Grupo Empresarial SaludCoop MANUAL DEL USUARIO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 2014 MANUAL DEL USUARIO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o trasmitida de ninguna forma, con ningún propósito sin la previa autorización escrita de HeOn. La información contenida en este manual está sujeta a modificaciones sin previo aviso. Versión: HeOn - Health On Line 1.0 | Publicación: Julio de 2014 2 MANUAL DEL USUARIO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 INDICE INDICE .................................................................................................................................................. 3 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4 Objetivo del aplicativo ............................................................................................................................ 4 INGRESO AL APLICATIVO ................................................................................................................... 6 1. DESCRIPCIÓN GENERAL MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505..... 11 Versión: HeOn - Health On Line 1.0 | Publicación: Julio de 2014 3 MANUAL DEL USUARIO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 INTRODUCCIÓN Esta guía está diseñada para ayudarlo a conocer los pasos para la correcta utilización del Sistema HeOn, específicamente en el Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505. Esta aplicativo permite el cargue y la validación de las actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de Atención Integral para las enfermedades de interés en salud pública de obligatorio cumplimiento, realizadas a cada usuario, suministrados por las IPS adscritas que conforman la red de prestadores de servicios de salud de las EPS del Grupo Empresarial SaludCoop. OBJETIVO DEL APLICATIVO El objetivo del Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505 permite el cargue y la validación de las actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la Aplicación de las Guías de Atención Integral para las enfermedades de interés en salud pública de obligatorio cumplimiento, realizadas a cada usuario, suministrados por las IPS adscritas que conforman la red de prestadores de servicios de salud de las EPS del Grupo Empresarial SaludCoop, Según lo establecido en la resolución 4505 del 28 de diciembre de 2012. Versión: HeOn - Health On Line 1.0 | Publicación: Julio de 2014 4 MANUAL DEL USUARIO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 . DESCRIPCIÓN DEL APLICATIVO MEDIO DE TRANFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 Versión: HeOn - Health On Line 1.0 | Publicación: Julio de 2014 5 MANUAL DEL USUARIO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 INGRESO AL APLICATIVO Para ingresar al aplicativo se requiere abrir una ventana de Internet Explorer. El cual está soportado en internet. El Internet Explorer se abre haciendo doble clic sobre el icono que se encuentra en el escritorio. Una vez se abra la ventana de Internet Explorer, ingresar al siguiente link: www.cafesalud.com.co Versión: HeOn - Health On Line 1.0 | Publicación: Julio de 2014 6 MANUAL DEL USUARIO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 Para ingresar se debe realizar clic sobre la barra del menú opción Prestadores El sistema automáticamente muestra los aplicativos que se encuentran disponibles en la opción del menú Prestadores El usuario de la IPS deberá seleccionar la opción del menú correspondiente Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución Versión: HeOn - Health On Line 1.0 | Publicación: Julio de 2014 7 MANUAL DEL USUARIO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 El sistema automáticamente muestra la información de interés sobre el Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505 Versión: HeOn - Health On Line 1.0 | Publicación: Julio de 2014 8 MANUAL DEL USUARIO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 El Usuario podrá encontrar la información correspondiente a:  Descripción de la funcionalidad Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505 El medio de Transferencia de Datos Resolución 4505 PYP es una herramienta que la EPS ha desarrollado para facilitar a sus prestadores el reporte de las Actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de Atención Integral para las Enfermedades de Interés en Salud Pública, reglamentado por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Resolución 4505 del 28 de diciembre de 2012. La información aquí incluida debe corresponder a la prestación de servicios que su IPS ha realizado a los usuarios afiliados a la EPS, en cumplimiento de las Normas Técnicas y Guías de Atención de obligatorio cumplimiento, establecidas por el Ministerio de Salud mediante Resolución 412 de 2000, las cuales deben contar con los soportes y registro correspondiente en la historia clínica. Es importante tener en cuenta las siguientes indicaciones para lograr que el reporte que usted presenta de las Actividades de Protección Específica, Detención Temprana y aplicación de Guías de Atención Integral para Enfermedades de Interés en Salud Pública por Usuario de la Resolución 4505, por parte de la IPS prestadora, cuente con lo solicitado por el Ministerio de Salud y la Protección Social.  