1 Verksamhetsberättelse 2012 Dag Hammarskjöld och Juridiska Verksamhetsberättelse 2012 biblioteket Dag Hammarskjöld och Juridiska biblioteketInledning 2 Dag Hammarskjöldbiblioteket och Juridiska biblioteket bildar sedan den 1 augusti 2012 en organisatorisk enhet med namnet Dag Hammarskjöld och Juridiska biblioteket. I verksamhetsberättelen skrivs biblioteket då det sammanslagna biblioteket avses eller då de två biblioteken ses i ett sammanhang. Biblioteket har under året gett service i första hand till forskare, lärare, doktorander, studenter och övrig personal vid Institutionen för Freds- och konfliktforskning, Juridiska institutionen, Statsvetenskapliga institutionen, och Centrum för Rysslandsstudier. Centrum för Polisforskning och Uppsala forum för fred, demokrati och rättvisa finns också inom Gamla Torget. Biblioteket är en del av Campus Gamla Torget och ingår i dess intendentur. Sammanslagningen av Dag Hammarskjöldbiblioteket och Juridiska biblioteket till en organisatorisk enhet Efter att ha delat lokaler och enhetschef sedan 2000 togs 2012 steget att bilda en organisatorisk enhet av de två biblioteken. Arbetet med att integrera verksamheterna har pågått under flera år och några ”vattentäta” skott mellan verksamheterna fanns inte längre. Betydelsefullt för alla medarbetare var dock att den egna kompetensen, juridik eller statsvetenskap och freds- och konfliktforskning, skulle behållas och få utvecklas samtidigt som en överbryggning av kompetenserna skulle ske. En risk-och konsekvensanalys genomfördes med hela personalgruppen i juni och ett uppföljande möte om den gemensamma informationstjänsten skedde i augusti. Sammanslagningen MBL-förhandlades i juli och det nya biblioteket bildades den 1 augusti. Under hösten har risk- och konsekvensanalysens resultat bearbetats och en uppföljning ska ske under våren 2013. Öppethållande och besök Biblioteket hade öppet 226 dagar med normalöppethållande, 61 h/vecka och 56 dagar med begränsat öppethållande. Enligt besöksräknare var antalet passeringar till biblioteket 498 123, ca 1000/dag. Personal 31 december arbetade följande personer vid biblioteket: Måd Delin, Karl-Oskar Göransson, Satu Qvarnström, Lotta Åberg Brorsson, Sofia Sternberg, Katarina Hjortsäter, Moa Nordendag, Raija Sundquist, Varg Yxgrim, Eva Thorell, Lars- Olof Andersson, Daniel Glimryd och Margareta Ärlebrand. Biblioteken har under året bemannats med 10,75 bibliotekarietjänster, fördelat på 12 medarbetare, 1,0 biblioteksassisten och 1,0 institutionstekniker. Timtjänstgöring på kvällar och helger har utgjort en dryg heltidstjänst eller 44 h/vecka fördelat på 5-7 studenter. Under året har tre medarbetare lämnat enheten Gunnel Torén, Linda Vidlund och Birgitta Köhler och tre nya medarbetare har rekryterats i Katarina Hjortsäter (FN-bibliotekarie), Eva Thorell och Moa Nordendag. 3 En försöksverksamhet med en bibliotekarie på den ena kvällstjänsten har genomförts under hösten men mycket gott resultat. Tjänsten har innehafts av Daniel Glimryd. En bra arbetsplats Personalmöten och personaldagar Vi har under året sett över våra mötesformer. Vi har provat två typer av möten, ett kortare informationsmöte ena veckan och ett längre med ett tema den andra veckan. Våra teman har varit mötesformer, bemötande (två tillfällen), sociala medier, våra lokaler, informationstjänsten, kompetensförsörjning, medarbetarportalen, it och teknik samt Summon. Utöver personalmöten har medarbetarna träffats i respektive funktionsgrupper och diskuterat specifika verksamhetsfrågor. Juridiska biblioteket har upprättat ett måldokument med handlingsplaner. Vi hade en ½ planeringsdag i maj och en ½ planeringsdag i augusti. Juridiska biblioteket hade under våren många planeringsmöten