Priprava in izvedba protokolarnega obiska / Benedetti Ksenija
Priprava protokolarnega obiska Ksenija Benedetti Šefinja Protokola Republike Slovenije Forma in protokol je sporočanje vsebine. • Brez nje v civiliziranem življenju nikjer ne pridete popolnoma nikamor. Najlažje se je pravil naučiti, težje jih je živeti. • Kot pri vožnji: ko imate dovolj vozniških izkušenj, lahko šele začnete uživati v vožnji in nehate ves čas razmišljati o tem, kje je sklopka, kje zavora in kje menjalna ročica. Kako se rešiti iz zadrege ob nepoznavanju pravil? • Prijaznost. Prijaznost je vrlina, s katero laže navezujemo stike. S prijaznostjo in pripravljenostjo pomagati veliko dosežemo. • Nasmeh. Marsikdo je prepričan, da bi z vedrostjo, nasmehom in prijaznim obrazom izgubil avtoriteto, vendar se moti. Nasmeh je eden ključnih dejavnikov, s katerim naredimo ugoden vtis na sočloveka. Naj bo prisrčen in neprisiljen. • Ljubeznivost. Ljubeznivost je osnovni pogoj za dobro sodelovanje s sodelavci v podjetju, strankami ter poslovnimi partnerji. Nikakor ga ne zamenjajmo za uslužnost. Ljubeznivi smo lahko tudi, če se trdno držimo svojih načel na okolici prijazen in človeka dostojen način. • Eno izmed pomembnejših izhodiščnih pravil, ki izhaja tudi iz mednarodnih konvencij, je pravilo vljudnosti in spoštovanja v medčloveškem komuniciranju. To pravilo drži za vsakega človeka, ne glede na njegov položaj v državni ali družbeni strukturi. V Sloveniji imamo dve pomembnejši državni protokolarni službi: • Protokol Republike Slovenije (pri vladi) • Diplomatski protokol (pri Ministrstvu za zunanje zadeve), v katerem deluje tudi oddelek za diplomatske privilegije in imunitete, ki skrbi za to, da diplomatske misije, akreditirane v Sloveniji uživajo vse ugodnosti, določene z Dunajsko konvencijo; Diplomatski protokol se ukvarja tudi z organizacijo sprejemov, svečanih obedov in delovnih obiskov ministra za zunanje zadeve ter organizira njegove obiske v tujini Protokol RS opravlja protokolarne zadeve za... predsednika Republike Slovenije predsednika Državnega zbora Republike Slovenije predsednika Vlade Republike Slovenije predsednika Državnega sveta Republike Slovenije predsednika Ustavnega sodišča Republike Slovenije predsednika Vrhovnega sodišča Republike Slovenije bivšega predsednika Republike Slovenije predsednika Računskega sodišča Republike Slovenije varuha človekovih pravic Republike Slovenije ministra za zunanje zadeve Protokolarni obisk • traja predvidoma 2 do 3 delovne dni • uskladi se termin obiska • zbere se podatke o delegaciji, ure prihoda, odhoda, morebitne želje gostov • skoordinira se vse dele obiska • izvedba Podatki o delegaciji • • • • • • • • • • točen naziv glavnega gosta sestava spremstva in njihove funkcije sestava morebitnega neuradnega spremstva življenjepis glavnega gosta (in soproge, če ga spremlja) uradni jezik glavnega gosta čas in način prihoda in odhoda uradne tuje delegacije posebne želje glavnega gosta glede programa posebne želje glavnega gosta glede prehrane sugestije o namestitvi glavnega gosta zdravstveno stanje glavnega gosta Opravi se predvsem sledeče naloge organizira prihod in odhod pripravi predlog programa in določi, kdo bo gosta med obiskom spremljal organizira namestitev za glavnega gosta in njegovo spremstvo organizira prevoze po Sloveniji uskladi srečanja z vsemi, ki jih gost obišče organizira obede pripravi prostore, v katerih potekajo uradni razgovori, sprejemi ter morebitna tiskovna konferenca ali izjava za tisk poskrbi za prevajalca organizira obešanje zastav na ustrezna mesta pripravi protokolarna darila za delegacijo stiska program z vsemi potrebnimi podatki Nebesedna komunikacija ima zelo pomembno vlogo. • Ni vseeno, ali natipkate dopis na čist dostojen papir ali na zmečkan, nečitljivo popisan kos papirja. • Prvi vtis o zunanjem izgledu sobesednika si