Priprava in izvedba protokolarnega obiska / Benedetti Ksenija

Priprava protokolarnega obiska
Ksenija Benedetti
Šefinja Protokola Republike Slovenije
Forma in protokol je
sporočanje vsebine.
• Brez nje v civiliziranem življenju
nikjer ne pridete popolnoma
nikamor.
Najlažje se je pravil naučiti, težje
jih je živeti.
• Kot pri vožnji: ko imate dovolj
vozniških izkušenj, lahko šele začnete
uživati v vožnji in nehate ves čas
razmišljati o tem, kje je sklopka, kje
zavora in kje menjalna ročica.
Kako se rešiti iz zadrege ob
nepoznavanju pravil?
• Prijaznost. Prijaznost je vrlina, s katero laže navezujemo
stike. S prijaznostjo in pripravljenostjo pomagati veliko
dosežemo.
• Nasmeh. Marsikdo je prepričan, da bi z vedrostjo,
nasmehom in prijaznim obrazom izgubil avtoriteto, vendar
se moti. Nasmeh je eden ključnih dejavnikov, s katerim
naredimo ugoden vtis na sočloveka. Naj bo prisrčen in
neprisiljen.
• Ljubeznivost. Ljubeznivost je osnovni pogoj za dobro
sodelovanje s sodelavci v podjetju, strankami ter
poslovnimi partnerji. Nikakor ga ne zamenjajmo za
uslužnost. Ljubeznivi smo lahko tudi, če se trdno držimo
svojih načel na okolici prijazen in človeka dostojen način.
• Eno izmed pomembnejših izhodiščnih
pravil, ki izhaja tudi iz mednarodnih
konvencij, je pravilo vljudnosti in
spoštovanja v medčloveškem
komuniciranju. To pravilo drži za vsakega
človeka, ne glede na njegov položaj v
državni ali družbeni strukturi.
V Sloveniji imamo dve pomembnejši
državni protokolarni službi:
• Protokol Republike Slovenije (pri vladi)
• Diplomatski protokol (pri Ministrstvu za
zunanje zadeve), v katerem deluje tudi oddelek za
diplomatske privilegije in imunitete, ki skrbi za to, da
diplomatske misije, akreditirane v Sloveniji uživajo vse
ugodnosti, določene z Dunajsko konvencijo; Diplomatski
protokol se ukvarja tudi z organizacijo sprejemov, svečanih
obedov in delovnih obiskov ministra za zunanje zadeve ter
organizira njegove obiske v tujini
Protokol RS
opravlja protokolarne zadeve za...
 predsednika Republike Slovenije
 predsednika Državnega zbora Republike Slovenije
 predsednika Vlade Republike Slovenije
 predsednika Državnega sveta Republike Slovenije
 predsednika Ustavnega sodišča Republike Slovenije
 predsednika Vrhovnega sodišča Republike Slovenije
 bivšega predsednika Republike Slovenije
 predsednika Računskega sodišča Republike Slovenije
 varuha človekovih pravic Republike Slovenije
 ministra za zunanje zadeve
Protokolarni obisk
• traja predvidoma 2 do 3 delovne dni
• uskladi se termin obiska
• zbere se podatke o delegaciji, ure prihoda,
odhoda, morebitne želje gostov
• skoordinira se vse dele obiska
• izvedba
Podatki o delegaciji
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
točen naziv glavnega gosta
sestava spremstva in njihove funkcije
sestava morebitnega neuradnega spremstva
življenjepis glavnega gosta (in soproge, če ga spremlja)
uradni jezik glavnega gosta
čas in način prihoda in odhoda uradne tuje delegacije
posebne želje glavnega gosta glede programa
posebne želje glavnega gosta glede prehrane
sugestije o namestitvi glavnega gosta
zdravstveno stanje glavnega gosta
Opravi se predvsem sledeče naloge











organizira prihod in odhod
pripravi predlog programa in določi, kdo bo gosta med obiskom spremljal
organizira namestitev za glavnega gosta in njegovo spremstvo
organizira prevoze po Sloveniji
uskladi srečanja z vsemi, ki jih gost obišče
organizira obede
pripravi prostore, v katerih potekajo uradni razgovori, sprejemi ter morebitna
tiskovna konferenca ali izjava za tisk
poskrbi za prevajalca
organizira obešanje zastav na ustrezna mesta
pripravi protokolarna darila za delegacijo
stiska program z vsemi potrebnimi podatki
Nebesedna komunikacija ima zelo
pomembno vlogo.
