UPPSALA UNIVERSITETSBIBLIOTEK Januari 2013 Karin Boye-biblioteket Kerstin Mickelsson VERKSAMHETSÅRET 2012 KARIN BOYE-BIBLIOTEKET Biblioteket inrättades 2003/2004 som ett resultat av överenskommelsen inom dåvarande projektgruppen för kvarteret Kemikum. De till kvarteret inflyttande institutionerna skulle avstå sina institutionsbibliotek till förmån för ett nytt gemensamt bibliotek inom det nya campusområdet Engelska parken. Sedan 1998 fanns redan de språkvetenskapliga institutionerna i området, med dess bibliotek Språkbiblioteket. Språkbiblioteket kom att slås samman med de 14 samlingarna från tillkommande institutioner d v s de historisk-filosofiska institutionerna, Teologiska institutionen samt Sociologiska institutionen. Den senare fanns sedan tidigare i kvarteret. Inom Uppsala universitet finns det således två bibliotek som tillsammans har att svara för forskarnas och studenternas informationsförsörjning beträffande historisk-filosofiska, språkvetenskapliga, teologiska samt sociologiska ämnesområdena, nämligen Carolinabiblioteket och Karin Boyebiblioteket. Beträffande institutioner/ämnen, se Bilaga 1. PERSONAL Bibliotekarier: Agneta Munkhammar, Anna Ingemarsson, Anna Leclér, Anne Odenbring (kontaktbibliotekarie), Eva Rönnerdal, Gunilla Hellberg (pension 31 augusti), Helen Norlin, Katarina Franzén Munkhammar (kontaktbibliotekarie), Kerstin Mickelsson (enhetschef), Lena Hallbäck, Marika Wikner Markendahl (kontaktbibliotekarie), Mia Carlberg (kontaktbibliotekarie), Susanna Fahlström (kontaktbibliotekarie), Ulla-Maj Eriksson. Biblioteksassistenter: Björn Samuelsson, Magdalene Hedin, Mats Persson, Nicklas Högås (delar av året). Både när det gäller mediaförvärv, användarundervisning och tjänstgöring i Carolinabibliotekets och Karin Boye-bibliotekets informationsdisk är personalsamarbete rutin sedan det senare bibliotekets tillkomst 2004. LOKAL, SAMLINGAR OCH LÅNEVERKSAMHET Det fysiska bilioteket Karin Boye-biblioteket är den näst största enheten, efter Carolinabiblioteket, inom Uppsala universitetsbibliotek. Lokalytan är sammanlagt ca 3000 kvm och antalet hyllmeter ca 12 000. Samlingarn torde bestå av ca en halv miljon volymer. Större delen av lokalytan fylls av böcker och tidskrifter. Enligt överenskommelse i samband med utredningen om biblioteket 2001 och framåt planerades det inte för att huvuddelen av studenternas arbetsplatser skulle vara lokaliserade till bibliotekslokalen. I stället inrättades det platser för studenterna inom hela Engelska parken, bl a i det så kallade stråket utanför bibliotekslokalen. Man tog även hänsyn till att det fanns ett stort antal platser i Carolina Rediviva. 1 Enligt starka önskemål från institutionsrepresentanter/projektgruppen skulle de 14 samlingarna inte splittras, utan vara sammanhålla i biblioteket. Det är det som är anledningen till att biblioteket rymmer många samlingar med delvis egna uppställningsordningar, en ordning som ibland upplevs som rörig och svåröverskådlig. Nyförvärven av monografier fr o m 2004 är dock uppställda enligt SAB-systemet, tills Dewey-uppställningen tar över. Övrigt om samlingarna. Den del av bibliotekets samlingar som härrör från tiden före 2004 har således flyttats från institutionerna. Katalogposter och märkningar av böckerna har rester från tiden före det gemensamma biblioteket. Arbetet med att revidera katalogposterna har pågått sedan 2004, egentligen redan tidigare då vissa insatser gjordes på några av institutionerna. Man kan säga att utredningar av alla tidskriftssviter och uppdatering i katalogen och i tidskriftslistan har pågått ända tills Gunilla Hellberg avgick med pension under 2012. När det gäller monografisamlingarna återstår mycket att göra, ett arbete som görs löpande i samband med lån och