BMC-biblioteket vid Uppsala universitetsbibliotek Verksamhetsberättelse för 2012 Länge såg det ut som 2012 skulle bli året då beslut om nylokalisering av biblioteket, efter flera års diskussioner, skulle bli av. När detta skrivs, i januari 2013, är det dock fortfarande ovisst, om och när biblioteket ska flytta. Detta har präglat året, och det har lagts ned mycket engagemang, tankemöda och tid på planering och kontakter med byggnadsavdelningen och BMC-företrädare. Trots denna hämsko har den ordinarie verksamheten kunnat bedrivas i vanlig god ordning och det även med viss utveckling. Samlingarna, förvärv och katalogisering BMC-bibliotekets samlingar består till absolut största delen av elektroniska tidskrifter. Elektroniska böcker finns det mer och mer av, fram för allt av referensbokskaraktär, men även andra blir allt vanligare. Med kursböcker i elektronisk form är dock fortfarande sparsamt. Främsta skälet till det är att förlagen inte tillgängliggör dem elektroniskt. Den tryckta samlingen av böcker och tidskrifter, ca 450 hyllmeter, är därför överblickbar. Detta förhållande gör det till en viktig pedagogisk uppgift att förklara att det biblioteket tillhandahåller av informationsresurser är långt mer än vad som syns i det fysiska rummet. Under 2012 köptes 950 nya böcker, svenska och engelska. Antalet har legat på ungefär samma nivå de senaste åren. Inköpsförslag på böcker från bibliotekets användare, tillmötesgås om ämnesinriktningen stämmer. Ett problem är att det lämnas in så få inköpsförslag. Under 2012 testades ett nytt sätt att samla in inköpsförslag från ämnesexperter inom kemiområdet, vilket kommer att fortsätta under 2013. Enligt verksamhetsplanen skulle även en ny modell med förvärvsmöten med institutionsföreträdare prövas, men det kommer istället att ske ett senare år. En stor del av de böcker som köps, är kurslitteratur. Det är ett stort arbete att administrera de aviseringar om nya kursböcker som kommer in via kursboksdatabasen Selma och via e-post. För BMC-bibliotekets del har det tilltagit på senare år i och med att fler utbildningar har förlagts på BMC. Den kursbokansvarige på BMC-biblioteket initierade under hösten ett möte med alla som arbetar med kurslitteratur inom UUB, för att dela erfarenheter och se samordningsvinster. Uppföljning kommer att ske under kommande vår. I februari 2012 avslutades det omfattande arbetet med att organisera om boksamlingen enligt hylluppställningssystemet Dewey. Arbetet, som hade påbörjats hösten 2011 (och förberetts dessförinnan i samarbete med Medicinska biblioteket), innebar inte enbart ommärkning av böcker och registrering i katalogerna Libris och Disa, utan också ny skyltning i samlingarna och en allmän genomgång av samlingen: Felaktigheter uppdagades, inaktuella titlar gallrades, m m. Hela personalgruppen, inklusive de timanställda som tjänstgör kvällstid, deltog i arbetet under ledning av bibliotekarien som är funktionsasvarig för samlingarna på BMC-biblioteket. Senare under året påbörjades arbetet med att gå igenom de magasinerade boksamlingarna i källarmagasinet, B5:0: Beslut tas om eventuell gallring och det som behålls registreras i bibliotekskatalogen och förs till en nystartad magasinsuppställning. Beslut om gallring tas med hjälp av ämnesexperter i de fall det inte enkelt kan avgöras. Det är mycket tillfredsställande att detta nu har påbörjats; titlar – inte sällan unika i bibliotekssverige - blir synliga i bibliotekskatalogen och därmed tillgängliga, och det blir bättre ordning i magasinet. Mycket arbete återstår och när det kan avslutas beror på hur mycket tid övrig verksamhet, som är mer prioriterad, behöver. 