• Ni vseeno, ali natipkate dopis na čist
dostojen papir ali na zmečkan, nečitljivo
popisan kos papirja.
• Prvi vtis o zunanjem izgledu sobesednika si
naredimo v prvih petih sekundah, in ga
sorazmerno počasi dopolnjujemo. Po petih
minutah vemo o sobesednikovem videzu
komaj za polovico več kot po petih
sekundah.
Nikoli ne boste imeli druge
priložnosti, da napravite prvi vtis
 izgled
kako izgledamo
55 %
 počutje
kako nastopamo
38%
 govor
kako govorimo
7%
Za boljši prvi vtis je pomemben videz:
• Bodite spočiti.
• Oblecite najboljši kostim, zlikan in čist. V njem se morate
dobro počutiti in biti nevpadljivo elegantni.
• Izberite nevtralne barve.
• Ne nadenite si kričečih dodatkov.
• Ne pretiravajte z dišavami.
• Čevlji morajo biti dobro zloščeni.
• Imejte eleganten poslovni kovček ali usnjeno mapo.
• Uporabljajte kakovostno nalivno pero.
• Za ženske: bodite naravno naličeni.
• Imejte čiste lase. Dolge lase si spnite.
• Imejte čiste, manikirane nohte, ženske nikakor nalakiranih s
kričečim lakom.
• Imejte malo nakita.
• Ženske: nosite nogavice in imejte zaprte čevlje.
• Ljudje oddajamo veliko nebesednih znakov
celo ne da bi se tega zavedali. Razlagamo
pa si jih lahko tudi napačno. Če se nekdo
praska, to lahko prevajamo, da človeka srbi
ali da je v zadregi. Če nekdo reče: »To si
dobro napravil,« in to pove s kamnitim in
hladnim obrazom, ne da bi te pogledal, je
jasno, da tega ne misli iskreno.
Stik z očmi
Z nasmehom...
 pogled naj bo prijazen in umirjen
 3-5 sekund gledamo, preden spregovorimo;
največ 20 sekund, več je vsiljivo
 od 20 sekund naprej = družabni pogled – v
cel obraz oziroma najpogosteje v usta
 pogledi od brade navzdol so že intimni
pogledi
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Gibanje
rok
in
telesa
nas
izda
Dolgčas: glava težko pada na dlan, ki je mehko iztegnjena ob eni strani obraza, oči
dalj časa zrejo v isto smer.
Laž: kretnje rok so kratke, nemirno menjavajo položaj, približujejo se nosu, ustom,
gladijo hrbet ali konico nosu, med govorjenjem prsti krožijo ali kratko gladijo ali
prekrivajo predel okoli ustnic, stik z očmi je kratek in zbegan, včasih so oči
povešene; glava se počasi obrača vstran.
Nestrpnost: prsti ponavljajo enakomerne gibe, največkrat v ritmu, roka se dotika
druge roke ali drugih delov telesa, telo se 'trdo' premika.
Presojanje: kazalec se dotika sli gladi predel senc, glava je mirna in usmerjena v
sogovornika, pogled ni usmerjen naravnost v oči.
Zbeganost, osuplost: drgnjenje s prsti po bradi, čelu ali licih, dotikanje ušesa,
glajenje nosu, glajenje zaprtih vek.
