Od 1. januarja 2015 proračunski uporabniki sprejemajo račune le v elektronski obliki. To velja tudi za v decembru 2014 opravljene storitve in dobavljeno blago, če je izvajalec papirni račun poslal v decembru, proračunski uporabnik pa ga bo prejel po 1. januarju 2015. E-račun je sestavljen v elektronski obliki po predpisanih standardih in pogojih, ki veljajo za njegovo sestavitev. Mag. Milenka Čižman in Andreja Bajuk Mušič, univ. dipl. ekon. Prehod na izdajanje in prejemanje e-računov vpliva na prilagajanje računovodskih evidenc in notranjih kontrolnih postopkov novim razmeram. Poleg računovodij so v novi sistem vpeti predvsem informatiki, ki pripravljajo in/ali dograjujejo računalniške programe. Upoštevati morajo strokovne zahteve glede verodostojnosti knjigovodskih listin in obveznih sestavin računa ter tehnične zahteve, ki so objavljene na spletni strani UJP. Seveda pa spremembe vplivajo tudi na komercialiste, ki so največkrat pristojni za izdajanje računov, nabavnike, ki so pristojni za potrjevanje računov, odredbodajalce in druge potrjevalce prejetih računov ter nadzornike, ki morajo nadzor prilagoditi novim razmeram. • za potrebe obračuna DDV vsebovati vse obvezne sestavine, ki so določene z Zakonom o davku na dodano vrednost2 (ZDDV-1). Račun je verodostojna knjigovodska listina, če se pri njegovem kontroliranju pokaže, da lahko strokovno usposobljene osebe, ki niso sodelovale v poslovnih dogodkih, na njegovi podlagi popolnoma jasno in brez kakršnihkoli dvomov spoznajo naravo in obseg poslovnih dogodkov (SRS 21.12). Pri presoji verodostojnosti prejetih in izdanih računov kot tudi ostalih poslovnih dogodkov mora podjetje upoštevati tudi 5. točko uvoda v SRS Temeljne računovodske predpostavke in kakovostne značilnosti računovodenja. Ta pravi, da morajo biti računovodski izkazi zanesljivi: postavke v računovodskih izkazih ne smejo vsebovati pomembnih napak in pristranskih stališč in morajo zvesto predstavljati tisto, kar trdijo, da predstavljajo, ali za kar se upravičeno domneva, da predstavljajo. Zanesljivost od podjetja zahteva upoštevanje vsebine poslovnega dogodka pred njegovo pravno obliko, kar pomeni, da podjetje pri evidentiranju v poslovnih knjigah ne upošteva zgolj pravne obličnosti računa ali pogodbe v smislu, kaj tam piše, temveč upošteva namen, ki sta ga imeli obe pogodbeni stranki s sklenitvijo posla. Do zdaj so lahko dobavitelji, če so se tako dogovorili s kupcem, račune pošiljali v elektronski obliki. Običajno so račun poslali v pdf-obliki po elektronski pošti. E-račun pa ni račun, ki ga podjetje sestavi v papirni obliki ter ga nato skenira ali sestavi v katerikoli elektronski obliki in pošlje po elektronski pošti. E-račun, kakršnega morajo po 1. januarju 2015 prejemati proračunski uporabniki, je sestavljen v elektronski obliki po predpisanih posebnih standardih in pogojih. Računi, ki jih morajo prejemati proračunski uporabniki kot e-račune, se ne nanašajo zgolj na opravljene storitve in dobavljeno blago, ampak tudi na druge poslovne dogodke, ki do zdaj v praksi niso bili poimenovani kot račun. Gre za dobropise, bremepise, avansne račune in podobno. Vse te zahtevke so proračunski uporabniki dolžni prejemati v obliki e-računa, čeprav po vsebini ne predstavljajo zaračunanega zneska za opravljene storitve in dobavo blaga. PREJEMNIKI IN IZDAJATELJI E-RAČUN Ko je podjetje v vlogi dobavitelja, kupcu izda račun, na katerem zaračuna opravljeno storitev ali dobavljeno blago. Izda ga v papirni ali elektronski obliki. Računi omogočajo evidentiranje v poslovnih knjigah, zato mora vsak med njimi • predstavljati verodostojno knjigovodsko listino, kot jo opredeljujejo SRS, za proračunske uporabnike pa Zakon o računovodstvu1, in Po novem morajo e-račune prejemati vsi proračunski uporabniki, kar pomeni, da so obvezani izdajati e-račune vsi tisti, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki, pa naj so to podjetja ali fizične osebe, ki opravljajo dejavnost. Proračunskim uporabnikom ni treba izdajati e-računov podjetjem, fizičnim osebam in drugim subjektom. Obvezno pa jih morajo izdajati drugim proračunskim uporabnikom oziroma javnemu sektorju. Proračunski uporabniki bodo neproračunskim uporabnikom še vedno pošiljali račune v papirni obliki. Čeprav proračunski Obvezno izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom po 1. januarju 2015 | december 2014 | IKS | 69 RAČUNOVODSTVO Obvezno izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom po 1. januarju 2015 uporabniki niso obvezani izdajati e-računov zasebnemu sektorju, se lahko obe strani prostovoljno dogovorita o poslovanju v sistemu e-računov tako, da se proračunski uporabnik prijavi tudi kot izdajatelj e-računov zasebnemu sektorju. Proračunski