1 Skyltningen och ordningen i samlingarna och i katalogerna, är annars mycket viktigt ur kvalitetssynpunkt. En stor del av BMC-bibliotekets tryckta tidskrifter flyttades till medicinska tidskriftsdepån i Bålsta 2008. Funktionsansvarig för tidskrifter, gick under året igenom och kontrollerade att de tryckta tidskrifter som står kvar, ska göra det enligt riktlinjerna för det som ska placeras i Bålsta och att kataloguppgifterna stämmer. Antalet tryckta tidskrifter som biblioteket prenumererar på, eller erhåller som pliktleverans, är nu nere på 73; tryckta titlar har kontinuerligt bytts ut till elektroniska så snart det har varit möjligt. Antalet elektroniska tidskrifter inom BMC-bibliotekets ämnesområden som universitetsbiblioteket ger tillgång till, är svårt att uppskatta, men det är tusentals. Somliga köper BMC-biblioteket självt, eller tillsammans med Medicinska biblioteket eller Ångströmbiblioteket, men majoriteten av prenumerationerna ingår i stora paket som UUB köper gemensamt via nationella konsortieavtal. Totalt prenumererar UUB på cirka 18000 e-tidskrifter (2011). Viktigt att framhålla är att elektroniska tidskrifter inte sköter sig själva, utan kräver minst lika mycket administration för oavbruten tillgång, som tryckta. Nya prenumerationer av enstaka e-tidskrifter görs enbart efter inköpsförslag från forskare och doktorander på BMC. 2012 kunde fyra nya prenumerationer startas genom omprioriteringar inom befintlig budget. Inköpsförslag kommer in kontinuerligt och listan över ytterligare prenumerationer, som vi inte har kunnat tillmötesgå, blir längre och längre. Önskemål finns även om inköp av elektroniska tidskriftssarkiv, s.k. backfiles. Ett arbete som kvarstår är att fortsätta försöka skapa medvetenhet om dessa önskemål och påverka anslagsgivarna att utöka bibliotekets förvärvsbudget. Alldeles i slutet av året påbörjade Medicinska biblioteket och BMC-biblioteket förhandlingar med ett av de stora förlagen om ett e-bokspaket med 15 titlar som används som kursböcker och är högt eftertraktade. Tyvärr försenades det av olika skäl, men stor förhoppning finns om att vi kan börja prenumerera på e-bokspaketet någon gång i början av 2013. Lån och information Antalet utlån under 2012 var 18594, vilket är en minskning sedan året innan med ca 2000 lån. Övrig biblioteksstatistik, till exempel avseende antalet besök, fjärrlån och artikelbeställningar, samlas inte in förrän senare, och kan därför inte anges när detta skrivs. Bibliotekets ordinarie öppettider 2012: Måndag – torsdag kl. 8.30 - 19.00 Fredag kl. 8.30 - 16.30 Avvikelser från de ordinarie öppettiderna var i samband med helgdagar och under sommaren, då vi som regel hade öppet, men med begränsade öppettider. Helt stängt var biblioteket endast under vecka 52 (gällde 27-28 december). Studenter och anställda vid BMC har alltid till gång till läsplatserna och de publika datorerna i biblioteket via sitt passerkort till BMC. Samtliga i personalen arbetar 1-3 pass per vecka i bibliotekets expedition. Det finns ett förmiddagspass (kl. 8.30-12.30) och ett eftermiddagspass (kl. 12.30-16.30). Varje pass bemannas med en person, men en bakjour (också den schemalagd) finns till hands vid köbildning, för posthantering m m. Kvällstid bemannas expeditionen av en timanställd, företrädesvis studenter som läser biblioteks- och informationsvetenskap. De fyra kvällspassen bemannades 2012 av 3-4 studenter. 