Presenečenje, nemir, napetost: praskanje s prsti po glavi.
Nestrinjanje: obraz je podprt z roko – s palcem se drži brada, kazalec pa je obrnjen
navzgor;
Samozadovoljnost: roke so v položaju 'trikotnika', obrnjene navzgor, telo je
nagnjeno nazaj, glava rahlo dvignjena in skoraj ves čas nagnjena nazaj.
Lastništvo: slonenje na hiši, avtomobilu.
Negotovost, ošabnost, oblastnost: dvigovanje na prste enkrat ali večkrat.
Pripravljenost na odhod ali akcijo: sedenje na sprednjem robu sedala.
Ošabnost, sproščenost: roke v žepih.
Dobrodošlica, vabilo, zaupanje: razprte roke.
Dotik
• Vsi imamo okrog sebe določen premični
obroč, ovoj, prostor, ki nam »pripada« brez
dogovorov in ki se premika skupaj z nami.
Širina tega prostora je odvisna od odnosa, ki
ga imamo s človekom, s katerim
komuniciramo. Včasih, če ljudem pridemo
preblizu, lahko začutijo nekakšno
nelagodje. Ta prostor se razlikuje po
različnih kulturah, odvisen je od
naseljenosti in vzorcev vedenja na
določenih območjih.
V Evropi in zahodnem svetu so
razdalje sledeče:
•
•
•
•
Intimna razdalja:
Osebna razdalja:
Poslovna razdalja:
Javna razdalja:
do pribl. 50 cm
od pribl. 50 cm do 1m
od pribl. 1,5 do 2 m
od pribl. 3 m dalje
Točnost
• Pomembna sestavina poslovnega
komuniciranja je tudi čas.
• Zamujanje brez utemeljenega opravičila je
znak nespoštovanja časa drugega človeka. V
nekaterih primerih je zamuda
neopravičljiva. Opravičilo za zamudo mora
biti kratko in jasno ter čim bliže resnici.
O točnosti...
 vabilo na večerjo ob 20.00 v Nemčiji
pomeni ob 19 uri 59 minut in 60 sekund
 v latinskoameriških državah pa to
pomeni, da nikogar ne bo pred 21.30...
Pri seznanjanju gledamo
sogovornika v oči
 mlajša oseba se vedno prva predstavi starejši
 moški se predstavi ženski, razen če ni med njima velika
starostna razlika
 kadar smo v gosteh, se gostje predstavijo gostiteljici ne glede
na razlike v letih
 ženskam med predstavljanjem ni potrebno vstati, če sedijo
moški, pa morajo obvezno vstati
 v družbi gostitelj ali najstarejša oseba seznani ljudi med seboj
 pozorno poslušajte, ko se ljudje predstavijo in si skušajte ime
zapomniti
 če ni nikogar, ki bi vas predstavil, to storite sami
Vikanje in tikanje
• z vikanjem izkažemo spoštovanje do
določene osebe
• tikanje pogostejše kot včasih (sploh med
mladimi)
• na tikanje preidemo po daljšem znanstvu in
sicer na predlog starejše osebe oziroma na
predlog ženske ali višjega po rangu
Nagovarjanje - naslavljanje
• kogar vikamo, naslavljamo gospod, gospa,
gospodična
• z imenom nagovorimo le ljudi, ki jih dobro
poznamo
• v družbi ljudi, ki jih poznamo profesionalno
uporabljamo nazive npr. gospod doktor,
gospa profesorica
• Ko gre za visoke državne funkcionarje, ni dovolj
le gospod ali gospa.
• Predsednika države naslavljate »gospod
predsednik«., predsednico »gospa predsednica«.
Predsednika vlade naslavljate z »gospod
predsednik vlade« , kadar je navzoč tudi
predsednik republike. V nasprotnem primeru je
dovolj tudi »gospod predsednik«.
• Enako velja tudi za predsednika parlamenta.