uporabniki so vsi neposredni in posredni uporabniki državnega in občinskih proračunov: državni in občinski organi, javni zavodi, javne agencije, javni skladi in drugi uporabniki državnega in občinskih proračunov. Javna podjetja in javni gospodarski zavodi pa niso proračunski uporabniki. UJP vodi register proračunskih uporabnikov, ki je objavljen na njeni spletni strani.3 IZMENJAVA E-RAČUNOV Proračunski uporabniki lahko e-račune prejemajo in izdajajo izključno prek enotne vstopne in izstopne točke za e-račune, ki je vzpostavljena pri UJP. Izdani e-račun mora biti podpisan z elektronskim podpisom in pripravljen v obliki e-SLOG, ki je enotna standardizirana oblika e-računa in jo je definirala Gospodarska zbornica Slovenije. Podjetja lahko e-računu priložijo tudi priloge v pdf-obliki, računov v taki obliki pa proračunskim uporabnikom ne smejo pošiljati na elektronski naslov. Pravne in fizične osebe lahko pošiljajo e-račune proračunskim uporabnikom na tri načine: • prek bank, ki so vključene v medbančno izmenjavo e-računov prek procesorja Bankart, • prek ponudnikov elektronskih poti, s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe, ali • prek portala e-račun pri UJP. Bankart je že leta 2011 z bankami vzpostavil enotni sistem za e-račune in deluje kot stičišče poslovnih bank pri pošiljanju e-računov. V njem delujejo 18 bank in UJP. Bankart deluje kot posrednik med udeleženkami. Izdajatelj e-računa se poveže s poslovno banko, prek katere elektronsko posluje, proračunski uporabniki pa prek UJP. S to vključitvijo izdajatelj e-računa doseže vse svoje prejemnike, saj za izmenjavo poskrbi Bankart v vlogi centralnega posrednika. Ta je vzpostavil ustrezno infrastrukturo, ki predstavlja kanal, prek katerega si podjetja izmenjujejo račune. Razlika z drugimi sistemi elektronske izmenjave računov je v tem, da komitenti prejmejo račun neposredno v elektronsko banko, kjer lahko izvedejo tudi plačilo, saj podatkov za plačilo ni treba vnašati oziroma prepisovati v obrazec elektronske banke. Bankart sodeluje tudi z UJP, in sicer pri posredovanju e-računov od gospodarskih družb do proračunskih uporabnikov in obratno, če se obe strani tako dogovorita. Proračunski uporabniki morajo namreč vse e-račune prejemati in izdajati zgolj prek enotne vstopne in izstopne točke pri UJP. 70 | IKS | december 2014 Podjetja in fizične osebe lahko račune pošiljajo tudi prek ponudnikov elektronskih poti, s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe, in prek portala e-račun pri UJP. Prvi način bo v začetni fazi povezan s sorazmerno visokimi stroški informatike, zato ga bo verjetno uporabljalo malo podjetij, predvsem pa večja. Prek portala UJP izdajatelji pošiljajo e-račune neposredno proračunskim uporabnikom. Ta način pošiljanja je namenjen tistim izdajateljem računov, ki javnemu sektorju oziroma proračunskim uporabnikom letno izdajo manjše število e-računov. Vnos računov je ročen, UJP pa je omejila mesečno število poslanih računov. Po trenutnih informacijah je največje število poslanih računov 5 na mesec na izdajatelja, UJP pa je omejila tudi velikost priloge k računom. Posredovanje prilog k e-računu omogoča banka. UJP kot sprejemno omrežje za e-račune proračunskih uporabnikov nima omejitev na strani sprejema. Ima pa večina bank ceno za storitev posredovanja e-računov določeno glede na velikost prenosa podatkov. Izdajatelj računov pri pošiljanju prek e-banke prejme tudi povratno informacijo o statusu poslanih računov oziroma o tem, ali je bil kak račun nedostavljen. Vse poslovne banke trenutno še ne omogočajo zavrnitve e-računa, zato se morata proračunski uporabnik in podjetje ali drug neproračunski izdajatelj računa dogovoriti o komunikaciji glede zavrnitve računa. Podporo za zavrnitev e-računa mora zagotoviti ponudnik elektronske poti. Zveza RFR meni, da ni nikakršnih ovir, da se račun zavrne v papirni obliki ali prek elektronske pošte tako, kot je to potekalo do zdaj. Prodajalec in kupec se morata namreč sama dogovoriti o takem načinu zavrnitve oziroma reklamacije računa, ki ne poteka v sistemu e-računa. Postopek izdaje e-računa podjetja in drugih neproračunskih uporabnikov je tak: • priprava računa v poljubni obliki (pdf, e-SLOG), • podpis dokumenta z digitalnim potrdilom, • priprava pisma (pošte) z naslovom (ovojnico), • pošiljanje dokumenta po elektronski poti (ponudniki e-izmenjave, bančni kanali in podobno) in • prejem potrdila o dostavi ali prevzemu e-računa. Potrjevanje oziroma likvidacija prejetih e-računov poteka enako, kot je potekala do zdaj, ko je podjetje prejelo papirni račun. Smiselno je seveda, da ima prejemnik e-računa informacijsko podprto tudi elektronsko likvidacijo. Če elektronske likvidacije nima urejene, bo