2 Veckorna vid terminsstart behöver bemanningen ofta tidvis förstärkas för att ta emot alla nya studenter. Vid starten av höstterminen ordnades en tillfällig station för utfärdande av lånekort, synligare placerad än expeditionen, vilket föll mycket väl ut och kommer att ordnas igen. Studenter och doktorander som vänder sig till expeditionen med längre frågor, hänvisas i första hand till att boka tid för handledning via tjänsten “Boka bibliotekarie”, som är en förlängd informationstjänst och som utförs av bibliotekets undervisande bibliotekarier. Undervisning Bibliotekets undervisning i informationssökning är en väl fungerande och välintegrerad verksamhet, särskilt gentemot medicinska fakultetens grundutbildningsprogram, men också alltmer gentemot farmaceutiska fakultetens. Till exempel planeras ett ytterligare kurstillfälle med informationssökning som ska ingå i apotekarprogrammet från och med 2013. Ett framsteg under året var också att det bestämdes att läkarprogrammet i fortsättningen kommer att ha ett ytterligare undervisningstillfälle mot slutet av utbildningen i samband med att studenterna skriver sina examensarbeten. I januari publicerades första versionen av en webbaserad lektion i informationskompetens till en distanskurs i folkhälsovetenskap. För kursen har en film, föreläsningar och instruktionsguider spelats in. Bibliotekarier deltar aktivt i rättningen av två av studenternas inlämningsuppgifter, med fokus på informationssökning och referenshantering. Till höstterminens kurs justerades upplägget vilket resulterade i mycket goda resultat från studenterna gällande dessa frågor, samt mycket positiva utvärderingar. Kursen ges nu löpande och innebär en ny typ av samarbete mellan bibliotekarier och lärare på grundutbildningen. Undervisning i referenshantering sker både integrerat med undervisningen i informationssökning, och för sig självt. Workshops i referenshanteringssystemet Zotero, hölls under året vid flertalet tillfällen vid både Medicinska biblioteket och BMC-biblioteket. Tillsammans med tre andra undervisare inom UUB, utvecklade BMC-bibliotekets undervisningsansvarige kursen Mobil akademiker respektive Mobil student (samma innehåll men anpassade till olika målgrupper) och höll ett par sådana tillfällen under senhösten. Kursen tar upp hur bibliotekets elektroniska resurser, och andra relaterade funktioner, kan användas i surfplattor och s.k. smart phones. Fler kurser är planerade till 2013. Bibliotekarierna som står bakom idén, blev redan före 2012 år utgång inbjudna till konferenser, två i Sverige och en internationell i Storbritannien, för att presentera konceptet. Samverkan Bibliotekssamverkan M, med representanter för lärare, forskare och studenter inom med/farm och tek/nat samt Akademiska sjukhuset, är BMC-bibliotekets och Medicinska bibliotekets främsta organ för samarbete med användarna om bibliotekens service. Fyra möten hölls under året. Några exempel på ämnen som har tagits upp är BMC-bibliotekets lokaler och bibliotekets betydelse som plats, undervisningen som bedrivs och det test av låntagarstyrt förvärv av e-böcker (PDA) som genomfördes inom UUB som en del av ett nationellt projekt under året. Andra exempel på samverkan med omgivande institutioner som bör nämnas, är samarbetet med Språkverkstaden som använder ett rum i bibliotekets för sin mottagningsverksamhet ett par dagar i veckan, och samarbetet med Med/Farm DoIT som förstärktes i och med genomförandet av den webbaserade lektionen till distanskursen. 3 I slutet av augusti inbjöds lärare, forskare och administrativ personal till ett lunchseminarium i biblioteket om e-böcker som blev välbesökt och uppskattat. Ett samarbete inleddes under året med biblioteken vid övriga lärosäten där SciLifeLab har etablerats Stockholms universitetsbibliotek, Kungliga tekniska högskolans bibliotek och Karolinska institutets bibliotek, för att se över hur samarbete kring SciLifeLabs informationsförsörjningsbehov skulle kunna samordnas över lärosätesgränserna för bästa service. För UUB:s del berör detta samarbete närmast