1. No category

Referat bestyrelsesmøde
MØDETID: 22-06-2015 kl. 18.15
MØDESTED: Sundkrogsgade 19, 2100 København Ø
MEDVIRKENDE:
FRAVÆRENDE:
Titel:
Navn:
Formand
Rebecca Friis Hjortegaard
Næstformand
Christoffer Terp Andersen
Kasserer
Flemming Steen
Sekretær
Danni Jacobsen
Medlemssekretær
Rikke Paving
Medlem
Tine Holmgaard Larsen
Suppleant
Leif Bodilsen
Suppleant
Anne Donaldsen
Titel:
Navn:
Medlem
Nanna Dehlsen
NÆSTE MØDE: 28-07-2015 Kl. 18:30
1. Opfølgning på opgaver fra sidst
a. Rydning af ting fra klubhus (Rikke)
i. Klublokalet hos B93 er nu blevet tømt og tingene er kørt ud til Klaus Glad på
lager. Vi har følgende ting opmagasineret:
1. Højtalersæt
2. Billedrammer med KTK billeder
3. Projektorlærred
4. Banner
ii. Følgende ting er opmagasineret hos Mads Winther:
1. Projektor
2. 2 Fatboys
b. Indsamling af nøgler til klubhus (Tine)
i. Går planmæssig og Tine er pt. halvvejs igennem listen af nøgleindehavere.
Medlemmer med nøgler bedes kontakte Tine med henblik på at aflevere
nøglen hurtigst muligt.
c. Undersøgelse af muligheder for fremtidigt klubhus (Rebecca)
i. Ansøgningsfrist 1. september til Kommunens pulje til klubhuse. Medlemmer
med ideer til mulige klubhus/lokaler bedes kontakte Rebecca.
d. DCU medlemskab (Flemming/Leif)
i. Vi afventer bekræftelse fra Sjællands Cykel Union på, at vi er blevet medlem.
e. Ventelistesystem (Rikke)
i. 124 medlemmer er pt. på venteliste til at få en plads i klubben.
f. Plan for talentudvikling og Søren B. kontrakt (Tine)
i. Kontrakten er skrevet og afventer pt. godkendelse i TTCs styregruppe
g. E-mail til nye medlemmer (Rebecca)
i. Rikke hjælper med at sortere listerne i Klubmodel og sender e-mails på de nye
medlemmer til Rebecca
2. Meddelelser fra formanden
a. Opfølgning på medlemsdag
i. De fremmødte medlemmer var positive overfor Bestyrelsens strategi for 20152017. Strategien er tilgængelig på hjemmesiden, hvis man ikke kunne komme
med til mødet.
3. Økonomi v. Flemming
a. Bilag 1: Oversigt maj 2015
b. Det lader til at 40 mangler at betale kontingent for 2015. Der vil blive fulgt op på dette
med det samme.
4. Sponsoreksponering
a. Vægtning af sponsoreksponering baseret på sponsorat: Vi lever op til alle vores
forpligtelser overfor vores sponsorer.
5. Dato for medlemsdag i oktober.
Medlemsdagen er fastsat til 31.10.2015. Nye medlemmer optages i løbet af oktober måned og
starter officielt d. 1. november i klubben.
Udvidet Bestyrelsesmøde kl. 19.00-21.00
6. Nyt fra udvalgene v. udvalgsrepræsentanter
a. Træningsudvalg: Anne Donaldsen
i. Der er lavet en analyse af medlemmernes fremmøde til træning, som vil blive
brugt som redskab til planlægning af træningstider og træningspas.
Morgensvømning i Bellahøj fortsætter sommeren over.
b. Aktivitetsudvalg: Mette Bækgaard Olsen
i. Næste arrangement er Sommerfesten hos Flemming lørdag d. 29. august.
I slut september introduceres Mountainbike til klubbens medlemmer –
primær fokus vil være på medlemmer som ikke tidligere har prøvet at køre
MTB.
Der arbejdes mod at lave et foredrag omkring skadesforebyggelse i november
måned.
c. Kommunikationsudvalg: Daniel Drammelsbæk
i. Logoerne er nu blevet opdateret på hjemmesiden. Morten Strømstad er i gang
med at rydde op i det resterende indhold.
Arbejder på at lave en ”hash-tag”-kampagne hvor klubben og sponsorerne
bliver eksponeret.
d. Eliteudvalg: Ole Vinnergaard
i. Søren Binderup er blevet ansat af TTC til at opbygge en talentpulje til TTC i
samarbejde med Tri4s ungdomsudvalg.
e. Sponsorudvalg: Danni Jacobsen
i. Klubtøjet bør ankomme i uge 28 som annonceret.
Der arbejdes for nuværende på et våddragtsarrangement d. 2/7 hvor man kan
prøve HUUB våddragter i forbindelse med klubtræningen. Mere herom meldes
ud snarest.
Der er ved at blive lavet flag og side til klubtelt med sponsorlogoer.
Der arbejdes på planlægning af VIP arrangementer i forbindelse med DM ½
ironman i Ålborg, CPH IM og DM Hold, hvor sponsorerne inviteres til at
deltage som led i at gøre dem en integreret del af klubben.
f.
Stævneudvalg: Nicolai Jensen
i. Der arbejdes på at finde en overordnet koordinator for 4:18:4 i Amager
Strandpark.
7. Gennemgang af konsoliderede handlingsplaner og projektplan
a. Bilag 2: KTK86 strategiradar
i. Strategiradaren viser de initiativer der er i hvert udvalg, som skal bringe
klubben frem til visionen i 2017. Strategiradaren skal vise de særlige initiativer
der er i udvalgene og ikke ”drift”.
b. Bilag 3: Projektplan
i. Handlingsplaner bliver sendt tilbage til udvalgene med feedback på hvilke ting
der skal opdateres. Projektplanen vil herefter blive opdateret og brugt som
opfølgningsværktøjii. Der skal laves en mappe i clouden som alle udvalg har adgang til og hvor
handlingsplaner, strategiradar og projektplan kommer til at ligge.
8. Gennemgang af tidslinje
a. Bilag 4: Samlet tidslinje for 2015
b. Medlemsundersøgelsen flyttes til september/oktober
9. Evt.
a. Datoer for bestyrelsesmøder 2. halvår bliver:
i. Juli, Tirsdag d. 28/7 kl. 18:30
ii. August, Tirsdag d. 25/8 kl 18:30 (Holdes hos Rebecca)
iii. September, Mandag d. 28/9 kl. 18:30 (Udvidet bestyrelsesmøde)
iv. Oktober, Mandag d. 26/10 kl. 18:30
v. November, Mandag d. 23/11 kl. 18:30
vi. Januar, Tirsdag d. 5/1 kl. 18:30