moral elektronsko prejeti račun odtisniti na papir z namenom zagotovitve notranjih kontrolnih postopkov. S tem pa se izgubijo vsi prihranki, saj je odtis elektronsko prejetega računa neizogibno povezan s stroški tiskanja, papirja in ne nazadnje tudi časa osebe, ki bo skrbela za to, HRAMBA E-RAČUNOV Glede hrambe e-računov veljajo enaka pravila kot za papirne račune. Subjekt se samostojno odloči, ali bo dokumentacijo hranil v papirni ali elektronski obliki. Hrambo izdanih in prejetih računov ureja tudi ZDDV-1 za potrebe obračuna vstopnega in izstopnega davka. Davčni zavezanci morajo namreč zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na dobave blaga in storitev, najmanj 10 let po poteku leta, na katero se nanašajo. Račune, ki se nanašajo na nepremičnine, pa morajo hraniti najmanj 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo. Tisti, ki niso zavezanci za DDV, pa morajo račune hraniti najmanj 10 let. Davčni zavezanec mora dokumentacijo hraniti do poteka absolutnega zastaralnega roka. Davčna obveznost preneha, ko poteče 10 let od dneva, ko je prvič začela teči, to je takrat, ko je bil zavezanec dolžan plačati davek. Način hrambe e-računov pa je odvisen od tega, kako ima podjetje urejeno njihovo posredovanje oziroma pošiljanje: • če izdaja račune v svojem sistemu in jih potem izvozi (paketno ali posamično) v e-banko, ki poskrbi za posredovanje računa do kupca, ali uporabi vmesnik B2B, ima račune shranjene že v svojem informacijskem sistemu in jih hrani tako, kot velja za vso ostalo dokumentacijo – ali jih torej hrani v elektronski obliki ali jih izpiše in nato hrani v papirni obliki; • če račune izdaja neposredno prek spletnega portala UJP, bodo ti e-računi podlaga za evidentiranje v poslovnih knjigah in se bodo kot taki hranili; ker gre za manjša podjetja, ki elektronske hrambe običajno nimajo podprte, bodo take račune shranili in odtisnili na papir. Račun se lahko ne glede na izvirno obliko hrani tudi na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki. Podjetje lahko račun hrani tudi na papirju, če ima uveden postopek prenosa na papir, iz katerega je mogoče razbrati način prenosa na papir, spremljajoče podatke o postopku prenosa na papir in odgovorno osebo oziroma delovno mesto, odgovorno za prenos na papir, in če tak način hrambe onemogoča spremembo ali izbris podatkov oziroma omogoča reproduciranje računa v izvirni obliki. Za vse priloge, ki so obvezni del e-računa, veljajo enaka pravila. Če se podjetje odloči, da bo račune hranilo v elektronski obliki, morajo biti podatki shranjeni tako, da so od izdaje do konca hrambe zagotovljene pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa. Pristnost izvora računa pomeni zagotovitev identitete dobavitelja ali izdajatelja računa. Celovitost vsebine računa pomeni, da vsebina računa, ki je zahtevana po 82. in 83. členu ZDDV-1, po izdaji računa ni bila spremenjena. Pristnost izvora in čitljivost vsebine se lahko zagotavljata s postopki za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo sled med računom in dobavo blaga ali opravljeno storitvijo. Pristnost izvora in celovitost vsebine elektronskega računa se lahko zagotavljata tudi z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo podatkov (EDI). Račune je treba hraniti v izvirni elektronski obliki, lahko pa se ne glede na izvirno obliko hranijo tudi na drugem mediju (mikrofilmu, papirju ali čem drugem), če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki. Če podjetje račune hrani z elektronskimi sredstvi, mora tako hraniti tudi podatke, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine. Če so elektronske listine elektronsko podpisane z uporabo podatkov in sredstev za podpisovanje, mora podjetje hraniti komplementarne podatke in sredstva za preverjanje elektronskega podpisa enako dolgo kot elektronske listine. POSEBNA OBRAVNAVA NEKATERIH POSLOVNIH DOGODKOV V ZVEZI Z E-RAČUNI Izdajatelji in prejemniki e-računov se ob nekaterih dokumentih, ki izkazujejo poslovne dogodke, sprašujejo, ali morajo biti izdani oziroma prejeti elektronsko kot e-računi ali so lahko še vedno v papirni obliki. Z računi so namreč tesno povezane davčne obveznosti. Vendar morajo izdajatelji in prejemniki vedeti, da novi sistem ne spreminja davčnih obveznosti, temveč le način izdajanja in prejemanja računa. Obvezno ali neobvezno izdajanje dokumenta v elektronski obliki pa v ničemer ne vpliva na obveznosti za obračun DDV ali drugih davkov, povezanih z opravljanjem storitev, dobavami blaga ali izvajanjem gradenj. Če je pravna ali fizična oseba kot davčna zavezanka morala davek obračunavati pri računih, zahtevkih (samo tako imenovanih) ali podobnih listinah, izdanih v papirni obliki, mora enako ravnati