1. No category

Gribvand Spildevand A/S
Udbud af rådgiverydelse vedr. generel rådgivning
Græsted 5. november 2015
5.1
5.2
1.
Den ordregivende myndighed............................................. 3
2.
Baggrund for udbuddet og terminologi ........................... 3
3.
Udbudsmaterialet .................................................................... 3
4.
Udbudsform ............................................................................... 4
5.
Den udbudte opgave .............................................................. 4
Overordnede mål ............................................................................................ 4
Opgaven ............................................................................................................. 5
6.
Kontraktforhold ........................................................................ 6
7.1
7.2
7.
Tildelingskriterium .................................................................. 7
Bemanding, CV´er (70%) ........................................................................... 8
Timepriser (30%) ........................................................................................... 9
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.
Krav til tilbud .......................................................................... 10
Afgivelse af tilbud ......................................................................................... 10
Vedståelse ....................................................................................................... 12
Konsortier ........................................................................................................ 12
Alternative bud .............................................................................................. 12
Forbehold ......................................................................................................... 12
Honorar ............................................................................................................. 12
9.1
9.2
9.
Udbuddets forløb ................................................................... 12
Spørgsmål og svar, herunder tidsfrist .................................................. 12
Åbning af de indkomne tilbud .................................................................. 13
10.
Annullation............................................................................... 13
11.
Aktindsigt ................................................................................. 13
12.
Tidsplan ..................................................................................... 14
Side 2
DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED
1.
Gribvand Spildevand A/S
Holtvej 18C
3230 Græsted
(i det følgende også kaldet ordregiver).
Kontaktperson: Administrerende direktør Mette Therkildsen
e-post: [email protected]
BAGGRUND FOR UDBUDDET OG TERMINOLOGI
2.
Ordregiver har valgt at udbyde en rådgiverydelse for perioden 1. januar
2016 til 31. december 2017 med mulighed for forlængelse frem til 31.
december 2018.
I det følgende anvendes følgende betegnelser om tilbudsgiver:
Tilbudsgiver:
Virksomheden der tildeles opgaven
Projektleder:
Tilbudsgivers projektleder på opgaven
Projektmedarbejdere:
Tilbudsgivers tilbudte medarbejdere på
opgaven udover projektlederen
UDBUDSMATERIALET
3.
Det samlede udbudsmateriale består af:

Nærværende udbud og betingelser
Udbud og betingelser regulerer ordregivers gennemførelse af
udbudsproceduren, herunder
- Tidsplan
- Projektspecifikation
Specifikationen for den udbudte rådgiveropgave indeholder
projektbeskrivelse og beskrivelse af rådgivningsydelsen.
- Tilbuds- og afregningsgrundlag

Prisskema

Bilag
Til udbudsmaterialet er følgende bilag:
Tro og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det
offentlige
Side 3
-

