Rekryteringshandbok

Rekryteringshandbok
Södertälje kommun 2007
Rekryteringspolicy antagen av personalutskottet juni 2007
Handboken framtagen av personalavdelningen
”Ett professionellt
rekryterings­arbete bidrar
till att finna de mest
kompetenta och motiverade
medarbetarna”
Rekryteringshandbok 2007
Rekryteringspolicy antagen av personalutskottet juni 2007
Handboken framtagen av personalavdelningen
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
Rekryteringspolicy
Syfte
Rekryteringsarbetet ska tillgodose verksamheternas behov av personal
så att respektive kontor och dess resultatenheter kan fullfölja mål och
uppdrag. Södertälje kommun ska genom denna policy även verka för en
intern rörlighet inom organisationen och utvecklingen av den egna personalens kompetens. Policyn syftar till att tydliggöra kommunens inställning
i rekryteringsfrågor. Kommunen är en arbetsgivare och alla ska tillämpa
rekryteringsprocessen på ett likartat sätt. Policyn ska vara ett stöd för
chefer, personalfunktion, fackliga organisationer och övriga intresserade
aktörer. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för rekryteringsfrågorna. Chefer som har till uppgift att anställa personal ansvarar också
för att policyn följs vid tillsättning av tjänster.
Ett professionellt rekryteringsarbete bidrar till att finna de mest kompetenta och motiverade medarbetarna. Rekrytering är också en väsentlig del
i marknadsföringen av varumärket Södertälje. Kommunen ska arbeta för
att få en bred rekryteringsbas, flexibla arbetsförhållanden och individuellt
anpassade anställningsvillkor. För att få utveckling mot verksamheternas
mål behöver vi ökad mångfald med kön, ålder och etnicitet samt respekt
för olika kunskaper och kompetenser. Flerspråkighet ska ses som en tillgång vid rekrytering av nya medarbetare.
Med rekrytering menar vi alla åtgärder som vidtas för att tillgodose behovet av personal vid alla typer av anställningar. Vid varje rekrytering görs
en intern inventering, för att se om kompetensbehovet kan tillgodoses
internt och därmed bidra till personalrörlighet och kompetensutveckling.
För att kvalitetssäkra ett professionellt rekryteringsarbete och följa de lagar
och avtal som reglerar detta område har kommunen en intern rekryteringshandbok.
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
Mål:
Målet är att tillgodose verksamheternas behov av
personal med rätt kompetens till respektive tjänst
och att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen.
Strategi:
För att nå målet krävs att
1.Riktlinjerna i rekryteringshandboken alltid
följs vid rekryteringar
2.En behovs- och kravanalys ligger till grund
för alla rekryteringar
3.Alla lediga tjänster ska annonseras
4.Alla platsannonser ses som marknads­föring
av kommunen
5.Rekryteringsväg och annonseringssätt anpassas
efter verksamheternas olika behov
6.Ansvarig chef håller sig ajour med kommunens
rekryteringsriktlinjer och följer gällande lagar
och avtal
7.Rekryteringsprocessen ses som ett led i en
långsiktig och flexibel personalplanering
8.All rekrytering och annonsering ska uppmuntra
till mångfald och samtliga annonser ska
innehålla kommunens gemensamma
formulering kring detta.
9.Återkoppling på ett professionellt och positivt
sätt ska alltid ske till dem som har sökt arbeten
och inte varit aktuella för anställning.
Stöd:
Personalavdelningen har till uppgift att stödja
och ge service i rekryteringsarbetet samt initiera
och efter behov genomföra utbildningar inom
området.
Rekryteringshandbok 2007
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1. Allmänna anvisningar
5. Annonsmanus
1.1 Exempel på
kostnader/investering i rekrytering.....................8
5.1 Allmänna anvisningar om innehållet.............. 11
5.2 Mallar (bilagor).............................................. 11
2. Behov uppstår
6. Annonsering & medieval
2.1 Identifiering av arbetsuppgifter..........................8
2.2 Tidplan för rekrytering.......................................8
6.1 Intern respektive extern annonsering.............. 11
6.2 Val av media.................................................. 11
6.3 Kontakter med annonsförsäljare..................... 11
3. Kravspecifikation
3.1 Analys och utformande av kravspecifikation.....9
3.2 Mall (bilagor)....................................................9
4. Konvertering, omplacering,
övertalighet och företrädesrätt
4.1 Administration och kontroll
av nedanstående............................................. 10
4.2 Övertalighet................................................... 10
4.3 Omplaceringar............................................... 10
4.4 Företrädesrätt................................................. 10
4.5 LAS konvertering 3:5:or................................. 10
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
7. Chefsrekrytering
7.1 Fackliga överläggningar och förhandlingar..... 12
7.2 Användande av externa rekryteringsföretag.... 12
8. Jämställdhet &
Mångfald, diskriminering
8.1 Jämställdhet och mångfald............................. 13
8.2 Diskriminering............................................... 13
8.3 Direkt diskriminering..................................... 13
8.3.1 Indirekt diskriminering................................ 13
9. Administration av handlingar
13. Djupintervju och/eller testning
9.1 Vikten av dokumentation............................... 14
9.2 Diarieföring.................................................... 14
9.3 Offentlighet & sekretess................................. 14
9.4 Löpande kontakt med sökande...................... 15
9.5 Spontanansökningar (ansökningar
som inte gäller specifik tjänst)....................... 15
9.5.1 Mall för svar till
spontansökande (bilaga)............................... 15
13.1 Djupintervju alternativt testning................... 18
13.2 Djupintervju................................................. 18
13.3 Olika tester.................................................. 18
13.4 Arbetsprover................................................. 19
14. Val av person
14.1 Slutbedömning av de sökande..................... 19
14.2 Överläggning med fackliga organisationer... 19
10. Urval: metoder & verktyg
15. Överenskommelse om anställning
10.1 Kopplingen till kravspecifikationen.............. 15
10.2 Olika sätt att göra urval................................ 15
10.3 Urvals- instrument och verktyg.................... 15
15.1 Anställningsvillkor........................................ 19
15.2 Anställningsavtal.......................................... 19
11. Intervju
16. Avslutning av rekryteringsprocessen
11.1 Förberedelser............................................... 16
11.2 Genomförande av intervju........................... 17
11.3 Efterarbete.................................................... 17
11.4 Mall för intervju (bilagor)............................. 17
16.1 Information till sökande som inte fått jobbet20
16.2 Allt material ska sammanställas och sparas.. 20
16.3 Utvärdering av rekryteringsprocessen.......... 20
17. Introduktion
12. Referenstagning
12.1 Förberedelser och anvisningar..................... 18
12.2 Referensmall (bilaga).................................... 18
17.1 Att tänka på inför introduktion..................... 21
17.2 Kommunens övergripande introduktion....... 21
17.3 Introduktion kontorsvis................................ 21
17.4 Introduktion på respektive arbetsplats
och uppföljning av introduktionen............... 21
18. Mallar
18.1 Annonsunderlag med kravspecifikation....... 22
18.2 Intervjumall.................................................. 23
18.3 Referensmall................................................ 27
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
1. Allmänna anvisningar
Vi har en rekryteringspolicy som är beslutad av kommunstyrelsens personalutskott i
Södertälje kommun och gäller alla rekryteringar.