BMC-biblioteket eftersom SciLifeLab Uppsala är lokaliserat till BMC. Samarbete med ett annat universitetsbibliotek, Linköpings, skedde genom att BMC-bibliotekets undervisningsansvarige deltog och gav en egen presentation vid en intern inspirationsdag om undervisning i Linköping. Samverkan internt inom Uppsala universitetsbibliotek sker i många olika former. Medarbetare vid BMC-biblioteket är representanter i flera biblioteksgemensamma grupper och projekt; undervisningssamordnargruppen, samverkansgrupp om undervisning inom hum/sam, webbgruppen, arbetsmiljögruppen, projektgruppen “Biblioteksservice i ett kvalitetsperspektiv” inom arbetet med mål- och strategier, och i operatörsgruppen för Fråga biblioteket. Samverkan internt genom kompetensutveckling av personalen har skett genom undervisningsansvariges medverkan till ett par olika workshops med inriktning på nya tekniska hjälpmedel. Det ena hade fokus på appar och qrkoder, och det andra, benämnt “Kom igång med tekniken” handlade om presentationsprogrammet Prezi och andra praktiska program. BMC-bibliotekets närmaste samarbetspartners internt är Medicinska biblioteket eftersom vi har medicinska fakultetens informationsförsörjningsbehov gemensamt. Samarbete sker om fram för allt undervisning, men också om förvärv, och om bemanning vid personalmöten och planeringsdagar. Lokaler Den fleråriga diskussionen om BMC-bibliotekets lokaler fick en ny vändning i januari 2012 då byggnadsavdelningen meddelade att det skulle byggas en aula i bibliotekets nuvarande lokaler. Det var prioriterat och beskrevs som akut, helt enkelt för att rymma de allt större studerandegrupperna, fram för allt vid sjuksköterske- och läkarprogrammen. Biblioteket erbjöds som ny placering en del i BMC-korridoren C8:1, totalt 490 kvm (nuvarande lokaler är på ca 700 kvm). Detta besked togs inte emot med glädje: C8:1 är en före detta laborationskorridor som ligger i markplan åt ena hållet, men under jord åt andra. Tanken, som den presenterades i början, var att biblioteket skulle vara uppdelat i utrymmen på båda sidor med en korridor i mitten, för passage till ett nytt personalrum som redan var inplanerat att byggas i C8:1. Vi var mycket skeptiska till att det skulle gå att få till en godtagbar biblioteks- och lärmiljö i den tilltänkta lokalen efter hur förutsättningarna presenterades. Diskussioner om ett par alternativa lokaler hölls, men slutligen upplevde vi oss tvungna att acceptera C8:1 som ny lokal, för att inte hindra kärnverksamheten (forskning och grundutbildning). Samtidigt hade vi då fått kännedom om att de gamla planerna om en stor ombyggnad av BMC, det s.k. parallella uppdraget, skulle tas upp för fortsatt utredning. I de planerna ges biblioteket en mycket central och bra placering, mot en inbyggd innergård. BMC-bibliotekets enhetschef har sedan augusti ingått i en lokalgrupp med uppgift att ta fram underlag för beslut om parallella uppdraget som ska presenteras för BMC:s intendenturstyrelse i slutet av januari 2013. Rektorsbeslut om genomförande kan tidigast tas sommaren 2013. 4 Byggnadsavdelningen har i planeringen av bibliotekets flytt till C8:1 hävdat att det ska ses som en tillfällig flytt, men för det finns naturligtvis inga garantier. Vad gäller planeringen anlitades en byggnadsingenjör av Akademiska hus som i samarbete med bibliotekspersonalen tog fram en ritning på biblioteket i C8:1. Korridoren i mitten som BMC:företrädare krävt, finns inte med i denna ritning. Passage kan ske genom biblioteket under biblioteks öppettider, vilket accepterades av BMCföreträdare efter viss diskussion. Biblioteket har vid dessa diskussioner framhållit ett starkt önskemål om att få magasinet i B5:0 upprustat så att tryckta