Prøveudtagning og analyse Tilbudsbetingelser Oktober 2014 Indhold 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 Generel information om tilbuddet ........................................... 3 Tilbuddets genstand ................................................................... 3 Option ...................................................................................... 3 Ordregivende myndighed ............................................................ 3 Tilbudsgrundlag ......................................................................... 3 Tilbudsform ............................................................................... 4 Alternative tilbud ....................................................................... 4 Besigtigelse/spørgemøde ............................................................ 4 Spørgsmål ................................................................................ 4 Udvælgelseskriterier og pligtmæssige oplysninger ........................... 4 Tildelingskriterium ...................................................................... 4 Tildeling.................................................................................... 5 Procedurer for afgivelse af tilbud .................................................. 5 Sikkerhedsstillelse ...................................................................... 5 Pris- og afregningsgrundlag ......................................................... 5 Information om forpligtelser vedrørende skatter, miljø og arbejdsmiljø6 2 2.1 2.2 2.3 2.4 Generelle vilkår ................................................................... 8 Akkreditering ............................................................................. 8 Udtagning af prøver ................................................................... 8 Sikkerhed og sundhed ................................................................ 8 Samarbejde .............................................................................. 8 Bilagsoversigt Bilag Bilag Bilag Bilag 1 2 3 4 Oversigt over analyser Prøveudtagning Slammineraliseringsanlæg Kontraktudkast, Oktober 2014 Tilbudsliste, Oktober 2014 2/9 , oktober 2014 1 Generel information om tilbuddet 1.1 Tilbuddets genstand Nærværende tilbud omfatter udtagning og analyse af:    Spildevandsprøver (ind- og udløbsprøver) fra 2 renseanlæg Slamprøver fra 2 renseanlæg Slamprøver, rejektvands- og grundvandsprøver fra 1 slammineraliseringsanlæg. Tilbuddet gælder for Solrød Spildevand A/S og Greve Spildevand A/S, som begge er en del af Greve Solrød Forsyning, herefter betegnet GSF. Tilbuddet træder i kraft pr. 1. januar 2015 og gælder frem til 31. december 2016. 1.2 Option Der er i nærværende tilbud option på forlængelse af kontrakten 2 gange perioder på 2 år. Ved eventuel forlængelse af kontrakten vil alle vilkår fra dette tilbud og enhedspriserne fra tilbudslisten være gældende. Enhedspriserne reguleres én gang årligt jf. afsnit 1.14 pris og afregningsgrundlag. Ordregiver meddeler senest den 1. august 2016, om optionen ønskes udnyttet. Såfremt ordregiver tilkendegiver, at man ønsker at udnytte optionen, meddeler leverandøren senest 1. september 2016, hvorvidt denne accepterer at levere på de ved tilbuddet fastlagte vilkår. Samme fremgangsmåde og samme tidsfrister er gældende for de efterfølgende perioder. 1.3 Ordregivende myndighed Ordregivende myndighed er: Greve Spildevand A/S Løvmosen 2 2670 Greve Kontaktperson: Anne-Mette Mølholt E-mail: [email protected] Solrød Spildevand A/S Fasanvej 18 2680 Solrød Strand Kontaktperson: Finn Christensen E-mail: [email protected] 1.4 Tilbudsgrundlag Tilbud afgives på følgende grundlag: 1. Nærværende tilbudsbetingelser med bilag (se bilagsoversigt på side 2). 2. Eventuelle rettelsesblade til tilbudsmaterialet. 3. Gældende love, bekendtgørelser, regulativer og vedtægter, herunder “Kloakbekendtgørelsen” og Arbejdstilsynets forskrifter m.v. 4. Kontraktudkast, Oktober 2014 5. ABService 2003 6. Forholdene på stedet. Det er entreprenørens ansvar selv at gøre sig bekendt med disse. Der udleveres kun det under 1, 2 og 4 angivne materiale. 3/9 , oktober 2014 1.5 Tilbudsform Tilbuddet gennemføres iht. tilbudslovens afsnit II vedr. varer og tjenesteydelser. Tilbuddet er offentliggjort på Greve Solrød Forsynings hjemmeside www.gsforsyning.dk. 1.6 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 1.7 Besigtigelse/spørgemøde Der kan aftales besigtigelse efter behov. Der kan ved besigtigelserne ikke stilles spørgsmål, da alle spørgsmål bedes fremsendt skriftligt, jf. afsnit 1.8. 