Funkcije podjetniškega managementa
in ključni motivacijski faktorji
Za:
Predmet:
Pripravil:
Datum:
Uni-MB/ EPF
Organizacija in podjetniški management
Peter Irgo
Januar 2013
Vodstvo kot vloga
Med samodoločnostjo in lojalnostjo
Vloga vodstva je čedalje kompleksnejša. To napravi vlogo vodenja čedalje zahtevnejšo. Kljub
temu pa vodenje ni skrivnost . Vodenje je obrt, ki se jo da naučiti.
Pričakovanja od vodstva
Vedenje in uspeh
Kot vodstvena oseba nosite odgovornost za vrsto nalog, ki služijo namenu povečanja
učinkovitosti in gospodarnosti vašega podjetja. Konkretno to pomeni: od vas kot vodstveno
osebo pričakujejo nove veščine, nova znanja in nove strategije vedenja. Sočasno pa morate
učinkovito in uspešno voditi svojo operativno delovno področje.
Češče jasno definirani cilji sami zase, pogostoma niso dovolj. Če želite biti uspešni, morate
predvsem prepričati kot vodstvena osebnost. Vaši sodelavci vam morajo slediti iz prepričanja.
Že od vsega začetka morate določiti kdo je za kaj in komu odgovoren in kdo je pooblaščenec
odločanja. Vam podano avtoriteto morate izpolniti z strokovno in socialno kompetenco. Če
boste izpolnili te dve centralni kompetenci, boste postali dobra vodstvena oseba.
Rešitve nalog na različnih področjih
Med najpomembnejše naloge vodstvenega osebja sodijo:
- načrtovanje in organizacija: kaj, kdaj, kje in kdo lahko izvede nek opravek
- dodeliti sredstva, čas, opremo, material dotičnim sodelavcem
- izdelava in določitev časovnih načrtov za naloge in kontrolo izvajanja nalog
- vodenje sodelavcev in vzdrževanje timov, da jih motiviramo, da rešujejo probleme in da
zmanjšamo potratnosti zaradi trenj
- kontrola učinkov sodelavcev in timov, zlasti kvalitete, časovnosti, delovnih postopkov, kot tudi
stroškov in proračuna
- dodeliti sredstva, čas, opremo, material dotičnim sodelavcem
- izdelava in določitev časovnih načrtov za naloge in kontrolo izvajanja nalog
- vodenje sodelavcev in vzdrževanje timov, da jih motiviramo, da rešujejo probleme in da
zmanjšajo potratnost zaradi trenj
- komunikacija med sodelavci in v timu, komunikacija med lastnim področjem odgovornosti
in zunanjim svetom kot npr. z poslovodstvom, sosednjimi oddelki, strankami, dobavitelji ipd.
“Hard Skills” (čvrste veščine) – strokovna kompetenca
Strokovna znanja čedalje bolj v ozadju
Vodstvena oseba si strokovna znanja prvenstveno pridobi na področju lastnega dela, deloma
izvira iz izobrazbe in deloma iz pridobivanja na karierni poti. Strokovna znanja so pomembna,
saj na njih oslanjamo podjetniške odločitve. Sočasno pa omogočajo pridobitev ugleda pri
sodelavcih.
Kolikor bolj prevzemamo vodstveno odgovornost, toliko bolj stopa strokovno znanje v ozadje.
Tedaj potrebujemo drugačna znanja, znanja o vodenju, kako stvari organiziramo, kako
zadovoljimo tržišče in kako se v podjetju uveljaviti.
Vrhunski vodstveniki so pogosto strokovni “tujci”
Vodstveniki lahko pogosto menjujejo stroke in so v novi stroki pravtako uspešni. Pri delu visoke
odgovornosti je poznavanje strokovnih podrobnosti sploh nemogoče. Vedeti pa na primer
morate, kako priti do za vas odločilno pomembne informacije o podjetju. Temu pa pravimo, da
je prava kompetenca vodenja.
