några år fordrar stora insatser för att förstå. Bifoga därför också
förklaringar till alla förkortningar som inte kan betraktas som allmängiltiga eller tillhöra vårt gängse språkbruk.
Känslig information (inte bara sekretessbelagd) ska strimlas eller
brännas. Övriga handlingar kan man lägga i pappersåtervinningen.
En tumregel när det gäller vad som kan betraktas som ”känslig” information kan vara alla handlingar där man kan spåra en enskild individ, direkt eller indirekt.
Rensning
Att rensa innebär att man senast i samband med arkivläggningen,
dvs. när ärendet är avslutat, tar bort sådana arbetspapper som inte
behövs för att man ska förstå ärendet.
• anteckningar och meddelanden av tillfällig betydelse,
• övertaliga avskrifter och kopior,
7
Gallring av allmänna handlingar innebär en inskränkning i allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar och måste därför ske genomtänkt. Gallrar man för lite kan det å andra sidan bli svårt att hitta
de intressantaste uppgifterna. Att gallra är också en ekonomisk fråga
– arkivlokaler kostar pengar.
Planen är ett levande dokument som förändras i takt med att nya rutiner, formulär och metoder förändras. Meddela arkivredogöraren eller arkivansvarig om något saknas eller är fel i planen eller av annan
anledning behöver ändras.
Överlämnande till kommunarkivet
När en handling inte längre används i verksamheten kan de överlämnas till kommunarkivet, förutsatt att det är handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen ska bevaras. Före överlämnandet ska aktrensning och föreskriven gallring ha ägt rum och arkivet ska vara
ordnat. Överlämnande enhet ska i samband med leveransen bifoga
en följesedel. Allt lämnas till kommunarkivet sorterat i arkivkartonger där inga gem eller plastfickor får förekomma. Överenskommelse med kommunarkivet måste göras före leverans.
När någon ska sluta eller byta arbete
Den som planerar att sluta sitt arbete, ansvarar för att handlingar som
ska arkiveras tas om hand enligt de anvisningar som finns och att
handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen kan gallras förstörs. Den som tillträder en befattning ska inte behöva börja med att
reda upp efter sin företrädare!
Dokumenthanteringsplanen (bifogas)
Dokumenthanteringsplanen tar upp alla handlingar som inkommer eller upprättas inom förvaltningen. Den beskriver
handlingens ”liv”, hur den förvaras vid arkivläggningen, och
om och när den kan gallras alternativt när den överlämnas till
kommunarkivet för slutarkivering.
8
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Styra, planera och följa upp
Styra, planera och följa upp verksamheten
Styrdokument
Beslut
Bestämmelser om förskole- och
barnomsorgsavgifter
Delegationsbeslut
Tidfrist före eventuell gallring
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Bevaras
Bevaras
Se anmärkning
Se anmärkning
Anmälan av delegationsbeslut
Bevaras
Fastställande av upptagningsområden
för anvisad skola
Plan för intern kontroll
Krisplan
Likabehandlingplan
Lokalplanering
Läsårsdata
Nämndplan
Ordningsregler
Policys
Riktlinjer, regler, rutiner
Verksamhetsplan
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Anmärkning
Skolnämnden lämnar förslag till KF
som fastställer taxorna.
Beslut bevaras/gallras enligt fastställda
gallringsfrister för respektive beslut.
Anmälan av delegationsbeslut görs till
skolnämnden genom förteckning över
fattade beslut.
På respektive enhet.
På respektive enhet.
Underlag och planer.
Delegationsbeslut.
På respektive enhet.
Enligt skollagen 4:6
Hantera budget
Nämndsbudget, antagen (fördelning av
ram)
Fördelning av förvaltningens totala
intäkter och kostnader per verksamhet
Bevaras
Fördelning av intäkter och kostnader i
budget per resultatenhet fördelat på
verksamhet
Beslut om elevpeng
Bevaras
Budgetbeslut beslutas och protokollförs
i nämnd.
Bevaras
Bevaras
1
Prislistan tas fram av
ekonomiavdelningen inför varje
kalenderår
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Kvalitetskontrollera och följa upp verksamheten
Enkätfrågor med
enkätsammanställning och /eller
statistiksammanställningar
Enkäter - svar
Tidfrist före eventuell gallring
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Bevaras
Vid inaktualitet
Kvalitetsredovisning
Rapporter och utredningar - interna
Bevaras
Bevaras
Rapporter och utredningar av externa
utförare
Utvärderingar
Bevaras
Enätsvar gallars efter det att materialet
sammanställts.
Skollagen 4:6
T.ex. rapporter till nämnden, rapport
från intern kontroll
T.ex. externa konsulter, SCB.
Bevaras
Hantera nämnd
Arvodesunderlag, förtroendevalda
10 år
Förrättningsrapporter,
inkomstuppgifter, reseräkning och
dylikt hanteras av lönekontoret och
gallras 10 år efter inkomståret. Kan
gallras efter två år om uppgifterna finns
i lönehanteringssystemet
Anmälan av delegationsbeslut
Föredragningslista, dagordning och
kallelse
Förteckning över förtroendevalda
Ärenden till nämnd
2 år
Mötesanteckningar från
verksamhetsmöten,
informationsmöten, tillfälliga
arbetsgrupper
Vid inaktualitet
Bevaras
Anmälan av delegationsbeslut görs till
skolnämnden och åerrapporteras som
förteckning över fattade beslut.
Bevaras
Bevaras
Upprättas av kommunstyrelsen
Hantera möten
Löpande anteckningar från möten som
ej är beslut kan gallras vid inaktualitet
Mötesanteckningar från
skolledarträffar, referensgrupper,
samrådsgrupper
Bevaras
2
T.ex. centrala elevråd, föräldraråd,
ungdomsråd
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Protokoll nämnd, samverkan
Protokoll från APT och
arbetslagsmöten
Bevaras
Bevaras
Stödja verksamheten
Hantera ekonomi
Hantera ekonomiska rapporter och prognoser
Nämndens bokslut
Bevaras
Enheternas resultat per verksamhet
Fördelning av över-/underskott i
bokslut
Budgetunderlag, års- och flerårsbudget 2 år
Ekonomiska kalkyler
Månadsrapport till nämnd
Nyckeltalsuppföljning
Prognoser
Hantera ekonomisk redovisning
Bokföringsorder
Internfakturor, avstämningslistor
Kontoutdrag
Transaktionslistor
Verfikationer, betalda internfakturor
Verfikationer, internfakturor underlag
Hantera kundreskontra
Avskrivna fordringar
Avstämningslistor kundfakturor
Debiteringsunderlag
Ej elektroniska leverantörsfakturor
Elektroniska leverantörsfakturor
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
APT-protokoll diarieförs eller ordnas
systematiskt på respektive enhet.
Boksluet ska även diarieföras i
protokoll från nämnden.
