1
12 januari 2015
Dnr STYR 2015/6
Institutioner utanför LTH med studenter i
utbildning på grundnivå och avancerad nivå
Student och utbildning
Ladokavdelningen
Avd chef L Schmidt
Registrering av studenter i utbildning på grundnivå och
avancerad nivå vårterminen 2015
1. Webbregistrering
Det finns möjlighet att låta studenterna registrera sig själva med hjälp av en
Ladok på webb-tjänst som finns tillgänglig i Studentportalen. Detta är
möjligt för studenter som är antagna till kurs och program, för uppflyttade
och för valda kurser inom program med terminsregistrering samt för
fortsättningsregistrering på kurs som går över flera terminer.
Institution/motsvarande lägger in det tidsintervall då webbregistrering är
möjlig i funktion KA05. Institutionen ansvarar också för information till
berörda studenter. För ytterligare information kontakta Cecilia Peltola, epostadress [email protected]
2. Funktioner för kursregistrering
Det finns två funktioner för registrering av studenter på kurs i Ladok:
RG01 - registrering av en person i taget
RG02 - registrering av flera personer samtidigt
Registrering sker normalt på anmälningskod. Anmälningskoder för viss kurs
eller för viss institution får man fram i funktion KA13. Behövs ytterligare
anmälningskoder går det att beställa från oss. Blankett för beställning finns
på vår hemsida, www.lu.se/ladok.
Observera att om en student är antagen till kurs inom program skall
uppgiften om programtillhörighet inte ändras.
Reserver på fristående kurs och kurs inom program kan antas i funktion
SA03. De kommer då med på underlag i RG02 eller som förslag vid
registrering i RG01. Vid kompletterande antagning till lediga platser
hänvisas i första hand till efterantagning via www.antagning.se.
Institutionerna har möjlighet att göra kompletterande antagning i funktion
SA02 för personer som redan finns i Ladok. Det är mycket viktigt att
uppgiften om programtillhörighet blir korrekt vid kompletterande antagning.
Institutionen skall inte bara fråga studenten om han eller hon går på ett
Postadress Box 117, 221 00 LUND Besöksadress : Sölvegatan 29 Telefon dir 046-222 31 75, växel 046-222 00 00 Telefax 046-222 04 95
E-post [email protected] Internet http://www.lu.se/stu/ladok.
2
program, utan har också skyldighet att direkt fråga om kursen skall ingå i
programmet.
De som ansvarar för reservantagning till program använder också funktion
SA03.
Koder för program kan tas fram i funktion KA20. Där kan man också se
vilka program som har terminsregistrering.
När en student har blivit antagen eller reserv på kurs med villkor, skall
institutionen vid registreringen kontrollera att villkoret är uppfyllt.
3. Funktioner för terminsregistrering
På vissa program sker registrering på programtermin (terminsregistrering).
Det finns två funktioner för terminsregistrering:
RG01 - registrering av en person i taget
RG03 - registrering av flera personer samtidigt
Observera att om terminsregistrering skall göras i RG01 eller RG03 måste
uppflyttning ha skett i funktion SA41. Kursregistreringar skapas då för de
kurser som läses av samtliga studenter en viss termin. För övriga kurser
måste kursregistreringar läggas in med RG02 eller RG01 efter det att
terminsregistrering lagts in.
4. Studieavgifter
Regeringen har beslutat om Förordning om anmälnings- och studieavgifter
vid universitet och högskolor (SFS 2010:543, senast ändrad i SFS
2012:730).
Avgifterna gäller sökande som inte är medborgare i stat inom EU/EES eller
Schweiz, s k tredjelandsmedborgare. I ovan nämnda förordning finns även
angivet vilka sökande som skall undantas från kravet på avgifter och vilka
som omfattas av övergångsbestämmelser. Avgiftsskyldiga studenter som
påbörjat sina studier på program vårterminen 2011 eller tidigare har rätt att
fullfölja sina studier inom programmet. De måste dock betala studieavgift
om de antas till nytt program eller till fristående kurs.
Det har visat sig att en del studenter som berörs av
övergångsbestämmelserna har sökt fristående kurs i stället för kurs inom
program. Antagningsavdelningen kan korrigera uppgiften så att studenten i
stället antas till kurs inom program. Det går också att registrera studenten
direkt på kurs inom program. I båda fall är det en förutsättning att
Ladokavdelningen fått information om att kursen kan ingå i
programmet/inriktningen.
UHR har provat avgiftsskyldigheten för samtliga studenter som sökt kurser
3
eller program genom antagningssystemet NyA, och dessa uppgifter har förts
över till Ladok. Det kan förekomma att studenter som bedömts som
avgiftsskyldiga anser att de inte är det. Dessa studenter uppmanas att
kontakta Antagningsavdelningen och styrka att de är avgiftsbefriade, t ex
genom handling som styrker medborgarskap eller uppehållstillstånd av
andra skäl än studier.
För de avgiftsskyldiga studenter som betalt studieavgift lägger vi in uppgift
om detta i Ladok för aktuella kurser. Kontakta Ladokavdelningen om något
är oklart.
För att vi ska kunna lägga in uppgift om betalning för avgiftsskyldiga
studenter som fortsätter sina studier inom ett program måste det finnas
någon form av underlag för registrering. För program med
terminsregistrering måste uppflyttning eller kursval ha gjorts. För övriga
program måste antagning till kurs inom program ha gjorts genom NyA. Om
detta av någon anledning inte har skett måste programansvariga omedelbart
anta berörda studenter till kurs inom program i SA02.
5. Utbytesstudenter
Registrering av utresande utbytesstudenter görs i funktion RG04.