återlämningar, men också som genomgång av särskilda avdelningar. Agneta Munkhammars genomgång av den s k realian i ett av magasinen genomfördes som ett sammanhållet projekt. Det blev klart under 2012. Arbetet genomfördes i samarbete med institutionsföreträdare för att säkerställa att det fanns gemensam syn beträffande eventuella gallringar. Enligt uppdraget från bibliotekets tillkomst skulle litteratur som inte behålls erbjudas respektive institution. I det sammanhanget utsorterades en mängd dubblettlitteratur om samiska förhållanden. Dessa volymer har erbjudits biblioteket på Ajtte i Jokkmokk. Det finns ca 1300 hyllmeter skönlitteratur, som i de flesta fall kom från språkinstitutionerna. Det mesta är på utländska språk. Agnetas fortsatta projekt är att, i samarbete med institutionspersonal, gå igenom och se vad som kan erbjudas institutionerna. Det påbörjades under 2012. Ett liknande arbete genomfördes under våren 2012 beträffande den arkeologiska samlingen med placering i magasinet. Anne Odenbring och Magdalene Hedin rensade ut dubbletter mm, även då i samarbete med institutionen. Samtliga genomgångar av samlingar innebär uppdatering av katalogposterna för att tydliggöra var litteraturen slutligen är placerad. Lånestatistik: Utlån 2012 Lokal lån 57 354 Fjärrutlån 2607 2011 57 316 2488 2010 61 006 2780 Fjärrinlånen handläggs till största delen av personal inom Carolinabiblioteket, ett samarbete som initierades redan vid Karin Boye-bibliotekets tillkomst. Summan av de lokala utlånen är ungefär den samma som Carolinabibliotekets. Det är ju inte möjligt att få klarhet beträffande storleken på utlånet från de egna samlingarna. Forskare inom Engelska parken beställer litteratur från Carolina för avhämtning i Karin Boye-biblioteket. Detta sammantaget med utlån av kurslitteratur höjer förstås utlåningssiffrorna. Sammafattningsvis kan man säga att en omfattande låneverksamhet och öppna hyllor medför stort kringarbete i form av bokuppsättning, framtagning (fjärrutlån), närlånehantering (internpost), hyllstädning, kravhantering, fakturahantering samt utredning av s k trassel. 2 ANVÄNDARUNDERVISNING Utvecklingsområden under 2012, samarbete inom hela UUB. Den som leder samordningsgruppen för användarundervisning är Mia Carlberg, som i övrigt har sin arbetsplats på Karin Boye-biblioteket. Statistik – det har varit problem med att redovisa den under året p.g.a. instabil gammal kalender och även osäker ny resurs. Källkritik – det har inlett diskussioner om hur detta skall hanteras i undervisningen. En del ledde fram till referensmaterial om Att skriva uppsats – det har sammanställt en referenshylla med allmänt material inför uppsatsarbetet på Karin Boye-biblioteket och det övervägs även på Carolina. Referenshantering – under året har det erbjudits öppna introduktioner till Zotero både på Carolinaoch Karin Boye-biblioteket (sammanlagt 18 tillfällen) och information om referenshantering, speciellt Zotero, i den undervisning som ges. Ökad användning av Studentportalen – flera av bibliotekarierna har konton och kan vara mer delaktiga i de uppgifter som studenterna har tillgång till på Studentportalen. Det betyder både att göra tester som är kopplade till vår undervisning, få allmän information och att ta emot anmälningar via portalen. Det finns ännu ingen säker statistik. En bedömning är att det är stabilt och möjligen någon ökning genom att biblioteket deltog i Socionomprogrammet under hösten. (2010: 1640 deltagare och 268 timmar). Övrigt inom Användarundervisning är: KrUUt – sammanfattning i en remiss av undervisning samt presentation. Samrådsgruppen för biblioteksundervisning – två personer vid Karin Boye-biblioteket deltar i ett arbete som syftar till ökad samverkan och systematisering av den