Bevaras
Bevaras
2 år
Bevaras
Barn- och utbildningskontoret
Barn- och utbildningskontoret
2 år
Bevaras
10 år
10 år
10 år
10 år
10 år
10 år
10 år
10 år
10 år
10 år
10 år
3
Underlag från barn- och
utbildningskontorets ekonomiavdelning
diarieförs på respektive enhet två
gånger/år (tertial 1 och 2).
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Makuleringar
Måltidskuponger, listor
Kvitton och följesedlar
Redovisning av handkassa
Reglera uteblivna avgifter för förskola
och fritidshem
Rekvisitioner
Underlag för utbetalning av barn- och
skolpeng till fristående verksamheter
Hantera anläggningstillgångar och inventarier
Inventarieredovisning
Tidfrist före eventuell gallring
Anmärkning
10 år
2 år
10 år
10 år
3 år
Görs av barn- och utbildningskontoret.
10 år
10 år
Görs på barn- och utbildningskontoret
Inventarieförteckning
Vid inaktualitet
Investeringar
10 år
Hantera interkommunal ersättning och bidrag till fristående verksamheter samt samverkan
Förteckningar eller register över de
elever som hör hemma i kommunen
men går i skolan i en annan kommun.
Förteckningar/register över elever som 5 år efter eleven avslutat sin skolgång
undervisas i skolor under
bildningsnämnden, men hör hemma i
en annan kommun.
Rapporter om elevs skolgång i annan
kommun.
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Bevaras
Sammanställning av
inventarieförteckning skickas årligen till
KSK/ekonomi
På respektive enhet.
På respektive enhet.
Bevaras
Uppgift om skolkommun bör finnas i
registret
Elevkort och betygskataloger bör
bevaras
2 år
Ansökan/önskemål om utbildningsplats
från annan kommun
Yttrande över ansökan om mottagande
av barn i annan kommun
Bevaras
Bevaras
4
Under förutsättning att betalning
erlagts och ansvarsfrihet för året
beviljats.
Barn- och utbildningskontoret
Tjänsteman på barn- och
utbildningskontoret på delegation från
nämnden. Skollagen 10 kap 25 §
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Beslut om mottagande av elev från
annan kommun, som med hänsyn till
sina personliga förhållanden har
särskilda skäl
Bevaras
Beslut av tjänsteman på barn- och
utbildningskontoret på delegation från
nämnden. Skollagen 10 kap 25 §
Beslut om mottagande av elev från
annan kommun enligt det fria skolvalet
2 år
Övriga handlingar rörande debitering
och kontroll av interkommunal
ersättning.
Bevaras
Beslut av rektor på delegation från
nämnden. Skollagen 10 kap 27 §
Under förutsättning att betalning
erlagts och ansvarsfrihet för året
beviljats. Handlingar i tvisteärenden
förvaras särskilt och kan gallras 2 år
efter ärendets slutliga avgörande.
Generella samverkansavtal om
utbildning och samverkan
Avtal, beslut och överenskommelser
Efter avslutad utbildning.
rörande enskild elev om interkommunal
ersättning/debitering för studier i annan
kommun eller hos fristående
huvudman.
Bevaras
Avser t.ex. NIU- avtal
Information om interkommunal
ersättning
Tidfrist före eventuell gallring
Under förutsättning att betalning
erlagts och ansvarsfrihet för året
beviljats. Handlingar i tvisteärenden
förvaras särskilt och kan gallras 2 år
efter ärendets slutliga avgörande.
Vid inaktualitet
Hantera statsbidrag
Ansökan om statsbidrag och beslut
Rekvisition av statsbidrag
Hantera utdelning av premier och stipendier
Beslut som ligger till grund för premier
och stipendier
Redovisning av stipendiefördelning
Skolverksamheternas egna premier
Hantera tilläggsbelopp
Underlag för beslut om tilläggsbelopp
Beslut om tilläggsbelopp
Hantera remisser
Remisser
Inkommen remiss, besvarad
Bevaras
Bevaras
Inklusive bilagor och beslut
Bevaras
Beslutas av nämnden
Bevaras
Bevaras
Redovisas till nämnden
Bevaras
Bevaras
T.ex. i form av åtgärdsprogram
Delegationsbeslut
Bevaras
5
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Remissvar
Inkommen remiss, obesvarad
Hantera klagomål, anmälningar, överklaganden
Synpunkter och klagomål
Klagomål, synpunkter, beröm
Svar på klagomål, synpunkter, beröm
Sammanställning till nämnd av
synpunkter samt svar på synpunkter.
Anmälningar, överklaganden
Anmälan till polisen
Anmälan till socialtjänsten
Överklagande och begäran av
omprövning
Föreläggande om yttrande
Yttranden
Yttranden från motpart
Kallelse till förhandling
Dom
Stämningsansökan
Föreläggande upprättade av oss
Tidfrist före eventuell gallring
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Bevaras
Vid inaktualitet
2 år
2 år
Bevaras
Sammanställning redovisas till nämnd
två gånger per år.
Bevaras
Bevaras
Bevaras
På respektive enhet.
På respektive enhet.
T.ex. beslut som går att överklaga
enligt skollagen kap 8, kommunallagen
kap 10. Diarieförs tillsammans med de
beslut och handlingar som finns i
samma ärende.
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Förelägganden från annan myndighet
T.ex. svar till skolinspektionen, barnoch elevombudet eller motsvarande å
nämndens vägar. Enheters yttranden
skickas till barn- och
utbildningskontoret som skickar in
svaren.
T.ex. i samband med överklaganden
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Hantera avtal, upphandling och inköp
6
T.ex. förelägganden vid tillsyn eller om
vite
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Avtal, kortfristiga och/eller för löpande
drift
2 år
Avtal, långfristiga
Enkel upphandling
Offerter
Beställningar/inköp
Spontanofferter och
leverantörsinformation
Hantera personal
Anställa och administrera anställning
Annonser utlysta tjänster
Ansökningshandlingar, ej erhållen
tjänst
Ansökningshandlingar, erhållen tjänst
Anteckningar förda under intervju
Behovsanalys med kravspecifikation
Förteckning över sökande till tjänst
Spontana tjänsteansökningar
Tidsbegränsad anställning med stöd av
skollagen
Utdrag ur polistens belastningsregister
VFU-studenter, lista
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
T.ex. leasing av kopiatorer, städavtal,
skoskjuts, hreskontrakt, måltid. Gallras
2 år efter avtalstidens utgång. På
respektive enhet.
Bevaras
Bevaras
Bevaras
På respektive enhet.
På respektive enhet.
På respektive enhet.
Underlag på respektive enhet
Bevaras
Ingår i tjänstetillsättningsärende
Bevaras
Bevaras i personalakt
Bevaras
Bevaras
Ingår i tjänstetillsättningsärende
Ingår i tjänstetillsättningsärende
På respektive enhet.