En rekrytering kan liknas vid en upphandling. Det gäller att beskriva förutsättningarna och kraven på ett bra sätt, att få så
bra sökande som möjligt och att göra
professionella urval och bedömningar. En
rekrytering är också en viktig investering,
som kan leda till nya idéer och erfarenheter. Arbetet måste därför ske med omsorg
och följa aktuell lagstiftning. En rekrytering är alltid chefens ansvar och kan inte
delegeras till annan person. Andra kan
vara behjälpliga med rekryteringen men
det är ytterst chefen som är ansvarig och
ska underteckna anställningsavtalet, och
som därigenom får ta ansvaret för hur
kvalitetssäkrad rekryteringen är. En del i
kvalitetssäkringen är att hålla sig a jour
med gällande lagstiftning som påverkar
anställningsförhållanden. För att undvika
tidspress och felaktiga beslut under rekryteringsprocessen kan en vikarie tillsättas
på den vakanta tjänsten i avvaktan på att
en ny person kan tillträda.
Alla chefer i kommunen ska medverka till
att medarbetarna får möjlighet att utvecklas och höja sin kompetens genom intern
personalrörlighet. Därför ska alla tjänster
utannonseras. En korrekt behandling av
alla sökande ger på lång sikt en goodwill
som underlättar framtida rekrytering.
Enligt vår varumärkesstrategi ska alla annonser ha samma grafiska upplägg och
samma ingress, så att arbetssökande lätt
kan identifiera våra annonser. För att säkra
detta ska all platsannonsering ske via Personalavdelningen. När det gäller vår egen
publicering av platsannonser har vi 24
timmars garanti, se avsnitt 5.1.
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
En felaktig rekrytering kan innebära stora
kostnader och ineffektivitet i organisationen och därför är det av yttersta vikt att
rekryteringsarbetet kvalitetssäkras så långt
det är möjligt. Denna handbok ska säkerställa detta.
1.1 Exempel på kostnader/
investering i rekrytering
Det är ofta en bra investering att lägga
pengar på en rekryteringsprocess för att
hitta den bäst lämpade kandidaten till en
vakant tjänst. Kostnaderna i samband med
rekrytering är både direkta (annonsering,
köp av testning med mera) och indirekta
(tidsåtgång till administration, intervjuer
och produktionsbortfall under introduktions- och inlärningstid).
2. Behov uppstår
2.1 Identifiering av
arbetsuppgifter
När en vakans uppstår bör man först undersöka om uppgifterna kan utföras på
något annat sätt eller om någon/några
andra medarbetare inom enheten kan ta
över uppgifterna. Kommunen strävar efter
att alla anställda ska erbjudas heltidstjänster, detta finns reglerat i AB 05, § 5 mom
1b. Därför är det viktigt att undersöka om
utökad sysselsättningsgrad för någon/några
anställda kan vara ett alternativ till nyrekrytering.
2.2 Tidplan för rekrytering
En tidplan bör upprättas som innehåller
följande: annonseringstid, tänkta intervjudatum, eventuella förhandlingar, tänkt
tillträdesdatum och introduktionsperiod.
Detta underlättar för alla parter och gör det
lättare att besvara eventuella frågor från de
sökande. Ju fler man är som ska delta i arbetet desto viktigare är det med god framförhållning och planering.
3. Kravspecifikation
I kravspecifikationen ska följande saker
ingå: minimikrav/önskvärd utbildning, erfarenhet, kunskaper, personliga egenskaper och färdigheter. Använd de mallar som
finns på Kanalen när du gör din beställning
till personalavdelningen, till exempel annonsunderlag eller annonsmall.
3.1 Analys och utformande av
kravspecifikation
Kravspecifikationen ligger till grund för
eventuell annons, urvalsinstrument bland de
sökande, underlag till intervjun och matchas
också mot de kvarvarande kandidaterna.
För att få en så dynamisk arbetsgrupp som
möjligt bör man se över vilken roll den nya
medarbetaren ska ha för att komplettera den
kompetens och de egenskaper som redan
finns på arbetsplatsen idag. Exempel på
olika roller: ideskapare/visionär, nätverkare,
samordnare, utförare, analytiker, integrerare/harmoniskapare eller administratör.
Kravspecifikationen ska innehålla beskrivning av tjänsten
• tjänstens omfattning och varaktighet
(heltid/deltid, vikariat eller annan tidsbegränsning) tänk noga igenom vilken
anställningsform som ska gälla
• de viktigaste arbetsuppgifternas art och
frekvens
• kortfattad beskrivning av övriga arbetsuppgifter
• ansvar och befogenhetsområden
• externa och/eller interna kontakter
• tjänstens placering i organisationen
och krav på befattningsinnehavaren
• önskvärd utbildning, ange även lägsta
utbildningsnivå
• eventuella krav på arbetslivserfarenhet och kunskap om liknande arbets­
uppgifter
• personliga egenskaper som behövs för
att klara jobbet
• eventuell profil på den sökande för att
få en dynamisk arbetsgrupp eller för att
bättre tillmötesgå verksamhetens behov
(till exempel kön, eller tvåspråkighet).
Det är viktigt att formulera sig så att profilen inte kan uppfattas som diskriminerande.
Tänk på att kunskaper kan förvärvas på
olika sätt. Fokusera därför inte för mycket
på en viss utbildningstitel eftersom det kan
utestänga bra kandidater som har fått motsvarande kunskaper på annat sätt. Dagens
högskoleutbildningar har en bred inriktning.
3.2 Mall
Läs mer på Kanalen samt på sid 22 i denna
handbok
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
4. Konvertering, omplacering,
övertalighet och företrädesrätt
4.1 Administration och
kontroll av nedanstående
Innan annonsering måste du som chef ta
kontakt med personalavdelningen för att se
om det finns någon/några personer som antingen redan är anställda eller nyligen har
varit det som kan tänkas göra anspråk på
tjänsten på grund av:
5.väntad LAS-konvertering
Se Arbetsgivarguiden
4.4 Företrädesrätt
Den som har en tidsbegränsad anställning
och har arbetat mer än 12 månader de senaste tre åren, har rätt att begära företrädesrätt i samband med att den nuvarande anställningen avslutas, och LAS § 15 besked
har utdelats. Detta innebär att personen
har förtur till vakanta befattningar inom
det kontor personen varit anställd vid och
som han/hon anses ha tillräckliga kvalifikationer för. Företrädesrätt begärs på särskild
blankett. Personalavdelningen har ett register över de personer som har anmält att de
vill nyttja denna rätt, som gäller upp till nio
månader efter avslutad anställning.
4.2 Övertalighet
Övertalighet uppstår ibland när enheter av
olika anledningar måste förändra sin verksamhet. De personer som då inte kan vara
kvar i tjänst på enheten, kallas för övertaliga.
Det är vår skyldighet att försöka hitta arbete
åt dem, under förutsättning att de har tillräckliga kvalifikationer för de lediga arbeten
som finns. Om det inte går så ska alla anställda inom tillämplig turordningskrets turordnas och den som har kortast anställning
kan bli uppsagd på grund av arbetsbrist.
4.5 LAS-konvertering (3:5:or)
När någon har arbetat som vikarie under
sammanlagt tre års tid de senaste fem åren
ska vikariatet, enligt LAS, konverteras till
en tillsvidareanställning på samma arbetsplats. Detta oavsett om det finns någon ledig tjänst eller inte. Konvertering ska enligt
LAS ske helt automatiskt, vårt nuvarande
personalsystem klarar inte detta utan manuell rapportering. För att undvika övertalighet kan det bli aktuellt att erbjuda 3:5or
vakanta tjänster som de har kompetens för.
4.3 Omplacering på grund av
personliga skäl
Det vanligaste skälet till omplacering är
fysisk begränsning i någon form. När en
anställd behöver omplaceras på grund av
sjukdom så är det vår skyldighet att försöka
2008-01-01 sker det lagändringar gällande
LAS konverteringsregel. Om överenskommelse om anställning träffas 1 januari,
2008 eller senare gäller de nya reglerna.
Dessa innebär att konvertering sker redan
efter 2 år under en 5-års period.
1.övertalighet
2.omplacering av personliga skäl
3.företrädesrätt till utökad
sysselsättningsgrad
4.företrädesrätt till återanställning
10
att hitta ett arbete som personen kan klara
med sina kvalifikationer. Vi ska inte inrätta
nya tjänster, men vi måste undersöka om
personen kan klara av någon av de lediga
tjänster som finns.
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
5. Annonsmanus
5.1 Allmänna anvisningar om
innehållet
Platsannonsen ska utformas så att den lockar presumtiva sökande och marknadsför
kommunen. Den ska inte vara lika detaljerad som kravspecifikationen, den ska uppmuntra till nyfikenhet på arbetet, så att den
sökande får intresse för oss som tänkbar
arbetsgivare. Ett vanligt problem i dagsläget är att annonserna är alldeles för långa,
det gäller helt enkelt att sammanfatta så
mycket som möjligt och försöka göra sig en
uppfattning om vad de sökande kan vara
mest intresserade av att veta i det första skedet. I annonserna anges inte e-postadress
till kontaktpersoner då detta kan leda till att
ansökningarna inte kommer in via kommunens rekryteringsprogram.
Ifyllt annonsmanus skickas via e-post till
[email protected]. Som ett led i kommunens kvalitetsarbete har vi infört en 24timmars garanti för platsannonsering. Med
det menar vi att alla som skickat in en annons ska ha fått en återkoppling inom 24
timmar om vad som sker med annonsen.
5.2 Mallar
Läs mer på Kanalen samt sidorna 22–30
i denna handbok
6. Annonsering & medieval
6.1 Intern respektive extern
annonsering
Vilken typ av annonsering som är aktuell
bestäms i samråd med personalavdelningen. När det gäller vakanser som är
korta vikariat, eller likvärdiga tjänster som
förekommer ofta kan det räcka med internannonsering. Det kan finnas anställda i
kommunen som är intresserade av att byta
arbete. Övriga tjänster annonseras externt.
Fackliga företrädare anges på vår hemsida,
intern Platsförtäljare och på Offentliga Jobb.
I tryckt press och på så kallade riktade sajter tas fackliga företrädare endast med om
tjänsten är en chefsbefattning, eller innebär
personalansvar, på grund av utrymmesskäl
och kostnaderna.
Kommunens policy är att alla vakanser ska
annonseras i minst två veckor. Vid intern
annonsering kan i undantagsfall annonseringstiden kortas.
6.2 Val av media och kostnader
Annonseringen kan delas in i
följande nivåer:
- internt (intranätet och vår egen Plats­
förtäljare)
- externt (Offentliga Jobb, Arbetsförmedlingen, Manpower med flera)
- press (dagspress, rikspress, bransch- och
facktidskrifter)
- riktade sajter (för speciella målgrupper)
All extern annonsering sker i samråd med
personalavdelningen. Det är viktigt att fundera på genom vilken kanal vi bäst når de
sökande vi är intresserade av och som passar för befattningen.
6.3 Kontakter med
annonsförsäljare
Den som står som kontaktperson i annonsen får dessvärre vänja sig vid att bli
kontaktad av ett stort antal annonsförsäljare. Vid kontakt med dessa är det viktigt
att kunna stå fast vid den annonsplan som
redan är uppgjord. Hänvisa alltid dessa säljare till personalavdelningen som känner
till vilka avtal vi har i kommunen och har
kännedom om marknaden.
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
11
7. Chefsrekrytering
7.1 Fackliga överläggningar
och förhandlingar
Vid rekrytering av chefer och vid rekryteringar
till befattningar som innebär personalansvar
ska berörda fackliga organisationers ombud
på kommunnivå erbjudas att medverka i rekryteringsprocessen. Information om rekryteringsprocessen/tidsplanen tas upp på A-samverkan alternativt K-samverkan.
De fackliga representanterna ska ges tillgång till alla ansökningshandlingar, ha möjlighet att påverka vilka som kallas till intervju, tillåtas medverka vid intervjuerna eller
ha möjlighet att genomföra egna intervjuer
med de aktuella sökande och att ta referenser. Därefter ska de ges möjlighet att tala om
vilken kandidat de förordar.