naredimo v prvih petih sekundah, in ga sorazmerno počasi dopolnjujemo. Po petih minutah vemo o sobesednikovem videzu komaj za polovico več kot po petih sekundah. Nikoli ne boste imeli druge priložnosti, da napravite prvi vtis izgled kako izgledamo 55 % počutje kako nastopamo 38% govor kako govorimo 7% Za boljši prvi vtis je pomemben videz: • Bodite spočiti. • Oblecite najboljši kostim, zlikan in čist. V njem se morate dobro počutiti in biti nevpadljivo elegantni. • Izberite nevtralne barve. • Ne nadenite si kričečih dodatkov. • Ne pretiravajte z dišavami. • Čevlji morajo biti dobro zloščeni. • Imejte eleganten poslovni kovček ali usnjeno mapo. • Uporabljajte kakovostno nalivno pero. • Za ženske: bodite naravno naličeni. • Imejte čiste lase. Dolge lase si spnite. • Imejte čiste, manikirane nohte, ženske nikakor nalakiranih s kričečim lakom. • Imejte malo nakita. • Ženske: nosite nogavice in imejte zaprte čevlje. • Ljudje oddajamo veliko nebesednih znakov celo ne da bi se tega zavedali. Razlagamo pa si jih lahko tudi napačno. Če se nekdo praska, to lahko prevajamo, da človeka srbi ali da je v zadregi. Če nekdo reče: »To si dobro napravil,« in to pove s kamnitim in hladnim obrazom, ne da bi te pogledal, je jasno, da tega ne misli iskreno. Stik z očmi Z nasmehom... pogled naj bo prijazen in umirjen 3-5 sekund gledamo, preden spregovorimo; največ 20 sekund, več je vsiljivo od 20 sekund naprej = družabni pogled – v cel obraz oziroma najpogosteje v usta pogledi od brade navzdol so že intimni pogledi • • • • • • • • • • • • • Gibanje rok in telesa nas izda Dolgčas: glava težko pada na dlan, ki je mehko iztegnjena ob eni strani obraza, oči dalj časa zrejo v isto smer. Laž: kretnje rok so kratke, nemirno menjavajo položaj, približujejo se nosu, ustom, gladijo hrbet ali konico nosu, med govorjenjem prsti krožijo ali kratko gladijo ali prekrivajo predel okoli ustnic, stik z očmi je kratek in zbegan, včasih so oči povešene; glava se počasi obrača vstran. Nestrpnost: prsti ponavljajo enakomerne gibe, največkrat v ritmu, roka se dotika druge roke ali drugih delov telesa, telo se 'trdo' premika. Presojanje: kazalec se dotika sli gladi predel senc, glava je mirna in usmerjena v sogovornika, pogled ni usmerjen naravnost v oči. Zbeganost, osuplost: drgnjenje s prsti po bradi, čelu ali licih, dotikanje ušesa, glajenje nosu, glajenje zaprtih vek. Presenečenje, nemir, napetost: praskanje s prsti po glavi. Nestrinjanje: obraz je podprt z roko – s palcem se drži brada, kazalec pa je obrnjen navzgor; Samozadovoljnost: roke so v položaju 'trikotnika', obrnjene navzgor, telo je nagnjeno nazaj, glava rahlo dvignjena in skoraj ves čas nagnjena nazaj. Lastništvo: slonenje na hiši, avtomobilu. Negotovost, ošabnost, oblastnost: dvigovanje na prste enkrat ali večkrat. Pripravljenost na odhod ali akcijo: sedenje na sprednjem robu sedala. Ošabnost, sproščenost: roke v žepih. Dobrodošlica, vabilo, zaupanje: razprte roke. Dotik • Vsi imamo okrog sebe določen premični obroč, ovoj, prostor, ki nam »pripada« brez dogovorov in ki se premika skupaj z nami. Širina tega prostora je odvisna od odnosa, ki ga imamo s človekom, s katerim komuniciramo. Včasih, če ljudem pridemo preblizu, lahko začutijo nekakšno nelagodje. Ta prostor se razlikuje po različnih kulturah, odvisen je od naseljenosti in vzorcev vedenja na določenih območjih. V Evropi in zahodnem svetu so razdalje sledeče: • • • • Intimna razdalja: Osebna razdalja: Poslovna razdalja: Javna razdalja: do pribl. 50 cm od pribl. 50 cm do 1m od pribl. 1,5 do 2 m od pribl. 3 m dalje Točnost • Pomembna sestavina poslovnega komuniciranja je tudi čas. • Zamujanje brez utemeljenega opravičila je znak nespoštovanja časa drugega človeka. V nekaterih primerih je zamuda neopravičljiva. Opravičilo za zamudo mora biti kratko in jasno ter čim bliže resnici. O točnosti... vabilo na večerjo ob 20.00 v Nemčiji pomeni ob 19 uri 59 minut in 60 sekund v latinskoameriških državah pa to pomeni, da nikogar ne bo pred 21.30... Pri seznanjanju gledamo sogovornika v oči mlajša oseba se vedno prva predstavi starejši moški se predstavi ženski, razen če ni med njima velika starostna razlika kadar smo v gosteh, se gostje predstavijo gostiteljici ne glede na razlike v letih ženskam med predstavljanjem ni potrebno vstati, če sedijo moški, pa morajo obvezno vstati v družbi gostitelj ali najstarejša oseba seznani ljudi med seboj pozorno poslušajte, ko se ljudje predstavijo in si skušajte ime zapomniti če ni nikogar, ki bi vas predstavil, to storite sami Vikanje in tikanje • z vikanjem izkažemo spoštovanje do določene osebe • tikanje pogostejše kot včasih (sploh med mladimi) • na tikanje preidemo po daljšem znanstvu in sicer na predlog starejše osebe oziroma na predlog ženske ali višjega po rangu Nagovarjanje - naslavljanje • kogar vikamo, naslavljamo gospod, gospa, gospodična • z imenom nagovorimo le ljudi, ki jih dobro poznamo • v družbi ljudi, ki jih poznamo profesionalno uporabljamo nazive npr. gospod doktor, gospa profesorica • Ko gre za visoke državne funkcionarje, ni dovolj le gospod ali gospa. • Predsednika države naslavljate »gospod predsednik«., predsednico »gospa predsednica«. Predsednika vlade naslavljate z »gospod predsednik vlade« , kadar je navzoč tudi predsednik republike. V nasprotnem primeru je dovolj tudi »gospod predsednik«. • Enako velja tudi za predsednika parlamenta. • Ministra naslavljate z »gospod minister«, ministrico »gospa ministrica«. • Veleposlaniki se naslavljajo z »gospod veleposlanik« ali »gospa veleposlanica«, • generali z »gospod general«. NASLAVLJANJE • OSEBA NASLAVLJANJE OSEBNO NASLAVLJANJE Predsednik predsednik (ime države) gospod predsednik • prva dama/ soproga predsednika gospa (priimek) gospa (priimek) predsednik parlamenta Njegova Ekscelenca (ime in pri.) predsednik parlamenta gospod predsednik predsednik vlade Njegova Ekscelenca (ime in priimek) predsednik vlade gospod predsednik župan mesta župan (mesto) gospod župan papež Njegova Svetost papež (ime) Vaša Svetost kardinal Njegova Eminenca kardinal (ime) Vaša Eminenca veleposlanik Njegova Ekscelenca (ime in priimek) veleposlanik (ime države) gospod veleposlanik Ekselence • Veleposlaniki se naslavljajo z »ekscelenca« zgolj v državi akreditacije. • Naziv »ekscelenca« se v različnih državah uporablja različno. Načeloma so ekscelence predsedniki držav, parlamentov in vlad, zunanji ministri ter veleposlaniki. Vendar v svoji državi domači ljudje nikogar, niti državnega poglavarja, ne naslavljajo z »ekscelenca«. Pogovor • Izogibajte se vsiljevanju lastnih pogledov drugim, žaljenju tistih, ki vaših tez ne sprejemajo, ki ne mislijo enako. Dobro pretehtajte zanimivost tem pogovora, saj le-te pričajo o tistem, ki jih je načel, o njegovi osebnosti, obveščenosti, izobrazbi in področju, ki ga zanima. • Govornik je pri komuniciranju uspešnejši in učinkovitejši, če opazuje, kako se poslušalec odziva na temo in način govorjenja, oziroma opazi, ali ga tema zanima, ali je nepozoren, živčen ali brezbrižen. Med pogovorom klepetavost (nikoli se ne pogovarjamo o ljudeh, ki niso navzoči; ne govorimo o stvareh, ki jih ne poznamo) moj JAZ šala ni za vsakogar (šala ne sme preiti v žaljenje) prepovedane teme: intimno družinsko življenje, politika, vera kletvice Kakšna vabila • Vabila naj bodo tiskana; z roko se na vabila za svečane obede vpiše le ime, pred katerim je vpisana funkcija in akademski naslov (npr. Nj. eksc. dr. XY) • Vabila se opremi z določenim znakom glavo (v Protokolu RS z državnim grbom, sicer pa z logotipom podjetja, stranke,…). Kaj na vabilo kdo vabi koga vabi na kaj vabi (opredelitev dogodka) datum, ura in kraj dogodka (trajanje dogodka) obleka R.S.V.P. Naslov