2 år
Vid inaktualitet
2 år
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Bevaras
Vid inaktualitet
Obligatoriskt enligt skollagen 2:31.
Original ska återlämnas på begäran.
Barn- och utbildningskontoret
Vid inaktualitet
Avsluta anställning
Avsked, ansökningar
Förhandlingsprotokoll, uppsägningar
Uppsägningar, besked
Bevaras
Bevaras
Bevaras
7
Bevaras i personalakt.
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Arbetsgivarintyg
Disciplinärenden
Friskvårdsbidrag
2 år
Nyckel- och kortkvittenser
Vid inaktualitet
Personalregisterlistor
Sekretessöverenskommelse
Semesterlistor
Tjänstgöringsbetyg
Tjänstgöringsintyg
Vid inaktualitet
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Administrera personal
Bevaras
2 år
Ansökan med originalkvitto skickas till
löneenheten
Gallras när nyckel är återlämnats. På
respektive enhet.
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras i personalakt
På respektive enhet.
Bevaras i personalakt
Bevaras i personalakt
Bevaras
På respektive enhet
Bevaras
Bevaras
Bevaras i personalakt efter att ärendet
avslutats.
Bevaras i personalakt.
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras i personalakt.
Bevaras i personalakt.
Bevaras i personalakt.
Bevaras
Bevaras i personalakt.
Bevaras
Bevaras i personalakt.
Vid inaktualitet
Hantera praktikplatser
Praktikplatsers innehåll och utformning
Hantera rehabilitering och omplaceringar
Anmälan om arbetsskada
Arbetsanpassning, dokumentation av
behov och åtgärder
Arbetsförmågebedömningar
Arbetsträning, dokumenation av
Beslut från försäkringskassan om
sjukpenning
Beslut från försäkringskassan om
rehabiliteringsersättning
Beslut från försäkringskassan rörande
sjukersättning
Försäkringskassans förfrågan om
2 år
anställds inkomst och årsarbetstid
Omplacering
Rehabiliteringsplan
Rehabiliteringsutredningar
Rehabiliteringsärenden
Personalavdelningen
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
8
Bevaras i personalakt.
Bevaras i personalakt.
Bevaras i personalakt.
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Rehabiliteringsmöten, protokoll
Sjukanmälan och friskanmälan
Hantera arbetsmiljöuppgifterna
Elevtillbud, olycksfall,
incidentrapport/arbetsskada
Arbetsmiljöplan
Arbetsmiljöutredning
Risk, tillbud och skadehantering
Riskbedömningar, systematiskt
arbetsmiljöarbete
Hantera samverkan
Kallelse och dagordningar samverkan
Protokoll från förhandlingar enligt
medbestämmandelagen (MBL)
Protokoll lokal samverkansgrupp
Protokoll med bilagor, central
samverkan
Hantera löner och frånvaro
Ledighetsansökan
Läkarintyg vid tjänstledighet, VAB och
sjukdom
Reseräkningar
Tidsrapportering
Tjänstgöringsrapporter timanställda
Tjänstgöringsrapporter, lärare och
övriga
Pedagogiskt matavtal
Utbilda och utveckla personal
Behörighetsgivande utbildning, bevis
Utvecklingsplan, individuell
Kursinbjudningar
Tidfrist före eventuell gallring
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Bevaras
Bevaras i personalakt.
2 år
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
På respektive enhet
På respektive enhet
Bevaras
Kan gallras efter 2 år om de fungerar
som register till protokoll. Gäller både
lokal och central samverkan.
Bevaras
2 år
Bevaras
2 år
Vid inaktualitet
2 år
2 år
2 år
Vid inaktualitet
Kopia till lönekontoret. Diarieförs om
diagnos ingår, hanteras enligt
sekretess OSL 39:2.
Hanteras av löneenheten
På respektive enhet.
Hanteras av löneenheten
Hanteras av löneenheten
Vid inaktualitet
Original till löneenheten.
Bevaras
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
9
Bevaras i personalakt
På respektive enhet
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Utvecklingssamtal, anteckningar
Utvecklingsinsatser
Personuppgiftsbehandling
Anmälan av behandling av
personuppgifter till
personuppgiftsombudet
Anmälan av personuppgiftsombud
Förordnande och inrättande av
personuppgiftsombud
Registerförteckning
Handlingar rörande samtycken enligt
personuppgiftslagen
Tidfrist före eventuell gallring
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Vid inaktualitet
2 år
Anmärkning
Efter att nytt samtal dokumenterats.
Bevaras
PUL-ombudet är extern konsult,
gemensam för kommunens nämnder
Bevaras
Bevaras
Nämndbeslut
Bevaras
Upprättas och diarieförs på respektive
enhet.
Bevaras på respektive enhet.
Samtycken bör vara tidsbegränsade
och gallras tidigast efter att eleven
avslutat sin skolgång.
Vid inaktualitet
Hantera allmänna handlingar
Arkivförteckning
Arkivbeskrivning
Beslut att inte lämna ut allmän handling
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Diarieförda handlingar
Diarium - diarieförteckning
Dokumenthanteringsplan
Leveransreversal
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Egenproducerad information och
trycksaker
Fotografier som samlas i syfte att
belysa den egna verksamheten
Fotografier som inte samlas i syfte att
belysa den egna verskamheten
Korrespondens, rutinmässig
Skolkatalog/fotokatalog
Bevaras
Delegationsbeslut till vissa funktioner
inom förvaltningen
Bevaras med arkivförteckning
Hantera information
Bevaras
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Bevaras
10
Ett original bevaras på respektive
enhet.
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Temporär information till
elever/vårdnadshavare
Vid inaktualitet
T.ex. veckobrev.
Hyreskontrakt
2 år
2 år efter kontraktets utgång
Licenser
Lista över aktuella program
Systemdokumentation
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Lokalsamordning
Hantera IT-stöd
Hantera fysisk arbetsmiljö och säkerhet
Allergirondsprotokoll
Bevaras
Vid inaktualitet
Brandlista
Vid inaktualitet
Egenkontroll miljö
Vid inaktualitet
Lekplatsöversyn
Vid inaktualitet
Livsmedelshantering (cafeteria)
Vid inaktualitet
Miljötillsyn (inomhus)
Vid inaktualitet
OVK-protokoll
Vid inaktualitet
Skyddsrondsprotokoll
Vid inaktualitet
Skadegörelse, inbrott, stöld
Vid inaktualitet
Bevaras på enheten. Gallras när ny
dh
fö t
Närvarolista
På respektive enhet. Gallras när ny
ti k
På respektive
enhet. Gallras när ny
ti k
På respektive
enhet. Gallras när ny
t
i
k
På respektive enhet. Gallras när ny
ti k
På respektive
enhet. Gallras när ny
t
i
k
På respektive enhet. Gallras när ny
När det rör polisanmälningar. Ej
rörande enskild individ.
