REFERAT AF ORDINÆRT, OBLIGATORISK AFDELINGSMØDE Valg- og budgetmøde Brøndbyparken afdeling 1 tirsdag den 4. september 2014 Dagsorden: 1. Valg af dirigent, referenter og stemmetællere. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde samt godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 3. Behandling af eventuelt indkomne forslag. 4. Valg af medlemmer af afdelingsbestyrelsen og suppleanter. 5. Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlem(-mer). 6. Eventuelt. Tilstede: Ved mødets start kl. 19.00 var 59 husstande mødt frem. Pkt. 1. Valg af dirigent, referenter og stemmetællere Der blev budt velkommen af formand Brian Nissen (BN). Esbern Ott (EO) blev enstemmigt valgt som dirigent og konstaterede, at mødet var lovligt indkaldt. Stemmetællere vil blive udpeget senere, hvis behov. Referenter blev Nelle Jensen og Lisa Frank fra administrationen. Byggeleder Henrik Klockmann (HK) fra Rubow Arkitekter A/S blev præsenteret Formand for organisationsbestyrelsen Freddy Rasmussen var til stede. Pkt. 2 Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde samt godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. BN fik ordet og henviste til den skriftlige beretning, der er omdelt til beboerne. Han supplerede med at fortælle om det store arbejde med licitationen og forhandling med Leverandørerne omkring helhedsplanen. Første spadestik tages 3. november 2014. Forretningsfører Esbern Ott (EO) gennemgik det omdelte regnskab for 2013. Regnskabet udviser et overskud på ca. kr. 900.000. Bemærkninger til regnskabet: Udgifter: - Konto 101-105 Prioritetsudgifter – er væsentlig mindre. Dette skyldes at der flyttes midler til en reguleringskonto pga. helhedsplanen. Konto 106 -109 Skatter og afgifter – er faldet bl.a. pga. nedsættelse af vandafgiften. Konto 110 Forsikringer - mindre besparelse. Konto 111 Energiforbrug – stigning i Mhw, der er lavet flere tiltag til besparelse som forhåbentlig vil vise sig i længden. Afdelingsmøde i afdeling 1 den 4. september 2014 1 - - Konto 112 Bidrag til selskabet – ingen ændring. Konto 113 Lovpligtig byggefondsbidrag – mindre end budget. Fritagelse for indbetaling til LBF. Pengene hensættes i stedet på en reguleringskonto pga. helhedsplan. Konto 114 Renholdelse - det er bl.a. lønninger til ejendomsfunktionærer – er faldet. Der har ikke været meget sne i år og deraf mindre overarbejde. Konto 115 Alm. vedligeholdelse – holder budgettet. Konto 116 Planlagt vedligeholdelse - der henlægges til planlagt vedligeholdelse. Konto 117 B-ordning - der henlægges til B-ordning. Konto 118-119 Øvrige udgifter - er mindre end budgetteret. Konto 120-124 Henlæggelse – Steget primært pga. overførsler til reg.kontoen For helhedsplanen Konto 125-136 Ekstraordinære udgifter – afdrag på bl.a. køkkener. Indtægter: - Konto 201 Lejeindtægter - er lidt højere end budgetteret Konto 202 Renter - vi har fået 1,13% i rente hvilket er højt Konto 203 Andre ordinære indtægter – bl.a. udlejning af beboerlokale Konto 204 Ekstraordinære indtægter – Tilskud fra Landsbyggefonden EO gennemgik herefter budgettet for 2015: De væsentlige ændringer er: - Nettokapitaludgiften falder pga. helhedsplanen. Skatter og afgifter er mindre bl.a. på grund af nedsat vandafgift. Forsikringer stiger – alm regulering. Energiforbruget – lille stigning pga. mere forbrug af strøm. Bidrag til selskabet – uændret Byggefondsbidraget – falder. Beløbet hensættes på reg.kontoen via henlæggelserne. Renholdelse – falder en smule. Øvrige udgifter – udgifter til vaskerier mv. Henlæggelser stiger bl.a. pga. helhedsplanen. Forbedringsarbejder, denne post vedrører væsentligst køkkenlån og bortfalder når lånene udløber. Indtægter: - Renter håber vi stadig at kunne bibeholde på et højt niveau. Andre ordinære indtægter – Ovf. fra opsamlet resultat, for at undgå huslejestigning. Ekstraordinære indtægter – Støtte fra LBF i.fm. helhedsplanen. Antennebidraget stiger med kr. 20,- for fuld pakke til 416. Kr. 31,- for mellempakken til 313,00. Grundpakken stiger med kr. 10,- pr. måned til 117,00. Bolignetbidraget er uændret (Bolignetbidraget er afbetaling på lånet ved etablering af nettet samt drift- og serviceydelser). Afdelingsmøde i afdeling 1 den 4. september 2014 2 Vedligeholdelsesplanen: Af væsentlige forhold kan nævnes: Varmtvandsledningerne i terræn har været utætte og vi sætter derfor penge af fra 2015 ca. 500.000 kr., da der nok vil komme flere utætheder i fremtiden. Der blev drøftet om man ikke kunne udskifte alle varmtvandsrør i.fm. helhedsplanen, men EO oplyste at dette ville være alt for stor en udgift, men at man naturligvis ser på rørene i.fm. udgravningerne og udskifter hvis nødvendigt undervejs. EO blev bedt om at forklare konto 203 mere detaljeret. Det er en over-underskudskonto hvor