inför Nordiska juridiska biblioteksmötet. Vi gjorde en årsplan för arbetet inom biblioteket Funktionsgrupper Efter sammanslagningen började vi arbeta i funktionsgrupper. Utifrån arbetsuppgift deltar personalen i olika grupper vars uppgift är att samordna arbetet, stötta varandra och förbättra kommunikationen mellan medarbetare. Funktionsgrupper finns för förvärv, katalogisering, undervisning, lån-fjärrlån och tidskriftshantering. Under året har också diskuterats en funktionsgrupp för informationstjänsten. Varje funktionsgrupp har gjort ett flödesschema över arbetsprocessen i syfte är att underlätta för andra att utföra arbetsuppgiften och att medarbetarna tydliggör hur arbetsuppgiften löses. Varje medarbetare har beskrivit sin arbestuppgift i % i syfte att visa hur vi fördelar tiden mellan våra arbetsuppgifter. Underlaget har använts i medarbetarsamtalen. Informationstjänsten Under året har vi diskuterat informationstjänstens innehåll och utveckling. Tillsammans med övriga bruksbibliotek gjorde vi i september en undersökning om vilka frågor som ställs i informationsdisken. 4 och resultatet i siffror Hitta i hyllan 1083 Webb 283 Referens 182 Utlån/återl 401 Lokalen 365 Teknik 592 Lånekort Övrigt 440 405 Undersökningens resultat har bl.a. utmynnat i diskussioner om informationstjänsten ska vara en funktion med särskilda ansvariga. Systematiskt arbetsmiljöarbete Två skyddsronder, en i de publika lokalerna tillsammans med studentrepresentanter och en i personalens utrymmen och en brandskyddsrond har genomförts. Under året har vi upprättat ett dokument för utrymning vid larm och samtliga medarbetare, inklusive timtjänstgörande, har deltagit i en fysisk genomgång av utrymningsvägar. I mars genomfördes en autentisk brandövning som omfattade hela Campus Gamla Torget. Lokaler och inventarier Samtliga utbildningar inom kvarteret Gamla Torget har under de senaste åren kraftigt ökat sitt studentintag, vilket har inneburit stor trängsel i biblioteket. Lokalerna är maximalt utnyttjade och ofta får besökare inte plats i biblioteket utan hänvisas till andra bibliotek. Slitaget på möbler och litteratur är stor och en upprustning ses som nödvändig. Under året har en stor mängd böcker skickats till bokbinderi för lagning och ombindning. Samtliga medarbetare har erbjudits höj-och sänkbara skrivbord, begagnade från Nordiska Afrikainstitutet. Under året har en smartboard, begagnad från ULL, och sex bärbara datorer inköpts för undervisning. 5 Teknik och It-support Stort fokus ligger på stöd till studenter, forskare och medarbetare. Kontakt med och stöd för funktionshindrade studenter är ett prioriterat område. Hjälp med kopiering, utskrifter och Korintsystemet utgör en stor del av arbetet för bibliotekets it-ansvarig och institutionstekniker. Arbetet har inneburit en intensiv kontakt med UU:s och UUB:s it-enheter och andra UU-enheter. Undervisning Målsättningen för undervisningen 2012 var att nå fler utbildningsnivåer med undervisning i informationssökning och att ge fler undervisningstillfällen i grupp och därmed minska antalet enskilda genomgångar. Inom juristutbildningen omfattar undervisningen terminerna 1,3,5,6, examensuppsatsskrivande studenter, fördjupnings- och specialkurser samt doktorandkurser. Inom statsvetenskap, utvecklingsstudier och freds- och konfliktforskning ger vi undervisning på nivåerna A och B, masterskurser samt för Rotarystipendiater. Undervisning i informationssökning för doktorander innehåller också moment i referenshantering. Tjänsten Boka en bibliotekarie utnyttjades 22 gånger av juridiskstuderande/doktorander och 18 gånger av studenter från institutionerna för statsvetenskapen och freds- och konfliktforskning, vilket är en minskning från föregående