Tillbudsrapportering
Översyn lokaler
Bevaras
Gymnastiksalar, NO-salar, slöjdsalar.
Vid inaktualitet
Hantera barn i förskola och annan pedagogisk verksamhet
Dokumentera verksamheten
Adressregister
Vid inaktualitet
Köstatistik, beläggningsstatistik
Förteckningar över barn i respektive
förskola eller annan pedagogisk
verksamhet
Förteckningar över förskolor eller
annan pedagogisk verksamhet
11
Bevaras
Bevaras
Barn i förskola eller annan pedagogisk
verksamhet
I Extens
I Extens
Bevaras
I Extens
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Handlägga ärenden om enskilda barn
Uppgifter till förskolechef om att ett
barn är i behov av särskilt stöd
Dokumentation av bedömning när det
gäller särskilda stödinsatser
Beslut om utformning av särskilda
stödinsatser
Pedagogisk kartläggning
Social kartläggning
Utvecklingsprogram
Utreda och vidta åtgärder vid
kränkande behandling
Hantera placering av barn
Ansökan om plats i
Vid inaktualitet
förskoleverksamhet, pedagogisk
omsorg, omsorg på obekväm arbetstid
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Bevaras
Skollag kap 8:9. På respektive enhet
Bevaras
På respektive enhet
Bevaras
På respektive enhet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
På respektive enhet
Diarieförs på skolkontoret
På respektive avdelning
På respektive enhet
På skolkontoret
Ansöka om plats i förskoleverksamhet, Vid inaktualitet
skyddad identitet och skyddade
adressuppgifter
Kölistor
Vid inaktualitet
Skolkontoret / inlåst
Beslut om erbjudande av förskola på
grund av barnets behov av särskilt stöd
Bevaras
När ny lista upprättats. Köstatistik bör
bevaras.
När svar kommit in.
Originalet till vårdnadshavare. Beslut
registreras i Winess, av skolkontoret
Skolkontoret, skollagen kap 8, §7
Beslut om erbjudande av förskola på
grund av familjens situation
Bevaras
Skolkontoret, skollagen kap 8, §5
Beslut om förtur i förskola på grund av
barnets behov av särskilt stöd
Bevars
Skolkontoret, skollagen kap 8, §14
Placeringsmeddelanden
Beslut om avstängning
Vid inaktualitet
Bevaras
12
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Ansökan/Beslut om utökad vistelsetid
Bevaras
Beslut om placering i verksamhet för
omsorg på obekväm arbetstid
Platserbjudande
Bevaras
Beslut tas av förskolechef på
respektive enhet, skollagen kap 8, §5
Beslut tas av förskolechef
Avtal
Vistelsetidsavtal som utgör
debiteringsunderlag
Ansökan om omplacering
Tidfrist före eventuell gallring
Vid inaktualitet
2 år efter avslutad placering
2 år efter inaktualitet
Tidigast 1 år efter ny placering eller när
placering upp-hört.
2 år efter inkomståret
3 år efter inkomståret
Inkomstförfrågan
Handlingar i ärenden om nedsättning
av förskoleavgift
Barnkort
Vid inaktualitet
Rapporter om barnens närvaro vid
2 år
förskola (motsv.)
Uppsägning av plats
2 år
Hantera ärende om vårdnadsbidrag
Vårdnadsbidrag
Ansökan och beslut
10 år
Hantera elever i grundskola, grundsärskola och förskoleklass
Dokumentera verksamheten
Elevens val
Elev- och lärarförteckning för lov- och
sommarskola
Adress och kontaktuppgifter till
elev/vårdnadshavare
Elevregister
När barnet registrerats vid förskolan
(motsv.)
På respektive enhet
Övriga vistelsetidsavtal kan gallras när
avtalet upphört att gälla.
Dock senast när barnet fyllt 13 år
Gallras 2 år efter uppsägningsdatum.
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
13
Beslut om vilket utbud enheten
erbjuder eleverna.
Skolkontoret sammanställer.
Kan gallras när uppgifterna är
registrerade i Extens.
Extens. Personuppgifter om samtliga
elever som deltagit i undervisningen
bör bevaras tillsammans med uppgifter
b t d l
ö d l
k l å
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Klasslista/grupplista
Bevaras
Slutgiltiga med dokumenterade
förändringar under året. Bör innehålla
uppgifter om skola, läsår,
klassbeteckning, lärare, elevnamn,
personnummer och adress. Övriga
förteckningar och listor över elever som
utgör hjälpmedel i det löpande arbetet
kan gallras vid in aktualitet
Korrespondens med väsentligt innehåll
för elev eller skola
Lokal pedagogisk planering (LPP)
Vid inaktualitet
Läromedel
Bevaras
Bevaras
Egenproducerade läromedel för allmän
användning. Exempelvis kompendier,
foton, diabilder, videoinspelningar eller
multimediapresentationer producerad
på skolan för att användas i
undervisningen. Rutin för insamling
upprättas på respektive enhet.
Läromedelsförteckning
Bevaras
Bevaras
Upprättas av respektive enhet,
förslagsvis av ämnesansvarig.
Extens. Kan vara av värde att förvara
tills eleven gått ut gymnasiet.
Projektbeskrivning och slutresultat.
Bevaras
Barn och utbildningskontoret
Bevaras
Dokumentationskrav Skollag 3 kap 623 §§
Underlag för närvaro/frånvaro
Tidfrist före eventuell gallring
Vid inaktualitet
Projekt på uppdrag av
myndighet/förvaltningschef
Register handledare
verksamhetsförlagd utbildning (VFU)
Övervägande/beslut om lämplig åtgärd
vid upprepade och allvarliga förseelser
14
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Information på sociala medier
Meddelanden och information av
tillfällig betydelse från rektorsområde
eller skola
Skolkatalog
Slutligt schema för varje läsår och
skolenhet
Handlingar angående studieresor,
skolresor, lägerskolor, friluftsdagar,
kulturella aktiviteter och utflykter
Meddelanden och information av
tillfällig betydelse från myndigheter,
andra rektorsområden, skolor
Statistik till andra myndighter
Rapporter ur verksamhetssytem av
tillfällig betydelse
Hantera ansökningar och val rörande elever
Ansökan och beslut om ledighet
Ansökan och beslut rörande
tilläggsbelopp
Ansökan om språkval
Ansökan till förskoleklass
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Bevaras
T.ex. twitter, facebook, bloggar,
youtube. Inlägg som innehåller
sekretessbelagd information före inte
förekomma på sociala medier. Om ett
inlägg innehåller sekretessbelagda
uppgifter ska det diarieföras och
plockas bort. För att dokumentera
själva mediet bör ansvarig, minst en
gång per kvartal eller vid en större
förändring, bevara en ögonblicksbild
genom att t.ex. ta en skärmdump.
Vid inaktualitet
Dock senast efter 2 år.
Bevaras
Bevaras
GPUntis/Extens
Bevaras
Gallras efter avslutad skolgång + 3 år.
Barn och utbildningskontoret.
Bevaras
Extens
Elevakten
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
2 år
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
15
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Avtal och överenskommelser med
Vid inaktualitet
elever om t.ex. skåpnyckel och datorer
Elevens val/profil
Närvaro/frånvaro
Svenska som andraspråk - Ansökan
och beslut
Val av skola
Val av skola, skyddad identitet och
skyddade adressuppgifter
Rekvisitioner av elevhandlingar
Hantera modersmålsundervisning
Ansökan rörande enskild elev
Förteckning över elever
Anmärkning
Gallras när skåpnyckeln/datorn
återlämnats, senast när eleven slutar
skolan.
T.ex. val av moderna språk (även
SVA), slöjd
Hypernet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Gallras efter läsårets slut
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Skolvalsblanketter
Särskild rutin
Vid inaktualitet
Dock senast vid början av nästa läsår.
Vid inaktualitet
Bevaras
Organisationsbeskrivning per år
Handlägga ärenden om enskilda elever
Handlägga ärenden om enskilda elever
Anmälan till rektor när en elev riskerar
att inte nå målen
Ansökan och beslut om byte av
skolform
Ansökan och beslut om särskild
undervisning
Ansökan och uppsägning
Lista med namn och personnummer
med samtliga som gått i klassen
tillsammans med uppgift om aktuellt
språk under läsåret.
Bevaras
Bevaras
Diarieförs.
Bevaras
Beslut av rektor på delegation från
nämnden.
T.ex. beslut om särskild undervisning i
hemmet eller på annan lämplig plats
vid elevs längre tids sjukdom eller
liknande skäl enligt skollagen 24 kap
23-24 §§ Fullgöra skolplikten på annat
sätt
Bevaras
Ansökan och beslut om särskilda
utbildningsinsatser
Beslut om anpassad studiegång
Beslut om enskild undervisning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
16
Skollagen 3 kap 12 §
Skollagen 3 kap 11 §
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Beslut om särskild undervisningsgrupp
Bevaras
Skollagen 3 kap 11 §
Beslut om uppskjuten, förlängd eller
upphörande av skolplikt
Bevaras
Beslut om rätt att slutföra skolgången
efter skolpliktens upphörande för elev i
kommunal skola i Håbo kommun
Beslut om rätt att slutföra skolgången
efter skolpliktens upphörande för
interkommunal elev eller för elev i
fristående skola
Bevaras
Beslut av rektor på delegation från
nämnden. Skollagen 7 kap 10 §, 13 §,
14 § SL
Beslut av rektor på delegation från
nämnden. Skollagen 7 kap 14 § SL
Bevaras
Beslut av förvaltningschef på
delegation från nämnden. Skollagen 7
kap 15 och 16 §§
Intyg om anpassad studiegång
Logopedutlåtande
Bevaras
Bevaras
Åtföljer slutbetyget.
Original
Kränkande behandling – anmälan till
rektor, rektors utredning samt vidtagna
åtgärder
Bevaras
Diarieförs på enheten och anmäls till
huvudmannen via etablerad rutin.
Skollagen 6 kap 10 § och
diskrimineringslagen.
Mötesanteckningar från möte kring
enskild elev
Pedagogisk dokumentation
Beslut om att frångå
elevens/vårdnadshavarens önskemål
om en viss skola vid betydande
organisatoriska och ekonomiska
svårigheter för kommunen och med
hänsyn till andra elevers trygghet och
studiero
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bör undertecknas och definiera
funktioner på deltagare.
Underlag för beslut.
Delegationsbeslut
Social kartläggning
Åtgärdsprogram
Beslut av rektor att upprätta eller inte
upprätta åtgärdsprogram
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Underlag för beslut.
Se särskild rutin.
Se särskild rutin.
Hantera undervisning
17
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Individuella utvecklingsplaner (IUP)
med omdömen
Dokumentera extra anpassning av
undervisning
Tidfrist före eventuell gallring
Bevaras
Hypernet
Bör bevaras tills eleven avslutat
utbildningen då underlaget kan
behövas i utredning om
åtgärdsprogram
Bevaras
Slutbetyg (årskurs 9) (kopia)
Bevaras
Betygskataloger i original och
betygssammanställningar med rektors
underskrift. Arkivbeständigt papper.
Elevernas avgångsbetyg med rektors
underskrift. Vidlägges betygskatalogen.
Vid inaktualitet
Bevaras
I de fall det ges i stället för slutbetyg.
Bevaras
Registreras i Extens
2 år
5 år
Bevaras
Bevaras
Sammanställning av resultat per läsår
av nationella prov i svenska och
svenska som andraspråk
Sammanställning av resultat per läsår
av övriga nationella prov
Anmärkning
Vid inaktualitet
Hantera prov, betyg och omdömen
Betygskataloger och
betygssammanställningar
Terminsbetyg (årskurs 6-9) (kopia)
Samlat betygsdokument
Anmälan till prövning med bilagda
handlingar
Resultat av prövning, med anteckning
om betyg
Betygssättning, underlag
Intyg om avgång från grundskolan
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
5 år
Lärarnas information, InfoMentor, etc.
Utfärdas om elev avgår utan slutbetyg.
Bör bevaras tillsammans med
betygskatalog.
Skrivs ut ur Extems
(ämnesprovsmodulen) av
skoladministratör på enheten. Bevaras
tillsammans med de nationella proven.
Skrivs ut ur Extens
(ämnesprovsmodulen) av
skoladministratör på enheten. Bevaras
tillsammans med de nationella proven.
18
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Nationella prov, individuella – svenska
och svenska som andraspråk
5 år
Nationella prov, individuella –
engelska, matematik och natur- och
samhällsorienterade ämnen
Prov
Vid inaktualitet
Bevaras
Proven är sekretesskyddade.
Skriftligt omdöme
Bevaras
Svar på diagnostiska prov t.ex DLS
Bevaras
Ansökan och beslut om skolskjuts som
blivit överklagade
Beslut om skolskjuts med anledning av
annan särskild omständighet
Kostnadsredovisningar avseende
skolskjutsning (ingår i kommunens
centralt förda räkenskaper)
Årsstatistik över skolsjutsverksamheten
Bevaras
Proven är sekretesskyddade.
Gallras efter att betyg/skriftliga
omdömen är satta.
Undertecknas av rektor och ges
tillsammans med slutbetyg för de
ämnen där betyg ej satts och vid betyg
F.
Skolskjutsar
Bevaras
T.ex. med anledning av bestående
funktionsnedsättning.