tudi, če te dokumente po novem izdaja v elektronski obliki. Izdajatelji pa e-računov ne izdajajo v vseh primerih. Ne izdajo jih pri oddajanju obračunov ZZZS in zavarovalnicam iz naslova obveznega in prostovoljnega zdravstvenega zavarovanja. Tako Pravilnik o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila4 v 1. členu navaja: »Ta pravilnik se ne uporablja za račune, zahtevke za plačilo, račune za nadomestilo, poročila, obračunske liste, dobropise, bremepise in druge spremljajoče obračunske Obvezno izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom po 1. januarju 2015 | december 2014 | IKS | 71 RAČUNOVODSTVO da bo račun odtisnjen in podatki na njem enaki tistim na elektronsko prejetem računu. dokumente, ki jih Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije in zavarovalnicam, ki opravljajo dopolnilno zdravstveno zavarovanje, pošiljajo bolnišnice, zdravstveni domovi, lekarne, zasebniki, v delu, ki se nanaša na izvajanje koncesijske pogodbe, zdravilišča, dobavitelji medicinskih pripomočkov in drugi izvajalci zdravstvenih storitev, ki opravljajo storitve v breme obveznega in dopolnilnega zdravstvenega zavarovanja.« Pravne in fizične osebe izdajo e-račune vedno, ko gre za dobavljeno blago, opravljene storitve in izvedene gradnje. Računi, ki jih prejemajo proračunski uporabniki (občina, zavod, agencija in drugi), se vedno nanašajo na naročniško razmerje, kjer proračunski uporabniki storitve in blago plačajo zaradi svojega delovanja kot institucije, torej ker izvajajo javna pooblastila. Tipičen primer je ZZZS, ki mora za dobavo blaga in storitev ter gradnjo za lastne potrebe prejeti e-račun. Če pa ZZZS prejme obračun storitev v breme obveznega zdravstvenega zavarovanja, ki so namenska sredstva za delovanje zdravstvenega sistema, prejemnik sredstev ne izda e-računa. Kadar si pravne osebe zaračunavajo storitve, čeprav so lahko proračunsko financirane, morajo izdati e-račun. Za tak primer gre, ko ena šola drugi zaračuna delo učitelja, druga šola pa sredstva dobi z ministrstva in jih plača prvi šoli. Nekatere šole imajo sklenjen sporazum o uresničevanju medsebojnih pravic in obveznosti pri dopolnjevanju delovne oziroma učne obveznosti. Z njim se šoli dogovorita, da šola, pri kateri je učitelj zaposlen, šoli, na kateri dopolnjuje delovno obveznost, izda račun za opravljeno storitev (seveda gre za pokrivanje stroškov izplačila plače, dodatkov in ostalih prejemkov iz delovnega razmerja), ki bo po novem moral biti e-račun. Tudi, če sta šoli dogovorjeni za izdajo drugače poimenovanega dokumenta (na primer zahtevka), to ne spremeni dejstva, da gre za opravljanje storitve in mora biti dokument izdan kot e-račun. Če ima proračunski uporabnik, ki je prejemnik e-računa, odprtih več podračunov enotnega zakladniškega računa, lahko izdajatelj e-računov izbere kateregakoli. Pomembno pa je, da izdajatelj vedno identificira prejemnika tudi z davčno številko, ker UJP e-račune do končnega prejemnika usmerja na podlagi obeh navedenih podatkov. Izdajatelj mora torej navesti davčno številko in podračun proračunskega uporabnika, na primer Medicinske fakultete Univerze v Mariboru, če želi, da ta fakulteta prejme e-račun. dejavnosti, za refundacije in podobno. Bistvo posebne obravnave zahtevka glede na račun je, da pri izdaji zahtevka ne gre za dobavo blaga in opravljanje storitve tistemu, ki to plača, ampak je to namenjeno izpolnjevanju javnega interesa. Če pa so proračunski financerji, ZZZS ali ZPIZ naročniki blaga ali storitev, morajo dobavitelji izdati e-račune. Pri tem ni pomembno, ali so nasproti proračunskega uporabnika en ali več izvajalcev, vodilni in podrejeni partnerji ali kaj podobnega. V tem krogu naročniškega razmerja se proračunskemu uporabniku vedno izdajajo računi, torej po novem le e-računi. Kot e-računi se ne obravnavajo različni zahtevki, ki jih pravne osebe izdajajo proračunskim financerjem v skladu s pogodbami ter na podlagi zakonov in odlokov. 1. Zahtevki za nakazila proračunskih sredstev med proračunskimi uporabniki ter proračunskimi uporabniki in drugimi pravnimi osebami, ki pridobijo koncesijo za opravljanje (negospodarske) javne službe (na področju izobraževanja, zdravstva in podobno) Tovrstne zahtevke proračunski uporabniki in drugi izvajalci javne službe izdajajo proračunskim financerjem na podlagi pogodb o financiranju dejavnosti (zahtevki za financiranje dejavnosti, zahtevki za subvencioniranje cene socialnovarstvenih storitev, obračuni zdravstvenih storitev in drugo). Prejemniki proračunskih sredstev pošiljajo zahtevke mesečno za pokrivanje stroškov dela (plač ter drugih prejemkov in povračil zaposlenih) in za pokrivanje stroškov materiala, storitev in investicij oziroma kot obračune opravljenih storitev uporabnikom javne službe. Če občina financira dejavnost doma za ostarele za storitve pomoči na domu, ki so jih po zakonu dolžne delno financirati občine, financiranje poteka tako, da dom za znesek obveznosti občine mesečno izda zahtevek za nakazilo akontacije v velikosti 1/12 letne pogodbene vrednosti. Četrtletno pa naredi in občini pošlje mesečne obračune dejanskih stroškov s poračunom mesečnih akontacij. Če pa občina namesto fizične osebe iz svojega proračuna plača storitev doma za ostarele, ji mora dom izdati e-račun. 