12
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
Vid chefstillsättningar som innebär personalansvar ska också en förhandling, (enligt MBL
§ 11) göras alternativt beslut fattas i A alternativt K-samverkan innan någon kandidat
erbjuds tjänsten. Vid alla chefstillsättningar
ska alltid en dialog föras med personalavdelningen, för att tillsättningen ska ske på
ett korrekt sätt i enlighet med kollektivavtal,
chefskontrakt och övriga anställningsvillkor.
Se Arbetsgivarguiden
7.2 Användande av externa
rekryteringsföretag
Kommunen har ramavtal med flera bemannings- och rekryteringsföretag som kan bidra med hela eller delar av rekryteringsprocessen. Rådgör med personalavdelningen
om vilket företag som är lämpligt med hänsyn till tjänsten.
8. Jämställdhet &
Mångfald, diskriminering
8.1 Jämställdhet och mångfald
I denna handbok har hänsyn tagits till
mångfald i alla delar av rekryteringsprocessen. Jämställdhet ingår numera för oss
i begreppet mångfald.
8.3 Direkt diskriminering
Detta kan i rekryteringssammanhang inträffa vid urval av kandidater som uppfyller kravprofilen. En person med adekvat
utbildning och erfarenhet plockas bort från
urvalet av icke relevant orsak till exempel
sitt namn. Som arbetsgivare kan vi undvika
detta genom att använda de urvalsverktyg
som finns i vårt IT-stöd.
Många gånger är det bra ur verksamhetssynpunkt att den som anställs exempelvis
har en viss könstillhörighet eller talar ett
visst språk. Sådant bör uttryckas som krav
eller önskemål i platsannonsen, om det är
sakligt befogat. I övrigt ska etnisk tillhörighet etc inte spela någon roll vid tillsättningen.
8.3.1 Indirekt diskriminering
Indirekt diskriminering föreligger när en
person väljs bort på grund av något krav
som inte kan bedömas vara relevant för
tjänsten. Här följer några exempel:
Om könstillhörigheten inte i sig har betydelse för arbetsresultatet, kan man under
vissa förutsättningar ge företräde åt underrepresenterat kön när kvalifikationerna är
likvärdiga eller nästan likvärdiga. Detta
kallas positiv särbehandling och får til�lämpas bara inom jämställdhetsområdet..
Vi rekommenderar samråd med personalavdelningen, eftersom det i rättspraxis har
vuxit fram villkor för att positiv särbehandling ska få användas.
•Krav på att viss utbildning ska ha skett
i Sverige (kan vara diskriminerande på
grund av etnisk tillhörighet)
•Alla barnskötare ska ha erfarenhet av att
ta hand om egna barn (kan vara diskriminerande på grund av sexuell läggning).
•Krav på körkort när arbetet inte kräver
det (kan vara diskriminerande på grund
av funktionshinder)
Som ett led i kommunens arbete för ökad
mångfald finns det beslut på att alla externa platsannonser ska avslutas med följande mening: ”Vi eftersträvar mångfald på
arbetsplatsen varför vi önskar sökande med
olika etnisk bakgrund, kön och ålder.”
Se Mångfaldsplanen
8.2 Diskriminering
Diskriminering är när en person på grund av
kön, etnisk tillhörighet, religiös tillhörighet,
funktionshinder, ålder och sexuell läggning
på något sätt missgynnas med anledning av
just detta. När det gäller rekrytering skiljer
man på direkt och indirekt diskriminering.
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
13
9. Administration av handlingar
9.1 Vikten av dokumentation
Offentlighetsprincipen regleras i 2 kapitlet tryckfrihetsförordningen. Registrering
och utlämnande av allmänna handlingar
regleras i 15 kapitlet sekretesslagen. Utöver dessa styr också arkivlagen vårt sätt att
hantera handlingar.
Det är viktigt i samband med eventuella
tvister att vi har hanterat, sparat och dokumenterat handlingar som visar varför resultatet av rekryteringen blev som det blev.
Allt material som berör en rekrytering måste sparas i 2 ½ år efter att ärendet avslutats
för att vi ska kunna hantera en eventuell
tvist om diskriminering.
Det finns inga formella regler om hur man
skall hantera för sent inkomna ansökningar,
utan det är upp till varje ansvarig chef att
använda gott omdöme i den frågan. En
ansökan som kommer med morgonposten
dagen efter sista ansökningsdag räknas inte
som för sent inkommen.
9.2 Diarieföring
För att rekryteringsprocessen ska löpa så
smidigt som möjligt vill vi att alla som arbetar med rekrytering styr de sökande mot att
använda elektroniska ansökningsformulär.
Alla inkommande ansökningshandlingar
måste diarieföras. De som kommer via ITstödet anses automatiskt diarieförda så fort
de finns i systemet. De som skickas via epost ska skrivas ut på papper och sparas så
att det av brevhuvudet framgår vilket datum
de kom till kommunen. Traditionella ansökningar via postgång ska stämplas med
ankomstdatum och originalen ska sparas
på personalavdelningen. Även ansökningar
via e-post och postgång ska knappas in i
IT-stödet. Det görs med hjälp av personalavdelningen. För de enheter som sköter rekryteringen själva är det viktigt att efter
14
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
avslutad process skicka in allt material till
personalavdelningen, för arkivering och så
småningom gallring.
9.3 Offentlighet & sekretess
Huvudregeln är att alla inkomna ansökningshandlingar är offentliga i kommunal
verksamhet och ska lämnas ut till alla som
begär det. Samma sak gäller kommunens
interna beslutsunderlag till exempel noteringar om vilka som ska intervjuas, samt
anteckningar från intervjuer, eventuella
testresultat och referenstagning, men inte
förrän anställningen är beslutad. Sekretesslagstiftningen är inte tillämplig på
ansökningshandlingar. I de fall externa
rekryteringsföretag används och tar emot
ansökningar, så är dessa handlingar inte offentliga förrän kommunen har fått skriftliga
handlingar på kandidaterna.
När det gäller chefstillsättningar är det
vanligt att andra sökande, media, blivande
kollegor, lokala fackliga företrädare med
flera är intresserade av vilka de sökande
är och vill ha personsammanställningar eller meritförteckningar. Detta ska lämnas ut
skyndsamt.
9.4 Löpande kontakt med sökande
Rekrytering är en form av marknadsföring,
det är därför viktigt att på alla sätt bemöta
de sökande på ett professionellt och serviceinriktat sätt och att återkoppla till de
sökande som har sökt kontakt och vill ha
information om något.