år. Vårt mål var att effektivisera undervisningen med ökad gruppundervisning och minska antalet enskilda genomgångar. Många anmälningar till Boka en bibliotekarie, med likartade problemställningar, har samlats ihop till gruppundervisning i form av en workshop. Mindre frågor behandlas av tjänstgörande bibliotekarie i informationsdisken eller via epostkontakt. Övrig undervisning Undervisningstillfällen i informationssökning har också hållits för Rektorsutbildningen, Socionomutbildningen, Teologiska institutionens kurser Euroculture och masterkursen NOHA (Network on Humanitarian Action), Lärarutbildningens kurs i skoljuridik samt en kurs för handläggare inom UU, samtliga Uppsala universitets kurser. Biblioteket har vid fyra tillfällen också tagit emot gymnasieklasser från Fyrisskolan med syfte att få kunskaper i hur man hittar och läser vetenskapliga artiklar, hur man hittar material om mänskliga rättigheter och konflikter samt utvecklingsstudier. Gymnasiebibliotekarier från FN-skolor har undervisats i hur man söker i databasen DagDok. Utvärdering och integration Alla universitetskurser utvärderas och däri ingår också utvärdering av bibliotekets undervisning. Överlag får vi mycket höga betyg för vår undervisning och ett nytt inslag är att vi delger kursföreståndarna våra utvärderingar av undervisningstillfällena för att skapa dialog om pedagogik och innehåll. 6 Ett mål för året har varit att utveckla kommunikationen med kursföreståndarna inför undervisningstillfället. Syftet är att förmedla innehållet i bibliotekets undervisning så att vi blir en integrerad del i utbildningen. I samarbete mellan undervisande bibliotekarier och lärare på metodkursen i Statsvetenskap B har beslutats att kräva obligatorisk närvaro på momentet informationssökning. Även för B-kursen i fredsoch konfliktstudier har liknande förslag väckts. Samarbete med andra enheter inom UUB Två medarbetare vid enheten, Satu Qvarnström och Sofia Sternberg, tog initiativ till en första omgång av Kritiska vänner. Kritiska vänner är en metod i form av kollegial handledning där man parvis kan observera varandras undervisning och ge feedback. Tio personer från fyra olika bibliotek deltog i projektet. En andra omgång kommer under 2013. I Högskoleverkets utvärdering av universitetsutbildningarna i juridik och statsvetenskap fick utbildningarna omdömet mycket hög kvalitet. Bibliotekets verksamhet ingår som en del i utvärderingen. 2012 hölls 181 undervisningstillfällen där en eller två bibliotekarier medverkade och 2731 studenter, forskare och doktorander deltog. (Siffrorna är inte absoluta då Undervisningskalendern var satt ur funktion under december 2012) Kontakt med omgivande institutioner Kontakten med våra omgivande institutioner är mycket god. Enhetschefen är ledamot i intendenturstyrelsen och möter därmed regelbundet institutionernas prefekter och studentrepresentanter. Undervisande bibliotekarier har god kontakt med kursföreståndare och förvärvarna har kontakt med ämnesföreträdare. Våra samverkansforum är förutom intendenturstyrelsen också Bibliotekssamverkan S, juridik, samhällsvetenskap och utbildningsvetenskap samt kontakt med studentkårens arbetsmiljöansvariga vid skyddsronder och andra arbetsmiljöfrågor. Omgivande institutioner får kontinuerligt uppdateringar från biblioteket om nyheter. Samlingarna Under året har biblioteket förvärvat 558 juridiska och 1333 samhällsvetenskapliga monografier. Därtill kommer ca 400 donerade volymer. Inköpsförslag om monografier, tidskrifter och databaser från forskarna och doktorander har ökat markant under året. Förvärvsplan och bevarandeplan Förvärvsplanen för respektive bibliotek reviderades i början av året. En lokal bevarandeplan har utarbetats för biblioteket där målet bl.a. är att öka tillgängligheten av det juridiska materialet och minska antalet beställningar från magasin. Vi återför material som har stor efterfrågan från depå till referensbiblioteket. 