2. Zahtevki občin do državnega proračuna za sofinanciranje projektov ali investicij Zahtevki 3. Zahtevki za nadomestila na podlagi zakonov, ki urejajo financiranje določenih nadomestil (zahtevki za refundacijo nadomestila v breme ZZZS, zahtevki za refundacijo invalidnin v breme ZPIZ, zahtevki do drugih organov po področnih zakonih: sodišča, zaščita in reševanje, obramba, policija) V zvezi z vprašanji glede zahtevkov je Zveza RFR od Direktorata za javno računovodstvo pri Ministrstvu za finance pridobila mnenje, ki je usklajeno med Ministrstvom za finance in UJP. 4. Zahtevki za proračunska sredstva iz naslova posebnih projektov in programov, ki jih financirajo ministrstva, občine, javni skladi, javni zavodi in javne agencije ter EU in temeljijo na javnih razpisih S pojmom zahtevek se običajno poimenujejo dokumenti, ki jih različni pravni subjekti izdajajo proračunskim financerjem, ZZZS in ZPIZ za financiranje njihove Projekti so izvedeni v javnem interesu, za katerega je sredstva dolžan zagotoviti proračunski financer, ne pa v interesu naročnika. Če pa je projekt v interesu naroč- 72 | IKS | december 2014 5. Zahtevki, ki se izdajajo proračunu RS za nakazila prejetih sredstev iz EU, in zahtevki vodilnemu partnerju, ki je odgovoren za evropski projekt, če je v pogodbi določeno, da so vsi partnerji enakopravni in je pogodba o sofinanciranju sklenjena med financerjem in vsemi partnerji, ki so tudi podpisniki pogodbe Vodilni partner, ki prejme vsa sredstva iz proračuna na svoj račun, jih med partnerje razdeli na podlagi zahtevkov. Če pa so drugi partnerji le podizvajalci in niso podpisniki pogodbe s financerjem, vodilnemu partnerju, če je ta proračunski uporabnik, obvezno izdajo e-račune. 6. Zahtevki, ki jih Agencija za raziskovalno dejavnost prejme od raziskovalnih organizacij (javnih zavodov, univerz, zavodov, neprofitnih organizacij) za izvajanje raziskovalne dejavnosti Agencija financira znanstveno-raziskovalno dejavnost na podlagi zakona o raziskovalni in razvojni dejavnosti. Agencija za posamezne vsebinske sklope izvede javne razpise oziroma pozive, financiranje izvaja na podlagi sklenjenih pogodb. Raziskovalne organizacije opravijo naloge, ki so v javnem interesu, agenciji pa ne dobavijo nobene storitve oziroma blaga. 7. Drugi zahtevki, kot so odškodninski zahtevki ali drugi premoženjskopravni zahtevki Predračuni Predračuni, ki so mišljeni kot ponudbe za pridobitev posla (in običajno je tako), v računovodskem smislu še niso verodostojna knjigovodska listina, zato jih pravne osebe ne knjižijo v bilančni evidenci, lahko pa jih v zunajbilančni. Izdajatelji jih zato ne izdajajo kot e-račune. Ara in varščina Če proračunski uporabnik vnaprej plača kakršnakoli sredstva za zavarovanja poslov, plačil in podobnega, mora prejeti e-račun, četudi ga izdajatelj imenuje drugače. Obračun obresti Obračun obresti mora biti pripravljen kot izdani e-račun. Enako velja za stroške, ki nastanejo ob odobritvi ali med izkoriščanjem posojila. Kot e-račun pa se ne izdaja obvestilo o zapadlosti glavnice posojila. Računi za predplačilo Račune za predplačilo (ki jih morajo izdajati zavezanci za DDV) morajo vsi izdajatelji izdajati kot e-račune. Po opravljeni dobavi ali storitvi, ko mora zavezanec za DDV izdati "pravi" račun, se pojavi vprašanje, v kakšni obliki naj ga izda – ali ponovno kot e-račun ali kot papirni račun. O tem se morata prejemnik in izdajatelj dogovoriti. Izdajatelj e-računa tega ne izda ponovno (razen ob morebitni razliki v znesku kot dodatni e-račun), ampak izda papirni račun. Lahko pa po izdaji e-računa za predplačilo in po opravljeni dobavi ali storitvi izda najprej dobropis za celotno predplačilo kot e-račun in ponovno e-račun za opravljeno dobavo ali storitev. V takem primeru se morata izdajatelj in prejemnik dogovoriti, kako na računu označita, da je bil že plačan (tako da ne bo plačan dvakrat). Paziti morata tudi na pravilno računovodsko obravnavo predplačila. Izdani e-račun za predplačilo je le dokument za knjiženje na konte stanja, ne pa še med prihodke (na primer v skupino kontov 11/20) ali stroške/odhodke. Izjema so le drugi uporabniki EKN, ki že ob prejemu denarja izkažejo prihodke