eCTRL Skabelonkonvertering Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Import ved hjælp af standardskabeloner 4 Kolonneopsætning og feltdefinition 6 3. Opsætning af konverteringsdefinitioner 8 4. Udvidede muligheder 10 Mapping-funktionen 11 Eksport af data 13 5. 1. Indledning Værktøjet Skabelonkonvertering giver mulighed for at importere eller eksportere data til eCTRL, hvor hovedvægten er lagt på at få data ind i eCTRL. Man finder værktøjet under ServiceHosting+/Skabelonkonvertering. Under hver af undermapperne, der refererer til de forskellige moduler, ligger en række forskellige standardskabeloner, der kan anvendes i konverteringen. Det nederste menupunkt hedder Standard skabeloner. Det viser alle de skabeloner, der ligger i eCTRL, og samtidig vises den aktuelle version af den enkelte skabelon. Knappen Kolonner giver et billede af, hvilke felter der ligger i hvilke kolonner. Udover anvendelsen af standardskabelonerne som de er, er det også muligt at opsætte sin egen konverteringsdefinition med udgangspunkt i standardskabelonerne. Det gør man ved at oprette sin egen mapping, angive faste værdier eller opsætte en filterproces alt, efter hvordan data skal hentes ind i eCTRL. Bemærk: Denne vejledning er ikke en fuldstændig vejledning i konvertering af data, men er en introduktion til værktøjet Skabelonkonvertering. Den forudsætter derfor en vis teknisk forståelse og kendskab til konvertering af data generelt. 3 eCTRL Skabelonkonvertering 2. Import ved hjælp af standardskabeloner Under de enkelte områder findes en Import-mappe og en Eksport-mappe. Under importmappen findes en række funktionsknapper og en global mapping-funktion (her vist for finansområdet): Når en kørsel vælges ved at trykke på funktionsknappen for kørslen, vil et vindue komme op, der vil være ensartet for alle kørsler, kun med små variationer. For beskrivelse af den udvidede funktionalitet, der er i andre kørsler, inklusive beskrivelse af den globale mapping-funktion, henvises til kap. 4. Følgende eksempel er vist for kørslen Indlæs kontoplan. 4 eCTRL Skabelonkonvertering Sektionen: Filopsætning Øverst vælger man den fil, der skal indlæses fra. Tryk på mappeikonet og vælg den korrekte fil. Sektionen: Parametre Feltet Handling: Giver mulighed for at vælge den handling, man ønsker at udføre: Her er det specielt vigtigt at gøre opmærksom på muligheden Valider. Vælges denne mulighed, sker der ikke andet, end at indholdet i filen til indlæsning bliver valideret mod den skabelon, man anvender. Det kan være meget nyttigt til at starte med. Normal vil både tilføje nye og opdatere eksisterende. Kig altid i hjælpeteksten nederst til venstre i hjørnet af eCTRL. Her finder du ofte god information. Et eksempel på hjælpeteksten i nederste, venstre hjørne. Indlæs første linje: Markeres, hvis det er en fil uden kolonneoverskrifter. Record afgrænsningstegn: Skal som udgangspunkt stå til Standard. Sektionen: Opsætning af kolonner i skabelon Konverteringsdefinition: Står til Standard, eller man kan vælge sin egen skabelon, opsat på baggrund af standardskabelonen (se kap. 3). Sektionen: Formater Feltafgrænsning: Her specificeres tegnet, hvis det skal afvige fra standard, som er ; (semikolon). 5 eCTRL Skabelonkonvertering Decimalseparator: Står til Komma. Her kan vælges at køre med Punktum (typisk engelsk eller svensk format). Datoformat: Står typisk som her med dd-mm-yyyy, men øvrige formater kan også vælges. Kolonneopsætning og feltdefinition Nu er selve opsætningen klar. Men inden man starter på den faktiske indlæsning af kontoplanen, er det en god ide at kigge på skabelonen for at sikre sig, at den er som forventet. Tryk på knappen Kolonne opsætning og herefter på knappen Kolonner. Så vises kolonnerne, som de er opsat i skabelonen: Skabelonens kolonneopsætning. Det kan også anbefales at udlæse skabelonen til en fil, så man sikrer sig, at ens data stemmer overens med skabelonen. Det kan gøres på to måder: 6 eCTRL Skabelonkonvertering Under Udlæs/Standard skabelon udlæser man skabelonen til en fil, som kan åbnes i Excel, så man kan se oversigten over felterne. Under Udlæs/Felt definition, udlæser man foruden oversigten over felter også en detaljeret beskrivelse af hvert enkelt felt: om det er et krævet felt, typen af data i feltet, længden på feltet osv. Et punkt, der er særdeles vigtigt, er de felter, hvor forskellige numeriske værdier har forskellig betydning, se herunder f.eks. Kontotype i kolonne D. Feltbeskrivelse for finansposteringer, filen åbnet i Excel. 7 eCTRL Skabelonkonvertering 3. Opsætning af konverteringsdefinitioner Man har mulighed for at lave sin egen konverteringsdefinition ved at tage udgangspunkt i en eksisterende skabelon og ændre denne:  Åbn den relevante kørsel, så indlæsningsvinduet kommer frem.  Vælg knappen Kolonne opsætning, ud for konverteringsdefinitionen.  Markér den skabelon, du vil tage kopi af (sandsynligvis Standard).  Tryk Ctrl+N for at oprette en ny skabelon, som er en kopi af den markerede skabelon.  Vælg feltet Kolonner, hvor der nu er mulighed for at beskrive hvilke data, der skal indlæses. Nu er der mulighed for at tilføje, hvilke kolonner fra filen, angivet ved et nummer, der skal indlæses i hvilken kolonne i eCTRL: Der kan ligeledes manipuleres med de data, der indlæses, så der indlæses faste værdier i stedet for indholdet af datafilen. Det er vigtigt, at de kolonner i filen, der indlæses, bliver tastet ind i Kolonnenummer. 