Januar 2015. Stillingsbeskrivelse for pedel ved Tybjerg Privatskole

Boligkontoret Danmark
Forsøgsbeskrivelse
Målsætninger og strategi for driftsforsøg i Strandparken
Ida Ravnholdt Poulsen
22-11-2013
1/4
1
Baggrund for udarbejdelse af forsøgsbeskrivelse
Forsøgsbeskrivelsen forholder sig til de overordnede rammer og målsætninger for fremtidens drift i
Strandparken.
Forsøgsbeskrivelsen er udarbejdet på baggrund af det samlede projekts erfaringer med og viden om
effektive driftsmodeller. Desuden er følgende aktiviteter gennemført, og har dannet grundlag for det
konkrete forsøgs målsætninger og metoder:



Forundersøgelse af Strandparken (geografi, byggeriart, afdelingsstørrelser etc.)
Workshop med beboerdemokrater (om målsætninger og overordnede metoder)
Workshop med ansatte (om målsætninger og konkrete metoder)
Beskrivelsen er stillet sådan op, at der for hvert besparelsesområde er beskrevet et forslag til en
overordnet strategi eller metode. Konkrete besparelsesmålsætninger (i procenter) defineres inden
nytår og vil blive fremlagt for organisationsbestyrelsen til endelig beslutning i det nye år.
2
Målsætninger og strategi
Målsætninger:
Følgende indsatsområder er i samarbejde med beboerdemokrater udvalgt som konkrete og målbare
effektiviseringsområder:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Grønne arealer
Snerydning
Maskiner
Diverse materiel/indkøb
Flyttelejligheder
Rengøring/trappevask
Håndværkerarbejde
Øget kvalitet i beboerservice
Strategi/metoder
Forsøget i Strandparken vil teste følgende metoder og strategier for at nå de fastsatte
målsætninger:






Fælles drift
Fælles maskinpark
Udnyttelse af ressourcer og kompetencer in house
Analyse af udliciteringspotentiale
Kvalitet i beboerservice
Indkøbsaftale
Uddybning
1. Målsætning: Besparelser på pasningen af de grønne arealer – konto 114
Strategi: For at opnå en besparelse på konto 114 bør sommerafløsning i vid udstrækning afskaffes.
Fælles drift på tværs af afdelingerne betyder, at man kan effektiviserer indsatserne i det grønne
gennem planlægning af arbejdsopgaverne, afløsning i ferieperioder på tværs af afdelinger og ved at
samarbejde om større opgaver. Der vil desuden blive lavet en analyse af muligheder for udlicitering
2/4
på nogle opgaver, hvilket kan aflaste den faste bemanding i sommerperioden, hvis det er
nødvendigt.
2. Målsætning: Besparelser på snerydning – konto 114
Strategi: Analyse af udgifter til egen snerydningsordning versus udlicitering af opgaven – billigste
løsning implementeres.
3. Målsætning: Besparelser på maskiner – konto 115
Strategi: Der etableres en fælles maskinpark, således at afdelingerne deles om de større maskiner
(græsslåning, snerydning, fejemaskiner etc.). Behovet for maskiner vurderes ift. en eventuel
udlicitering af dele af det grønne og ifm udarbejdelsen af en arbejdsplan for fælles driften. De
resterende maskiner sælges og afdelingerne deler udgifter til vedligeholdelse og reparation af
maskinparken.
4. Målsætning: Besparelser på diverse materiel/indkøb
Strategi: BDK’s indkøbsafdeling v. Anne Løvgreen gennemgår de eksisterende indkøbspolitikker og
-metoder. På baggrund heraf udarbejdes et forslag til, hvor det vil være meningsfuldt at lave nye
indkøbsaftaler – evt. i samarbejde med Engparken.
5. Målsætning: Besparelser på flyttelejligheder
Strategi: Malerarbejde mm. på flyttelejligheder sættes i udbud. BDK’s indkøbsafdeling foretager en
analyse af eksisterende udgifter til flyttelejligheder, der udarbejdes et grundigt udbudsmateriale og
indhentes en række tilbud. Dette arbejde udføres i et samarbejde mellem Engparken og
Strandparken, og præsenteres på et fælles møde for bestyrelserne i januar 2013.
6. Målsætning: Besparelser på trappevask/rengøring – konto 114
Strategi: Trappevask og rengøring sættes i udbud, hvilket gennemføres på samme måde som
flyttelejligheder.
7. Målsætning: Besparelser på udvalgt håndværkerarbejde
Strategi: Baseret på kompetencer i medarbejdergruppen vurderes det, at man i kraft af fælles drift
på tværs af afdelingerne kan nedbringe udgifterne til opgaver indenfor to håndværksområder tømrer og blikkenslager. Medarbejdere med disse kompetencer vil arbejde på tværs af afdelingerne
og skal således løse beboerserviceopgaver, der falder indenfor disse områder i samtlige afdelinger.
8. Målsætning: Øget kvalitet i beboerservicen
Strategi: Indsatsen på driftsområdet vil fokusere på en øget grad af planlægning og organisering,
og på en grundig gennemgang af procedurer og arbejdsgange ifm. beboerservicen. Der bør
udarbejdes serviceaftaler mellem de enkelte afdelinger og driftsstaben, hvilket vil resultere i en
konkret forventningsafstemning mellem de to. Forventningen er, at mere gennemarbejdede
arbejdsgange og en øget grad af forventningsafstemning vil resultere i en skarpere beboerservice.
3
Økonomi i en fællesdrift
Indtil næste budget skal udarbejdes fortsætter afregningen til driften, som den hidtil har gjort. Det
vil sige at fordelingen mellem afdelingerne foreløbigt fastholdes. Til næste budgetmøde vil
Boligkontoret fremlægge et forslag til en simpel model for den økonomiske fordeling afdelingerne i
mellem. -
3/4
4
Næste skridt
Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af tre af Strandparkens ansatte, som i samarbejde med
forsøgskoordinator lægger en konkret plan for implementeringen. Der stræbes mod at påbegynde
en egentlig implementering i januar 2014. Dog må det forventes, at der vil være en
indkøringsperiode i starten af det nye år.
Indstilling:
Det indstilles, at bestyrelsen beslutter at igangsætte et forsøg med afdelingernes drift. Forsøget
omfatter otte indsatsområder med målsætninger og strategi som beskrevet ovenfor. Endelige
fastlæggelse af konkrete og målbare mål forelægges bestyrelsen i januar 2014.
Det indstilles videre, at der i løbet af 2014 udarbejdes en ny økonomisk nøgle for afdelingernes
betaling til driften (konto 114).
Beslutning:
4/4