Bestyrelsesmøde i Vor Frue Idrætsforening
Referat nr. 106
13. aug. 2013
Til stede:
Formand:
Menigt medlem og kasserer:
Menigt medlem:
Referent:
Lars Hansen (LH)
Kenneth Nielsen (KN)
Jens Pedersen (JP)
Kenneth Juul (KJ)
Ikke til stede:
-
….
Dagsorden:
Evaluering af Festival
Diverse emner og meddelelser fra og til Bestyrelsen
Evaluering af Festival 2013:
Festivaludvalget – Jette, Jeannie, Michael (afbud fra Carl): En god Festival og god opbakning fra vagterne og de lokale. De
vagtansvarlige fungerede godt. Formødet og den løbende information direkte til vagterne og på Facebook var godt
argumenteret og var ansvarlig, og personlig. Bedre planlægning af vagter over døgnet og et skema som er bedre ”indrettet”.
Et værktøj som GoogleForms eller NotesAnswar kunne være en mulighed. Kommunikation fra Bestyrelsen, og til og fra
planlægning og driftsafvikling, og up-load på hjemmesiden fungerede ikke godt nok. Der har ikke været nok opbakning fra
udvalgene i VFI. Michael vil gerne stille op igen i 2014 og opfordrer til et arbejdsmøde i efteråret. Udvalget har fået en
erkendtlighed.
Henrik Thomsbæk: Tak for erkendtligheden for lån af have og vi er velkomne igen i 2014. Super god opbakning fra vagterne
og alle aftaler blev overholdt. Ingen væsentlige beboer klager og den eneste kæp i hjulet var Vor Frue Hovedgade nr. 18.
Der er 2 kedelige oplevelser, en vagt sendte folk ud af Øvejen mod Øde Hastrup og der var en diskussion med en
Kommunal medarbejder omkring ”Heavy Metal Holy Bikers”.
Fra Festivalen kommer der en ca. indtægt fra 75 personer, af DKK 1.060 i kassen, minus omkostninger.
Godkendelse af referat:
Bestyrelsen godkendte referat nr. 105.
Faste emner på Bestyrelsesmøder:
Klubhusudvalg 2013-2014:
Brainstorming med Jeannie omkring fremtiden, da Klubhus udvalget har trukket sig fra årsskiftet.
Faste leverancer fra Købmanden kunne være en ide, med løbende opfølgning på øl, vand og pant.
VFI udvalg og gode ideer til aktiviteter er meget velkomne, så man kan dele indtægterne.
Hvordan booker man sig ind på aktiviteterne, så man kan tjene penge til udvalgene.
Vi vender udfordringen på udvalgsdagen i september 2013.
Side 1
Bestyrelsesmøde i Vor Frue Idrætsforening
Referat nr. 106
Sommerfest 2013:
Der er udsendt invitationer via Facebook og der er husstandsomdelt en folder.
Der er bestilt mad, telt, borde, stole og aktiviteter (bla.hoppeborg og sumobrydnings dragter).
Der er lavet en aftale med Købmanden omkring indkøb og lån af køleskab.
Der er hentet nogle sponsorater og fordelt vagter i baren, hvor Jesper Bendix bla. tager hele aftnen som tak
for sponsoratet til hans USA tur (diskgolf).
Der er næsten styr på fredags banko og en opråber.
BMX banen:
Skolen har tilbudt DKK 5000 til renovering af BMX banen. Pt. siger vi at vi afventer, indtil vi har et færdigt
projekt..
Kommunen har været forbi d. 13. august og opfordret os til at søge midler til f.eks. en cross-fit bane på BMX
arealet. Lars tjekker med UNO, han tidligere har talt med omkring etablering og finansering af redskaber.
Fodbold:
Der mangler fortsat betalinger og MAO har fremlagt et revideret regnskab.
Brunchklub i Klubhuset:
Der mangler et initiativ, men der er måske noget i støbeskeen..
Oktoberfest i Klubhuset:
Der er startet indkøb af tysk øl og datoen er sat til d. 5. oktober. Det forventes at festen afholdes i
Sognegården. Lars har talt med Laila og er i gang med at finde et Tyroler orkester.
Rugby:
Der er kommet en klyngemaskine hjem fra England og der er kommet et par nye medlemmer.
Der er deltagelse ved Randers Festuge d. 16. og 17. august.
Torsdag d. 21. nov. tager indtil videre 9 medlemmerne til Wales for at se en landskamp, mellem Wales og
Tonga.
Gymnastik:
Alle instruktører er i hus og den ene skal deltage i 2 kurser.
Unicykel:
Helle Kreps er kommet med forslag til træningstidspunkt for efteråret 2013 og KJ tjekker med
halplanlægningen.
Petanque:
Intet nyt.
Badminton:
Intet nyt.
Side 2
Bestyrelsesmøde i Vor Frue Idrætsforening
Referat nr. 106
PR udvalg:
Intet at bemærke. Emnet tages op i september ifm. en kvartals-/aktivitetskalender for hele Vor Frue.
Ansøgninger fra diverse udvalg:
Lærer på Vor Frue Skole, Tessi har ansøgt om en redegynge, et udendørs bordtennisbord og en Tarzan sti til
en samlet omkostning på ca. 40.000. VFI vil gerne betale halvdelen – ca. 20.000. Der er søgt hos en
”anlægsfond” om yderligere tilskud. Se iøvrigt info. omkring BMX banen.
Kommende opgaver og aktiviteter:
Udvalgene må generelt melde ind til Bestyrelsen, hvis der er ønsker eller behov for uddannelse af trænere og
instruktører, da det ikke ser ud til at der er behov for yderligere aktiviteter.
Der blev fundet retningslinjer og rettigheder for udnævnelse af æresmedlemmer i VFI så emnet lukkes.
Fremtidsvisioner og investeringer for fremtiden savnes:
Vi skal overveje et oplæg til fremtidens investeringer i lokalsamfundet og BMX banen og dens muligheder er
også i spil. Vi kan udfordre Festivalen og høre om de har ideer eller tiltag der kan bidrage til udviklingen af
VFI. Se i øvrigt i ovenstående punkt, omkring ansøgninger.
Vedtægtsændringer til Generalforsamling 2014:
1. publicering af indkaldelse til Generalforsamling sker elektronisk og ved lokale opslag
2. alle udvalgsmedlemmer er automatisk medlem af VFI, medmindre antallet af ikke aktive medlemmer af
udvalget overstiger 4 personer. Inden for dette antal har man stemmeret til Generalforsamlingen
3. generalforsamlingen starter med at klarlægge hvem der er stemmeberettigede
Næste møde datoer:
Lørdag den 7. september Kl. 14.00 Udvalgsdag
Tirsdag den 1. oktober Kl. 19.00 Bestyrelsesmøde
Tirsdag den 5. november Kl. 19.00 Bestyrelsesmøde
Fredag den 15. november Kl. 18.30 Bestyrelsens julefrokost
Tirsdag den 10. december Kl. 19.00 Bestyrelsesmøde
Ansvarsfordeling mellem de enkelte udvalg og Bestyrelsen:
Lars Hansen
 Fodbold
 Klubhus
 Hokus Krokus
Kenneth Nielsen
 Rugby
 Petanque
 Hjemmeside
 Facebook
Jens Pedersen
 Basketball
 Gymnastik
 Børneattester
 Sommerfest
Kenneth Juul
 Badminton
 Festival
 Roskilde Hallen
Side 3