over/underskud opsamles og afvikles fra. Ved positiv saldo bruges den til at holde huslejen nede. BN tilføjede at den siddende bestyrelse gør alt hvad den kan for at holde en huslejestigning på 0. Organisationsbestyrelsen har bevilget penge via trækningsretten til ovenlysvinduer, således vi undgår lån. Der sættes penge af i de 3 år projektet kører. Bad og toiletter i rækkehusene skal fortsat vedligeholdes. Udskiftning af komfurer vil komme til at stige i den kommende tid Ros til formand BN for at have forhandlet et stort tilskud fra kommunen på 2,2 mil. til den nye affaldsordning. Den samlede udgift er på ca. kr. 4,1 mill. Afdelingens udgifts andel ca.kr. 667.000. Opsætning af nye køkkener begynder af falde og ny indflytter overtager oftere nyere køkkener nu end tidligere. Budgettet blev enstemmigt vedtaget med en huslejestigning på 0 %. Kl. 19.40 Var der 60 husstande til stede. Pkt. 3 Behandling af eventuelt indkomne forslag A - Ændring af vedligeholdelsesreglementet & Råderetskataloget Forslag 1 – Afsnit 6, side 12 under regler for boligens vedligeholdelse og anvendelse af boligens vedligeholdelseskonto bortfalder Ny tekst: Er lejer pligtig til at vedligeholde udvendigt træværk, kan dette også betales over kontoen Der vil bl.a. komme nye plankeværker efter renoveringen. Dette vil blive specificeret i den enkeltes kontrakt eller i haveregulativet. Der spørges til om alle lejemål – også de midlertidigt udlejede – har samme regler for pasning af haver – EO oplyste at reglerne er ens for alle. Efter en livlig debat omkring haver og deres udseende. Blev der enighed om ikke man bør genoptage ordningen med et haveudvalg på et tidspunkt. Der blev forklaret hvordan en evt. klageprocedure foregår – denne fremgår af Brøndbyparkens hjemmeside. Afdelingsmøde i afdeling 1 den 4. september 2014 3 Forlaget blev enstemmigt vedtaget Forslag 2 – Side 12, 4.afsnit, 7. linie ”Udskiftning af låger på køkkenskabe” Tilføjes: ”, såfremt de nuværende er over 5 år gamle”. Der blev drøftet brugen af vedligeholdelseskontoen. EO oplyste at der er meget stramme regler for hvad kontoen må bruges til, fra lovgivningens side. Forlaget blev vedtaget med stort flertal Forslag 3 – Side 19, under ”Art” ”Køkkenbordsplade/belægning på køkkenbord”, i beskrivelse fjernes: ”i lyse farver” Tilføjes:”granitbordplader” Forlaget blev enstemmigt vedtaget B – Forslag om fælles rullerum Der var en livlig debat omkring brug af rullerne og hvor store udgifter der til vedligeholdelse/udskiftning af ruller. Hvis forslaget vedtages vil man hurtigst mulig gå i gang med etableringen af rummet. Efter debatten blev der stemt: 6 imod, 54 for Forlaget blev vedtaget med stort flertal C – At strygerullerne repareres/reetableres når de bliver slidt på Forslaget bortfaldt efter vedtagelse af tidlige forslag om etablering af fælles rullerum. D – Udnævnelse af byggeteknisk kontaktperson under ombygningen Karen knyttede lidt kommentarer til sit forslag. BN huskede på at der under helhedsplanen i forvejen vil blive knyttet en byggeteknisk rådgiver og en beboerkoordinator. Såfremt man ønsker flere byggeteknikere vil dette udmunde i en huslejestigning. Karen valgte at trække forslaget tilbage. Afdelingsmøde i afdeling 1 den 4. september 2014 4 PAUSE Pkt. 4 Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen og suppleanter Brian Nissen – genvalg Mia Andersen – genvalg Freddy Østergaard - genvalg Erik Dan - genvalg Der skulle vælges 2 suppleanter: Der var 3 opstillede Tiana Nielsen – blev genvalg med 70 stemmer Ib Jensen – blev genvalgt med 80 stemmer Dorte – blev ikke valgt ind 58 stemmer Pkt. 5 Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlem(mer) Ingen afstemning. Afdelingsbestyrelsen udpeger Pkt. 6 Eventuelt EO orienterede om at der vil blive udsendt en orientering om mulighed for opskrivning til de nye ældrevenlige boliger i løbet af ca.14 dage. BN oplyste at han længe har arbejdet på at få en metalcontainer opstillet, men endnu ikke er kommet igennem hos kommunen. Der var debat om de nye bioposer. BN oplyste at vi har langt bedre poser end i resten af Brøndby. Foreslog, at man forede biospanden med en sort pose, som så efterfølgende kan bruges i spanden til restaffald. Ekstra P-Pladser i Gillesager starter op i løbet af efteråret/vinteren. HK orienterede omkring tidsplanen for helhedsplanen. Perioden der er noteret på hver blok er helt fra man starter med soklen til man er færdig med mangeludbedring. Der er altså ikke håndværkere i lejemålet i hele den anførte periode. Der var herefter debat om flere emner. Mødet sluttede kl. 21.20 Afdelingsmøde i afdeling 1 den 4. september 2014 5 _______________________ Brian Nissen (formand) Afdelingsmøde i afdeling 1 den 4. september 2014 _________________________ Esbern Ott (dirigent) 6