Klavs V. Gravesen Advokat Rikke Søgaard Berth Advokat René Frisdahl Jensen Advokat Tavshedspligt for bestyrelsesmedlemmer i kommunale selskaber Kommunalbestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt efter forvaltningslovens regler. Bestyrelsesmedlemmerne i kommunale aktie- og anpartsselskaber er omfattet af selskabslovens regler om tavshedspligt. Selskabslovens og forvaltningslovens regler om tavshedspligt er forskellige på en række punkter. Kommunalbestyrelsesmedlemmer, der indtræder som bestyrelsesmedlemmer i kommunale selskaber, bør derfor være særligt opmærksomme på indholdet af tavshedspligten efter selskabsloven, og på, hvornår de er omfattet af hvilket regelsæt. Kommunalbestyrelsesmedlemmer har ifølge forvaltningslovens § 27 tavshedspligt, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Formålet med forvaltnings lovens § 27 er at sikre borgerne fortrolighed om de oplysninger, som myndighederne er i besiddelse af om dem – et hensyn begrundet i retssikkerhed. Til forskel fra forvaltningslovens regler om tavshedspligt har selskabslovens regler om tavshedspligt til formål at beskytte selskabers interesser, herunder at sikre at uvedkommende ikke får adgang til oplysninger om strategiske overvejelser, interne forretningsmæssige forhold mv. Selskabslovens regler om tavshedspligt Reglerne om tavshedspligt for bestyrelses medlemmer i aktieselskaber findes i selskabs lovens § 132. Ifølge bestemmelsen må bestyrelsesmedlemmer og direktører m.fl. ikke uberettiget videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til. En overtrædelse af bestemmelsen kan medføre bødestraf samt et muligt erstatningsansvar, hvis overtrædelsen påfører selskabet skade. Der er efter selskabsloven ikke forskel på tavshedspligten i private selskaber eller offentligt ejede selskaber, hvor bestyrelsen er valgt eller udpeget af offentlige myndigheder og evt. forbrugerne. Ikke alle oplysninger er omfattet tavsheds pligten i selskabslovens § 132. Hovedtanken bag bestemmelsen er at beskytte selskabets interesser. Kerneområdet for den tavshedspligt, der følger af bestemmelsen, er således at hindre uberettiget videregivelse af forretningsog driftshemmeligheder. Videregivelse af andre former for oplysninger er derfor ikke nødvendigvis strafbelagt i henhold til bestemmelsen. Tavshedspligten omfatter for eksempel egentlige forretningshemmeligheder, know-how, udviklingsprojekter, medarbejderforhold, samt materiale som måtte blive udleveret i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Om en oplysning er omfattet af tavsheds pligten kan også afhænge af, hvilke konkrete retningslinjer, der er fastsat i det enkelte selskab. Bestyrelsen kan således beslutte, at visse specifikke oplysninger kan videregives, forudsat en sådan videregivelse af information ikke vil skade selskabet. Tavshedspligten er ikke til hinder for, at bestyrelsen som organ eller det enkelte bestyrelsesmedlem kan søge rådgivning hos rådgivere (for eksempel advokater), som selvstændigt er underlagt tavshedspligt som led i deres profession. SIDE 06 RET & INDSIGT/TAVSHEDSPLIGT FOR BESTYRELSESMEDLEMMER I KOMMUNALE SELSKABER Den nærmere afgrænsning af tavshedspligten i det enkelte selskab En nærmere afgrænsning af, hvilke oplysninger et bestyrelsesmedlem er berettiget til at videregive, kan enten følge af en konkret bestyrelsesbeslutning eller af bestemmelser indsat i bestyrelsens forretningsorden eller selskabets vedtægter. Medmindre andet følger af vedtægterne, kan bestyrelsen således selv træffe beslutning om, hvilke oplysninger der må videregives af bestyrelsesmedlemmerne og til hvem, forudsat videregivelsen ikke strider imod selskabets interesse. Hvis bestyrelsen har besluttet, at nogle bestemte oplysninger skal betragtes som fortrolige, vil en videregivelse af oplysningerne derfor som udgangspunkt anses for et brud på tavsheds pligten efter selskabs lovens § 132. Domstolene er dog tilbage holdende med at idømme straf for videregivelse af oplysninger, som falder uden for den normale forståelse af begrebet forretnings- og