• Ministra naslavljate z »gospod minister«,
ministrico »gospa ministrica«.
• Veleposlaniki se naslavljajo z »gospod
veleposlanik« ali »gospa veleposlanica«,
• generali z »gospod general«.
NASLAVLJANJE
• OSEBA
NASLAVLJANJE
OSEBNO NASLAVLJANJE
Predsednik
predsednik (ime države)
gospod predsednik
• prva dama/
soproga predsednika gospa (priimek)
gospa (priimek)
predsednik parlamenta Njegova Ekscelenca (ime in pri.)
predsednik parlamenta
gospod predsednik
predsednik vlade
Njegova Ekscelenca (ime in priimek)
predsednik vlade
gospod predsednik
župan mesta
župan (mesto)
gospod župan
papež
Njegova Svetost papež (ime)
Vaša Svetost
kardinal
Njegova Eminenca kardinal (ime) Vaša Eminenca
veleposlanik
Njegova Ekscelenca
(ime in priimek)
veleposlanik (ime države)
gospod veleposlanik
Ekselence
• Veleposlaniki se naslavljajo z »ekscelenca«
zgolj v državi akreditacije.
• Naziv »ekscelenca« se v različnih državah
uporablja različno. Načeloma so ekscelence
predsedniki držav, parlamentov in vlad,
zunanji ministri ter veleposlaniki. Vendar v
svoji državi domači ljudje nikogar, niti
državnega poglavarja, ne naslavljajo z
»ekscelenca«.
Pogovor
• Izogibajte se vsiljevanju lastnih pogledov drugim,
žaljenju tistih, ki vaših tez ne sprejemajo, ki ne
mislijo enako. Dobro pretehtajte zanimivost tem
pogovora, saj le-te pričajo o tistem, ki jih je načel,
o njegovi osebnosti, obveščenosti, izobrazbi in
področju, ki ga zanima.
• Govornik je pri komuniciranju uspešnejši in
učinkovitejši, če opazuje, kako se poslušalec
odziva na temo in način govorjenja, oziroma
opazi, ali ga tema zanima, ali je nepozoren, živčen
ali brezbrižen.
Med pogovorom
 klepetavost (nikoli se ne pogovarjamo o ljudeh, ki
niso navzoči; ne govorimo o stvareh, ki jih ne
poznamo)
 moj JAZ
 šala ni za vsakogar (šala ne sme preiti v žaljenje)
 prepovedane teme: intimno družinsko življenje,
politika, vera
 kletvice
Kakšna vabila
• Vabila naj bodo tiskana; z roko se na vabila
za svečane obede vpiše le ime, pred katerim
je vpisana funkcija in akademski naslov
(npr. Nj. eksc. dr. XY)
• Vabila se opremi z določenim znakom glavo (v Protokolu RS z državnim grbom, sicer pa z logotipom
podjetja, stranke,…).
Kaj na vabilo
 kdo vabi
 koga vabi
 na kaj vabi (opredelitev dogodka)
 datum, ura in kraj dogodka
 (trajanje dogodka)
 obleka
 R.S.V.P.
Naslov na kuvertah
naj bo izpisan v celoti
•
•
•
•
•
•
Spoštovani gospod
dr. Ime in Priimek
Državni sekretar
Ministrstvo za ….
Ulica in hišna številka
Poštna številka in kraj
• če se vabila izročajo neposredno v roke, se na kuverto napiše samo
naziv, priimek in ime
Razporejanje za omizjem je
velikokrat zelo zahtevno in
odgovorno opravilo, saj napake
povzročijo užaljenost in proteste.