in odhodke. Gradbene situacije Izdajatelji gradbene situacije izkazujejo zaračunane storitve do določene faze zgraditve (v skladu s pogodbo) in jih morajo izdati kot e-račune. Ker so v gradbeni situaciji običajno natančno navedeni do tedaj porabljeni materiali in opravljene storitve, bi bilo zajemanje vseh teh podatkov v e-račun zamudno in nepregledno, čeprav je to za potrebe obračuna DDV še vedno potrebno. Izvajalci morajo v e-račun vključiti vse sestavine, ki so zahtevane v skladu z zakonom, ki ureja DDV, vse ostale podatke in informacije pa vključijo v prilogo računa. Zveza RFR meni, da je lahko specifikacija porabe materiala in opravljenih storitev priloga e-računa, če se izdajatelj v e-računu nanjo sklicuje, kot da je sestavni del e-računa. Na tako razmišljanje napotuje Dursovo pojasnilo 44730-121/2002-2-0891/56. To pravi, da je, če so nekatere sestavine računa navedene na dobavnici ali drugi listini, ki je sestavni del računa, mogoče šteti, da račun vsebuje vse z ZDDV-1 predpisane podatke, prejemnik takega računa pa lahko uveljavlja odbitek DDV, če izpolnjuje tudi druge pogoje zanj. Na papirnem računu mora biti nedvoumno napisano, da je listina v prilogi sestavni del računa (primer zapisa na računu: Podatki o vrsti in količini prodanega blaga so razvidni iz dobavnice št. ... z dne ..., ki je sestavni del tega računa.). To pomeni, da mora biti listina fizično priložena računu in tako tudi arhivirana. V sistemu e-računov pa Obvezno izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom po 1. januarju 2015 | december 2014 | IKS | 73 RAČUNOVODSTVO nika, ki je proračunski uporabnik (na podlagi naročila, javnega razpisa ali na drugi podlagi), mora izvajalec naročila, ki je lahko proračunski uporabnik ali druga pravna ali fizična oseba zasebnega sektorja, izdati e-račun. Če se na primer društvo prijavi na javni razpis za spodbujanje in ohranjanje pevske dejavnosti zbora v nekem okolju in je to v javnem interesu, mu za prejeta sredstva po razpisu ni treba izdati e-računa. Enako velja, če na primer gasilsko društvo občini izda zahtevek za sofinanciranje gasilskega vozila. Če pa se občina odloči, da bo zbor društva najela za neko prireditev v občinskem interesu (lahko tudi na podlagi javnega razpisa), gre za naročniško razmerje in društvo mora za opravljeno storitev izdati e-račun. so bistveni podatki skupaj z zneskom za plačilo v e-računu, vsi ostali podatki pa v prilogi e-računa, pri čemer se mora e-račun sklicevati na to prilogo. Če je priloga zelo obsežna, lahko izdajatelj uporabi odložišče velikih dokumentov pri UJP. Kadar se na javni razpis prijavi skupina gospodarskih subjektov in je v pogodbi običajno določen vodilni partner, ki v razmerju do naročnika nastopa v imenu vseh ostalih partnerjev, mora vodilni partner, ki zaračunava gradnjo, proračunskemu uporabniku izdati e-račun. Vsak od izvajalcev ima sicer svojo vlogo v razmerju do naročnika, ki je proračunski uporabnik, vendar ostali partnerji vodilnemu pošljejo situacijo za svoj obseg del, ta pa naročniku posreduje skupno situacijo v skladu z zakonskimi določbami evidentiranja v primeru skupnega nastopanja. UJP odgovarja, da določbe 26. člena Zakona o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike5 (ZOPSPU) ne posegajo v določbe Zakona o javnem naročanju6 (4. člen) in ZDDV-1 (81/1) ter v pogodbena razmerja med naročniki in ponudniki oziroma interna pogodbena razmerja med partnerji skupne ponudbe. Ta razmerja omogočajo, da gospodarski subjekti oddajo skupno ponudbo in da račune izdaja vodilni partner v svojem imenu in za svoj račun ter v imenu in za račun gospodarskih subjektov, ki pri izvedbi posameznega javnega naročila nastopajo v vlogi ponudnika – partnerja skupne ponudbe. Po 1. januarju 2015 lahko vodilni oziroma poslovodeči partner skupne ponudbe še naprej izdaja skupno (zbirno) situacijo oziroma račun naročniku, če ima pooblastilo ostalih ponudnikov – partnerjev skupne ponudbe, ki je opredeljeno v pravnem aktu o skupni izvedbi javnega naročila (na primer v pogodbi, sporazumu, protokolu, pismu o nameri), in če naročnik soglaša s tovrstnim načinom obračunavanja storitev. Vsak naročnik samostojno in avtonomno določa vsebino razpisne dokumentacije ter način in pogoje izvedbe posameznega naročila (vključno s plačilnimi pogoji). Če posamezni naročnik v razpisni dokumentaciji oziroma v vzorcu pogodbe izrecno zahteva, da mora vsak član/partner skupne ponudbe izdajati ločene situacije/račune, se morajo vsi ponudniki prilagoditi tej zahtevi in izdajati ločene situacije/račune. Izvajalec gradbenih del v skladu z zakonodajo naročniku priloži potrjene podizvajalske situacije k izhodni situaciji. V celotnem znesku oblikuje terjatev do proračunskega