Almindelige Bestemmelser for teknisk rådgivning og
bistand, ABR89
Erklæring om udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets
artikel 45 stk. 2
Kontrakt
Tilbudsgiver skal downloade det ovenfor nævnte materiale i sin helhed
fra Gribvand Spildevand A/S´s hjemmeside www.gribvand.dk.
4.
UDBUDSFORM
Udbud afholdes i overensstemmelse med tilbudslovens afsnit 2, jf. Lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007, lov om indhentning af
tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, idet der er
tale om en ydelse, som vurderes mindre end tærskelværdien for udbud
efter rådets direktiv 2004/18 af 31. marts 2004 om samordning af
fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter,
offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
Det betyder, at udbudsdirektivets regler ikke finder anvendelse.
Ordregiver udbyder rådgivningsydelsen som et offentligt udbud efter
tilbudslovens kapitel 6 a.
5.
DEN UDBUDTE OPGAVE
Projektlederen skal bistå Gribvand Spildevand A/S i forbindelse med
generel rådgivning.
Opgaven beskrives ved nedenstående typiske opgaver idet det bemærkes, at opgaverne ikke nødvendigvis begrænses til de nedenfor angivne.
Opgaven udbydes for kalenderårene 2016 og 2017 med mulighed for
forlængelse til udgangen af 2018. Gribvand Spildevand A/S vil senest
ved udgangen af 3. kvartal 2017, meddele tilbudsgiver, om kontrakten
forlænges til ultimo 2018.
5.1
Overordnede mål
Ved indgåelse af aftale om rådgivning, som beskrevet i det følgende, er
det Gribvand Spildevand A/S´ overordnede mål, at få knyttet en sparringspartner/rådgiver til selskabet, som vil stå til rådighed for selskabet
i takt med at behovet opstår og at vedkommende kan bistå selskabet
på et højt fagligt niveau i afløbs- og rensetekniske henseender samt har
et indgående kendskab til de rammer som omgiver selskabet juridisk og
økonomisk.
Side 4
Side 5
Opgaven
5.2
Tilbudsgiver skal stille følgende medarbejdere til rådighed, idet nøglekvalifikationerne er som følger:
Projektleder:
Projektmedarbejder
- spildevandsrensning:
Projektmedarbejder
- databehandling mv:
Projektmedarbejder
- el og SRO:
Skal kunne varetage de i afsnit 5 angivne
opgaver og være det absolutte faglige samlingspunkt indenfor de relevante
ingeniørdiscipliner, særligt afløb og rensning,
samt lovgivning og myndighedsbehandling
Skal kunne varetage de mere renseanlægsspecifikke spørgsmål og være fagligt dybt
velfunderet indenfor spildevandsrensning.
Skal kunne varetage de mere databehandlingsmæssige opgaver, grafisk præsentation
og holde styr på datagrundlag og forudætninger.
Skal kunne rådgive tilbudsgiver omkring el og
SRO samt indgå i selskabets strategiske overvejelser om fremtidig anvendelse af SROdata, herunder hvorledes disse data nyttiggøres.
Den udbudte opgave omfatter følgende ydelser, idet det forudsættes, at
projektlederen varetager alle opgaver og kun inddrager projektmedarbejderne efter behov, uden at disse overdrages ansvaret for løsning af
opgaverne:
Konkrete rådgivningsopgaver der kører løbende eller som regelmæssigt
indtræder:







Opfølgning på forbrug på anlægs- og driftssager i forhold til konteringspraksis og budgetter
Opfølgning på budgetter for tømningsordningerne
Revision af betalingsvedtægt og regulativer for tømningsordningerne med tilhørende takstblade
Opdatering af POLKA
Indberette til DANVAs benchmarking
Indberette til Forsyningssekretariatets benchmarking
Levere input til bestyrelsesmøder og generalforsamling
















5.2.5
Levere input til rapportering til ejer
Deltage i og levere input til redegørelser vedr. prisloft
Diverse mindre udbud af f.eks. pasning af grønne områder, snerydning mv.
Levere input til myndigheden i forbindelse med revision af spildevandsplanen
Vejledning i principielle problemstillinger og diskussioner i forhold til Forsyningssekretariatet og DANVA, herunder afregningsgrundlaget og grundlaget for historiske afskrivninger, bl.a. i
spørgsmålet om klassificering af sommerhusområder og i indregning af særlige forhold omkring belastningen af sommerhusrenseanlæg i relation til benchmarkingen.
Deltagelse i systematik og tilrettelæggelse af opsporingen af
uvedkommende vand
Beregning af vejbidrag og følge op på forrige års afregning af
vejbidrag, herunder regelgrundlaget for endelig afregning af tidligere års bidrag
Deltage i intern kontrol i forbindelse med årsregnskabsafslutningen
Udredning af ejerskaber til kloakforsyningsanlæg herunder arealer, bassiner, rørlægninger mv.
Deltagelse i udviklingen og implementeringen af ny sagsstruktur
Levere input til møder mellem selskabet og Gribskov Kommune
Opdatering af diverse databaser over afløb og udløb
Udbud af entreprenørydelser, f.eks. måleprogrammer, rammeaftaler for TV-inspektion og renovering
Besvarelse af henvendelser fra kunder vedr. afregning, ejerskab,
ansvar og pligt i relation til forsyningspligt mv.
Optimering af driften af selskabet
Ny organisation tilpasset den kommende struktur for spildevandsrensningen
Afrapportering mv.
Projektlederen skal efter behov udarbejde dokumenter, udkast til breve
og redegørelser, input til beretninger mv. samt udarbejde præsentationer til brug for selskabets medvirken på eksterne møder med pressen,
borgere, interesseorganisationer, byråd, myndighed etc.
Projektlederen skal kunne formulere sig præcist i skrift og tale.
KONTRAKTFORHOLD
6.
Aftalegrundlaget ("Aftalen") mellem Ordregiver og vindende tilbudsgiver
vil bestå af følgende dokumenter og bilag:


