1. No category

TAKS vil være den bedste
- Public 360° er nøglen
TAKS, det færøske skattevæsen vil være den
bedste offentlige institution på Færøerne. Bedst til
at servicere borgerne. Og bedst og mest effektiv i
Branche:Staten
Produkt:
Public 360°
den daglige drift og sagsbehandling.
Public 360° er udset til at spille en afgørende rolle for, at TAKS
kan nå i mål med denne vision. 360° er nemlig den digitale
platform for de administrative processer i TAKS.
-Vi har gode og dygtige medarbejdere. Og for at TAKS
kan være bedst, skal de have ordentlige værktøjer, der gør
deres arbejdsdag effektiv, og de skal være brugervenlige, så
medarbejderne er motiverede, siger IT-chef Ann Damgaard,
TAKS og fortsætter: -I forhold til borgerne skal vi samtidig
yde en hurtig og kompetent kundeservice.
-Public 360° hjælper os med at virkeliggøre vores vision.
360° er kernesystemet i sagsbehandlingen og har betydet
et kvantespring for servicekvaliteten til borgerne og for workflow i sagsbehandlingen.
-Medarbejderne skal ikke lede efter sager eller oplysninger.
Alt er tilgængeligt med 360°. Det betyder blandt andet, at
borgerhenvendelser på telefonen kan besvares med det
samme. Det serviceløft er alle tilfredse med.
Margreta Dalsgaard, systemansvarlig i TAKS uddyber:
-I den interne sagsbehandling har digitaliseringen betydet en
strømlining af processen. Lederne kan på forhånd fordele
sagerne, og de har let overblik over, hvor langt sagerne er.
-Medarbejderne har adgang til det nye arkiv, hvor sagerne
er registreret og nemme at finde, og de har adgang til alle
informationer. Dermed kan de løse deres opgaver bedre og
hurtigere.
-Desuden styrer vi rettighedsadgange gennem en
360°-standardmatrice. Blandt andet hvem, der har adgang
til personaleadministrationens sager.
- De grundlæggende ønsker til digitaliseringen er opfyldt 100
procent.
Løbende opdateringer
-Vi foretrækker at foretage mindre opgraderinger løbende
frem for en stor. Skiftet fra 3.0 til 4.0 var dog mærkbart med
meget hurtigere processer end før.
-I januar 2012 foretog vi den seneste opgradering til 4.1.
Endnu udnytter vi ikke det fulde potentiale i 360°. Det kommer. Vi venter på, at Færøerne får digital signatur og en type
-Medarbejderne skal have ordentlige værktøjer,
der gør deres arbejdsdag effektiv. Det krav opfylder 360°, siger (fra venstre mod højre) chef
for kundeafdelingen Diana Gilstón, systemansvarlig Margrete Dalsgaard og IT-chef Ann Damgaard, TAKS
TAKS har ansvaret for skatteligningen af personer og selskaber på Færøerne og beskæftiger 120 medarbejdere, der er fordelt på syv
kontorer i Thorshavn og fire andre byer. Alle har
adgang til Public 360°.
TAKS udsender og behandler cirka 16.000 selvangivelser årligt. I Rigsfællesskabet med Danmark har Færøerne selv ansvar for at opkræve
skatter.
TAKS vil være den bedste
- Public 360° er nøglen
epostkasse, så vi kan kommunikere digitalt med borgerne.
At kun den interne sagsbehandling er digital, mens al kommunikationen til og fra borgere og virksomheder er på papir,
er tidskrævende, besværlig og bremser effektiviteten, siger
Ann Damgaard.
360° har fungeret effektivt uafhængigt af, at den tekniske udvikling er ændret radikalt i årenes løb. I 2010 flyttede TAKS
alle systemer til Landsnet, en fælles IT-hosting. Overflytningen, som krævede en reinstallation af alt i relation til 360, blev
gennemført på en weekend. I januar 2012 blev infrastrukturen ændret fra 32 til 64-bit i forbindelse med opgraderingen
til 4.1.
Gevinst for fremtidens udvikling
Systemmæssigt er TAKS rede til fuld digitalisering af arbejdet
i kraft af 360°. Og såvel ledelse som medarbejdere ser meget
frem til den dag, hvor borgerne kan anvende en elektronisk
postkasse og digital signatur i deres kommunikation med det
offentlige, og det fysiske papir kan afskaffes.
- Vi er rustet til at føre digitaliseringen hele vejen ud til borgerne og virksomhederne, og til den tid, vil vi opnå en stor besparelse i papir, porto og tid, siger Ann Damgaard og tilføjer:
I 2006 blev arbejdet i TAKS lagt om fra en
geografisk til en funktionsopdelt struktur, og
sagsbehandlingen blev digitaliseret. TAKS
valgte som den første offentlige institution
på Færøerne at digitalisere med Software
Innovations Public 360° platform. Med så
gode resultater og erfaringer, at 20 andre
offentlige institutioner, kommuner m.fl. har
valgt 360° til deres platform.
Sagsbehandlingen er kun digitaliseret internt.
Da Færøerne endnu ikke har digital signatur,
er den borgervendte del af det administrative
arbejde tung med store mængder af papir.
Indkomne selvangivelser og andre dokumenter
skal scannes, før de kan behandles. Og afgørelser skal udskrives og håndteres.
Papirdokumenter scannes ind, og via en funktion genereres de som dokumenter i 360° og
kan sagsbehandles digitalt.
-360° er en gevinst i forhold til fremtidens udvikling. Det er et
godt standardsystem med interessante muligheder. Planen
er at integrere vores mange fagsystemer til 360°. Vi drømmer
om at kunne oprette 16.000 sager (antallet af skatteborgere,
red.) med tryk på én tast.
TAKS er en drivende kraft på digitaliseringsområdet og har taget initiativ til en 360° brugergruppe på Færøerne.
-TAKS er den største institution på Færøerne med Public
360°, og vi er også blandt dem, der er længst i udviklingen af
digital sagsbehandling. Derfor har vi taget initiativ til en journalbrugergruppe, siger Diana Gilstón, chef for kundeafdelingen i TAKS og tilføjer:
-Gruppen er nu oppe på 60 medlemmer fra 30 Public 360°
brugere. Vi mødes tre gange årligt med rig mulighed for at
udveksle erfaringer og støtte hinanden.
TAKS, det færøske skattevæsen er ikke SKAT
skrevet bagfra. TAKS står for Toll, Avgjald
(Afgift), Kolvetniskattur (kulbrinteskat) og Skatt.
Ordet TAKS betyder også “at være til rådighed”
på færøsk. TAKS udtales som ordet TAX på
engelsk, der som bekendt betyder “told & afgifter”. Et sjovt ordspil.
Software Innovation er med sine 300 ansatte en af Nordens førende softwarevirksomheder. Vi hjælper organisationer med at styre, håndtere og dele
dokumenter, sager og projekter. Med 25 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå kunderne med at håndtere den kraftige
informationsvækst. Vi tilbyder produkter og tjenester inden for områderne informations-, dokumenthåndtering og samarbejde.
Software Innovation A/S | Kongevejen 400 C | 2840 Holte | +45 45 58 88 88 | www.software-innovation.dk