Bevaras
Ansökningar och beslut om skolskjuts
2 år
Elevförteckningar, scheman,
sammanställning buss-/skolkort och
övriga handlingar rörande
skolskjutsverksamheten
Vid inaktualitet
Kontakt med taxi/färdtjänst
1 år
Bevaras
Bevaras bland handlingar till
protokollen.
Ansökan är inaktuell när eleven fått
beslut.
Med undantag av fakturor. Under
förutsättning att vederbörlig kontroll
och redovisning skett
Bevaras
Kan tas ut med en viss periodicitet,
t.ex. vart tredje år. Elektroniskt uttag är
att föredra om omfattningen är stor.
Skolbibliotek
Beståndsregister
19
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Handlingar rörande samverkan, projekt
m.m.
Förteckning över nyinköpta böcker,
prenumerationer på tidskrifter m.m.
Avtal/förbindelse med låntagare om
2 år efter upphörd giltighet
lånekort
Register över låntagare
Vid inaktualitet
Uppgift om lån per elev
Vid inaktualitet
Statistik; låntagare antal in- och utlån,
antal lånade böcker, lån per bok etc.
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Hantera elevhälsa
Kurators dokumentation från
elevärenden på rektors uppdrag
Kurators dokumentation som inte
föranleder ytterligare åtgärd
Bevaras
Vid inaktualitet
Från spontanbesök, elev- och
föräldrakontakter. Minnesanteckningar
förs då elev tar egen kontakt med
kurator för samtal men gallras vid
inaktualitet.
Psykologjournal
Skolhälsovårdsjournal
Dokumentation från specialpedagog
Dokumentation från Lärarcoach
VITS ansökan
Kartläggning/utredning av enskild elev,
på rektors uppdrag, ska dokumenteras.
Åtgärder för enskild elev, t.ex. samtal
med kurator, på rektors uppdrag ska
dokumenteras. Dokumentationen ska
läggas i elevakten.
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
VITS underlag och beslut
EHT + (ägs av respektive skola)
Register/förteckningar över journaler
som överlämnats till annan huvudman
Bevaras
Bevaras
Bevaras
20
Arkiveras i kommunhuset
Arkiveras i kommunhuset
I skolhälsovårdsjournalen
Systematiskt på barn- och
elevhälsoenheten.
Originalet samlas i skolhälsovårdens
journal
I skolhälsovårdsjournalen
Förvaras i elevakten på skolan
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Studie- och yrkesvägledning
Ansökan och omval till gymnasieskolan- Vid inaktualitet
ansökan-kvittens
Kodnyckel elevkoder för inloggning i
Vid inaktualitet
intagningssystemet
Placeringsmeddelande gällande
praktisk arbetslivsorientering (PRAO)
Register över arbetsgivare
Vid inaktualitet
Handlingar angående PRAO
Vid inaktualitet
Korrespondens med väsentligt innehåll
för elev eller skola
Närvarolistor
Schema per barn
Statistik över beläggning
Hantera placering av barn
Ansökan om fritidshem
Beslut om placering
Inkomstuppgift
Uppsägning av plats
Önskemål om överflyttning
Hantera fristående verksamheter
Hantera beslut, tillsyn och ersättningar
Anmärkning
Efter att antagningen är avslutad.
Efter att antagningen är avslutad.
Bevaras
Under förutsättning att anteckning om
genomförd PRAO görs i Extens.
Hantera elever i fritidshem
Dokumentera verksamheten
Beslut om utökad vistelsetid
Dokumentation över läsårets aktiviteter
utöver ordinarie schema
Klasslista/grupplista
Placeringslistor
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Bevaras
Bevaras
Upprättas på respektive enhet, t.ex.
friluftsdagar, kulturella aktiviteter,
utflykter, lägerskolor, studieresor.
Bevaras
Vid inaktualitet
Som underlag till ekonomiska
redovisningar och avstämning för avtal
Bevaras
2 år
Vid inaktualitet
Bevaras
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
2 år
2 år
Vid inaktualitet
Gallras 2 år efter uppsägningsdatum.
Gallras 2 år efter uppsägningsdatum.
Gallras 2 år efter uppsägningsdatum.
Gallras 2 år efter uppsägningsdatum.
21
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Beslut om ersättning till fristående
verksamheter
Godkännande av fristående
verksamheter
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Bevaras
Tillsyn och uppföljning
Handlägga ärenden om enskilda elever
Skolpliktsanmälan
Hantera ansökningar till gymnasieskola, gymnasiesärskola, särvux, KOMVUX och SFI
Ansökningshandlingar till särskild
utbildning för vuxna (Särvux)
Ansökningshandlingar till
Efter avslutad utbildning
vuxenutbildning (KOMVUX) och
svenska för invandrare (SFI)
Ansökningshandlingar till
gymnasiesärskolan (Gysär)
Ansökan och beslut om antagning till
Kämpe
Ansökningshandlingar till
Vid inaktualitet
gymnasieskolan - antagna elever
Ansökningshandlingar till
1 år efter avslutad reservantagning
gymnasieskolan- ej antagna elever
Yttrande/beslut och övriga handlingar 5 år efter avslutat utbildning
avseende sökande till utbildning i
annan kommun
Yttrande/beslut och övriga handlingar 5 år efter avslutat utbildning
avseende sökande från annan
kommun till utbildning i Håbo kommun
22
Bevaras
Skolnämnden gör ett yttrande till
Skolinspektionen gällande grundskolor.
Skolnämnden beslutar om tillstånd
gällande förskolor, pedagogisk omsorg.
Bevaras
Barn- och utbildningskontoret
genomför tillsyn på förskola,
pedagogisk omsorg och fritidshem.
Bevaras
Sker från fristående grundskolor till
skolkontoret
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Avser även underlag, Gallras tidigast
efter att eleven avslutat sin utbildning
Under förutsättning att interkommunal
debitering är utförd.
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Antagningslistor
Vid inaktualitet
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Efter avslutad reservantagning
Antagningsstatistik, egenproducerat
Bevaras
Beslut och underlag vid bedömning om
en elev tillhör gymnasiesärskolans
målgrupp och beslut om behovsgrupp
för elev vid gymnasiesärskolan
Bevaras
Beslut och underlag vid bedömning av
behovsgrupp för elev vid
gymnasiesärskolan
Ansökan till idrottsklass
Vid inaktualitet
Bevaras
Ansökan till boendet Kämpe
Hantera elever i gymnasieskola, gymnasiesärskola, särvux, KOMVUX och SFI
Dokumentera verksamheten
Lokalt producerade läromedel
Läromedelsförteckning
Korrespondens mellan
elev/vårdnadshavare/annan med
uppgifter väsentliga för eleven eller
skolan
Adress och kontaktuppgifter till
elev/vårdnadshavare
Klasslista
Anmärkning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Lokalt utarbetade betygskriterier
Kursplaner, arbetsplaner timplaner,
lokala
Bevaras
Bevaras
23
Dokumentet fungerar som ett beslut
Korrepondes av ringa betydelse kan
gallras
Kan gallras när uppgifterna är
registrerade i Extens.
Slutgiltiga med dokumenterade
förändringar under året. Bör innehålla
uppgifter om skola, läsår,
klassbeteckning, lärare, elevnamn,
personnummer och adress. Övriga
förteckningar och listor över elever som
utgör hjälpmedel i det löpande arbetet
kan gallras vid in aktualitet
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Information om utbud av valbara kurser
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Bevaras
Ett exemplar av skolans broschyr eller
motsvarande som presenterar kurser
och ämnen per läsår bör bevaras.
Handlingar rörande friluftsdagar och
utflykter
Schema- lärar, kurs
Grupplistor, kurslistor
Slutgiltigt klasschema
Handlingar rörande studieresor,
skolresor och lägerskolor
Statistik och rapporter till andra
myndigheter
Kursutvärderingar
Elevregister
Vid inaktualitet
Övriga register och förteckningar över
elever som upprättas som hjälpmedel
för intern kontroll och redovisning
Övriga handlingar av rutinkaraktär
rörande elever och undervisning
3 år
T.ex. för debitering av interkommunala
avgifter
Vid inaktualitet
D.v.s. underlag för planering,
redovisning och kontroll av verksamhet
Handlägga ärenden om enskilda elever
Byte av program/ kurs
Handlingar rörande ledighet, sjukdom
eller annan frånvaro/närvaro
Ansökan om avgång/studieuppehåll
Beslut om utskrivning av elev
3 år
Vid inaktualitet
Bevaras
Vid inaktualitet
2 år
Vid inaktualitet
Bevaras
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
EXTENS: Personuppgifter om samtliga
elever som deltagit i undervisningen
bör bevaras tillsammans med uppgifter
av betydelse rörande elevens skolgång
Förs in i EXTENS. Vid hög frånvaro
kan det vara av intresse att spara
underlag tills eleven avslutat
utbildningen.
Vid inaktualitet
Bevaras
24
Förs in i EXTENS
T.ex. vid hög frånvaro
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Ansökan om ändrad studieplan
Vid inaktualitet
Anmälan till rektor
Ansökan LOGOS diagnostisering
Ansökan om matersättning
Anmälan om specialkost
Varning för indraget studiebidrag, CSN
Anmärkning
Förs in i EXTENS. Specialanpassning
av program t.ex. reducering ska även
dokumenteras i åtgärdsprogram.
Bevaras
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Studie IT kontrakt
Vid inaktualitet
Elevkontrakt FC
Vid inaktualitet
Disciplinära åtgärder, handlingar
rörande avstängning/förvisning av elev,
varning etc.
Övrigt underlag för elevregistrering
Vid inaktualitet
Handlingar rörande samtycke enligt
PUL
Ansökan och beslut om SFI-bonus
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Bevaras
När eleven avslutat sin skolgång kan
handlingarna gallras.
Vid inaktualitet
Efter avslutat utbildning
Bilagor: betyg, beslut från
migrationsverket samt personbevis
Åtgärdsprogram
Ansökan om förlängd studietid,
reducerat program eller övrig
specialutformning av program för
enskild elev.
Bevaras
Bevaras
Ansökan och beslut om särskild
undervisning
Ansökan och beslut om särskilda
utbildningsinsatser
Beslut om anpassad studiegång
Beslut om enskild undervisning
Beslut om särskild undervisningsgrupp
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
25
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Löpande handlingar och arbetsmaterial Vid inaktualitet
rörande stöd och specialundervisning
Utredning/kartläggning av enskild elev
Bevaras
Underlag/kartläggning från tidigare
utbildningsanordnare
Insatsplan
Läkarintyg
Bevaras
Handlingar från annan myndighet
Överenskommelse om studiegång
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Besvaras
Avtal/ansökan om tilläggsbelopp för
elev som studerar i Håbo kommun
Bevaras
26
Anmärkning
Under förutsättning att annan
förteckning över elever som omfattas
av undervisningen bevaras.
T.ex. läs och skrivsvårigheter,
psykologisk, social eller pedagogisk
utredning
Då det gäller kroniska besvär gallras
efter avslutad skolgång.
T.ex. försäkringskassan
Särskild överenskommelse för enskild
elev vid vuxenutbildning
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Hantera prövning
Ansökning till prövning med bilagda
handlingar
Anmälningar till respektive lärare och
medbedömare om prövning
Handlingar rörande avgifter för
prövning, ansökan om befrielse m.m.
Övriga handlingar rörande prövning
Meddelande om genomförd prövning
Prövningsblankett
Egenproducerat prövningsmaterial
Hantera modersmålsundervisning
Ansökan rörande enskild elev
Förteckning över elever
När prövning är slutförd
När prövning är slutförd
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
T.ex. rutinkorrespondens
När uppgiften är dokumenterad
Vid inaktualitet
Bevaras
Organisationsbeskrivning per år
Förs in i EXTENS
Lista med namn och personnummer
med samtliga som gått i klassen
tillsammans med uppgift om aktuellt
språk under läsåret.
Bevaras
Hantera undervisning
Handlingar rörande elevers
specialarbeten och projekt
Uppsatser och elevlösningar på
skriftliga tester och prov
Språktester i svenska för invandrare
Skriftlig betygsvarning
Individuella studieplaner
När eleven avslutat utbildningen
Vid inaktualitet
När eleven avslutat utbildningen
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Dokumentation av extra anpassning av Vid inaktualitet
undervisning
Under förutsättning att anteckning
gjorts i betygskatalog.
Gallras när betyg är satt och tiden för
omprövning av betyg löpt ut. Vad gäller
nationella prov, se ovan.
Då eleven avslutat utbildningen.
Innehåller uppgifter om studieväg,
kursval, fullständigt eller utökat
program.
Bör bevaras tills eleven avslutat
utbildningen då underlaget kan
behövas i utredning om
åtgärdsprogram.
27
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Utvecklingssamtal, anteckningar från
Vid inaktualitet
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Förutsatt att uppgifter för uppföljning
dokumenterats i t.ex. åtgärdsprogram
Hantera prov, betyg och omdömen
Betygskataloger i original t.o.m. 1996
Bevaras
Betygskataloger fr.o.m. 1997
Bevaras
Slutbetyg /avgångsbetyg,
examensbevis, studiebevis eller samlat
betygsdokument
Resultat av prövning med anteckning
om givet betyg
Nationella prov i svenska och svenska
som andraspråk, elevlösningar
samtliga delar
Sammanställning över resultat i
nationella prov i svenska och svenska
som andraspråk
Nationella prov, elevlösningar i
samtliga ämnen utom svenska
Sammanställningar av resultat från
nationella prov utom svenska
Ämnesutlåtande
Omdömessammanställning
Ändring/rättelse av betyg
Önskemål om utskrift av betyg/intyg
Skriftliga bedömningar/intyg
Bevaras
Kodplaner och övriga förklararingar
rörande betygsuppgifter
Kurs/ämnesutlåtande
Anmärkning
Bifoga förklaring av eventuella
förkortningar och sifferkoder
Bifoga förklaring av eventuella
förkortningar och sifferkoder. Sparas
årsvis efter klass.