Pomembne čvrste veščine
V nabor čvrstih veščin spadajo sposobnosti:
- organiziranje in načrtovanje procesov
- določanje ciljev za sebe in za sodelavce
- izvajanje “samo-kontrolinga” glede doseganja ciljev, časovnosti in stroškov
- stvari “spraviti naprej” in jih udejanjiti
- poznavanja in uporaba novih tehnik in orodij v ICT in organizacijskih disciplinah
- si nenehoma pridobivati nova vedenja in znanja
“Soft Skills” (mehke veščine)
Mehke veščine odločajo
Pod pojmom “Soft Skills” združujemo vse veščine, ki jih potrebujemo v odnosu do drugih oseb
in samega sebe. Vodenje v modernem smislu pomeni, da oblikujemo optimalno okolje za
sodelavce tako, da vsi sodelavci “dajo od sebe “ 100% (ali več) svoje energije za doseganje
nalog. Praviloma pa sodelavci “dajo od sebe” manj. Če z avtoritetnim ukrepom povečamo
pritisk, kratkoročno poraste učinek zato, da ponovno upade na prejšnjo raven. Zato se
vodstveno osebje poslužuje motiviranja, kar je zahtevnejše in napornejše za vodstveno osebo,
zato pa lahko le-ta računa na zadovoljnejše sodelavce, ki v daljšem roku le ustvarijo več.
Voditi je potrebno tudi “navzgor”
Sposobnost komuniciranja, pogajanja, izgradnja bremena sposobnih odnosov in uveljavitve pa
je usmerjeno tudi v nadrejene npr. poslovodstvo, kolegi in zunanje. Vodstvena oseba pa se
mora voditi sama sebe. Vodenje samega sebe se prične z učinkovitim “time-management”-om,
saj praviloma opravlja več dela, kot ga za to ima na razpolago. Tisti, ki je uspešnejši pri urejanju
nalog po “pomembnosti” in “nujnosti”, bo lahko dosegel prednost.
Samomotivacija
Samomotivacija sodi med sposobnosti vodstvene osebe. Navadno vodstvena oseba prejema
pritisk iz vseh strani hkrati. Zato potrebuje notranji izvir iz katerega lahko zajema moč. Sočasno
pa mora imeti vspostavljeno delovno uravnovešenje (“Work-Life-Balance”), sicer grozi “Burnout” in neuspeh.
Tudi nabora Soft-Skill veščin se lahko naučimo. V razliko od drugih, pa jih je potrebno izvežbati
in udejanjiti, kar uspešni voditelji tudi storijo.
Reševanje problemov
Predrugačenje problema v izziv
Reševanje problemov je prvobitna naloga vodstvenih oseb. Problemi in težave spadajo k
delovnemu življenju in so poganjalec in ključ za strukturne izboljšave. Vodstvena oseba zato
dojema problem kot orodje za izboljšanja in nikakor kot breme. Vodstvena oseba usmerja misli
v rešitve, probleme pa zazna kot izziv.
Problemi morajo biti sprva v celoti prepoznani
Rokovanje s težavami vseh vrst je ključna naloga vodstvene osebe in zahteva več časa kot kar
koli drugega. Sprva je pomembno, da je problen prepoznan v celotni širini (npr. podzaposlenost
določenih sodelavcev). Problem je potrebno zaznati po vzročnosti in ne po učinkovanju.
Analizirati je potrebno dejstva in ločiti od mnenj o dejstvih. Da rešimo problem v ospredje
postavimo pot širokega informacijskega spektra in se izognemo iskanju krivca. Če bi analizirali
podzaposlenost določenih sodelavcev, bi sprva poiskali negativne, dušilne faktorje (npr.
pomanjkanje naročil, slaba notranja organizacija) in jih usporedili z gonilnimi faktorji za pozitivno
spremembo. Pozitivne silnice vspodbujamo, negativne pa minimiramo.
Rešitve v timu
Rešitve v timu
Probleme lahko rešujemo:
- timski sestanek z zbiranjem idej (Brainstorming, Mindmapping ipd.). Rešitvene pristope
sodelavcev zberemo in na podlagi le-teh razvijemo rešitev.