uporabnika in knjiži pripadajočo obveznost do podizvajalca. Plačila naročnika (proračunskega uporabnika) se podizvajalcu opravijo neposredno v skladu s specifikacijo na zadnji strani izhodne situacije. V sistemu e-računov trenutno ni predvideno posredovanje istega računa več naslovnikom. ZOPSPU ne spreminja načina plačila podizvajalcem. Oblika e-SLOG nima posebej opredeljenih mest za več transakcijskih računov, se pa lahko navedejo kot 74 | IKS | december 2014 prosto besedilo oziroma v skladu z dogovorom z naročnikom. Podizvajalske situacije se lahko vključijo v prilogo e-računa. To je stvar dogovora med izdajateljem in naročnikom. Izdajatelj in naročnik se dogovorita tudi o številu izvodov gradbenih situacij, ki jih mora izdajatelj dostaviti naročniku (do zdaj je bilo običajno več izvodov). Pri gradbenih situacijah je z e-računom posredovan le en izvod. O vseh ostalih obveznostih se morata dogovoriti dobavitelj in naročnik. UJP bo na svoji spletni strani objavila priporočilo, naj naročniki ne zahtevajo dodatnih papirnih kopij gradbenih situacij. ZOPSPU tudi ne spreminja potrjevanja situacij, določanja plačilnih rokov in podobnega. O tem se morata dogovoriti izdajatelj in naročnik. Reklamacije e-računov ZOPSPU ne spreminja ničesar v zvezi s spremembami oziroma popravki računov. Elektronsko zavrnitev e-računa mora podpirati ponudnik elektronske poti. Če eden od ponudnikov elektronske poti ne zagotavlja elektronske zavrnitve, mora proračunski uporabnik e-račun zavrniti po drugi poti oziroma papirno, v skladu z dogovorom med izdajateljem in prejemnikom računa. Reklamacija oziroma zavrnitev prejetih e-računov je v elektronski obliki mogoča le med proračunskimi uporabniki, ne pa tudi medbančno. Reklamacije, ki izhajajo iz vsebine e-računa, rešujeta izdajatelj in prejemnik e-računa medsebojno. UJP rešuje tehnične reklamacije proračunskega uporabnika kot izdajatelja in prejemnika e-računov, ki so povezane z delovanjem sistema izmenjave e-računov. Proračunski uporabnik lahko reklamacije posreduje prek UJPnet, po elektronski pošti, telefaksu, navadni pošti, telefonsko ali osebno pristojni enoti UJP. Če je e-račun prevzet v dokumentni sistem proračunskega uporabnika, velja datum prevzema, ko je e-račun prevzet v ta sistem. Računi fizičnih oseb Fizične osebe, ki so do zdaj izdajale račune (na primer za prodane knjige kot njihovo osebno premično premoženje), morajo od 1. januarja 2015 proračunskim uporabnikom izdajati e-račune. Finančni popusti (kasaskonti) Finančni popusti, ki vplivajo na razmerje med zneskom prejetega računa in plačilom (plačilo je manjše), so obvezno stvar dogovora med izdajateljem in prejemnikom. Če prejemnik izkoristi finančni popust, mora izdajatelj dobropis za izkoriščeni popust izdati kot e-račun. Izdajatelj in prejemnik pa se lahko že ob izdaji e-računa dogovorita za tehnično izvedbo uveljavitve popusta pri prevzemu e-računa. Dobavitelji iz tujine niso obvezani izdajati e-računov, razen če imajo poslovno enoto v Sloveniji. Če prodajajo za gotovino, na primer na sejmih v RS, ne izdajajo e-računov. Odločbe in sklepi Izdajanje odločb in sklepov med proračunskimi uporabniki ni v sistemu e-računov; enako velja za takse, kazni in podobna plačila. Tudi za odtegljaje pri plačah delavcev (na primer za dodatno zdravstveno zavarovanje), prejemniki plačil ne izdajajo e-računov. Ker z izvajalci zavarovanj obstajajo pogodbe, zavarovalne police ali podobni dokumenti, ki se glasijo na delavce, so ti podlaga za plačilo oziroma za odtegljaj. Ta plačila tudi niso strošek pravne osebe, saj ji ni opravljena nobena storitev. Enako velja za administrativne prepovedi, sodne odločbe in podobno, za katere je pravna oseba zavezana le k izvedbi. Podjemne, avtorske in druge pogodbe Pogodbe, ki jih proračunski uporabniki sklepajo s fizičnimi osebami, morajo biti sestavljene v sistemu e-računov. Dogaja se, da pogodba, ki jo običajno sestavi proračunski uporabnik kot delodajalec, ni v obliki računa, vendar pa proračunski uporabnik plačuje dobavljeno blago ali opravljeno storitev fizični osebi. Ministrstvo za finance je Zvezi RFR 25. septembra 2014 po elektronski pošti odgovorilo, da fizična oseba v takem primeru ni zavezana k obveznemu izdajanju e-računov, lahko pa se s proračunskim uporabnikom dogovorita za način, na katerega fizična oseba dostavi podatke v sistem e-računov: »Podjemne pogodbe, avtorske pogodbe ali druge pogodbe, ki jih proračunski uporabniki sklenejo z izbranimi ponudniki v postopku javnega naročanja, se ne pripravljajo v sistemu e-računov, temveč se morajo pripravljati in obravnavati ločeno od e-računov v okviru elektronskih dokumentnih oziroma informacijskih sistemov proračunskega uporabnika, ki lahko v okviru funkcionalnosti programske aplikacije omogočajo tudi podporne storitve, vezane na obdelavo e-računov (vnos in potrjevanje podatkov ipd.) in skrbništvo pogodb. V zvezi z avtorskimi in podjemnimi pogodbami, ki bodo sklenjene s fizičnimi osebami, velja pravilo, da se same pogodbe ne bodo obravnavale kot e-računi tudi v primeru, da se PU in izvajalec dogovorita, da se vsa plačila opravljajo neposredno na podlagi pogodbe (torej brez izstavitve računa). V primeru, da se stranki dogovorita, da bo avtor ali izvajalec del po podjemni pogodbi izstavil račun na podlagi sklenjene pogodbe, se tovrstni računi morajo izdati kot e-računi v obliki e-SLOG.