7 En början på bibliotekets kvantitativa och kvalitativa analys av våra prenumerationer påbörjades före årsskiftet genom en enkätundersökning. Vi frågade forskarna om i vilken utsträckning de använder de tryckta samhällsvetenskapliga tidskrifterna och vi fick en relativt hög svarsfrekvens med många kommentarer. Utställning som visar bibliotekets nyförvärv byts varje vecka. Vi visar ett urval förvärvade e-böcker genom att ställa ut en kopia av bokens omslag på nyförvärvshyllan. Utställningar av böcker med särskilda teman har gjorts i samband med Kulturnatten och i Göteborg under Bok-och biblioteksmässan. Dewey Arbetet med övergång till Dewey har fortsatt under året och under sommarmånaderna avsatte varje medarbetare särskild tid för att arbeta med samlingarna. En slutlig övergång tilldecimalklassifikationssystemet ser vi ännu inte. Hemlåneutredning Under året har vi genomfört en omfattande utredning om hemlån av den juridiska litteraturen. Förutom bibliotekets interna utredning har frågan också lyfts i Juridiska institutionens forskningsutskott och utbildningsutskott och i slutet av vårterminen genomfördes en enkätundersökning i Studentportalen. Resultatet av utredningen blev att vi inte ser det som möjligt att övergå från att vara ett referensbibliotek till ett hemlånebibliotek. Lån och fjärrlån Lånestatistiken beskriver endast en del av bibliotekets låneverksamhet och utgörs främst av lån ur den samhällsvetenskapliga samlingen. Den juridiska samlingen är en referenssamling och lånen registreras inte. Antal lån inkl. fjärrlån 2012 2011 20326 21026 Återlämnade böcker 2012 2011 19403 22050 Egna konferenser och event Nordiska Juridiska Biblioteksmötet, NJBM genomfördes i Uppsala den 13-15 juni med temat Juridikens globalisering – biblioteket i en internationell miljö. Konferensen är en ämneskonferens som återkommer vart tredje år och anordnas turvis i de nordiska länderna. Nordiska ministerrådet var huvudsponsor för konferensen. 102 personer deltog i konferensen. Inledare var överbibliotekarien Ulf Göranson, föreläsare var främst forskare vid Juridiska institutionen i Uppsala och diskussionsledare var medarbetare vid Juridiska biblioteket med hjälp av andra enheters bibliotekarier. I utvärderingen lovordades det intressanta ämnesvalet, intressanta föreläsningarna och efterföljande diskussionerna, de väl organiserade konferensdagarna och kvällsaktiviteterna. 8 http://www.ub.uu.se/sv/Aktuellt/Konferenser-och-seminarier/2012/NJBM/ Bok-och biblioteksmässan i Göteborg den 27-30 september. Dag Hammarskjöldbiblioteket presenterat sin verksamhet på Internationella Torget. Nytt för året var samarbetet med övriga FNrelaterade organisationer, Svenska FN-förbundet, UNDP, Unicef och UN Women. Biblioteket var värd för ett scenprogram och ett frukostprogram. Det gemensamma ämnet för ”FN-familjen” var de åtta millenniemålen. Uppsalas kulturnatt den 8 september. Dag Hammarskjöldbiblioteket deltog som arrangörerna i Kulturnatten. Vi visade biblioteket, litteraturen om FN, freds-och konfliktfrågor, folkrätt och mänskliga rättigheter. Vi gjorde en utställning med bibliotekets litteratur om FN:s åtta millenniemål och visade filmen Dag Hammarskjölds Uppsala. Ca 80 personer besökte biblioteket under eftermiddagen. Medarbetarnas kompetensutveckling Under året har följande personer deltagit i kurser/konferens/workshops: Katarina Hjortsäter 28 mars 2012. Verkstad om pedagogisk grundsyn. En förberedelse inför arbetet med Kritiska vänner. 3 maj 2012. Verkstad om Kritiska vänner. 