- postvetujemo se z zunanjimi eksperti. Le-ti analizirajo problem od zunajin predlagajo možne
rešitve.
- vodstvo izdela rešitev na podlagi njemu poznanih dejstev.
Lojalnost v podjetju
Med stoli v precepu
Kot vodstvena oseba sedimo na različnih stolih. Sprva smo obvezani do lastnega vodstva in
njihovih interesov. Lastno vodstveno gonilo praviloma zahteva brezpogojno lojalnost do podjetja
in do samega sebe.
Na drugem mestu stoji lojalnost do sodelavcev. Le-ti pričakujejo, da jih z lastnimi interesi dobro
zastopa “navzgor” in jih tam uveljavlja. Kaj pa je potrebno narediti, če nek team dobro dela in od
“zgoraj” pride povelje, da zmanjša stroške? Vodstvena oseba se bo tako znašla v precepu in
lojalnostnem konfliktu.
Vodenje na vseh ravneh
Do sporov pa lahko pride tudi v odnosu do drugih timov ali oddelkov. Tedaj mora vodstvena
oseba zaščititi in obraniti lasten tim, a sočasno upoštevati skupni interes podjetja. Tudi to lahko
vodi do nadaljnih sporov.
Vir sporov lahko predstavlja tudi lasten interes. Vodstvena oseba je zavezana podjetju, ima pa
tudi predstave o lastnem kariernem razvoju in plačna pričakovanja. Kaj, če lastno napredovanje
zavira oddelkovodja sosednjega oddelka? In kaj, če je pot navzgor dosegljiva le v breme
lastnega tima?
Uravnovešanje
Nenehno uravnovešanje lojalitetnih konfliktov je odlika uspešne vodstvene osebe. Pri tem gre
za to, da je operativno v svojem timu ali oddelku uspešna, si sočasno odpreti pot “navzgor” in
vspostaviti dobre stike z poslovodstvom.
Motiviranje sodelavcev
Dobra vodstvena kompetenca je ključna kvalifikacija
Vodenje sodelavcev je najpomembnejša naloga vodstva. Vsako podjetje živi od desetin, stotin
in tisočih ljudi, ki tečejo v isto smer ter vlečejo za isto vrv. Vaša naloga kot vodstvena oseba je,
da organizirate to sozvočje. Če med sodelavci tega sozvočja ni, bo podjetje delovalo
neučinkovito in v daljšem časovnem roku postalo negospodarno.
Vodenje je predvsem motiviranje
Poleg delovne organizacije, je motiviranost sodelavcev v podjetju, odločilna za uspešnost. A
kaj je motivacija?
Zunanja motivacija
Okolje (mora štimat)
Motivacija se začenja od zunaj. V majhnih, mračnih, neurejenih sobah, brez oken, se nihče ne
počuti dobro. Tudi zjutraj, ko pridete v službo in zagledate temačnega vratarja v dverju z
odpadajočim ometom in vazo z rjavo-ovenelo rastlino, vam ne bo dalo dobene inspiracije, še
najmanj pa zadovoljilo pogoju, da ustvarjate v visoko-učinkovitem timu.
Pestre stene prinašajo barve v vsakdan
K okolju, ki navdušuje, sodijo perstre stene v oživljajočih barvah, dovolj prostora za delovno
mesto, zeleno rastlinje, navdihujoč pogled skozi okno, lepo pohištvo, pametna ureditev
odlaganja in in in... K temu spada enostavno dosegljiv avtomat za kavo in prostor za počitek.
Investicija v okolje se izplača. Bolje motivirani sodelavci so znatno bolj učinkoviti, kar sami od
sebe.
Notranja motivacija
Motivacija pride le skozi samega sebe
Motivacija pride od znotraj. V izreku je sakrito najpomembnejše sporočilo vodstvenim osebam.