driftshemmeligheder. Hvad er forretnings- og driftshemmeligheder? Som eksempler på oplysninger, der vil blive betragtet som forretnings- og drifts hemmeligheder, kan nævnes oplysninger, som ved videregivelse vil kunne skade en virksomheds konkurrencemæssige stilling eller virksomhedens position i en forhandling eller lignende. Hvis der derimod er tale om videre givelse af oplysninger, der ikke har nogen skadevirkning for virksomheden, vil videre givelsen normalt falde uden for det strafbare område efter selskabsloven. Dette fremgår blandt andet af en dom fra Østre Landsret, hvor et bestyrelsesmedlem blev frifundet for videregivelse af oplysninger om en direktørs køb af aktier i selskabet. Der findes dog kun en meget begrænset retspraksis på området. Offentlighedslovens betydning for tavshedspligten Selskaber, som er mindst 75 % offentligt ejet, er som udgangspunkt omfattet af offentligheds loven. Det samme gælder en række energi- og forsyningsselskaber, uanset hvilket ejerskab de har. Det kan i visse situationer få betydning for vurderingen af tavshedspligtens udstrækning, at et selskab er omfattet af offentlighedsloven. Offentlighedslovens regler om offentlighedens adgang til informationer gennem aktindsigt i dokumenter må således antages at sætte en øvre grænse for, hvad der kan være omfattet af tavshedspligten for bestyrelses medlemmer i forsynings selskaberne. Bestyrelsen vil således ikke kunne beslutte, at oplysninger, som er omfattet af retten til aktindsigt i henhold til offentlighedsloven, skal betragtes som fortrolige oplysninger. Videregivelse af sådanne oplysninger vil heller ikke kunne anses som uberettiget i medfør af selskabslovens § 132. Det er dog vigtigt at pointere, at hensynet til bevarelse af forretnings- og drifts hemmeligheder også er tilgodeset i offentlighedsloven, idet sådanne oplysninger kan være undtaget fra aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 30, nr. 2. Oplysninger, som alene er formidlet mundtligt i bestyrelsen og således ikke optræder i et dokument, er ikke omfattet af aktindsigts reglerne. Om der er tavshedspligt vedrørende sådanne oplysninger, må således afgøres efter de almindelige regler i selskabslovens § 132. Retten til aktindsigt efter offentlighedsloven omfatter som udgangspunkt ikke interne arbejdsdokumenter. Det betyder, at interne arbejdsdokumenter vedrørende bestyrelses arbejdet (herunder bestyrelsesreferatet) ikke vil være omfattet af retten til aktindsigt. Eneaktionærens adgang til information Som selskabets øverste myndighed vil generalforsamlingen altid kunne pålægge bestyrelsen at videregive oplysninger til aktionæren/aktionærerne. Der skal i henhold til selskabsloven ske en ligebehandling af aktionærerne ved videregivelse af sådanne oplysninger. Som eneaktionær i et forsyningsselskab vil en kommune til enhver tid kunne kræve, at bestyrelsen i selskabet giver kommunen adgang til de fortrolige oplysninger, som kommunen måtte ønske. Bestyrelsen kan også på eget initiativ videregive fortrolig information til kommunen. Informations udvekslingen vil i begge situationer oftest ske mellem bestyrelsesformanden i selskabet og borgmesteren på vegne af kommunen. Borgmesteren kan herefter viderebringe informationerne til kommunalbestyrelsen. En anden procedure for informations udvekslingen – for eksempel gennem kommunikation mellem politisk udpegede bestyrelsesmedlemmer og deres politiske bagland – vil efter omstændighederne kunne aftales. Det afgørende er, at videregivelse af den fortrolige information sker på baggrund af en beslutning i bestyrelsen, et krav fra kommunen eller generelle retningslinjer i bestyrelsens forretningsorden eller selskabets vedtægter. Videregivelse må således ikke blot ske på det enkelte bestyrelsesmedlems eget initiativ. Hvis du har spørgsmål til ovenstående, er du velkommen til at kontakte advokat Klavs V. Gravesen, [email protected], advokat Rikke Søgaard Berth, [email protected] eller advokat René Frisdahl Jensen, [email protected]. SIDE 07 RET & INDSIGT/TAVSHEDSPLIGT FOR BESTYRELSESMEDLEMMER I KOMMUNALE SELSKABER