« Podobno kot avtorske in podjemne pogodbe se lahko obravnavajo tudi najemne pogodbe s fizičnimi osebami. Fizična oseba proračunskemu uporabniku ne bo izdajala e-računov, lahko pa se tako dogovorita. Če pa fizična oseba opravlja dejavnost, je obvezana izdajati e-račune ne glede na obstoj najemne pogodbe. Če najemnik – proračunski uporabnik – sam plačuje obratovalne stroške, ki jih zaračunavajo različni izvajalci, mora prejeti e-račun. Prodaja za gotovino in plačilne kartice Če proračunski uporabniki od drugih proračunskih uporabnikov prejmejo gotovinsko plačilo ali če z gotovino plačajo drugim pravnim ali fizičnim osebam, jim ni treba izdajati e-računov. Upoštevati pa morajo pravila poslovanja z gotovino, ki jih določajo davčni predpisi. Enako velja za plačilne kartice. Ministrstvo za finance v odgovoru Zvezi RFR z dne 25. septembra 2014 táko rešitev potrjuje: »Obveznost izdajanja e-računov in posredovanja e-računov prek UJP oziroma procesnih centrov ne velja v naslednjih primerih: če proračunski uporabnik (kupec blaga ali naročnik storitev) plača blago/storitev z gotovino pri blagajni na maloprodajnih mestih prodajalca/izvajalca (primer: cestnina, parkirnina, nakup vozovnic in vstopnic/kart, gostinske storitve, nakup živil in pijače ali drugega blaga v trgovini ipd.); če proračunski uporabnik (kupec blaga ali naročnik storitev) pri blagajni na maloprodajnih mestih ali prek spletne aplikacije prodajalca/izvajalca plača blago/storitev brezgotovinsko, in sicer s plačilno, kreditno ali drugo kartico, na kateri je ustrezno denarno dobroimetje oziroma elektronski denar, ali prek sistema mobilne telefonije (npr. moneta) ali prek sistema spletnega bančništva.« Donacije Za prejete donacije prejemnik ne izdaja računov, torej tudi ne e-računov. Pomembno pa je, da se prejemnik in dajalec donacije o podrobnostih dogovorita v pogodbi ali drugem dokumentu. KAJ MORAMO STORITI DO KONCA LETA? Smiselno je, da se podjetje poveže s ponudnikom aplikacije, ki se uporablja za izdajanje in prejemanje računov, ali s poslovno banko, prek katere bo opravljalo to storitev. Če gre za manjše število e-računov, izdanih proračunskim uporabnikom, pa lahko tudi ročno pripravlja e-račune prek e-banke, če to omogoča banka, prek katere podjetje posluje. Podjetje mora zagotoviti tudi informacijsko podporo, da so e-računi tehnično pripravljeni tako, da bo omogočeno njihovo pošiljanje. Pripravljeni morajo biti v obliki e-SLOG, v verziji 1.5 ali 1.6. Da pa podjetje lahko ustvari ovojnico e-računa, poleg podatkov, ki jih že običajno ima v sistemu (prejemnik, naslov, davčna številka in podobno), potrebuje tudi podatke o podračunu, saj bo sicer UJP e-račun zavrnila. Računovodski servisi, ki in če bodo izdajali e-račune proračunskim uporabnikom v imenu in za račun svojih naročnikov, morajo urediti ustrezna pooblastila. Ker je za izdajo računa ključen tudi elektronski podpis, morajo Obvezno izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom po 1. januarju 2015 | december 2014 | IKS | 75 RAČUNOVODSTVO Računi dobaviteljev iz tujine vsa podjetja, kjer podpisniki oziroma od njih pooblaščene osebe tovrstnega podpisa še nimajo, urediti vse postopke za njegovo pridobitev. Presečni datum je 1. januar 2015. Vezan je na prejem računa v elektronski obliki. Proračunski uporabniki morajo prejemati račune v elektronski obliki od tega dne naprej, ne glede na datum opravljene storitve oziroma dobave blaga ali izdaje računa. Tudi če bo podjetje izdalo račun za opravljene storitve oziroma dobave blaga v decembru 2014 in ga bo odposlalo konec decembra 2014, proračunski uporabnik pa ga bo prejel v januarju 2015, ga bo moral zavrniti, podjetje pa bo enak račun dolžno izdati kot e-račun. OPOMBE 1. UL RS 23/99 … 114/06-ZUE. 2. UL RS 13/11-UPB3 … 46/13-ZIPRS1314-A. 3. w w w. u j p. g ov. s i / d o ku m e nt i / d o ku m e nt . a s p ? i d = 1 2 7 To povezavo najdete na www.zvezaRFR.si s klikom na naslov tega sestavka. 4. UL RS 9/11 … 75/14. 5. UL RS 59/10 in 111/13. 6. UL RS 12/13-UPB5 in 19/14. 76 | IKS | december 2014
© Copyright 2024