Public 360° effektiviserer dokumenthåndtering hos Naviair
360 graders udsyn hele vejen rundt er afgørende
for Naviairs flyveledere i deres kontroltårn. Deres
Produkt:
Branche:
Public 360°
Luftfart og infrastruktur
opgave er blandt andet at guide fly sikkert og
effektivt gennem det danske luftrum.
Tilsvarende kræver det effektive systemer for, at Naviair og
den 680 mand store organisation kan varetage administrationen, myndighedsbehandlingen af ansøgninger, kontrollen
med flysikkerheden, indrapportering og undersøgelser af
hændelser i lufttrafikken mm.
Alle arbejdsgange er underlagt statens arkivregler. Naviair har
derfor valgt Public 360° for at have en sikker og effektiv arkivløsning med en nem og enkel journalisering og genfinding
af dokumenter. Løsningen kan samtidig udbygges med nye
funktioner, der vil skabe overblik samt forbedre samarbejdet
mellem medarbejderne og afdelingerne.
Akut behov for digital løsning
I 2012 besluttede Naviair at digitalisere arkivfunktionen. 20
arkivarer, en for hver afdeling har hidtil haft ansvar for at
journalisere og sende papirdokumenter til arkivet. E-mails
blev printet ud og lagt i sagerne. Når nogen skulle bruge en
sag i arkivet, skulle arkivaren hente chartequet med papirerne. De slæbte rundt på papir, hvilket var tidskrævende og
tungt.
Ønsket om digitalisering havde været aktuelt i nogle år, dog
havde problemer med at få et digitalt system til at spille sammen med den anvendte it-platform udskudt valget. Men i
2012 skulle der ske noget. Behovet for en bedre løsning var
akut.
Sonderinger viste, at Public 360° kunne løse opgaven med at
binde esdh-løsningen sammen med den gamle it-platform.
Desuden er Public 360° et velafprøvet standardsystem med
tæt integration til Office og Outlook. Dermed var det klart, at
Public 360° skulle være den fremtidige platform og afløser for
det papirbaserede arkiv.
Sparer tid og ressourcer
-Public 360° er med til at effektivisere sagsbehandlingen og
kvalitetssikre arbejdsgangene i vores esdh-løsning. Vores
vurdering er, at løsningen er en gevinst og bidrager til at spare
tid og har frigjort ressourcer til nye opgaver. Vi har endnu ikke
sat tal på gevinsten, men den er betydelig, siger Facility Chef
Jan Romanoff, projektansvarlig i Naviair.
Naviair er en selvstændig offentlig virksomhed,
100 procent ejet af den danske stat repræsenteret ved Transportministeriet. Naviair leverer
infrastruktur til luftfarten i form af sikker og
effektiv trafikstyring af flytrafikken.
Lidt på samme måde som en fodbolddommer, der er uafhængig af klubberne
(flyselskaberne), sørger for en sikker og effektiv afvikling af kampene (flytrafikken). I tilfælde
af gule og røde kort i fodboldkampen (fejl og
hændelser i trafikken) meddeler dommeren
dette til DBU (indrapporterer Naviair dette til
Trafikstyrelsen).
Naviairs opgaver og aktiviteter omfatter blandt
andet områdekontrol i dansk luftrum og lokal
tårnkontrol og indflyvningskontrol i en række
lufthavne, herunder Københavns Lufthavn
samt teknisk drift og vedligehold af radaranlæg og kommunikationsanlæg i Danmark, på
Færøerne og i Grønland.
Knap 680 medarbejdere arbejder i Naviair
fordelt på ni tjenestesteder (lufthavne og områdekontrolcentre). Hovedkontoret ligger i Kastrup i nærheden af lufthavnen.
20 medarbejdere er knyttet op på Public 360° i
første fase. Yderligere 50 sagsbehandlere skal i
næste fase arbejde direkte i Public 360°.
Public 360° effektiviserer dokumenthåndtering hos Naviair
Han tilføjer:
-Implementeringen af Public 360° giver desuden, efterhånden som systemet bredes ud, bliver en del af hverdagen,
nye muligheder for adgang til dokumenter, for samarbejde og
for udveksling af viden mellem medarbejderne.
-En af mulighederne er Kontraktstyringsmodulet til 360°,
som vi i øjeblikket overvejer at udvide med og derved udvikle systemet. Det er vigtigt for os at have konstant fokus på
vores kontrakter, da det sikrer, at vi undgår fremtidige tvister
og vil overholde deadlines, når disse skal genforhandles.
-Vi har startet småt og købt det som et arkivsystem, men
det kan så meget andet. Blandt andet bruger vi også løsningen til dokumenthåndtering og videndeling medarbejderne
imellem. Det mindsker risikoen for at information går tabt. Vi
undgår også, at medarbejderne gemmer dokumenter lokalt,
det skaber åbenhed og kontrol.
-Vi vil også brede systemet ud i organisationen. Vi er startet
med de 20 arkivarer. Efterhånden kommer vi op på 70-75
medarbejdere, som vil arbejde direkte i systemet. Senere
forventer jeg, vi knytter endnu flere brugere på, efterhånden
som medarbejderne ser mulighederne. Og de vænner sig til
at arkivere selv.
“Målet med Public 360° har været at effektivisere
-Inden for en overskuelig tid vil medarbejdere selv arkivere
uden at tænke over det. Det er min forventning, siger Jan
Romanoff.
arbejdet ved at lette arkiveringen og øge kvaliteten i
arkivfunktionen”
Jan Romanoff, projektansvarlig hos Naviair.
245 hyldemeter arkiv
Naviair har som andre pligt til at aflevere de arkivalier, som
Statens Arkiv ønsker. Det kunne være en tidskrævende
proces at gennemgå arkivets 245 hyldemeter og finde de
ønskede dele frem til aflevering. Næste gang Statens Arkiver
beder om arkivalier, vil det med Naviairs nye Arkivservicemodul i princippet blot kræve et tryk på en knap.
Modulet kvalitetssikrer alle dokumenter med det samme og
tester, om de opfylder Statens Arkivers krav til dokumenter,
der skal afleveres. Derved undgår Naviair uforudsete regninger fra Statens Arkiver for ufuldstændige dokumenter, når
de på et senere tidspunkt skal afleveres.
Medarbejderne i Naviair har også fordel af arkivsystemet,
når de arbejder hjemmefra eller er på rejse og skal hente
dokumenter eller aflevere nye. Der er ikke forskel, uanset
hvor de befinder sig.
Software Innovation er med sine 300 ansatte en af Nordens førende softwarevirksomheder. Vi hjælper organisationer med at styre, håndtere og dele
dokumenter, sager og projekter. Med 25 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå kunderne med at håndtere den kraftige
informationsvækst. Vi tilbyder produkter og tjenester inden for områderne informations-, dokumenthåndtering og samarbejde.
Software Innovation A/S | Kongevejen 400 C | 2840 Holte | +45 45 58 88 88 | www.software-innovation.dk