7-11 maj 2012. Dewey-kurs 13 september 2012. Svenska FN-förbundets A-kurs. En introduktion till FN:s organisation och arbete, FN:s historia och utveckling, FN-organens funktion och operativa arbete m m. 28 oktober – 2 november 2012. Svenska FN-förbundets C-kurs. En studieresa till Genève och innehöll diskussion och studiebesök på ett antal FN-organ. Lotta Åberg Brorsson Juriststämman i januari. Avslutade deltagandet i Juridisk översiktskurs, 15hp . Tenterade i januari. LibQUAL-seminariet i Lund, inom ramen för projektet ”Biblioteksservice i ett kvalitetsperspektiv”. Eva Thorell 6 februari - InfoTorg, Stockholm – introduktion av deras tjänster, halvdag 12-16 mars- Dewey, KB, Stockholm - veckokurs 13-15 juni - Nordiska Juridiska Biblioteksmötet, Uppsala 27 september - Svenska ämnesord-nya riktlinjer, UUB, heldag 22 oktober- PBL utbildningsdag anordnad av Juridiska institutionen, halvdag 7-9 november - Riksdagstrycket och EU-dokumenten, Riksdagsbiblioteket 20 november - Ljud och bild i undervisningen, ULL, halvdag 9 Varg Yxgrim TPB:s studiedag om högskoleservice, 20/4, Nalen, Stockholm Svenska Daisy-konsortiets årliga konferens, 15/11, Citykonferensen, Stockholm Nordiska Juridiska Biblioteksmötet, Uppsala, 13-15 juni Satu Qvarnström Nordiska Juridiska Biblioteksmötet, Uppsala, 13-15 juni Kurs i bemötande av personer med funktionshinder 13/9 Pedagogisk verkstad 1 och 2 (pedagogisk grundsyn 28/3, att ge konstruktiv feedback 3/5) Forskardagen 12/9 Utbildning i systematiskt brandskyddsarbete 10/9 (heldag) samt 14/9 (halvdag) ULL:s kurs om film och teknik i undervisningen 20/11 Måd Delin VTLS användarkonferens för EMEA (Europe, Middle-East, Africa) i Warszawa 5-7 september Moa Nordendag Grundkurs i Libriskatalogisering, 29-31 oktober Veckokurs i Dewey decimalklassifikation, 12-16 november Sofia Sternberg Juriststämman 9 januari EDC-möte 15 februari Mentorsträff Borås 19-20 april Seminarium i Europahuset 24 april Pedagogisk verkstad anordnad av PU inför kritiska vänner, om att ge feedback, 3 maj Fyrisskolan SLR, Scientific literary Review 23 maj Nordiska Juridiska Biblioteksmötet i Uppsala 13-15 juni FN-kurs Svenska FN-förbundet 13 september Svenska ämnesord (nya varianten) 27 september Utbildningsdag juridiska institutionen 22 oktober Möte i nätverket för europainformation Karlstad 6-7 november Zotero-kurs Ekonomikums bibl. 9 november Sieps-seminarum Stockholm om Venedigkommissionen 19 november Karl-Oskar Göransson InfoTorg, Stockholm – introduktion av deras tjänster, halvdag 6 februari Libris inspirationsdag, 26 februari Studiebesök vid bibliotek i USA, North Western University Library, University of Chicago University Library, april Nordiska Juridiska Biblioteksmötet i Uppsal, 13-15 juni Bok- och biblioteksmässa i Göteborg, 27-30 september 10 Margareta Ärlebrand Uppsala universitets ledarskapskurs, pågick hela året Nordiska Juridiska Biblioteksmötet, 13-15 juni Bilagor Bilaga 1: Måldokument 2012 Bilaga 2: Handlingsplan med utvärdering 2012 11 Bil.1 Mål för Juridiska biblioteket vid Uppsala universitetsbibliotek Inledning Måldokumentet är avsett att användas vid planering och utvärdering av den löpande verksamheten vid Juridiska biblioteket. Dokumentet riktar sig främst till bibliotekets personal, men även bibliotekets användare ska ha möjlighet att ta del av verksamhetsmålen genom att dessa görs tillgängliga på webben. Måldokumentet ska vara ett levande dokument som uppdateras årligen och används som vägledning i det dagliga arbetet. Måldokumentet ska kompletteras med interna handlingsplaner, där det konkretiseras vilka åtgärder som ska vidtas under året. I samband med upprättandet av handlingsplanen ska även föregående års måluppfyllelse utvärderas skriftligen