8 eCTRL Skabelonkonvertering På fanebladet Felt filter kan man sætte et filter op, der sørger for, at en bestemt opsat værdi bliver indlæst eller netop ikke bliver indlæst, alt efter om Filtertype er Indlæs eller Frasortere. I dette eksempel, hvor filterværdien er opsat til 0 og Filtertype er opsat til Frasortere, vil linjen ikke blive indlæst, hvis feltværdien er 0. Man kan yderligere markere for subfilter, S, der vil betyde, at hvis filterværdien optræder som en del af værdien i feltet, bliver linjen enten frasorteret eller Indlæst, igen afhængigt af Filtertype. På fanebladet Felt mapping kan der opsættes, så hvis en given værdi optræder i et felt, vil den blive erstattet af en anden given værdi. Det er muligt ved hjælp af knappen Import at indlæse en .csv-fil med en allerede opsat mapping. Bemærk: Der findes også en global mapping-funktion, der kan anvendes i stedet for denne, hvis mappingen skal bruges på tværs af flere konverteringsdefinitioner eller i standardskabelonerne. 9 eCTRL Skabelonkonvertering 4. Udvidede muligheder Ud over de allerede beskrevne funktioner i indlæsningen af en kontoplan i kap. 2 findes der nogle funktioner, som visse andre kørsler giver mulighed for at anvende. Indlæsning i en finanskladde har en lidt udvidet parameterside i forhold til indlæsning af kontoplan, og de ekstra funktioner er derfor beskrevet her. De øverste tre sektioner ligner dem, der optræder på alle de andre parametersider og er derfor allerede beskrevet. Sektionen: Opsætning af finanskladde Finanskladde: Her vælges den kladdetype, der skal indlæses i, typisk Kon. 10 eCTRL Skabelonkonvertering Betegnelse: En beskrivelse af kladden. Nyt bilag ved balance: Ved flueben i denne tildeles nyt bilagsnummer, når posteringerne balancerer, hvis der i indlæsningsfilen ikke er bilagsnummer. Maks. antal linjer: Er default sat til 5.000. Kladden deles derved automatisk ved 5.000 linjer, og de overskydende linjer læses ind i en ny kladde osv. Jo flere linjer i hver kladde, jo langsommere bliver de at arbejde i! Sektionen: Parametre for finanskladde Fast modkonto: Her er mulighed for at indtaste en konverteringskonto som fast modkonto, så der efterfølgende kan afstemmes mod denne konto. Momsgruppe: Hvis man ønsker at sætte en fast momsgruppe på posteringen. Normalt køres med blank, da det blot er finansposter, der skal ind. Varemomsgruppe: Samme som momsgruppe. Beregn valuta kurs: Markeres efter behov. Beregn valutakursen ud fra beløb og valutabeløb angivet i filen. Vend fortegn: Markeres efter behov. Nogle systemer kører med ”omvendt” fortegn. Valider kontonummer: Tjekker om kontonummeret eksisterer og indlæser det kun, hvis det eksisterer i forvejen. Beløb i kladde er inkl. moms: Markeres efter behov. Sektionen: Mapping-tabel Benyt Mapping-tabel for henholdsvis finanskonti, debitorkonti og kreditorkonti: Her markeres efter behov, hvis man har opsat mapping i den relevante, globale mapping-funktion. Mapping-funktionen Mapping-funktionen kan benyttes, hvis man har brug for at oversætte fra f.eks. en gammel kontoplan til en ny kontoplan eller fra gamle debitorkonti til nye debitorkonti, så posteringerne fra det gamle system havner på den rigtige konto i eCTRL. Der er to muligheder for at opsætte mapping – den ene er allerede beskrevet under kap. 3 og kan kun benyttes, når man anvender sine egne konverteringsdefinitioner. Denne skal sættes op på hver enkelt definition. Det er imidlertid også muligt at opsætte en global mapping, som kan anvendes ved brug af nogle af standardskabelonerne. Den globale mappingfunktion findes i de relevante importmapper, så hvis det er mapping af finanskonti, findes mappingfunktionen under Finans/Import/Mapping finanskonti. 11 eCTRL Skabelonkonvertering Også her er der mulighed for at indlæse .csv-filer, hvor mappingen mellem konti er opsat, så man ikke manuelt skal sætte hele mappingen op. Det gøres under den globale mapping-funktion ved at vælge knappen Indlæs finanskonti. Mappingen indgår som en del af forarbejdet og kan ofte være meget tidskrævende! 12 eCTRL Skabelonkonvertering 5. Eksport af data Det er også muligt at eksportere data fra eCTRL gennem dette værktøj, f.eks. eksport af kontoplanen. Under Finans/Eksport ligger knappen Udlæs kontoplan. Sektionen: Filopsætning Her har man mulighed for at angive, hvor eksporten skal placeres. Sektionen: Parametre Her kan man angive, om kolonneoverskrifterne skal med ud. Man kan angive det maksimale antal linjer, man ønsker – 0 betyder ingen begrænsning. Konverteringsdefinitionen står til Standard. Sektionen: Formater Her kan man styre, hvis man har specielle behov for tegn i de forskellige funktioner. Knappen: Udvælg Denne knap giver mulighed for at udvælge specifikke konti eller kontotyper, og på udvælgelsesbilledet har man mulighed for at gemme den opsætning, man laver, ved at trykke på knappen Rediger. Øvrige eksporter følger det samme layout. 13 eCTRL Skabelonkonvertering Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde -service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca. 200.000 medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer. © 2013 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited