Boligkontoret Danmark Forsøgsbeskrivelse Målsætninger og strategi for driftsforsøg i Strandparken Ida Ravnholdt Poulsen 22-11-2013 1/4 1 Baggrund for udarbejdelse af forsøgsbeskrivelse Forsøgsbeskrivelsen forholder sig til de overordnede rammer og målsætninger for fremtidens drift i Strandparken. Forsøgsbeskrivelsen er udarbejdet på baggrund af det samlede projekts erfaringer med og viden om effektive driftsmodeller. Desuden er følgende aktiviteter gennemført, og har dannet grundlag for det konkrete forsøgs målsætninger og metoder:    Forundersøgelse af Strandparken (geografi, byggeriart, afdelingsstørrelser etc.) Workshop med beboerdemokrater (om målsætninger og overordnede metoder) Workshop med ansatte (om målsætninger og konkrete metoder) Beskrivelsen er stillet sådan op, at der for hvert besparelsesområde er beskrevet et forslag til en overordnet strategi eller metode. Konkrete besparelsesmålsætninger (i procenter) defineres inden nytår og vil blive fremlagt for organisationsbestyrelsen til endelig beslutning i det nye år. 2 Målsætninger og strategi Målsætninger: Følgende indsatsområder er i samarbejde med beboerdemokrater udvalgt som konkrete og målbare effektiviseringsområder: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Grønne arealer Snerydning Maskiner Diverse materiel/indkøb Flyttelejligheder Rengøring/trappevask Håndværkerarbejde Øget kvalitet i beboerservice Strategi/metoder Forsøget i Strandparken vil teste følgende metoder og strategier for at nå de fastsatte målsætninger:       Fælles drift Fælles maskinpark Udnyttelse af ressourcer og kompetencer in house Analyse af udliciteringspotentiale Kvalitet i beboerservice Indkøbsaftale Uddybning 1. Målsætning: Besparelser på pasningen af de grønne arealer – konto 114 Strategi: For at opnå en besparelse på konto 114 bør sommerafløsning i vid udstrækning afskaffes. Fælles drift på tværs af afdelingerne betyder, at man kan effektiviserer indsatserne i det grønne gennem planlægning af arbejdsopgaverne, afløsning i ferieperioder på tværs af afdelinger og ved at samarbejde om større opgaver. Der vil desuden blive lavet en analyse af muligheder for udlicitering 2/4 på nogle opgaver, hvilket kan aflaste den faste bemanding i sommerperioden, hvis det er nødvendigt. 2. Målsætning: Besparelser på snerydning – konto 114 Strategi: Analyse af udgifter til egen snerydningsordning versus udlicitering af opgaven – billigste løsning implementeres. 3. Målsætning: Besparelser på maskiner – konto 115 Strategi: Der etableres en fælles maskinpark, således at afdelingerne deles om de større maskiner (græsslåning, snerydning, fejemaskiner etc.). Behovet for maskiner vurderes ift. en eventuel udlicitering af dele af det grønne og ifm udarbejdelsen af en arbejdsplan for fælles driften. De resterende maskiner sælges og afdelingerne deler udgifter til vedligeholdelse og reparation af maskinparken. 4. Målsætning: Besparelser på diverse materiel/indkøb Strategi: BDK’s indkøbsafdeling v. Anne Løvgreen gennemgår de eksisterende indkøbspolitikker og -metoder. På baggrund heraf udarbejdes et forslag til, hvor det vil være meningsfuldt at lave nye indkøbsaftaler – evt. i samarbejde med Engparken. 5. Målsætning: Besparelser på flyttelejligheder Strategi: Malerarbejde mm. på flyttelejligheder sættes i udbud. BDK’s indkøbsafdeling foretager en analyse af eksisterende udgifter til flyttelejligheder, der udarbejdes et grundigt udbudsmateriale og indhentes en række tilbud. Dette arbejde udføres i et samarbejde mellem Engparken og Strandparken, og præsenteres på et fælles møde for bestyrelserne i januar 2013. 6. Målsætning: Besparelser på trappevask/rengøring – konto 114 Strategi: Trappevask og rengøring sættes i udbud, hvilket gennemføres på samme måde som flyttelejligheder. 7. Målsætning: Besparelser på udvalgt håndværkerarbejde Strategi: Baseret på kompetencer i medarbejdergruppen vurderes det, at man i kraft af fælles drift på tværs af afdelingerne kan nedbringe udgifterne til opgaver indenfor to håndværksområder tømrer og blikkenslager. Medarbejdere med disse kompetencer vil arbejde på tværs af afdelingerne og skal således løse beboerserviceopgaver, der falder indenfor disse områder i samtlige afdelinger. 8. Målsætning: Øget kvalitet i beboerservicen Strategi: Indsatsen på driftsområdet vil fokusere på en øget grad af planlægning og organisering, og på en grundig gennemgang af procedurer og arbejdsgange ifm. beboerservicen. Der bør udarbejdes serviceaftaler mellem de enkelte afdelinger og driftsstaben, hvilket vil resultere i en konkret forventningsafstemning mellem de to. Forventningen er, at mere gennemarbejdede arbejdsgange og en øget grad af forventningsafstemning vil resultere i en skarpere beboerservice. 3 Økonomi i en fællesdrift Indtil næste budget skal udarbejdes fortsætter afregningen til driften, som den hidtil har gjort. Det vil sige at fordelingen mellem afdelingerne foreløbigt fastholdes. Til næste budgetmøde vil Boligkontoret fremlægge et forslag til en simpel model for den økonomiske fordeling afdelingerne i mellem. - 3/4 4 Næste skridt Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af tre af Strandparkens ansatte, som i samarbejde med forsøgskoordinator lægger en konkret plan for implementeringen. Der stræbes mod at påbegynde en egentlig implementering i januar 2014. Dog må det forventes, at der vil være en indkøringsperiode i starten af det nye år. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen beslutter at igangsætte et forsøg med afdelingernes drift. Forsøget omfatter otte indsatsområder med målsætninger og strategi som beskrevet ovenfor. Endelige fastlæggelse af konkrete og målbare mål forelægges bestyrelsen i januar 2014. Det indstilles videre, at der i løbet af 2014 udarbejdes en ny økonomisk nøgle for afdelingernes betaling til driften (konto 114). Beslutning: 4/4