undervisning som ges. (Inom Hum/Sam.) Kritiska vänner – två personer vid Karin Boye-biblioteket har deltagit i arbetet. SAMRÅDSGRUPP FÖR BIBLIOTEKSUNDERVISNING Redan i november 2011 beslutade Margaretha Fahlgren (vicerektor) och dåvarande överbibliotekarien Ulf Göranson att en samrådsgrupp skulle bildas. Syftet var att förbättra samverkan mellan universitetsbiblioteket och institutionerna gällande användarundervisning. Av olika anledningar bildades gruppen först sommaren 2012 och arbetet inleddes genom två sammanträden hösten 2012, 24/10 och 14/12. Från Karin Boye-biblioteket deltar Mia Carlberg och Katarina Franzén Munkhammar. Det fortsatta arbetet rapporteras i VB 2013. STÖD TILL STUDENTER MED LÄSHANDIKAPP Hjälpen till läshandikappade har förändrats en del under de senaste åren eftersom studenterna nu kan ladda ner talböcker själva från TPB (MTM från 1 januari 2013). Möjligheten för studenterna att ladda ner startade 2009 och sedan dess har det varit allt fler som har valt egen nedladdning. Detta har gjort att arbetet inom biblioteket har förändrats. Tidigare brändes böcker på CD-skivor utifrån uppgifter på kurslistorna. Idag sker nedladdningen av studenterna själva och bibliotekarierna utgör stöd genom att vara studenternas kontaktpersoner. Vissa studenter vill ändå ha fortsatt hjälp med talböcker och 2012 gjordes 93 nedladdningar i Karin Boye-biblioteket. Motsvarande siffra för 2007 var 358 stycken. Biblioteket föreslår också 3 nyinläsningar av talböcker till TPB. Antalet låntagare varierar något men har på sikt ökat. Under 2012 hade Karin Boye-biblioteket 52 studenter som behövde hjälp med talböcker. Kortfattat innebär detta att biblioteket idag bränner färre talböcker på CD-skiva men att kontakterna med låntagarna har utökats främst via besök och e-post. Karin Boye-bibliotekets statistik för 2012: Nedladdningar: 93 Studenter: 52 Nyinläsningar: 25 HUMANIORADAGARNA 28-29 MARS 2012 Organisationen Humanistiskt Initiativ inom Uppsala universitet arrangerade 2012 års upplaga av Humanioradagarna, den andra i ordningen. Syftet var att ordna kontakt- och branschdagar för alla humaniorastudenter vid universitetet. Liksom 2011 inbjöds biblioteket att delta. Mia Carlberg och Christina Swedberg planerade och genomförde deltagandet. De bemannade, tillsammans med Lisa Jonsson och Sara Langvik, en informationsplats inom området och fanns till förfogande för att svara på frågor beträffande utbildning till bibliotekarie samt arbete på bibliotek. Deltagandet var kostnadsfritt, men man erbjöds att sponsra Humanioradagarnas utvalda projekt. UUB valde att sponsra projekten Religiös mystik och Aktiv studentmedverkan med sammanlagt 1000 kronor. KURSLITTERATUR All kurslitteratur för humaniora, teologi samt sociologi köps av personal inom Karin Boye-biblioteket. Enligt beslut 2004 av dåvarande Biblioteksnämnd A köps vanligtvis tre exemplar (2 för hemlån och 1 referensexemplar) av kurslitteratur på A- och B-nivå. På högre nivå skall biblioteket se till att det finns ett exemplar. De två hemlåneexemplaren placeras på Karin Boye-biblioteket och referensexemplaret på Carolina. Vid samma tid utreddes frågetecknen kring låneregler. Resultatet blev att låneexemplaren lånas ut 7 dagar, med öppen lånetid. Längst 30 dagar. Kurslitteraturhanteringen är tidskrävande p g a bibliotekets stora ansvarsområde beträffande antalet ämnen, såsom genomgångar av kurslistorna inför varje termin, inköp, katalogisering samt övrig hantering i samband med lån. Flera avdelningar av kurslitteratursamlingen har varit i behov av gallring, d v s borttagande av litteratur som inte längre finns på någon kurslista. Det har prövats flera metoder för att utröna vilken som är den lindrigaste när det gäller arbetsinsatser. Agneta