och bifogas planen. Innehållet i måldokumentet ska utgå från centralt fastställda mål, i enlighet med följande dokument för Uppsala universitetsbibliotek: • Arbetsordning för Uppsala universitetsbibliotek http://regler.uu.se/Detaljsida/?contentId=97010&kategoriId=119 • Mål- och strategiarbete vid UUB http://www.ub.uu.se/sv/Om-biblioteket/Mal-och-strategier-for-Uppsala-universitetsbibliotek/ • Förvärvspolicy • Mål för undervisningen vid biblioteket http://www.ub.uu.se/sv/Om-biblioteket/Mal-och-strategier-for-Uppsalauniversitetsbibliotek/Forvarvspolicy/ http://www.ub.uu.se/sv/Om-biblioteket/Mal-och-strategier-for-Uppsala-universitetsbibliotek/Malfor-undervisningen-vid-biblioteket/ • Arbetsmiljöpolicy för Uppsala universitet http://regler.uu.se/Detaljsida/?contentId=14377&kategoriId=97 • Jämställdhetsarbetet vid UUB http://www.ub.uu.se/sv/Om-biblioteket/Mal-och-strategier-for-Uppsalauniversitetsbibliotek/Jamstalldhetsplan/ 12 Allmänna mål Juridiska bibliotekets främsta målgrupper är studenter och forskare vid Juridiska fakulteten vid Uppsala universitet. Användarnas behov ska vara det centrala för bibliotekets verksamhet. Alla användare ska bemötas likvärdigt, med respekt för individen och utifrån ett pedagogiskt förhållningssätt. Användare med funktionshinder ska erbjudas den hjälp de behöver för att till fullo kunna utnyttja bibliotekets resurser. I samverkansorganet mellan biblioteket, lärare/forskare och studenter ska viktiga frågor om bibliotekets verksamhet diskuteras. En bra arbetsplats Arbetsmiljöpolicy vid Uppsala universitet ska tillämpas i Juridiska biblioteket. Biblioteket ska utgöra en kreativ och stimulerande studie- och arbetsmiljö och användarna ska uppleva lokalerna som ändamålsenliga och tilltalande. Arbetsplatsen ska präglas av öppenhet, tydlighet och respekt och en vilja att samarbeta för att uppnå målen. Alla har ett gemensamt ansvar för att skapa en trygg och tillåtande arbetsplats. Personalens kompetens ska tas till vara och utvecklas i enlighet med vad som bäst främjar effektivitet och kvalitet i verksamheten. Biblioteket ska följa med i den tekniska utvecklingen och tillgodose användarnas och personalens behov av teknisk utrustning. Samlingar Juridiska bibliotekets lokala förvärvsplan ska utgå från universitetsbibliotekets förvärvspolicy. Inriktningen på bibliotekets samlingar ska fastställas i samarbete med ämnesföreträdare vid Juridiska institutionen och med utgångspunkt från användarnas behov, inom budgetramarna. Som ett komplement till de egna samlingarna ska biblioteket även erbjuda fjärrlåneservice. 13 Bibliotekets samlingar ska vara tillgängliga och sökbara i bibliotekskatalogen. Elektroniska tidskrifter och databaser ska vara lätt åtkomliga på bibliotekets webbplats. Nyheter ska framhävas på webben och i biblioteket. Bibliotekets samlingar, såväl tryckta som elektroniska, ska vara organiserade på ett användarvänligt sätt. Generösa öppettider ska möjliggöra maximalt nyttjande av bibliotekets referenslitteratur. Biblioteket ska marknadsföra sina resurser, i form av samlingar, service och kompetens. Samlingarna ska vårdas och bevaras även med utgångspunkt från framtida behov. Undervisning Uppsala universitetsbiblioteks mål för undervisningen i litteratur- och informationssökning utgör utgångspunkt för Juridiska bibliotekets lokala mål för undervisningen. Biblioteket ska vara en integrerad del i utbildningen vid Juridiska fakulteten och arbeta i dialog med fakultetens lärare, forskare och ledning. Biblioteket ska vara ett stöd och en självklar samarbetspartner för både grundutbildning och forskning. Prioriterade områden 2012 • • • • • • Avsluta utredningen om förutsättningar för hemlån Arbeta med bemötande och gemensamma