Udbud og betingelser (nærværende dokument)
Prisskema
Side 6


Kontrakt
Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand,
ABR 89
Parternes rettigheder og forpligtelser er reguleret i Aftalen, dvs. ovennævnte dokumenter og bilag, som i tilfælde af uoverensstemmelser eller fortolkningstvivl har forrang i den rækkefølge (øverst til nederst)
som opstillet ovenfor.
Tilbudsgivers beløbsmæssige ansvarsbegrænsning udgør 1 mio. kr. og
gælder i 5 år fra afslutning af opgaven.
Særligt bemærkes:
Tilbudsgiver forpligter sig til ikke at skifte projektlederen ud med mindre denne fratræder sin stilling eller sygemeldes i et omfang der medfører, at denne ikke vil kunne udføre de i afsnit 5 angivne opgaver.Ved
aftalens indgåelse, vil Gribvand Spildevand A/S overlade en væsentlig
del af historikken og viden om indgåede aftaler og forudsætninger hos
projektlederen, der derved bliver vital for kontinuiteten af selskabets
videre administration. Gribvand Spildevand A/S vil derfor som kompensation for dette tab af viden i forbindelse med et projektlederskift som
ikke skyldes fratrædelse eller sygemelding i ovenstående omfang, kræve en godtgørelse på 100.000,- kr. ekskl. moms af tilbudsgiver pr. påbegyndt kalenderår kontrakten omfatter, herunder tillige evt. 2015 hvis
kontrakten forlænges med yderligere et år.
7.
TILDELINGSKRITERIUM
De indkomne tilbud vil i første omgang blive gennemgået med henblik
på fastlæggelse af, om hvert tilbud indeholder de efterspurgte oplysninger (konditionsmæssighed).
De indkomne tilbud vil herefter blive gennemgået med henblik på at
sikre, at hver enkelt virksomhed er egnet til at løfte den udbudte opgave, baseret på tilbudsgivers referencer for de sidste 5 år.
Referencerne skal være for opgaver løst under det danske regelsæt mv.
Tilbud, som er konditionsmæssige, og hvor det vurderes, at tilbudsgiver
er egnet til at løfte opgaven på baggrund af de medsendte referencer,
vil derefter blive gennemgået med henblik på fastlæggelse af, om hvert
tilbud indeholder forbehold. Såfremt tilbuddet indeholder forbehold mod
grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil det blive afvist. Hvis
tilbuddet indeholder forbehold som ikke vedrører grundlæggende elementer vil forbeholdet blive prissat, såfremt dette er muligt. Alternativt
vil tilbuddet ligeledes blive afvist.
Side 7
Tilbud, der er konditionsmæssige og afgivet af en egnet tilbudsgiver, vil
herefter indgå i den endelige tilbudsevaluering efter følgende kriterier:
Bemanding (CV´er)
Timepriser
70%
30%
Bemanding, CV´er (70%)
7.1
Til brug for evaluering af bemandingen (CV´erne), skal tilbudsgiver som
en del af sit tilbud vedlægge en beskrivelse (CV´er) for de projektdeltagere, som tilbudsgiver påtænker at anvende til løsning af de i afsnit 5
stillede opgaver.
Ordregiver vil ikke acceptere tilbud hvor bemandingen overstiger fire
medarbejdere. Dog vil supplerende bemanding kunne aftales, men den
stillede opgave skal som udgangspunkt kunne løses alene ved de efterspurgte fire medarbejdere.
Evalueringen af bemandingen vil ske ud fra en helhedsvurdering af de
tilbudte medarbejderes CV´er, idet de 70% fordeles mellem de tilbudte
medarbejdere som følger:
Bemanding
Bemanding
Bemanding
Bemanding
(CV),
(CV),
(CV),
(CV),
projektleder
databehandling mv.
renseanlægsspecialist
el- og SRO-specialist
40%
10%
10%
10%
Ved evalueringen af bemandingen vil der blive lagt vægt på følgende
kompetencer:
Projektlederen:

Skal kunne indgå i selskabets strategiske overvejelser om kortog langsigtede mål, herunder mulighederne for optagelse af andre forsyningstyper i selskabets kerneydelsesområde. projektlederen skal således have et kendskab til andre forsyningsarter på
et niveau, hvor vedkommende kan rådgive tilbudsgiver strategisk. Som alternativ hertil, kan tilbudsgiver i sit tilbud evt. henvise til referencer, der dokumenterer at tilbudsgiver har mulighed for at inddrage andre medarbejdere med kompetencerne.