Munkhammar har t ex använt metoden att samarbeta med nyckelpersoner inom flera institutioner. Den teologiska kursboksavdelningen hade inte gallrats sedan den kom till Karin Boye-biblioteket. Det var nödvändigt att det blev gjort inför en planerad omflyttning av kurslitteraturen. Nicklas Högås, Ulla-Maj Eriksson och Anna Ingemarsson hittade ett sätt att, med hjälp av kurslitteraturbasen i Selma, sortera ut de exemplar som inte längre finns på kurslistorna. Det var möjligt genom att Teologiska institutionen hade börjat registrera sin kurslitteratur i Selma mera regelbundet. Sammanlagt 1383 volymer utsorterades, varav en del införlivades i teologisamlingen eller utrangerades och såldes till studenter. 4 UTBILDNINGSDATABASEN SELMA En av bibliotekets kollegor, Anna Leclér, är sedan flera år support- och kontaktperson för kurslitteraturdelen i Selma. Hon ingår i förvaltningens referensgrupp som representant för biblioteket, undervisar institutionernas personal samt ger support rörande kurslitteraturlistorna i systemet. För några år sedan gjordes ett omfattande arbete med en ny version av kurslitteraturdelen enligt bibliotekets och andra användares önskemål. Under 2012 tillkom en mycket viktig funktion som tydligare visar vilken litteratur som är nytillkommen på listorna, vilket underlättat bibliotekets arbete med kurslitteraturen väsentligt. Dawson to LIBRIS Karin Boye-biblioteket har inlett ett försök med att använda funktionen ”Dawson2Libris” – i samband med beställning av böcker från Dawson importeras en bibliografisk post via Dawson till Libris katalogiseringsklient. Det planerades för test av funktionen endast för förvärv inom språkvetenskap, men det visade sig att funktionen inte kan användas bara för enstaka exemplar som beställs på ett visst konto i Dawson utan i så fall gäller hela kontot. Efter en del inledande trassel med poster som dubblerades eller skrevs över skapades därför ett särskilt konto för just detta ändamål. Inom detta konto fortsätter nu försöket med inköp enligt denna metod tills vidare. Anna Leclér och Susanna Fahlström hade uppdraget att inleda testet. KOMPETENSFÖRSÖRJNINGSMODELL - PILOT 2012 / VERKSAMHETSUTVECKLING MED MÅL En del av Mål- och strategiarbetet (MoS) inom UUB under 2011 var frågan om kompetensförsörjning. Till grund för UUB:s kompetensförsörjningsmodell fanns material och modell utarbetad vid Uppsala universitet. Nämnda modell skulle testas som pilot inom Karin Boye-biblioteket under våren 2012. Modellen bestod av fem steg: 1. Verksamhetens uppdrag 2. Våra utmaningar 3. Konsekvenser i arbetet 4. Förutsättningar 5. Aktivitetsplan Under arbetets gång kom så småningom tyngdpunkten att ändras till ”verksamhetsplanering med mål”. Det var snarare verksamhetsutveckling t ex beträffande samlingarna som var mera angeläget just då. För verksamhetsutvecklingsbehov, se bilaga 3. DEWEY Planering för att hitta en lämplig uppställningsordning enligt Dewey har pågått under 2012. Anne Odenbring och Anna Leclér har gjort ett grundarbete. Dock har det inte kommit fram till ett färdigt resultat då för lite tid inplanerades. Det finns en extra komplikation då biblioteket är indelat i ämnesvåningar enligt önskemål vid dess tillkomst. SAB kan som bekant inte översättas direkt till Dewey. 