Strogo gledano, vodstvena oseba nikakor ne mora motivirati nekoga drugega, kajti motiviramo
se lahko le sami. Motivacija dejansko pomeni, da se sodelavec v njegovi notranjosti preklopi v
stanje “jaz sem motiviran”. Le tedaj bo sodelavec pripravljen do učinkovitosti in opravil dobro
delo. Če tega preklopa ne bo izvedel, bo do nadaljnega ostal nemotiviran.
Delovni pogoji morajo ustrezati
.Kot vodstvena oseba lahko le poizkusno oblikujete zunanje pogoje tako, da so skladni z
notranjo motivacijo sodelavca. Komaj tedaj bo postal motiviran. Težava pa nastopi, ker se
vsak sodelavec na motivacijske faktorje odziva drugače. Na primer: “Kolegi, trenutno imamo
dodatno delo. Če ga opravimo v pol leta, bomo od poslovodstva prejeli debeli bonus!”, in
pričakujemo, da se bodo vsi dvojno zavzeli v delovni vnemi. NAPAČNO. Samo del tima bo
pospešil opravek. Drugi bodo izvajali tako, kot poprej, ali pa zmanjšali učinkovitost. Zakaj?
Plača ni vse
Za neuspeh motivacije sta odgovorna dva razloga. Prvi razlog je napovedana nagrada.
Protislovno je, da je veliko ljudem denar ne-prvenstven. Seveda delamo prvenstveno za denar.
Denar je tudi namensko sredstvo, ki nam omogoča zadovoljitev naših potreb - a le kot
namensko sredstvo. Veliko ljudi si želi več prostega časa ali pa boljšo delovno vzdušje v
podjetju in bi zato raje opustili željo po bonusu. Takšni ljudje so v večini.
Drugi razlog je oddaljenost do bonusa. Mnogo ljudi razmišlja namreč kratkoročno. Pol leta do
nagrade – ne uspejo si zamišljati, kaj pomeni bonus čez 6 mesecev. Bili bi motivirani, če bi jim
podjetje ponudilo, da čez tri dni in na stroške podjetja, gredo na skupno “Incentiv večerjo”.
Torej kaj storiti? Če ima vsak sodelavec svoj lasten motivacijski profil, morate kot vodstveni
delavec motivirati vsakega sodelavca posebej? Tako je.
Zato danes redko srečamo sodelavce, ki bi bili motivirani in se za svoje podjetje zavzemali. Le-ti
so motivirani pavšalno, ali pa še slabše, sploh ne.
Zakaj mehki motivacijski faktorji?
Vedenjski vzorci niso stalni (nespremenljivi)
Delovni psihologi so odkrili, da ima vsak človek lastne notranje vzorce, po katerih izvaja delo.
Večina ljudi ni posebno prožna glede spreminjanja teh vzorcev. Če sodelavca prisilimo, da
opravlja delo izven njihovega vzorca in zato izven njegovega področja ugodja, bo utrpel stres,
bo nemotiviran in neučinkovit.
.Moderno vodenje ljudi ne pomeni, da jih pod pritiskom silimo, da opravijo neko delo. Vodenje
pomeni, da oblikujemo takšno delovno okolje, da lahko v svojem vedenjskem optimumu
opravlja delo. Tedaj bo dosežen optimalni učinek njegovega dela.
Delo prilagoditi sodelavcu
V vodstvih je razširjena zmota, da sodelavca integriramo v obstoječe delovne pogoje.
Pomembnejše je, da spoznamo prednosti in šibkosti sodelavca glede na njegov odzivni profil
na mehke motivacijske faktorje in jih izkoristiti
Pomembni motivacijski faktorji
Vsak se motivira sam
Ljudje se lahko motiviramo le sami in zato potrebujemo lastne motivacijske faktorje. Motivacija
v podjetju zato pomeni, da mora vodstvena oseba za sodelavce oblikovati takšne okvirne
pogoje, da lahko učinkuje kar največje število motivacijskih faktorjev. Sledijo motivacijski
faktorji, ki nagovori zelo veliko število ljudi:
Denar
Tipično “denarni” človek je dokaj redek, a obstaja. Kot vodstvena oseba opazite “denarnega”
človeka po tem, da pogosto omenja besede denar, prihranki, nakupne priložnosti ipd. Pri
nakupovanju se rad pogaja na ceno in se veseli nad ugodno dobro opravljenem nakupu.