Områdesstyrelserna har i flertalet fall delegerat inläggning av dessa
uppgifter till institutionerna.
Inresande utbytesstudenter fyller i en särskild blankett (Enrolment Form).
Observera att i de fall studenten skall följa en hel kurs sker registrering på
vanligt sätt vid institutionen. Om studenten endast skall läsa del av kurs sker
registrering på annat sätt.
6. Byte av personnummer
Rapportera omedelbart till oss när studenter med provisoriskt
personnummer styrkt att de fått svenskt personnummer, t ex genom
uppvisande av personbevis.
7. Avbrott på kurs
Kraven på kontroll av registreringar i Ladok medför att institutionerna
måste vara uppmärksamma på att meddela avbrott på kurs. Man skiljer på
två olika typer av avbrott:
• tidigt avbrott används om en student anmäler avbrott de första tre
veckorna på kursen, utan att något godkänt resultat inrapporterats.
Studenten har då möjlighet att t ex söka kursen som fristående kurs en
senare termin.
OBS! Institutionerna är skyldiga att lägga in anmälda tidiga avbrott i Ladok.
Enligt regeringsbeslut skall de studenter som anmält avbrott inom tre veckor
4
efter påbörjad kurs och som under den tiden inte blivit godkända på något
prov inte ingå i beräkningen av helårsstudenter. Tidigt avbrott läggs in med
funktion RG10. Observera att tidiga avbrott på inledande kurs inom
program skall rapporteras skriftligen eller via e-post till Ladokavdelningen.
• annat avbrott, som används i övriga fall, läggs in med funktion RG10.
Om registrering skett av misstag skall registreringsuppgiften helt tas bort.
Detta görs med funktion RG11.
Uppgifter om avbrott visas i utdatafunktionerna, t ex i UT10. De förs också
över till CSN samtidigt med registreringarna.
Ett felaktigt avbrott kan tas bort. Detta är dock endast aktuellt om ett direkt
fel har begåtts. En student som anmält avbrott har genom detta meddelat sin
avsikt att inte studera vidare på kursen. Det förekommer att studenter kräver
att få bli registrerade, trots att de inte avser att läsa kursen. Anledningen kan
vara att de i stället vill läsa kursen en kommande termin. Vi vill i
sammanhanget påminna om att det är direkt fel att registrera sådana
studenter som närvarande på kursen.
8. Dokumentation av registreringar
Eftersom uppgifterna om registrerade studenter i Ladok utgör grund för
universitetets resurstilldelning ställs stora krav på dokumentation av
registreringar. Detta sker dels genom loggning i databasen om vem som lagt
in en viss registrering, och när detta skett, dels genom uttag i efterhand av
en samlad arkivlista över inlagda, resursgrundande registreringar. Listan är
sorterad på institution och kurstillfälle, och skall skrivas under av prefekten
för varje institution. Den skall arkiveras på institutionen. Riksrevisionen har
i en skrivelse särskilt påpekat vikten av att underlagen är korrekta och väl
dokumenterade och att de bör finnas tillgängliga vid revisorernas
granskning av årsredovisningen.
Granskningslistor finns tillgängliga via http://ladokportal.lu.se och
arkivlistor för vårterminen och höstterminen 2014 kommer att göras
tillgängliga i februari 2015. Vi återkommer med närmare information.
9. Samarbete med CSN
Uppgifter om antagningar, registreringar och studiemeriter överförs direkt
från Ladok till CSN. Registreringsuppgifterna ligger till grund för
utbetalning av studiemedel. Detta gör det nödvändigt att registreringarna
skyndsamt läggs in i Ladok. Överföring av registreringsuppgifter till CSN
sker normalt kl 18.30 måndag-fredag. Studenterna skall sedan få sina första
studiemedel utbetalda inom en vecka om övriga formella krav är uppfyllda.
10. Uppdragsutbildning
Universitetet har den 27 mars 2003 fastställt regler för hantering av
5
uppdragsutbildning i Ladok (Dnr I G7 90/2003). Reglerna innebär att
•
•
•
•
Uppdragsutbildning skall dokumenteras i Ladok endast för personer
som följer kurser inrättade vid Lunds universitet med fastställd
kursplan och kurskod.
Om uppgift finns om grundläggande behörighet skall denna
dokumenteras i Ladok. Saknas sådan uppgift dokumenteras i stället
uppgift om att personen har rätt att registreras på kurser i
uppdragsutbildning.
Alla deltagare skall registreras den termin de påbörjar kursen.
Registrering skall ske med hjälp av en anmälningskod. För att det
klart skall framgå att studenten läst kursen som uppdragsutbildning
skall särskilda anmälningskoder användas. Om kursen pågår mer än
en termin skall fortsättningsregistrering läggas in på vanligt sätt.
Betyg skall inrapporteras på samma sätt som för övriga studenter,
dvs även betyg på prov skall rapporteras.
Studenter som deltar i uppdragsutbildning etableras i Ladok av
Antagningsavdelningen.
11. Studieförbundskurser och kurser vid EFL
Universitetet fastställde den 27 mars 2003 regler för denna hantering (Dnr I
G7 91/2003). Reglerna innebär i korthet att sådana kurser inte skall
dokumenteras i Ladok. Studenten kan under vissa omständigheter få kursen
tillgodoräknad i examen. För att detta ska kunna prövas krävs att
utbildningsanordnaren utfärdar ett intyg, där det klart framgår att den
genomgångna utbildningen motsvarar en viss kurs och att undervisningen
bedrivs enligt den kursplan som inom universitetet fastställts för denna kurs.
Denna skrivelse utsändes med e-post för kännedom till användare med
behörighet att registrera studenter i Ladok.
Med vänlig hälsning
Leopold Schmidt