5 När det väl kommer att finnas en uppställningsordning 2013 återstår att finna utrymmet för nyuppställningen. Det krävs övergripande omflyttningar och magasinering. Man bör även överväga att omplacera de monografier som har förvärvats sedan 2004 från SAB-ordning till Dewey-ordning. Allt för att hålla nere antalet specifika uppställningar. MAGASINERING Ett magasineringsprojekt inleddes under 2012. Det startades som ett test i april 2012 med att magasinera början av avd. F. Helen Norlin utsågs till projektledare, Magdalene Hedin och Nicklas Högås deltog och deltar fortfarande i arbetet. I mitten av augusti var testet avslutat och arbetet fortsatte som ett projekt. Se bilaga 2 för organisation. Man kan säga att pilotprojektet Kompetensförsörjning som biblioteket hade ägnat sig åt tidigare ledde till att det blev naturligt med en projektorganisation. Under förberedelsearbetet kom man fram till att, åtminstone beträffande avd. F, monografier tryckta t o m 1969 skulle magasineras. För säkerhets skull bör man överväga om den gränsen är lämplig för övriga avdelningar. De magasinerade volymerna placeras i Tandemhallen enligt numerus currens-ordning, ämnesvis med två SAB-bokstäver. Något om bakgrunden. Redan när Karin Boye-biblioteket inrättades visst man att det inte skulle finnas särskilt mycket utrymme för accession. Biblioteksytan minskades under planeringens gång och tanken var att magasinering (eller gallring) skulle genomföras så småningom. Genom att Biblioteksnämnd A senare tog beslutet att de flesta nyförvärven skulle placeras på Karin Boyebiblioteket och inte på Carolina ökade förstås mängden böcker snabbare än vad som avsågs från början. När sedan det beslutades att UUB skulle övergå till uppställning enligt Dewey kom behovet av en tom yta för den nya ordningen. Inom Karin Boye-biblioteket fanns en idé om att teologisamlingen skulle överföras till Carolina, vilket hade skapat ledigt utrymme. Av olika anledningar kunde det inte genomföras, vilket ledde till att utrymme måste skapas på annat sätt. Därför startades magasineringsarbetet. Det är ett stort projekt. Hittills har det gått framåt genom att, förutom Helen Norlin, både Magdalene Hedin och Nicklas Högås har kunnat ägna betydande tid åt projektet. För organisation av magasineringsprojektet, se bilaga 2. UTVÄRDERING AV KONTAKTBIBLIOTEKARIEORGANISATIONEN Inom Karin Boye-biblioteket upplevs sedan länge ett behov av att se över dess interna arbetsformer och organisation, men även beträffande samarbetet med övriga enheter, främst Carolinabiblioteket. För att starta en översyn fattades före sommaren 2012 ett beslut om översyn av organisationen med kontaktbibliotekarier. Dessa uppdrag, fem till antalet, inrättades i samband med bibliotekets tillkomst 2003/2004 för att behålla kontakten mellan biblioteket och institutionerna. Flera av institutionsbiblioteken hade haft egna bibliotekarier, anställda av UUB eller av den egna institutionen. Helen Fricking, Personalavdelningen, vidtalades att leda arbetet. Hon intervjuade kontaktbibliotekarierna enskilt den 16 augusti. Vid ett senare tillfälle, den 5 november, genomfördes en workshop med övrig personal då samtliga fick möjlighet att reflektera över styrkor, svagheter och förbättringsförslag beträffande Karin Boye-bibliotekets organisation. Resultatet av de två aktiviteterna finns dokumenterat. 6 PERSONALENS KOMPETENSUTVECKLING mm I UUB:s kompetensutvecklingskalender finns en gedigen sammanställning av vad som erbjöds under 2012 och deltagande personer. Man kan förstås inte vara helt säker på att samtliga har kommit ihåg att registrera sitt deltagande. Här några aktiviteter i urval: • Libris inspirationsdagar i Stockholm, 26-27 mars 2012 • Kurs i Office 2010 • Bok & Biblioteksmässan i Göteborg • SALT:s kurs ”Publish or perish” Kontaktbibliotekarierna deltog i programmet, 17 januari 2012 • Kontaktbibliotekariernas träff med nya doktorander, 21 november 2012 • Information om bibliotekets verksamhet inför ABM-studenternas examensarbeten • TPB:s studiedag i Stockholm, 20 april 2012 • KB:s Deweykurs i Stockholm, 7-11 maj 2012 • Konferens om LibQual i Lund, 20 september 2012 • Kurs i svenska ämnesord i Uppsala, 28 september 2012 • Daisykonsortiets och TPB:s konferens ”Publicering och inkludering” i Stockholm, 15-16 november 2012 • Plantskolan, planeringsarbete (fortsättning på MoS) • Biblioteksservicegruppen, planeringsarbete (fortsättning på MoS) • Ansvarsgrupp för Fråga biblioteket • Arbetsmiljökonferens i Uppsala, 18 januari 2012 • Produktwebben • DiVA-granskning • Stiftelsen Dag Hammarskjöldbiblioteket, styrelsemedlemskap • Användarundervisningssamordnare • Stöd till studenter med läshandikapp • Skyddsrond 28 februari 2012 • Intendenturstyrelsen • Föreläsning om Hot och våld • Föreläsning/Workshop om bemötandefrågor 7 Bilaga 1 13 Historisk-filosofiska fakulteten 13.1 Institutionen för ABM 13.2 Institutionen för arkeologi och antik historia 13.3 Filosofiska institutionen 13.4 Historiska institutionen 13.5 Institutionen för idé- och lärdomshistoria 13.6 Konstvetenskapliga institutionen 13.7 Institutionen för kulturantropologi och etnologi 13.8 Litteraturvetenskapliga institutionen 13.9 Institutionen för musikvetenskap 13.10 Centrum för genusvetenskap 13.11 Hugo Valentin-centrum 14 Språkvetenskapliga fakulteten 14.1 Engelska institutionen 14.2 Institutionen för lingvistik och filologi Arabiska, Arameiska/syriska, Assyriologi, Bysantinologi, Datorlingvistik, Grekiska, Hebreiska, Hindi, Indologi, Iranska språk, Jämförande indoeuropeisk språkforskning, Kinesiska, Kurdiska, Latin, Lingvistik, mellanösternstudier, persiska, Sanskrit, Semitiska språk, Språkteknologi, Swahili, Turksika språk, Uzbekiska, 14.3 Institutionen för moderna språk Albanska, Finsk-ugriska språk (Estniska, Finska, Samiska, Ungerska), Romanska språk ( Franska, Katalanska, Italienska, Spanska), Slaviska språk (Bulgariska, Polska, Ryska, Serbiska/Kroatiska/Bosniska/Slovenska), Tyska 14.4 Institutionen för nordiska språk Svenska, Danska, Norska, Isländska 14.5 Hugo Valentin-centrum 11 Teologiska fakulteten 11.1.1 Religionshistoria och religionsbeteendevetenskap 11.1.2 Bibelvetenskap 11.1.3 Kyrko- och missionsstudier 11.1.4 Tros- och livsåskådningsvetenskap 11.1.5 Yrkesrelaterad religionsvetenskap 11.1.6 Euroculture 11.1.7 NOHA (Network on Humanitarian Assistance) 11.2 Centrum för forskning om religion och samhälle 15.10 Sociologiska institutionen 8 Bilaga 2 UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Karin Boye-biblioteket Kerstin M MAGASINERING Organisation BESTÄLLARE PROJEKTLEDARE KATALOGISERINGSANSVARIG STYRGRUPP PROJEKTGRUPP REFERENSGRUPP september 2012 Kerstin M Helen N Anna L Kerstin (ordf) Anne O Katarina FM Marika WM Mia C Susanna F Helen N (projektledare) Anna L (katalogiseringsansvarig) Magdalene N Nicklas H Kontaktbibliotekarien + ämnesbibliotekarie/r beroende på ämne T ex forskare/lärare beroende på ämne 9 Bilaga 3 Projekt Karin Boye-biblioteket 2012/2013 Nuläge - problem/utmaningar • Hyllutrymmet i de öppna hyllorna börjar ta slut • Klassificering och uppställning enligt Dewey ska införas • Samlingarna spretar – svårt att hitta i biblioteket • Bristande kunskaper om Deweysystemet • Rutinbeskrivningar och ansvariga för vår informationsdisk saknas Mål • • • • • Åtgärder • • • • • • Det finns utrymme för nyförvärv i de öppet tillgängliga hyllorna Nyförvärv ställs upp enligt Dewey Det är lättare att hitta i biblioteket All personal och våra brukare har tillräckliga kunskaper om Deweysystemet för att kunna använda det i sitt arbete Rutinbeskrivningar och ansvariga finns för vår informationsdisk Frigöra utrymme för nyförvärv (1) o Bl.a. magasinera Skapa schema för hylluppställning enligt Dewey (2) Göra ny plan för samlingarnas uppställning (3) o Utreda olika alternativ för uppställning Utbilda personalen i Deweysystemet (4) Utarbeta en kommunikationsplan (5) Utarbeta skriftliga rutinbeskrivningar och utse ansvariga för arbetet i vår informationsdisk (6) 10