9.5 Spontanansökningar
(ansökningar som inte gäller
specifik tjänst)
Kommunens policy är att inte ta emot generella ansökningar och intresseanmälningar som inte gäller någon specifik tjänst,
så kallade spontanansökningar eftersom vi
inte har möjlighet att administrera och bevaka dessa. De sökande bör få ett skriftligt
svar där vi förklarar detta och uppmanar
dem att söka specifika tjänster istället. Det
bör också finnas med en hänvisning till en
kontaktperson i händelse av frågor.
9.5.1 Mall för svar till
spontanansökande
Se mall på Kanalen
10. Urval: metoder & verktyg
10.1 Kopplingen till
kravspecifikationen
Urvalet ska matchas med den tidigare upprättade kravspecifikationen. Genom att använda de urvalsverktyg som finns i IT-stödet
undviker man också direkt diskriminering,
eftersom gallringen med hjälp av inlagda
minimikrav blir garanterat neutral.
10.2 Olika sätt att göra urval
Antingen används verktygen som finns i
IT-stödet för att få fram ett antal kandidater
eller också görs en manuell gallring genom
att läsa igenom och jämföra samtliga ansökningar. Tumregeln är att IT-stödet ska
användas i denna process.
Sträva efter att intervjua tre till fyra personer per tjänst, så att det finns marginaler
om någon av de tilltänkta kandidaterna
hoppar av eller av andra orsaker inte blir
aktuella för jobbet.
10.3 Urvals- instrument och
verktyg
Följande urvalsinstrument finns att tillgå:
• utbildningsbevis
• arbetsbetyg
• intervju
• referenstagning
• eventuell test eller djupintervju
I IT-stödet finns ett urvalsverktyg för att kunna göra en så objektiv och korrekt första
gallring av sökande som möjligt innan man
går vidare till övriga urvalskriterier. Det går
till exempel att söka kandidater med en viss
utbildning i kombination med arbetslivserfarenhet. På så sätt säkerställer du som chef
att de kandidater du väljer stämmer in på
den kravprofil du har gjort.
Vid anställning av personer som inte har
svenskt medborgarskap ska sökande uppvisa arbetstillstånd eller permanent uppehållstillstånd.
De som ska arbeta i förskola, skola och
skolbarnomsorg ska uppvisa registerutdrag
ur polisens belastningsregister innan anställningen får tillträdas.
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
15
11. Intervju
11.1 Förberedelser
Syftet med intervjun är att:
• skaffa information om sådant som inte
framgår av ansökningshandlingarna
• ge information om arbetsuppgifterna,
verksamheten och kommunen
• skaffa underlag för en bedömning av
personen
• skapa goodwill för organisationen, så att
den bild den sökande får av organisationen förblir positiv oavsett utfallet i
ansökningsprocessen.
• kvalitetssäkra att de sökande har rätt
utbildning för sökt befattning, detta
kontrolleras genom att den sökande före
eller vid intervjutillfället lämnar in de
16
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
utbildningsbevis och arbetsintyg/betyg
som tas upp i ansökan
Intervjun är ett samspel där både intervjuare och den intervjuade deltar som aktiva parter och gemensamt arbetar fram
information. Det är viktigt att du som intervjuar visar respekt för intervjupersonen
och försöker ta hänsyn till den rädsla och
osäkerhet som kan finnas. För att motverka
detta är det viktigt att du försöker skapa en
avspänd atmosfär. Med en vänlig, naturlig
och smidig inledning har du lagt en bra
grund till ett fortsatt konstruktivt samtal. En
bra grundregel är att ju längre en intervju
pågår desto djupare blir personkontakten.
För att kunna göra en korrekt bedömning
och jämförelse är det nödvändigt att samma
person intervjuar alla kandidater. Du behöver i förväg tänka igenom hur intervjun ska
gå till och vilket upplägg du vill ha.
Intervjuns huvudsyfte är att kartlägga om
personen har den kompetens som anges i
ansökan och att få en uppfattning om personligheten hos den sökande. Gör en lista
över vilka egenskaper som ska kartläggas
genom intervjun.
Intervjun syftar till att du så opartiskt som
möjligt ska jämföra olika personers möjligheter att kunna fullgöra det som efterfrågas
i kravspecifikationen. Var medveten om att
du påverkas av dina egna fördomar, personens attraktivitet, dina personliga måttstockar, din sinnesstämning och likheten
i dina och den intervjuades värderingar,
bakgrund etcetera. Vid rekryteringar är viljan och förmågan hos den sökande att ta
till sig kommunens värderingar och kultur
bland det svåraste att analysera – det är därför viktigt att tala om för den sökande vad
som förväntas och skaffa sig en uppfattning
om den sökande kan ställa upp på detta.
Kontrollera i meritförteckning/CV på de
personer som ska intervjuas om det finns
några tidsluckor som kan behöva redas ut
under intervjun.
11.2 Genomförande av intervju
Det finns en mall att utgå ifrån när du bygger upp din intervju som du kan komplettera med egna frågor av vikt för verksamheten.
För att förhindra att det kan uppstå diskussion i diskrimineringstvister om hur intervjuerna har genomförts är det viktigt att
alla som intervjuas för en tjänst får samma
frågor och att den som intervjuar eller någon annan som närvarar under intervjun
kortfattat skriver ner den intervjuades svar
i mallen.
Ett sätt att kontrollera de faktiska kunskaperna hos den som intervjuas är att berätta
om en fingerad vanlig arbetssituation och
fråga den som intervjuas hur den skulle
lösa problemet. Uppmuntra den som intervjuas genom att ställa följdfrågor, till exempel: hur menar du nu? Kan du ge något
exempel på det? Vad gjorde du då? Försök
inte att forcera fram svar, det gör inget om
det blir tyst en stund. Tänk på att du som
intervjuar är en ambassadör för Södertälje
kommun som arbetsgivare.
Det är viktigt att du klargör vad ledningen
förväntar sig av den arbetssökande och vilka värderingar som råder i kommunen. Vid
chefstillsättningar ska chefspolicyn och det
personalpolitiska programmet skickas ut i
förväg, så att det kan användas som diskussionsunderlag under intervjun.
Det är klokt att öppet redovisa eventuella
problem som tjänsten kan innebära, eftersom dessa omständigheter kan vara avgörande för om den sökande anser sig klara
av arbetet. Glöm inte heller att fråga vad
den sökande har för förväntningar på arbetet och arbetsgivaren.