Ni vsak, ki zahteva povišico plače, tudi “denarni” človek. Zato je potrebno previdno raziskati
motive sodelavca. “Denarni” človek pa je tisti, ki na denarni povišici plače vstraja in se ne
zadovolji z premestitvijo v boljši biro, povečanje odgovornosti ali boljšim službenim avtom.
Priznanje
Priznanje je zelo močan motiv sodelavcev, ki dobro poznajo in uporabijo vodstveno osebo.
Človek
“priznanja” bo motiviran, če bo njegovo delo honorirano. To je lahko storjeno v
.
majhnem. Bežna pohvalna beseda nadrejenega lahko sproži znatno povišano učinkovitost
dela. Pri velikih dosežkih je pohvalna beseda direktorja ali pa omemba v internem časopisu
podjetja velikokrat več vredna, kot enkratni bonus.
Človek “priznanja” na delovnem mestu kaj hitro otopi, v kolikor ne prejme njegovo “priznanje”.
Karijera in soodločanje
Za nekatere ljudi se službeni uspeh definira po številu sodelavcev, ki jih vodi, ali pa po poziciji
v podjetju, ki jo je dosegel. Ta faktor je zelo pomemben, saj iz njega izvirajo osebe, ki vodijo,
podjetje “spravijo naprej” in ga držijo skupaj. Sodelavci s takšnim profilom predstavljajo v
podjetjih potencialni podmladek za vodstveno osebje.
Po naravi pa s takšnim tipom sodelavca rado pride do težav, saj nimajo zadržkov, da “preletijo”
nadrejenega. Suverene vodstvene osebe takšne osebe rade vspodbujajo in jih predajo kar
“višje” in “naprej”, medtem ko negotove izmobbajo in so za podjetje izgubljeni kar pogosto
predstavlja pravcato izgubo.
“Karijerni” tip je lahko zamenjati za “denarnega”, ker se status v podjetju velikokrat zrcali v
višini plače. Če naprimer vrhunska vodstvena oseba donira 1/3 odpravnine za dobrodelne
namene, je ta oseba gotovo “karijerni” tip in nikakor “denarni”.
Samodoločanje
V svojem obličju je tip človeka redko najti v velikih podjetjih. Tipično je samostojni podjetnik v
zelo majhnem podjetju. “Samodoločljiv” človek želi samostojno oblikovati. Pomembno mu je,
da samostojno odloča o njegovem delovnem času, njegovih projektih in o njegovih sodelavcih
v timu. Če doseže to svobodo, bo bo ustvaril zelo dobro delo. Omejen v vodstveni korzet
vodstvene osebe, ki ne mora delegirati, bo delovalo ne-motivirajoče.
Na žalost takšni ljudje mnogokrat ne pašejo v običajni tek mnogih podjetij. Zaradi tega
mnogokrat izstopijo prostovoljno tako dolgo, dokler ne najdejo delovišča, ki jim daje občutek
svobode.
.Motivacijski
faktorji v kulturnih področjih
Spoštovanje: najpomembnejši motivacijski faktor na planetu
Odzivnost na motivacijske faktorje je odvisna od kulture populacije in področja, kjer se izvajajo.
Seriozne raziskave v celoti, torej globalne razsežnosti, pa je pokazala, da je skupni
imenovalec v vseh kulturah najmočnejši motivacijski faktor: “SPOŠTOVANJE”
.
Uporabljeni viri:
.
1. fuehrungskraft.de
2. mercier.com
3. organisationsentwicklung.org
4. de.wikipedia.org
5. Lastni zapiski predavanj in vaj Uni-MB/EPF/2012(3) Organizacija
& podjetniški management
6. Izdelki v (5), Lina in TEAM-A, Dr. Uršič