na kuvertah naj bo izpisan v celoti • • • • • • Spoštovani gospod dr. Ime in Priimek Državni sekretar Ministrstvo za …. Ulica in hišna številka Poštna številka in kraj • če se vabila izročajo neposredno v roke, se na kuverto napiše samo naziv, priimek in ime Razporejanje za omizjem je velikokrat zelo zahtevno in odgovorno opravilo, saj napake povzročijo užaljenost in proteste. Vsaka nenadna odpoved udeležbe na Načini sedežnega reda • • • • • francoski angleški U sistem okrogla miza buffejska omizja OBLAČILA GOVORIJO O NAŠI KULTURI IN OSEBNOSTI, USTVARJAJO NAŠO PODOBO IN SPLOŠEN VTIS • Oblačila lahko s svojo obliko, materiali, barvami in detajli na različne načine simbolično izražajo družbeno vlogo posameznika: Govorijo pa tudi o osebnostnih lastnostih: značaju, nazorih, načinu življenja in razmišljanja, kultiviranosti, okusu,... • Obleka seveda še ne pomeni osebnosti in gotovo še ne naredi človeka, pripomore pa k boljšemu vtisu. Z njo kažemo spoštovanje, pozornost ali stališče do nekega okolja ali dogodka ali osebe. Darilo je znamenje kulturne podobe darovalca • Protokolarna darila so izraz stikov med državami in različnimi kulturami ; podarjajo se predvsem ob srečanju naših visokih predstavnikov v tujini in ob uradnih obiskih tujih visokih predstavnikov pri nas • lahko kot dobrodošlica ali kot del slovesa • darilo se izbira se glede na rang in zanimanje prejemnika Darilo naj izvira iz slovenske kulture • • • • • • • • • • izdelki umetne obrti knjige o Sloveniji kristalni izdelki čipke replike priznanih slovenskih umetnikov faksimile redkejših tiskov priznana vina slovenskih vinorodnih okolišev izdelki sodobnega slovenskega oblikovanja modni dodatki slovenskih oblikovalcev grafike Izročanje daril • načeloma je gost tisti, ki prinaša oziroma izroča darilo, vendar se vedno bolj uveljavlja praksa, da tudi gostitelj izroči darilo gostu • če gost gostitelju ne izroči darila, nima gostitelj nobenih obveznosti glede daril do gosta • običajno se darila ob državniških obiskih izmenjajo preko Protokolov (Protokol tudi vodi evidenco o izročenih darilih) • izjemoma se izročajo tudi osebno • najprimernejši čas za osebno izročanje je po zdravicah ali ob koncu svečanega obeda, preden postrežemo s kavo • podajanje daril preko mize ni primerno Izročanje daril • ko darilo podarjamo osebno, ga izročimo prijazno in nevsiljivo; obdarovanec mora darilo takoj odpreti in se zahvaliti • kadar se darilo izroča preko predstavnikov oziroma se dostavi v rezidenco gosta, mora biti zavito in opremljeno z vizitko gostitelja Kako izobešamo slovensko zastavo • če je zastava RS izobešena poleg kakšne druge zastave, mora biti, gledano od spredaj, vselej na levi, razen ob uradnih obiskih visokih predstavnikov tujih držav, takrat je, gledano od predaj, na desni strani • če je zastava RS izobešena skupaj z dvema zastavama, mora biti zastava RS na sredini • če je zastava RS izobešena z več drugimi zastavami mora biti: če je v krogu – v sredini kroga tako, da jo je razločno videti če so zastave v polkrogu – v sredini polkroga če so zastave v koloni – na čelu kolone če so v vrsti – na prvem mestu v vrsti oziroma gledano od spredaj – na levi strani. Zastava EU • po 1. maju v Sloveniji velja nova uredba Vlade • zastava EU mora viseti na sedežu predsednika države, državnega zbora, vlade in državnega sveta, na naših predstavništvih v tujini in na vseh mejnih prehodih • slovenska zastava ohranja častno mesto, to je na desni od zastave EU, gledano s strani pročelja stavbe, ko sta izobešeni dve zastavi; ko so izobešene tri zastave, mora biti slovenska na sredi; • Vam prepuščam, da boste znali najti mejo, do kje je primerno in varno iti in od kje naprej boste smešni, žaljivi ali slabo razumljeni. Ko pa se pravila ne spomnite, je najbolje, da ravnate po »zdravi pameti«, prijazno in sproščeno.
© Copyright 2024