Vsaka nenadna odpoved udeležbe na
Načini sedežnega reda
•
•
•
•
•
francoski
angleški
U sistem
okrogla miza
buffejska omizja
OBLAČILA GOVORIJO O NAŠI
KULTURI IN OSEBNOSTI,
USTVARJAJO NAŠO PODOBO IN
SPLOŠEN VTIS
• Oblačila lahko s svojo obliko, materiali, barvami in
detajli na različne načine simbolično izražajo
družbeno vlogo posameznika: Govorijo pa tudi o
osebnostnih lastnostih: značaju, nazorih, načinu
življenja in razmišljanja, kultiviranosti, okusu,...
• Obleka seveda še ne pomeni osebnosti in gotovo še
ne naredi človeka, pripomore pa k boljšemu vtisu. Z
njo kažemo spoštovanje, pozornost ali stališče do
nekega okolja ali dogodka ali osebe.
Darilo je znamenje kulturne podobe
darovalca
• Protokolarna darila so izraz stikov med
državami in različnimi kulturami ; podarjajo
se predvsem ob srečanju naših visokih
predstavnikov v tujini in ob uradnih obiskih
tujih visokih predstavnikov pri nas
• lahko kot dobrodošlica ali kot del slovesa
• darilo se izbira se glede na rang in
zanimanje prejemnika
Darilo naj izvira
iz slovenske kulture
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
izdelki umetne obrti
knjige o Sloveniji
kristalni izdelki
čipke
replike priznanih slovenskih umetnikov
faksimile redkejših tiskov
priznana vina slovenskih vinorodnih okolišev
izdelki sodobnega slovenskega oblikovanja
modni dodatki slovenskih oblikovalcev
grafike
Izročanje daril
• načeloma je gost tisti, ki prinaša oziroma izroča darilo, vendar se
vedno bolj uveljavlja praksa, da tudi gostitelj izroči darilo gostu
• če gost gostitelju ne izroči darila, nima gostitelj nobenih
obveznosti glede daril do gosta
• običajno se darila ob državniških obiskih izmenjajo preko
Protokolov (Protokol tudi vodi evidenco o izročenih darilih)
• izjemoma se izročajo tudi osebno
• najprimernejši čas za osebno izročanje je po zdravicah ali ob
koncu svečanega obeda, preden postrežemo s kavo
• podajanje daril preko mize ni primerno
Izročanje daril
• ko darilo podarjamo osebno, ga izročimo
prijazno in nevsiljivo; obdarovanec mora
darilo takoj odpreti in se zahvaliti
• kadar se darilo izroča preko predstavnikov
oziroma se dostavi v rezidenco gosta, mora
biti zavito in opremljeno z vizitko gostitelja
Kako izobešamo slovensko zastavo
• če je zastava RS izobešena poleg kakšne druge zastave,
mora biti, gledano od spredaj, vselej na levi, razen ob
uradnih obiskih visokih predstavnikov tujih držav,
takrat je, gledano od predaj, na desni strani
• če je zastava RS izobešena skupaj z dvema zastavama,
mora biti zastava RS na sredini
• če je zastava RS izobešena z več drugimi zastavami
mora biti:




če je v krogu – v sredini kroga tako, da jo je razločno videti
če so zastave v polkrogu – v sredini polkroga
če so zastave v koloni – na čelu kolone
če so v vrsti – na prvem mestu v vrsti oziroma gledano od spredaj –
na levi strani.
Zastava EU
• po 1. maju v Sloveniji velja nova uredba Vlade
• zastava EU mora viseti na sedežu predsednika
države, državnega zbora, vlade in državnega sveta,
na naših predstavništvih v tujini in na vseh mejnih
prehodih
• slovenska zastava ohranja častno mesto, to je na
desni od zastave EU, gledano s strani pročelja
stavbe, ko sta izobešeni dve zastavi; ko so
izobešene tri zastave, mora biti slovenska na sredi;
• Vam prepuščam, da boste znali najti
mejo, do kje je primerno in varno iti in
od kje naprej boste smešni, žaljivi ali
slabo razumljeni. Ko pa se pravila ne
spomnite, je najbolje, da ravnate po
»zdravi pameti«, prijazno in sproščeno.