11.3 Efterarbete
Efter intervjuns slut tar du ställning till
den sökandes lämplighet. Bearbetningen
ska alltså sikta på att vara så objektiv som
möjligt och i samtliga fall grundas på väl
underbyggda fakta. Du bör samla ihop och
skriva ner den information du fått och dina
intryck av hur intervjun gått. Efter avslutad
rekryteringsprocess skickas detta till personalavdelningen. Materialet ska sedan sparas i 2 ½ år i händelse av någon tvist och är
en offentlig handling. Du bör därför tänka
på hur du formulerar dig.
11.4 Mall för intervju
Intervjumallen hittar du på Kanalen samt
på sid 23 i denna handbok.
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
17
12. Referenstagning
12.1 Förberedelser och
anvisningar
Att ta referenser är lika viktigt som att intervjua sökande, det går inte att nöja sig med
bara det ena. En professionell rekrytering
innebär att man ringer på referenser efter
intervjun. Referenstagningen handlar inte
om att bekräfta din egen uppfattning om
personen, utan det gäller att försöka hålla
sig så neutral som möjligt och bortse från
egna värderingar. Ett gott råd är att inta en
kritisk attityd med farhågor, som man förhoppningsvis får dementerade istället för
att sätta upp en idealbild som man vill ha
bekräftad. Referenser bör tas från minst tre
personer. Om referenserna blir väldigt olika
kan man behöva komplettera med fler.
Om sökande har arbetat i kommunen tidigare ska en kontroll av tidigare anställningar göras i WinLas-systemet, – detta hjälper
personalavdelningen till med.
Enligt kommunens policy ska man bara
kontakta de personer som har angivits som
referens. Om du som chef vill ringa fler eller vill ta kontakt med någon specifik person, så ska den sökande kontaktas om detta
och ge sin tillåtelse. Referenser från tidigare
eller nuvarande arbetsgivare är oftast de
som är mest värdefulla. Referenstagning
hos nuvarande arbetsgivare bör man bara
använda sig av om den sökande lämnat sitt
medgivande till detta.
Utgå från de krav som finns i kravspecifikationen och fråga hur referenten bedömer
den sökande utifrån dessa. Försök att få
referenten att beskriva specifika situationer
och hur den sökande har agerat i dessa. Genom att skaffa sig en bild av den sökandes
tidigare jobb gåt det att bilda sig en uppfattning om vilka möjligheter den haft att visa
prov på skicklighet, framåtanda, stresstålighet med mera. Precis som vid intervjun är
18
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
det viktigt att vänta en stund på svaren, så
att referenten har tid att fundera över vilket
svar den vill lämna på din fråga.
12.2 Referensmall
Referensmallen hittar du på Kanalen samt
på sid 27 i denna handbok.
13 Djupintervju
och/eller testning
13.1 Djupintervju alternativt
testning
Vid tillsättningar där den vakanta tjänsten
innebär arbetsledaransvar i någon form
eller där befattningsinnehavaren på annat
sätt kan ha stort inflytande över enskilda
anställda eller brukare kan det vara befogat
att extra noga kartlägga personens lämplighet. Det finns då flera alternativ, se nedan.
Tänk på att alla testresultat är offentlig
handling.
13.2 Djupintervju
En djupintervju syftar till att ytterligare
kartlägga personens lämplighet för tjänsten
utifrån kunskaper, erfarenheter och personlighet. Intervjun kan genomföras som
en vanlig intervju, men med mer tid och
möjlighet att tränga in i olika frågor djupare
och mer i detalj. Personalavdelningen har
möjlighet att medverka vid dessa intervjuer.
Det är också möjligt att köpa in denna tjänst
från företag som har specialister inom detta
område. Vid nyttjande av externa parter ska
samråd ske med personalavdelningen.
Se ramavtalen
13.3 Olika tester
Utgångspunkten för alla tester är alltid
någon form av teori. Man skiljer på intelligenstester och personlighetstester. I kommunen är det brukligt med tester vid tillsättningar av chefer.
Kommunen har avtal med flera externa fö-
retag, godkända av Psykologförbundet, som
säljer denna typ av tjänster. För att läsa mer
om vilka företagen är och vilka tester de erbjuder går du in på intranätet under rubriken
ramavtal, bemanning och rekryteringstjänster. Du kan givetvis också kontakta personalavdelningen för rådgivning i frågan.
Se ramavtalen
13.4 Arbetsprover
Ett sätt att få reda på om en person uppfyller kraven för en viss befattning är också att
kräva olika sorters arbetsprover, som kan ge
god hjälp i urvalsarbetet. En arkitekt som
söker en viss tjänst kan till exempel uppmanas att ta med ritningar på fastigheter som
han eller hon tidigare har ritat och/eller
byggt. En rektor kan få i uppdrag att skriva
en vision inom ett visst område med några
givna ramar. Karaktären på eventuella arbetsprover ska ha en klar koppling till den
verksamhet den vakanta tjänsten avser.
14 Val av person
14.1 Slutbedömning av de
sökande
Bedömning av vilken person som passar
bäst för tjänsten måste vara så objektiv som
möjligt och grundas på väl underbyggda
fakta. Lägg ihop all information du fått genom intervjuer, referenstagning, eventuella
tester och arbetsprover jämför sedan de
sökande sinsemellan och mot kravprofilen.
Det kan vara lämpligt att rangordna kandidaterna inbördes, för att på så vis slippa
göra en ny bedömning om den främsta
kandidaten av någon anledning inte längre
är aktuell.
15. Överenskommelse
om anställning
Innan beslut fattas om anställning ska man
komma överens om anställningsvillkoren.
Tänk på att muntliga överenskommelser är
lika bindande som skriftliga i en eventuell
tvist om anställning. Observera att om en
sökande har angivit löneanspråk i sin ansökan och du som chef erbjuder denna
person jobbet utan att nämna något särskilt
kring lönevillkoren, kan det juridiskt tolkas
som att löneanspråket är antaget och har
godkänts.
15.1 Anställningsvillkor
Det är alltid den chef som är ansvarig för
rekryteringen som ska förhandla om anställningsvillkoren med den som erbjuds
tjänsten. Innan villkoren godkänns ska
samråd ske med personalavdelningen.
15.2 Anställningsavtal
När alla anställningsvillkor är klara är det
chefens ansvar att anställningsavtal skrivs.
Se Kanalens mallar för anställningsavtal.
Anställningsavtalet ska alltid upprättas i två
exemplar, varav arbetsgivaren behåller det
ena (som sedan skickas till Löne och systemstöd och därefter förvaras i personalakten) och arbetstagaren det andra.
Personalakten ska också kompletteras med
utbildningsbevis och arbetsintyg/betyg.