1.8 Spørgsmål Tilbudsgiverne opfordres til at fremsætte eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet senest torsdag den 13. november 2014 kl. 12.00 på mail [email protected]. Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil kun blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse inden 6 dage før tilbudsfristen. Alle henvendelser vedrørende tilbuddet bedes ske skriftligt og til ovenstående e-mail. 1.9 Udvælgelseskriterier og pligtmæssige oplysninger Ordregiver vil i forbindelse med modtagelse af de indkomne tilbud foretage en vurdering af, om hver enkelt bydende er egnet til at udføre opgaven. For at komme i betragtning skal tilbuddet være vedlagt: Økonomiske og finansielle forhold:  Erklæring om omfang af ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (Tro og love erklæring vedlagt i tilbudslisten). Teknisk og faglig formåen:  Dokumentation for at tilbudsgiver er i besiddelse af akkrediterede laboratoriefaciliteter og personale med nødvendig certificering. 1.10 Tildelingskriterium Kriteriet for tildeling af kontrakten er "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" ud fra følgende underkriterier: 1. Pris, vægt 80 %. Ved evalueringen vil der blive lagt vægt på den samlede tilbudssum, som den følger af tilbudslistens side 1. 2. Leveringstider, vægt 20% Til belysning af leveringstider vedlægger tilbudsgiveren beskrivelse af rekvisitionsprocedure, leveringstider og oplysning om eventuelle forskelle på ugedage, herunder weekender og helligdage. 4/9 , oktober 2014 1.11 Tildeling Den tilbudsgiver, der på baggrund af underkriterierne og deres vægtning vurderes til at have afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud for ordregiver, tildeles indkøbet. Hvis flere tilbud vurderes lige, tildeles opgaven til den der har givet laveste pris. 1.12 Procedurer for afgivelse af tilbud Ordregiver vil afvise tilbud, der ikke indeholder den dokumentation og de oplysninger, som ordregiver udbeder sig i tilbudsbetingelserne. Det er tilbudsgiverens eget ansvar at kontrollere, at han har modtaget et komplet tilbudsgrundlag i henhold til tilbudsbrevet. Tilbud skal afleveres ved udfyldelse af vedlagte tilbudsliste (Bilag 4), samt vedlæggelse af de foranstående krævede oplysninger (Afsnit 1.9 og 1.10). Tilbuddet skal fremsendes skriftligt (ikke elektronisk), i kuvert mærket ” Tilbud - Prøvetagning og analyse”. Tilbuddet skal afleveres i 1 eksemplar. Tilbuddet sendes til: Greve Spildevand A/S Løvmosen 2 2670 Greve Alternativt kan tilbuddet afleveres personligt på samme adresse, som tilbuddet også kan sendes til. Tilbuddet skal være Greve Spildevand A/S i hænde senest 27. november 2014, kl. 13.00. Tilbudslisten skal være udfyldt i fuldt omfang og med alle ønskede priser. I modsat fald er ordregiver forpligtet til at kassere tilbuddet, som ikke konditionsmæssigt. Tilbuddet skal være på dansk. Såfremt tilbudsgiver i sit tilbud henviser til standarddokumenter, kan de dog foreligge på engelsk Alle priser skal være i danske kroner, og tilbudsgiver hæfter for regnefejl. Tilbuddet skal vedstås i 6 måneder fra tilbudsfristen. Tilbuddet returneres ikke til tilbudsgiver. 1.13 Sikkerhedsstillelse Der er ingen sikkerhedsstillelse. 1.14 Pris- og afregningsgrundlag Alle de i nærværende tilbudsliste anførte tilbudssummer skal være ekskl. moms. 5/9 , oktober 2014 Alle tilbudslistens hovedposter og delposter skal være udfyldte, og alle de i tilbudslisten ønskede oplysninger skal gives. Er tilbudslisten ikke udfyldt i overensstemmelse hermed, vil det pågældende tilbud blive betragtet som ugyldigt. Den bydendes underskrift på tilbudslisten er bindende for samtlige i tilbudslisten angivne priser, oplysninger, mv. De angivne priser dækker alt som beskrevet i tilbudsmaterialet under de respektive punkter. Fakturaer skal sendes elektronisk til: Greve Spildevand A/S, CVR nr. 32268668, EAN nr. 5798007855345. Solrød Spildevand A/S, CVR nr. 33046987, EAN nr. 5790001964900. Afregning sker én gang hver måned med en betalingsfrist på minimum 30 arbejdsdage fra fakturadato. Der afregnes på baggrund af de i tilbudslisten anførte enhedspriser og ud fra de leverede mængder. Enhedspriserne reguleres én gang årligt i forhold til nettoprisindekset. Reguleringen sker med den procentvise stigning/fald i omkostningsindekset for november i forhold til november året før. Prisindekset er tilgængeligt hos Danmarks Statistik, www.statistikbanken.dk, ”Priser og Forbrug”/”Nettoprisindeks”/”Pris13”. Enhedspriserne er gældende, selvom forbruget afviger mere eller mindre fra de forventede årlige mængder. Der er aftalt bod på 500 kr. pr. analyse/prøveudtagning, som der skal rykkes efter, hvis det er en problematik som sker gentagne gange, jf. afsnit 2.4. Der er aftalt reduktion i analysepris og fornyet prøveudtagning og analyse ved fejl eller mangler i analyseresultat, som kræver fornyet prøve, jf. afsnit 2.4. 