Kan man ersätta diariet med
andra system?
Copyright SIPU Arkivkonsult
Hur strukturera upp systemen?
• En ärendetyp – rekrytering, upphandling
• Ärenden med varierande innehåll - synpunktshantering
• Blandning av ärenden och faktiskt handlande – projekt
• Tratt in – ansökningsportal, tidredovisning
Copyright SIPU Arkivkonsult
Vad innehåller systemen?
• Enbart ett register/databas
• Kopplade allmänna handlingar
• Inskrivna minnesanteckningar – ej allmänna handlingar
• Länkar
• Sekretesskyddad information
Copyright SIPU Arkivkonsult
Vad är problemet?
•
•
•
•
•
System bara dyker upp
Registrator är inte involverad
Vem gör vad/hanterar vad
Risk för dubbelregistrering
Okunskap om lagkrav på
•
•
•
•
•
•
•
•
•
insyn,
utlämnade
sekretess
vilka uppgifter,
Rutiner och hanteringsanvisningar upprättas inte
Registreringen görs av ”amatörer”
Långsiktigt bevarande inte beaktat
Gallring inte beaktad
Informationssäkerhet inte beaktad
Copyright SIPU Arkivkonsult
För att ersätta måste systemet kunna
• OSL- krav
• Vara diarium
• Upprätthålla god
offentlighetsstruktur
• Ev hantera sekretess
• Hantera behörigheter
• Skapa rapporter
• Användbarhet
• Hantera kopplade handlingar
• PuL - krav
• Hantera personuppgifter
• Arkivkrav
• Hantera gallring och rensning
• Hantera bevarande
• Använda stabila format och
strukturer
• Exportera till andra system
• Presentera programvaror och
dokumentation
• Uppfylla IT- säkerhet
Copyright SIPU Arkivkonsult
Hantera offentlighet och sekretess
• Upprätthålla god offentlighetsstruktur
• Skilja på allmänna handlingar och arbetsmaterial
• Hantera sekretess
• Skilja på offentliga och sekretesskyddade allmänna handlingar
• Skydda sekretesskyddade handlingar och metadata
• Hantera behörigheter
• Systemägare, registrator, användare, tittare, allmänhet
Copyright SIPU Arkivkonsult
Man måste kunna
• Hantera kopplade handlingar
• Hantera olika filformat
• Importera e-post
• Ta emot skannade filer
Copyright SIPU Arkivkonsult
Långsiktighet för bevarande
• Använda stabila format och strukturer
• Exportera till andra system
• Säkerhet
• Kunna gallra
• Förfoga över programvaror och dokumentation
Copyright SIPU Arkivkonsult
Handlingar i ärendet
Förklaring
Bevara/Gallra
#
Radräknare
B
Riktning
In eller ut
B
Ad acta
Används ej
G/ 1991:6
Intern
Används ej
G/ 1991:6
Skapad av
Alltid N.N:
Automatiskt
G/ 1991:6
Vald avsändare/mottagare
B
Datum
Automatiskt
B
Reg.datum
Automatiskt
B
Handl.typ
Finns som förval.
B
Finns även på papper
Copyright SIPU Arkivkonsult
Processbeskrivning som hjälp
• Beskriv processen
• Identifiera vilka handlingar som uppstår
• Bedöm
• Allmän handling/arbetsmaterial
• Offentlig/sekretesskyddad
• Rensa/bevara/gallra
• Jämför med dokumenthanteringsplan
Copyright SIPU Arkivkonsult
Handling
OSL
Registrera i
diariet
Ursprungsformat
Kravspecifikation
PDF- A1
Protokoll från samverkan §11
Papper
Annons med ref.nr
PDF- A1
Ansökan 1 med bilagor
Word
Ansökan 2 med bilagor
Papper
Bevaras/
Gallras
Copyright SIPU Arkivkonsult
Arkivformat PDFA1/Papper
Arkivplats
Om det inte fungerar
• Praktiskt exempel för rekrytering
• Leverera löpande till diariet för registrering och förvaring
• annons, företeckning över sökande, testresultaten, beslut
• Leverera handlingar som ska bevaras till annan förvaring
• Ansökningshandlingar för den sökande levereras till personalakten
• Gallra/rensa eller avtala/kontrollera att det blir gjort
• Ur systemet gallras efter 2 år övriga handlingar
Copyright SIPU Arkivkonsult