14.2 Överläggning med fackliga
organisationer
I avsnitt 7.1 har vi skrivit om samverkan
med de fackliga organisationerna när det
är en chef eller annan med personalansvar
som skall anställas.
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
19
16. Avslutning av
rekryteringsprocessen
16.1 Information till sökande
som inte fått jobbet
De som inte har fått jobbet ska underrättas om detta snarast. Tänk på att inte göra
detta innan anställningsavtalet är påskrivet
av den som har fått tjänsten, avhopp kan
faktiskt förekomma. Genom att använda ITstödet och avsluta tjänsten där får alla sökande automatiskt besked om att tjänsten
är tillsatt och ett tack för att de sökt tjänsten. Du har som chef ansvar för att detta
görs, då det är ett viktigt led i vårt arbete
att vara en attraktiv arbetsgivare. Vid behov
kan personalavdelningen hjälpa till med
avsluten.
Den som har varit på intervju ska få en
muntlig återkoppling om varför han eller
hon inte har fått tjänsten, så att den ändå
kan ha kvar en positiv uppfattning om Södertälje kommun. Om det finns internsökande från samma enhet så ska dessa också
ha en personlig återkoppling oavsett om de
har varit aktuella för tjänsten eller inte. Det
kan uppfattas som kränkande om chefen
inte kan förklara varför de inte är aktuella
för tjänsten, utan bara meddelar detta skriftligt via det generella nej tackbrevet.
Övriga ska ha ett brev där de tackas för visat intresse och får besked om att tjänsten
är tillsatt med annan sökande.
Det händer att sökande återkommer och
ställer frågor om vilken kompetens den
som fick jobbet har och ber att få kopior
på dennes ansökan, vilket vi i så fall måste
lämna ut.
Vi lämnar ut meritförteckningen, men inte
det personliga brevet och/eller personuppgifterna om inte denna information specifikt efterfrågas.
16.2 Allt material ska
sammanställas och sparas
Personsammanställningen på samtliga sökande till tjänsten ska sparas för alltid.
Handlingar rörande den som har fått jobbet ska arkiveras i personalakten. Om någon överklagar en tillsättning måste dennes
handlingar också sparas för alltid. Övriga
sökandes handlingar får gallras efter 2½ år.
Tänk på att allt material rörande rekryteringen ska sparas i 2½ år. Det gäller intervjuanteckningar, lappar om telefonsamtal,
anteckningar om hur och på vilka grunder
urval har skett, referensmaterial med mera.
Enklaste sättet att säkerhetsställa att detta
fungerar är att använda verktygen i IT-stödet och att skicka allt material i pappersform till personalavdelningen.
16.3 Utvärdering av rekryteringsprocessen
För att kunna göra professionella rekryteringar är det viktigt att man efter varje avslutad rekrytering, sätter sig ner och går igenom
vad som varit bra respektive dåligt och ser
över eventuella förbättringsområden. Denna
utvärdering kan gärna göras i samråd med
personalavdelningen, som även kan komma
med förslag på hur man kan förändra rekryteringsarbetet till nästa tillfälle.
20
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
17.2 Kommunens övergripande
introduktion
Kommunen har en övergripande introduktionsdag, som är ett heldagsprogram och
genomförs fyra gånger/år. Den innehåller
välkomnande av kommundirektör, personaldirektör och kommunalråd. Översiktlig
information ges om personalpolitik, politiskt styre och organisation, kommunikationsavdelningen inklusive intranätet,
anställningsvillkor, frisk- och företagshälsovård, bussrundtur med mera.
17.3 Introduktion kontorsvis
Varje kontor bör ha övergripande informationsmaterial om sin verksamhet och fastställa vad de vill ha med i sin introduktion.
17.4 Introduktion på respektive
arbetsplats och uppföljning av
introduktionen.
För att underlätta planeringen av introduktionen kan det vara lämpligt att dela in den
i flera steg:
17. Introduktion
17.1 Att tänka på inför
introduktionen
För en nyanställd är det viktigt att komma
in i arbetsgruppen och få information om
arbetsplatsens regler och de kunskaper som
behövs för de nya arbetsuppgifterna. Allt
detta måste ingå på ett planerat sätt i introduktionen, som består av tre delar. En ny
arbetskamrat påverkar hela arbetsgruppens
samarbete, rutiner, arbetsklimat med mera.
Därför bör hela gruppen delta i introduktionen. En bra introduktion, där nyanställda
får en positiv bild av kommunens arbete,
kan ha positiva effekter i flera år.
På Kanalen finns en enklare checklista över
vad som kan ingå i en introduktion.
Läs mer på Kanalen
Före första anställningsdagen: ha kontakt
med den nyanställda, skicka eventuellt
hem lite broschyrer eller annat material,
bjuda in till något personalmöte, konferens, utbildning etcetera.
De första arbetsdagarna: göra ett program
för de första ett till tre dagarna, utse vem
som tar hand om den nyanställde under de
olika aktiviteterna.
Efter cirka en månad: ha ett kortare möte
med den nyanställde och följa upp intrycken av hur arbetet går, om personen upplever att den saknar någon information och
hur det i så fall kan tillgodoses, se över om
någon utbildning behövs.
Efter sex månader: möte med den anställde
där introduktionen utvärderas, hur upplever
han eller hon sitt arbete och hur ser chefen
på det, planering av framtiden och eventuella utbildningar och andra uppgifter.
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
21
Kommunstyrelsens kontor
Personalavdelningen
Denna mall hittar du även på Kanalen.
Bilag
2007-06-08
Annonsunderlag med kravspecifikation
Kontor:
Arbetsplats:
Befattning:
Sysselsättningsgrad
Tillträde:
Anställande chef:
Anställningsform
Tillsvidare
Vikarie för:
AVA:
Annat:
Beskrivning av organisationen
Placering, plats i organisationen? Visioner?
Beskrivning av arbetsplatsen
Inriktning, storlek på enheten, geografiskt läge, varför trivs man hos er?
Beskrivning av tjänsten/arbetsuppgifter
Beskrivning av arbetsuppgifter, dagliga såväl som på lite längre sikt. Vad finns det för möjligheter till personen som tar tjänsten?
Vad gör tjänsten attraktiv för den sökande?
Kvalifikationer
Utbildning:
Yrkeserfarenhet, körkort, antal år i yrket, önskvärda språkkunskaper:
Personliga egenskaper som krävs för tjänsten och i arbetsgruppen tex analytisk förmåga, social förmåga, självständighet.