Resolución 4505 del 28 de diciembre de 2012 Contiene todo lo relacionado con el registro de las actividades de Protección Especifica, Detención Temprana y la Aplicación de la Guías de Atención Integral para las Enfermedades de Interés en Salud Pública por Usuario. (Descargar Resolución 4505 del 28 de diciembre de 2012)  Explicaciones del Anexo Técnico Resolución 4505 Contiene las modificaciones y explicaciones correspondientes a la Resolución 4505 de 2012, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social en la Circular Reglamentaria No. 22 del 21 de junio de 2013. (Descargar Explicaciones del Anexo Técnico Resolución 4505)  Instructivo para convertir los archivos en Excel a TXT. Contiene los pasos a seguir para la generación del archivo plano que exige el Ministerio de Salud y Protección Social para el correcto reporte de los datos. (Descargar Instructivo para convertir los archivos en Excel a TXT)  Estructura en Excel con la relación de variables contenidas en la Resolución 4505 Versión: HeOn - Health On Line 1.0 | Publicación: Julio de 2014 9 MANUAL DEL USUARIO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 Contiene cada una de los variables que exige el Ministerio y los posibles valores a ingresar. (Descargar Estructura en Excel con la relación de variables contenidas en la Resolución 4505) NOTA: El orden de estas variables no debe ser modificado bajo ninguna circunstancia. Se debe respetar a cabalidad el formato.  Manual del Usuario Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505 Contiene los pasos a seguir para el cargue del archivo plano (.txt) generado por la IPS Prestadora. (Descargar Manual Usuario Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505)  Es obligatorio para las IPS:  Recolectar y reportar a la EPS, el registro por persona de las actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de Atención Integral de las Enfermedades de Interés en Salud Pública de obligatorio cumplimiento, según anexo del Ministerio de Salud y Protección Social.  El reporte debe realizarse cada mes, los primeros 15 días calendario del mes siguiente a la finalización del periodo a informar, por lo tanto, el aplicativo estará disponible para el cargue de la información hasta las 23:59 horas del día 15 de cada mes.  Capacitar al personal en el registro y soporte clínico relacionado con las actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de Atención Integral de las Enfermedades de Interés en Salud Pública de Obligatorio Cumplimiento.  El Usuario podrá ingresar al a Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505 realizando clic sobre la siguiente pestaña: Versión: HeOn - Health On Line 1.0 | Publicación: Julio de 2014 10 MANUAL DEL USUARIO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 1. DESCRIPCIÓN GENERAL MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 1.1. Uso del Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505 Para ingresar al aplicativo el Usuario debe digitar el número de documento personal y la clave con la que va acceder al aplicativo y realizar “clic” el botón de “Aceptar” esta opción permite su ingreso de forma inmediata Al aplicativo solo podrán ingresar los directivos de cada sede o el líder que ellos determinen. Una vez el usuario seleccione esta opción, el sistema lo remitirá a la siguiente pantalla: Versión: HeOn - Health On Line 1.0 | Publicación: Julio de 2014 11 MANUAL DEL USUARIO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 El usuario podrá verificar la información correspondiente a la a IPS, esta información comprende el nombre de la IPS, el documento para este caso es el NIT, la regional a la que corresponde y el municipio. Una vez el usuario verifique la información podrá realizar clic sobre la IPS para la cual va a realizar el cargue de información, como se muestra en la siguiente pantalla Versión: HeOn - Health On Line 1.0 | Publicación: Julio de 2014 12 MANUAL DEL USUARIO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505 En datos del Prestador: Se encuentra la información del prestador, el año y el mes del periodo que se va realizar el reporte de la Información desplegada. El botón “Archivo” permite examinar el equipo, para buscar el archivo que será validado. El Botón “Guardar”, al ejecutar el archivo recién adjuntado comenzara el proceso de validación. Solo se debe poder enviar un archivo a la vez. Luego de validado puede intentar nuevamente. Si el archivo es cargado y guardado el sistema arrojará el siguiente mensaje de información “El archivo fue guardado para ser procesado, el resultado de la validación será remitido a su correo registrado. (xxxxx@xxxx correo enviado cuando se solicito la creación del usuario) ” Versión: HeOn - Health On Line 1.0 | Publicación: Julio de 2014 13