förhållningssätt med användaren i fokus Fortsätta förberedelserna för bibliotekets övergång till Dewey som hylluppställningssystem Utarbeta en plan för förbättrade kontaktvägar gentemot forskarna Utarbeta förslag på rutiner för att utvärdera biblioteksundervisningen Genomföra det 9:e Nordiska juridiska biblioteksmötet 2012 14 Handlingsplan 2012 En bra arbetsplats - Utveckla aktiva mötesformer inom enheten Personalmöten/Informationsmöten/Temamöten/Arbetsplatsmöten (MÄ) - Under året ska medarbetarna arbeta aktivt med bemötandefrågor, fyra möten (SQ, LÅ) - Fortsatt arbete med lokalfrågorna, samarbete med institutionen för att hitta nya lösningar (MÄ) - Vi skapar ett råd med studentrepresentanter från omgivande institutioner angående arbetsmiljön (MÄ, SQ) I februari utarbetades ett förslag till ny form för personalmöten. Två typer av mötesformer har genomförts: informationsmöten och temamöten. Vi har genomfört två egna möten om bemötande 8/5 och 25/9 samt deltagit i ett UU-gemensamt seminarium 21/9. Ytterligare ett möte om bemötande var planerat men utgick. Vi bör följa upp det arbete som gjorts och hålla frågan levande. En plan för arbetet bör göras för 2013. I lokalfrågan har vi kommit framåt i diskussionen med institutionen. Målet, att minska trängseln i biblioteket under året, har dock ej nåtts. På sikt kan trängseln minskas genom att kvarteret Munken tillkommer. Vi har inte skapat ett råd med studeranderepresentanter och gör bedömningen att det räcker med befintligt samverkansorgan där studenterna är representerade. Vi kallar också studerandeskyddsombuden till skyddsrond årligen. Samlingarna - Avsluta utredningen och besluta om hemlån av delar av den juridiska litteraturen (SS, LÅ) - Utarbeta en bevarandeplan (SS, MÄ) - Fortsätta arbetet med övergång till Dewey, personal och ekonomi (MÄ + alla) - Översyn av förvärvsplanen (LÅ) - Äska mer pengar för ökat förvärv av kurslitteratur och bindning/lagning av slitet material (MÄ) - Ställa ut SOU och annat magasinerat material som ofta används i öppna samlingarna (alla). - Utvärdera och vidareutveckla användandet av skärmar i bibliotekslokalerna (VY+alla). - Utveckla samarbetet med ämnesföreträdare, främst med fokus på förvärv inom medicinsk rätt och miljörätt (LÅ, SS) - Se över förvärv (nuvarande bestånd och behov) och katalogisering av e-böcker (LÅ, MN) 15 - Undersöka nya former för förvärv+katalogisering, ex. Dawson-LIBRIS (LÅ, MN) Hemlåneutredningen avslutades under våren och en bevarandeplan gjordes. Bägge rapporterna finns i MP. Arbetet med Dewey fortskrider långsamt men går ändå framåt. Insatser har gjorts främst under sommarmånaderna. En översyn av förvärvsplanen är gjord. Att äska extra medel från institutionen för förvärv av fler ex. av kurslitteratur var inte möjligt. Institutionen anser sig betala en tillräckligt stor summa för biblioteksverksamheten. Frågan bör lösas internt inom UUB genom fördelning av medlen. Arbetet med att ställa ut SOU:er är slutfört. TV-skärmen uppdateras kontinuerligt medan de mindre skärmarna som står i hyllorna behöver bytas ut. Punkten tas med i handlingsplanen för 2013. Samarbete med ämnesföreträdarna är inte utarbetat men under året har vi haft större fokus på förvärv av medicinsk rätt och miljörätt. Vi har haft en s.k. doktorandfika för nya doktorander, med en genomgång av biblioteket och dess resurser. Ett nyhetsbrev har skickats ut till de anställda vid juridiska fakulteten, med information kring de viktigaste kommande händelserna. Katalogisering av e-böcker har utretts och en metod för att ta hand om och exponera e-böcker har utarbetats. En översyn av standing orders är påbörjad. Dawson2LIBRIS är igång. Undervisning - Utarbeta förslag på rutiner för att utvärdera