Annonsering
Vid extern annonsering i press kontakta personalavdelningen
Internt – Platsförtäljaren/intranätet
Externt – Platsförtäljaren/arbetsförmedlingen/offentliga jobb/intranätet ev press
Lokal press:
Rikstäckande dagstidning:
Facktidning:
Annat:
Kontaktpersoner och telefonnummer:
Fackliga kontaktpersoner och telefonnummer:
Kravspecifikation.
Prioritera saker som du kommit fram till enligt ovan. Vad är ett absolut krav och vad är en fördel (ska/bör).
Detta läggs inte in i annonsen utan är till hjälp för dig vid urval och intervjutillfället.
22
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
2007-06-08
Södertälje Kommun
Bilaga 3
Denna mall hittar du även på Kanalen.
INTERVJUMALL
Befattning:............................................................................................................
Namn:...................................................................................................................
Datum: ....../.....20......... kl ....................
Inledning
Presentera Södertälje kommun, kontoret och enheten. Arbetsgruppen och arbetsuppgifterna.
Berätta hur många som sökt tjänsten och hur många som är utvalda för intervju.
Nuvarande sysselsättning o utbildning
Beskriv vad du arbetar med idag?
Hur ser din situation ut idag?
Berätta om din utbildning.
Varför valde du den utbildningen?
Varför vill du gå vidare?
Varför har du sökt just den här tjänsten?
Vad var det i annonsen som lockade?
Var såg du annonsen?
Meritförteckning – erfarenhet
Beskriv lite kort vad du gjort tidigare.
Finns det några glapp i meritförteckningen? Fråga om dem.
Intervjumall generell
1 (4)
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
23
2
Vad har varit mest intressant?
Vad har du trivts bäst med? Varför?
Har du erfarenhet av att arbeta i politiskt styrd organisation? Hur upplevde du det?
Har du arbetat med/kommit i kontakt med ekonomi och/eller personalfrågor?
Hur tycker du att det är att säga något i din arbetsgrupp? Att tala inför flera?
Hur tycker du att det är att skriva och formulera sig? Rapporter, brev mm
Tycker du om att arbeta med siffror? Har du lätt för det?
Har du arbetat i projekt- eller arbetsgrupper? För- och nackdelar?
Vilka IT-hjälpmedel har du arbetat med? Vilka dataprogram kan du hantera? Grundnivå eller
avancerat?
Privat
Har du familj?
Vad gör du på fritiden?
Är du med i några föreningar?
Uppdrag på fritiden?
2 (4)
24
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
3
Personligt
Hur skulle du beskriva dig själv?
Vad är du bra på? Starka sidor?
När är du nöjd? Vad gör dig lugn harmonisk?
Vad gör dig stressad?
Vad skulle du vilja bli bättre på? Svaga sidor?
Vad behöver du för att trivas på en arbetsplats? Rangordna!
Vad tror du att du kan bidra med här hos oss?
Varför ska vi välja just dig?
Vilken roll intar du i en arbetsgrupp?
Var hoppas du att befinna dig i karriären om några år? Drömjobbet - vilket är det?
Vad tror du referenspersonerna kommer att säga om dig? Starka och svaga sidor?
3 (4)
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
25
4
Formalia
Löneanspråk?
Uppsägningstid? När kan du börja?
Bostad? Resor?
Referenser
Söker du fler tjänster? Vilka då? Hur långt har ni kommit i anställningsprocessen? Vilket vill du
helst ha?
Vilken fråga, av dem du förberett dig på, har vi glömt att ställa?
Vill du tillägga något mer?
Avsluta med att tal om fortsättningen av anställningsprocessen. Ge tider för när vi återkommer.
Samlade intryck efter intervjun
Fem ord:
26
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
4 (4)
Södertälje Kommun
2007-06-04
Bilaga 4
Denna mall hittar du även på Kanalen.
REFERENSMALL
Befattning:............................................................................................................
Namn:...................................................................................................................
Referensgivare
Namn:..................................................................................................................
Företag: ..................................................................Tele:......................................
Referenser dagna den ..../.....20......... kl ....................
Inledning
Presentera dig och ditt uppdrag kortfattat. Fråga om referenten har tid med dig i ca
10 – 15 minuter.
Berätta övergripande om tjänsten och rekryteringsprocessen
Den som referenserna avser kallas för X nedan.
Övergripande information om referensen
Namn, titel och företagets namn
Vilken relation har du till den sökande?
Hur lång tid arbetade du och X tillsammans?
Vilken/vilka befattningar har X haft på företaget?
Varför tror du X slutade hos er?
Eller varför tror du X vill sluta nu?
Visste du om att X söker tjänst hos oss?
I vilken utsträckning har du umgåtts med X privat?
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
27
2
Bedömning av den sökandes arbetsprestationer
Berätta övergripande om X-s arbetsuppgifter
Hur tycker du att X har utfört sina uppgifter?
Har X haft tillräcklig kompetens för uppgifterna?
Kan du ge några exempel på när X visat empatisk förmåga?
Hur tycker du att X samarbetar med andra?
Kan du ge exempel på självständiga arbetsuppgifter som X haft och skött bra?
Hur fungerar X i stressade situationer? Är X en flexibel person?
Är X en flexibel person?
Anser du att X har visat ansvarskänsla och kan du ge exempel på det?
Tycker du att X entusiasmerar och kan utveckla andra?
Upplever du att X är strukturerad i sitt arbete?
Hur omfattande är X-s datakunskaper? Vilka program anser du att X behärskar?
Vilka är X-s starkaste sidor i arbetet? Och vilka utvecklingsområden anser du att X bör förbättra?
Hur bedömer du X-s arbetsinsatser som helhet?
Tycker du att den tjänst vi överväger att erbjuda X passar honom/henne?
28
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
3
Skulle du återanställa X om du hade möjlighet?
Vad tror du om X-s framtidsplaner? Vad är X-s drömjobb?
Plats för egna verksamhetsfrågor
Övrigt
Anser du att X har ett stabilt privatliv?
Hur har X s frånvaro sett ut?
Känner du till några av X s fritidsintressen?
Vilka personliga egenskaper förknippar du spontant med X?
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
29
4
Avslutning
Är det något ytterligare du skulle vilja säga om X innan vi avslutar referensintervjun?
Tacka referenten för att den ställt upp och bidragit med värdefull information som underlättar urvalet i
rekryteringsarbetet.
Samlade intryck efter intervjun
Fem ord:
30
Rekryteringshandbok Södertälje kommun 2007
ryter.se | Tryck: Bok & Tryck, Bollnäs 2007
Södertälje kommun
151 89 Södertälje
www.sodertalje.se