Have et indgående kendskab til Miljøbeskyttelsesloven, Vandsektorloven og Betalingsvedtægtsloven samt et mere overordnet
kendskab til Naturbeskyttelsesloven og Vandløbsloven. Projektlederen skal have kendskab til lovgivning i relation til arbejdsmiljø og arealerhvervelse og være så erfaren i anvendelsen af disse
lovkomplekser, at vedkommende kan se de væsentlige sammenhænge mellem lovkomplekserne ved konkrete problemstil-
Side 8
linger og rådgive tilbudsgiver i relation hertil. Projektlederen skal
endvidere kende til gråzonerne mellem lovkomplekserne og til
evt. afsagte domme i tvivlsspørgsmål. Det er Gribvand Spildevand A/S forventning, at projektlederen kun i særlige tilfælde
skal søge viden hos kollegaer eller eksterne firmaer om Miljøbeskyttelsesloven, Betalingsloven og vandsektorloven.

Stå til rådighed i forbindelse med spørgsmål i forbindelse med
selskabets økonomiske forhold, herunder takstfastsættelse, prisloftfastsættelse, benchmarking og krav og driftseffektiviseringer
samt med spørgsmål i relation til 1:1-omkostninger,§8-tillæg,
tillæg for særlige forhold samt miljø- og servicemål.

Samarbejde med selskabets revisor om levering af oplysninger
til denne om selskabets anlægsaktiver mv. til brug for revisors
arbejde.
Databehandling

Have et godt kendskab til databaser og behandling af data fra
f.eks. måleprogrammer, anvendelse af MIKE-programmet MIKEURBAN, have systematisk sans for lagring af data og kunne indgå i samarbejder med både driften og administrationen i forhold
der vedrører data og dokumentation.
Renseanlægsspecialist

Have et indgående kendskab til renseprocesser, beregning af
driftsøkonomi ved rensning af spildevand samt optimering af
renseanlæg.
El- og SRO-specialist