biblioteksundervisningen i förhållande till kursmålen (SQ, SS + undervisningsteamet) - Vi förmedlar vår egen utvärdering av undervisningen till kursföreståndarna (undervisningsteamet). - Skaffa ändamålsenlig utrustning i undervisningslokalerna (ekonomi MÄ, teknik VY) - Utarbeta en plan för kontaktvägar gentemot forskargrupper och nya doktorander (SS, LÅ) - Vi söker samarbete med andra enheter för att ge undervisningen nya dimensioner, främst avseende kritiska vänner, filmer, referenshantering (undervisningsteamet) Förslag på frågor att ta med i kursvärderingarna har getts till Olle Mårsäter i hans egenskap av studierektor. Under 2013 bör vi följa upp om det lett till någon förändring. Studenterna på T5 har fått svara på frågor i slutet av seminariet i att söka skatterättsligt material och svaren utgjorde underlag för diskussion med kursföreståndaren om förbättring av undervisningen. Mötet blev mycket positivt och ledde till ett delvis förändrat upplägg. Vi förmedlar resultaten av våra utvärderingar på T1 och rektorsutbildningen till kursansvariga lärare. Vi har också träffat kursföreståndaren för T1 och har delvis ändrat upplägget inför 2013. En kontinuerlig dialog förs med lärarna grundad på dels våra självvärderingar, dels på det underlag vi får in från studenterna. Fanns under 2012 inget budgetutrymme för nya bord och stolar. Vi har köpt en begagnad Smartboard som tas i bruk 2013. En förfrågan har gjorts till Gunilla Sundström och ÖB om att få slå samman seminarierummet och lilla läsesalen till en undervisningslokal. Svar kommer under 2013. 16 Konkret plan för kontaktvägar har inte utarbetats. Informationen om nya doktorander från institutionen till oss har inte fungerat. Vi behöver påminna. Flera doktorander kommer självmant till biblioteket och presenterar sig själva eller tillsammans med sin handledare. Under 2013 arbetar vi vidare med kontaktvägar bl.a. genom utvärdering av resurser vilket är en UUB-gemensam satsning. Vi har utökat vårt samarbete med andra enheter genom bl.a. Kritiska vänner, referenshantering och filmprojekt. Vi fortsätter arbetet under 2013. Bemanning, ledarskap och personal - Utlysa vakanta tjänster (MÄ) - Utreda om vi vid nyanställningar ska prioritera bibliotekarie eller assistent (MÄ+alla) - Revidera våra mål i förhållande till UUB:s mål och strategier (MÄ+alla) - Diskutera budgeten för ökad förståelse för den ekonomiska situationen (MÄ) - Utvärdering av våra arbetsuppgifter, kärnverksamhet, balans mellan olika verksamheter, externa åtaganden (MÄ) - Upprätta en årsplan över verksamheten (MÄ). Vi har fått två nya medarbetare; Moa Nordendag och Eva Thorell. Inför rekryteringen gjorde ett försök att inventera behoven. Vi har dock ej systematiskt utrett behoven av en assistent. Vi hade en halvårsrevision av våra egna mål 21/8. UUB:s mål är inte klara. Budgeten har inte diskuterats i personalgruppen på grund av att budgetläget inom organisationen är otydligt. Vi behöver ta upp budgetfrågor regelbundet. Punkten kvarstår inför 2013. Utvärdering av arbetsuppgifter, kärnverksamheter etc. har inte genomförts. Gemensamma funktionsgrupper för juridik och samhällsvetenskap har bildats. Riktlinjerna för deltagande i projekt har under året blivit tydligare inom UUB. Diskussion om arbetsuppgifter, kärnverksamheter etc. bör fortsätta under 2013. En årsplan har upprättats. Inför 2013 utarbetas en gemensam plan för DH/JUR och läggs ut i MP. Konferens - Genomföra 9:e Nordiska Juridiska Biblioteksmötet 13-15 juni 2012 (BiK+alla) - Göra bokslut och dokumentera konferensen (MÄ) NJBM genomfördes i juni och lockade ca 100 deltagare. Dokumentationen är gjord och finns utlagd på webben och Nordiska rådet som var huvudfinansiär har godkänt bokslutet. 17