Hanteras som betygskatalog
Bevaras
Bevaras
Bevaras
5 år
5 år
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Bevaras
Hanteras som betygskatalog
Bevaras
Om skriftliga bedömningar ges istället
för slutbetyg
Vid inaktualitet
Bevaras
Vid inaktualitet
Skolskjutsar
28
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Ansökan och beslut om skolskjuts som
blivit överklagade
Beslut om skolskjuts med anledning av
annan särskild omständighet
Kostnadsredovisningar avseende
skolskjutsning (ingår i kommunens
centralt förda räkenskaper)
Årsstatistik över skolsjutsverksamheten
Kontakt med taxi/färdtjänst
Hantera inackorderingstillägg (bidrag) och reseersättning
Ansökningar och beslut om
inackorderingstillägg
Förteckning utbetalade
inackorderingstillägg
Ansökningar och beslut om
reseersättning
Information om inackorderingsbidrag
och reseersättning
Lista- elever berättigade SL-kort
Förlustanmälan skolkort
Anmärkning
Bevaras
Bevaras
T.ex. med anledning av bestående
funktionsnedsättning.
Bevaras
Bevaras
Ansökningar och beslut om skolskjuts
Elevförteckningar, scheman,
sammanställning buss-/skolkort och
övriga handlingar rörande
skolskjutsverksamheten
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
2 år
Vid inaktualitet
1 år
5 år efter att eleven avslutat sin
skolgång
Efter avslutad utbildning
Efter avslutad utbildning
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
29
Bevaras bland handlingar till
protokollen.
Ansökan är inaktuell när eleven fått
beslut.
Med undantag av fakturor. Under
förutsättning att vederbörlig kontroll
och redovisning skett
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Bevaras
Kartläggning/utredning av enskild elev,
på rektors uppdrag, ska dokumenteras.
Åtgärder för enskild elev, t.ex. samtal
med kurator, på rektors uppdrag ska
dokumenteras. Dokumentationen ska
läggas i elevakten.
Hantera elevhälsa
Kurators dokumentation från
elevärenden på rektors uppdrag
Kurators dokumentation som inte
föranleder ytterligare åtgärd
Vid inaktualitet
Från spontanbesök, elev- och
föräldrakontakter. Minnesanteckningar
förs då elev tar egen kontakt med
kurator för samtal men gallras vid
inaktualitet.
Psykologjournal
Skolhälsovårdsjournal
Dokumentation från specialpedagog
Dokumentation från Lärarcoach
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
VITS ansökan
Vid inaktualitet
VITS underlag och beslut
EHT + (ägs av respektive skola)
Register/förteckningar över journaler
som överlämnats till annan huvudman
Studie- och yrkesvägledning
Remisser till arbetsförmedlingen
Vid inaktualitet
Ansökan och omval till gymnasieskolanansökan-kvittens
Vid inaktualitet
Kodnyckel elevkoder för inloggning i
intagningssystemet
Vid inaktualitet
Placeringsmeddelande gällande
praktisk arbetslivsorientering (PRAO)
APL
Register över arbetsgivare
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Arkiveras i kommunhuset
Arkiveras i kommunhuset
I skolhälsovårdsjournalen
Systematiskt på barn- och
elevhälsoenheten.
Originalet samlas i skolhälsovårdens
journal
I skolhälsovårdsjournalen
Förvaras i elevakten på skolan
Avser elever vid gymnasiesärskolan
Efter att antagningen är avslutad.
Efter att antagningen är avslutad.
Bevaras
30
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Handlingar angående PRAO/APL
Under förutsättning att anteckning om
genomförd PRAO /APL görs i Extens.
Vid inaktualitet
Det kommunala uppföljningsansvaret/Informationsansvaret
Protokoll från möten där undervisning
eller elevvård behandlats
Elevregister
Intyg/betyg
Individuella elevplaner, avtal och
överenskommelser
Förteckning över ungdomar som
omfattas av uppföljningsansvaret
Personakter över ungdomar i den
uppföljande verksamheten
Handlingar ang. anvisning och
antagande av ungdomsplats
Statistik över ungdomsplatser m.m.
som lämnas till SCB
Rapporter/redovisning från
arbetsgivare
Övriga handlingar som tjänat som
underlag för registrering och
redovisning av den uppföljande
verksamheten
Anmärkning
Bevaras
Bevaras
(Förteckning eller sammanställning
över samtliga elever som omfattas av
uppföljningsansvaret med persondata
och uppgifter om arbetsplats eller
annan sysselsättning)
Bevaras
Bevaras
Vid läsåret slut
Förutsatt att elevregister bevaras
5 år efter upphörd placering
inklusive underlag, t.ex. svar på
blanketter som skickats till ungdom
Under förutsättning av en förteckning
över aktuella elever och arbetsplatser
bevaras
Efter upphörd placering
2 år
2 år
T.ex. närvarorapporter
2 år
Under förutsättning att vederbörlig
redovisning eller kontroll skett och att
handlingarna inte längre behovs för
förvaltningen
Statistik, typ av åtgärder, antal
deltagare etc.
Bevaras
31
Kan även ingå i årsberättelser
Process/handlingsslag
Aktivitet/-handlingstyp
Tidfrist före eventuell gallring
Hantera kommunala musikskolan
Scheman
Verksamhetsberättelser som ger en
bild av undervisningens innehåll.
Organisationsplaner
Inventarieförteckningar, uppgifter om
instrument, anskaffningsår etc.
Elevregister eller motsvarande
Dokumentation över musikgrupper,
ensemblelistor
Anmälningar till musikskolan
Handlingar som rör närvaro
Intyg om deltagande i utbildningen
Underlag för debitering av avgifter,
löneutbetalning eller kontroll av
verksamheten
Rapporter och listor m.m. som utgör
underlag för debitering av avgifter
Förteckning eller register över
uthyrning av instrument
Tidfrist före eventuell leverans till
slutarkiv/bevaras
Anmärkning
Bevaras
Ett exemplar med uppgift om lärare,
tider och instrument bör bevaras om
det upprättas
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
När ny anmälan kommit in eller när
eleven avslutat utbildningen
3 år
Vid inaktualitet
När kontroll, redovisning eller revision
har skett
2 år
Senast efter avslutat utbildning
Under förutsättning att bearbetning,
kontroll, redovisning eller revision är
slutförd
Utgör underlag för intern kontroll och
bör sparas tills vederbörlig kontroll och
eventuella krav verkställts
3 år
32