7.2
Have et indgående kendskab til el og SRO i forbindelse med både renseanlæg og driftspunkter i afløbssystemet.
Timepriser (30%)
Ved evalueringen af underkriteriet "Timepriser", indgår de timepriser,
som er angivet i Prisskemaet.
Timepriserne skal være gældende fra aftalens start og til aftalens ophør, dog reguleret med maksimalt 2% primo 2016 og evt. 2017.
Timepriserne må ikke gøres betingede at et bestemt mindste- eller
maksimaltal for leverede timer.
Side 9
Evalueringen af timepriserne vil ske tage udgangspunkt i følgende fordeling af de 30% mellem de tilbudte medarbejdere:
Timepris projektleder
Timepriser øvrige medarbejdere
15%
15%
Timepriserne skal indeholde alle de for tilbudsgiver afledte omkostninger i forbindelse med løsning af den stillede opgave, bortset fra:
-
Transport der afregnes efter statens regler
Lystryk og kopiering
Anvendelse af edb-tekniske hjælpemidler udover Office-pakken
Underrådgivere der inddrages efter aftale med tilbudsgiver
8.
KRAV TIL TILBUD
8.1
Afgivelse af tilbud
Tilbud og redegørelser samt al skriftlig kommunikation omkring udbud,
udførelse og projekter m.v. skal foregå på dansk.
Tilbuddet skal indeholde:
1. Fuldstændigt navn/firmanavn, CVR-nr., adresse, telefonnummer,
telefaxnummer, kontraktperson og e-mailadresse på kontaktperson.
2. Kort præsentation af tilbudsgivers virksomhed, herunder ejerforhold, virksomheds-type mv. Præsentationen bør maksimalt
være på 2 A4 sider.
3. CV'er for hver projektdeltager. Tilbudsgiver er velkommen til i
CV´erne at oplyse referencer for den enkelte medarbejder
4. Referencer
for
tilbudsgiver
for
de
seneste
5
år
5. Udfyldt tilbudsliste kan downloades på www.gribvand.dk.
6. Dokumentation for eller erklæring om, at virksomheden ikke er
udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45, stk. 2 i Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. En standardformular til afgivelse af erklæring kan downloades på
www.gribvand.dk.
7. Tro- og love erklæring om, at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr. 100.000,00. En
standardformular til afgivelse af erklæring kan downloades på
www.gribvand.dk.
Side 10
8. Kopi af erhvervsansvarsforsikring
Tilbuddet skal være skriftligt og skal være Ordregiver i hænde senest
den 27. november 2015 kl. 12 på adressen: Holtvej 18C, 3230 Græsted og mærket:
Tilbud
Gribvand Spildevand A/S
Holtvej 18C
3230 græsted
Att.: Mette Therkildsen
Rådgivningsydelse vedr. generel rådgivning
Må ikke åbnes i posten
Tilbuddet fremsendes/afleveres skriftligt i ét originalt eksemplar samt ét
eksemplar i elektronisk form.
Elektronisk eksemplar vedlægges papirudgaven af tilbuddet på et USBstik.
I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, gælder det skriftlige tilbud.
Tilbud modtaget efter tilbudsfristen, et andet sted eller i en anden form
end angivet vil ikke være at betragte som konditionsmæssigt, og vil
derfor blive afvist.
Side 11
8.2
Vedståelse
Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 6 mdr. at regne fra tilbudsfristens udløb.
Såfremt tilbuddet ikke vedstås i overensstemmelse med ovenstående,
skal dette tydeligt fremgå af tilbuddet.
8.3
Konsortier
Konsortier herunder brug af underrådgivere/underentreprenører accepteres ikke.
8.4
Alternative bud
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
8.5
Forbehold
Et tilbudsforbehold – dvs. en reservation i tilbuddet – kan føre til, at
Ordregiver afviser tilbuddet.
Tilbudsgiverne opfordres derfor til at begrænse forbehold og til i stedet
at søge eventuelle uklarheder mv. opklaret ved at stille spørgsmål.
8.6
Honorar
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.
Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag vil ikke blive returneret.
9.
UDBUDDETS FORLØB
9.1
Spørgsmål og svar, herunder tidsfrist
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder
i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være
skriftlige og rettes til Henning Holm, på e-mail: [email protected] eller på adressen: Gribvand Spildevand A/S, Holtvej 18C, 3230 Græsted, att. Henning Holm.
Alle spørgsmål, der fremsendes senest 8 kalenderdage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare
dem senest 5 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb.
Side 12
Spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på Gribvand Spildevand
A/S' hjemmeside www.Gribvand.dk. Det er tilbudsgivernes eget ansvar, at holde sig orienteret med de offentliggjorte spørgsmål og
svar.
9.2
Åbning af de indkomne tilbud
Tilbuddene registreres ved deres modtagelse, og rettidige tilbud åbnes
samlet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb.
Tilbud der ikke er modtaget rettidigt, vil blive forkastet.
Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
10.
ANNULLATION
Ordregiver kan annullere udbuddet såfremt de nødvendige saglige
grunde herfor er til stede.
11.
AKTINDSIGT
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet, herunder
indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til
aktindsigt.
Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud,
der afgives.
Anmodninger om aktindsigt fra andre tilbudsgivere skal i henhold til
praksis fra Klagenævnet for Udbud - afhængig af omstændighederne imødekommes af Ordregiver.
Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den tilbudsgiver, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortrolig, og har indikeret hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om.
Såfremt der er oplysninger eller elementer til tilbudsgivers tilbud, som
ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt,
bedes tilbudsgiver angive dette i sit tilbud.
Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
Side 13
12.
Side 14
TIDSPLAN
Aktivitet
Tidspunkt i 2015
Udbudsmateriale lægges på Gribvand Spildevand A/S´s hjemmeside
10. november 2015
Tilbudsfrist
27. november 2015
Kontraktindgåelse
4. december 2015
Opstart af kontrakt
1. januar 2016