tidskrifter kan föras till ett öppet magasin, för fortsatt tillgänglighet och en öppnare miljö i C8:1. Allt detta har förstås starkt engagerat oss i bibliotekspersonalen, och varit föremålet för många diskussioner vid kafferaster och personalmöten, samt vid en planeringsdag, diskussioner som alltid har varit framåtsyftande för att hitta de bästa lösningarna efter förutsättningarna. Under senhösten blev vi varse att flyttplanerna hade avstannat på grund av att beslut om bygget av aulan tas samtidigt med parallella uppdraget och läget är fortsatt ovisst. Övrigt I och med att vi bads att beskriva verksamhetens lokalbehov inför planeringen av flytten till C8:1, kände vi ett starkt behov att beskriva hur vi ser på bibliotekets verksamhet utöver rena fakta om antal kvadrat och konkreta uppgifter om olika funktioner. Det sammanställdes i ett visionsdokument, “Där kunskap förenas och växer”, som förmedlades till berörda parter tillsammans med beskrivningen av bibliotekets lokalbehov. En enkätundersökning riktad till studenter genomfördes under vårterminens sista veckor, som visade på bibliotekets betydelse som studiemiljö såväl som behovet att få professionell hjälp med informationssökning. Även den förmedlades till berörda parter. Under sommaren sammanställdes en folder om BMC-biblioteket, enligt samma modell som för övriga bruksbibliotek, som fanns färdig och tryckt i en begränsad upplaga, till starten av höstterminen. Karolinska institutets bibliotek (KIB) och Göteborgs universitetsbibliotek (GUB), förklarade under årets första hälft att man önskade lämna samarbetet om den medicinska biblioteksdepån i Bålsta, som pågått sedan 2009. UUB, som ville se en fortsatt drift av depån, inledde så småningom förhandlingar med Kungliga biblioteket om drift av depån i egen regi. Förhandlingar skedde även med KIB och GUB om avslutningen av samarbetet. Beslut om drift av depån i egen regi, togs efter att det förankrats med Bibliotekssamverkan M. Tillgång till materialet i Bålstadepån är av stor betydelse för både Medicinska biblioteket och BMC-biblioteket, och våra användare. Januari 2013 blir en övergångsperiod då allt material med placering i depån successivt förs över till UUB i Libris. Egen drift av depån kommer att innebära en kraftigt utökad hantering av artikelbeställningar från hela landet. Rutiner för detta behöver utarbetas under 2013. Fjärrlånesystemet Saga med dokumentleveranssystemet Doklev, kommer att upphöra i och med årsskiftet 2013/2014. Sedan slutet av 2012 leder BMC-bibliotekets enhetschef en grupp som har i uppdrag att specificera UUB:s behov av ett fjärrlåne- och dokumentleveranssystem inför fortsatt utredning om efterföljare till Saga/Doklev. Biblioteket väckte uppmärksamhet och fick mycket positiv respons för den julgran byggd av böcker (utgallrade och tillfälligt “utlånade”) som med kulörta lyktor spred julstämning under hela december. 5 Kompetensutveckling Under året har medarbetare vid BMC-biblioteket deltagit vid följande konferenser: Bokmässan, Bok & bibliotek 2012, Göteborg 27-30 september EAHIL 2012 (European association for health information and libraries), Bryssel 3-6 juli Internet Librarian International 2012, London 29-31 oktober Libris inspirationsdagar, Stockholm 26-27 mars Lilac 2012 (Librarian's information literacy annual conference), Glasgow 11-13 april Lund Online, 12-13 april TPB-möte (om biblioteksservice till studenter med läs- och skrivsvårigheter), Stockholm 20 april Annan kompetensutveckling som anordnats internt, och där personalgruppen har deltagit i sin helhet, har varit seminarier om bemötande och om hot och våld. Boel K. Gustafsson Enhetschef vid BMC-biblioteket, Uppsala universitetsbibliotek 2012-01-20 6