1.15 Information om forpligtelser vedrørende skatter, miljø og arbejdsmiljø Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende:    Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt På følgende adresser: Vedr. skatter og afgifter: SKAT Østbanegade 123 DK 2100 København Ø Tlf. +45 72 22 18 18 Fax +45 72 22 19 19 E-mail: [email protected] 6/9 , oktober 2014 Web: www.skat.dk Vedr. miljøbeskyttelse: Miljøstyrelsen Strandgade 29 DK 1401 København K Tlf. +45 32 66 01 00 Fax +45 32 66 04 79 E-mail: [email protected] Web: www.mst.dk Vedr. beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt: Arbejdstilsynet Postboks 1228 DK 0900 København C Tlf. +45 70 12 12 88 Fax +45 70 12 12 89 E-mail: [email protected] Web: www.at.dk 7/9 , oktober 2014 2 Generelle vilkår 2.1 Akkreditering Tilbudsgiver skal til enhver tid være i besiddelse af alle nødvendige myndighedstilladelser for opgavens udførelse, herunder akkrediterede laboratoriefaciliteter og personale med nødvendig certificering. Manglende opfyldelse af ovenstående betragtes som misligholdelse af aftalegrundlaget og kan medføre ophævelse af indgået kontrakt. Råder tilbudsgiver ikke over laboratoriefaciliteter og certificeret personale for enkelte af de udbudte analyser, kan disse udføres af en underentreprenør. Anvendelse af underentreprenør fratager ikke tilbudsgiveren ansvar for de pågældende analyser. Såfremt tilbudsgiver lader ydelser udføre af underentreprenør, skal det fremgå af analyserapporten hvor og af hvilket laboratorium, analysen er udført. 2.2 Udtagning af prøver GSF har opstillet prøveudtager for ind-, udløbs- og rejektvandsprøver og forestår selv prøveudtagning for disse. Tilbudsgiver skal afhente prøver mellem 9-12. Prøverne analyseres af tilbudsgiver. Udtagning af slamprøver foretages af GSF. Tilbudsgiver afhenter prøverne og analyserer disse. Til udtagning af grundvandsprøver på slammineraliseringsanlægget i Greve skal tilbudsgiver selv stille med prøveudtager. Nøgler afhentes på dagen på Mosede Renseanlæg og returneres umiddelbart efter prøveudtagning. I slammineraliseringsanlæggets tømningsperioder skal der udtages blandeprøver af slammet i bedene de pågældende tømningsår. Blandeprøverne skal udtages efter vejledningen i bilag 2. Der kan påregnes, at der skal udtages prøver fra 2 bede i 2016. Der skal være minimum 2 derude ved prøveudtagning i bedene og GSF stiller med den ekstra mand. 2.3 Sikkerhed og sundhed Det påhviler tilbudsgiver at uddanne sit personale, så det er bekendt med arbejdets omfang. Det påhviler tilbudsgiver at sikre at arbejdet udføres i henhold til arbejdstilsynets regler eller andre gældende arbejdsmiljøregler. I den forbindelse henledes opmærksomheden på, at personer som kan komme i kontakt med spildevand er underlagt krav om vaccination mod smitte fra visse sygdomme, jf. kloakbekendtgørelsen. I forbindelse med prøveudtagning skal tilbudsgiver sikre at personalet råder over nødvendigt udstyr og faciliteter til opretholdelse af forskriftsmæssige hygiejniske arbejdsvilkår. 2.4 Samarbejde Samarbejdet mellem tilbudsgiver og GSF skal bygge på et godt, konstruktivt og tillidsfuldt forhold. Der forventes at aftalte ydelser leveres til rette tid og i rette kvalitet og at der sker en rettidig gensidig orientering, hvis der må ændres i aftaler om afhentnings- og prøveudtagningsdage. 8/9 , oktober 2014 Tilbudsgiver skal udpege én repræsentant, som er ansvarlig for kontakten til GSF. Indløbs-, udløbs-, rejekt- og slamprøver skal analyseresultaterne fremsendes på mail til kontaktpersonerne. For analyser udtaget for Solrød Spildevand, skal analyseresultaterne ligeledes fremsendes til kontaktperson for Greve Spildevand, da disse kontrolleres i PULS. Analyseresultater, som skal indberettes, skal fremsendes i standatfil til Mosede Renseanlæg og indberettes direkte for Solrød Renseanlæg. Såfremt at der gentagne gange sker, at det er nødvendigt at rykke efter analyserapporter efter den garanterede leveringstid eller at det gentagne gange sker, at der skal rykkes efter prøveudtagning/-afhentning, kan GFS forlange en bod, jf. pris- og afregningsgrundlag. Såfremt at der i analyseresultatet er fejl eller mangler i det endelige analyseresultat, som har et omfang der medfører, at fornyet prøveudtagning og analyse er påkrævet, skal der ske en prisreduktion på 25% af analyseudgiften og en fornyet prøveudtagning og analyse skal udføres uden beregning. 9/9 , oktober 2014